MAKSULIIKEUUTISET 1 (5) JOULUKUU 2010 Yritysasiakkaat suosittelevat e laskua Kultalinkki ja taloushallinnon ohjelmistot SEPA aikaan
MAKSULIIKEUUTISET 2 (5) E laskulla rahanarvoisia etuja Tässä Maksuliikeuutisten numerossa suomalaiset yritysasiakkaamme kertovat e- laskutustavoistaan. E-lasku tuo todistetusti hyötyä yritykselle! Pienille yrityksille riittävät OP-Pohjola-ryhmän omat työkalut. Yritystilin käyttäjä saa OPverkkopalveluun avattua helppokäyttöisen työkalun, johon kuuluu asiakasrekisteri, tuoterekisteri, laskutus ja laskun lähettäminen e-laskuna. Hieman isompi yritys voi käyttää Kultalinkki-ohjelmistoa. Tarpeiden kasvaessa yritys hankkii usein ammattimaisesti ylläpidetyn taloushallinnon ohjelmiston joko omaan käyttöön tai tilitoimistoa hyödyntäen. Tällaiset ohjelmistot tukevat yleensä e-laskutusta, jolloin aineisto on helppo lähettää pankin järjestelmiin. E-laskun käyttöönottoa tukee OP-Tulostuspalvelu. Se vapauttaa asiakkaan paperilaskujen postituksesta vaikka kokonaan: asiakas lähettää e-laskuaineiston OP-Tulostuspalveluun ja siellä tehdään paperipostitus niille asiakkaille, jotka eivät vielä ole ilmoittaneet vastaanottavansa e-laskuja. Säästöjä on laskettu tutkimuksessakin: e-lasku säästää laskun lähettämisessä keskimäärin 8,30 euroa per lasku ja vastaanottamisessa keskimäärin 25 euroa per lasku verrattuna paperilaskuihin. Luvut perustuvat Aalto-yliopiston kauppakorkeakoulun tutkimukseen "Electronic Invoicing Initiatives in Finland and in the European Union". Kokonaisuutena e-laskun käyttö vähentää virheitä, nopeuttaa saatavien tuloa tilille ja säästää työaikaa. Joko Sinun yrityksesi lähettää tai vastaanottaa e-laskuja? Hanki e-laskupalvelu osuuspankista! Kymmenen kuukautta aikaa päivittää yrityksen taloushallintojärjestelmä SEPA aikaan SEPA-siirtymässä eletään mielenkiintoisia aikoja. Suomalaisten yritysten täytyy 31.10.2011 mennessä siirtyä käyttämään SEPA-standardin mukaista maksuliikenneaineistoa. OP- Verkkopalvelun ja Kultalinkin SEPA-päivitykset tekee OP-Pohjola-ryhmä, mutta mikäli yrityksellä on muita ohjelmistoja käytössä, pitää päivitystä kysyä oman ohjelmiston asiakaspalvelusta. Vanhoista itsetehdyistä ohjelmistoista lienee nyt oikea aika luopua ja siirtyä ammattimaisesti ylläpidettyihin ohjelmistoihin. Mikäli taloushallinto-ohjelma ei tue SEPA-standardia, ei yritys voi lähettää maksuliikeaineistoja pankkien järjestelmiin enää lokakuun 2011 jälkeen. Katso ohjeet viimeiseltä sivulta!
MAKSULIIKEUUTISET 3 (5) E lasku nopeutti luvialaisen nostinyrittäjän saatavien kotiutumista Luvian Osuuspankin yritysasiakas Monialapalvelu Ahola tekee henkilönostolaitteiden ja teollisuusnostureiden tarkastuspalveluja, huoltoja ja korjauksia. Alan näkymät ovat valoisat, sillä teollisuuden palvelumallien muuttuminen on tuonut yritykselle uudenlaisia asiakkaita. Yritystä johtaa Samu Ahola. Laskutuksessa Ahola hyödyntää ohjelmistoja. Hänellä on käytössä Passeli-ohjelmisto ja OPverkkopalvelun laskutustyökalu. Hän ylläpitää OP-verkkopalvelussa asiakasrekisteriä ja tuoterekisteriä ja luo asiakkaille laskut. Laskutusvolyymi on noin 12-15 laskua kuukaudessa. Noin kolmannes laskuista lähtee e-laskuina. Lähetän e-laskuja kaikille sellaisille yrityksille, jotka ovat ilmoittaneet ottavansa niitä vastaan. Hyödynnän jonkun verran OP-Tulostuspalvelua, jossa laskuista tehdään paperipostitus puolestani, kertoo Ahola. E-lasku on nopeuttanut rahojen tuloa tilille. Tyypillinen maksuaika on 14 vuorokautta, mutta e-laskuista saan saatavat tilille yleensä viikon sisällä. Yrityksen koon huomioiden Monialapalvelu Aholalla on paljon kansainvälisiä kontakteja. Teen jonkun verran töitä Olkiluodon ydinvoimalan työmaalla isoille kansainvälisille yrityksille. Lisäksi hankin myyntiin meneviä varaosia ja tarvikkeita Euroopasta. Lisätiedot: Monialapalvelu Ahola: http://www.mopa.fi/ Samu Ahola, 0500 784 294, mopa.fi@gmail.com Luvian Osuuspankki: http://www.op.fi Yritysneuvoja Helena Koski, 02 550 2512, helena.koski@op.fi
MAKSULIIKEUUTISET 4 (5) Kuopiolainen 12 hengen Peltaco säästää vuodessa yli 10 000 euroa e laskutuksella Kuopion Osuuspankin asiakas Peltaco Oy tarjoaa palo- ja pelastustoimen ja työturvallisuuden tuotteita ja palveluja. 12 henkeä työllistävän Peltacon liikevaihto oli 1,65 miljoonaa euroa vuonna 2009 ja toiminta on valtakunnallista. Yritys siirtyi sähköiseen laskutukseen vuonna 2007. Laskut tuotetaan Peltacon käyttämässä Visma-toiminnanohjausjärjestelmässä ja siirretään OP-verkkopalveluun Kultalinkin avulla. Peltaco on alusta asti ollut OP-Tulostuspalvelun asiakas, koska paperipostituksista päätettiin luopua kerralla. E-laskuosoitteen ilmoittaneille asiakkaille lähetetään suoraan e-lasku ja muu e-laskuaineisto menee tulostuspalveluun. Sieltä laskut lähetetään paperipostituksena niille, jotka eivät ole ilmoittaneet vastaanottavansa e-laskua. Sekä ajalliset että rahalliset säästöt ovat olleet huimia. Ensimmäisenä vuonna noin 35 prosenttia laskuista meni e-laskuna ja 65 prosenttia tulostuspalvelun kautta. Vuonna 2010 jopa 80 prosenttia laskuista menee e-laskuna. Työajan säästö Peltacolle on yli 30 työpäivää vuodessa ja rahallinen arvio vuosittaisesta säästöstä on yli 10 000 euroa. Peltaco Oy:n Tarja Vartiainen kertoo, että esimerkiksi julkisen sektorin kanssa toimiessa e- laskutuksesta on muutakin hyötyä: Saamme julkisen sektorin asiakkailta rahat nopeammin tilille, sillä laskun hyväksymisprosessi on nopeampaa, kun lasku on sähköinen eikä paperinen. Lisäksi monissa julkisissa kilpailutuksissa e-laskuvalmiudesta saa lisäpisteitä. Nykyään tiedotamme aktiivisesti omille toimittajillemme e-laskun eduista ja koetamme saada heitä lähettämään laskut meille sähköisesti. Sähköisen rahan liikuttelu on meille entistä tärkeämpää, sillä olemme avanneet viime kesänä verkkokaupan osoitteeseen PeltacoShop.com. Verkkokaupan raha liikkuu ainoastaan sähköisesti. Näin tavoitamme myös kuluttaja-asiakkaamme ja rohkaisemme heitä käyttämään muutakin kuin käteistä rahaa. Lisätiedot: Peltaco Oy: http://www.peltaco.com/ Yrittäjä Tarja Vartiainen, 017 368 4000, tarja.vartiainen@peltaco.com Kuopion Osuuspankki: http://www.op.fi/kuopio Maksuliikevastaava Minna Turunen, 010 258 8451, minna.turunen@op.fi
MAKSULIIKEUUTISET 5 (5) Kultalinkin päivittäminen onnistuu jo nyt sopimukset pankissa kuntoon Kultalinkin verkkopalvelun sivulle http://www.op.fi/kultalinkki on päivitetty Kultalinkin uusin versio ja ohjeet päivitykseen. Marraskuuhun 2011 asti Kultalinkistä on tarjolla kaksi versiota: uusi Kultalinkki 7.0 ja aiempi versio Kultalinkki 6.2. Uusi versio käyttää pankkiyhteyskanavana Yrityksen pankkiyhteyttä (Web Services) ja vanha versio Eräsiirtokanavaa. Uuden version käyttäminen edellyttää, että käyttäjällä on voimassa Yrityksen pankkiyhteys -sopimus ja C2Bpalvelun sopimus. Marraskuussa 2010 tehtiin sopimuskonversio, jossa OP-Keskus loi automaattisesti sopimukset maksuliikeasiakkaille. Automaattinen sopimuksen luonti onnistui 98 %:lle. Muut saavat uuden sopimuksen pankista, manuaalisen työn syynä voi olla vaikkapa käyttöoikeuksien merkitseminen ajan tasalle. Kirjekampanja kevättalvella, pankki auttaa sitä ennen Kultalinkin päivityskehotus ja siirtoavaimet toimitetaan Kultalinkin käyttäjille kirjeitse kevättalvella. Aineiston kahdentaminen Eräsiirtokanavasta Yrityksen pankkiyhteys -kanavaan toteutetaan samassa yhteydessä. Kultalinkin uuden version käyttöönotto onnistuu jo nyt, kun siirtoavaimet hoidetaan kuntoon käymällä pankissa. Kultalinkki ainoana ohjelmistona Uuden Kultalinkin voi ladata netistä, mutta sivulla muistutetaan Yrityksen pankkiyhteys - sopimuksesta ja C2B-palvelun sopimuksesta. Käytön aloitus vaatii sopimuksen siirtoavaimia ja maksatustunnusta. Nämä saa käyttöön, kun varaa ajan omasta osuuspankista. Tämän jälkeen voi siirtyä käyttämään uutta Kultalinkkiä. Päivitetty käyttöohje löytyy Kultalinkin verkkosivulta. Taloushallinto ohjelman ja Kultalinkin yhteiskäyttö Kultalinkki kannattaa päivittää vasta sitten, kun taloushallinnon ohjelmisto on päivitetty SEPAaikaan. Suomi kuuluu yhtenäiseen euromaksualueeseen eli SEPAan, jossa on sovittu että 1.11.2011 mennessä maksuliikeaineistojen pitää noudattaa yhtenäistä standardia. Ammattimaisesti ylläpidetyissä taloushallinnon ohjelmistoissa SEPA-päivitykset on huomioitu, mutta riippuu ohjelmistotoimittajasta, milloin päivitys on saatavilla. Lisäksi Suomessa on käytössä paljon itsetehtyjä ohjelmistoja. On todennäköistä, että niihin ei päivityksiä välttämättä saa, jolloin ohjelmiston käyttäjän kannattaa hankkia uusi ohjelmisto. Muuten käyttäjä ei voi lähettää maksuliikeaineistoja pankkiin 1.11.2011 jälkeen. Kannattaa ottaa heti yhteys omaan ohjelmistotoimittajaan ja kysyä SEPA-päivitystä, sillä maksuliikenneaineistoja vanhassa muodossa voi lähettää enää kymmenen kuukauden ajan! OP-Pohjola-ryhmä on koonnut verkkopalveluunsa ohjeet ohjelmistotoimittajille: https://www.op.fi/op?cid=151209199&srcpl=4. Kannattaa olla yhteydessä omaan ohjelmistotoimittajaan ja tiedustella SEPA-päivitystä. Kun ohjelmiston SEPA-päivitys on kunnossa, voi sen jälkeen ladata uuden Kultalinkin ja hoitaa sopimukset kuntoon osuuspankissa.