Yrityksen sisäinen maksuliikenne haltuun
Nerokas ratkaisu, josta suurille konserneille voi olla paljon hyötyä.
Sisäisten laskujen tehostettu käsittely Nettoutus työkalulla sujuvoitetaan laskunkäsittelyä konserneissa, kunnissa ja organisaatioissa, joilla on tytäryhtiöitä tai useita yksiköitä. Sisäiset saatavat ja velat kootaan säännöllisesti nettosummaksi niin kutsutun nettoutuskeskuksen kautta. Monet konsernit tytäryhtiöineen sitovat paljon resursseja sisäisten laskujensa käsittelyyn. Käsittelyvirheet ja täsmäytykset vievät paljon aikaa. Tiedot ovat usein hajallaan eri Excel-taulukoissa, jotka saattavat vielä sisältää eri valuuttoja. Se vaikeuttaa yleiskuvan saamista yrityksen sisäisistä maksutapahtumista. Pageron e-nettoutus on tehokas työkalu kassavirran kontrollointiin ja suunnitteluun. Se saattaa pienentää sidottua likviditeettiä huomattavasti samalla kun hallinnollisen työn määrä vähenee merkittävästi. Palvelun käyttöönotto ja käyttäminen on yksinkertaista kaikissa yritysjärjestelmissä. Myös uusien yksiköiden tai tytäryhtiöiden lisääminen on helppoa. Palvelu sopii kansainvälisesti toimiville konserneille, sillä se tukee myös valuuttojen vaihtoa. Pageron e-nettoutuspalvelu käsittelee yrityksen tai organisaation kaikki sisäiset laskut tai osan niistä Pagero Onlinessa, missä nettosumman laskenta tapahtuu automaattisesti ja on seurattavissa reaaliaikaisesti. Lisäksi palvelun avulla voi täsmäyttää toimittaja- ja asiakasreskontrat.
Näin se toimii Nettoutus alkaa, kun nettoutuskeskukseen liittyneiden yritysten vastuuhenkilö hyväksyy nettoutukseen sisällytettävät laskut. Kaikki sähköisesti lähetetyt laskut ovat automaattisesti nettoutettavissa Pagero Onlinessa. Tiedot laskuista, jotka on lähetetty muulla tavoin, on helppo tuoda järjestelmään. Sen jälkeen järjestelmään tuodaan kaikkien nettoutukseen sisällytettävien laskujen maksutilanne. Nettoutuskeskuksen vastuuhenkilöllä on pääsy kaikkien nettoutusryhmään kuuluvien yritysten tietoihin, kuten ryhmän sisällä lähetettyihin laskuihin. Nettoutusmenettelyssä on kolme vaihetta: 3. Viimeisessä vaiheessa nettoutus nimetään ennen sen suorittamista. Nettoutuksen valmistuttua nettoutusryhmään kuuluvien yritysten vastuuhenkilöt saavat siitä tiedon sähköpostitse. Viestissä ilmoitetaan, että nettoutus on suoritettu, ja että kirjanpitoa varten tarvittavat asiakirjat ovat saatavana Pagero Onlinessa. Kirjanpitoaineisto voidaan ladata myynti- ja ostoreskontran päivittämistä sekä nettoutusjäännöksen kirjaamista ja maksamista varten. Kaikki suoritetut nettoutusmenettelyt tallennetaan hakukelpoiseen tapahtumahistoriaan. 1. Ensimmäisessä vaiheessa käyttäjä laatii nettoutukselle säännöt, eli määrittelee, mitä yrityksiä ja mahdollisesti valuuttoja nettoutukseen sisällytetään. Käyttäjä voi helposti päivittää valuuttakurssit, ja säännöt voi tallentaa malleiksi menettelyn tehostamiseksi entisestään. 2. Toisessa vaiheessa näkyy alustava nettoutustulos. Valittavana on kaksi näkymää. Toisessa näkyy nettoutuskeskuksen saldo ottaen huomioon tarvittaessa mukautetut valuuttakurssit, ja toisessa näkyvät nettoutusryhmään kuuluvien yksittäisten yritysten saldot. Käyttäjä voi tarkastella myös jokaisen yksittäisen laskun yksityiskohtia.
Asiakaskertomus: IFS World Operations IFS-konsernin vuotuinen liikevaihto on noin 2,8 miljardia Ruotsin kruunua. Puolet tästä luvusta koostuu konsernin sisäisestä laskutuksesta. Vuonna 2012 konserni alkoi käyttää Pageron e-nettoutus lisäpalvelua helpottaakseen sisäisten laskujensa käsittelyä. Pageron e-nettoutuspalvelu kuittaa IFS-konsernin sisäiset saamiset ja velat nettosummaksi Pagero Onlinessa. Nettosumma lasketaan automaattisesti Pagero Onlinessa ja vastuukäyttäjien on helppo muuttaa tai hyväksyä laskelmat. Yksi suurimmista Pagero e-nettoutuspalvelun eduista on säästämämme aika, IFS World Operations AB:n talouspäällikkö Ulf Claesson kertoo. Aiempaan nettoutusmenetelmäämme verrattuna olemme saaneet siihen käyttämämme ajan lyhenemään noin 75 %, kun käytämme samanaikaisesti sekä Pageron verkkolaskutusta että e-nettoutusta. Kokonaisajankäyttö täsmäytyksiin, korjauksiin, vahvistuksiin ja nettoutukseen saattoi aiemmin olla neljä henkilötyöviikkoa kaikilta 6 päivän jaksolla nettoutuskiertoon osallistuvilta. Yhdistämällä Pageron verkkolaskutuksen ja e-nettoutuksen olemme saaneet ajankäytön koko konsernissa vähenemään noin yhteen henkilötyöviikkoon 3 päivän jaksolla nettoutuskiertoa kohti. Olemme siis vapauttaneet kapasiteettiamme ja lyhentäneet tällä tavoin tilinpäätöksen valmistumiseen kuluvaa aikaa. Nettoutuksemme tapahtuu kerran kuukaudessa, ja kaikki sisäiset maksutapahtumamme ovat 100-prosenttisesti jäljitettävissä ja valvottavissa, koska kaikki laskut ohjautuvat samaan kanavaan, Pagero Onlineen. Säästymme epäselvyyksiltä ja virheet ovat harvinaisia, tai itse asiassa ne ovat jääneet kokonaan pois, kun tietojen laatu on olennaisesti parantunut. Pääasiallinen tavoitteemme on kustannustehokkuus, ja toimintojen laatua lisäämällä lisääntyy myös niiden tehokkuus, Ulf Claesson sanoo. Toinen suuri etu IFS World Operationsille on mahdollisuus hoitaa valuutanvaihdot, koska teemme nettoutusta 40 yritykselle 30 maassa, ja käytössä on kymmenkunta eri valuuttaa. Siksi säästymme valuutanvaihdoista ja pankkisiirroista aiheutuvilta suorilta kustannuksilta. Uusien yksiköiden lisääminen järjestelmään on myös erittäin kätevää, koska palvelu on riippumaton liiketoimintajärjestelmistä. Uuden yrityksen ostamisen jälkeen seuraa tavallisesti aikaavievä prosessi sen integroimiseksi yhteiseen järjestelmäämme niin, että sen toimintatapa olisi sama kuin koko konsernilla. Pagero Onlinen avulla pääsee heti käyttämään verkkolaskuja ja e-nettoutusta jo ennen kuin liiketoimintajärjestelmien integraatio on suoritettu loppuun. Pagerolla on selkeä johtoasema verrattuna kaikkiin muihin kilpailijoihin, ja heidän tarjoama nettoutusratkaisu on todellakin aivan ainutlaatuinen, Ulf Claesson jatkaa. En missään tapauksessa vaihtaisi enää takaisin vanhaan nettoutusratkaisuumme nyt, kun tiedän miten Pageron palvelu toimii. Meille Pageron e-nettoutus merkitsee nerokasta järjestelmää, josta mille tahansa suurehkolle konsernille voi olla paljon hyötyä. IFS World Operations on IFS-yrityksistä se, jolla on eniten konsernin sisäistä laskutusta. Kun kaikki yhtiöt lähettävä verkkolaskunsa Pagero Onlinen kautta, näin syntyvät virtuaalireskontrat pystyvät paremmin hallitsemaan sisäisiä saamisiamme ja velkojamme. Pageron e-nettoutuksen ansiosta olemme pystyneet myös optimoimaan valuuttakurssiriskimme sisäisten laskujen osalta ja jakamaan likviditeetin oikein konsernin sisällä. Pageron e-nettoutus on itsestään selvä askel kohti parempaa tilinpäätösprosessia, ja voimme enemmän kuin mielellämme suositella Pageroa palveluntarjoajana, Ulf Claesson toteaa lopuksi. IFS World Operations AB kuuluu IFS-konserniin, jonka pääkonttori on Ruotsin Linköpingissä. IFS on johtava maailmanlaajuinen liiketoimintajärjestelmien toimittaja, joista tunnetuin on IFS Applications. IFS on vuonna 1983 perustettu pörssinoteerattu yhtiö, jolla on yli 2200 asiakasta ja joka toimii omien toimipisteidensä ja kumppaneittensa välityksellä yli 60 maassa.
Meistä Pagero tarjoaa sähköisiä tilaus- ja verkkolaskupalveluita, jotka auttavat yrityksiä tehostamaan toimintaansa läpi koko tilauksesta maksuun prosessin. Palvelumme tarjotaan pilvipalveluina Pagero Onlineverkostomme kautta. Palvelumme sopivat kaiken tyyppisille yrityksille, koska ne ovat riippumattomia yrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä, koosta, alasta tai transaktio volyymistä. Pagerolla on noin 120 työntekijää ja pääkonttorimme on Göteborgissa sekä paikalliset myyntikonttorit Tukholmassa, Oslossa, Helsingissä, Brightonissa, Dublinissa, Madridissa, Roomassa ja Dubaissa. Meillä on 15 000 asiakasta yli 50 maassa ja tavoitamme 750 000 yritystä ja organisaatiota ympäri maailman. Lue lisää: www.pagero.com.