Taloudenohjausjärjestelmän menetelmäkuvaus Liikennevirasto (Livi) Pvm Versio Muutokset Tekijä 29.12.2011 1.0 Marianne Korkeaoja 07.05.2012 2.0 täydennyksiä viraston kommenttien mukaan Marianne Korkeaoja
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 1 Sisällysluettelo 1 TALOUDENOHJAUSJÄRJESTELMÄN KOKONAISKUVAUS... 4 1.1 Informaatiojärjestelmien kokonaiskuvaus... 4 1.2 Luettelo osajärjestelmistä... 5 1.3 Osajärjestelmien väliset yhteydet... 5 1.4 Laitteistokaavio... 6 1.5 Luettelo muusta kirjanpidon ohjeistosta... 7 2 TIETOJÄRJESTELMIEN YLEISKUVAUS... 7 2.1 Kirjanpidon ja sisäisen laskennan yleiskuvaus... 9 2.1.1 Käsitelajit... 11 2.1.2 Kehysyritykset ja käyttöyritykset... 12 2.1.3 Raportointia rajaavat koodit... 13 2.1.4 Määräluokat... 13 2.1.4.1 Määräluokkien ohjaustiedot... 14 2.1.4.2 Määräluokkien käyttö... 14 2.1.5 Näkemykset... 15 2.2 Ostoreskontran yleiskuvaus... 16 2.3 Myyntireskontran yleiskuvaus... 18 2.4 Käyttöomaisuuskirjanpidon ja irtaimistokirjanpidon yleiskuvaus.. 19 2.5 Liittymät muihin sovelluksiin yleiskuvaus... 19 2.5.1 Esijärjestelmät... 20 2.5.1.1 Personec F.V... 20 2.5.1.2 Basware... 20 2.5.1.3 Rondo... 20 2.5.1.4 M2... 21 2.5.1.5 Proe... 21 2.5.1.6 Sampo toiminnanohjausjärjestelmä... 21 2.5.1.7 ELY Raindance... 21 2.5.2 Jälkijärjestelmät... 22 2.5.2.1 Debet- ja kreditsaldojen siirtäminen keskuskirjanpitoon... 22 2.5.2.2 Basware... 22 2.5.2.3 Sampo-toiminnanohjausjärjestelmä... 22 2.5.3 Raindancen tietovarasto UDP... 22 2.6 Suojaukset ja käyttöoikeudet... 23 Oikeus käyttöyritykseen... 23 Toimintokohtaiset käyttöoikeudet... 23 Yrityskohtaiset valtuusalueet... 24 Käyttäjäkohtaiset valtuudet... 24 Käyttäjäryhmät... 24 2.7 Varmistukset... 25 3 KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO... 25 3.1 Laskennan määritykset... 28 Käsitelajit/KÄYTTÖOMAISUUS (110)... 28 Käsiterakenteet... 29 Käsitearvot... 29 Määräluokat... 29 Tositelajit ja vientilajit... 30
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 2 Tositenumerosarjat... 30 Kausitaulukot... 30 Käsitelajit /IRTAIMISTOYRITYS (100):... 30 3.2 Käyttöomaisuuden määrittelyt... 31 Käytönohjaustiedot... 31 Esinenumerosarjat... 31 Suunnitelman mukaiset poistolajit... 31 Omaisuuslajit... 31 3.3 Tiliöintitapahtumat... 32 3.4 Vakioraportit ja -tulosteet... 32 3.5 Raporttikehittimellä luodut raportit... 33 3.6 Käyttöomaisuuden lisädokumentit... 33 4 KIRJAUSTEN SUORITTAMISTAPA... 33 4.1 Talouden ohjaukseen liittyvät organisaatiot... 33 4.2 Manuaaliset tositelajit... 34 Ostoreskontra... 34 Laskennan tositesyöttö... 35 Myyntireskontra... 36 Määrärahat ja budjetit... 38 4.3 Tositelajit ja tositenumerosarjat... 38 4.4 Vientilajit... 38 4.5. Automaattikirjaukset... 38 5 KIRJAUSKETJUT... 39 5.1 Palkat... 39 5.2 Tiliotteet... 39 5.3 Laskennan tositteet... 39 5.4 Ostolaskut... 39 5.5 Myyntilaskut... 40 5.6 Valtion keskuskirjanpito... 41 5.7 Tilinpäätöskäsittelyt... 41 5.8 Yleiskuva kirjausketjuista... 43 6 RAPORTIT... 44 6.1 Vakioraportit ja kyselyt... 44 Laskennan vakioraportit... 44 Reskontrien yhteiset vakioraportit... 44 Ostoreskontran vakiotulosteet... 44 Myyntireskontran vakiotulosteet... 45 6.2 Raporttikehittimellä luodut raportit... 45 7 TARKISTUKSET JA TÄSMÄYTYKSET... 45 7.1 Järjestelmän yhteystarkistukset... 45 7.2 Palkat... 46 7.3 Reskontrat... 46 7.4 Käyttöomaisuustäsmäytykset... 46
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 3 7.5 Valtion keskuskirjanpito... 46 7.6 Pääkirjatiedot... 47 7.7 Kuukauden vaihteen tarkistukset... 47 8 TIETOVARASTOT... 47 9 AINEISTON SÄILYTTÄMINEN RAINDANCESSA... 47 10 MENETELMÄKUVAUKSEN YLLÄPITO JA SÄILYTTÄMINEN... 48 Liite 1. Käsitelajien rakenteet.51 Liite 2. Käyttäjäryhmille määritellyt käyttöoikeustasot 52 Liite 3. Tositelajit ja tositenumerot..53 Liite 4. Listaus vientilajeista.54 Liite 5. Raporttikehittimellä luodut Liikenneviraston raportit..55-56 Liite 6. ELY-Liikennevirasto tapahtumien poiminta- ja siirtokuvaus.57-61 Liite 7. Yhteystarkistussäännöt vuodelle 2012...62-64 Liite 8. Tiedostosiirrot.. 65
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 4 1 TALOUDENOHJAUSJÄRJESTELMÄN KOKONAISKUVAUS 1.1 Informaatiojärjestelmien kokonaiskuvaus Liikenneviraston taloudenohjausjärjestelmä on yhteydessä useisiin muihin tietojärjestelmiin. Kuvassa 1 on esitetty näin muodostuva informaatiojärjestelmien kokonaisuus. PANKKI/suorasiirto VEROTTAJA VALTIOKONTTORI ym Personec F.V Henkilöstö- ja palkkajärjestelmä SAMPO/HHJ -Maksueränumerot -Kustannuspaikat (vain Sampo) BASWARE -Tiliotteet -Viitesuoritukset ProE - Laskutus RONDO - laskujen ja tositteiden kierrätys-ja arkistointijärj. M2 - matkanhallintajärjestelmä RAINDANCE- TALOUDENOHJAUS MYYNTIRESKONTRA OSTORESKONTRA KÄYTTÖ-OMAISUUS ELY RAINDANCE -ELY-LIVI tapahtumat KKP,VALTIO- KONTTORI BASWARE Maksatus Pankki SAMPO/HHJ -Raportointi -TA-ja LKP-tilit (vain Sampo) UDP COGNOS Raportointi Kuva 1. Kokonaiskuva Raindancesta ja sen liittymistä muihin tietojärjestelmiin. Versiotiedot: Järjestelmä Versio Käyttöönottopvm Toimittaja Raindance Raindance 1.1.2010 Logica Suomi Oy Taloudenohjaus 2007 Höst Rondo 7.11.540 FP1 1.1.2010 Logica Suomi Oy Rondo R8.02 1.11.2011 Logica Suomi Oy M2 v2.9.3a 1.1.2010 Logium Oy M2 v2.9.3b 2011 Logium Oy Basware Maksuliikenne 8.30 1.1.2010 Basware Oyj Proe 3.7.1 1.1.2010 Logica Suomi Oy Personec F.V. 11.0.0 1.1.2010 Aditro Oy
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 5 1.2 Luettelo osajärjestelmistä Seuraavat osajärjestelmät on käytössä: Osajärjestelmä Raindance- Käyttötapa Vastuuhenkilö sovellus Kirjanpito TA keskitetty virasto Raportointi TA hajautettu pääkäyttäjä Ostoreskontra RKF keskitetty ostolaskut Myyntireskontra RKF keskitetty myyntilaskut Käyttöomaisuuskirjanpito KO keskitetty kirjanpito Irtaimistokirjanpito KO keskitetty virasto Koska osa yllä olevista toiminnoista hoidetaan samoilla Raindance-sovelluksilla, niin jatkossa käsitellään seuraavia kokonaisuuksia: kirjanpito, joka käsittää liikekirjanpidon, talousarviokirjanpidon sekä sisäisen kirjanpidon ostoreskontra, joka käsittää ostolaskujen käsittelyn myyntireskontra, joka käsittää myyntilaskujen käsittelyn käyttöomaisuuskirjanpito, joka käsittää käyttöomaisuuskirjanpidon poistolaskentoineen sekä irtaimistokirjanpidon. 1.3 Osajärjestelmien väliset yhteydet Eri osajärjestelmät on integroitu toimimaan yhdessä; tietokannat ovat yhteiset eikä loppukäyttäjän tarvitse tietää minkä nimenomaisen sovelluksen ohjelmia käyttää. Käytännössä yhteydet on toteutettu ns. siirtotaulujen avulla, joissa kuvataan eri osajärjestelmien käyttämien käsitteiden ja koodien vastaavuudet. Siirtotauluilla kuvataan seuraavat osajärjestelmien väliset yhteydet: reskontratilien (velkatilit), alv-kirjausten yms. muodostamistapa laskennan tositteelle reskontran maksutapahtumiin liittyvien laskennan tositteiden muodostamistapa reskontratapahtumien (laskujen) peruuttamiseen liittyvät laskennan tositteet ostolaskun syötön yhteydessä mahdollisesti muodostettavien käyttöomaisuuskirjanpidon esinetietojen muodostamistapa käyttöomaisuustapahtumien (poistot, myynnit yms.) tiliöintitapa laskentaan
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 6 1.4 Laitteistokaavio Raindance taloudenohjausjärjestelmän käyttäjät ovat työasemiltaan yhteydessä Palkeiden Citrix ympäristöön, josta on yhteys Tiedon palvelukeskuksessa sijaitsevaan Raindance -palvelimeen. Kyseessä on suojattu yhteys. Kuva 2. Laitteistokaavio Raindance-taloudenohjausjärjestelmän käyttöympäristöstä Palkeet ostaa Raindance -järjestelmän käyttö-, tuki- ja hallintapalvelut Logica Suomi Oy:ltä. Yritys vastaa Raindancen palvelimen hallinnasta ja tietokannan hoidosta.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 7 1.5 Luettelo muusta kirjanpidon ohjeistosta Kirjanpidon ja siinä käytettävien tietojärjestelmien muu ohjeistus on kuvattu seuraavissa dokumenteissa: Raindance-sovellusten käyttäjän ohjeet Kirjausohjeet; taloussääntö, tilipuitteet, kirjaus- ja yhteystarkistusohje yms. Kirjanpidon tilit-määräys/valtiokonttori Raindancen käyttäjän käsikirjat Laskenta Reskontra Käyttöomaisuuskirjanpito Tekniset käsikirjat (MSP ja OCP). Raindancen käyttöomaisuusjärjestelmän määrittelydokumentti ja ohjekirja (M.Peltola) Raindancen käyttöomaisuuden tarkempi menetelmäkuvaus (M.Peltola) Baswaren ohjeet Personec FV käyttöohjeet Rondo käyttöohjeet M2 käyttöohjeet Sampo-toiminnanohjausjärjestelmän ohjeet ja käsikirjat 2 TIETOJÄRJESTELMIEN YLEISKUVAUS Menetelmäkuvaus koskee Logica Suomi Oy:n toimittamaa ja ylläpitämää Raindance taloudenohjausjärjestelmää, joka on otettu käyttöön 1.1.2010. Käytössä on sovellus Raindance Taloudenohjaus 2007 Höst ver d 15.10.2007. Järjestelmän käsittelemien tapahtuma- ja rekisteritietojen lukumäärä Vuosi 2010 Kpl Ostolaskut (kotim. + ulkom.) 40339 Matkalaskut 8021 Myyntilaskut 4081 Kirjanpidon tositteita 48284 Raindancessa talousmallin parametrointi noudattaa TOLK-mallin (Talouden Ohjauksen ja Laskennan Kehittäminen) mukaista lähestymistapaa, jossa työskentely muodostuu erillisistä osatehtävistä kuvan 3 mukaisesti.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 8 Laskennan ja taloudenohjauksen perusperiaatteet Lisätoiminnot TALOUSMALLI Tapahtumasuunnitelma Raportointisuunnitelma Talletussuunnitelma Koodisuunnitelma Kuva 3. Talousmalli Eri osatehtävien sisältö on lyhyesti seuraava: Laskennan ja taloudenohjauksen perusperiaatteet; osatehtävän tarkoituksena on kuvata Liikenneviraston yleiset taloudenohjauksen periaatteet muiden osatehtävien toteutuksen perustaksi Talletussuunnitelma; tehtävänä on kuvata mitä tietoa ja millä tarkkuustasolla järjestelmässä ylläpidetään. Lisäksi kuvataan eri hakupolut tiedon saamiseksi raporteille ja päätekyselyihin Tapahtumasuunnitelma; tehtävänä on kartoittaa ja kuvata kaikki (sisäiset ja ulkoiset) tilitapahtumat sekä niiden tiliöinti laskentaan. Lisäksi kuvataan esi- ja jälkijärjestelmien tapahtumien tietosisällöt Koodisuunnitelma; osatehtävä sisältää tilikartan, yksikköluetteloiden yms. sisäisten koodiluetteloiden suunnittelun ja toteutuksen Raportointisuunnitelma; tarkoituksena on määritellä ja dokumentoida taloudenohjausjärjestelmän tuottamat raportit. Lisäksi varmistetaan, että edellisten tehtävien mukaisella toiminnalla tarvittavat raportit saadaan järjestelmästä Lisätoiminnot; tarkoituksena on kuvata koneellisesti syntyvien tapahtumien muodostamistavat (esim. palkkasiirto)
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 9 2.1 Kirjanpidon ja sisäisen laskennan yleiskuvaus Kirjanpito ja sisäinen laskenta hoidetaan samassa integroidussa ympäristössä; pääsääntöisesti tapahtumat kuuluvat sekä kirjanpitoon että sisäiseen laskentaan. Oheisessa kuvassa on kuvattu keskeiset ohjaustiedot ja toiminnot (kuvassa on selvyyden vuoksi tietojoukot kuvattu ilman vastaavia ylläpitotoimintoja; vain jokapäiväisen käytön kannalta keskeiset toiminnot on kuvattu erikseen). Määräluokat Käsitelajit Käsitearvot Käsiterakenteet Tositelajit Tositteiden syöttö & sis.luku Kirjauskaudet Tositenumerot Vientilajit Tositteet Vakiotulosteet Näkemykset Saldot Raportointi Raporttim äär. Raportit Kuva 4. Laskennan toiminnot ja tietojoukot Määräluokat Käsitelajit Käsitearvot Määräluokilla kuvataan laskennassa käytettyjä mittoja, esim. eurot. Käsitelajit ovat laskennan seurantakohteita, joiden suhteen tietoja halutaan raportoida. Käsitelajit voidaan jakaa kirjauskohteisiin, jotka annetaan tiliöinnin yhteydessä ja rakennekohteisiin, jotka johdetaan kirjauskohteista. Käsitearvoina kerrotaan käytettyjen käsitelajien sallitut arvot: tilikartat, yksikköluettelot yms. Käsiterakenteet Käsiterakenteiden avulla kuvataan laskentakohteiden hierarkioita, ryhmittelyjä, koodikäännöksiä ja -tarkistuksia yms. Rakenteiden avulla raportointi ei ole riippuvaista käytetyistä koodiarvoista. Tositenumerot Eri tositelajeille voidaan avata erillisiä tositenumerosarjoja; tositenumeron maksimipituus on 8 numeroa.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 10 Vientilajit Tositelajit Kirjauskaudet Vientilajien avulla kuvataan minkälaisia käsitelaji/määräluokkayhdistelmiä tositteen vientiriveillä voi olla. Tositelajit ovat hyvin keskeisessä asemassa: kaikki tositteet tulevat Raindance:n tietyn tositelajin mukaisina eikä tositteen saamaa tositelajia voi jälkikäteen muuttaa. Tositelajien avulla voidaan syötettävän tiedon oikeellisuustarkistuksia tehostaa ja vähentää syöttövirheitä. Oletusarvona olevat 0-kirjauskaudet ovat kalenterikuukauden mittaisia; kausia voi olla yhtaikaa avoinna useita. Normaalisti kausi suljetaan keskuskirjanpitoon siirron yhteydessä noin 10. päivä seuraavaa kuuta. Kausi voidaan tarvittaessa avata uudelleen kirjauksille myös sulkemisen jälkeen. Tositteita ei voi kirjata suljetulle kaudelle. Tositteet Tositteet tuodaan pääsääntöisesti Raindanceen konekielisinä esijärjestelmistä (Rondo, Personec FV, M2, ELY) ja kirjataan siirron yhteydessä lopullisiksi. Muistiotositteita voidaan kirjata tarvittaessa suoraan Raindanceen. Syötön yhteydessä tositteet voidaan jättää esikirjattuun tilaan, jolloin niitä voidaan kaikkien tietojen osalta muuttaa. Viimeistään kauden sulkemisen yhteydessä tositteet kirjataan lopullisiksi, jolloin niitä ei voi enää miltään osin muuttaa. Näkemykset Saldot Raporttimääritykset Raportointi Vakiotulosteet Näkemysten avulla ilmoitetaan halutut summaustasot saldojen ylläpitämiseksi. Näkemyksiä voi haluttaessa luoda uusia tai vanhoja voi poistaa/muuttaa; kaikki laskennan tiedot on talletettuna tositteilla, joilta näkemysten mukaiset saldot voidaan aina muodostaa uudestaan. Raportoinnin nopeuttamiseksi laskettuja valmiita saldolukuja. Raporttimäärityksillä kuvataan halutut raportit, esim. pääkirja, toimintamenoraportti jne. Raportille voidaan poimia saldoja ja/tai tapahtumia. Raportoinnissa ajetaan raporttimäärityksissä kuvattuja valmiita raporttipohjia. Ajon yhteydessä valitaan ajokausi ja tulostusväline; määrityksistä riippuen voidaan antaa myös muita rajauksia raportille. Raportointiin kuuluu myös tosiaikainen saldojen ja niiden pohjana olevien vientirivien/tositteiden kyselytoiminto. Vakiotulosteet ovat valmiiksi määriteltyjä tulosteita, joiden ajamiseen ei tarvita raporttikehitintä esim. ostoreskontran raportit.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 11 2.1.1 Käsitelajit Liikekirjanpidon tili (LKP, 6 mrk) Valtion keskuskirjanpidon käyttämä liikekirjanpidon tili. Vähimmäistarkkuudella tämä tili on Valtiokonttorin ohjeiden mukaisesti 4 mrk. Tilivirasto voi kuitenkin käyttää omia tarkennuksia. Tili on pakollinen tieto kaikilla vienneillä. Tili on ulkoinen käsitelaji, jolle annetaan koodiarvojen avauksen yhteydessä tulostili- tai tasetilitieto. Tilit ryhmitellään raportoinnissa rakenteiden avulla mm. seuraavilla tavoilla: tulotili, menotili, tasetilit, tilinpäätöstilit poiminta yksittäisille raporteille. Esim. täsmäytysraportti. Talousarviokirjanpidon tili (TA, 14 mrk) Valtion keskuskirjanpidon käyttämä talousarviokirjanpidon tili. Talousarviokirjanpidon toteutumia seurataan näillä tileillä. Ulkoinen käsitelaji, jolle annetaan avauksen yhteydessä tulos-/tasetili tieto, joka mahdollistaa alkusaldon syötön ao. tasetilille. Kirjauksissa noudatetaan Valtiokonttorin ohjeita. Kustannuspaikka (KP, 6 mrk) Organisaatiota kuvaava seurantaluokka Maksuerä (MAKERA, 20 mrk) Tehtävä- ja palveluluokittelu seurantatarpeiden mukaisesti. Sampo-toiminnanohjausjärjestelmän toimenpiteet jakautuvat hierarkkisesti maksueriin, jotka jatkossa tulevat toimimaan avaimina Raindance- ja Sampo-järjestelmän välillä. Maksuerät ovat Raindance- järjestelmän kirjauskohteita. Näistä voidaan muodostaa Raindance- rakenteiden avulla seuraava summataso, joka on toimenpide. Maksuerä kytkeytyy aina myös tilaukseen. Maksuerät yksilöidään siten, että jokainen maksuerä on kytköksissä määrättyyn toimenpiteeseen. Toimenpiteet taas yksilöidään siten, että jokainen toimenpide voidaan liittää määrättyyn projektiin ja hankkeeseen (sama toimenpide ei voi kuulua useampaan projektiin/hankkeeseen). Hanke-projekti-toimenpide-maksuerä -hierarkia rakennetaan Sampoon.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 12 Hanke (HANKE, 6 mrk) Hankkeen luonteiset seurantakohteet, joilla on selkeä kesto ja vastuujako. Tililuokkaa ei tarvitse huomioida Sammon liittymissä. Omaisuuden yksilöinti (OMY, 17 mrk) Seurantaluokkaa käytetään yksilöimään rata- ja tiepohjien lunastusyksikkötieto. Tililuokkaa ei tarvitse huomioida Sammon liittymissä. Erittelykoodi (E, 1 mrk) Erittelee ulkoisen ja sisäisen laskennan tapahtumat tarvittaessa toisistaan. Pakollinen tieto kaikilla vienneillä. Käsitelajien rakenteet liitteessä 1. 2.1.2 Kehysyritykset ja käyttöyritykset Samassa käyttöympäristössä voi olla useita erillisiä kehysyrityksiä. Nämä ovat täysin erilliset toisistaan; omat käsitelajit, tilikartat ja raportit. Tiliöintiä tai raportointia ei voi tehdä kehysyritykseltä toiselle. Yhteen kehysyritykseen voi kuulua useampia käyttöyrityksiä. Näillä on kaikki tiedot yhteisiä (tositteet, tilikartat, raportit..), jollei niiden oikeuksia rajata käyttövaltuuksilla. Erillisistä käyttöyrityksistä on seuraavia etuja: käyttäjä tietää minkä yksikön tietoja käsittelee sallitut tiedot/toiminnot voidaan rajata käyttöyrityksittäin sisäinen laskutus helpottuu, kun myyjä/ostaja suhteet saadaan käyttöyrityksen kautta. Kehysyrityksiä on avattu kolme erillistä, jotka ovat yksi tuotantoympäristö ja kaksi testiympäristöä. Liikennevirastolla käytössä ovat seuraavat kehys- ja käyttöyritykset: 100 Liikennevirasto, tuotantokehysyritys 100 Keskitetty laskenta, osto- ja myyntireskontra ja irtaimiston käyttöomaisuuskirjanpito 110 Käyttöomaisuuskirjanpito
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 13 900 Liikennevirasto, testikehysyritys 900 Keskitetty laskenta, osto- ja myyntireskontra ja käyttöomaisuuskirjanpito (konversio meriosaston esineet) 910 Liikennevirasto, testikehysyritys 2 910 Keskitetty laskenta, osto- ja myyntireskontra ja irtaimiston käyttöomaisuuskirjanpito (konversio, irtaimisto) 920 Käyttöomaisuuskirjanpito (konversio tie- ja rautatieosastot) 930 Käyttöomaisuuskirjanpito, testiyritys 2.1.3 Raportointia rajaavat koodit Koska taloudenohjauksen ympäristö on yhteinen sisäiselle ja ulkoiselle laskennalle, niin tarvitaan omat käsitelajit pitämään nämä asiat erillään laskennassa. Erittelykoodilla erotetaan tarvittaessa ulkoisen ja sisäisen laskennan tositteet toisistaan. Käytettävät koodiarvot ovat: 0 siirtomääräraha-varaus 1 ulkoinen laskenta 2 sisäinen laskenta 3 käyttöomaisuus Jokaiseen vientiin tulee tositelajiin kytketty erittelykoodi tai se voidaan antaa manuaalisesti. Sisäisen laskennan erittelykoodi 2 on käytössä muistiotositelajeilla ROMUIS ja RDMUIS sekä käyttöomaisuus tositelajilla KOMTOS. Katso tarkemmin liite 3. Erittelykoodi 3 on käytössä KOMTOS tositelajeilla. Katso tarkemmin menetelmäkuvauksen kohta 3.3. ja liite 3. 2.1.4 Määräluokat Määräluokilla kuvataan laskennassa seurattavia mittoja, esim. eurot. Kirjauksissa käytettävien määräluokkien lisäksi on perustettu tilastollisia tai teknisiä määräluokkia esim. VAL (valuutta). Viraston Raindanceen on perustettu seuraavat määräluokat.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 14 Määräluokka Kuvaus Ohjaustiedot Kautta BUD SISÄINEN BUDJETTI Lis Ksikum BUDK KAUSIBUDJETTI Lis Ksikum BUDV VUOSIBUDJETTI Lis Ksikum DEB DEBET-TOTEUTUMA Lis Ksikum ETOT ESIK. TOTEUTUMA Lis Esik TOT IRT IRTAIN OMAISUUS Lis Ksikum DK-täs KRE KREDIT-TOTEUTUMA Lis Ksikum TA TALOUSARVIO Lis Ksikum TOT TOTEUTUMA Lis Ksikum DK-täs VAL VALUUTAT Lis Ksikum DK-täs 2.1.4.1 Määräluokkien ohjaustiedot Lis Esik Määräluokkaan kohdistuvat tapahtumat lisätään edelliseen saldoon, saldoa päivittävät esikirjaustilassa olevat tapahtumat. Määräluokasta lasketaan vain kauden saldo. Lis Ksikum Määräluokkaan kohdistuvat tapahtumat lisätään edelliseen saldoon, saldoa päivittävät lopullisessa tilassa olevat tapahtumat. Määräluokasta lasketaan kauden saldo ja tilivuoden kumulatiivinen saldo. Lis Ksikum DK-täs Määräluokkaan kohdistuvat tapahtumat lisätään edelliseen saldoon, saldoa päivittävät lopullisessa tilassa olevat tapahtumat. Määräluokasta lasketaan kauden saldo ja tilivuoden kumulatiivinen saldo. Määräluokan debet- kreditmäärien tulee olla yhtä suuret saldojen päivityksessä. 2.1.4.2 Määräluokkien käyttö BUD Ei käytössä Liikennevirastolla. Alkuperäinen sisäinen budjetti; käytetään jaettaessa alkuperäisiä toimintamäärärahoja edelleen osastoille ja yksiköille yms. seurantakohteille. Tämän sijaan käytetään määräluokkia BUDK ja BUDV. BUDK Kausibudjetti: käytetään jaettaessa alkuperäisiä toimintamäärärahoja edelleen osastoille ja yksiköille yms. seurantakohteille. BUDV Vuosibudjetti: käytetään jaettaessa alkuperäisiä toimintamäärärahoja edelleen osastoille ja yksiköille yms. seurantakohteille.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 15 DEB Toteutuneiden eurojen debet-vientien summat. Siirretään valtion keskuskirjanpitoon. ETOT Esikirjattu toteutuma IRT Irtain omaisuus KRE Toteutuneiden eurojen kredit-vientien summat. Siirretään valtion keskuskirjanpitoon. TA Alkuperäiset talousarviosummat; ei kohdistettu yksiköille. Summa voi muuttua vain lisäbudjetin kautta. Siirtomäärärahojen ja budjettien tallennuksesta lisää kohdassa 4.2. Määrärahat ja budjetit. TOT Toteutuma VAL Valuuttamääräiset toteutuneet summat, käytetään mm. valuuttamääräisten ostolaskujen kirjauksessa. 2.1.5 Näkemykset Näkemyksillä ohjataan raporteille ja kyselyihin saatavissa olevaa tietoa samoin kuin ylläpidettävien summatasojen (saldot) lukumäärää. Näkemykset toimivat myös vyörytyksien lähtökohtana. Käytettävillä näkemyksillä on merkitystä erityisesti raportoinnin tehokkuudelle; rakenteen kautta muodostettu raportti on aina hitaampi kuin jos rakennekäsitelaji olisi viety mukaan näkemykseen kyselyjen joustavuuteen; kyselyt noudattavat suoraan näkemyksen muotoa, turhat tasot estävät summatasojen kyselyn suojauksiin; raportointi ja kyselyt tapahtuvat aina jonkin rakenteen kautta tositteiden päivityksen tehokkuuteen; kaikki aktiiviset näkemykset on päivitettävä tositteen syötön yhteydessä levytilantarpeeseen; useilla näkemyksillä pieniin osiin pilkottu saldokanta vie vähemmän tilaa kuin kaikki käsitelajit sisältävä näkemys.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 16 Näkemykset voidaan tarvittaessa passivoida ja uudelleen aktivoida, jolloin saldot lasketaan uudestaan tositteiden tai toisen olemassa olevan näkemyksen perusteella. Alla on lueteltu Liikenneviraston aktiiviset näkemykset Id Nimitys Kuvaus Kautta Mluokat HANKE Ha1,lkp,ta,kp,makera,hanke,e,omy KAIKKI TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO KAIKKI Lkp,ta,kp,makera,hanke,omy,e (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO KPLKTA Kp,lkp,ta,e LKTAKP TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO LKKPTA LKP,KP,TA,E LKTAKP TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO LKP Lkp, e e=0-1 (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO LKP2E Lkp2,e (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO LKPE Lkp,e (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO LKPTA Lkp, ta, e e=0-1 (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO LKTAKP Lkp,ta,kp,e (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO TAE TA,E e=0-2 (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO TALKKP Ta,lkp,kp,e LKTAKP TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO TALKP Ta, Lkp,e e=0-1 LKPTA TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO TKP01 Ta, e e=0-1 (oma) TOT,DEB,KRE,TA,BUDV,BUDK,ETO 2.2 Ostoreskontran yleiskuvaus Ostoreskontraan viedään ostolaskut automaattista maksatusta varten. Laskun kirjauksen yhteydessä lasku tiliöidään suoritepohjaisesti ja vasta eräpäivän perusteella poimitaan maksatukseen. Maksatus tapahtuu keskitetysti. Siirrettävä materiaali muodostetaan Rondossa reskontraan siirtyvät - kansioon, josta laskujen maksatus- ja kirjanpitotiedot siirtyvät Raindanceen joka arkipäivä ajastetusti ja automaattisesti. Siirtovälineenä käytetään Rondon SFNet tiedonsiirto-ohjelmistoa. Palvelukeskuksessa tarkistetaan silmämääräisesti ennen siirtoa Rondon reskontraan siirtyvät - kansiossa oleva aineisto ja korjataan mahdolliset virheet. Siirrettävä materiaali siirtyy automaattisesti Raindancen käyttämään hakemistoon, josta tiedot luetaan automaattiajastuksella Raindanceen. Aineisto sisältää myös laskun DocIdnumeron, joka muiden laskutietojen ohella siirtyy Raindanceen. Siirron yhteydessä Rondo muodostaa siirtolistan ja vastaava raportti ajetaan Raindancesta. Raindancen päivitys tuottaa palautetiedon Rondoon. Tiedosto sisältää laskun DocId:n, jonka perusteella syntyy linkki Raindancen ja Rondon ostolaskuarkiston välille. Toimittajarekisteri ja tilikartta siirretään joka yö automaattisesti ja ajastetusti Raindancesta Rondoon. Yhteydet kirjanpitoon on kuvattu tarkemmin Rondon menetelmäkuvauksessa. Matkalaskujen ja matkaennakoiden poiminta maksatukseen hoidetaan M2:sta.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 17 Maksatuksessa tehdään tiliöinti ostovelkojen tilin ja välitilin välillä. Maksetut laskut eritellään maksatuksen yhteydessä tulostettavalla maksupäiväkirjalla. Maksuliikemenotositteella laskennan puolella kirjataan maksettu summa pois välitililtä maksuliikemenotilille. Numerosarjat Reskontratositelajit Toimittajat Laskennan tiedot Laskun käsittely Laskun tiliöinti Laskut Maksatus Maksutiedot Maksutiedot Baswareen Kokopankkiin Tosite laskentaan Kuva 5. Ostoreskontran toiminnot ja tietojoukot. Vakiotulosteet Maksupäiväkirja Toimittajat Numerosarjat Reskontratositelajit Laskun syöttö Maksatus Toimittajarekisteri hoidetaan keskitetysti Palkeiden kirjanpidon palveluryhmässä. Ostolaskuille on avattu oma numerosarja: 10000001-29999999 Eri tyyppiset laskut viedään reskontriin omilla reskontratositelajeillaan. Jokaiselle reskontratositelajille annetaan myös tieto laskennan tositteen muodostamisessa käytettävästä laskennan tositelajista. Reskontratositelajit ja niiden kytkennät laskennan tositelajeihin on selitetty kohdassa 4.2. otsikoiden Ostolaskut ja Myyntilaskut alla. Laskut siirretään Rondo esijärjestelmästä tiliöityinä ja hyväksyttyinä Raindance järjestelmään. Siirretyt laskut kirjautuvat suoraan lopullisesti kirjatuiksi, jolloin niiden euromäärää, toimittajatietoa eikä tosite- ja laskupäivää enää voi muuttaa. Vain eräpäivän ja viitetiedon voi vaihtaa. Lasku, joka on lopullisesti kirjattu ja hyväksytty, tulee automaattisesti poimituksi maksatukseen eräpäivänä. Maksatuksen yhteydessä voidaan automaattisesti muodostettua maksuehdotusta muokata haluttujen laskujen osalta (esim. poistaa lasku maksatuksesta). Laskun on oltava lopullisesti kirjattu ja hyväksytty tullakseen poimituksi mukaan. Maksatusajossa muodostetaan maksatustiedosto siirrettäväksi Baswareen, tulostetaan maksupäiväkirja sekä merkitään maksetut laskut maksetuiksi reskontrassa.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 18 2.3 Myyntireskontran yleiskuvaus Myyntireskontra on pääsääntöisesti ostoreskontran peilikuva: toiminnot ovat yhteiset, summat vain ovat vastakkaismerkkiset. Liikennevirastolla on käytössä myyntilaskutusjärjestelmä ProE, jossa laskutetaan myyntilaskut. ProE laskut siirtyvät arkipäivittäin Raindanceen automaattisesti. Mahdolliset hyvityslaskut myyntilaskuille siirtyvät myös ProE järjestelmästä myös joka arkipäivä automaattisesti. Siirrossa esiintyneet virheet korjataan myyntilaskujen ylläpidossa (tiliöintivirhe) ja siirtymättömät laskut (esim. kausi kiinni) voidaan siirtää uudestaan Raindanceen. Myyntireskontrassa on maksatuksen tilalla seuraavat toiminnot: Viitteiden sisäänluku Viitteellisinä saapuneet maksusuoritukset noudetaan Baswaresta arkipäivittäin. Noudon yhteydessä virhelistalle jäävät suoritukset tallennetaan käsin myyntireskontraan. Maksukehotukset Maksamattomista laskuista voidaan tulostaa maksukehotuskirje ehdotelma. Ehdotelmaa voidaan muuttaa (em. myyntilaskuja voi jättää maksukehotuksesta pois), mutta myyntilaskujen tietoja ei voi muuttaa. Valmis ehdotelma siirretään raportilla ProE järjestelmään, josta laskut lähtevät asiakkaille. Raindance päivittää laskuille tiedon, että ne ovat maksukehotettu. Maksukehotusajot ajetaan ja maksukehotukset toimitetaan velallisille kaksi kertaa kuukaudessa. Korkolaskut Laskutus Myöhässä maksetuista/olevista laskuista voidaan tulostaa korkolasku ehdotelma. Ehdotelmaa voidaan muuttaa (voidaan poistaa laskuja), mutta myyntilaskujen tietoja ei voi muuttaa. Valmis ehdotelma siirretään raportilla ProE järjestelmään, josta laskut lähtevät asiakkaille. Raindance päivittää laskuille tiedon, että ne ovat korkolaskutettu. Viivästyskorkoajot ajetaan ja korkolaskut toimitetaan velallisille neljä kertaa vuodessa. Suoraan reskontraan syötetyistä laskuista voidaan myös tulostaa laskulomake lähettäväksi asiakkaalle. Lomakkeen ulkoasua voidaan muokata parametriohjatusti samoin laskulla käytettävää kieltä. Tämä toiminto ei ole kuitenkaan Liikennevirastolla käytössä.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 19 2.4 Käyttöomaisuuskirjanpidon ja irtaimistokirjanpidon yleiskuvaus Raindance käyttöomaisuusjärjestelmä on integroitu osa Raindance taloudenohjausjärjestelmään. Käytettäessä ostoreskontraliittymää käyttöomaisuuteen saadaan syntymään esikirjattuja esineitä ostolaskua tiliöitäessä. Vastaavasti omaisuusraportointia varten laskentaan siirretään tietoa käyttöomaisuudesta vähintään omaisuustili ja kustannuspaikka tarkkuudella. Ostoreskontra Käyttöomaisuus Laskenta Laskun käsittely Lisätieto: Esinenumero, automaattinen E Esikirjattu esine Lopullinen esine Esineen tiedot T Tositteet: Käyttöönotto Myynti/romutus Poistot Korot Yksikön vaihto Korjaus Vakioraportit: Inventointi Laskennat Poistoraportit Kuva 6. Käyttöomaisuusjärjestelmän kuvaus 2.5 Liittymät muihin sovelluksiin yleiskuvaus Konekieliset liittymät muista järjestelmistä määritellään tositelajien avulla. Tositelajille määriteltävien siirtotaulujen avulla voidaan kuvata esijärjestelmän tietueista muodostettavat tapahtumat ilman kiinteätä, ennalta määrättyä tietuemuotoa esijärjestelmän tiedostolle. Siirtotaulun avulla kuvataan esimerkiksi: kenttien sijainti tietueella ehdot viennin muodostamiselle viennin muodostamisessa käytettävä vientirivi mahdolliset koodimuunnokset automaattisesti tehtävä vastavienti Kaikki tietojen siirto Raindancesta jälkijärjestelmille tapahtuu raporttikehittimen avulla: halutut tiedot poimitaan raportille joka tulostetaan tiedostoon. Raportin rivit muodostavat siirrettävän tiedoston tietueet.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 20 2.5.1 Esijärjestelmät 2.5.1.1 Personec F.V Palkat siirretään kahdesti kuukaudessa Personec F.V palkkajärjestelmästä Raindanceen. Palkkajärjestelmä tuottaa siirtotiedoston, jossa on kirjaukset kirjanpitoon täydellisinä. Tiedosto luetaan Raindanceen tositelajilla PALKAT. Palkkatiedosto tiedostossa on kaikki menokirjaukset ja tasetilikirjaukset. viennit tiliöidään sellaisenaan Raindanceen, Raindance ei siis lisää eikä muuta tiliöintejä. Palkkajärjestelmästä tulevat muodollisesti virheelliset tiliöinnit jäävät sisäänluvun yhteydessä virhelistalle, jolloin ne voidaan korjata suoraan Raindanceen. Asialliset virheet (yksikön vaihtaminen toiseksi jne.) tehdään palkkajärjestelmään, jolloin kaikki laskennalliset ja takautuvat korjaukset tulevat tehdyiksi. 2.5.1.2 Basware Maksuliikenneohjelmisto-liittymä on kaksisuuntainen. Raindancesta menee maksatusaineisto Basware maksuliikenneohjelman kautta pankkiin ja pankista noudetut pankin tiliotteet kirjataan Baswaressa ja tuodaan sieltä Raindancen kirjanpitoon. Menotositteet (TILIME) Tällä tositelajilla sisäänluetaan Baswaressa tiliöidyt menotiliotteet. Tositteen päivämäärä on aina sama kuin tiliotteen päivämäärä. Tulotiliotteet (TILINO,TILISA,TILIPO,TILIRM,TILIST,TILIYL) Näillä tositelajeilla sisäänluetaan Baswaressa tiliöidyt tulotiliotteet. Tositteen päivämäärä on aina sama kuin tiliotteen päivämäärä. Lisäksi Baswaresta Raindanceen siirretään pankista saadut viitesuoritukset (MMAKS). 2.5.1.3 Rondo Rondo on sähköiseen arkistointiin ja ostolaskujen paperittomaan käsittelyyn tarkoitettu ohjelma, joka otettiin virastossa käyttöön 1.1.2010. Rondoa käytetään pääasiassa web käyttöliittymän kautta (asiatarkastajat ja hyväksyjät). R8 versio käyttöönotettiin 01.10.2011. Rondossa hyväksytyt laskut siirretään päivittäin reskontraan siirtyviin. Samana iltana laskut siirtyvät Rondossa reskontraan siirrettyt-kansioon ja lähtevät siirtotiedostona Raindanceen. Laskut luetaan automaattisesti seuraavana aamuna Raindanceen. Samalla
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 21 varmistetaan, että lähetettyjen ja sisään luettujen laskujen lukumäärä ja yhteissumma täsmäävät. Rondosta tulostettu siirtolista ja Raindancen tuottama lista sisäänluetusta aineistosta arkistoidaan. Raindancessa tehdyt päivitykset tililuetteloihin ja toimittajiin siirtyvät kerran vuorokaudessa Rondoon. 2.5.1.4 M2 Matkasuunnitelmat, matkalaskut ja ennakot käsitellään M2-järjestelmässä. Matkalaskuaineistot siirretään kaksi kertaa viikossa maksuun (Basware) ja kirjanpitoon (Raindance). Kirjanpidon tositelaji on MATKAT. 2.5.1.5 Proe Myyntilaskut käsitellään Proe-laskutusjärjestelmässä. Myyntilaskut siirretään päivittäin Raindancen reskontraan ja kirjanpitoon. 2.5.1.6 Sampo toiminnanohjausjärjestelmä Maksuerä ja kustannuspaikat seurantakohteet käsitellään Sampo-toiminnanohjausjärjestelmässä. Sampoon tehdyt lisäykset/muutokset em. seurantakohteisiin liittyen siirretään päivittäin Raindanceen. 2.5.1.7 ELY Raindance ELY-Livi tapahtumakirjaukset siirretään päivittäin ELY:n Raindancesta Liikenneviraston Raindanceen. Tekninen poiminta ja siirtokuvaus on liitteessä 6.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 22 2.5.2 Jälkijärjestelmät Kaikki tietojen siirto Raindancesta jälkijärjestelmille tapahtuu raporttikehittimen avulla: halutut tiedot poimitaan raportille, joka tulostetaan tiedostoon. Raportin rivit muodostavat siirrettävän tiedoston tietueet. 2.5.2.1 Debet- ja kreditsaldojen siirtäminen keskuskirjanpitoon Valtion keskuskirjanpitoon eritellään lkp-tileittäin ja talousarviotileittäin debet- ja kreditvientien summat. Nämä muodostetaan seuraavasti: raportille poimitaan kuukauden päättämisen jälkeen tositteilta lasketut debet- ja kreditvientien summat (määräluokasta TOT) päätteelle ajettu raportti luetaan takaisin laskentaan (TA) käyttämällä tositelajia DK, jolle määräluokiksi on määritelty DEB ja KRE tiedostoon kirjoitettavalle siirtoraportille poimitaan kumulatiiviset summat vuoden alusta määräluokista DEB ja KRE eriteltynä lkp-tileittäin ja talousarviotileittäin. 2.5.2.2 Basware Mahdolliset korjaukset debet/kredit-summien muodostamisen jälkeen tehdään joko poistamalla edellinen DK-tosite ja ajamalla ajo uudestaan tai kirjaamalla puuttuneita tositteita vastaavat DEB ja KRE -summat käsin tositelajilla DK. Näin tehty korjaus jo Valtiokonttoriin lähteneisiin valtion keskuskirjanpidon tietoihin tapahtuu automaattisesti seuraavan kuukauden kumulatiivisissa summissa. Basware-maksuliikenneohjelmistoon siirretään standardimuotoinen maksatustiedosto edelleen välitettäväksi pankkiin. 2.5.2.3 Sampo-toiminnanohjausjärjestelmä Sampoon siirretään päivittäin toteutuneita tapahtumatietoja. Tapahtumatiedot poimitaan raporteilla tietyin poimintarajauksin. Siirto tapahtuu automaattisesti ajastettuna joka päivä. Ennen Sampon käyttöönottoa (keväällä 2011) vastaavat tiedot on siirretty viraston HHJ-järjestelmään. Lisäksi Sampoon siirretään Raindanceen päivitetyt TA- ja LKP tilit. Poiminta tapahtuu tarvittaessa manuaalisesti Raidancesta, mutta itse siirto tapahtuu automaattisesti ajastettuna. 2.5.3 Raindancen tietovarasto UDP Raindancen UDP tietovarastoon siirretään kerran päivässä Raindance palvelimen varmistuksen jälkeen viraston kirjanpidon tapahtumat. UDP tietovarastosta on edelleen automaattinen tiedonsiirto kerran päivässä Liikenneviraston johdon taloushallinnon Gognos-talousraportointijärjestelmään.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 23 2.6 Suojaukset ja käyttöoikeudet Raindancessa voidaan suojauksia ottaa käyttöön useammalla eri tavalla. Seuraavassa on esitetty eri mahdollisuudet ja niiden käyttötavat lyhyesti. Oikeus käyttöyritykseen Käyttäjäkohtaisesti on rajattu mihin käyttöyrityksiin käyttäjällä on oikeus mennä. Yrityksittäin on rajattu kyseiselle yritykselle sallitut sovellukset. On käytössä Liikennevirastolla. Toimintokohtaiset käyttöoikeudet Liikennevirastolla on käytössä seuraavat sovellusalueet: 0 ADP Tietokanta 1 OCP Operointi 2 MSP Jonot/Käyttäjähallinta 4 TA Taloudenohjaus 5 RKF Yleinen 6 MR Myyntireskontra 10 KO Käyttöomaisuus 19 RG Yhteiset/siirto 20 OR Toimittajatiedot 21 OR Laskut 22 OR Maksatus 23 OR Ostolaskun maksun ylläpito, mitätöinti/poisto Kunkin sovelluksen kaikille toiminnoille (komennoille) on annettu vastaavasti minimi käyttöoikeustaso, joka käyttäjällä on oltava saadakseen käyttää komentoa. Näin käyttäjät voidaan jakaa ryhmiin sen mukaan, kuinka voimakkaita käskyjä sovelluksen sisällä saa käyttää. Esimerkki: käyttöoikeustaso 0; ei oikeuksia käyttöoikeustaso 1; oikeus tietojen katseluun käyttöoikeustaso 2; oikeus tietojen katseluun ja normaaliin ylläpitoon käyttöoikeustaso 3; oikeus edellisten lisäksi myös perustietojen ylläpitoon käyttöoikeustaso 4; oikeus edellisten lisäksi myös joihinkin ohjaustietoihin tai mitätöinti/poisto toimintoihin käyttöoikeustasot 5 sovelluksesta vastaavan pääkäyttäjän taso käyttöoikeustasot 6-7; ohjelmiston kehittämisestä vastaavan henkilön taso (Logica)
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 24 Yrityskohtaiset valtuusalueet Eri käyttöyritykset liitetään kehysyritykseen valtuusalueiden kautta. Valtuusalueet voidaan määritellä erikseen näkemyksille, raporteille, tositelajeille ja yksikköhinnoille. Eri käyttöyritykset näkevät toistensa tiedot vain kuuluessaan samaan valtuusalueeseen. Lisäksi voidaan käsitelajin ylläpidossa rajata käsitelajin arvojen käyttöoikeus valtuusalueittain. Liikennevirastossa ei ole yrityskohtaiset valtuusalueet käytössä. Käyttäjäkohtaiset valtuudet Käyttäjäkohtaiset käyttövaltuudet voidaan antaa erikseen käsitelajien arvoväleille, raporteille, tositelajeille, reskontratositelajeille ja näkemyksille. Esimerkkejä: raportointiyrityksen sisällä voidaan eri käyttäjien valtuudet rajata koskemaan vain omaa yksikköä; näkemykset, saldokyselyt ja raportit eivät tällöin salli muiden yksiköiden tietojen katselua raportit voidaan rajata vain tiettyjen henkilöiden käyttöön käyttäjä saa käyttää vain tiettyjä tositelajeja, jolloin esim. osto- ja henkilöreskontrien hoito on mahdollista rajata vain tietyille henkilöille tiliöidessä saa kirjata vain oman yksikkönsä tapahtumia, jolloin tiliöinti voidaan hajauttaa yksiköille. Liikennevirastossa ei ole käytössä käyttäjäkohtaisia valtuuksia. Käyttäjäryhmät Liikenneviraston Raindance käyttäjätunnuksien käyttövaltuudet on määritelty perittäväksi käyttäjäryhmätunnukselta (poikkeus järjestelmätoimittajat). Käyttäjäryhmäkohtaisesti on annettu eri sovelluksille työtehtävien mukainen käyttöoikeustaso. Käyttäjäryhmätunnukset voidaan laajentaa myös käyttöyrityskohtaiseksi. Liikennevirastolla on käytössä seuraavat käyttäjäryhmät: Tilivirasto: K = Katselijat (Kyselyt, raporttien tulostus, tietojen katselu (TA, RKF, KO)) S = Sisbudj + raportointi (Samat oikeudet kuin ryhmällä K + sisäinen laskenta ja raportointi (mm. sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito)) I = Irtaimistorekisteri + raportointi (Samat oikeudet kuin ryhmällä S + irtaimistorekisterin ylläpito) TEI= Samat oikeudet kuin ryhmällä I + testiyritysten käyttöomaisuuden ohjaustiedot TES= Testiyrityksessä samat oikeudet kuin ryhmällä S
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 25 Palkeet: KIR = KIP = KIE = OLA = MAK = MYL = PÄÄ = REK= Kirjanpitäjä Pääkirjanpitäjä KP-esimiehet Ostolaskut Maksatus Myyntilaskutus Pääkäyttäjä Rekisteriryhmä Käyttäjäryhmille on määritelty liitteen 2. mukaiset käyttöoikeustasot. 2.7 Varmistukset Järjestelmä varmistaa tietokannan automaattisesti levylle joka yö. Häiriön varalta ylläpidetty tapahtumaloki varmistetaan samassa yhteydessä. Teknisen häiriön jälkeen järjestelmä palauttaa tietokannat viimeiseltä levyvarmistukselta lisäten siihen automaattisesti varmistuksen jälkeen tehdyt tapahtumat (tositteet, ohjaustiedot, näkemykset, yms) lokitiedostosta. Edellä esitetyn lisäksi kaikki muuttuneet tiedostot varmistetaan käyttöjärjestelmätasolta magneettinauhalle. 3 KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO Käyttöomaisuutta seurataan Raindancen käyttöomaisuusjärjestelmässä esinetasolla. Esineen yksilöi tunnus (10 merkin päätunnus ja 4 merkin lisäerittely). Esineiden päätunnus numeroidaan automaattisella juoksevalla numeroinnilla, lisäerittelyksi nolla. Esineen numero muodostetaan pääosin automaattisesti koko viraston yhteisestä numerosarjasta. Uusien esineiden numerointi on aloitettu vuonna 2010 numerosta 20000-0 (irtaimistoesineet numerosta 101844-0). Liikenneviraston taseeseen merkitään pääsäännön mukaan käyttöomaisuus, jonka hankintahinta on > 10 000 euroa ja kirjaus tehty tileille 1000-1303 kirjataan Raindance yritykseen 110. Liikenneviraston irtaimistoa, jonka hankintahinta on < 10 000 euroa kirjataan Raindance yritykseen 100. Käyttöomaisuusesineet jaetaan esikirjattuihin ja lopullisiin esineisiin. Esikirjatut esineet ovat tavallisesti ostoreskontraliittymän kautta syntyneitä, jotka tietojen täydentämisen jälkeen siirretään aktivoiduksi eli lopullisiksi esineiksi. Liikennevirastolla ostoreskontraliittymä on liitetty irtaimistorekisteriin eli yritykseen 100. Käyttöomaisuuteen luodaan esikirjatut esineet Raindancen sisäisellä erillisellä kirjanpidon raporttipoiminnalla ja sisäänluvulla.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 26 Koska Livillä on luotu tuo ostoreskontraliittymä irtaimistoon, on Liville rakennettu automaattisiirto, joka siirtää lopullisen kirjauksen päivän mukaan myös käyttöomaisuuden esineet esik-tilaan ympäristöön 110. Siirto tarkistetaan päivittäin. Livin ympäristössä 100 on raportti KOMSI, joka poimii kirjauksista (muut tositelajit paitsi KOMTOS ja ALKU-tositelajit ja LKP-tilillä 1000-1303 paitsi 1211, 12981 ja 12982, tositerivillä on oltava kustannuspaikka) tiedot ja yrityksessä 110 luetaan ko. raportti automaattijobilla esikirjatuiksi esineiksi. Esikirjatulle esineelle syntyy seuraavat tiedot automaattisesti: Kpitovuosi = tositepäivän perusteella vuosi vv ja kk pp vakiona 0101 Esinetunnus = tositenumero 8 mrk Jnro = tositteen rivinro 4 mrk Hankintapäivä = tositepäivämäärä Hankintahinta = tositerivin summa tot Omaisuuslaji = lkp-tilistä rakenteella OMLAJI LKP, rakenne ei ole aito (käsitearvo voidaan luoda tositteiden ylläpidossa) Kp = kustannuspaikka Kuvaus = tositeotsikon ja rivitekstin alusta 50 mrk (ostolaskun numero + mahdollinen vientiselite) Toimittajan nimi = tositeotsikon alusta 15 mrk TEHT = makerasta TEHT-MAKERA -rakenteella (vapaa klaji 5), jos makeran arvo alla olevan luettelon mukainen 56, 57, 520, 530, 540, 610, 860, 931, 994, 2240, 2250, 2255, 2263, 2363, 3250, 3263, 3350, 3363, 3450, 3463, 3550, 3563 HANKE = hanke (vapaa klaji 6) Vapaa Teksti5 = docid Lkp 12410-12417 rautatie-rakenteiden poikkeamat perustiedoista Kuvaus Omaisuuslajin nimi Toim.nimi ei Sumu-plaji vakio P ja lkp tilin 3 viimeistä merkkiä SIJA päätelty raportilla Väylästä alla olevan määrittelyn mukaan, jos väylässä arvo (vapaa klaji 1), NIMIKE vakio 029 (vapaa klaji 2) VÄYLÄ OMYn 1. merkistä 5 mrk (vapaa klaji 4), rataosa TEHT ei (vapaa klaji 5)
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 27 Lkp 1202 ja 1212 poikkeamat perustiedoista Kuvaus vakioteksti Rautatie-alue Sumu-plaji vakio P000 SIJA päätelty raportilla Väylästä alla olevan määrittelyn mukaan, jos väylässä arvo (vapaa klaji 1), NIMIKE vakio 012 (vapaa klaji 2) VÄYLÄ OMYn 1. merkistä 5 mrk (vapaa klaji 4), rataosa TEHT ei (vapaa klaji 5) Rataosa (VÄYLÄ) Sijainti (SIJA): 1101 1113 RO1 Uusimaa, alue 1 1201 1208 RO2 Lounaisrannikko, alue 2 1301 1308 RO3 Riihimäki-Seinäjoki, alue 3 1401 1410 RO4 Rauma-Pieksämäki, alue 4 1501 1507 RO5 Haapamäen tähti, alue 5 1601 1611 RO6 Savon rata, alue 6 1701 1715 RO7 Karjalan rata, alue 7 1801--1810 RO8 Yläsavo, alue 8 1901--1906 RO9 Pohjanmaan rata, alue 9 2001--2002 RO10 Keski-Suomen alue, 10 2101--2109 RO11 Kainuu-Oulu, alue 11 2201--2214 RO12 Oulu-Lappi, alue 12 (3-alkuiset ja muut) ROJAK Kaikilla alueilla olevat RDELY-tositteiden poikkeamat perustiedoista Toim.nimi TEHT HANKE Vapaa Teksti5 SIJA ei ei ei ei päätelty raportilla kustannuspaikasta rakenteella SIJA-KP (vapaa klaji 1) Tärkein käyttöomaisuutta luokitteleva tekijä on omaisuuslaji. Omaisuuslajeja on perustettava vähintään yhtä monta kuin on omaisuustilejä, tarkempaakin jaottelua voi käyttää. Omaisuuslajiin kytketään sumu-poistolaji, joka kertoo suunnitelman mukaisen poistotavan, poistoprosentin ja poistoajan. Vakioluokittelutekijänä on myös kustannuspaikka. Lisäksi on 1-10 valinnaista seurantakohdetta, joilla voi poimia ja lajitella tietoa, esim. raporttikehittimellä tehtyihin lisäraportteihin. Poistolaskennat, pääomakustannuslaskenta ja mahdolliset indeksilaskennat tehdään lopullisille esineille. Myynnit ja romutukset sekä yksikkömuutokset ylläpidetään lopullisille esineille, jotta esineen tiedot pysyvät ajan tasalla ja ovat raportoitavissa esim. inventointia varten. Käyttöomaisuusjärjestelmässä on tietyt vakiotulosteet ja -raportit sekä raporttigeneraattorilla toteutettuja esineraportteja. Livin käyttöomaisuusesineet (myös osa irtaimistosta) on konvertoitu järjestelmään Tiehallinnon, Merenkulkulaitoksen ja Ratahallintokeskuksen aikaisemmista taloudenohjausjärjestelmistä. Poistolaskenta on aloitettu tekemään kuukausittain heti kun osajärjestelmä on käyttöönotettu ja esineet on saatu konvertoitua järjestelmään.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 28 3.1 Laskennan määritykset Koska käyttöomaisuus on integroitu osa taloudenohjausjärjestelmää, käyttöomaisuusyritystä perustettaessa on tehtävä seuraavat määritykset laskentaan: käsitelajit käsiterakenteet käsitearvot määräluokka tositelaji vientilaji näkemykset Käsitelajit/KÄYTTÖOMAISUUS (110) Seuraavat käsitelajit on avattu käyttöomaisuus laskentaan. Pakolliset käsitelajit: Kuvaus Käsitelaji Pituus Ominaisuudet Lopullisen esineen numero ESNRO 14 mrk Ei-taul., aakkosnumeerinen Omaisuuslaji OMLAJI 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Veropoistolaji KOVPL 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Sumu-poistolaji SUMU 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Laskennallinen KOLPL 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen poistolaji Indeksilaji KOIND 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Kustannuspaikka KP 6 mrk Taul., aakkosnumeerinen Tapahtumakoodi TPKD 4 mrk Taul., aakkosnumeerinen Liikekirjanpidon tili LKP 6 mrk Taul., aakkosnumeerinen Valinnaiset käsitelajit (enintään 10 kpl): Kuvaus Käsitelaji Pituus Ominaisuudet Esineen sijainti SIJA 10 mrk Taul.,aakkosnumeerinen, käsitearvot lisäksi Rondoon Esineen nimike NIMIKE 3 mrk Taul., numeerinen, etunollatäyttö, käsitearvot lisäksi Rondoon Kiinteistön sijaintikunta KUNTA 3 mrk Taul, numeerinen etunollatäyttö Väylän osa VÄYLÄ 10 mrk Taul, aakkosnumeerinen Maksuerä TUOTE 4 mrk Taul., aakkosnumeerinen, vastaa taloudenohjauksessa ja Rondossa MAKERAa. Hanke HANKE 6 mrk Taul., aakkosnumeerinen, sama taloudenohjauksessa Rahoitusosuus RAHOS 10 mrk Ei-taul. numeerinen, euromääräinen
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 29 Vanhojen esineiden EDNRO 10 mrk Ei-taul., aakkosnumeerinen numero Yhteyshenkilö/-taho YHTHLÖ 3 mrk Taul., aakkosnumeerinen, käsitearvot lisäksi Rondoon Nimellisarvo NIMARV 10 mrk Ei-taul., numeerinen, euromääräinen Nimellisarvo on arvopapereita varten. Käsitelajien järjestys esineellä voisi olla sama kuin luettelossa. Pakollisia valinnaisia käsitelajeja ovat SIJA ja NIMIKE. Muut käsitelajit ovat vapaaehtoisia. Käsitelajit raportointia varten Kuvaus Käsitelaji Pituus Ominaisuudet Omaisuusryhmä OMRY 3 mrk Taul., aakkosnumeerinen Hankintapäivämäärä HPVM 6 mrk Ei-taul., aakkosnumeerinen Hankintapäivämäärä HANKPV 8 mrk Ei-taul., aakkosnumeerinen Käsiterakenteet Tietyt käsiterakenteet syntyvät automaattisesti, kun perustetaan uusia käyttöomaisuusesineitä. Niitä siis ei tarvitse perustaa käsin. Ne näkyvät Raindancen laskennassa ja niitä ei saa poistaa, sillä niitä tarvitaan esim. raportoinnissa. Käsitearvot LKP Avaa käyttöomaisuustilit tilikarttaan (1007-1303) TPKD ( koodit käsikirjassa) AREG Automaattinen siirto ostoreskontrasta Muut tapahtumakoodit ks. Käyttöomaisuuden käsikirja. Muut käsitearvot (omaisuuslajit ja sumu-poistolajit) avataan käyttöomaisuuden ohjaustiedoissa. Määräluokat TOT Käyttöomaisuussummat seurataan toteutuneissa euroissa.
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 30 Tositelajit ja vientilajit Käyttöomaisuustapahtumien tiliöintiä varten on tehty tositelaji KOMTOS. Sillä on vientilajirivi V5, jota voidaan käsitellä eri tavoin tiliöintitapahtuman tapahtumakoodin mukaan. Tositelajin rivilajit (KOMTOS): MENO1: LKP, KP, E=1, TPKD, OMLAJI, ESNRO, MAKERA, TOT MENO2. LKP, KP, E=2, TPKD, OMLAJI, ESNRO, MAKERA; TOT MENO3: LKP, KP, E=3, TPKD, OMLAJI, ESNRO, TOT POISTO: LKP, KP, E=1, TPKD, OMLAJI, MAKERA, TOT KORKO: LKP, KP, E=2, TPKD, OMLAJI, MAKERA, TOT Tositenumerosarjat Käyttöomaisuustositteille on avattu numerosarja 20. Tositenumeroiden aloitusarvo 20000001. Kausitaulukot Käyttöomaisuus käyttää aina laskennan kausitaulua, josta seuraa, että kausien on oltava avoimia käyttöomaisuustositteita tehtäessä. Käyttöomaisuus ei voi tehdä tositteita suljetulle kaudelle. Simuloinnissa tulevien kausien on oltava perustettuja, ei kuitenkaan välttämättä avoimia. Käsitelajit /IRTAIMISTOYRITYS (100): Seuraavat käsitelajit on avattu irtaimisto laskentaan. Vakiokäsitelajit (järjestelmässä pakollisia) Kuvaus Käsitelaji Pituus Ominaisuudet Lopullisen esineen numero IRNRO 14 mrk Ei-taul., aakkosnumeerinen Omaisuuslaji IRLAJI 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Veropoistolaji KOVPL 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Sumu-poistolaji IRSUMU 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Laskennallinen poistolaji KOLPL 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Indeksilaji KOIND 4 mrk Luo, aakkosnumeerinen Kustannuspaikka KP 6 mrk Taul., aakkosnumeerinen Tapahtumakoodi TPKD 4 mrk Taul., aakkosnumeerinen Liikekirjanpidon tili LKP 6 mrk Taul., aakkosnumeerinen
Liikenneviraston Raindance-menetelmäkuvaus 31 Valinnaiset käsitelajit Kuvaus Käsitelaji Pituus Ominaisuudet Esineen sijainti SIJA 10 mrk Taul., aakkosnumeerinen,käsitearvot lisäksi Rondoon Esineen nimike NIMIKE 3 mrk Taul., numeerinen, etunollatäyttö, käsitearvot lisäksi Rondoon Vanhojen esineiden EDNRO 10 mrk Ei-taul., aakkosnumeerinen numero Yhteyshenkilö/-taho YHTHLÖ 3 mrk Taul.,aakkosnumeerinen, käsitearvot lisäksi Rondoon Tositelajin rivit (tositelaji XIRTOS): MENO3: LKP, KP, E=3, TPKD, IRLAJI, IRNRO, TOT 3.2 Käyttöomaisuuden määrittelyt Käyttöomaisuusjärjestelmässä on avattu seuraavat ohjaustiedot: Käytönohjaustiedot Liikennevirasto kohtaisesti seurattavat tiedot, kuten kustannuspaikka Yhteys laskennassa määriteltyihin käsitelajeihin Laskennan tositelajin kytkeminen Esinenumerosarjat Esineiden automaattinen numerointi 10 + 4 merkkiä. Päätunnus juoksevasti vuoden 2010 alusta numerosta 20000-0. Suunnitelman mukaiset poistolajit Määrittelee sumupoistot ja pääomakustannuslaskennan. Laskentaperusteena on esineen hankintahinta. Poistolajilta haetaan ao. esineen poistotili. Omaisuuslajit Omaisuustilit on jaettu omaisuuslajeihin. Sumu-poistolajit kytketään omaisuuslajiin. Omaisuuslajeilla on kerrottu eri tapahtumissa tarvittavat tilit käyttöomaisuustositteiden tiliöintiä varten.