Henkilöstökertomus 2015
Sisältö Lukijalle... 3 1 JOHDANTO... 4 1.1 Johtamisen arvot... 4 1.2 Henkilöstösopimus osana talouden tasapainottamisohjelmaa... 4 1.3 Yhteistoiminta... 5 1.4 Yhteistoimintamenettely... 5 2 HENKILÖSTÖRESURSSIT... 6 2.1 Henkilöstön määrä... 6 2.2 Henkilöstörakenne... 9 2.3 Vaihtuvuus... 11 2.4 Eläkkeelle siirtyminen... 15 2.5 Eläkemaksut... 16 2.6 Henkilöstömenot palvelualueittain... 17 2.7 Määräaikaisen henkilöstön palkkakustannukset... 17 3 TYÖHYVINVOINTI... 18 3.1 Työhyvinvointia tukevat toimenpiteet... 18 3.2 Työterveyshuolto... 19 3.3 Poissaolot... 21 3.4 Työtapaturmat... 23 3.5 Työsuojelutoiminta... 23 3.6 Aktiivisen tuen toimintamalli... 25 3.8 Viestintä... 25 4 PALVELUPROSESSIEN KEHITTÄMINEN... 26 5 ESIMIESTYÖ JA JOHTAMINEN... 27 6 OSAAMINEN... 28 7 PALKITSEMINEN... 29 8 JOHTOPÄÄTÖKSET... 30 9 TILASTOJA... 33 2
Lukijalle Kädessäsi on vuoden 2015 henkilöstökertomus. Henkilöstökertomuksen tavoitteena on myötävaikuttaa henkilöstön, työyhteisöjen ja johtamisen kehittymiseen. Henkilöstökertomuksessa kuvataan erilaisten tunnuslukujen avulla henkilöstörakennetta sekä henkilöstön tilaa. Henkilöstökertomus tuottaa tietoa niin päättäjille kuin kaupungin johdolle, esimiehille sekä henkilöstölle kehittämiskohteiden määrittelyn tueksi. Työpaikan hyvinvointia ja hyviä työtuloksia tuottavat esimiehet ja työntekijät yhdessä kehittämällä työtään yhteisten tavoitteiden mukaisesti. Johtamista kehitettiin erityisesti osallistumalla ensimmäiseen valtakunnalliseen EKJ-valmennukseen. Tavoitteena on ollut jatkaa asiakaslähtöisen ja moniammatillisen toimintakulttuurin sekä prosessimaisen toimintatavan juurruttamista käytäntöön. Asiakas- ja henkilöstölähtöisellä johtamisella haetaan yhdessä henkilöstön kanssa laadukkaita kuntapalveluita ja hyväksi havaitut käytänteet tuodaan suoraan mukaan jokapäiväiseen toimintaan. Mukana olleiden esimiesten mukaan EKJ-ohjelma antoi heille paljon hyvää uutta tietotaitoa ja vahvisti positiivista yhteistä näkyä tulevaisuudesta. Yhdessä tekeminen yli palvelualue- ja ammattikuntarajojen on vahvistunut ja käsitys yhteisten asiakkaiden parhaasta on syventynyt. Hyvä johtaminen yhdessä henkilöstön muutosvalmiuden kanssa takaavat kuntalaisille hyvät palvelut, vaikka talouden reunaehdot ovatkin säilyneet tiukkoina. Vuoden 2015 työhyvinvoinnin tunnuslukujen toteumat osoittavat edelleen hyvien tuloksien toteutumista; sairauspoissaolojen määrä sekä työkyvyttömyyden vuoksi ennenaikaisesta eläköitymisestä johtuvat eläkemaksut (varhe-maksut) ovat jatkaneet laskuaan. Aika, jossa elämme, haastaa meitä kaikkia kehittämään työtämme innovatiivisesti sekä luovasti kokeilemaan uusia toimintamalleja. Tarvitsemme kykyä muuttua, kykyä luopua vanhasta ja kykyä ajatella rohkeasti uudella tavalla. Lämpimät kiitokseni kaikille Järvenpään kaupungin työntekijöille loistavasti tehdystä työstä vuonna 2015. Päivi Autere henkilöstöjohtaja 3
1 JOHDANTO 1.1 Johtamisen arvot Kaupungin johtamisen visio on Linjakas johtajuus - yhteinen sävel. Keskeisenä päämääränä on; Henkilöstöresurssi on oikein kohdennettu palvelutarjonnan varmistamiseksi ja johtaminen on linjakasta kaikilla organisaation tasoilla työhyvinvoinnin tukemiseksi. Vastuullisuus Se tarkoittaa organisaatiossamme: Tunnemme vastuumme asiakkaistamme, kaupungin kokonaistaloudellisuudesta, työyhteisöstämme, työntekijöistämme ja kukin itsestämme ja että toimintamme on pitkäjänteistä ja johdonmukaista, emme ohjaudu yksittäisten tilanteiden mukaan sekä sitä, että toimintaamme ja päätöksentekoamme ohjaa avoimuus, selkeys ja ymmärrettävyys. Yhteisöllisyys Se tarkoittaa organisaatiossamme: Kaikki tiedämme, mitä teemme ja miksi, yhteiset tavoitteet ohjaavat toimintaamme ja kaikki osallistuvat aktiivisesti työhön yhteiseksi parhaaksi sekä sitä, että meillä on aikaa toisillemme. Oikeudenmukaisuus Se tarkoittaa organisaatiossamme: Toimintaamme ohjaavat johdonmukaiset ja kaikkien tiedossa olevat säännöt ja päätöksemme perustuvat mahdollisimman oikeaan tietoon ja että jokaisella on moikeus tulla kuulluksi omassa asiassaan. Luovuus Se tarkoittaa organisaatiossamme: Etsimme uusia näkökulmia ja vaihtoehtoja palvelumme kehittämiseksi, toimimme joustavasti ja sujuvasti sekä olemme rohkeita tekemään uudenlaisia ratkaisuja emmekä pelkää epäonnistumista. 1.2 Henkilöstösopimus osana talouden tasapainottamisohjelmaa Vuonna 2015 toteutettiin edellisen vuoden tapaan talouden tasapainottamisen yhteydessä ja sen osaksi hyväksyttyä henkilöstösopimuksen tavoitteita vuosille 2015 2018. Sopimuksessa määritellään ne tavoitteet, keinot ja mittarit, jotka tuottavat toisaalta tuloksellisuutta ja toisaalta vahvistavat henkilöstön työhyvinvointia kaupungin työyhteisöissä. Ne tukevat omalta osaltaan kaupungin talouden tasapainottamista, erityisesti puuttumalla tekemättömän työn kustannuksiin, työaikojen tehokkaaseen käyttöön ja palkkapolitiikan linjauksiin. Sopimus sisältääkin yhteensä 1,5 milj. euromääräisen säästötavoitteen. Onnistunut työhyvinvoinnin johtaminen näkyy vuoden päättyessä mm. vähentyneinä sairauspoissaoloina ja työkyvyttömyystapauksina sekä varhemaksujen pienentymisenä. Nämä tulokset ovat heijastuneet suoraan kaupungin talouteen. Talouden tasapainottamisohjelman säästötoimenpiteiden vaikutuksia työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen seurattiin tammi lokakuun ajan. Webropol-kysely toteutettiin edellisvuoden tapaan sekä esimiestyön että työyhteisön näkökulmasta. Esimiestyön näkökulmasta kyselyyn vastasi 86 esimiestä ja työyhteisön näkökulmasta 123 työyhteisöä. Vastaajat kokivat, että eniten säästötoimenpiteet olivat vaikuttaneet heikentävästi 4
työssä jaksamiseen, työtehtävistä suoriutumiseen ja toiminnan kehittämiseen. Toisaalta arvioitiin, ettei säästötoimenpiteillä ollut niinkään heikentävää vaikutusta palvelujen laatuun (saatu asiakaspalaute), yhteistyöhön muiden toimijoiden kanssa eikä sitoutumiseen Järvenpään kaupunkiin työnantajana. Kuten edellisvuonnakin lomautus nousi esiin eniten työhyvinvointiin ja toimintaan vaikuttavana taloudentasapainottamistoimenpiteenä. Lomautusprosessi työllisti esimiehiä ja vei aikaa niin esimiesten kuin työtekijöidenkin perustehtävältä. Vastaajat kokivat myös, että säästötoimenpiteet jakautuivat epätasaisesti organisaatiossa. Säästötoimenpiteillä koettiin olevan myös positiivisia vaikutuksia. Työyhteisössä tsempattiin työkavereita ja oman työyhteisön merkitys kasvoi. Kehittämistyö on lisännyt vaikuttamismahdollisuuksia. Kyselyjen tuloksia ja tarvittavia toimenpiteitä käytiin läpi yhteistoiminnan eri rakenteissa. Tämä lisäsi yhteistä keskustelua työhyvinvoinnista ja työssä jaksamisesta. 1.3 Yhteistoiminta Kaupunkitason yhteistoimintaeliminä toimivat yhteistyötoimikunta ja suppea yhteistoimintaelin eli pikku YT. Varsinainen yhteistoiminta tapahtuu palvelu- ja avainalueilla, työyksiköissä arkipäivän tilanteissa. Avainalueiden asiakkuusjohtajat johtotiimeineen ovat järjestäneet yhteistoiminnan teemakokouksia, joissa on käsitelty yhteistoiminta- ja työsuojeluasioita. Teemakokouksia järjestettiin vuonna 2015 yhteensä 22 kertaa. Esimiesten ja työyhteisöjen työyhteisötasoisen yhteistoiminnan ja työsuojelun yhteistoiminnan tukena on toiminut yhteistoimintatiimi. Vuonna 2015 yhteistoiminnan kehittämisen keskeisinä painopisteinä olivat yhteistoimintasopimuksen tarkastaminen, yhteistoimintakoulutuksien järjestäminen, yhteistyötoimikunnan toiminnan kehittäminen sekä muiden rakenteiden arviointi ja kehittäminen. Henkilöstöjärjestöjen, työsuojelun ja työnantajan edustajat kokoontuivat pääsääntöisesti kuukauden välein pikku YT:ssä. Yhteistyötoimikunta kokoontui vuoden aikana viisi kertaa. Yhteistoiminnassa käsiteltiin muun muassa seuraavia asioita: työaikaohjeet, talouden tasapainottamisohjelman säästötoimenpiteiden vaikutukset henkilöstön työhyvinvointiin ja jaksamiseen, henkilöstökertomus, henkilöstö- ja koulutussuunnitelma, sisäilmaongelmien ratkaisuprosessi, talouden tasapainottamisohjelman päivittäminen, Keski-Uudenmaan kaupungin yhdistymisselvitys, kaupungin työllisyystilanne, yhteistoiminnan kehittäminen, työsuojelun toimintaohjelma, työterveyshuollon toimintasuunnitelma, KuntaPro-selvitys, ETA-esimiehen toimiva arki -hanke, palkitseminen henkilöstöresurssin käytön tehostamisesta, kaupungin palveluverkkosuunnitelma. 1.4 Yhteistoimintamenettely Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 8.9.2014 183 käynnistää työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa annetun lain mukaiset yhteistoimintaneuvottelut henkilöstösäästöjen täsmentämiseksi vuodelle 2015. Lisäksi päätettiin neuvotella jo edellisenä vuonna alustavasti päätettyjen lomautuksille asetettujen euromääräisten säästötavoitteiden vaihtoehdoista sekä kiinteistöpalveluselvityksen henkilöstövaikutuksista. Yhteistoimintamenettely käynnistyi henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa 15.9.2014 ja ne päättyivät 27.10.2014. Yhteistoimintaneuvottelujen päätyttyä kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 3.11.2014 258 ja 259 lomauttaa henkilöstön vuonna 2015 7 vrk:ksi ja perusopetuksen henkilöstön 5 vrk:ksi. Lomautusten ulkopuolelle rajattiin mm. ympärivuorokautisen hoivan, lastensuojelun ja 5
avovastaanoton henkilökuntaa sekä terveyskeskuslääkärit ja lisäksi lain ja virka- ja työehtosopimusten lomautuksilta suojaamat työntekijät. Syksyllä 2015 henkilöstöjärjestöjen kanssa käytiin yhteistoimintamenettely talouden tasapainottamisohjelman 2016 19 henkilöstövaikutuksista. Yhteistoimintamenettelyssä todettiin, että ne muutokset, joilla on vaikutusta henkilöstön asemaan, voidaan toteuttaa pääasiassa luonnollista poistumaa ja tehtäväjärjestelyjä hyödyntäen. Tähän perustuen vuonna 2016 ei toteuteta lomautuksia. 2 HENKILÖSTÖRESURSSIT 2.1 Henkilöstön määrä Henkilöstömäärällä tarkoitetaan vuoden lopussa olleiden palvelussuhteiden määrää. Henkilöstömäärässä ovat mukana myös ne viranhaltijat / työntekijät, jotka eivät ole aktiivityössä, mutta heidän palvelussuhteensa on voimassa. Järvenpään kaupungin henkilöstön määrä oli vuoden 2015 lopussa 2315, joista vakinaisia oli 1789, määräaikaisia 513 ja työllistettyjä 13 henkilöä. Palvelussuhde 31.12. Miehet Naiset Yhteensä Muutos% edellisvuodesta Vakinaiset 253 1536 1789-3,1 % Määräaikaiset 93 420 513-2,7 % - josta työllistettyjä 5 8 13 0,0 % Yhteensä 351 1964 2315-3,0 % Vuoden 2015 aikana työllistettiin yhteensä 37 henkilöä keskimäärin noin 6 kk:n työsuhteisiin. Henkilöstön määrä väheni edelliseen vuoteen verrattuna 71 henkilöllä eli 3 %. Kokonaishenkilöstömäärässä ovat mukana myös raportointipäivänä Resinan henkilöstö, Järvenpään Vesi, Järvenpään, Keravan ja Tuusulan yhteinen perheoikeudellinen yksikkö sekä Keski- Uudenmaan sosiaalipäivystys. Määräaikaista henkilöstöä vuoden lopussa oli 526 henkilöä. Määräaikaisen henkilöstön määrä väheni 14 henkilöllä eli 2,6 %. Koko henkilöstöstä määräaikaisia oli 22,7 %. Vuonna 2014 määräaikaisten osuus oli 22,6 % ja vuonna 2013 vastaava luku oli 23,6 %. 6
Henkilöstön määrä palvelualueittain 31.12.2015 Vakinaiset Määräaikaiset Työllistetyt Yhteensä Muutos% koko henkilöstö Konsernipalvelut 70 14-84 -9,7 % Sosiaali- ja terveyspalvelut 446 138 6 590 2,1 % Lapset ja nuoret 902 225 1 1128 2,0 % Sivistys- ja vapaa-aika 174 119 293-1,3 % Tekninen palvelukeskus 120 9 1 130-41,2 % Kaupunkikehitys 61 8 5 74-1,3 % Järvenpään Vesi 16-16 0,0 % edellä oleviin sisältyen: Kuuma 1 2-3 Resina 12 12-24 Perheoikeudellinen yksikkö 8 3-11 Sosiaalipäivystys 6 3-9 Järvenpään Opiston tuntiopettajat 92-92 Yhteensä 1789 513 13 2315-3,0 % Taulukko kuvaa henkilöstön määrää vuoden viimeisenä päivänä palvelualueittain /toimintakokonaisuuksittain sekä prosentuaalista muutosta 31.12.2014 tilanteeseen. Henkilöstön määrän muutos Henkilöstön määrää ohjattiin rekrytointilupamenettelyn avulla. Rekrytointilupien myöntäminen perustuu kaupunginhallituksen vuoden 2015 henkilöstö- ja koulutussuunnitelmien hyväksynnän yhteydessä päättämiin henkilötyövuosien määrään. 7
Henkilöstömäärän kehitys suhteessa asukaslukuun (henkilöstöä/1000 asukasta) Vuoden 2015 lopussa henkilöstöä oli tuhatta asukasta kohden 56,6 henkilöä. Vuonna 2014 vastaava luku oli 59,1 henkilöä. Henkilöstömäärän kehityksessä merkittäviä poikkeamia ovat olleet vuodet 2004 ja 2009, jolloin on toteutettu toimintojen ulkoistamisia ja toiminnan tehostamista ja sitä kautta saavutettu merkittäviä henkilöstöresurssin säästöjä. Henkilöstön työpanos henkilötyövuosina Vuoden 2015 henkilötyövuosien määrä hyväksyttiin kaupunginhallituksessa henkilöstö- ja koulutussuunnitelmien hyväksynnän yhteydessä 8.12.2014 88. Henkilötyövuosien toteumaa (työpanosta) seurataan ja sen toteumaa raportoidaan kuukausittain. Mikäli kuukausiseuranta osoittaa htv-toteutuman ylittävän tavoitetason, on palvelualueilla ryhdyttävä sopeuttamistoimenpiteisiin. Vuoden 2015 henkilötyövuosien tavoitteeksi asetettiin 1928,5 henkilötyövuotta. Palvelualue toteuma Konsernipalvelut 86,2 Sosiaali- ja terveyspalvelut 406,2 Lapset ja nuoret 841,7 Sivistys- ja vapaa-aika 195,8 Tekninen palvelukeskus 101,1 Kaupunkikehitys 53,6 Järvenpään Vesi 12,5 Yhteensä 1697,1 8
Työpanos henkilötyövuosina sisältää kaikkien työntekijöiden tehollisen eli todellisten tehtyjen työpäivien työajan kalenterivuoden ajalta. Työpanokseen ei lasketa mukaan yli-/lisätöitä. Työpanoksen laskenta muuttui vuoden 2015 alusta johtuen raportointijärjestelmän vaihtumisesta Pegasoksesta Populukseen. Työpanoksesta on vähennetty kaikki poissaolot mukaan lukien vuosilomat ja koulutus, millä on ollut oma vaikutuksensa työpanoksen vähenemiseen (vuonna 2015 työpanos oli 1931,4). Aiemmin vuonna 2014 vuosiloma ja koulutus olivat mukana työpanoksessa. 2.2 Henkilöstörakenne Sukupuolijakauma Kaupungin henkilöstöstä naisia oli 1964 eli 84,8 % ja miehiä 351 eli 15,2 % ollen lähes sama kuin vuonna 2014. Vuonna 2013 naisia oli 83,0 % ja miehiä 17,0 %. Vakinaisesta henkilöstöstä naisten osuus oli 85,7 % ja miesten 14,3 % (vuonna 2014: 85,4 % ja 14,6 %). Määräaikaisesta henkilöstöstä naisia oli 81,3 % ja miehiä 18,7 % (vuonna 2014: 82,2 % ja 17,8 %). Keski-ikä Vakinaisen henkilöstön keski-ikä vuoden 2015 lopussa oli 45,4 vuotta. Vakinaisen henkilöstön keski-ikä laski hieman edelliseen vuoteen verrattuna. Määräaikaisen henkilöstön keski-ikä vuoden 2015 lopussa oli 38,0 vuotta. Koko henkilöstön keski-ikä vuoden lopussa oli 43,7 vuotta. Vakinaisen henkilöstön iän kehitystä kuvaa seuraava taulukko: Vuosi miehet naiset yhteensä 2010 46,4 46,7 46,6 2011 46,2 46,5 46,4 2012 46,5 46,3 46,3 2013 46,3 46,0 46,0 2014 46,1 45,8 45,9 2015 45,7 45,3 45,4 Palvelualueittain/toimintakokonaisuuksittain vakinaisen henkilöstön keski-ikä 31.12.2014 31.12.2015 Konsernipalvelut 50,4 vuotta 49,2 vuotta Sosiaali- ja terveyspalvelut 44,9 44,7 Lapset ja nuoret 45,2 44,7 Sivistys- ja vapaa-aika 45,9 46,1 Tekninen palvelukeskus 47,9 48,1 Kaupunkikehitys 49,2 49,1 Järvenpään Vesi 45,1 46,7 9
Vakinaisen henkilöstön ikäjakauma 31.12.2015 Ikä vuosina lukumäärä %-osuus alle 30 v. 174 9,7 % 30-39 v. 402 22,5 % 40-49 v. 506 28,3 % 50-59 v. 536 30,0 % 60-64 v. 169 9,4 % yli 65 v. 2 0,1 % 1789 100,0 % Kaupungin vakinaisesta henkilöstöstä alle 40-vuotiaita oli 576 henkilöä eli 32,2 %, kun se edellisvuonna oli 29,9 %. Yli 50-vuotiaita vakinaisesta henkilöstöstä oli 707 eli 39,5 %. Yli 60- vuotiaita oli 171, määrä väheni 12 henkilöllä edelliseen vuoteen verrattuna. Vakinaisen henkilöstön ikäjakauman kehitys vuosina 2011 2015 10
2.3 Vaihtuvuus Palvelualue Alkaneet palvelujaksot Vaihtuvuus % Päättyneet palvelujaksot Vaihtuvuus % Konsernipalvelut Sosiaali- ja terveyspalvelut Lapset ja nuoret Sivistys ja vapaa-aika Tekninen palvelukeskus Kaupunkikehitys Järvenpään Vesi 2 33 55 3 7 3 1 2,9 % 7,4 % 6,1 % 1,7 % 5,8 % 4,9 % 6,3 % 9 34 62 11 8 2 0 12,9 % 7,6 % 6,9 % 6,3 % 6,7 % 3,3 % 0,0 % Yhteensä 104 5,8 % 126 7,0 % Yllä olevassa taulukossa on kuvattu vakinaisen henkilöstön tulo- ja lähtövaihtuvuusprosentteja palvelualueittain/toimintakokonaisuuksittain. Vuonna 2015 vakinaisia palvelussuhteita solmittiin 104 vaihtuvuusprosentin ollessa 5,8 ja palvelussuhteita päättyi 126 (vaihtuvuusprosentti 7,0). Vuonna 2014 tulovaihtuvuusprosentti oli 5,4 ja lähtövaihtuvuusprosentti 13,2. Päättyneisiin palvelussuhteisiin sisältyy myös eläkkeelle jääneet ja kuolleet henkilöt. Vaihtuvuusprosentti on laskettu KT Kuntatyönantajan Henkilöstövoimavarojen arviointi -raportin suosituksen mukaisesti. Suosituksen mukaisesti vaihtuvuus lasketaan alkaneiden ja päättyneiden palvelujaksojen vaihtuvuusprosentteina. Lähtökyselyt Kaupungin palveluksesta poislähtevien henkilöiden mielipiteitä Järvenpään kaupungista työnantajana kartoitetaan jatkuvasti lähtökyselyjen avulla. Työntekijöiltä tiedustellaan lähtökyselylomakkeessa, miten tyytyväisiä he ovat olleet työtehtäviin, työyhteisöön, kehittymismahdollisuuksiin sekä palkkaukseen. Lähtökyselyn täytti 52 henkilöä. Edellisvuonna kyselyyn vastasi 68 henkilöä. 11
Poislähteneistä työntekijöistä suurin osa oli työskennellyt kaupungilla 1 5 vuotta. vaihtoivat eniten 25 44 -vuotiaat. Työpaikkaa Yllä olevassa kuvassa on kuvattu palvelussuhteen päättymisen syitä. Yleisimpiä lähtöön vaikuttavia neutraaleja syitä olivat työn määräaikaisuus, henkilökohtaiset syyt, uudet haasteet tai työuralla kehittyminen. Negatiivisia tekijöitä, jotka vaikuttivat kaupungilta poislähtemiseen, olivat muun muassa huonontunut työilmapiiri ja joissakin tapauksissa epäselvät tehtäväkuvat. Myös lisääntynyt työmäärä ja kuormittuminen vaikuttivat työssä jaksamiseen. Työntekijät toivoivat, että työyhteisöä koskevista muutoksista tulisi tuli tiedottaa ajantasaisesti ja avoimesti sekä työntekijöitä tulisi kohdella tasa-arvoisesti. Työntekijän ja esimiehen väliseen yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen tulisi panostaa ja lisäksi toivottiin keskustelevampaa ilmapiiriä ja vaikuttamisen mahdollisuutta. Useat vastaajista antoivat kuitenkin positiivista palautetta onnistuneesta esimiestyöstä ja hyvästä työyhteisöilmapiiristä. 12
Yllä olevassa kuvassa on kaupungin palveluksesta poislähteneiden henkilöiden mielipiteitä työyhteisöön liittyvistä asioista. (1 = täysin eri mieltä, 5 = täysin samaa mieltä). Rekrytointi ja sijaisvälitys Vuodelle 2015 kohdistui tuotannollisia ja taloudellisia henkilöstön asemaan vaikuttavia toimenpiteitä kuten lomautuksia. Tämän vuoksi rekrytointilupakäytäntöä tiukennettiin edelleen koko vuoden ajan siten, että lupaa tuli hakea kaikkiin yli 2 kuukauden mittaisiin palvelussuhteisiin. Tämän tiukennuksen perusteena oli työnantajan työntarjoamisvelvollisuus irtisanomisuhan alla olleille henkilöille ja niille lomautetuille henkilöille, jotka ilmoittivat olevansa kiinnostuneita tekemään sijaisuuksia muualla organisaatiossa oman lomautuksensa aikana. Rekrytointilupia ovat myöntäneet palvelualuejohtajat, yrityspalvelujohtaja ja talous- ja hallintojohtaja. Rekrytointilupia myönnettiin vuoden aikana yhteensä 526 kpl (v. 2014 614 kpl, v. 2013 553 kpl), joista 257 johti ulkoiseen rekrytointiin (v. 2014 283, v. 2013 297). Rekrytointiluvista 54 % myönnettiin Lasten ja nuorten palvelualueelle, Sosiaali- ja terveyspalveluiden palvelualueelle 29 % sekä loput 17 % Sivistys- ja vapaa-ajan palvelualueelle, Tekniseen palvelukeskukseen, Konsernipalveluihin ja Kaupunkikehitykseen. Vuoden aikana haetuimmat tehtävät olivat tietojärjestelmäasiantuntija (93 hakijaa), toimistosihteeri (86), koulusihteeri (80), opasvalvoja (73), koulukuraattori (71), ja erityissosiaaliohjaaja (66). Hakijoita rekrytointia kohden oli keskimäärin 16,5 henkilöä (v. 2014 15,6). Vuoden aikana eniten hakijoita oli lastenhoitajan ja koulusihteerin tehtäviin. Vähiten hakijoita oli muun muassa hammaslääkärin, terveyskeskuslääkärin, erityislastentarhanopettajan ja sosiaalityöntekijän tehtäviin. Kaikkiin avoimiin työpaikkoihin haetaan sähköisen rekrytointijärjestelmän Lauran kautta. Avoimet tehtävät ilmoitetaan haettavaksi kaupungin ilmoitustaululla, Järvenpään kaupungin ja työvoimahallinnon internetsivuilla, Nuotit-henkilöstötiedotteessa sekä kaupungin intranetissä Janetissa. Lisäksi kaupungin avoimien työpaikkojen näkyvyyden lisäämiseksi käytetään tapauskohtaisesti muita ilmoittelukeinoja, kuten maksullisia lehti-ilmoituksia, Facebook-ilmoittelua liitettynä maksulliseen näkyvyyteen, LinkedIn-kontaktointia, yliopistojen urasivuja ja maksullisia ilmoittelukanavia kuten www.monster.fi. 13
Rekrytointi-ilmoittelua on siirretty vuoden 2015 aikana voimakkaammin printtimediasta sosiaaliseen mediaan. Facebook- tai Twitter-mainoskulut ovat huomattavasti perinteisiä lehtiilmoituksia edullisempia ja saavuttavat 5 000 20 000 potentiaalista työnhakijaa. Työpaikkailmoittelua tukemaan aloitettiin loppuvuodesta rekrytointivideoiden laadinta, jotka valmistuvat maaliskuun 2016 aikana. Rekrytointivideoita hyödynnetään jatkossa työpaikkailmoitusten ja sosiaalisen median rekrytointi-ilmoittelussa. Kaupungin työnantajakuvaa saadaan kehitettyä nuorekkaammaksi, samalla kun kustannuksia saadaan laskettua. Sähköisessä työnhakulomakkeessa hakijalta kysytään, mistä hän on kuullut haettavasta työpaikasta ensimmäisen kerran. Lähes kaikki hakijat vastasivat kysymykseen. Järvenpään työpaikoista hakijat saivat tietää seuraavista ilmoittelukanavista: työvoimahallinnon internetsivuilta (www.te-palvelut.fi) 55 % Järvenpään nettisivuilta 22 % ystävältä/kollegalta 11 % muuta kautta 8 % lehti-ilmoituksesta 1 % Kuntarekry.fi:stä 2 % Facebookista 1 % Muuta kautta -kirjauksissa oli mainittu, että hakija oli saanut tietää työpaikasta muun muassa esimieheltä, vinkkauksen kautta tai TE-toimiston työntekijältä. Järvenpään kaupungille haki kesätöihin kaikkiaan 866 nuorta, joista eri työyhteisöihin palkattiin 117 nuorta. Nuoria työllistettiin kuukauden työsuhteeseen mm. päiväkoteihin, koti- ja laitoshoitoon, nuoriso- ja liikuntapalveluihin, kirjastoon ja viherpalveluihin. Lisäksi kaupunki maksoi yrityksille kesätyöllistämistukea 35 nuoren työllistämiseksi. Kaupungin kesätyöllistämistuella 15 yritystä palkkasi nuoria kesätöihin. Vuonna 2015 oppisopimussuhteessa kaupungilla työskenteli kaiken kaikkiaan 39 työntekijää, uusia oppisopimuksia solmittiin 21. Rekrytointikysely uusille työntekijöille Kaupunki on aloittanut systemaattiset kyselyt uusille työntekijöille rekrytointia ja perehdytystä koskien. Kysely toteutetaan, kun työntekijä on ollut töissä noin 3 4 kuukautta. Vuonna 2015 kysely lähetettiin noin sadalle henkilölle ja vastaukset saatiin 23 henkilöltä. Vastaajia oli kaikilta palvelualueilta ja toimintayksiköistä. Uusien työntekijöiden mielestä rekrytointiprosessi työpaikkailmoituksineen, haastatteluineen ja tiedoksiantoineen vahvistivat tai ainakin pitivät neutraalina työnantajakuvaa. Avoimia kommentteja varsin hyvin edustava palaute on Ainut miinus mitä mieleen tuli oli se että päätös valinnasta kesti huomattavan kauan. Vastaajat kokivat, että heidät otettiin ystävällisesti vastaan työyhteisössä, mutta perehdyttämiseen toivottiin panostamista. Vastauksista on tulkittavissa, että perehdyttämiseen ja erityisesti sen suunnitteluun on varattava lisää aikaa. Sanallista palautetta kuvastaa hyvin: Perehdyttäminen tuntui välillä sekavalta. Osaltaan muutokset aiheuttivat epävarmuutta myös perehdytyksessä. Vakihenkilöstökin oli epätietoisia asioista. Omalla kohdalla auttoi pitkä työkokemus, itsenäisesti asioiden selvittäminen eri tietolähteitä hyödyntäen sekä lähin kollega, joka oli aika hyvin perillä asioista. 14
1 2 3 3 5 Keskiarvo Minut otettiin En saanut ystävällistä vastaanottoa työyhteisössä 1 0 3 4 15 ystävällisesti vastaan työyhteisössä 4,39 Minulle jäi epäselväksi osa työyhteisön työkäytänteistä 3 8 3 3 6 Tiesin olennaiset työkäytänteet perehdytyksen jälkeen 3,04 Yhteensä 4 8 6 7 21 3,72 Taulukko: vastaajien kokemus perehdytysvaiheesta Järvenpään kaupungilla Rekrytointiyksikkö Resinan sijaisvälitysten määrä lisääntyi vuoden aikana lähes tuhannella ollen yhteensä 11 420 välitystä. Resinan täyttöaste oli 90 %. Pitkäaikaista varahenkilöstöä on kaupungissa lisätty Sosiaali- ja terveyspalveluiden puolella yhteensä yhdeksään. Varhaiskasvatuspalveluissa on yhteensä neljä pitkäaikaista sijaista. Lyhyitä sijaisuuksia hoitavia rekisterissä on noin 1 040 työntekijää. 2013 12 895 välitystä 2014 10 548 välitystä 2015 11 420 välitystä Resina hoitaa sijaisvälityksen kaupungin rekrytoinnin tukitoimet ja kehittää sähköistä rekrytointijärjestelmää ja koko rekrytointiprosessia esimiesten tukena. Resinan rooli uusien työntekijöiden aloittaessa on kehittämistyön päättyessä keväällä 2016 olla laajemmin esimiesten tukena rutiininomaisten järjestelmätunnusten hakemisessa. Resinan tehtäviin on lisäksi kuulunut henkilöstökoulutusten järjestelyistä huolehtiminen ja henkilökohtaisten sijaisavustajien välittäminen. 2.4 Eläkkeelle siirtyminen Vuonna 2015 eläkkeelle (kaikki eläkelajit, KuEL ja VaEL) siirtyi 75 henkilöä (keski-ikä 61,6 vuotta), vanhuuseläkkeelle siirtyneiden keski-ikä oli 63,8 vuotta. Raportilla esitetään eläkkeelle siirtyneiden ja uuden osa-aikaeläkkeen aloittaneiden määrä ja keskiikä eläkelajeittain aikasarjana. Eläkkeelle siirtyneeksi katsotaan henkilö, jonka omaan työuraan 15
perustuva eläke (muu kuin osa-aikaeläke tai perhe-eläke) alkoi tilastovuonna. Lisäksi edellytetään, että henkilö ei ole saanut omaan työuraan perustuvaa eläkettä ainakaan kahteen vuoteen. Vanhuuseläkkeet sisältävät varhennetut vanhuuseläkkeet, täydet työkyvyttömyyseläkkeet sisältävät kuntoutustuet ja osatyökyvyttömyyseläkkeet sisältävät osakuntoutustuet. lähde: Keva lähde: Keva 2.5 Eläkemaksut Maksut euroa %-osuus palkkakustannuksista Varhe-maksu 390 581 0,5 Eläkemenoperusteinen maksu 4 446 405 - (ei lasketa) Keskimäärin kunnissa varhaiseläkemenoperusteinen maksu on noin 1 %. Järvenpäässä varhemaksun osuus palkkakustannuksista oli 0,5 %. Varhemaksun lasku on merkittävä edellisiin vuosiin nähden, tulos on saatu aikaiseksi määrätietoisella ja tavoitteellisella työhyvinvoinnin johtamiseen keskittyvällä työllä ja menetelmillä. Työkykyrahaston kautta on voitu sijoittaa ennenaikaisen eläköitymisuhan alla olevia henkilöitä uuteen kunkin henkilön työkykyä paremmin tukevaan työtehtävään. Vuoden 2015 varhe-maksut Kevan ilmoituksen mukaan tulevat olemaan 390 581 euroa. Laskua vertailulukuun vuodelta 2013 (956 000 e) on 565 419 euroa, 59 %. Nettosäästö vuonna 2015 verrattuna vuoteen 2014 on kasvanut 8,2 %, kun summasta on vähennetty työkykyrahastosta maksetut palkat 38 000 euroa vuonna 2015. 16
2.6 Henkilöstömenot palvelualueittain 2012 2013 2014 2015 Konsernipalvelut 7 149 993 7 135 395 6 737 212 6 161 681 Sosiaali- ja terveyspalvelut 24 336 338 26 750 135 27 031 571 27 806 202 Lapset ja nuoret 41 770 365 43 550 848 44 053 258 44 502 503 Sivistys- ja vapaa-aika 9 650 140 9 979 741 9 720 845 9 814 101 Tekninen palvelukeskus 10 841 221 9 832 192 8 676 780 4 888 374 Kaupunkikehitys 3 833 021 4 608 095 4 077 743 4 096 822 Järvenpään Vesi 861 038 905 940 947 748 973 459 Lomapalkkavelan oikaisu -550 700 550 699 Yhteensä 97 891 416 103 313 045 101 245 157 98 243 142 Työllistämistuki -325 648-360 484-193 902-179 403 Yhteensä 97 565 768 102 952 561 101 051 255 98 063 739 Henkilöstömenot vuonna 2015 olivat noin 98,2 milj. euroa ja palkkakustannukset olivat 75,5 milj. euroa. Henkilöstömenot vähenivät edellisvuodesta 3 %. Henkilöstömenojen osuus ulkoisista toimintamenoista oli 40,5 %. Kunta-alan palkkoja korotettiin vuoden 2015 aikana sopimuskohtaisilla korotuksilla, joiden kustannusvaikutus koko kunta-alalla oli keskimäärin 0,4 %. Vuosiloma-ajan palkkoja maksettiin yhteensä 5,9 milj. euroa eli 2610 euroa/työntekijä. 2.7 Määräaikaisen henkilöstön palkkakustannukset 2012 2013 2014 2015 Tilapäinen henkilöstö, kuukausipalkkaiset 3 598 682 4 297 356 3 441 636 4 451 648 Tilapäinen henkilöstö, tuntipalkkaiset 2 070 483 1 921 976 1 741 175 1 903 002 Sijaishenkilöstö 848 496 631 801 1 024 819 1 131 523 Työllistämispalkat 745 181 849 161 480 623 385 094 Muu työvoima 129 204 120 091 106 078 84 546 Yhteensä 7 392 046 7 820 385 6 794 331 7 955 813 Määräaikaisen henkilöstön palkkakustannukset ilman sivukuluja olivat 7,9 milj. euroa. Määräaikaisen henkilöstön kustannukset eivät ole suoraan verrannollisia vuoden 2014 tilanteeseen, sillä määräaikaisen henkilöstön kirjauskäytäntöä on tarkennettu palkanlaskentajärjestelmän muuttuessa vuonna 2015 Pegasoksesta Populukseen. Aiemmin vakinaisen kuukausipalkkaisen henkilöstön tilikohdalle kirjattiin myös vakinaisen henkilöstön sijaisten palkkakustannukset, kun vuoden 2015 alusta kustannukset on kohdennettu tilapäis- ja sijaishenkilöstöön. 17
3 TYÖHYVINVOINTI 3.1 Työhyvinvointia tukevat toimenpiteet Vuonna 2014 esimiehistä kootun pilottiryhmän "Voimaantuminen esimiehenä ja voimaannuttava esimiestyö" kokoontumiset jatkuivat vuonna 2015 puolella. Pilottiryhmään osallistui 10 esimiestä ja jatkotapaamisiin 8 esimiestä. Pilottiryhmään osallistujilta saadun palautteen mukaan ryhmä oli kokonaisuudessaan onnistunut ja vastasi hyvin osallistujien tarpeeseen. Palautekyselyssä ryhmälle annettu kokonaisarvosana oli 9-. Palautteen perusteella syksyllä 2015 käynnistettiin toinen vastaavanlainen ryhmä. Tapaamiset jatkuvat kevään 2016 aikana. Ryhmiin kutsuttiin työterveyshuollon toimesta ns. työhyvinvointitapaamiseen työpaikkaselvitykseen osallistuneita tai muuten työyhteisön asioissa työterveyshuoltoon yhteyksissä olleita esimiehiä. Ryhmän tarkoituksena oli tarjota esimiehille foorumi vertaistuelliseen kokemusten jakamiseen sekä esimiestyön ja esimiehen hyvinvointiin liittyvien teemojen tarkasteluun. Toiminta perustui yhteistoiminnalliseen osallistujien voimavarojen ja asiantuntemuksen näkyväksi tuomiseen. Järvenpään kaupungin henkilöstösopimus tuloksellisuudesta ja hyvinvoinnista vuosille 2015 2018 painottaa ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä erityisesti niissä ammattiryhmissä, joissa sairauspoissaolopäivien määrä on suuri. Pilottiryhmästä saatujen hyvien kokemusten perusteella vuonna 2015 perustettiin toinen ryhmä Ariel, joka aloitti helmikuussa. Tämänkin ryhmän tavoitteeksi asetettiin sairauspoissaolojen vähentäminen, ennenaikaisen eläköitymisen estäminen ja yksilötasolla koetun hyvinvoinnin lisääntyminen. Ryhmä (13 henkilöä) valittiin yhteistyössä työterveyshuollon asiantuntijoiden ja ko. työyksikön palvelupäällikön kanssa. Valintakriteerinä oli runsaat sairauspoissaolot ja / tai muu uhka työkyvyn menettämiselle. Työskentely käynnistyi valittujen henkilöiden motivoivalla alkuhaastattelulla ja terveystarkastuksella, jonka toteuttivat työterveyshoitaja ja työfysioterapeutti. Ohjaustunnit koostuivat liikuntalajikokeiluista, luennoista (aiheina mm. ravinto ja liikunta) sekä mielen hyvinvointia tukevista harjoitteista. Ryhmä on ollut myös osa laajempaa Aikaa sinulle -hanketta. Ohjaustunnit toteutettiin työfysioterapeutin, työterveyspsykologin ja liikunnanohjaajan vetäminä. Tapaamiset jatkuvat vielä keväällä 2016. Alustavien tulosten mukaan osallistujat ovat olleet erittäin sitoutuneita ryhmän toimintaan ja liikuntaan. Vuonna 2015 työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutettu pitivät kolme työhyvinvointikorttikoulutusta työsuojelupareille, joihin osallistui yhteensä 45 henkilöä. Koko päivän kestävässä työhyvinvointikorttikoulutuksessa tarkastellaan työhyvinvoinnin näkökulmia, työhyvinvointia johtamisessa, työyhteisön toimintaa sekä terveyttä ja työkykyä. Jokaisella vähintään 6 kk kaupungin palvelussuhteessa olevalla työntekijällä oli mahdollisuus lunastaa Järvenpään uimahallilta alennettu kertalippu. Kuntosalilippuja lunastettiin 1295 kpl, uintilippuja 4280 ja uinti + kuntosalilippuja 180 eli yhteensä 5755 lippua. Kaiken kaikkiaan lippuja lunastettiin 1414 kpl enemmän kuin edellisvuonna. Syksyn 2015 työhyvinvointiviikko toteutettiin perinteiseen tapaan viikolla 36. Työhyvinvointiviikon ohjelma oli edellisvuosien tapaan liikuntapainotteinen, mutta henkilöstölle tarjottiin viikon aikana myös mahdollisuus osallistua erilaisiin Taidemuseon tapahtumiin. Viikko alkoi terveysluennolla ja Askel-kisan käynnistyksellä. Valtakunnalliseen Askel-kisaan osallistui Järvenpäästä useita joukkueita. Työsuojeluvaltuutetut järjestivät toimistollaan avoimet ovet jo toista kertaa. Yhteisiin viikon tapahtumiin osallistui tapahtumasta riippuen 3 50 henkilöä. Perinteiseen sählyturnaukseen osallistui viisi joukkuetta. Viikon päätteeksi henkilöstöllä oli mahdollisuus uimahallilla 18
maksuttomaan uintiin ja kuntosalin käyttöön. Tätä mahdollisuutta hyödynsi kolmisen kymmentä kaupungin työntekijää. Vuonna 2015 liikuntapalvelut järjesti kohdennettuina ryhminä Kohennusta keuhkoille ja kunnolle sekä Diabetes-kuntosaliryhmät. Ne järjestettiin sekä kevät- että syyslukukaudella. Henkilöstön virkistystoimintaa tuettiin tarjoamalla mahdollisuutta osallistua alennettuun hintaan kaupungin järjestämiin kulttuuritilaisuuksiin ja Kunnan Kinon esityksiin. Talouden tasapainottamisohjelman säästötoimenpiteiden takia henkilöstöjuhlaa eikä työhyvinvointikursseja järjestetty vuonna 2015. Myöskään edellisvuosina tarjottuun henkilöstöetuuteen (älyseteli) ei ollut mahdollisuutta. 3.2 Työterveyshuolto Vuoden 2015 aikana työterveyshuollon toimintasuunnitelman mukaiset tavoitteet ovat pääsääntöisesti saavutettu. Ikäryhmätarkastuksiin kutsuttiin 42- ja 52-vuotiaat kaupungin työntekijät. Lähes kaikki kutsutut osallistuivat näihin tarkastuksiin. Työkykyä ylläpitävä toiminta on pysynyt edellisvuoden tasolla, tosin työterveyslääkärillä käynnit ovat jonkin verran lisääntyneet. Sairaanhoitokäyntien määrä on edelleen laskenut edellisiin vuosiin verrattuna kaikkien työterveyshuollon työntekijöiden osalta. Vuonna 2014 aloitettu pilottihanke työntekijöiden työkyvyn parantamiseksi sekä sairauspoissaolojen vähentämiseksi jatkui myös vuonna 2015, jolloin aloitti uusi ryhmä. Työterveyshuollosta ryhmää on ollut vetämässä työfysioterapeutti. Työterveyshoitaja ja työterveyspsykologi ovat myös osallistuneet ryhmän toimintaan. Tätä toimintaa seuraa ja arvio ohjausryhmä, johon kuuluvat ryhmän vetäjien lisäksi työhyvinvointipäällikkö, työsuojeluvaltuutettu ja esimies. Yksi työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan 2014 2015 sovituista työterveyshuoltotoiminnan painopisteistä oli esimiestyön tukeminen. Voimaantuminen esimiehenä ja voimaannuttava esimiestyö -pilottiryhmästä saatiin osallistujilta hyvää palautetta ja toinen vastaava ryhmä perustettiin syksyllä 2015. Ryhmää vetää työterveyshuollosta työterveyspsykologi. Työterveyshuollon edustaja on osallistunut muun muassa yhteistyötoimikunnan ja työhyvinvointityöryhmän kokouksiin. Työterveyshuollon edustaja on ollut mukana kehittämässä toimintamallia sisäilmasto- ja työympäristöongelmien ratkaisemiseksi. Erikoislääkärikonsultaatiot (ortopedi ja ihotautilääkäri) on ostettu Lääkärikeskus Aavasta, korvalääkäri konsultaatiot Lääkärikeskus Ainosta ja psykiatrikonsultaatiot Beneprax Oy:ltä. Työterveyspsykologin palvelut on hankittu ostopalveluna, palveluntuottajana jatkaa Psykologipalvelut JS (Jari Suviola). Työterveyshuollosta puuttuu edelleen työterveyshuollon erikoislääkäri. Kyseinen virka on hoidettu sijaisjärjestelyin. 19
Alla olevassa taulukossa on kuvattu työterveyshuollon toimintaa numeroina. Terveystarkastukset ja työkykyä ylläpit. toiminta työterveyslääkäri työterveyshoitaja työfysioterapeutti psykologi erikoislääkäri Työpaikkaselvitykset Asiakaskäynnit ja ohjaukset tunteina 2011 2012 2013 2014 2015 2011 2012 2013 2014 2015 760 870 132 137 23 899 794 197 173 18 1026 536 353 216 28 934 840 260 262 38 1317 791 257 185 30 46,5 344,5 202,5 40,0 87,0 335,5 231,0 45,5 106,0 344,0 211,0 42,0 125,0 599,0 224,0 48,0 127,0 454,0 235,0 56,0 Sairaanhoito työterveyslääkäri työterveyshoitaja työfysioterapeutti psykologi erikoislääkäri 1979 385 - - 63 3058 660 13-57 1874 470 16-54 1540 278 20-39 1336 214 13-34 Yhteensä 4349 6949 4573 4211 4177 633,5 699,0 703,0 996,0 872,0 Lähde: Kelan korvaushakemus ja Pegasos, käyntien selaus Erikoislääkärikäynnit ovat Järvenpään Lääkärikeskukseen lähetettyjä ortopedi-, psykiatri- ihotautija korvalääkärikäyntejä. 20
3.3 Poissaolot Henkilöstön poissaolot, vrk Sairaus- Poissaolon syy 2013 2014 2015 poissaolo% Sairausloma 34 575 30796 28338 3,9 - Konsernipalvelut 1 506 1747 1041 2,7 - Sosiaali- ja terveyspalvelut 10 435 8305 8263 4,2 - Lapset ja nuoret 13 860 13645 13563 4,1 - Sivistys- ja vapaa-aika 1 976 1763 1674 2,1 - Tekninen palvelukeskus 5 559 4378 2990 6,2 - Kaupunkikehitys 1 033 808 653 2,7 - Järvenpään Vesi 206 150 154 2,9 Tapaturma 1 939 846 1353 Perhevapaat 30 075 32525 33363 Vuosiloma 67 446 67959 68230 Lomautus - 12684 8689 Lakko - - - Muut kirjatut poissaolot 38 431 36423 36940 Poissaolot yhteensä 172 466 181 233 176 913 Poissaolot vrk/hlö sekä poissaolo% - Konsernipalvelut 82,6 104,5 100,0 2,1 - Sosiaali- ja terveyspalvelut 82,5 85,0 86,3 3,5 - Lapset ja nuoret 71,3 74,6 78,0 2,3 - Sivistys- ja vapaa-aika 37,4 41,7 44,8 1,7 - Tekninen palvelukeskus 80,1 94,5 98,0 3,3 - Kaupunkikehitys 78,8 75,6 69,3 3,0 - Järvenpään Vesi 63,5 57,8 65,4 3,1 Poissaolot vrk/hlö, koko henkilöstö 71,4 76,0 77,4 2,4 Sairauspoissaolopäiviä kertyi vuonna 2015 yhteensä 28338 kalenteripäivää. Sairauspoissaolot vähenivät edellisvuoteen verrattuna 2458 päivää eli 8 %. Vuonna 2015 sairauspoissaoloprosentti oli 3,9. Sairauspoissaolojen määrä oli työntekijää kohden 12,4 kun se edellisvuonna oli 12,9. Samoin on laskenut sairauspoissaolojen prosenttiosuus kaikista poissaoloista 16 prosenttiin (vuonna 2013 prosenttiosuus oli 17 %). Yleisimmät sairauspoissaolojen syyt olivat tuki- ja liikuntaelinsairaudet, mielenterveysongelmat ja hengitystieinfektiot. Kaikkien poissaolojen palkkakustannukset sivukuluineen olivat 11,7 milj. euroa, joista sairauslomien palkkakustannusten osuus oli 1,9 milj. euroa. Summasta on vähennetty jo sairausvakuutuskorvaukset (524 134 euroa). 21
Henkilöstöä on kannustettu pitämään palkattomia harkinnanvaraisia työlomia tai virkavapaita aina, kun se työjärjestelyjen perusteella on mahdollista. Kannustevapaan pitämiseksi työntekijä voi hakea harkinnanvaraista palkatonta työlomaa ja virkavapaata enintään kolme viikkoa siten, että arkipyhät ja viikonloput eivät kuulu työlomaan tai virkavapaaseen. Palkattomia virka- ja työlomia pidettiin yhteensä 233 676 euron edestä. Sairauspoissaolojen kehitys kalenteripäiviä / työntekijä (jakajana käytetty vuoden viimeisen päivän henkilöstömäärää) vuosi 2010 2011 2012 2013 2014 2015 pv / työntekijä 15,0 15,0 14,5 14,3 12,9 12,4 Sairauspoissaolot palvelualueittain/toimintakokonaisuuksittain (pv/työntekijä) 31.12.2013 31.12.2014 31.12.2015 Konsernipalvelut 14,6 18,8 12,7 Sosiaali- ja terveyspalvelut 16,5 14,2 14,2 Lapset ja nuoret 12,6 12,3 12,2 Sivistys- ja vapaa-aika 6,7 5,9 5,7 Tekninen palvelukeskus 22,1 19,8 23,7 Kaupunkikehitys 12,8 10,8 8,9 Järvenpään Vesi 12,9 9,4 8,6 Sairauspoissaolot ovat vähentyneet lähes kaikilla palvelualueilla ja myös palvelualueiden väliset erot ovat pienentyneet edellisvuoteen verrattuna. Omalta osaltaan tähän on vaikuttanut käytäntö, jossa esimies voi myöntää 5 vrk sairauslomaa. Sairauspoissaolot pituuden mukaan 22
Vuorotteluvapaa Vuorotteluvapaan on aloittanut: vuosi 2012 2013 2014 2015 määrä 28 36 27 26 Vuorotteluvapaan pituus vaihteli 90 päivästä 359 päivään. Vuorotteluvapaan sijaisiksi palkattiin työttömänä olleita henkilöitä. 3.4 Työtapaturmat Työtapaturmat Työmatkatapaturmat 2013 2014 2015 2013 2014 2015 Vahinkoja 197 152 158 42 40 42 Sairauspäiviä 1024 613 454 447 190 488 Sairauspäivät/vahinko 5 4 2 10 4 11 Maksetut korvaukset 130 460 e 99 707 e 76 207 e 62 744 e 23 149 e 56 480 e Vuonna 2015 vakuutusosakeyhtiö Pohjola korvasi työtapaturmia yhteensä 158 kpl, joista sairauspäiviä kertyi 454 vrk. Työmatkatapaturmia sattui 42, joista kertyi sairauspäiviä 488 vrk. lähde: Pohjolan tapaturmatilastot Työtapaturmat luokitellaan (ESAW-menetelmä) kahdeksan eri muuttujan avulla (työtehtävä, työsuoritus, poikkeama, vahingoittumistapa, vahingoittumistapaan liittyvä välitön aiheuttaja, työpiste, vamman laatu ja vahingoittunut ruumiin osa). Työtapaturmien muuttujien tarkastelua käytetään hyväksi, kun tapaturmia tutkitaan. Luokittelun tavoitteena on tapaturmien torjuntatyön tehostaminen ja kohdistaminen ongelma-alueille. Yleisin 2013 2015 tapaturmaan johtanut poikkeama oli henkilön putoaminen, hyppääminen, kaatuminen tai liukastuminen. Toiseksi yleisin oli henkilön äkillinen fyysinen kuormittuminen (nostaessa, työntäessä, vääntäessä, horjahtaessa). Tosin näiden määrä on laskenut vuodesta 2013. Selvästi yleisin vahingoittumistapa samana ajanjaksona oli iskeytyminen kiinteää pintaa tai liikkumatonta aiheuttajaa vasten eli käytännössä yleensä putoaminen tai kaatuminen. Eniten sattui sijoiltaan menoja, nyrjähdyksiä ja venähdyksiä. Vahingot kohdistuivat eniten jalkoihin, sormiin sekä selkään. 3.5 Työsuojelutoiminta Järvenpään kaupungissa yhteistyötoimikunta toimii myös koko kaupungin työsuojelutoimikuntana. Työsuojelutoimikunta käsittelee työsuojeluun liittyviä asioita koko kaupungin tasolla. Toimikunta antaa tarvittaessa työsuojelulain mukaisia suosituksia ja kehotuksia sekä toimii virallisena työsuojeluelimenä kaupungissa. 23
Työsuojelutoimikunta kokoontui viisi kertaa. Toimikunnassa käsiteltiin työterveyshuollon korvaushakemus, työterveyshuollon toimintasuunnitelma 2016, sisäilmasto-ongelmien ratkaisuprosessi, vaara- ja uhkatilannetilasto sekä tapaturmatilastoa edelliseltä vuodelta. Esillä oli myös vaarojen tunnistaminen ja riskien arvioinnin toteuttaminen, työsuojeluvaltuutettujen selvitys työsuojelutehtävien kokonaisuuksista, yhteistoiminnan arviointi, kehittäminen ja tavoitteet, henkilöstösopimuksen päivittäminen, työsuojelun toimintaohjelma, yhteistoimintasopimukseen liittyvien asioiden käsittely esimieskoulutuksessa, työaikaohjeet ja talouden tasapainottamisohjelman säästötoimenpiteiden vaikutuksia henkilöstön jaksamiseen ja työhyvinvointiin. Työsuojelun yhteistoiminnan vahvistamiseksi avainalueiden ja henkilöstöjärjestöjen edustajien kesken asiakkuusjohtajat johtotiimeineen tapasivat avainalueen henkilöstöä edustavan pääluottamusmiehen ja työsuojeluvaltuutetun vähintään kaksi kertaa vuodessa yhteistoiminnan teemakokouksissa. Avainalueiden yhteistoiminnan teemakokouksia pidettiin yhteensä 22 kertaa. Kokoontumistiheys vaihteli avainalueittain 0 3 kertaa. Työyksiköihin on nimetty työsuojeluparit (esimies ja työntekijä). Työsuojelupari seuraa mm. riskien arvioinnin ja sen perusteella sovittujen toimenpiteiden toteutumista työpaikallaan. Työyhteisötasolla yhteistoimintaa tapahtuu säännöllisissä työpaikkakokouksissa ja työpaikan työsuojelupari on tässä keskeisessä roolissa. Työsuojelupareille järjestettiin työhyvinvointikorttikoulutuksia. Paikallisen sopimuksen työsuojeluvaltuutetun toimintaedellytyksistä toimikaudeksi 2014 2017 mukaan kolme työsuojeluvaltuutettua edustaa sekä työntekijöitä että toimihenkilöitä toimintakaudella 2014 2017. Sopimusta päivitettiin 1.8.2015. Työsuojeluvaltuutetun tehtävän hoitamiseen tarvittava säännöllinen kiinteä vapautusaika on yhteensä 96,89 h viikossa. Työsuojeluvaltuutetut ja työsuojelupäällikkö toimivat henkilöstösopimuksen mukaisesti kiinnittäen erityisesti huomiota talouden tasapainottamisohjelman vaikutusten arviointiin liittyen henkilöstön työhyvinvointiin ja jaksamiseen, työsuojeluparitoiminnan käynnistämiseen, ohjeiden ja lomakkeiden päivittämiseen, työturvallisuudesta tiedottamiseen, sisäympäristöongelmien ratkaisumallin kehittämiseen sekä työtapaturmien ja läheltä piti -tilanteiden tutkinnan mallin rakentamiseen ja käyttöönottoon. Toimenpiteet vaarojen tunnistamisen ja riskien arvioinnin sähköisen työkalun hankkimiseksi käynnistettiin. Kaikissa kaupungin työyksiköissä siirryttiin tekemään työturvallisuusilmoitukset sähköisessä HaiPro -järjestelmässä 1.10.2015 alkaen. Vuonna 2015 työsuojelun tietoon tuli vaara- ja uhkatilanteista ja työtapaturmista yhteensä 1037 ilmoitusta. Suurin osa (710 kpl) ilmoituksista aiheutui edelleenkin aggressiivisesti käyttäytyvistä asiakkaista. Aggressiivisesti käyttäytyvä oppilas oli osallisena 338 vaara- ja uhkatilanteessa pääosin erityisopetuksen kuntouttavissa luokissa. Työsuojelupäällikön ja työsuojeluvaltuutettujen kokemuksen mukaan kaikilla työpaikoilla ei edelleenkään tunnisteta työhön ja työympäristöön liittyviä työturvallisuuspoikkeamia, koska on työpaikkoja, joista ei tule yhtään läheltä piti-, uhka- ja vaaratilanne- eikä tapaturmailmoitusta. Vaara ja uhkatilanne -selvitysten raportoinnin tarkoituksena on kartoittaa kaikki mahdolliset organisaation vaarat, uhkat ja riskit, jotta niihin voitaisiin puuttua ja löytää ratkaisumalleja tilanteiden ennaltaehkäisyyn ja riskienhallintaan. Työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut korostavat asian tärkeyttä aina työpaikkakäyntien yhteydessä ja työhyvinvointikortti- yms. koulutuksissa. 24
Työsuojeluvaltuutetut osallistuivat Keski-Uudenmaan Ympäristökeskuksen suorittamiin terveydellisten olosuhteiden tarkastuksiin ja työterveyshuollon työpaikkaselvityksiin. Kiinteistöjen huoltopalvelut siirtyi Mestaritoiminta Oy:lle 1.1.2015, mistä lähtien sisäympäristöongelmien ratkaisuissa on noudatettu kaupungin työterveyshuollon, työsuojelupäällikön, työsuojeluvaltuutettujen ja Mestaritoiminnan kehittämää toimintamallia. Esimiehille järjestettiin kolme saman sisältöistä Maestro-koulutusta mallin käyttöön otosta. 3.6 Aktiivisen tuen toimintamalli Aktiivisen tuen toimintamalli koostuu kolmesta osiosta: varhaisesta tuesta, tehostetusta tuesta ja työhön paluun tuesta. Varhainen tuki tarkoittaa varhaista työkykyä heikentävien tekijöiden tunnistamista ja niiden puheeksi ottamista sekä ratkaisujen hakua työkyvyn heikentymisen ehkäisemiseksi. Tehostettua tukea tarvitaan silloin, kun työyksikön toimenpiteet eivät riitä työssä jatkamisen tukemisessa ja tarvitaan lisää toimijoita ja resursseja. Työhön paluun tuen avulla pyritään varmistamaan työntekijän työelämässä pysyminen ja luomaan hänelle joustava työhön paluu pitkän sairauspoissaolon jälkeen. Tarvittaessa työhön paluuta edeltää työkokeilu. Työhön paluun tuki on osa ennakoivaa henkilöstösuunnittelua. Tavoitteena on nostaa keskimääräistä eläkkeelle jäänti-ikää ja Aktiivisen tuen toimintamalli on tässä työssä yksi tekijä. Vuonna 2015 työhyvinvointipäällikön johdolla pidettiin 22 yhteispalaveria työssä jatkamiseen ja työhön paluuseen liittyen. Vuoden 2014 alusta on HR-palveluissa ollut käytössä työkykyrahasto. Työkykyrahasto on osa työhön paluun tukea ja sen tarkoituksena on mahdollistaa palvelualueita järjestämään osatyökykyisille heille sopivia työtehtäviä. Talousarviosuunnittelussa työkykyrahaston määrärahat varataan HR:n budjettiin ja määrärahojen käyttöä koordinoi työhyvinvointipäällikkö. Työkykyrahaston kautta voidaan osatyökykyisten palkka maksaa enintään kahden vuoden ajan. Tämän jälkeen palkkakustannus siirtyy palvelualueelle. Työkykyrahasto ja osatyökykyisten palkkamenot palvelualueilla rahoitetaan varhe-maksuista syntyvistä säästöistä. Työkykyrahastosta maksettiin palkkoja vuonna 2015 kuudelle henkilölle yhteensä noin 38 000 euroa. 3.8 Viestintä HR:ssä henkilöstöjohtajan alaisena toimivat viestintäpäällikkö ja viestintäassistentti tuottavat yhteistyössä eri asiantuntijoiden kanssa viestintäpalveluita kaupungin henkilöstölle ja asukkaille. Vuonna 2015 viestinnän koordinoinnissa kiinnitettiin normaalin sisäisen ja ulkoisen ajankohtaistiedottamisen lisäksi erityistä huomiota Sibelius 150 -juhlavuoden markkinointiviestinnän toteuttamiseen. Sisäinen tiedottaminen mm. lomautuksista ja muista talouden tasapainottamisohjelman vaikutuksista oli suppeampaa kuin vuonna 2014, koska asia oli jo tutumpi henkilöstölle. Asiasta kuitenkin tiedotettiin useita kertoja eri kanavissa, ml. esimiesinfot ja henkilöstötiedote Nuotit. Sisäisen viestinnän kehittämiskohteeksi nostettiin Konsernipalvelujen tukipalvelujen kehittäminen, esimiesten toteuttaman henkilöstö- ja taloussuunnittelun tukemiseksi. Työkaluiksi tähän tarpeeseen luotiin Konsernipalveluiden vuosikello 2015 sekä esimiesohjeistuksen yhteenkokoavat kuukausitiedotteet toukokuusta 2015 alkaen. Kuukausitiedotteet jaettiin esimiehille sähköpostitse ja Janetissa. Konsernipalvelujen eri asiantuntijat ovat osallistuneet tiedon tuottamiseen ja aineiston on koonnut HR-palveluiden erityisasiantuntija. Samaa toimintatapaa jatketaan hyvän käyttökokemuksen kannustamana vuonna 2016. 25
Kaupungin uudistettu Intranet Janet otettiin käyttöön tammikuussa 2015 ja sisältöjen viritystä jatkettiin edelleen alkuvuonna. Uudistus otettiin hyvin vastaan ja muun muassa pikalinkkejä on vuoden aikana hyödynnetty lukuisissa yhteyksissä aktiivisesti. Janetissa on käytössä myös uusia vuorovaikutteisia palstoja, mm. keskustelupalsta Mitä kuuluu? sekä kirpputoripalsta Kama kiertoon, joiden eri sisältöjä on luettu satoja kertoja. Sibelius 150 -juhlavuoteen satsattiin merkittävä markkinointi- ja viestintäpanostus, muun muassa printti-, digi- ja radiomainoksineen sekä erittäin laajalla mediajakelulla lähetettyine epressitiedotteineen. Vuonna 2015 tehdyissä kahdessa tiedotuslehdessä Sibelius sai myös merkittävän sijan muiden ajankohtaisaiheiden ohella. Kulttuuripalveluiden, viestintäpäällikön, matkailusihteerin ja muiden osallisten tekemä työ tuottikin hyvän tuloksen: positiivista mediahuomiota saatiin paljon ja mm. taidemuseon aiemmat kävijäennätykset ylitettiin reilusti. Loppuvuodesta käynnistettiin rekrytointivideoprojekti, jolla tähdätään vaikeasti työllistettävien alojen rekrytoinnin helpottamiseen sekä henkilöstön Virtaa työarkeen! -projekti, jolla pyritään lisäämään liikuntaa ja sen myötä hyvinvointia työarjessa. 4 PALVELUPROSESSIEN KEHITTÄMINEN Terveyspalvelut ja aikuissosiaalityön sekä Ikääntyneiden ja toimintarajoitteisten palvelualueet yhdistyivät yhdeksi palvelualueeksi. Valtuusto päätti 26.1.2015 kokouksessaan ko. palvelualueiden hallintosäännön ja talousarvion 2015 muutoksista. Uuden palvelualueen nimi on Sosiaali- ja terveyspalvelujen palvelualue, joka jakaantuu seuraaviin avainalueisiin: terveyden edistäminen, sairauden hoito, aikuisten sosiaalipalvelut, kotona asumisen tuki ja erityisasuminen. Järvenpään kaupungin organisaatio tammikuussa 2015. 26
Asiakaslähtöisten toimintaprosessien kehittäminen Vuonna 2015 on jatkettu toimintaprosessien kehittämistä palvelualueilla. Prosessit on tunnistettu ja niitä mallinnetaan järvenpääläisen prosessiarkkitehtuurin mukaisesti. Prosessitasot etenevät strategisista laajoista kokonaisuuksista käytännön työketjujen kuvauksiin. Avain- ja palveluprosesseista on tehty sanalliset kuvaukset, joita päivitetään vuosittain. Prosessit mallinnetaan yhdessä prosessissa toimijoiden kanssa, jolloin voidaan esittää parantamisideoita ja näin osallistua kehittämisprojekteihin ja oman työn kehittämiseen. Kaupungin prosessien kuvaustapa, prosessien hallintamalli toimii apuna riittävän yhdenmukaisen prosessityön aikaansaamiseksi. QPR-ProcessDesigner -prosessisovelluksen pääkäyttäjä vastaa prosessien hallintamallista, hallintamallin sekä prosessiarkkitehtuurin kehittämisestä ja eteenpäin viemisestä organisaatiossa, sekä ProcessDesigner sovelluksen rakenteen teknisestä ylläpidosta. Pääkäyttäjä vastaa myös prosessien mallinnuskoulutuksista. Kaupunki on hankkinut käyttöönsä 24 mallintajalisenssiä, mikä pitää sisällään myös pääkäyttäjä- ja vastuukäyttäjälisensoinnin. 5 ESIMIESTYÖ JA JOHTAMINEN Esimiesten työtä on pyritty vuoden aikana tukemaan monin eri keinoin. Järvenpää oli pilottiorganisaationa mukana vuonna 2015 käynnistyneessä valtakunnallisessa kuntaesimiesvalmennuksessa. Tämän EKJ-ohjelman toteuttajina olivat Kuntaliitto, KT kuntatyönantajat, Keva sekä Vaasan ja Tampereen yliopistot ja Aalto EE. Järvenpäästä ohjelmaan osallistui yhdeksän esimiestä. Heidän lisäkseen noin 50 muuta esimiestä osallistui ohjelman valtakunnallisiin johtamisfoorumeihin ja Järvenpään omiin syventäviin valmennuspäiviin. Tekes rahoitti 30 000 eurolla Järvenpään osuutta hankkeeseen. Esimiesten osaamista vahvistetaan tavoitteellisesti rakennetun Johtamisakatemia-mallin (Järvenpäässä toteutettavia johtamisen kehittämisen käytäntöjä) mukaisesti. Uusia esimiehiä varten on luotu erillinen perehdyttämisohjelma, josta esimies saa tukea aloittaessaan esimiestehtävässään ja jonka kautta järvenpääläinen tapa toimia opitaan. EKJ-ohjelmaan osallistumista tuetaan jatkossakin, sen kautta mahdollistetaan vuosittain 5 7 esimiehelle johtamisosaamisen syventäminen. Johtamisakatemia-malli 27
Esimiehen toimiva arki (ETA) -hankkeen avulla kehitetään työmenetelmiä esimiestyön tueksi. Tukiprosessien toimivuus käydään järjestelmällisesti läpi ja pyritään löytämään konkreettisia toimenpiteitä niiden kehittämiseksi. Näin esimiehelle saadaan vapautettua enemmän aikaa johtamiselle ja tehdään työarki toimivammaksi. Esimiehillä on myös mahdollisuus saada tuekseen mentori jo kokeneemmasta esimiehestä sekä työnohjausta. Hyvä johtaja ja esimies antaa henkilöstölleen mahdollisuuden osallistua työnsä ja uusien toimintatapojen kehittämiseen, hyvä johtaminen mahdollistaa yhdessä tekemisen työyhteisöissä. Järvenpääläinen hyvä johtaminen on valmentavaa ja mahdollistavaa johtamista. Esimiesten rooli ja merkitys työhyvinvoinnin johtamisessa on ollut kaupungissa merkittävä, ilman esimiesten hyvää ja sitoutunutta johtamista ei toteutuneita henkilöstösäästöjä olisi saatu aikaiseksi. 6 OSAAMINEN Henkilöstön koulutukseen käytetty taloudellinen resurssi Palvelualue/toimintakokonaisuus 2013 2014 2015 Konsernipalvelut 119 185 78 576 111 175 Sosiaali- ja terveyspalvelut 137 099 102 912 125 817 Lapset ja nuoret 216 049 173 091 149 948 Sivistys- ja vapaa-aika 46 906 43 065 103 685 Tekninen palvelukeskus 34 485 21 538 11 617 Kaupunkikehitys 34 262 24 059 25 314 Järvenpään Vesi 3 809 5 702 13 098 Yhteensä 591 795 448 943 540 654 Henkilöstön koulutukseen käytettiin vuonna 2015 yhteensä 540 654 euroa eli noin 308 euroa jokaista vakinaisessa palvelussuhteessa olevaa työntekijää kohden. Edellisvuonna luvut olivat 448 943 euroa ja 243 euroa. Tässä tarkoitettu taloudellinen resurssi tarkoittaa osallistumismaksuja ja vastaavia, ei koulutusajan palkkakustannuksia. Vuoden 2015 koulutussuunnittelu on dokumentoitu ensi kertaa koko organisaatiolle laaditussa Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa. Koulutussuunnittelun lähtökohtana ovat olleet kaupungin palvelutuotannon ja toiminnan tarpeet tulevaisuudessa ja strategialähtöiset osaamisen kehittämistarpeet. Koulutussuunnitelmassa eri palvelualueet ja toiminnalliset kokonaisuudet kuvasivat kukin keskeiset osaamisen kehittämisen strategiset painopisteensä ja laativat niitä tukevan koulutussuunnitelman. Tästä ammatillista osaamista ylläpitävästä ja edistävästä koulutuksesta vastasivat palvelualueet itse. Yleisen henkilöstökoulutuksen suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi HR-palvelut. Koulutussuunnitelman mukaisten koulutusten toteutumista seurattiin palvelualueilla ja toteutumat raportoitiin vuoden lopussa avainalueittain HR-palveluille, jossa tiedot koottiin yhteen. Toteutuneiden koulutuspäivien perusteella on haettu kaupungille koulutuskorvausta Työttömyysvakuutusrahastolta. Koulutuskorvaus myönnetään vähennyksenä kaupungin vuosittaisesta työttömyysvakuutusmaksusta ja sitä voi saada korkeintaan kolmelta koulutuspäivältä/työntekijä. 28
Yleinen henkilöstökoulutus Vuonna 2015 HR:n keskitetysti koko organisaatiolle järjestämään yleiseen henkilöstökoulutukseen käytettiin 23 972 euroa, edellisvuonna 29 141 euroa. Vuonna 2015 koulutustilaisuuksia järjestettiin 51, edellisenä vuonna 18. Koulutuksiin osallistui yhteensä 2202 henkilöä, edellisenä vuonna osallistujia oli 343. Koulutusten ja osallistujien määrää nostavat vuoden 2015 alussa käyttöön otetun uuden henkilöstönohjausjärjestelmän Populuksen käyttöön liittyvät perehdytyskoulutukset sekä Timecontyöajanseurannan lisäosan Reg@Webin käyttöön perehdyttävät koulutukset. Näihin on kouluttaja ostettu ulkopuolelta järjestelmäntoimittajalta, mutta muutoin organisaation omia asiantuntijoita on käytetty entistä enemmän kouluttajina, mikä on osaltaan tuonut säästöä kustannuksiin. Henkilöstölle tarjottiin vuonna 2015 koulutusta ja valmennusta edellä mainittujen sovellusten perehdytyksen lisäksi mm työyhteisötaitojen, työhyvinvoinnin ja työsuojelun kehittämiseen. Esimiehille järjestettiin koulutusta mm. taloushallinnosta ja talouden johtamisesta, jaksotyön muuttuneista säädöksistä, sisäympäristöongelmien uusitusta ratkaisumallista, tapaturmien tutkintamallista ja viranhaltijapäätösten tekemisestä. Uusille esimiehille järjestettiin kaksi perehdytystilaisuutta ja heille tarjottiin mahdollisuus myös mentorointiin. Vuonna 2015 jatkui edellisenä vuonna käynnistynyt seudullinen Johtamisen erikoisammattitutkintoon valmentava koulutus (JET-valmennus). Ryhmässä esimiestaitoja opiskeli viisi päällikkötason esimiestä. Lähiesimiestehtävissä ja tiiminvetäjinä toimiville järjestettiin samoin seudullisena Leaderina kuntaorganisaatiossa -valmennus, johon osallistui seitsemän esimiestä tai tiiminvetäjää. Vuoden 2015 aikana jatkettiin osaamisen hallinnan järjestelmän, Osaamispankin käyttöönottoa. Järjestelmää käytettiin vuonna 2015 Kaupunkikehityksessä, Konsernipalveluissa, Sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä Lasten ja nuorten palvelualueilla. 7 PALKITSEMINEN Kaupungin henkilöstön palkitseminen perustuu päätettyyn palkitsemiskäytäntöihin ja -linjauksiin. Palkka- ja palkitsemisen kokonaisuus muodostuu aineellisista ja aineettomista palkitsemistavoista. Aineellisia palkitsemistapoja ovat peruspalkka ja sitä täydentävät henkilökohtaiset palkanosat sekä näiden lisäksi pikapalkkio Sukkela, innovaatiopalkkio ja muut huomioimiset. Aineellisiksi palkitsemistavoiksi katsotaan joustavat työaikajärjestelyt sekä kouluttautumisen tuki. Aineettomia palkitsemistapoja ovat palautteen antaminen työstä, arvostuksen osoittaminen, osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien tarjoaminen, työsuhteen pysyvyys sekä mahdollisuus kehittyä ja vaikuttaa työn sisältöön. Kaikki nämä palkitsemistavat ovat merkityksellisiä työntekijän kannalta ja niitä voivat työyhteisöt ja esimiehet tarjota työntekijöilleen. Henkilöstöä palkittiin Sukkela-pikapalkkioiden sekä innovaatiopalkkion kautta. Sukkelarahapalkkiota varten oli käytettävissä 30 000 euroa sivukuluineen ja Sukkela-rahapalkkion sai vuoden aikana 123 työntekijää esimiesten hakemuksesta, kertaluontoisen palkkion arvo on ollut 100 200 euroa. Esimiesten on ollut myös mahdollista myöntää oman talousarvionsa puitteissa Sukkela, joka voi olla mm. vapaapäivä, kakkukahvit, esinelahja arvoltaan 50 euroa, vapaalippu konserttiin tai elokuviin. Esimiesten myöntämiä Sukkeloita sai vuoden aikana noin 550 työntekijää. 29
Työyhteisön/tiimin henkilöstöä tai työntekijää palkitaan henkilöstöresurssin käytön tehostamisesta silloin, kun jokin tehtävä työyhteisössä jätetään täyttämättä määräaikaisesti ja työtehtävät jaetaan sisäisin järjestelyin korkeintaan kolmen työntekijän kesken. Palkitsemismallia ja sisäisiä järjestelyjä tehtiin 2 htv:n työpanoksen edestä vuoden 2015 aikana 10 määräaikaisen poissaolon ajaksi. Innovaatio- ja ideakilpailu uudistui vuonna 2015. Järvenpään kaupunki myönsi Innovaatio- ja ideakannusteen yhdeksälle työyhteisölle. Inno- ja ideakilpailussa haettiin kaupunkistrategiaa tukevia innovaatioita, jotka on jo viety käytäntöön tai toteuttamiskelpoisia ideoita, joita tulisi viedä käytäntöön. Kotiin kuntouttavalle yksikölle 1000 innovaatiosta "Uusi toimintamalli iäkkään asiakkaan kotiin kuntoutumiseksi" Kartanon koulun pedagogiselle tiimille 800 innovaatiosta "Kartanon koulun tukiryhmä" Järvenpään suun terveydenhuollolle 500 innovaatiosta "Lohkeamatiimi ts. Lohkeamapoli" Ravitsemispalveluille 800 innovaatiosta "Ylijäämäruuan myynti eläkeläisille, työttömille ja vähävaraisille" Opiskeluterveydenhuollolle 500 innovaatiosta "Kutsuntaikäisten terveystarkastusten integrointi opiskeluterveydenhuoltoon" Työterveyshuollolle 500 innovaatiosta "Järvenpään kaupungin työhyvinvoinnin edistämisen pilottihanke" Koivusaaren koulun pedagogiselle tiimille 400 innovaatiosta "Opiskelutaitotyöryhmä" Varhaiskasvatuksen erityisopettajille 300 innovaatiosta "Lukivalmiusarvion tekeminen (Lukiva) 4-vuotiaille lapsille" Terveysasemapalveluille 800 ideasta "Ikääntyneiden terveys- ja hyvinvointitilaisuus vuonna 2015 75 v täyttäville järvenpääläisille" Järvenpään kaupungin henkilöstöjuhlaa vietettiin 14.4.2015 Järvenpää-talolla. Tilaisuudessa jaettiin Järvenpään kaupungin 40-vuotisesta palvelusta lahjakortti seitsemälle henkilölle, 30- vuotisesta palvelusta lahjakortti urheiluliikkeeseen 18 henkilölle ja 20-vuotisesta palvelusta pyörätai muu lahjakortti urheiluliikkeeseen 24 henkilölle. Henkilöstön merkkipäivistä (50- ja 60-vuotispäivät, eläkkeellelähtö) ja pitkäaikaisesta palvelussuhteesta annetut lahjakortit poistuivat. Lahjakorttien tilalle tuli 250 euron suuruinen lahjaraha, joka on veronalaista tuloa. 50- ja 60-vuotislahjaksi annettava työkykyä ylläpitävä 2 vrk:n kuntolomalahjakortti, pyörälahjakortti sekä esinelahja ovat kuitenkin edelleen lahjavalikoimassa mukana. 8 JOHTOPÄÄTÖKSET Henkilöstöresurssit Henkilöstömäärän muutokset ovat sidoksissa kaupungin väestömäärän muutoksiin ja tuotettujen palvelujen laajuuteen. Kaupunki pyrkii tulevina vuosina hallittuun henkilöstömäärän kasvuun sekä henkilöstöresurssin kohdistamiseen hallinnosta palvelutuotantoon. Kaupungin hyvinvointistrategian kokonaisuuteen kuuluu yhtenä asiakirjana henkilöstösuunnitelmat palveluverkko- ja investointisuunnitelman rinnalla. Henkilöstösuunnittelun merkitys kasvaa tulevina vuosina. Tämä tarkoittaa sitä, että kaupungin taloudellisen liikkumavaran ollessa edelleen niukka on lähivuosina löydettävä tehokkaita keinoja huolehtia nykyisen henkilöstön työhyvinvoinnista ja osaamisesta entistä paremmin sekä kyetä kohdentamaan henkilöstöresurssi oikein palvelutuotannon 30
varmistamiseksi. Sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistaminen ja muutos tulee vaikuttamaan merkittävästi kaupungin henkilöstömäärään ja tarpeeseen. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelman laatimisen velvoitteen tultua kunnille vuonna 2014 on kaupungissa laadittu kyseiset suunnitelmat nyt kaksi kertaa. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelmien laatimisen prosessia on kehitetty ja suunnitelmien sisältöä terävöitetty. Kehitystyö jatkuu edelleen tavoitteenaan saada henkilöstö- ja koulutussuunnitelmista todellinen työkalu henkilöstövoimavarojen oikein kohdentamiseen. Työhyvinvointi Sairauspoissaolopäivien määrää työntekijää kohden on seurattu useamman vuoden ajan. Sairauspoissaolojen vähentäminen on edelleen haaste koko organisaatiolle. Kun verrataan sairauspoissaolojen määrää edellisvuosiin, niin voidaan sanoa, että haasteeseen on pystytty vastaamaan. Sairauspoissaolojen määrän lasku on merkittävä jo toisena vuonna peräkkäin, noin 8 % edellisvuoteen verrattuna. Tulokset ovat heijastuneet suoraan kaupungin talouteen. Vähentyneet poissaolot vaikuttavat myös suoraan työyhteisöjen arkeen lisäten työhyvinvointia ja työssä jaksamista. Saavutetut hyvät tulokset eivät kuitenkaan pysy ilman jatkuvaa yhteistä ponnistelua. Esimiesten ja henkilöstön tietoisuutta tulee vielä lisätä mm. koulutuksen avulla. Aktiivisen tuen toimintamallin kantavana ajatuksena on, että työntekijää tai työyhteisöä pyritään tukemaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, kun työyhteisössä huomataan, että nyt kaikki asiat eivät ole kunnossa. Aktiivinen ja varhainen sairauspoissaolojen puheeksi ottaminen on edelleen tärkeä osa esimiestyötä. Sairauspoissaolojen seurannan helpottamiseksi vuoden 2015 alusta käyttöön otettiin Populus-henkilöstötietojärjestelmä. Esimies saa sähköpostiinsa ilmoituksen työntekijän poissaolorajan ylityksestä ja ohjeen aktiivisen tuen toimintamallin mukaisista jatkotoimenpiteistä. Tehtyjen toimenpiteiden tai käytyjen keskustelujen määrästä ei kuitenkaan vielä saada raporttia. Osatyökykyisille tarvitaan ja tullaan aktiivisesti etsimään jatkossakin palvelualueilla heille sopivia työtehtäviä. Kokonaisvaltainen turvallisuusjohtaminen on ollut esillä useissa vuoden aikana esimiehille järjestetyissä työturvallisuuteen liittyvissä tilaisuuksissa. Tapaturmien tutkintamalli on ollut valmis toukokuusta alkaen. Tapaturmien tutkinta ei kuitenkaan ole vielä riittävästi esimiesten käytössä, joten sen tunnetuksi tekemisessä riittää vielä työtä. Myös lokakuussa koko organisaatiossa käyttöön otettu sähköinen HaiPro-työturvallisuusilmoitus on esimiehelle hyvä työkalu turvallisuusjohtamiseen. Niin tapaturmien tutkinta kuin HaiPro-työturvallisuusilmoituksetkin antavat esimiehelle tietoa työympäristön turvallisuudesta ja terveellisyydestä sekä hyvän lähtökohdan työyksikön työsuojelun toimintaohjelman laatimiseksi. Esimiestyö ja johtaminen Esimiestyön ja johtamisen kehittäminen on edelleen keskeisessä asemassa. Jokaisen esimiehenä toimivalta odotetaan hyvää johtamista ja hänen tulee tunnistaa ja edistää johtamisellaan sitä toimintakulttuurin muutosta, jota kaupunki on tavoitellut jo useamman vuoden ajan. Esimiehiltä odotetaan hyvää johtamista kaikilla johtamisen tasoilla, johtaminen on valmentavaa ja mahdollistavaa. EKJ-ohjelma on tukenut tätä tavoitetta, se on jatkanut asiakaslähtöisen ja moniammatillisen toimintakulttuurin sekä prosessimaisen toimintatavan juurruttamista käytäntöön. Asiakas- ja henkilöstölähtöisellä johtamisella haetaan yhdessä henkilöstön kanssa laadukkaita kuntapalveluita ja hyväksi havaitut käytänteet tuodaan suoraan mukaan jokapäiväiseen toimintaan. Vuonna 2016 painopiste johtamisen kehittämisessä on erityisesti lähiesimiehille 31
suunnatussa koulutuksessa, joka jatkaa EKJ-hankkeen periaatteita, sekä Johtamisakatemian sisältöjen kehittämisessä. Osaaminen Ennakoivan henkilöstösuunnittelun tavoitteena on varmistaa, että rekrytoidaan oikea määrä henkilöstöä, jonka osaaminen on oikeanlaista ja riittävää asiakaslähtöisten, laadukkaiden palvelujen tuottamisen ja jatkuvan kehittämisen varmistamiseksi. Henkilöstön osaamista tulee pitää ajan tasalla ja oikeassa suhteessa tehtävän vaatimuksiin nähden. Kannustamalla henkilöstöä jatkuvaan ammatilliseen ja oman työnsä kehittämiseen lisätään henkilöstön työhyvinvointia ja sitoutumista työhön. Henkilöstö- ja koulutussuunnitelman tavoitteena on varmistaa sekä henkilöstön määrällisen kehityksen (htv) että laadullisen kehittämisen (osaaminen) kohdentuminen kaupunkistrategian painopisteiden mukaisesti. Lähitulevaisuuden tavoitteena on osaamisen johtamisen prosessin kokonaisvaltainen kehittäminen yhdessä Konsernipalvelujen ja palvelualueiden kanssa. Tällä kehittämistyöllä tavoitellaan keinoja, jolla voidaan hallita organisaation osaamista ja johtaa oppimista. Työ on aloitettu ja sitä jatketaan vielä vuoden 2017 puolelle. Palkitseminen Oikeudenmukainen palkitseminen työstä lisää tuloksellista työntekoa ja tuottavuutta. Palkitsemisella voidaan vaikuttaa henkilöstön työhyvinvointiin, hyvin toimiessaan se lisää työhyvinvointia ja vaikuttaa paitsi työssä viihtymiseen, myös siinä pysymiseen. On tärkeää, että esimiehet kertovat työntekijöille, mitä heiltä odotetaan ja mitkä ovat asetetut tavoitteet. Työyhteisön/tiimin henkilöstöä tai työntekijää palkitsemista henkilöstöresurssin käytön tehostamisesta kehitetään. Palkitseminen on käytössä silloin, kun jokin tehtävä työyhteisössä jätetään täyttämättä määräaikaisesti ja työtehtävät jaetaan sisäisin järjestelyin 1 3 työntekijän kesken. Työntekijöiden lisäksi voidaan palkita esimiestä tekemistään työjärjestelyistä kertapalkkiolla. Jo käytössä olleita palkitsemisen muotoja, kuten pikapalkkio Sukkelaa kannustetaan käyttämään sekä pitkään palvellutta henkilöstöä muistetaan kaupungin omien käytäntöjen mukaan. Idea- ja innovaatio -palkitsemista jatketaan, kokemukset ensimmäisestä palkitsemiskierroksesta olivat rohkaisevia ja tämän palkitsemismuodon voidaankin sanoa vakiinnuttaneen paikkansa. 32
9 TILASTOJA 1. Henkilöstön määrä palvelualueittain/toimintakokonaisuuksittain 31.12.2015 Taulukko kuvaa vakinaisen ja määräaikaisen henkilöstön jakautumista palvelualueittain. 2. Naisten ja miesten jakautuminen palvelualueittain/toimintakokonaisuuksittain 33
3. Vakinainen henkilöstö (%-osuus) palvelualueittain 31.12.2015 4. Määräaikainen henkilöstö (%-osuus) palvelualueittain 31.12.2015 34
5. Henkilöstön jakautuminen virka- ja työsuhteisiin Vuoden 2015 lopussa koko henkilöstöstä virkasuhteisia oli 31,1 % ja työsuhteisia 68,9 %. Edellisvuonna virkasuhteisia oli 29,0 % ja työsuhteisia 71,0 %. Vakinaisesta henkilöstöstä vuoden 2015 lopussa virkasuhteisia oli 31,4 % ja työsuhteisia 68,6 %. Vuoden 2014 lopussa vakinaisista virkasuhteisia oli 29,1 % ja työsuhteisia 70,9 %. Henkilöstö palkataan ensisijaisesti työsuhteeseen, ellei tehtävä vaadi julkisen vallan käyttöä. 6. Vakinaisen henkilöstön yleisimmät ammattinimikkeet 35
Yllä olevassa taulukossa on kuvattu viisitoista yleisintä ammattinimikettä vakinaisen henkilöstön keskuudessa. Henkilöstöä työskentelee eniten lastenhoitajan, lastentarhanopettajan, peruskoulun luokanopettajan, lähi- ja sairaanhoitajan sekä ruokapalveluvastaavan tehtävissä. 7. Henkilöstön jakautuminen koko- ja osa-aikaisiin Vakinaiset Määräaikaiset 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 Kokoaikainen päävirka/toimi 1580 1631 1648 1601 395 370 353 346 Osa-aikainen päävirka/toimi 186 206 189 176 83 98 87 159 Sivuvirka/toimi, alle 19 h 10 9 9 12 126 102 100 21 Yhteensä 1776 1846 1846 1789 604 570 540 526 Vuoden 2015 lopussa kaupungilla työskenteli osa-aikaisesti 368 henkilöä, vuonna 2014 osa-aikaisia oli 385 ja vuonna 2013 määrä oli 415. Osa-aikaisen henkilöstön määrä koko henkilöstön määrästä oli 15,9 % (vuonna 2014 osa-aikaisia oli 16,1 %). Vuoden 2015 lopussa osa-aikaisesta henkilöstöstä miehiä oli 73 ja naisia 295. 8. Henkilöstö työaikajärjestelmittäin Henkilöstöstä suurin osa eli 40,3 % on yleistyöajan työaikajärjestelmässä. Tähän työaikajärjestelmään kuuluvat varhaiskasvatuksen, ravitsemispalveluiden ja teknisen alan henkilöstöä. Jaksotyötä tekevät mm. terveydenhuollon hoitohenkilöstö. Yllä olevassa kuvassa Muut sisältää seuraavat työaikajärjestelmät: säännöllinen työaika 37 h/vko, lääkärit, hammaslääkärit ja perhepäivähoitajat. 36
10. Henkilöstö sopimusaloittain 31.12.2015 Henkilöstöstä suurin osa eli 67 % kuuluu kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES:n) piiriin. Tähän sopimusalaan kuuluvat hallinto- ja toimistohenkilöstö, varhaiskasvatuksen henkilöstö, sosiaalihuollon ja terveydenhuoltoalan hoitohenkilöstö, ravitsemispalveluiden sekä kirjasto- ja kulttuurialan henkilöstö. Seuraavaksi eniten on opetusalan eli OVTES:n sopimusalaan kuuluvaa henkilöstöä eli lähes 24 % koko henkilöstön määrästä. 11. Henkilöstömäärän suhde kaupungin asukaslukuun 37
12. Eläköitymisennuste vuosina 2017 2035 Eläkepoistuma Järvenpään kaupungilta on keskimäärin 3 % (noin 64 henkilöä/vuosi) seuraavan viiden vuoden aikana. Ennusteessa kuvataan vakuutettujen arvioitu eläköityminen aikasarjana vuosittain. Ennuste perustuu vuoden 2013 lopussa vakuutettuna olleiden työ- ja virkasuhteisten tilanteeseen sekä vuoden 2016 alun organisaatiotilanteeseen. Ennusteessa on huomioitu vanhuus-, työkyvyttömyysja osatyökyvyttömyyseläkkeelle siirtyvät henkilöt. Vanhuuseläkkeet sisältävät varhennetut vanhuuseläkkeet, täydet työkyvyttömyyseläkkeet sisältävät kuntoutustuet ja osatyökyvyttömyyseläkkeet sisältävät osakuntoutustuet. Prosenttiosuudet on laskettu vertaamalla eläköityvien määrää vastaavaan edeltävänä vuotena palveluksessa 31.12. olevien henkilöiden joukkoon. Vuoden 2017 eläkeuudistusta ei ole vielä huomioitu. lähde: Keva 38