Hankinnasta maksuun prosessitilannekatsaus automatisoinnin etenemiselle Taloushallinnon kevätseminaari 4. 5.6.2013 Keijo Kettunen Valtiokonttori, Talous ja henkilöstö
Toimittaja Hankinnasta maksuun -prosessialue tavoitetilassa Hankintapäätöksen jälkeen täysin automatisoitu prosessi VALTIO MARKKINAPAIKKA Tilaus Tilausvahvistus Hankinta -Katalogi Punch Out- liittymä Hyväksyntä Sis, tiliöinnin Toimitus Lasku/ sähköinen Operaattorit Koneellinen tarkistus Laskujenkäsittely Reskontra Tilauksen tekeminen tilaustenhallintasovelluksella Vastaanottotarkastus Automaattinen siirto Tilaustietojen siirtyminen Rondoon Pankki Palaute Keijo Kettunen, Valtio Expo 2013 7.5.2013
Tilaustenhallintasovelluksen (Tilha) tilanne Tilaisuus, Esittäjä
Tilaustenhallintasovellus Käytössä 51 kirjanpitoyksikössä Pääpaino käytön laajentamisessa Asiakastyöryhmä perustettu keväällä - Prosessien kehittäminen ja yhtenäistäminen - Järjestelmän kehittäminen Täsmäytysongelmat selvityksessä - Palkeet / VK/TH yhteistyönä Hallinnonalakohtaiset Tilha tapaamiset syksyllä Toimittajien koulutus Ohjeiden ja viestinnän tehostaminen 5.6.2013 4
Tilaustenhallintasovellus Ohjeistus tulee koskemaan sekä kirjanpitoyksikköjä että toimittajia - Laskulla ei ylimääräisiä eriä - Laskulla pitää välittyä v1-alkuinen tilausnumero - Puutteellista laskuista reklamoitava toimittajaa - Myös joidenkin hankintojen keskittämistä mietitään - Prosesseja tarkennetaan - Manuaali käyttöön 5.6.2013 5
Laskujenvälityksen tilanne
Laskujenvälityspalvelujen käyttöönotto Tavoitteena on ajantasaistaa kirjanpitoyksiköiden osto- ja myyntilaskuliittymät sekä ottaa käyttöön aineistojen välityksessä Finvoice 2.0 formaatti ja valtion yhtenäinen ulkoasu. Samassa yhteydessä liittymät liitetään mukaan palvelutasoseurantaan ja laajempaan seurantaraportointiin. Ostolaskuliittymien määrä Itellasta Rondoon puolitetaan Myyntilaskuliittymissä veloituslaskun lisäksi hyvityslasku, korkolasku ja maksumuistutus lähetetään verkkolaskuna Suoraveloituksen korvaavana ratkaisuna otetaan käyttöön suoramaksu. Liitteiden välitys laajenee käsittämään myös pankkiverkoston (uusi pankkien toiminnallisuus) Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 3.6.2013
Laskujenvälityspalvelujen käyttöönotto Osto- ja myyntilaskuliittymät tuotteistettu ja pilotoitu, roll out menossa - Ostolaskuliittymiä 80 - Myyntilaskuliittymiä (Palkeiden asiakkaat) 42 - Myyntilaskuliittymä (kirjanpitoyksiköiden omat laskutusjärjestelmät) 14 Dokumenttien skannauksen ja dokumenttien sähköisen välittämisen liittymämuutokset tehdään tarvittavilta osin (vähintään mukaan palvelutasoseurantaan) Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 3.6.2013
Verkkolaskun vastaanotto valtionhallinnossa (vertailussa ei ole mukana suoraan virastoon tulleet paperilaskut) 100,00 % 90,00 % 80,00 % 70,00 % 60,00 % 2011 Verkkolasku% 2012 Verkkolasku% 2013 Verkkolasku% 50,00 % 40,00 % Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 3.6.2013
Verkkolaskujen tilanne (Itellan kautta välitetyt ostolaskut) Kumulatiivinen 2012 1 Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO 96 % 2 Lapin aluehallintovirasto 95 % 3 Sosiaali- ja terveysministeriö 90 % 4 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus 90 % 5 Valtiovarainministeriö 89 % 6 Pohjois-Suomen aluehallintovirasto 89 % 7 Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskus 88 % 8 Energiamarkkinavirasto 88 % 9 Valtioneuvoston kanslia 88 % 10 Kuluttajatutkimuskeskus 87 % Kumulatiivinen 1-4/2013 + 1 Liikenne- ja viestintäministeriö 97 % 2 Maaseutuvirasto 97 % 3 Sosiaali- ja terveysministeriö 96 % 4 Energiamarkkinavirasto 96 % 5 Väestörekisterikeskus 95 % 6 Kuluttajatutkimuskeskus 94 % 7 Puolustushallinnon rakennuslaitos 94 % 8 Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO 94 % 9 Säteilyturvakeskus 93 % 10 Valtioneuvoston kanslia 93 % Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 3.6.2013
Verkkolaskujen tilanne (Itellan kautta välitetyt ostolaskut) Kumulatiivinen 2012 1 Etelä-Karjalan poliisilaitos 58 % 2 Perä-Pohjolan poliisilaitos 58 % 3 Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus 57 % 4 Etelä-Pohjanmaan poliisilaitos 56 % 5 Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren poliisilaitos 56 % 6 Museovirasto 53 % 7 Huoltovarmuuskeskus 53 % 8 Jokilaakson poliisilaitos 52 % 9 Keski-Uudenmaan poliisilaitos 48 % 10 Patentti- ja rekisterihallitus 37 % Kumulatiivinen 1-4/2013 1 Maahanmuuttovirasto 74 % 2 Rikosseuraamuslaitos 72 % 3 Tasavallan presidentin kanslia 70 % 4 Valtiokonttori 68 % 5 Museovirasto 68 % 6 Teknologian tutkimuskeskus VTT 64 % 7 Huoltovarmuuskeskus 63 % 8 Valtion Eläkerahasto 62 % 9 Patentti- ja rekisterihallitus 40 % 10 Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus 24 % - Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 3.6.2013
Verkkolasku Edullinen - Ajan säästäjä - Työn tehostaja - Palvelutasoa nostava - Tuottavuutta lisäävä - Turvallinen Tehokas - Automaation mahdollistaja - Jatkohyödynnettävä - Virheetön Ekologinen - Ympäristöystävällinen - Tätä päivää Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen - Yrityksen imagotekijä 3.6.2013
Tilaisuus, Esittäjä Rondon (R8) tilanne
R8- hanke Tuotannossa olevia virastoja tällä hetkellä 59 Kesäkuun alussa tuotantoon siirtyi Ulkoasianministeriö Loppuvuonna 2013 toteutetaan viimeiset 18 projektia, näistä suurin osa on jo aloitettu. Hanke päätetään joulukuussa 2013 Hankkeen ulkopuolella toteutetaan PV: n ja PhRaklin projektit Jatkossa virastoille tulee R8- Kieku- instanssiin siirtyminen. Nämä projektoidaan erikseen Kieku- käyttöönoton yhteydessä. Rondo arkistomigraatioprojekti seuraa R8- hankkeen aikataulua. Tämä projekti toteutetaan VIP:n toimesta. Tilaisuus, Esittäjä 14
R8 - sopimuskohdistus Sopimuskohdistus toiminnallisuuden käyttöönotto: Pilotointi 1.4.-31.7.2013 Rondon Raindance-instanssissa. - Pilottikirjanpitoyksikkönä toimii EVIRA, pilottitoimittajana Senaatti-kiinteistöt Oy. - Pilotointi toteutetaan vuokra-laskujen osalta. Pilotoinnin päättymisen jälkeen toiminnallisuus on käyttöönotettavissa kirjanpitoyksiköissä, joissa on käytössä: Rondo R8 Raindance-instanssissa, Finvoice 2.0 liittymä. - Toiminnallisuus tilataan VIP:stä Muihin instansseihin toiminnallisuus toteutetaan niin, että seuraavana toiminnallisuus on käyttöönotettavissa Kiekuinstanssissa. Tilaisuus, Esittäjä 15
Tilaisuus, Esittäjä Maksamisratkaisu
Maksamisratkaisun toimittaja vaihtuu Toimittajana Nordea Pankki Suomi Oyj Uusi puitesopimuskausi 1.12.2013 30.11.2017 - Lisäksi sopimukseen sisältyy siirtymäkausi, joka päättyy 31.5.2018 - Sopimukseen sisältyvät tuotteet/palvelut Kansainvälinen maksuaikakortti Hankintakortti (käyttöalue Suomi) Ajoneuvokortti (käyttöalue Suomi, toimialakohtaisia käyttörajoituksia) Matkatili Ryhmämatkatili Vierasmatkatili Verkkopalvelu (sis. sähköisen hakemuksen) Asiakastuki Tilaisuus, Esittäjä 17
Käyttöönotto Uuden puitesopimuskauden mukaiset tuotteet otetaan käyttöön 1.12.2013 31.3.2014 välisenä aikana - Käyttöönottoaikataulusta ehdotus toimitettu kirjanpitoyksiköille 15.5.2013 - Käyttöönottoaikataulun vahvistus viikolla 24 - Käyttöönotot jaettu neljään ryhmään 1.12.2013 1.1.2014 1.2.2014 1.3.2014 - Peruspalvelut ilmaisia Maksullisena lisäpalveluna hätäkäteisen toimitus - Vastaavaa käyttöönottoa ei Suomessa ole aiemmin toteutettu! Tilaisuus, Esittäjä 18
Käyttöönoton tehtävät - Puitejärjestelyyn liittyminen (Hansel palvelusivusto) - Hakemusten toimittaminen Nordeaan - Verkkopalvelun käyttöönotto - Matka- ja kuluhallintajärjestelmän liittymien päivittäminen - Uusien liikekirjanpidon tilien perustaminen (välitilit) - Maksuaikakorttien jako ja vanhojen poisotto, käyttösitoumusten allekirjoitus - Matkustajaprofiilien päivitys uuden kansainvälisen maksuaikakortin osalta - Koulutus ja ohjeistus Tilaisuus, Esittäjä 19
Mikä muuttuu? Maksuaikakortit - Maksuaikakortit voimassa koko sopimuskauden ajan Ei vuosiuusintoja - Maksuaikakortit ja PIN-koodi toimitetaan aina yhteyshenkilölle MasterCard Secure toimitetaan kortinhaltijalle - Maksuaikakorttien tapahtumat kohdistaminen M2:ssa henkilönumeron perusteella M2:een ei jatkossa tallenneta korttinumeroita - Öljy-yhtiöiden ostokuiteille suoraan alennettu hinta Toteutus uuden öljy-yhtiöpuitesopimuksen voimaan tullessa Tilaisuus, Esittäjä 20
Mikä muuttuu? Matkatili - Matkatilin rinnalle vierasmatkatili ja ryhmämatkatili Otetaan käyttöön tarvittaessa - Yksi matkatili vastaa yhtä matkatoimistossa käytössä olevaa asiakasnumeroa Jos matkatoimistopalveluissa käytössä useita asiakasnumeroita ja ne ovat edelleen tarpeellisia, avataan oma matkatili kullekin asiakasnumerolle Tilaisuus, Esittäjä 21
Mikä muuttuu? Verkkopalvelu - Palveluun sisältyy monipuolinen maksuaikakorttien, matkatilien ja ostotapahtumien raportointi - Sähköinen hakemus nykyistä ratkaisua monipuolisempi Tulee sisältämään myös muutostietojen toimittamisen - Verkkopalvelu rakennetaan kokonaan uudelta pohjalta Valtionhallinnon organisaatiorakenne ja sähköinen hakemus uutta Tilaisuus, Esittäjä 22
Koulutus ja ohjeistus - Valtiokonttorin ohje käyttöönotosta julkaistaan arviolta viikolla 25 - Ohjeen liitteenä vahvistettu käyttöönottoaikataulu - Koulutusta järjestetään 17.9 ja 5.11 siten, että 17.9 tarkoitettu kirjanpitoyksiköille, joiden käyttöönotto on joulukuussa 2013 tai tammikuussa 2014 5.11 tarkoitettu kirjanpitoyksiköille, joiden käyttöönotto on helmikuussa 2014 tai maaliskuussa 2014 Tilaisuus, Esittäjä 23
Tilaisuus, Esittäjä SEPA
XML tiliraportointi ja RF viite käyttöön SEPA -standardien käyttöönottoa laajennetaan valtionhallinnossa vuosien 2014 2016 aikana koskemaan myös tulojen käsittelyä XML-tiliraportointi ja RF-viite käyttöön. XML tiliraportointiin ja kansainvälisen viitteeseen (RF-viite) siirtyminen on osa SEPA standardin (ISO20022) käyttöönottoa, Korvaa kansalliset standardit Euroopan yhtenäisellä maksualueella. XML-tiliotesanomien tietosisällössä on samat elementit kuin SEPA- maksusanomissa. Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013 25
Tili- ja tapahtumaraportointi Tili- ja tapahtumaraportoinnin XML standardi (ISO20022) korvaa nykyisin käytössä olevat kansalliset tili- ja tapahtumaraportoinnin standardit Aineisto Nykyinen palvelu ISO20022 XML-standardi Tiliote Tito (konekielinen tiliote) Camt053, B2C Account Statement Viitesuoritukset KTL (viitesuoritukset) Camt054,B2C,Debit/Credit Notification Maksetut laskut palaute Tito (Tiliotteen liite) Camt054,B2C,Debit Notification Valuuttamaksujen kurssauspalaute VLU2 Camt054,B2C,Debit Notification Ajantasakyselyt Saldo- ja tapahtumaote Camt052, B2C,,Account Report Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013 26
RF-viite RF-viite (RF Creditor Reference) on ISO-standardin mukainen maksuviite, joka välittyy viitetietona SEPAmaksuissa. RF-viitteen alussa on isot kirjaimet RF ja ISO-standardin mukaisen tarkistussäännön mukaan laskettu kaksimerkkinen tarkiste. Finanssialan Keskusliiton suositus on, että viitteen loppuosa muodostetaan suomalaisen viitestandardin pohjalta. Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013 27
SEPA, XML-tiliraportoinnin ja RFviitteen käyttöönotto Hankinnasta maksuun prosessi Ostoreskontrat, joita ei ole päivitetty SEPAan eivät osaa käsitellä RF-viitettä Vaihtoehtoja RF-viitteen käsittelyyn: Rondoon on tehtävä muutos, joka purkaa RF-viitteestä neljä ensimmäistä merkkiä Ostoreskontran sisäänlukuun tehdään räätälöinti, jolla RF-alku poistetaan viitteestä RF-viite korjataan manuaalisesti ostoreskontrassa Kaikissa em. vaihtoehdoissa eteenpäin maksatuksessa välittyy kansallinen viite, jolloin laskun lähettäjä ei saa viitettä samassa muodossa takaisin (RF-viite), kuin se on tullut valtionhallintoon (yleensä SEPAistetut tietojärjestelmien reskontrat kuitenkin pystyvät käsittelemään kansallisen viitteen sekä RF-viitteen). Valtiokonttori ohjeistaa kirjanpitoyksiköt mitä näistä vaihtoehdoista otetaan käyttöön. Kieku-tietojärjestelmän ostoreskontra käsittelee sekä kansallisen viitteen että RF-viitteen Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013 28
SEPA, XML-tiliraportoinnin ja RFviitteen käyttöönotto Tilauksesta perintään prosessi Laskutussovellukset Laskutussovelluksissa, jotka korvataan Kiekutietojärjestelmällä, ei oteta käyttöön RF-viitettä (kustannukset). Substanssilaskutusjärjestelmien RF-viite käyttöön muun kehitystyön mahdollistamassa aikataulussa (v.xx-xx aikana). Kiekulla tapahtuvassa laskutuksessa on huomioitu mahdollisuus ottaa käyttöön RF-viite. Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013 29
SEPA, XML-tiliraportoinnin ja RFviitteen käyttöönotto Tilauksesta perintään prosessi Myyntireskontra Kiekun myyntireskontraan toteutetaan uudella ohjelmalla viitteiden sisäänlukuun toiminto, joka lukee sekä kansallisen että RF-viitteen. Myyntireskontrien osalta, joita ei ole päivitetty SEPAan voidaan hyödyntää maksuliikesovellusten konversio mahdollisuutta, jolla pankin XML-muotoinen camt054 viiteaineisto voidaan muuntaa kotimaiseksi KTL-viiteaineistoksi. Pankit, maksuliikennesovellukset Pankkien tarjoamissa XML-palveluissa on pankkikohtaisia eroja (esim. tietokenttien sisällössä saattaa olla eroja) sen vuoksi XML-tiliraportoinnin käyttöönotto on suunniteltu tapahtuvaksi siten, että uudet palvelut otetaan käyttöön pankki kerrallaan. Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013 30
Lisätietoja maksuliike@valtiokonttori.fi paperiton@valtiokonttori.fi verkkolaskutus@valtiokonttori.fi Valtiokonttori, Taloushallinnon kevätseminaari, Keijo Kettunen 5.6.2013