HINTATIEDUSTELU 1 (7) Asianumero 10.12.2012 4845/02.08.00/2012 SULKUPORTIT 2013 HANKINTAYKSIKKÖ Espoon kaupunki, Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitos, PL 6400, 02070 ESPOON KAUPUNKI. HANKINNAN KOHDE Espoon kaupunki pyytää Teiltä tarjoustanne sulkuporteista vuonna 2013 katuylläpidon käyttöön sekä mahdollisesti vähäisessä määrin kaupungin muiden hallintokuntien töihin tämän tarjouspyynnön ja liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan ennakoitu arvo on noin 25 000 / vuosi (alv 0%). Arvioidut määrät ja laatuvaatimukset on esitetty liitteenä olevassa hankintaohjelmassa. HANKINTAMENETTELY Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, ja siinä käytetään hintatiedustelu -menettelyä. HANKINTASOPIMUS JA SOPIMUSKAUSI Sopimus tehdään tarjousten perusteella valitun tarjoajan kanssa alla ilmoitetulle sopimuskaudelle. Sopimus tehdään yhden toimittajan kanssa tarjouspyynnössä kohdassa 7 esitetyllä tavalla. Sopimuskausi on 1.3.2013-31.12.2013 HANKINNAN SISÄLTÖ Hankinnan tarkempi sisältö on esitetty hintatiedustelun mukana toimitetussa hankintaohjelmassa. ESPOON KAUPUNKI KATU- JA VIHERTUOTANTO -LIIKELAITOS VIRASTOPIHA 2C 02070 ESPOON KAUPUNKI PL6400 ESBO STAD AFFÄRSVERKET GATU- OCH PARKBYGGNAD VIRASTOPIHA 2C 02070 ESBO STAD PL6400 WWW.ESBO.FI
HINTATIEDUSTELU 2 (7) TARJOUS Tarjouksen tekeminen Tarjouksen tulee perustua tähän hintatiedustelukirjeeseen sekä hintatiedusteluasiakirjoihin, joista liitteenä ovat seuraavat asiakirjat. - - hankintaohjelma, pvm 10.12.2012 - Tarjouslomakkeet - Tarjouslomake, tiedot tarjoajasta - Tarjouksen liite 1: Tarjoajan vakuutus rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvistä vaatimuksista - Tarjouksen liite 2: Hinnoiteltava yksikköhintaluettelo Tarjous tulee antaa hintatiedustelun mukaisilla tarjouslomakkeilla. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon vain yksikköhintaluettelossa esitetyt hinnat, ks. tarjouspyynnön kohta 7. Hankintapäätös annetaan ensisijaisesti tiedoksi sähköisesti (sähköpostilla). Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon ote päätöksestä lähetetään. Tarjouksen laatimiskieli on suomi, myös liitteiden osalta. Tarjouksen tulee vastata hintatiedustelua. Tarjousta voidaan täydentää muilla mahdollisilla asiakirjoilla. Tarjoushinta Tarjoushinnat tulee antaa ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %). Tarjouksen hinnoitteluperusteet on esitetty liitteenä olevassa hankintaohjelmassa. Tarjousten yksikköhintojen tulee olla kiinteät koko hankinta-ajan: 1.3.2013-31.12.2013. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjous on tekijäänsä sitova ja sen voimassaoloaika on neljä kuukautta sen jättämiselle varatusta viimeisestä määräpäivästä lukien, 28.12.2012 saakka. Tarjouksen antaminen Tarjous on toimitettava suljetussa lähettäjän nimellä varustetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI
HINTATIEDUSTELU 3 (7) Käyntiosoite Siltakatu 11 (3.krs), 02770 ESPOO. Aukioloaika: ma - pe 8-15.45 Kuoreen on merkittävä tarjouksen antajan nimi, osoite sekä merkintä: - 4845/02.08.00/2012 Tarjouksen on oltava perillä 28.12.2012 klo 12.00 mennessä. Tarjousten sitomista muiden tarjouksiin ei hyväksytä. Osatarjous tai vaihtoehtoinen tarjous Osatarjouksia ei huomioida. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. TARJOUSTEN KÄSITTELY, TARJOAJIEN KELPOISUUDEN ARVIOINTI, TARJOUSTEN VERTAILU JA HANKINTAPÄÄTÖS Tarjousten käsittely Tarjousten käsittely ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Selvitykset tullaan pyytämään hyväksyttävältä tarjoajalta ennen hankintapäätöksen tekemistä. Tarjouksen yhteydessä tarjoajan tulee antaa allekirjoitettu hintatiedustelun mukainen vakuutus, jossa tarjoaja vakuuttaa vaadittujen vaatimusten täyttyvän, tarjouksen liite 1. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyä vakuutusta, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyönti on vähäinen tai maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma.
HINTATIEDUSTELU 4 (7) Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Vaatimus 2 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: kaupparekisteriote selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Yleistä Selvitykset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia. Lisäksi toimittajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen tilauksen tekemistä / sopimuksen allekirjoitusta uudelleen vastaavat selvitykset. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava selvityksissä tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Toimittajan tulee vaatia aliurakoitsijoilta ja näiden alihankkijoilta vastaavat selvitykset kuin siltä itseltään hintatiedustelun mukaan vaaditaan. Tilaajalla on oikeus hylätä sellainen tarjoaja joka ei ole toimittanut tilaajalle vaadittuja selvityksiä aliurakoitsijoistaan tai alihankkijastaan. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata hintatiedustelua ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Hintatiedustelua vastaamattomat tarjoukset voidaan hylätä. Tarjousten vertailu ja hankintapäätös Vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset, vertaillaan seuraavasti. vertailuperusteena on halvin hinta
HINTATIEDUSTELU 5 (7) Hankintasopimukset tehdään yhden toimittajan kanssa. Hankintasopimus tehdään halvimman hinnan tarjonneen toimittajan kanssa. Yleistä Tarjouksen peruutus voidaan hyväksyä, jos peruutusta koskeva kirje tai faksi on saapunut tilaajalle ennen tarjousten jättämisen määräaikaa. Faksi on ensi tilassa vahvistettava kirjeellä. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta huomioon. Tilaajalla on oikeus pyytää ja tarjouksen tekijällä velvollisuus antaa tilaajalle tarpeellisia lisäselvityksiä, joita tilaaja tarvitsee tarjousten vertailussa ja tarkastuksessa. Tilaaja pidättää oikeuden perustellusta syystä hyväksyä tehdyistä tarjouksista osan tai hylätä kaikki tarjoukset. Tarjoukset voidaan jättää hyväksymättä ilman, että se aiheuttaa kaupungille velvollisuutta korvata tarjouksen tekemisestä antajalle aiheutuneita kustannuksia. Sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä ja sen tiedoksiannolla, vaan tilaajaa sitova sopimus syntyy vasta erillisellä tilauksella tai varsinaisen sopimusasiakirjan allekirjoittamisella. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset tai tilaukset. Sopimukset ja tilaukset voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Hankintapäätöksestä lähetetään otteet tarjousten antajille julkisten hankintojen ohjeiden mukaisesti. Ympäristövaatimukset Espoon kaupunki pyrkii siihen, että sen hankinnat ovat ympäristölle ja terveydelle mahdollisimman haitattomia. Ympäristövaatimukset on esitetty liitteenä olevassa hankintaohjelmassa. MAKSUEHTO JA LASKUTUSKÄYTÄNTÖ Maksuehdot ja laskutuskäytäntö on esitetty liitteenä olevassa hankintaohjelmassa. KESKEISET SOPIMUSEHDOT Keskeiset sopimusehdot on esitetty liitteenä olevassa hankintaohjelmassa. Tarjoajan tulee huolellisesti tutustua keskeisiin sopimusehtoihin. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin
HINTATIEDUSTELU 6 (7) tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osilta. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Suositus Tarjousten hintatiedustelun mukaisuuden varmistamiseksi, tarjoajia suositetaan sisällyttämään tarjoukseensa teksti: "Tämä tarjous on tehty hintatiedustelun ehtoja vastaavaksi ja sitoudumme kaikkiin hintatiedustelussa esitettyihin vaatimuksiin. Mikäli tähän tarjoukseen olisi jäänyt hintatiedustelusta poikkeavia ehtoja, hintatiedustelun ehdot saavat etusijan." Tekstin voi sisällyttää esim. tarjouksen liitteellä 1. MUUT EHDOT JYSE 2009 TAVARAT ja muita ehtoja Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettujen alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa JYSE 2009 TAVARAT (saatavilla www.tem.fi). Tarjouksen pyytäjä voi myös perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tilaaja voi hankkia tämän hintatiedustelun ohella myös muilla tarjouskilpailuilla ko. tuotteita. Kaupunki ei sitoudu määräostovelvollisuuteen tarjoajalta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Hänellä ei kuitenkaan ole tietojen saantioikeutta liike- ja ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina liitteinään. Hinta ei kuitenkaan ole liike- ja ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Alihankkijoiden käyttö Mikäli toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa toimittaja käyttämiensä alihankkijoiden tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava käyttämänsä alihankkijat.
HINTATIEDUSTELU 7 (7) LISÄTIEDOT JA TARJOUSASIAKIRJOJEN TÄYDENNYS Mahdolliset kysymykset on esitettävä 20.12.2012 klo 12.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: kari.nikola@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja hintatiedusteluun mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 21.12.2012. Vain tilaajan kirjallisesti antamat lisätiedot ovat sitovia. Juha Pelkonen Palvelujohtaja Kari Nikola Vastaava ylläpitomestari Liitteet - Tarjous -lomake, tiedot tarjoajasta - Tarjouksen liite 1: Tarjoajan vakuutus rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvistä vaatimuksista - Tarjouksen liite 2: Hinnoiteltava yksikköhintaluettelo - -hankintaohjelma, pvm 10.12.2012