Tarjouspyyntö 2016 1 (8) TARJOUSPYYNTÖ / HR-ohjelma ja palkkaohjelma Mustasaaren kunta pyytää tarjousta HR-ohjelman ja palkkaohjelman ohjelmakokonaisuudesta seuraavasti: Hankintayksikkö Mustasaaren kunta Konsernihallinto Keskustie 4, 65610 Mustasaari Yhteyshenkilö: hallintojohtaja Linda Jakobsson-Pada, puh. 06 327 7187, 050 911 9787, sähköposti: etunimi.sukunimi(at)mustasaari.fi Hankintamenettely Avoin menettely Hankintailmoitus on julkaistu 14.3.2016 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi Tarjouspyyntö on julkaistu 14.3.2016 Mustasaaren kunnan verkkosivustolla www.mustasaari.fi 1 Lähtökohdat Mustasaaren kunta on kaksikielinen noin 19 300 asukkaan maaseutukunta Vaasan seudulla. Kunnan hallintokieli on ruotsi. Kunnalla on noin 1 700 työntekijää ja noin 400 luottamushenkilöä. Kunta maksaa vuosittain palkkaa, palkkiota tai muuta korvausta 3 690 henkilölle. Vuonna 2015 kunnan palkkasumma oli 50 888 622 euroa. Vuonna 2015 palkkatapahtumia oli 299 005. Kunnassa on käytössä viisi eri virka- ja työehtosopimusta: kunnallinen yleinen virka- ja työehtosopimus (KVTES), kunnallinen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimus (TS), kunnallinen opetushenkilöstön virka- ja työehtosopimus (OVTES), kunnallinen lääkärien virkaehtosopimus (LS) ja kunnallinen tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimus (TTES). Mustasaaren kunta käyttää nykyisin henkilöstöhallintoon seuraavia ohjelmakokonaisuuksia: - Abilita Henkilöstöhallinto - Abilita työvuorosuunnittelua käytetään kunnan terveydenhuollon yksiköissä ja tiedot tuodaan Abilitan Henkilöstöhallintoon - Titania työvuorosuunnittelua käytetään kunnan sosiaalipalveluissa. Ei yhteyttä tai tietojen automaattista siirtoa Abilitan Henkilöstöhallintoon - Abilita Tuonti - Abilita Raportointi - Muut Abilita Henkilöstöhallintoon liittyvät ohjelmat o EsMikko o Abilita Päivähoito o Abilita Taloushallinto 2 Hankinnan kohde Kunta pyytää tarjouksen verkkopohjaisesta ohjelmakokonaisuudesta kunnan palkka- ja henkilöstöhallintoon (HR) sisältäen ohjelman käyttöönoton sekä käyttäjätuen, ylläpidon ja ohjelmien kehittämisen. Toimittajan on yksilöitävä, mitä osia ohjelmakokonaisuudesta voidaan käyttää mobiililaitteilla (älypuhelimilla, tableteilla tai vastaavilla). Kunta perustaa ohjelmakokonaisuuden hankinnan kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuurin 1.0 versioon (2.12.2014).
Tarjouspyyntö 2016 2 (8) 2.1 Ohjelmakokonaisuuden on sisällettävä vähintään seuraavat osakokonaisuudet ja toiminnot joko omina ohjelmamoduuleinaan tai integroituina muihin erikseen määriteltyihin tietokoneohjelmiin: Henkilöstösuunnittelu ja rekrytointi Resurssisuunnittelu eläke-ennusteiden ja toiminnassa tapahtuvien muutosten ym. perusteella Resurssisuunnittelu työtehtävät, suunnitellut vapaat Rekrytointityökalu ja/tai mahdollisuus integroimiseen Kuntarekry-ohjelmaan Organisaatiohallinta Organisaatiorakennetta ja sen muutoksia on voitava käsitellä ja päivittää järjestelmässä vaivattomasti Organisaatiotietojen raportointi ulkopuolisille toimijoille (viranomaiset, yhteistyökumppanit) Raportointi, tilastot Henkilöstön ja luottamushenkilöiden perustiedot Perustiedot haetaan rekrytointimoduulista Työntekijät voivat tehdä itse muutoksia omiin tietoihinsa Tiedot ammattiliittojen maksuista ja valtakirjat niiden pidättämiseen Tiedot puolueiden jäsenmaksuista ja valtakirjat niiden pidättämiseen Muutoksiin perustiedoissa vaaditaan osittain esimiehen hyväksyntä Raportointi, tilastot Työ- ja virkasuhteiden hallinta Vakanssirekisteri Ottamispäätökset ja rekisteröinti Työsuhteen tyyppi, työsopimus tai virkamääräys, luottamustoimet Tehtäväkuvaus Palvelusaikojen laskenta Hakemus/ilmoitus sivutoimesta Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivien käsittely työsuhteessa tapahtuvien muutosten yhteydessä Syyt työsuhteen päättymiseen Raportointi, tilastot Työajanhallinta Työaikamuodon valinta Työvuorosuunnittelu Sijaisten käsittely Osa-ajan käsittely Viranhoitomääräykset sekä korvaukset ylityöstä tai lisätyöstä Työajanseuranta työvuorosuunnitelmasta ja työajanseurannasta Poissaolojen rekisteröinti (terveyteen liittyvä poissaolo, perhevapaa, koulutus, virka- tai työvapaa, ylityövapaa, liukumavapaa ym.) Lomasuunnittelu ja lomaseuranta Raportointi, tilastot Koulutuksen ja osaamisen hallinta Kehityskeskustelut, suunnittelu, tavoitteet ja seuranta Tiedot työntekijän koulutuksesta, kursseista ja muusta osaamisesta Lakisääteinen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma Koulutustarpeiden kartoitus Koulutussuunnittelu tiedot suunnitellusta koulutuksesta, ilmoittautuminen ja seuranta niin ulkoisen kuin sisäisenkin koulutuksen osalta Lakisääteisen koulutussuunnitelman toteutumisen seuranta
Tarjouspyyntö 2016 3 (8) Raportointi, tilastot Palkkahinnoittelu ja palkitseminen Työnarviointi Tehtäväkohtainen palkka Kielilisä Työkokemuslisä Henkilökohtainen lisä Yksilöllinen palkanlisä Tulospalkkio Muut virka- ja työehtosopimuksissa määrätyt palkkiot ja lisät Luontoisedut Raportointi, tilastot Matkojen hallinta Matkasuunnittelu ja matkaennakot Työmatkojen sähköinen rekisteröinti myös matkapuhelimella Päivärahojen sähköinen rekisteröinti myös matkapuhelimella Muiden matkakustannusten sähköinen rekisteröinti myös matkapuhelimella Palkanlaskenta Palkanlaskenta ja palkanmaksu kunnan henkilöstölle Tiedot rekrytoinnista siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan Tiedot poissaoloista, koulutuspäivistä ym. siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan Matkojen hallinta mukaan lukien maksetut ennakot ja päivärahat siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan Tiedot työntekijän erilaisista maksuista (ruoka, kahvi, lämpötolppa) Palkkionmaksu ja matkakorvaukset luottamushenkilöille Palkkaennakot Palkka-ajo Palkan takaisinperintä Ulosottopäätökset Palkkaerittelyt Todistukset maksetuista palkoista ja korvauksista Työtodistukset ruotsiksi ja suomeksi Raportit kirjanpitoon, Kelalle, verohallintoon, vakuutusyhtiöille, Tilastokeskukseen, puolueiden jäsenmaksut, ammattiliittojen jäsenmaksut Arkistointi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti Lisävalinta/Optio: Toimielinten sihteerit voivat rekisteröidä kunnan luottamushenkilöiden palkkiot ja matkakorvaukset järjestelmään sähköisesti, ja ne siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan Muut toiminnot: Tarpeelliset sähköiset lomakkeet kaikkiin edellä mainittuihin ohjelmamoduuleihin Raportointi ja tilastot edellä mainittuihin ohjelmamoduuleihin niin numeroina kuin graafisessakin muodossa sekä ruotsiksi että suomeksi Lisävalinta/Optio: Moduuli työhyvinvoinnin hallintaan Omaishoitajien palkkioiden hallinta ja maksaminen Vammaispalvelulain mukaisten henkilökohtaisten avustajien palkkioiden hallinta ja maksaminen
Tarjouspyyntö 2016 4 (8) 2.2 Ohjelman on oltava yhteensopiva seuraavien kunnassa käytettävien ohjelmien kanssa tai korvattava ne - Abilita Taloushallinto - Pankkiohjelma Basware Banking - Työajanseurantaohjelma Esmikko - Työvuorosuunnitteluohjelma Abilita ja Titania - Rekrytointiohjelma Kuntarekry - Abilita Päivähoito 2.3 Ohjelman käyttö pääsy ohjelmaan - Ohjelman on oltava verkkopohjainen ja toimittava tavallisimmissa verkkoselaimissa (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome) - Kaikkien kunnan esimiesten on voitava käyttää ohjelmaa. - Kaikkien työntekijöiden on voitava hallita järjestelmässä omia tietojaan, anoa poissaoloa / ilmoittaa erilaisista poissaoloista, anoa lomaa, kurssia, kokemuslisää ym. - Tarjoajan on tarjouksessaan annettava perusteellinen tekninen kuvaus siitä, miten verkkopalvelua käytetään ja miten käyttöoikeuksia hallinnoidaan. - Järjestelmä pitäisi jos mahdollista integroida Mustasaaren kunnan AD-ympäristöön niin, että kirjautuminen ja tunnistautuminen tapahtuu henkilökohtaisella AD-tilillä käyttäjätunnuksella/salasanalla siinä tapauksessa, että käyttäjällä on henkilökohtainen AD-tili. Tunnistautuminen tehdään salatussa SSLyhteydessä varmenteen avulla. Mahdollisuus SSO-toimintoon (Single sign-on) ilman ylimääräistä kolmannen osapuolen ohjelmaa niillä tietokoneilla, jotka kuuluvat Mustasaaren kunnan hallintoverkkoon (AD-domain). - Kunnalla on valmius ylläpitää tarvittava palvelinkapasiteetti ohjelmakokonaisuudelle omassa hallinnassaan, mutta kunta toivoo, että toimittaja esittää vaihtoehdoksi SaaS-ratkaisua. Hankintayksikkö ratkaisee hankintapäätöksen yhteydessä, mitä mallia pitää tarkoituksenmukaisimpana. 2.4 Ohjelman laajuus ja toimitus Kunta ostaa käyttäjälisenssit ohjelmakokonaisuuteen seuraavan tilaston mukaisesti: Kunnalla on noin 1 700 työntekijää ja noin 400 luottamushenkilöä. Kunta maksaa vuosittain palkkaa, palkkiota tai muuta korvausta 3 690 henkilölle. Vuonna 2015 kunnan palkkasumma oli 50 888 622 euroa. Vuonna 2015 palkkatapahtumia oli 299 005. Lisenssien määrä vaihtelee ajan mittaan, ja toimittajalla on oltava valmius tarkistaa lisenssien määrää ja lisenssihintoja tasaisin väliajoin vastaamaan todellista työntekijämäärää. Suuret uudelleenjärjestelyt kuten mahdollinen SOTE-uudistus on voitava huomioida hinnoittelussa joustavasti. 2.5 Ohjelman kieliversiot Ohjelman on toimittava sekä ruotsiksi että suomeksi, ja käyttäjän on voitava vapaasti valita kieli. 3 Ohjelman koulutus Koulutuksen on tapahduttava ruotsiksi ja suomeksi. Koulutus on oltava erikseen järjestelmävastaaville, erikseen esimiehille ja erikseen henkilöstölle. Tarjouksessa on ilmoitettava toimittajan arvio tarvittavien koulutusten lukumäärästä kullekin ryhmälle. 4 Henkilötietosuoja Valitun toimittajan on varmistettava ja tarjouksessa selkeästi kuvattava, miten henkilötiedot suojataan voimassa olevan lainsäädännön ja voimassa olevan EU:n direktiivin ja tietosuoja-asetuksen mukaisesti. 5 Sopimuskausi ja optio Sopimus tehdään viisivuotiskaudeksi ohjelmamoduulien käyttöönotosta lukien ja lisäksi kahden vuoden optiolla. Ohjelmat on voitava ottaa käyttöön seuraavan aikataulun mukaisesti: HR-ohjelmamoduuli viimeistään 1.10.2016 Palkkaohjelmamoduuli 1.1.2017 alkaen
Tarjouspyyntö 2016 5 (8) 6 Arkistointi Materiaalin arkistoinnin on tapahduttava voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Kunta siirtyy vuonna 2017 sähköiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan tarkoituksenaan siirtyä ajan myötä pelkästään sähköiseen arkistointiin. Järjestelmätoimittajan on huomioitava tämä tarjouksessaan. Valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin edellyttäen, että tarjous täyttää tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset. Vertailuperusteita painotetaan seuraavasti: hinta 70 % ja laatu 30 %. Kokonaistaloudellisuutta arvioitaessa tarjoukset pisteytetään seuraavasti (1 % = 1 piste): Hinnan arvioinnissa halvin tarjous saa 70 pistettä, ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan niin, että halvimman tarjouksen hinta jaetaan vertailtavan tarjouksen hinnalla, minkä jälkeen tulos kerrotaan 70 pisteellä. Laadun arviointitekijät: palvelun ominaisuudet: käyttäjäystävällisyys, tarkoituksen mukaisuus ja käytettävyys (12 %) osaaminen ja kokemus (10 %) - Osaaminen ja kokemus yli niiden vähimmäisvaatimusten, jotka asetetaan kohdassa Tarjoajaa koskevat pakolliset vaatimukset ja jonka tarjoaja voi todentaa - Tarjoajan laatuvakuutus ja asiakaspalvelumalli ohjelman ylläpitoa silmällä pitäen - Kaikki asiakaspalvelu on voitava antaa ruotsiksi ja suomeksi. tarjoajan hankesuunnitelman sisältö ja aikataulu (8 %) Tarjouksen sisältö Tarjoukseen on sisällyttävä 1. Kuvaus ohjelman sisällöstä ja toiminnoista tarjouspyynnön kohdan 2 mukaisesti 2. Hankesuunnitelma käyttöönotosta ja aikataulu 3. Ohjelman tekniset erittelyt ja kuvaus käyttäjähallinnasta ja integroinnista kunnan AD-ympäristöön 4. Kuvaus tarjoajan organisaatiosta 5. Vähintään kaksi referenssikohdetta asiakkailta, joilla on organisaatio ja liikevaihto, joka vastaa nyt hankinnan kohteena olevaa hanketta 6. Tarjouksen kokonaishinta (ilmoitettuna euroina, alv. 0 %) ohjelmakokonaisuuden käyttöönotosta sekä jatkuvista lisenssisopimuksista mukaan lukien ylläpito ja käyttäjätuki viiden vuoden sopimuskaudelle. Hinta on eriteltävä kuukausikustannuksena käyttäjää kohti eri moduuleista sen vaihtoehdon mukaan, jossa kunta ylläpitää palvelinkantaa ja raakadataa, sekä mikäli mahdollista sen vaihtoehdon mukaan, jossa tarjoaja tarjoaa kunnalle SaaS-ratkaisun. 7. Tarjous on laadittava ruotsiksi ja suomeksi. Kokonaishintaan tulee sisältyä korvaus kunnalle suoritettavasta työstä kokonaispalkkiona palvelusta, matkakustannuksina ja kaikkina muina mahdollisina välittöminä ja välillisinä kustannuksina. Tarjouksen kokonaishinnassa on huomioitava tarjoajan osallistuminen vähintään 10 kokoukseen kunnan hankkeelle nimeämän ohjausryhmän kanssa, tarpeellinen koulutus pääkäyttäjille/järjestelmävastaaville, esimiehille ja henkilöstölle ja se, että koulutukset on pidettävä ruotsiksi ja suomeksi. Kokonaishintaan tulee sisältyä mahdolliset kustannukset käännöstöistä. Tarjous on tehtävä koko hankinnasta. Osatarjouksia yksittäisistä palveluista ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä muilta kuin tarjouspyynnössä mainituilta osilta.
Tarjouspyyntö 2016 6 (8) Optioiden ja mahdollisten muiden hankkeeseen liittyvien lisätoimintojen/moduulien kustannuksista on annettava erillinen hinnasto, ja se on etukäteen hyväksytettävä kunnalla, ennen kuin palvelut teetetään tai tilataan alikonsultilta. Tarjouksessa on ilmoitettava myös kokonaishinta (hinta/työtunti) lisätöistä ja osallistumisesta kokouksiin tai koulutustilaisuuksiin edellä mainittujen kokousten ja koulutustilaisuuksien lisäksi. Tarjouksesta on ilmettävä selvitys alikonsulttien käytöstä. Tarjoukseen liitetään referenssit muista käyttäjistä. Maksuehdot (ja mahdolliset vakuudet) Vähintään 21 päivää netto. Viivästyskorko korkolain mukaan. Laskutus tapahtuu neljännesvuosittain, ja lasku toimitetaan viimeistään kuukauden 10. päivänä. Laskun on täytettävä arvonlisäverolain vaatimukset. Laskutusosoite: Mustasaaren kunta, Osto 134, Keskustie 4, 65610 Mustasaari Kunta voi ottaa vastaa sähköisiä laskuja osoitteeseen FI5649581020000024, palveluntarjoaja HELSFIHH (Säästöpankki). Tarjoajaa koskevat pakolliset vaatimukset Tarjoajalla on oltava taloudelliset, tekniset ja ammatilliset edellytykset toimeksiannon suorittamiseen, ja ne on osoitettava tarjouksessa. Tarjoajalla on oltava kokemusta vastaavista hankkeista ja tarjoajan on voitava esittää ainakin kaksi kunnan näkökulmasta relevanttia referenssikohdetta. Kunta edellyttää, että tarjotut ohjelmat ovat käytössä vähintään kahdessa kokoluokaltaan ja toimintaympäristöltään Mustasaarta vastaavassa kunnassa. Tarjoajalla on oltava edellytykset viedä hanke läpi ruotsiksi ja suomeksi. Valitun toimittajan taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset Jättäessään tarjouksen tarjoaja hyväksyy, että valitulta toimittajalta edellytetään seuraavien selvitysten toimittamista hankintayksikölle, ennen kuin sopimus voidaan tehdä: 1) selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 2) kaupparekisteriote 3) todistus maksetuista veroista, tai mikäli verovelkaa on selvitys laaditusta verovelan maksusuunnitelmasta 4) todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja lakisääteisten vakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys erääntyneiden vakuutusmaksujen maksusopimuksesta Otteet ja todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Valitun toimittajan on ennen sopimuksen tekemistä ilmoitettava, mitä virka- ja työehtosopimuksia tai keskeisiä työehtoja kunkin ammattiryhmän osalta noudatetaan. Tarjoajalla on oltava voimassa oleva vastuuvakuutus. Todistus vastuuvakuutuksesta toimitetaan tilaajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista. Jos valittu toimittaja käyttää alikonsultteja, on tarjoajan toimitettava hankintayksikköön vastaavat asiakirjat alikonsulttien osalta niiltä osin kuin hankintayksikkö katsoo sen tarpeelliseksi ottaen huomioon hankinnan laadun ja laajuuden sekä taloudelliset ja muut toteutukseen liittyvät riskit, tai kun laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) siihen velvoittaa.
Tarjouspyyntö 2016 7 (8) Optio Tarjoukseen pyydetään kahden vuoden optiota. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen on oltava voimassa 31.7.2016 saakka Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous toimitetaan postitse osoitteeseen: Mustasaaren kunta Konsernihallinto Keskustie 4 65610 Mustasaari. Tarjous voidaan jättää myös sähköpostitse osoitteeseen: info(at)mustasaari.fi Tarjouskuoreen merkintä Tarjous HR-ohjelman ja palkkaohjelman hankinnasta. Tarjousten on oltava perillä Mustasaaren kunnassa viimeistään 4.5.2016 klo 15.00. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. Tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei huomioida. Tarjoukset on laadittava sellaiseen muotoon, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Henkilötiedot ja liikesalaisuuksiksi katsottavat tiedot esitetään erillisellä liitteellä, johon tarjoaja merkitsee Ei julkinen. Tiedustelut Kysymykset tarjouspyynnön tarkentamiseksi lähetetään sähköpostitse osoitteella linda.jakobssonpada(at)korsholm.fi. Kysymykset on lähetettävä viimeistään 31.3.2016 klo 12.00. Vastaukset julkaistaan kunnan verkkosivuilla www.mustasaari.fi/ajankohtaista/hankinnat 11.4.2016. Tiedusteluihin ei vastata puhelimitse. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee Mustasaaren kunnanhallitus. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan sähköpostitse. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava, mihin sähköpostiosoitteeseen tiedoksianto tapahtuu. Julkisessa hankinnassa hinnat ja tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintapäätös on tehty. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintasopimus on tehty. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mustasaaren kunta pidättää itselleen oikeuden hyväksyä ja hylätä annetut tarjoukset. Kunta ei korvaa kuluja, joita tarjouksen laatimisesta mahdollisesti aiheutuu. Mikäli tarjoaja haluaa selvitys- ja havainnemateriaalin palautettavaksi, tarjoajan on mainittava siitä tarjouksessa. Sopimus Sopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnassa noudatetaan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2007) Sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1) hankintasopimus 2) tarjouspyyntö liitteineen 3) tarjous mahdollisine liitteineen 4) julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2007) Liitteet
Tarjouspyyntö 2016 8 (8) Kuntasektorin henkilöstöhallinnon viitearkkitehtuuri versio 1.0 (2.12.2014).