TARJOUSPYYNTÖ 1 (8) Tilausajojen hankinta Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta erilaisten ryhmäkuljetusten hoitamisesta tilausajona. Palveluja tarvitaan etupäässä alakoululaisten uimahallikuljetuksiin, väistökoulujen koulukuljetuksiin, luokkaretkiin ja erilaisiin tutustumiskäynteihin. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset 1. Tilausajot Pienten ryhmien kuljetuksiin käytetään julkisia kulkuneuvoja sekä takseja, joten ne jäävät tämän kilpailutuksen ulkopuolelle. Hankinta on jaettu kahteen osioon; 1. tilausajot 2. uimahallikuljetukset. Osatarjoukset ovat sallittuja osioittain. Tarjoaja voi tarjota joko molempia tai vain toisen osion kuljetuspalveluita. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilausajojen hankinta on ryhmitelty kuljetuskaluston rekisteröidyn matkustajapaikkamäärän mukaan. Osatarjoukset on tässä osiossa sallittu myös kokoluokittain. Tarjottuun ryhmään tulee ilmoittaa kaikki pyydetyt hinnat. Tarjouksen mukana tulee olla luettelo siitä tarjoajan käytössä olevasta kuljetuskalustosta, jota käytetään tarjotun palvelun toteuttamiseen. Kalustoselvitys annetaan vain niistä kokoluokista, joita tarjous koskee. Selvityksestä tulee ilmetä auton käyttöönottovuosi, EURO - päästöluokituksen täyttyminen, varustetaso (turvavyöt, ilmastointi, DVD/VHS, mikrofoni, WC), matkustajapaikkamäärä sekä turvavyöllisten paikkojen määrä. Tarjotun kaluston tulee olla tarjoajan käytössä viimeistään 1.11.2012. Espoon kaupungin tilausajoissa käytettävien ajoneuvojen tulee täyttää vähintään EURO IV-kriteerit. Espoon kaupunki pidättää itsellään oikeuden käyttää sopimuksen ulkopuolisia toimittajia perustellusta syystä, esim. jos yksikään sopimustoimittaja ei pysty toimittamaan kuljetusta tilattuna aikana. Kuljetusten häiriöttömän hoidon varmistamiseksi liikennöitsijällä on oikeus käyttää tilapäisesti alihankkijaa. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 5 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (8) 2. Uimahallikuljetukset Uimahallikuljetuksia hoidetaan Espoon peruskouluista lähialueen uimahalleihin lähes päivittäin. Kuljetukset pyritään järjestämään aina lähimpään uimahalliin. Hallit ovat Espoonlahti, Leppävaara, Tapiola ja Keski-Espoo. Kalusto Kalustotarve on 3-5 linja-autoa maanantaista perjantaihin klo 08.30-15.00 väliselle ajalle. Oppilasmäärät vaihtelevat 25-75:een, päiväkohtaiset määrät ilmenevät tarkemmin liitteestä 2. Uimahallikuljetuksissa voidaan käyttää kaupunkiliikenteen vaatimukset täyttävää kalustoa. Ajoneuvojen tulee täyttää vähintään EURO IVkriteerit. Aikataulut Kuljettaja vie oppilaat hallille aikataulun mukaan ja tuo heidät takaisin koululle samalla, kun tulee noutamaan seuraavaa ryhmää. Aikatauluihin kirjatut kellonajat ovat tarkkoja lähtöaikoja koulun pihalta. Paluuajat uimahalleilta takaisin kouluille tarkentuvat sopimuskaudella. Liitteessä 2 on tarkemmat reittiaikataulut lukuvuodelle 2011 2012. Aikataulutiedot saattavat muuttua sopimuskaudella. Aikatauluista voidaan etukäteen sovittaessa joustaa klo 8.30-9.00 välillä. Tämän hetkisen tiedon mukaan Leppävaaran uimahalli tullaan remontoimaan vuosien 2012-2014 aikana, jolloin myös jako uimahallien kesken tulee muuttumaan. Kuljetuksissa käytettävän auton ajoreitti on valittava siten, etteivät matkustajat autoon noustessaan tai siitä poistuessaan tarpeettomasti joudu ylittämään ajorataa. Jos kuljetus alkaa koululta tai päättyy sinne, on autoihin noustava ja niistä poistuttava siihen varatulla ja erikseen merkityllä paikalla koulun alueella tai sen välittömässä läheisyydessä. Paikan valinnassa on kiinnitettävä huomiota siihen, että ajoneuvoliikenne ei vaaranna kuljetettavien tai muiden alueella liikkuvien turvallisuutta. Espoon kaupunki ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Puitejärjestely Tilausajoihin on tarkoitus muodostaa puitejärjestely niin, että kuhunkin kokoluokkaan valitaan neljä toimittajaa riittävien kuljetusresurssien takaamiseksi. Tilausajoja tullaan sopimuskauden aikana tilaamaan liitteen 7, kevennetty kilpailutus, mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (8) Uimahallikuljetuksiin valitaan kilpailutuksen perusteella yksi toimittaja ja lisäksi varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä vaatimuksia sopimuskauden aikana. Sopimuskausi Sopimus on määräaikainen 11.6.2012-10.6.2015 + 1 optiovuosi. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä noin 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Tilausajot -osiossa Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi. Hankinnan arvo on noin 2,2 milj. euroa. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu
TARJOUSPYYNTÖ 4 (8) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat pyydetään ilmoittamaan tarjouspyynnön liitteellä 2 (tilausajot) ja liitteellä 4 (uimahallikuljetukset) Hinnoitteluliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä saa poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. 1. Tilausajojen hinnat ilmoitetaan liitteellä 4. Tarjouksessa on ilmoitettava seuraavat hinnoitteluperusteet: - Tuntihinta ( /tunti), joka sisältää ajan, jolloin kuljettaja on varattuna tilattuun ajoon, eli varikolta alkavan edestakaisen matkan mahdollisine odotusaikoineen.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (8) - Kilometrihinta ( /km), joka sisältää edestakaisen matkan alkaen varikolta ja päättyen varikolle. - Lähtömaksu, joka on tilauskohtainen, mm. kaluston pääomakuluja sisältävä kiinteä maksu. Lähtömaksussa oletuksena on, että varikko sijaitsee kohtuullisella etäisyydellä kuljetuksen oletetusta lähtöpaikasta eli Espoon alueelta. Puitejärjestelyn sisäisissä kevennetyissä kilpailutuksissa asiakas ilmoittaa tilauskohtaiset kaluston varustetaso- ym. vaatimuksensa. 2. Uimahallikuljetusten hinnat pyydetään ilmoittamaan uimahallikohtaisina päivähintoina. Hinta sisältää riittävän kokoisen linja-auton (matkustajapaikat hinnoitteluliitteessä ilmoitetulle oppilasmäärälle) kuljettajineen, ajokilometrit sekä kaikki muut kulut. Muita hintoja ei voi laskuttaa sopimuskaudella. Tarjoaja voi käyttää halutessaan useampia linja-autoja, tai isompaa kalustoa, mutta päivähinta kuljetuksessa on hallikohtainen ja kiinteä. Lisäksi pyydetään ilmoittamaan kilometri-hinta ( /km). Kilometrihinnan perusteella tehdään hinnoitteluja, jos koulujen jako uimahallien kesken muuttuu. Kilometrihinta ei ole vertailtava tieto. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 10.6.2013 asti. Tarjousten vertailu Tilausajot ja uimahallikuljetukset vertaillaan erikseen. Tilausajoissa valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Jokainen kokoluokka vertaillaan erikseen. Hinta ja laatu pisteytetään seuraavasti. Hinta, painotus 75 pistettä Tarjouksessa ilmoitetuilla hinnoilla lasketaan esimerkkimatkan kokonaishinta. Vertailu tehdään kokonaishinnan perusteella. Alimman hinnan tarjonnut tarjoaja (X) saa lopulliseen vertailuun 75 pistettä, johon muiden tarjoajien hinnat (Y)suhteutetaan. Muiden tarjousten hintavertailupisteet lasketaan kaavalla X/Y*75. Laatu, painotus 25 pistettä Laatu arvioidaan kaluston päästöjen ja varustetason perusteella. Jokaisessa tarjoamassaan kokoluokassa tarjoajan tulee ilmoittaa kaluston kokonaismäärä, sekä ilmoittaa 1. Euro V-päästökriteerit täyttävien määrä 2. täysin varusteltujen linja-autojen määrä sekä 3. vaihtoehtoista, vähäpäästöistä polttoainetta (muu kuin diesel tai moottoribensiini) käyttävien autojen määrä.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (8) Kaksi ensimmäistä kriteeriä ovat painoarvoltaan 10 pistettä ja jälkimmäinen 5 pistettä. Ilmoitetut kalustomäärät kerrotaan painoarvolla ja pisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä laatuosiossa saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 25 pistettä, johon muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan. Lopuksi hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Eniten pisteitä saaneet tarjoajat valitaan sopimustoimittajaksi. Uimahallikuljetuksissa valintaperusteena on alin hinta. Uimahallikohtaiset päivähinnat lasketaan yhteen tarjouskohtaisesti ja alimman kokonaishinnan tarjonnut valitaan sopimustoimittajaksi. Tilaaminen Tilausajot tilataan ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Uimahallikuljetusten tilaamistapa sovitaan erikseen. Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT( http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (8) Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 2.5.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena ja sisältäen hintaliitteen joko muistitikulla tai CD-ROMilla on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Tilausajojen hankinta. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.11.2012 saakka.
TARJOUSPYYNTÖ 8 (8) Lisätiedot Hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 2.4.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 5.4.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Reijo Tuori rahoitusjohtaja LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 2. Hinnoitteluliite, muut kuljetukset 3. Noutoajat kouluilta uimahalleittain 4. Hinnoitteluliite, uimahallikuljetukset 5. Sopimusehdot, tilausajot 6. Sopimusehdot, uimahallikuljetukset 7. Puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus