NAPPULA Better Everyday at Daycare Kokemuksia läsnäoloseurannan palvelupilotista päiväkodeissa.
Sisällysluettelo Taustaa... 3 Projektissa mukana... 4 Palvelun lähtökohdat... 6 Nappula Miten palvelu toimii?... 8 Palvelukehitys... 11 Pilotointi... 12 Kokemuksia pilotista... 13 Loppupäätelmät... 16 Yhteenveto... 18 Yhteystiedot... 19
Teknologian toivotaan helpottavan tällä hetkellä käsin tehtävää seurantaa ja raportointia. Samalla saadaan lisää aikaa kasvatustyöhön ja kiireettömään yhdessäoloon. Reaaliaikaisella ja tarkalla läsnäolotiedolla työvuorojen suunnittelu on nopeampaa ja vaivattomampaa. Projektiin osallistuu Herttoniemen alueelta kaksi päiväkotia joissa palvelua on pilotoitu. Päivähoidon henkilökunta ja vanhemmat ovat olleet tiiviisti mukana kehitystyössä. Yhteistyö käyttäjien kanssa on tärkeää, sillä tarkoitus ei ole testata valmista tuotetta. Sen sijaan palvelua on haluttu kehittää yhdessä käyttäjien kanssa. Taustaa Päiväkotien arjessa paljon aikaa menee muuhunkin kuin itse kasvatustyöhön. Tunti- ja läsnäoloseurantaa tehdään edelleen manuaalisesti ja samaa tietoa joudutaan merkitsemään useampaan paikkaan. Nappula- projektilla vastataan Helsingin kaupungin päivähoidon tarpeisiin. Tähtäimessä on kiireetön ja turvallinen arki: enemmän aikaa lapsille. Pilottien kanssa on edetty vaiheittain, pienemmistä käyttäjäryhmistä koko päiväkodit kattaviksi. Näin ollaan voitu myös hyödyntää matkan varrella saatuja kokemuksia. Projekti on tehty yhteistyössä Helsingin kaupungin sosiaaliviraston kanssa. Forum Virium Helsinki on koordinoinut projektia ja vastannut sen suunnittelusta sekä etenemisestä. Nappula on toteutettu vuosina 2009 2012 osana laajaa, EU- rahoitteista Smart Urban Spaces hanketta, jossa Forum Virium Helsinki on mukana. Nappula- projektissa tutkitaan ja testataan, miten mobiilista lähitunnistusteknologiasta voitaisiin hyötyä parhaiten päiväkotien arjessa. Lähtökohtana kartoitettiin teemoja kuten turvallisuuden ja läsnäoloseurannan parantaminen päiväkodeissa. Pilotoinnissa keskityttiin läsnäoloseurantaan päiväkodeissa. 3
Helsingin kaupungin ja muiden julkisten toimijoiden kanssa. Lähtökohtana on palveluiden kehitys ja pilotointi yhdessä käyttäjien kanssa. Forum Virium Helsingin Nappula - pilotti on osa EU- rahoitteista Smart Urban Spaces projektia, jossa on kehitetty älykkäitä mobiileita kaupunkipalveluita. Forum Virium Helsinki on vastannut Nappula - projektin suunnittelusta, etenemisestä ja käyttäjätiedon keruusta sekä koordinoinut projektia eri toimijoiden kesken. Projektissa mukana Nappula projekti on tehty yhteistyössä yksityisten yritysten ja kaupunkitahojen kesken. Pilotin aikana on pyritty yhteistyöhön myös valtakunnallisesti Smart Urban Spaces - hankepartnereiden kanssa. HELSINGIN KAUPUNGIN SOSIAALIVIRASTO Projekti on saanut alkunsa Helsingin kaupungin Sosiaaliviraston tarpeista ja projektia on tehty kaupungin kanssa tiiviissä yhteistyössä. Helsingin päivähoitopiiristä pilotissa on aktiivisesti ollut mukana Herttoniemen ja Tuorinniemen päiväkodit johtajineen. WHILE ON THE MOVE Läsnäoloseurannan sovelluksen teknisestä suunnittelusta ja tuotannosta on vastannut WhileOnTheMove, joka on myös Smart Urban Spaces - projektin partneriyritys. WhileOnTheMove Oy (WOM) on erityisesti NFC- teknologiaan perustuvien mobiilijärjestelmien tuottaja. MUUT YHTEISTYÖKUMPPANIT Oulun kaupunki: Oulun kaupungissa on pilotoitu vastaavaa palvelua ja on Smart Urban Spaces - hankkeen puitteissa otettu While on the Moven läsnäolonseurantasovellus tuotantokäyttöön. Sovellus on nyt käytössä lähes jo koko päivähoidon alueella. Kokemuksia pilotoinnista on vaihdettu kaupunkien välillä koko projektin ajan. FORUM VIRIUM HELSINKI Forum Virium Helsinki kehittää digitaalisia palveluja yhdessä yritysten, 4
ALIHANKKIJAT Nordkapp: Suunnittelutoimisto Nordkapp veti suunnitteluvaiheessa kaksi käyttäjätyöpajaa sekä kirkasti niiden pohjalta alustavaa konseptia. Lisäksi yritys suunnitteli visuaalisen käyttöliittymän eri päätelaitteille pääroolissa mobiili, mutta myös tabletti. Tag Age: RFID tarra - tunnisteet ensimmäisen vaiheen pilottiin toimitti Tag Age. Top Tunniste: Top Tunniste toimitti pilotin toiseen vaiheeseen RFID - avaimenperätunnisteet. 5
Oulussa vastaava palvelu on otettu käyttöön laajemmassa skaalassa. Jyväskylän kaupunki on myös sitoutunut ottamaan palvelun käyttöönsä. YMPÄRISTÖ Päiväkotiympäristö on monitahoinen ja lasten kanssa ollaan päiväkodin tiloissa niin sisällä kuin ulkonakin. Toimintatavoissa on päiväkotikohtaisia eroja ja jokaisella päiväkodilla on omat tapansa kommunikoida päivittäinen tilanne ryhmien ja päiväkodin johtajan välillä. Päiväkodeissa lasten läsnäoloa, saapumista ja poissaoloja, seurataan päivän mittaan paperilistojen kanssa. Palvelun lähtökohdat Nappula projektin tavoitteena on vähentää hallinnollisia rutiineja päiväkodeissa ja näin tuoda enemmän aikaa olelliseen - kasvatustyöhön ja kiireettömään yhdessäoloon. Päivähoitotyötä tukevat järjestelmät ja tietokoneilla työskentely eivät kulje käsi kädessä liikkuvan ja ryhmäkohtaisen työn kanssa. Siksi läsnäoloseurantaan päiväkodissa on etsitty uusia toimintatapoja teknologiaa hyödyntäen. Pilotin tavoitteena oli löytää ratkaisuja joilla helpottaa tällä hetkellä käsin tehtävää seurantaa ja raportointia. Työvuorojen suunnittelu on nopeampaa ja vaivattomampaa tarkan läsnäolotiedon avulla. Pidemmällä aikavälillä reaaliaikainen seuranta mahdollistaisi myös tuntipohjaisen laskutuksen. KÄYTTÄJÄT Henkilökunta Päiväkodin henkilökunnalle tärkeintä päivittäisessä työssä on keskittyä kasvatustyöhön. Läsnäoloseurantaan liittyvät rutiinit ovat kuitenkin olennainen osa työtä. Henkilökunta merkitsee lasten läsnäolon Effica - taustajärjestelmään ja raportoi omaa tuntiseurantaansa Titania - järjestelmän kautta. Manuaalisesti kirjatut poissaolot ja tunnit raportoidaan siis erikseen tietokoneen ääressä muun päivähoitotyön ohessa. Saman päivän poissaolot ilmoitetaan puhelimitse. Muuten vanhempien kanssa keskustellaan päivittäisistä asioista useimmiten lapsia tuodessa ja noudettaessa. Päiväkodin johtajat Päiväkodin johtajat tekevät työtä hyvin monitahoisessa toimintaympäristössä. He vastaavat rakenteeltaan ja kooltaan hyvin 6
erilaisista toimintayksiköistä. Monella on johdettavanaan useampi päiväkoti. Käytännössä tämä tarkoittaa että johtamistyötä täytyy hoitaa myös etänä. Työvuorojen suunnittelu ja läsnäolojen seuranta kuuluu johtajan työhön ja siksi päiväkodin päivittäisen tilanteen kanssa on tärkeää olla ajan tasalla. Toteutuneiden läsnäolojen avulla suunnitellaan tulevia työvuoroja ja esimerkiksi sijaisuuksien tarvetta. Vanhemmat Päiväkotilasten vanhemmille tärkeää on lasten turvallinen arki päiväkodissa sekä päiväkotihenkilökunnan riittävät resurssit työnsä hoitamiseen. Lasten vanhemmat, huoltajat tai hoitajat tuovat ja hakevat lapset päiväkodeista päivittäin. Samalla usein vaihdetaan kuulumiset päivän kulusta ja erityisistä muistettavista asioista kuten vaikka tulevista retkistä tai muusta viikon ohjelmasta. NAPPULA 2009 2010 2011 NAPPULA TIMELINE TAUSTATUTKIMUS TYÖPAJAT TYÖPAJAT PILOTTI smart urban spaces projektin alku vanhempien ja henkilökunnan työpajat nappula -konseptisuunnittelu valmis mobiiliapplikaatio valmis NFC prototyyppipuhelimet valmiina käyttäjätutkimusten teko PROJEKTIN KEHITYS Nappula projektia on kehitetty Smart Urban Spaces projektin alla vuodesta 2009 alkaen. Projekti on edennyt alla olevan aikajanan mukaisesti. 2012 PILOTTI käyttäjätutkimusten teko 7
seurannassa niin raportoinnissa kuin paikan päällä päivittäisissä tilanteissa. Sovelluksesta henkilökunta näkee reaali- aikaisesti päiväkodin ryhmäkohtaiset läsnäolot niin lasten kuin henkilökunnankin osalta. Päiväkodin johtaja voi lisäksi vaihtaa näkymää eri hallinassa olevien päiväkotiensa välillä. Sovelluksen avulla voi myös jättää muistutuksia ja viestejä vanhemmille. Nappula - Miten palvelu toimii? Palvelussa päiväkodin henkilökunnalle on annettu käyttöön liikkuvaan työhön sopivia työkaluja, lähitunnistusteknologiaa, NFC:tä (Near Field Communication), tukevia puhelimia. Näillä puhelimilla pystytään lukemaan RFID tunnisteita puhelimella, tunnistetta koskettaen. Samaa teknologiaa hyödyntää muun muassa HSL:n matkakortti - järjestelmä. Päiväkotien lasten vanhemmille ja päiväkodin henkilökunnalle on jaettu omat RFID- tunnisteet. Tunnisteet on liitetty lapseen tai päiväkodin työntekijään. Puhelimessa oleva sovellus lukee tunnisteen tiedon ja yhdistää sen oikeaan henkilöön ja tallentaa läsnäolotiedon reaali- aikaisesti. Päiväkodin henkilökunnalla käytössä olevissa NFC puhelimissa on asennettuna Nappula - sovellus. Sovellus toimii työkaluna läsnäolon PUHELIMET Päiväkodin henkilökunnalla on ollut pilotissa käytössä Nokian C7 mallin NFC puhelimet. Koska lähitunnistusteknologiaa tukevia puhelimia ei pilotin alkaessa ollut vielä saatavilla kaupallisilla markkinoilla, toimitettiin pilottipuhelimiksi ensimmäiset mallin prototyypit NFC ominaisuudella. TUNNISTEET Henkilökunnalle päiväkodeissa sekä päiväkotilasten vanhemmille on jaettu omat tunnisteet, joilla voi merkitä päiväkotiin saapumisen ja sieltä poistumisen. Pilotin ensimmäisessä vaiheessa tunniste oli tarra jonka sai helposti kiinni esimerkiksi lompakkoon tai matkapuhelimeen. Toisessa pilotin vaiheessa RFID - avaimenperää käytettiin tunnisteena. Tunnisteena voi käyttää myös HSL:n matkakorttia tai esimerkiksi Helsingin kaupungin henkilökorttia, tunnisteita voidaan liittää lapseen ja henkilökunnalle rajaton määrä. Tämä mahdollistaa sen että lapsen jokaisella huoltajalla/tarhasta hakijalla voi olla oma tunnisteensa. 8
MOBIILISOVELLUS Kun tunnistetta koskettaa puhelimella, sovellus kirjaa tunnisteeseen liitetyn henkilön joko sisään tai ulos riippuen henkilön sen hetkisestä tilasta. Tunnisteiden lisäksi kirjauksen voi tehdä sovelluksen kautta myös manuaalisesti valitsemalla listasta kirjattavan lapsen tai työntekijän. Päiväkodin johtajilla on käytössään sama sovellus josta he näkevät jokaisen päiväkodin ryhmän reaali- aikaisen tilanteen. Useita päiväkoteja hallitessa sovelluksessa voi vaihtaa päiväkodin näkymän ja päiväkotiryhmän tasolla eri toimipisteiden välillä. Tällöin Nappula toimii etenkin työkaluna päivittäisen resurssoinnin tukena ja etänä helpottaa akuutteja tilanteiden ratkaisuja. Sovelluksen avulla voi myös jättää muistutuksia ja viestejä vanhemmille. Kun vanhempi tulee päiväkotiin hakemaan lapsensa ja lapsi leimataan tunnisteen avulla lähteneeksi, muistuttaa sovellus henkilökuntaa sinne kirjatuista viesteistä. Päiväkodissa tehdään vuorotyötä joten aamuvuossa oleva voi täten jättää lapsi- tai ryhmäkohtaisen viestin iltapäivällä vuorossa olevalle henkilölle sovelluksen kautta. TAUSTAJÄRJESTELMÄ Tavoitteena on integroida Nappula taustajärjestelmien kanssa niin että läsnäolot päivittyvät mobiililaitteista suoraan taustalle. Näin tiedot päivittyvät automaattisesti eikä henkilökunnan tarvitse tehdä erikseen raportointia tietokoneelle. Nappula pilotissa ei päästy testaamaan palvelua taustajärjelstelmään synkronoituna teknisten haasteiden vuoksi. Kuva osa Norkappin konseptia sovelluksen käyttöliittymästä. 9
Nappula / Actors Aamu Ilta Äiti Äiti tuo lapset eteiseen Riisuu lapsen, kuittaa Etsii hoitajan, jututtaa hoitajaa Email 1 x vk Isä Isä etsii lapsen Etsii hoitajan ja kuittaa ulos. Etsii ja hakee lapsen tavarat Lapsi 1 Rutiinit Leikkimään Ulkona leikkimässä Kertoo päivästä Lapsi 2 Odottaa Rutiinit Leikkimään Ulkona leikkimässä Kertoo päivästä Hoitaja Kohtaa lapsen Infoaa vanhempia? Kasvatustehtäviä, ottaa kuvia, tägää Infoaa vanhempia Kuittaa ulos Nordkappin visualisoima palvelupolku päiväkodin päivästä. 10
Palvelukehitys Suunnittelutoimisto Nordkapp auttoi hahmottamaan päiväkodin rutiineja palvelun kehitysvaiheessa työkalujen kuten persoonien ja palvelupolun avulla. Vanhempien ja henkilökunnan kanssa tehdyn workshop - työskentelyn avulla kehitettiin palvelua eteenpäin ja konseptoitiin uutta. Yksi palvelun kehitysideoista oli vanhemmille suunnattu verkkopalvelu jonka kautta voitaisiin viestiä lapsen ja ryhmän päivittäisiä kuulumisia päiväkodista kotiin. Tiedot esimerkiksi lapsen nukkumisesta ja syömisestä päivän aikana välittyisivät verkkopalveluun henkilökunnan puhelimitse tekemien muistiinpanojen mukaan. Laajennettu Perhe RFID-tagi Vanhemmat Ryhmä Päiväkoti Asiakkaat Ryhmä Ruutu RFIDlukija Etäkäyttö Verkkosivusto Ryhmä Päiväkodin arkea helpottavaa rinnakkaista kirjaamista ulkoisen lukijalaitteen avulla konseptoitiin myös. Päiväkotiin asennettavan kosketusnäytöllisen NFC lukijan tai esimerkikisi tabletin avulla vanhemmat voisivat itsenäisesti kirjata lapsen sisään ja ulos päiväkodista ja nähdä päiväkodin ilmoittamia muistutuksia ja muistiinpanoja esimerkiksi tulevista retkistä. Kasvattajat Nappula RFID Verkkopalvelua ja rinnakkaista kirjaamista ei päästy testaamaan Nappula pilotin aikana mutta ne kommunikoivat palvelun laajempia hyötyjä ja skaalautuvuutta muihin mahdollisiin lisäpalveluihin. Nordkappin konseptoima ekosysteemi palvelun ympärillä. 11
Päiväkodin henkilökunnan kanssa tehtiin tiiviisti yhteistyötä pilotoinnin aikana. Kokemuksia päiväkodeista välitettiin projektin ohjausryhmälle säännöllisesti. Puhelinkeskustelujen, vierailujen ja havainnoinnin avulla tehdystä pilotin tilanteesta ja kommunikoinnista raportointi osoittautui tärkeäsksi. Pilotointi Käyttäjäkokemuksia piloteista kerättiin syksyn 2011 ja kevään 2012 aikana. Tiedonkeruun keinoina käytettiin havainnointia ja materiaalin keruuta kuvin sekä videoin paikan päällä. Fokusryhmähaastatteluja tehtiin henkilökunnalle ja päiväkodin johtajille. Vanhempia haastateltiin puhelimitse. Lisäksi kyselyiden avulla kerättiin kokemuksia henkilökunnalta sekä vanhemmilta. Nappula palvelua pilotoitiin kahdessa päiväkodissa Herttoniemen alueella. Pilotin suunnittelu yhdessä päiväkotien kanssa käynnistyi jo syksyllä 2009. Pilotti eteni vaiheittain. Aluksi, keväällä 2011 molemmissa päiväkodeissa aloitettiin yhden lapsiryhmän voimin laajentaen palvelua vuoden mittaan koko päiväkodit kattavaksi kevääseen 2012 mennessä. Pilotointi tehtiin testiympäristössä läsnäoloseurannan sovellusta ei pilotin aikana onnistuttu integroimaan päivähoidon käytössä oleviin tietojärjestelmiin, Efficaan ja Titaniaan. Päiväkodin henkilökunta koulutettiin uusien puhelinten ja sovelluksen käyttöön erillisillä koulutuksilla. Vanhempia palvelusta informoitiin tiedotteilla ja avoimilla info - tilaisuuksilla päiväkodeissa. 12
Pilotissa käytetty Nokian C7 puhelinmalli ei soveltunut kovin hyvin päiväkotiympäristön vaatimuksiin. Puhelimen käyttöön tottuminen vaati erillisen opettelun, etenkin ensimmäistä kertaa kosketusnäyttöistä puhelinta käytettävät kokivat opettelun aluksi haastavaksi. Kokemuksia pilotista Kerättyjen käyttäjäkokemusten pohjalta saatiin arvokasta tietoa palvelun toimivuudesta ja käytettävyydestä päiväkotiympäristössä. YMPÄRISTÖ & OLOSUHTEET Päiväkodin kiiretilanne määräytyy henkilökuntaresurssien sekä läsnäolevien lasten määrän mukaan ja nämä vaihtelevat päivä ja viikkokohtaisesti. Aamuisin kun lapset tuodaan hoitoon on päiväkodissa kiireisintä etenkin jos ryhmässä on vain yksi työntekijä paikalla. Päiväkodissa koettiin nämä ajat haastavimmaksi kirjauksen kannalta. Koska samaan puhelimeen tulevat myös vanhempien puhelut esimerkiksi lasten sairastumisista ja kirjaaminen on mahdotonta puhelimessa puhuessa, tehtiin kirjauksia vielä paljon jälkikäteen. Aamuisin kirjaamisia tehtiinkin manuaalisesti ruuhkahuipun tasaannuttua. Talven aikana haastavimmaksi koettiin puhelimen käyttö pihalla kovilla pakkasilla. Puhelin jähmettyi ja näyttö ei reagoinut kosketukseen tietyn kylmyysasteen jälkeen. Kosketusnäytöllisen puhelimen käyttö hanskojen kanssa ulkona oli monen mielestä lähes mahdotonta. Koska puhelimen näyttö jumittui pakkasessa kokonaan ei esimerkiksi vanhemmille suunnattuja viestejä pystytty näytöltä lukemaan. Puhelimessa oleva sovellus päivittyi 3G verkon kautta. Toisessa päiväkodissa verkon toimivuudessa oli tietyillä alueilla ongelmia ja tämä toi lisähaastetta pilottiin kun toimintavarmuus ei aina ollut hyvä. HENKILÖKUNTA Henkilökunnan haastatteluissa hyötyjä alkoi nousta esiin varsinaisesti pilotin toisen vaiheen aikana. Paperisten listojen käytöstä päästiin käytännössä monessa ryhmässä eroon. Oli myös hyödyllistä katsoa naapuriryhmien tilanne puhelimesta, etenkin suuremmassa päiväkodissa tätä oli hyödynnetty tilannekatsauksen tekemiseen. Päivän päätteeksi puhelimesta oli helppo tarkistaa että kaikki lapset oli kuitattu noudetuiksi. Testiympäristössä toimiminen toi omat haasteensa. 13
Prototyyppipuhelimien epävakaa toiminta ja päivähoidon omien taustajärjestelmien irrallisuus sovelluksesta koettiin motivaatiota vähentävinä tekijöinä. Koska tieto puhelimista ei välittynyt pilottivaiheessa taustajärjestelmiin, jouduttiin läsnäoloseurantaa tekemään myös tietokoneiden kautta. Henkilökunta uskoi tilanteen helpottavan jos tietokoneella ravaamisesta päästäisiin pois rajapintojen ja taustajärjestelmien integroinnin toimiessa. Hitaat koneet, niille erikseen kirjautuminen ja käynnistäminen, tuntuivat aikaa vieviltä. Pilotin aikana Nappula - palvelua oli käytetty hyvinkin erilailla päiväkodista ja ryhmästä riippuen. Omia toimintatapoja muodostui ja hyötyjä löydettiin alkuperäisten tarkoitusten ulkopuolelta. Yksi ryhmistä oli käyttänyt viestitoimintoa välittämään päivän tunnelmia vanhemmille. Päivän mittaan älypuhelimella oli helppo kuvata lyhyitä videoita. Sovellus muistutti lasta ulos kirjatessa viestistä ja työntekijä pääsi näyttämään lapsesta kuvatun videon vanhemmalle. Uusia toimintatapoja täytyi löytää vanhojen tilalle työvälineiden muuttuessa. Muutosprosessi aiheutti myös turhautumista ja osa henkilökunnasta koki palvelun vaikeuttavan normaalia kasvatustyötä toiminnallisuuksien ollessa vielä takkuilevia. PÄIVÄKODIN JOHTAJA Sovellus koettiin hyödyllisenä johtamisen työkaluna. Poissaolot ilmoitetaan yleensä johtajalle tai varajohtajalle. Etenkin johtajan työskennellessä etänä, palvelu varmisti lapsilukumäärän tarkistamisen heti sovelluksen kautta. Palvelun todettiin nopeuttavan ja sujuvoittavan 14
kommunikointia päiväkodin henkilökunnan kanssa koska henkilöiden läsnäolotilanteen pystyi näkemään myös etänä. Resurssiarvioita tehdessä palvelu koettiin hyvänä työvälineenä. hyödyllisenä sen jos kiireisinä aikoina huoltaja voisi käydä merkkaamassa itse esimerkikisi eteisessä lapsen saapuneeksi. VANHEMMAT Palvelupilotista viestittiin hyvin vanhemmille ja heillä oli hyvä käsitys palvelun tarkoitusperistä. Vanhemmille järjestettiin infotilaisuuksia päiväkodeissa ja palvelun etenemisestä informoitiin koteihin tiedotteiden avulla. Vaikka motiivit tuntuivat selviltä oli vanhemmilla silti epäilyksiä lopullisesta tarkoitusperästä. Pelko toiminnan tehokkuuden lisäämisestä oli monien mielessä - halutaanko tämän tyyppisillä palveluilla vähentää henkilökuntaa? Huolenaiheena oli myös se viekö palvelun kehittämiseen ja toimintaan keskittyminen huomion itse lastenhoidosta. Monet vanhemmat kokivat että pilotti on vienyt aikaa normaaleilta keskusteluilta joita ennen käytiin hoitajien ja vanhempien välillä. Tärkeänä koettiin että päiväkodissa on yhtenäiset toimintatavat. Osan mielestä oli ristiriitaista että välillä painotettiin tunnisteen mukana pitämistä ja välillä lapsen kirjaamisesta ei edes muistutettu. Yhtenäisten toimintatapojen puutteen syynä nähtiin kuitenkin taustajärjestelmien toimimattomuus ja sitä kautta vajaaksi jääneet konkreettiset hyödyt henkilökunnalle. Erilliselle leimauslaitteelle koettiin olevan suuri tarve. Vanhemmat näkivät 15
Forum Virium Helsingin projektitiimin jäsenet. Päiväkodin johtajan rooli etenkin pilotin alkuvaiheessa korostuu yhteisten tavoitteiden kommunikoinnissa sekä toimintatapojen muodostumisessa. Palvelun pidemmän tähtäimen päämäärien viestintä ja henkilökunnan motivointi ovat erittäin tärkeitä palvelun elementtejä. Loppupäätelmät Pilotin aikana on pyritty yhteistyöhön valtakunnallisesti. Sosiaaliviraston puolelta vastaavaan palveluun on käyty tutustumassa Oulussa sekä Jyväskylässä aiempaan läsnäoloseurannan Flexim pilottiin. Jatkossa kaupunkien välistä tiedonjakoa tulisi myös korostaa ja kokemuksien vaihtoa painottaa. VASTUUT & ROOLIT Palvelun sujuvuuden kannalta on ehdottoman tärkeää että päiväkodeissa on selkeät yhteiset päämäärät ja toimintatavat. Pilottien tulosten perusteella korostui määrätyn vastuuhenkilön tärkeys päiväkodeissa. Puhelinten ja sovelluksen osalta teknisissä ongelmatilanteissa tulisi olla määrätty kontaktihenkilö ja ongelma- raportointiin sekä tiedotukseen tulisi olla määrätyt kanavat. Pilotin aikana kontaktihenkilöinä toimivat Kaupungilla tulisi olla määrätty vastuuhenkilö vastaamassa palvelusta. Päiväkodeissa kerättyjen kokemusten jakaminen on tärkeää tehdä laajemmalla tasolla palvelun kehityksen kannalta. Viestintä kaupungin ja päiväkotien välillä sekä tiedotusmateriaalien yhtenäisyyden varmistaminen on myös tärkeää ottaa huomioon. Ongelmatilanteista tiedottamiseen tulisi sopia erikseen käytännöt. Päiväkodeissa voisi olla myös määrätty Nappula - vastuuhenkilö, jonka vastuulla olisi informaation ja ongelmatilanteiden tiedotus päiväkodin sisällä, yhtenäisten toimintatapojen jalkauttaminen sekä tarpeiden kommunikointi muualle kaupunkiorganisaatioon. KOULUTUS Uuden teknologian oppiminen on aina haastava prosessi ja siksi onkin tärkeää varata sekä puhelimien että sovelluksen koulutukseen tarpeeksi aikaa. Puhelinten koulutus olisi hyvä järjestää aiemmin niin että uusien laitteiden käyttö olisi sujuvaa itse sovelluksen käyttöä opetellessa. Etenkin palvelun aloitusvaiheessa koulutettava henkilökunta tarvitsee käytön tukea. Koulutukseen tulisikin olla resursoitu tarpeeksi aikaa ja 16
koulutuksen jälkeen seurannalla vahvistaa opittujen asioiden sisäistäminen. LAITTEISTO Päiväkodeissa käytettävän laitteiston tulisi olla valittu päiväkotiympäristöön soveltuvaksi. Ryhmissä käytettävien puhelinten tulisi olla helppokäyttöisiä ja turhista lisäominaisuuksista riisuttuja. Hyvä NFC- lukuominaisuus on tärkeä sillä näissä on mallikohtaisia eroja. Tunnisteita tulisi voida lukea muutaman sentin etäisyydeltä toiminnan sujuvoittamiseksi. Vahva tarve erillisestä tunnisteiden lukulaitteista nousi esiin niin vanhempien kuin henkilökunnankin suunnalta. Erillisen NFC - lukijan tai viestinnällisesti monipuolisemman kosketusnäytöllisen lukijan konseptointia tulisi viedä eteenpäin ja sen toiminnallisuutta päiväkodin arjessa tulisi testata. Haasteeksi saattaa nousta toiminatatapojen yhtenäisyys. Tässä yhteydessä tuleekin miettiä milloin ja missä tilanteissa vanhemmat ohjataan kirjaamaan erillisellä laitteella, minne laite sijoitetaan ja miten sen käyttöä valvotaan ja koulutetaan. Koulutus korostuu etenkin toiminnallisempaa kosketusnäytöllistä laitetta käytettäessä. Yksinkertaisimmillaan lukulaite voisi kuitenkin olla erillinen, vain sisään- tai uloskirjaamiseen soveltuva laite joka ilmoittaisi kirjaamisen onnistumisen stunnistettavalla merkillä. verkko. TUNNISTEET Pilotissa testatuista tunnisteista avaimenperä osoittautui hyödyllisemmäksi. Tarran koettiin irtoavan helposti ja tunnisteelta haluttiin kestävyyttä. Avaimenperiä pystytään myös kierrättämään lapselta toiselle tosin kuin kertakäyttöisiä tarroja. HSL:n matkakortin ja kaupungin henkilökorttien soveltuvuutta Nappulaan tulisi korostaa. Jo valmiiksi mukana kannettava esine auttaa tunnisteen mukana pitämisen muistamisessa. Palvelun tulisi mahdollistaa useamman lapsen kirjaus samalla tunnisteella. Monilapsisissa perheissä useiden tunnisteiden kantaminen mukana tuntui turhalta ja tunnisteet menivät helposti sekaisin. Internetyhteyden testaaminen päiväkodeissa on tärkeää. Langaton verkko päiväkodeissa varmistaisi sovelluksen toimivuuden paremmin kuin 3G 17
Yhteenveto Uuden teknologian käyttöönotto tuo esiin usein teknisten haasteiden lisäksi myös muutosjohtamisen teemoja. Sisäinen viestintä ja motivointi ovatkin tämän tyyppisen palvelun kehityksessä erittäin tärkeitä. Vaikka palvelulle koettiin olevan tarvetta, haasteita kuitenkin löytyy vielä. Kyseisen toimittajan tuote ei sellaisenaan vastannut päiväkodin tarpeita. Vastaavalle palvelulle on kuitenkin kaupungeilta kysyntää. Oulun lisäksi Jyväskylän kaupunki on tehnyt hankintapäätöksen While on the Moven tuotteesta ja se otetaan käyttöön syksyn 2012 aikana. Kaupunkirakenteissa ja toiminnassa on kuitenkin suuria kaupunkikohtaisia eroja. Kokemusten vaihtaminen ja yhteistyö korostuvatkin myös valtakunnallisella tasolla. Käyttäjien kanssa tehtävän palvelukehitystyön tulisikin olla tärkeä elementti pilotin jatkuessa. Vaikka palvelun nähdään tuovan hyötyjä päiväkodin arkeen on todellisten etujen esiintulon kannalta kriittistä saada taustajärjestelmien integraatio toimintaan. Helsingin Kaupungin tahtotila on saada jatkoa vastaavalle palvelulle ja jatkaa pilotointia integroituna taustajärjestelmiin syksyllä 2012. KEHITYSEHDOTUKSET Pilotin kokemusten pohjalta nousivat esiin suraavat kehitysehdotukset. Nämä olisi tärkeä huomioida jatkoa suunnitellessa. 1) Vastuuhenkilöiden nimeäminen kaupungin organisaatioon sekä päivähoitoyksiköihin jotka vastaavat palvelun koordinoinnista päiväkotiyksiköiden ja sosiaaliviraston välillä. 2) Päiväkotien toimintatapojen yhtenäisyyttä palvelun suhteen tulisi tukea selkeiden ohjeiden ja viestinnän kautta. Ongelmatilanteita varten tulisi määrittää raportointi ja viestintäkeinot. 3) Palvelussa käytettävän laitteiston uudelleenarvointi ja kehitys. Uusien puhelinmallien sekä erillisen NFC lukijan testaamista ja kehitystä päiväkotiympäristössä tulisi jatkaa yhdessä käyttäjien kanssa. 18
Yhteystiedot PROJEKTIN OHJAUSRYHMÄ: Helsingin Kaupunki Sosiaali- ja terveysviraston tietotekniikkapalveluyksikkö: Lea Juvonen, Tietojenkäsittelysuunnittelija Jouni Mulari, ATK - asijantuntija Sosiaalivirasto: Pasi Brandt, Päivähoidon kehittämiskonsultti Ritva Lavinto, Kaakkoisen päivähoitoalueen päälikkö Päiväkotiyksiköt Anne Halme, Tuorinniemen päiväkodin johtaja Heini Turunen, Herttoniemen päiväkodin johtaja Forum Virium Helsinki Pekka Koponen, Kehitysjohtaja Kaisa Spilling, Projektipäällikkö Susanna Ollila, Projektisuunnittelija www.forumvirium.fi/hankealueet/alykas- kaupunki/smart- urban- spaces/nappula 19