Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan viestinta suunnitelma 2014- Viestinnän tavoitteet (mitä, kenelle, miksi, milloin) Viestintä eli kommunikaatio on ihmiselle lajityypillinen ominaisuus. Viestintä terminä viittaakin nimenomaan kommunikaatioon, sisältäen vuorovaikutuksen ja yksilöiden ominaisuudet niin viestin lähettäjinä kuin vastaanottajinakin. Leif Åberg (2000, 54) määritteleekin viestinnän prosessiksi, jossa merkityksen antamisen kautta tulkitaan asioiden tilaa ja jossa tämä tulkinta saatetaan muiden tietoisuuteen vuorovaikutteisen verkoston kautta. Viestintä onkin laajempi termi kuin tiedottaminen, jolla tarkoitetaan enemmänkin informaation välitystä, joka voi siis olla myös yksisuuntaista. Yhteisön viestintä on vaikuttamassa lähes kaikkiin yhteisön toimintoihin ja käsittää kommunikatiivisen elementin tiedottamisen ohella, mikä vuoksi on syytä käyttää strategisessa suunnittelussa käsitettä viestintä. Yhteisöviestintä käsittää kaikki viestintätoimenpiteet, joiden tarkoituksena on tukea yhteisön tavoitteiden toteutumista (mm. Lehtonen 1998, luentomateriaali). Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunta pyrkii toiminnallaan edistämään Itä-Suomen yliopiston strategian mukaisia tavoitteita ja toimimaan vuorovaikutteisesti ympäröivän yhteiskunnan kanssa. Tiedekunta perustaa toimintansa avoimeen, vuorovaikutteiseen viestintään toteuttaen siten sekä laadukkaita sisäisiä toimintaprosesseja että yliopistoille määrättyjä tehtäviä: opetusta, tutkimusta ja yhteiskunnallista vuorovaikutusta. Tiedekunnan viestintästrategiassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston sekä tiedekunnan strategiassa määriteltyjä yhteisiä toimintaperiaatteita ja menettelytapoja. Viestinnän periaatteina ovat avoimuus, luotettavuus, vuorovaikutteisuus, säännöllisyys ja johdonmukaisuus. Tiedekunnan viestintä pohjautuu Itä-Suomen yliopiston viestintäohjelman linjauksille. Viestinnällä pyritään: 1. Viestinnän ja tiedonkulun toimivuuden varmistamiseen sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Ensisijaisesti pyritään varmistamaan sisäinen tiedonkulku (tieto ensin henkilökunnalle ja opiskelijoille) 2. Tiedekunnan laitosten oppiaineiden ja tutkimusryhmien tukemiseen niiden ydintehtävissä 3. Viestinnän vuorovaikutteisuuden lisäämiseen 4. Luomaan edellytykset henkilöstön ja opiskelijoiden yhdenvertaiselle kohtelulle 5. Välillisenä tavoitteena toiminnan tehostamiseen sekä työhyvinvoinnin lisäämiseen Viestintä on yksi organisaatiokulttuurin osa, jossa kaikki yhteisön toiminta on samalla viestintää. Viestintä on siis koko toimintaa läpäisevä toiminto, josta jokainen yhteisön jäsen on osaltaan vastuussa. Viestintätyytyväisyys korreloi usein työtyytyväisyyden ja työyhteisön ilmapiirin kanssa. Tiedekunnan yksiköt halutessaan tarkentavat painopistealueitaan ja viestintää koskevia ohjeitaan. Viestinnän sisältö (keskeiset viestit, joita halutaan välittää) Tiedekunta on moderni, dynaaminen asiantuntijayhteisö, jossa toteutetaan laadukasta koulutusta ja tutkimusta useilla eri aloilla työmarkkinoiden tarpeet huomioiden. Tiedekunta on houkutteleva opiskeluja työyhteisö, jossa rakennetaan ja tuetaan etenemis- ja kehittymismahdollisuuksia sekä opiskelijoille 1
2 2014 laatinut: tiedottaja Eija Fabritius että henkilökunnalle. Tiedekunnassa on paljon kansallista ja kansainvälistä erikoisosaamista ja -osaajia. Tiedekunnalla ja sen laitoksilla on aktiiviset yhteistyöverkostot, niin kansallisesti kuin kansainvälisestikin. Sidosryhmät/yhteistyökumppanit Tiedekunnan ja sen laitokset toimivat yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Sidosryhmät ovat yhteneväiset koko yliopiston sidosryhmien kanssa, painotuseroja on yksiköittäin ja toiminnoittain. Sisäiset sidosryhmät yliopiston johto muut tiedekunnat ja laitokset erillis- ja palvelulaitokset henkilökunta opiskelijat (ml. Opiskelijajärjestöt) Ulkoiset sidosryhmät tutkimuslaitokset julkinen hallinto järjestöt rahoittajat muut yliopistot, korkeakoulut ja oppilaitokset potentiaaliset opiskelijat alumnit työnantajat Potentiaaliset työnhakijat yleisö lahjoittajat yhteiskunnalliset päättäjät media kansallinen ja kansainvälinen tiedeyhteisö tutkimuskumppanit ja -asiakkaat Viestintää pyritään suuntaamaan kohderyhmittäin niin, että saavutetaan mahdollisimman suuri vaikuttavuus. Viestintään käytettävät välineet pyritään valitsemaan tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta silmällä pitäen. Viestinnän organisoiminen 1. Vastuut Päävastuu tiedekunnan viestinnällisistä linjauksista on tiedekunnan johdolla (dekaanit, johtava hallintopäällikkö) ja johtoryhmällä (laitosjohto). Viestintä on tärkeä johtamisen osa-alue. Tiedottaja vastaa viestinnän kehittämisestä, koordinoinnista ja käytännön toteuttamisesta tiedekunnassa sovittujen linjausten mukaisesti yhdessä dekaaniston, laitosjohdon ja tiiminvetäjien kanssa Jokainen henkilökuntaan kuuluva vastaa/noudattaa omalta osaltaan yliopiston/tiedekunnan linjauksia ja menettelytapoja. Laitosten viestinnän ja tiedottamisen päävastuu on laitosten johtajilla Tutkimusryhmien johtajilla ja vetäjillä sekä tiimien vetäjillä on tiedotus- ja viestintävastuu hankkeidensa osalta
3 Kriisiviestintä ja maineenhallinta sekä luotaus (=tapahtumien seuraaminen) Kriisillä tarkoitetaan äkillistä yllättävää tapahtumaa tai pitkäaikaista kehityskulkua, joka vaikuttaa organisaation toimintaan ja/tai uhkaa sen mainetta. Kriisin voi aiheuttaa esimerkiksi tulipalo, lomautukset, uhkaavasti käyttäytyvä henkilö/ryhmä, petos, talous- tai muu rikos, eriasteinen kiusaaminen, tiloihin liittyvät ongelmat jne. Kriisi on hallittavissa vain erityisen kriisimallin avulla (ks. Itä- Suomen yliopiston kriisiviestinnän ohjeet). Ylin viestinnästä vastaava henkilö tiedekunnassa on dekaani. Mahdollisten kriisitilanteiden sattuessa viestintä- ja tiedotusvastuu on hänellä. Kriisin sattuessa ko. alueen vastuuhenkilö välittömästi informoi esimiestään ja ryhtyy itse käytännön toimenpiteisiin kriisin selvittämiseksi (esim. evakuointi). Halutessaan dekaani/johtajat voivat delegoida tiedottamisen jollekulle henkilökuntaan kuuluvalle (sisäisen viestinnän osalta), virallinen kannanotto tehdään kuitenkin aina dekaanin/laitosjohtajien nimissä (ulkoinen viestintä) ja hoidetaan aina yliopiston viestintäosaston kautta. Muut kuin johdon valtuuttamat henkilöt eivät saa antaa tietoja tai tiedotteita tapahtumista. Viestinnän periaatteina kriisitilanteissa on nopeus, avoimuus, rehellisyys ja vastuullisuus. Tiedekunnan johto sekä tiedekunnan tiedottaja seuraavat yleistä keskustelua medioissa ja sidosryhmien keskuudessa (ks. viestinnän seuranta). Myös henkilökunnan toivotaan seuraavan keskustelua ja tuovan tarvittaessa ilmi tiedekuntaa tai sen laitoksia koskevat puheenaiheet joko epävirallisia kanavia pitkin tai esittämällä ne laitoksen johdolle tai yksikköjen palavereissa. Jatkuva luotaus ympäristöstä ehkäisee ongelmatilanteiden ja väärinkäsitysten syntymistä. Luotauksen avulla myös pystytään kohdentamaan viestintää oikein ja suuntaamaan toimintaa niille alueille, joissa sitä eniten tarvitaan. Kysymys on myös siitä, että organisaation on seurattava toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia ja sopeuduttava niihin. 2. Suunnittelu ja resurssointi Tiedekunnan viestinnän suunnittelusta vastaavat dekaanisto, johtava hallintopäällikkö, tiimivetäjät ja tiedekunnan tiedottaja yhdessä tiedekunnan johtoryhmän kanssa. Viestinnän kehittämisessä ja sen tukitoiminnoissa noudatetaan yliopiston viestintästrategiaa sekä tiedekunnan toimintastrategiaa. Viestinnän suunnittelu liittyykin vahvasti tiedekunnan ja laitosten muuhun strategiatyöhön ja laatutyöhön. Kansainvälisyys tulee näkyä myös tiedekunnan viestinnässä, mm. siinä että materiaaleja tuotetaan samanaikaisesti soveltuvin osin myös englanniksi (mm. www-sivut, ohjeet, esitteet, julkaisut). Tiedekunnan viestinnässä noudatetaan yliopiston kielityöryhmän suosituksia mahdollisuuksien mukaan. Tiedekunnalla on tiedottaja, joka toimii yhteistyössä yliopiston viestintäyksikön, tiedekunnan johdon ja laitosjohdon sekä henkilöstön kanssa. Tiedekunnan tiedottaja vastaa tiedekunnan sisäisen viestinnän käytäntöjen suunnittelusta. Ulkoisen viestinnän osalta viestinnästä ja sen käytänteistä vastaa yliopiston viestintäyksikkö, jossa tiedekunnalle on määritelty oma nimikkotiedottaja. Viestintäyksikön resurssit ovat osa yliopistopalveluja. Tiedekunnan tehtävä on tukea laitoksiaan viestinnän toteutumisessa sen eri osa-alueilla laitosten tarpeiden mukaan. Henkilökunnan ja laitosten rooli tiedon tuottamisessa on merkittävä, ja aktiivinen yhteistyö tiedekunnan henkilöstön ja tiedottajien (tiedekunnan oman ja viestintäyksikön nimikkotiedottajan) välillä on tärkeää. Tiedekunta on myös resurssoinut tutkimuksen tukemiseen palkkaamalla kokopäivätoimisen tutkimuskoordinaattorin, joka vastaa tutkimusrahoitustiedottamisesta ja hyvien käytäntöjen keräämisestä ja levittämisestä tiedekunnassa tutkimusrahoituksen hakemista ja hallinnointia koskien.
4 2014 laatinut: tiedottaja Eija Fabritius Viestinnän suunnittelussa huomioidaan erilaisista palautejärjestelmistä saadut palautteet. Viestintätyytyväisyyden kartoittamiseksi hyödynnetään yliopistossa ja laitoksilla tehtyjä selvityksiä ja tämän lisäksi tarpeita ja palautetta kerätään tarvittaessa omilla sisäisen viestinnän kyselyillä tai kehittämällä omia palautekanavia (esim. sähköiset palautelomakkeet). Palautteiden keräämistä, viestinnän seurantaa sekä palautejärjestelmiä pyritään kehittämään jatkuvasti tukemaan viestinnän suunnittelua ja toteutumista. 3. Viestintäkanavat ja niiden käyttö tiedekunnassa Viestintäjärjestelmä muodostuu viestintäkanavista, tietosisällöistä, viestinnän järjestelyistä ja säännöistä sekä niiden välisistä suhteista. Työyhteisön toiminnan kannalta olennaista on oleellisen tiedon saatavuus. (ks. esim. Juholin 2001). Viestintäkanavia ovat ne foorumit ja välineet, joiden avulla tai kautta viestejä lähetetään. Kaikki viestintäkanavat eivät ole virallisia, viestintäsuunnitelmassa pyritään hahmottamaan ne yleisimmin käytetyt sekä juuri tätä organisaatiota parhaiten hyödyntävät kanavat ja kehittämään toimivien kanavien käyttöä (jatkuva seuranta vaikuttavuudesta). Viestintäkanava Tiheys Yksikkökokoukset tdk:n hpk: 2-4 x vuodessa, tiimeittäin useammin yksiköillä ja tutkimusryhmillä omat käytäntönsä johtoryhmäkokoukset kuukausittain strategiapäivät/-kokoukset tiedekuntatasolla aihepiireittäin 1-2 x vuosi yksiköillä omat käytäntönsä sidosryhmätapaamiset yksiköittäin harkittavissa tarpeen mukaan tiedekuntatasolla vain erikoistapauksissa tiedekunnan kk-kirje kuukausittain sähköposti jatkuva intranet jatkuva www-sivut jatkuva; laitoksittain erilaisia käytäntöjä sosiaalisen median sosiaalinen media hyödyntämisessä, vastuu laitoksilla blogit moodle opiskelija/opettaja vuorovaikutus ja viestintä jatkuvaa; käytössä eri laajuudessa yksiköittäin ja oppiaineittain tiedekunnan viestinnässä ei juurikaan käytössä ilmoitustaulut jatkuva paperiviestintä päätökset, ohjeet pääosin sähköisessä muodossa spostijakeluna ja intrassa Yliopiston lehdet: sidosryhmälehdet Saima ja UEF Bulletin henkilöstölehti Oiva Viestintäosasto vastaa Saima ulkoisille sidosryhmille 3 x suomenkielisenä, 2x englanninkielisenä Henkilöstölehti Oiva verkossa
5 henkilökohtaiset kontaktit jatkuva tapahtumat (kokoukset, tarvittaessa, vaihtelee vuosittain seminaarit, luentosarjat, pääsääntöisesti laitosten ja hankkeiden järjestämiä keskustelutilaisuudet ym.) viestintäyksikkö ja tiedekunta avustaa tiedottamisessa julkaisut, julkaisusarjat, lehdet tavoitteet asetettu yksiköittäin tiedekunnalla kaksi julkaisusarjaa media mahdollisimman paljon syötteitä erilaiset mediat räätälöidysti (sopivuus) 4. Viestintäpalvelut ja viestintätehtävät Viestintä on osa kaikkea toimintaa ja kuuluu kaikille. Näinollen viestinnän käytännön toteuttamisesta tiedekunnassa vastaavat kaikki työntekijät omalta osaltaan. Viestintäpalvelut ja niiden tehtävät jakautuvat yliopistotasolle, tiedekuntatasolle ja laitostasolle. Viestinnän tukipalveluja tiedekunnan henkilöstölle tarjoavat tiedekunnan tiedottaja sekä yliopiston viestintäyksikkö, jossa tiedekunnalle on osoitettu nimikkotiedottaja. Laitoksilla on nimetyt viestintäyhteyshenkilöt (esim. laitosjakelulistat, wwwsivut, rekrytointi). Viestinnän toteuttamisessa pyritään mahdollisimman joustavaan, tehokkaaseen ja yhteistyöhön perustuvaan toimintatapaan. Viestintäpalvelut yksiköille ja henkilöstölle: Yliopiston viestintäyksikkö Vastaa mediatiedottamisesta (tiedotteiden jakelu, muut yhteydenotot medioihin) Auttaa tiedotteiden ja muiden materiaalien laatimisessa (mm. tutkimuksesta kertovat artikkelit) Koordinoi tarvittaessa tiedottamista tutkimuspartnereiden kesken Auttaa tiedotustilaisuuksien järjestämisessä Päivittää yliopiston verkkosivuja (yleiset) Julkaisee yliopiston lehtiä Tuottaa yliopiston esitteitä ja materiaaleja Tiedekunnan tiedottaja toimitustehtävät (väitöskirjat, jatkoopinnäytteiden kirjoitusohjeet, perusopintoopas) tiedekunnan www- ja intranet-sivut; rakennusapu ja tuki laitoksille ja henkilöstölle tiedottaminen (yhteistyö yliopiston viestinnän kanssa) tiedekunnan markkinointiin osallistuminen (tdk:n esittelymateriaalit, tarvittaessa osallistuminen opiskelijarekrytointiin tuki laitoksille tarvittaessa) valokuvaus ja kuvien hankinta kuvapankeista (täydentää yliopiston viestintäyksikön palveluita tarvittaessa esim. kiiretilanteissa) tutkimuksen esittelyartikkelit (täydentää viestintäyksikön työtä) sisäisen viestinnän kehittäminen, tiedekunnan viestintäsuunnitelma, tiedonkeruu esim. vuosikertomusta varten
Vastaa yliopiston logotuote- ja mediaseuranta, luotaus ja tarvittaessa auditointi lahjatavaramyynnistä (tdk) Vastaa yliopiston mediaseurannasta muut viestintään liittyvät tehtävät 6 Työnjako toiminnoittain/tehtävittäin: Toiminto Kuka Milloin/miten alumnitoiminta Laitoksittain omat käytännöt; Yliopiston viestintäyksikkö koordinoi yliopistotason alumnitoimintaa; tiedekunnan alumniyhteyshenkilö tdk:n tiedottaja intranet tiedekunnan tiedottaja (tiedekunnan intra); laitosten www-vastaavat alumnikirjeet viestintäyksiköstä laitosten alumnitapaamiset jatkuva kehittäminen ja päivittäminen julkaisut, artikkelit markkinointimateriaali (esitteet, oppaat, ilmoitukset) laitokset/asiantuntijat -> kirjasto tutkimuksen esittelyartikkelit: viestintäyksikkö, tiedekunnan tiedottaja tiedekunnan julkaisusarjojen toimittajat: väitöskirjasarja: Kimmo Katajala (vastaava toimittaja), Eija Fabritius yleissarja: Antero Puhakka Opiskelijarekrytoinnin osalta markkinointia koordinoi yliopistopalveluiden OPI-yksikkö sekä viestintäyksikön markkinointisuunnittelija. Laitosten omat esitteet ja lehti-ilmoitukset: laitokset + tdk tiedottaja ja/tai viestintäyksikkö. Tiedekunnan esittelymateriaali: tdk-tiedottaja tarvittaessa; tavoitteet määritelty tdk/laitosstrategioissa tutkimuksen esittelyartikkelit tutkimussivustolle 1 x 1-2 kk tarvittaessa, päivitys 1-2 vuoden välein mediasuhteet ja ulkoinen viestintä muut henkilöstötapaamiset ja -kokoukset perehdytystilaisuudet hlöstölle yliopiston viestintäyksikkö yksiköiden esimiehet vastaavat yksiköittäin sovitut menettelytavat; yksilöity perehdytys tarvittaessa sidosryhmäviestintä koko henkilökunta jatkuvasti mahdollisimman säännöllisesti, yksikkö- ja tarvekohtaisesti hyödynnetään yliopiston yhteisiä, yksilöity perehdytys yksiköissä/hankkeissa
sisäinen tiedotus ja viestintä (ohjeet, päätökset, muistiot, arkiviestintä jne.) tdk-tiedottaja huolehtii kanavista ja keskitetystä viestinnästä koko henkilökunta osallistuu omalta osaltaan jatkuvasti; www-sivut, intranet, spostijakelut, muut harkinnan mukaan tiedekunnan kk-kirje tdk-tiedottaja + dekaanisto +hpk:n vastuuhenkilöt kuukausittain, joka kk:n 15.pv:n mennessä tiedekunnan viestinnän suunnittelu tiedekunnan tiedottaja yhdessä hpk:n vastuuhlöiden kanssa -> johtoryhmä käsittelee -> dekaani hyväksyy viestintäsuunnitelma päivitetään strategiatyön yhteydessä kerran vuodessa tai tarpeen mukaan tiedotteet asiantuntijat->viestintäyksikön tarvittaessa nimikkotiedottaja (myös tdk:n tiedottaja tarpeen mukaan) tiedotustilaisuudet medialle yliopiston viestintäyksikkö tarvittaessa, harkinnan mukaan tilaisuudet (seminaarit, laitokset + tdk-tiedottaja tarvittaessa kokoukset, luentosarjat, keskustelutilaisuudet ym.) (järjestelyt sekä tiedotus/viestintä) sekä viestintäyksikön nimikkotiedottaja (tiedotus/viestintä ulospäin) valokuvauspalvelut yliopiston viestintäyksikkö, pienessä mittakaavassa tdktiedottaja (esim. kiiretapaukset) tarvittaessa www-sivut tiedekunnan tiedottaja (tiedekunnan sivut); laitosten www-vastaavat jatkuva kehittäminen ja päivittäminen yliopiston lehdet yliopiston viestintäyksikkö muutaman kerran vuodessa (2 englanninkielistä) väittelijöiden infot viestintäyksikkö, kirjasto, tutkimuspalvelut 2 x vuodessa 7 Kehittämiskohteita Tiedekunnan järjestämät tiedepäivät suurelle yleisölle järjestävinä tahoina tiedekunnan tutkimuskeskukset kiertävästi. Sopiva tiheys kerran vuodessa/kahdessa Tiedekunnan hallintopalvelukeskuksen järjestämät yhteiset perehdyttämistilaisuudet yksiköiden tukeminen perehdytystoiminnassa Viestinnän ja medianäkyvyyden parempi seuranta tdk-tasoisesti systematisointi ja tarvittavien lisätoimenpiteiden suorittaminen ja välineiden luonti ja informaation jako. Täydentää viestintäyksikön toteuttamaa seurantaa. Tiedekunnan tutkimustiedon levittämisen tehostaminen tdk:n tutkimussivusto (käynnissä ja osin jo toteutettu) Mediasyötteille tavoitteet yksiköittäin? (montako tiedotetta/yksikkö/ryhmä lähetetään vuosittain) tiedeblogi tiedekunnan tutkimussivustolle?
5. Viestinnän toteutus 8 Aikataulu ja toteutus/toimeenpanosuunnitelma 2014 ( vuosikello ) Tehtävä kanava Toimenpide/kuka tekee henkilöstörekrytointi www-sivut rekrytointi-info lehdet www-portaalit opiskelija-/opintoinfot opiskelijajärjestötilaisuus opiskelijamarkkinointi/- rekrytointi mahdolliset opiskelijat, opintoohjaajat opiskelijamarkkinointi/- rekrytointi tiedekunnan ajankohtaisinfo uusien opiskelijoiden infotilaisuudet tapaaminen tdktoimijat + opiskelijajärjestöt ilmoitukset, spostiviestintä, abipäivät, opotiedotus hakuoppaat, opinto-oppaat tiedekunnan kkkirje tdk:n esittely mukaan laitosten ja yleisiin esittelyihin yliopiston yhteinen opiskelijamarkkinointi: opintoasiainpäälliköt + laitosyhteyshlöt (amanuenssit); tarvittaessa apuna tdk-tiedottaja opintoasiainpäällikkö; perusopintojen opinto-oppaan toimitus tdk-tiedottaja sähköpostijakelu; tdktiedottaja kokoaa ajankohta kohderyhmä vastuuhenkilö mahdolliset työnhakijat uusien opiskelijat opiskelijoiden saapuminen syksyllä 1-2 x lukuvuodessa opiskelijajärjestöt, opiskelijat marras-helmikuu; syksyllä seuraavan vuoden suunnitelma hakuoppaat syksyllä, perusopinto-opas touko-kesäkuu kuukausittain mahdolliset opiskelijat, opintoohjaajat tiedekunnan henkilöstö Tiedotus, julkaisu ja jakelu yliopiston henkilöstöpalvelut; valmistelu johtava hallintopäällikkö ja hankkeiden vetäjät laitokset dekaani, opintoasiainpäälliköt opintopalvelut, yliopistoviestintä; tiedekunnan yhteyshenkilö: opintoasiainpäälliköt tdk-tiedottaja +dekaanisto+tdk:n hallintopalvelukeskuksen vastuuhlöt
tiedekunnan esittelymateriaali tiedonvälitys tiedekunnan intranet, wwwsivut www-sivut, intranet ppt-esitys Painettu esite olemassa, päivitys ppt-esitteen päivitys vuosittain, esitteet; päivitystarkastus vuosittain alkusyksystä jatkuvasti isompi päivitys/uudistus 2014 aikana (erit. sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö intra) tiedonvälitys spostijakelu tarvittaessa pääasiassa sisäiset sidosryhmät (hlöstö, opiskelijat) myös ulkoiset tutkimustiedon välittäminen tutkimustiedon välittäminen tutkimustiedon välittäminen julkaisut, esiintymiset Hankkeet, julkaisut, artikkelit, ym. tuotokset tiedekunnan ja laitosten wwwsivut Tiedon koonti, tiedottaminen uusista hankkeista ja tuloksista, yleistajuiset artikkelit tutkimussivuston rakentaminen tutkimuksen esittely viestinnän suunnittelu 1 strategiatyö viestintäsuunnitelman päivittäminen ks. strategiat sivusto rakennettu tdk:n www-sivuille 2014; päivitys ja kehittäminen jatkuvasti; tiedote medialle kesänsyksyn 2014 aikana kesäkuu sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö Tiedekuntalaiset, soveltuvin osin tiedotus sidosryhmille sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö, media johtoryhmä, HPKjohto tdk-tiedottaja 9 tdk-tiedottaja; laitosten osalta omat www-vastaavat; UEF:n tasolla viestintäyksikkö tdk-tiedottaja, vastuuhenkilöt asiantuntijat, tukipalvelut tdk-hpk, yliopiston viestintä ja kirjasto Asiantuntijat, laitosten johtajat, tdk-tiedottaja, yliopiston viestintä Asiantuntijat, laitosten johtajat, tdk-tiedottaja, yliopiston viestintä tdk-tiedottaja
viestinnän suunnittelu 2 käytännöt arkiviestinnän toimivuuden parantaminen viestinnän suunnittelu 3 väitökset yleisen tietoisuuden lisääminen sähköinen palautteenkeruu kohdennetut kyselyt sähköisesti, paperimuodossa, suullisesti väitöstiedotteet, tiedot ja julkaisut Yliopistolehdet, ammattilehdet, sanomalehdet, haastattelut jne. sähköinen yleispalautelomake tiedekunnan wwwsivulle, tarvittaessa kohdennettua palautteenkeruuta Näkyminen eri medioissa positiivisesti, yliopistolehtien juttuaiheet Sari Eskeliselle viestintään tai tdk-tiedottajalle jatkuvasti sisäiset sidosryhmät tdk-tiedottaja kehitettävä; hyödynnettävä olemassa olevaa tietoa ja järjestelmiä tavoite määritelty strategiatyön yht. kaikki sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät, yleisö ulkoiset ja sisäiset sidosryhmät, yleisö tdk-tiedottaja 10 väittelijä, yliopiston viestintä Yliopistolehdet ja mediatiedotteet: yliopiston viestintäosasto; haastattelut, artikkelit muissa lehdissä: asiantuntijat tutkimusartikkelit tdk:n tutkimussivulle: viestintäyksikön nimikkotiedottaja, tdk-tiedottaja
11 2014 laatinut: tiedottaja Eija Fabritius 6. Viestinnän seuranta Tiedekunnan tiedottaja kerää tietoa tiedekunnan näkyvyydestä eri medioissa ja foorumeilla. Kerättyä tietoa hyödynnetään vuosikertomuksessa ja se myös auttaa viestinnän suunnittelussa, mm. auttaa suuntaamaan viestintää tarkoituksenmukaisemmin (kanavat, sidosryhmät). Seurantaa tekevät kaikki henkilökuntaan kuuluvat alaansa koskien. Tiedekunnassa pyritään luomaan mahdollisimman helpot menettelyt siihen, että tarvittava tieto tapahtumista sekä mediassa ja/tai yleisessä keskustelussa olleista, tiedekuntaa koskevista asioista tulevat noteeratuksi ja kirjatuiksi (mm. vuosikertomusta varten). Viestintäyhteyshenkilöiden ja laitosjohdolla on suuri merkitys tiedon välittäjänä. Tiedekunnan tiedottaja seuraa viestintäosaston Meltwater-raportteja ja yliopistotiedotusta sekä verkkoviestintää resurssiensa mukaan. Viestintäyksikkö välittää vuosittain laitoksille tiedon edeltävän vuoden mediaosumista Meltwater-mediaseurannassa sekä tilastotietoa viestintäyksikön lähettämistä tiedotteista ja muista Ajassa-verkkosivulla julkaistusta materiaalista. Tiedot näistä tulevat tiedekunnan intra- tai www-sivuille. Medianäkyvyyttä voi seurata yliopiston intra-sivuilla UEF mediassa -palstalla, jonne jokaisella on myös itse mahdollisuus laittaa tiedoksi omat esiintymisensä eri medioissa. Myös erilaiset palautteet, kuten auditoinnit, arvioinnit ja opiskelijapalautteet ovat merkittäviä viestinnän indikaattoreita ja niitä hyödynnetään myös viestinnän eri osa-alueiden suunnittelussa. Lisäksi viestinnän toteutumista ja viestintätyytyväisyyttä kartoitetaan tarvittaessa ja/tai säännöllisesti sidosryhmille tehtävillä kyselyillä (sisäinen viestintä). Lisäksi kaikilla sidosryhmillä on mahdollisuus antaa palautetta verkkosivujen kautta sekä sähköpostitse tiedottajalle.
12 Näkyvyysseurannassa voi esim. käyttää seuraavanlaista taulukkoa: Yhteiskuntatieteiden ja kauppatieteiden tiedekunnan näkyvyysseurantataulukko Aihe/otsikko Esiintyjä/tekijä Kanava (missä esillä) pvm Esiint.tyyppi (esim. esiintyminen, tiedote, artikkeli) Arvioitu kohderyhmä (ml. Määrä) Huomautukset ja huomiot 7. Lähteet Juholin, Elisa (2001). Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Helsinki: Inforviestintä Oy. Lehtonen, Jaakko (1998). Yhteisöviestinnän johdanto-kurssin luentomateriaali, Jyväskylän yliopisto. Åberg, Leif (2000). Viestinnän johtaminen. Helsinki: Inforviestintä Oy. Itä-Suomen yliopiston viestintäohjelma: http://www.uef.fi/fi/intra/viestinta/viestintaohjelma-2011-2015