Osaamisen ennakointi osana strategiatyötä Päivi Mäkeläinen Helsingin kaupunki, henkilöstökeskus
Mitä, miksi, milloin ennakoidaan? Alueellinen palvelutarve muuttuu ja palvelutuotannon vaatimukset kasvavat. Taloudellinen tilanne yhdessä palvelutarpeiden kanssa edellyttää palveluiden järjestämiseen ja tuottamiseen liittyviä rakenteellisia ja tuottavuutta parantavia uudistuksia kuntasektorilla. Työelämän vaatimukset ja kilpailu osaavasta työvoimasta. Henkilöstön saatavuuden, osaamisen kehittämisen sekä ammatillisen liikkuvuuden merkitys toiminnan suunnittelussa korostuu. Henkilöstötarpeen arviointi ja henkilöstönäkökulma saa suuremman painoarvon organisaation strategisessa toiminnan suunnittelussa. Henkilöstötarpeiden ennakointi on osa organisaation toiminnan suunnittelua ja strategiatyötä, jolla voidaan varmistaa organisaation osaava ja oikein mitoitettu henkilöstö nyt ja tulevaisuudessa. 2
Ennakointi Ennakointi Strategiakauden henkilöstösuunnittelu ja taloussuunnitelmakauden henkilöstösuunnittelu
Osaamisenhallinta ja ennakointi
Ennakointityön tarkoitus Henkilöstötarpeiden ennakointityön tarkoitus on tuottaa laadullista tietoa siitä, mitä uutta osaamista organisaatiolla on oltava muuttuvissa palvelu- ja tuotantotilanteissa. Ennakointityössä kartoitetaan toimintaympäristön muutoksia ja sellaisia uusia palveluja tuoteinnovaatioita sekä kehittyviä teknologioita, asiakasryhmien tai palveluodotusten muutoksia, jotka luovat uusia osaamisvaatimuksia nykyhenkilöstölle. Laadullisen ennakoinnin tarkoitus on parantaa organisaation ja työntekijän muutosvalmiutta tuottamalla tietoa tulevaisuuden tehtävissä tarvittavasta osaamisesta. Laadullinen = osaamistarpeen ennakointi. Uusien osaamistarpeiden lisäksi tunnistetaan, mikä osa osaamisesta vanhenee tai muuttaa muotoaan. Nykyhenkilöstön muutosvalmiudet ja osaaminen Tavoiteltavat muutosvalmiudet ja uudet osaamiset Muutosvalmiuksien kehittäminen ja osaamisvajeiden korjaaminen
Ennakointityön ja -mallin tavoitteita Henkilöstötarpeiden ennakointi ja henkilöstösuunnittelu on tärkeä osa organisaation toiminnan suunnittelua. Ennakointimallin tavoitteita ovat:
Ennakointityö Helsingin kaupungilla Sosiaalivirastossa toteutettiin ennakoivan henkilöstösuunnittelun hanke v. 2008. Henkilöstökeskus perusti kaupungin ennakointiverkoston ja koordinoi sen toimintaa. Henkilöstötarpeiden ennakointikierros toteutettiin vuosina 2009 2010 pilottivirastoissa. 2009 2010 ennakoinnissa esiin nousseet toimintaympäristön muutosten ja osaamistarpeiden tarkastelussa nousi esiin eriytyviä henkilöstötarpeita, mistä syystä tarkastelu jaettiin neljään ryhmään (opetus- ja kulttuuri, palvelut, rakentaminen, ympäristö ja liikenne, sosiaali- ja terveysala). Ennakointikierros 2012 toteutettiin toimialakohtaisesti / klustereittain. Yhteys kaupungin strategiatyöhön.
Tulevaisuusvalinta Johtoryhmät saavat virasto/liikelaitostasoisen koonnin tulevaisuustaulukosta (muutostaulu A) 15.6.2012 mennessä. Johtoryhmä tekee tulevaisuusvalinnan henkilöstökeskukselta saamaansa koontiin ja taulukko on ladattava yhteiseen työtilaan. Palautettava 31.8. mennessä. Työ etenee virastoissa ja liikelaitoksissa muutostauluun B. Työ etenee virastoissa ja liikelaitoksissa muutostauluun C 17.4. Ennakointiverkoston tapaaminen. Virastojen klusterointi ja muutostekijöiden pohtiminen. 7.6. Ennakointiverkoston tapaaminen. Klusteri- ja virastokohtaiset tulevaisuustaulut (muutostaulu A) esitellään. 11.9. Ennakointiverkoston tapaaminen. Virastojen ja liikelaitosten tulevaisuusvalinnat esitellään. 16.10 Ennakointi-verkoston tapaaminen. Työn eteneminen ja tarkistus muutostaulun B osalta Vaikutukset strategiseen suunnitteluun. 15.11. Ennakointiverkoston tapaaminen. Työn eteneminen ja tarkistus muutostaulun C osalta Vaikutukset henkilöstösuunnitteluun ja henkilöstölaskelma Digium Strategiatyön tausta-aineistoksi Henkilöstökeskus lähettää 4.5.2012 jokaiselle virastolle ja liikelaitokselle Digiumilla työstetyn matriisin tulevaisuustaulukosta (muutostaulu A). Virastojen ja liikelaitosten johtoryhmän jäsenet vastaavat kyselyyn, jossa 17.4. tapaamisessa työstetyille muutostekijöille pohditaan tulevaisuusvaihtoehtoja. Kyselyyn vastataan joko itsenäisesti tai jos mahdollista, virasto tai liikelaitos voi antaa myös yhden yhteisen vastauksen. Lisäksi on mahdollista ehdottaa muitakin muutostekijöitä tai toimintaympäristömuutoksia. Palautettava 24.5.2012 mennessä. Henkilöstökeskus työstää Digium-vastauksista klusteritason ja virastotason tulevaisuustaulut (A-taulut) 7.6. (vk 23) tapaamista varten.
Tulevaisuustaulutekniikka Helsingin kaupungin henkilöstötarpeiden ennakointityössä käytettiin tulevaisuustaulukkotekniikkaa, joka koostuu kolmesta toisiaan seuraavista muutostauluista. Tulevaisuustaulukon avulla voidaan kuvata organisaation toimintaympäristöä ja erilaisia sisäisiä muuttujia sekä niiden mahdollisia toteutumisvaihtoehtoja. Näiden muuttujien, ilmiön kannalta keskeisten tekijöiden, suunnasta ei ole tietoa, minkä vuoksi niiden kehitystä tarkastellaan erilaisina vaihtoehtoina. Tulevaisuustaulukkoon kootaan muutoksia, joista jokaiselle pohditaan toisensa poissulkevia mahdollisia tulevaisuuksia. Lisäksi voidaan listata myös heikkoja signaaleita, joita pidetään mahdollisina ja jotka tulee huomioida merkittävinä tekijöinä tulevaisuudessa. Samoin voidaan kirjata megatrendit, sekä niiden arvioidut kehityssuunnat, joihin työskentelyssä sitoudutaan.
Muutostaulut ovat kaiken A, B ja C Tulevaisuustaulukon muutostaulun A avulla pohditaan mahdollisia muutoksia ja kuvitellaan, mitä olisi mahdollista tapahtua tai mikä on todennäköisintä tulevaisuudessa. Tämän jälkeen valitaan organisaation suunnittelutyön perustaksi tietty tulevaisuudentila. Millaisia vaikutuksia ennakoidulla tulevaisuudella on strategiseen suunnitteluun? Tähän kysymykseen haetaan vastauksia muutostaulun B avulla. Lopuksi muutostaulussa C tarkastellaan tarvittavia aineettomia ja aineellisia resursseja, jotka mahdollistavat edellä mainittujen vaiheiden onnistuneen toteuttamisen. C-taulun rinnalla tehdään myös henkilöstölaskelma.
Toimintaympäristömuutokset
Tulevaisuustaulukko, muutostaulu A Muutos Mahdollinen tulevaisuus A Mahdollinen tulevaisuus B Mahdollinen tulevaisuus C Mahdollinen tulevaisuus D Ulkoiset muutokset * ** **** *** Sisäiset muutokset *** **** ** * Heikot signaalit ** *** *** **** Innovaatio **** * * **
Vaikutukset strategiseen suunnitteluun, muutostaulu B Tulevaisuus johon varaudutaan Asiakasodotukset Prosessit ja toiminta Osaaminen Aineelliset /aineettomat resurssit **** **** **** ****
Vaikutukset henkilöstösuunnitteluun, muutostaulu C Tulevaisuus johon varaudutaan Henkilöstörakenteen muutokset Koulutuksen ja pätevyyden muutokset Henkilöstömäärän muutostarve Muut henkilöstövaikutukset **** **** **** ****
Henkilöstölaskelma (C-taulun liite) Nimike Henkilöstömäärä nyt Eläkepoistuma 2012 2020 Muu vaihtuvuus 2012 2020 Rakennemuutos (+/-) 2012 2020 Kokonaistarve (uusia henkilöitä) 2012 2020 Suunnittelija 11 2 1 2 5 It-asiantuntija 4 1 1 0 2 Toimistosihteeri 15 5 1-3 3 Taloussihteeri 2 1 0 0 1 Uudet tehtävät 2 2 Johto ja esimiehet 6 2 2-1 3 Yhteensä 38 11 5 0 16
Ennakointiprosessi virastoissa ja liikelaitoksissa Työstä muutostaulut Tee henkilöstölaskelma Raportoi ennakointityön tulokset Kokoa tarvittava tausta-aineisto Kokoa ennakointiryhmä ( tulevaisuustyöpaja )
Minkälaista taustatiedon ja aineiston hankintaa ennakointi edellyttää?
Monipuolista tausta-aineistoa tarvitaan Ennakointityön tueksi tarvitaan tietoa niin menneestä ja nykytilasta kuin tulevastakin. Aineistonhankintavaiheessa on syytä pohtia, millaista määrällistä tai laadullista aineistoa tarvitaan ja voidaanko jotain tuottaa myös itse. Suomessa on hyvin saatavilla erilaisia nykytilaa ja historiaa kuvaavia tilastoja, joista suuri osa on käytettävissä ilmaiseksi. Paitsi aiempaa kehitystä ja nykytilaa kuvaavia tilastoja, käytettävissä on eri tahojen tuottamia ennusteita. Eläkepoistumaennusteet Väestötilastot ja demografinen kehitys Nykyhenkilöstön määrä ja rakenne Koulutus- ja ammattirakennetilastot Työllisyys- ja työelämä
Henkilöstötarpeiden ennakointi- ja tulevaisuussivustot Helmessä
Henkilöstökeskuksen tulevaisuussivuston aineistot Tulevaisuussivuston tarkoituksena on tukea virastojen ja liikelaitosten ennakointityötä. Sivustolta löytyy ennakointityötä, tulevaisuutta ja toimintaympäristöä koskevaa aineistoa aina julkaisuista ja tilastoista hyödyllisiin linkkeihin. Miten edetä? 1. Aloita vaikkapa tutkimalla viraston/liikelaitoksen nykyinen henkilöstörakenne 2. Etsi tietoa oman viraston/liikelaitoksen toimialan toimintaympäristöstä 3. Tutustu toimintaympäristömuutoksia tarkasteleviin artikkeleihin, julkaisuihin ja tutkimuksiin 4. Valmistele materiaalia tulevaisuuspajatyöskentelyn tueksi.
Ennakointityön tuloksia Toteutuneen ennakointityön tuloksena: Virastot ja liikelaitokset ovat tunnistaneet henkilöstön kehittämisen tarpeita, joita tulevaisuuden tekeminen vaatii. Henkilöstön määrä ja rakennetta on opittu arvioimaan ennakoitujen uusien tehtävien näkökulmasta. Tunnistetaan millaista osaamista henkilöstöllä tulevaisuudessa tulee olla. Luotu pohjaa toiminnan, talouden ja henkilöstön yhteissuunnittelulle.
Tietoja Helsingin kaupungin henkilöstöpolitiikasta ja henkilöstöstä löydät henkilöstöraportista: www.hel.fi/heke/julkaisut Kiitos!