LOPEN KUNNAN OPPILASKULJETUSTEN JA NIIHIN KYTKEYTYVÄN PALVELU- JA ASIOINTILII- KENTEEN HANKINTA LUKUVUOSILLE 2016 2018 JA OPTIONA (1+1) LUKUVUOSILLE 2018 2019 JA 2019 2020; PALVELU- JA ASIOINTILIIKENTEEN OSALTA 1.8.2016 31.7.2018 SEKÄ OPTIONA (1+1) AJALLE 1.8.2018 31.7.2019 JA 1.8.2019 31.7.2020 1. TILAAJA Lopen kunta, Kasvatus- ja koulutuslautakunta, Yhdystie 5, 12700 Loppi 2. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Kyseessä on EU-kynnysarvot ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu sekä julkisten hankintojen ilmoituskanavalla www.hankintailmoitukset.fi että Lopen kunnan kotisivuilla www.loppi.fi ennakkoilmoitus 16.2.2016 ja varsinainen ilmoitus 13.4.2016. 3. TARJOUSPYYNNÖN AIKARAJAT Tarjousten jättäminen ja voimassaolo Tarjousaikaa on pidennetty hankintalaissa määritellystä minimiajasta, koska odotamme, että tarjoukset perustuvat suunniteltuihin reitteihin. Tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa viimeistään 1.6.2016 klo 12 mennessä osoitteella Lopen kunta, Kasvatus- ja koulutuslautakunta, Yhdystie 5, 12700 Loppi. Kuoreen merkintä "Kuljetustarjous" ja tarjoajan yhteystiedot. Tarjouksen voi toimittaa myös sähköpostitse osoitteeseen lopen.koulukuljetukset@loppi.fi, jolloin viestitietona tulee olla KULJETUS- TARJOUS. Tarjousten tulee olla voimassa 31.8.2016 saakka. Tiedustelut Tarjoajien tasapuolisen kohtelun vuoksi emme vastaa tarjouspyyntöä koskeviin puhelintiedusteluihin, vaan mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat tiedustelut tulee toimittaa kirjallisina sähköpostiosoitteisiin satu.lastikka@loppi.fi ja pekka.leppanen@loppi.fi viimeistään 2.5.2016 klo 10 mennessä. Kaikkiin määräaikaan mennessä jätettyihin tiedusteluihin vastataan kirjallisesti viimeistään 6.5.2016. Vastaukset julkaistaan tilaajan kotisivuilla osoitteessa www.loppi.fi. Kaikki kirjallisesti esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat julkisia.
Liikenteenharjoittajat ovat velvollisia seuraamaan koko tarjouskilpailun ajan tilaajan kotisivuilla julkaistavia kilpailutusta koskevia tiedotteita. Mikäli liikenteenharjoittaja haluaa tiedotteet sähköpostiinsa, hänen tulee ilmoittaa yhteystietonsa (sähköpostiosoitteensa) 2.5.2016 mennessä tilaajalle yllämainittuihin sähköpostiosoitteisiin. Liikenteenharjoittajan sähköpostiosoitteeseen toimitetaan kaikki tarjouspyyntöön liittyvät lisäkirjeet. Tämä ei vähennä liikenteenharjoittajan velvollisuutta seurata tilaajan kotisivuja. 4. TARJOUSKILPAILUN KOHTEET Tarjouskilpailu koskee seuraavia kuljetussopimuksia Lopen kunnan alueella: - Kohde 1, Launosten suunta - Kohde 2, Läyliäisten suunta - Kohde 3, Pilpalan suunta - Kohde 4, Vojakkalan suunta Kilpailutuskohteet sisältävät oppilaskuljetukset ko. alueilla sekä oppilaiden kuljetukset Kirkonkylälle / Kirkonkylältä siltä osin, kun ne eivät ole järjestettävissä joukkoliikenteellä. Kohteet 2 4 sisältävät oppilaskuljetusreittien vuorot sekä niitä täydentävät palveluliikenteen vuorot sekä asiointivuorot. Kohteiden tarkempi määrittely on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2 (=Hankinnan kohteiden kuvaukset), joka toimitetaan liikenteenharjoittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. 5. TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJAT Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa tilaajan kotisivuilta osoitteessa www.loppi.fi. Ne voi myös noutaa Lopen kunnantalolta Palvelupiste Rosamundasta kunnantalon aukioloaikoina. Asiakirjat ovat suomenkieliset. 6. TARJOAJAT Tarjouskilpailu on avoin kaikille liikenteenharjoittajille, joilla on joukkoliikennelain (869/2009) tai taksiliikennelain (217/2007) perusteella oikeus henkilöliikenteen harjoittamiseen. Tarjouspyynnössä liitteineen käytetään pääasiassa kaluston nimityksenä linja-autoa, mutta vaatimukset koskevat soveltuvin osin myös mahdollista taksikalustoa. Liikenteen harjoittamiseen tarvittavan luvan voimassaoloajan umpeutuminen kesken sopimuskauden ei estä liikenteenharjoittajaa ottamasta osaa tarjouskilpailuun. Liikenteenharjoittaja vastaa kuitenkin vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu, jos edellytykset liikenteen harjoittamiseen purkautuvat kesken sopimuskauden siitä syystä, ettei liikenteenharjoittajan liikennelupaa uudisteta. Liikenteenharjoittajilla on oikeus muodostaa tarjousyhteenliittymä yhteisen tarjouksen tekemiseksi, kuten on todettu tarjouspyynnön kohdassa 14. 2
7. SOPIMUSAIKA Sopimusaika on kaksi (2) vuotta 1.8.2016 alkaen. Sopimuskautta voidaan sen päätyttyä jatkaa (optiokausi), jos molemmat sopijapuolet sen hyväksyvät. Optiokauden pituus on enintään kaksi (2) vuotta (1+1) eli tähän tarjouskilpailuun perustuva hankintakausi on enintään neljä vuotta. Liikenteenharjoittaja ja tilaaja käyvät jatko-optioneuvottelut helmikuun loppuun 2018 mennessä. Ennen päätöstä optiokauden käyttöönotosta tilaaja selvittää palvelutarjoajalle tiedossa olevat muutokset kunnan kuljetustarpeisiin ja niiden vaikutukset seuraavan kauden takuukilometreihin. 8. KULJETUSSOPIMUKSEN PERIAATTEET Liitteessä 2 (Hankinnan kohteen kuvaus) on esitetty oppilaiden hakupysäkit ja lukujärjestystiedot. Takuukilometrit / viikko ilmenevät tarjouslomakkeelta (liite 3). Tilaajan ja tarjouskohteen voittaneen liikenteenharjoittajan välille tehdään hankintasopimus, jolla liikenteenharjoittaja sitoutuu hoitamaan kunnan tarjouspyynnössä esittämät kuljetukset, niihin mahdollisesti sopimuskauden aikana toiminnallisista syistä tulevine muutoksineen. Luonnos hankintasopimukseksi on tämän tarjouspyynnön liitteenä 6. Tilaajan osoittamat koululaisten ja esikoululaisten kuljetukset sisältyvät kaikilla reiteillä kilometrihintaan, eikä liikenteenharjoittaja saa heidän kuljettamisestaan erillisiä lipputuloja. Liikenteenharjoittaja saa kunnan maksaman kilometrihinnan lisäksi palvelulinjalla ja muissa avoimissa vuoroissa itse maksavilta asiakkailta keräämänsä matkalipputulot. Tilaaja edellyttää, että koulujen oppilaat pääsevät kotipysäkilleen kohtuullisen ajan kuluessa lukujärjestyksen mukaisen koulupäivän päättymisestä. Kuljetukset tulee toteuttaa siten, että oppilaan päivittäinen laissa määritelty kokonaismatka-aika ei ylity (POL 642/2010). Sopimuskauden aikana kuljetuksissa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevien kuljetusten järjestämiseen joko niitä laajentaen tai supistaen. Tällöin kuljetussopimusta tarkistetaan tarvittavilta osin, eikä liikenteenharjoittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Lisäksi tulee huomioida, että yläkoulussa toteutetaan jakso-opetusta siten, että lukuvuoden aikana on kuusi jaksoa ja lukujärjestykset saattavat tämän johdosta vaihdella jaksoittain jonkin verran. Tilaaja maksaa kuljetuspalveluista kohdekohtaisten takuukilometrien mukaisesti ja kuljetuskorvaukset suoritetaan toteutuneiden koulupäivien osalta (vajailta kouluviikoilta = viikkokilometrit / 5 * koulupäivien määrä). Lomaviikkojen ja lomapäivien osuus vaikuttaa kuukausittaisiin ns. takuukilometreihin (arkivapaiden ja lomaviikkojen osuus vähennetään takuukilometreistä). Ns. takuukilometrien päälle voi kuljetustarpeen laajentumisen tai muiden toiminnallisten muutosten johdosta syntyä lisäkilometrejä. Näistä lisäkilometreistä maksetaan erillinen sopimuksen mukainen km-korvaus. Muutoksista sovitaan kirjallisesti. 3
Ellei kuljetustarve muuta edellytä eikä kunnan ja liikennöitsijän kesken muuta sovita, ajetaan koulujen lomaviikkoina kilpailutuskohteissa 2 (Läyliäinen), 3 (Pilpala) ja 4 (Vojakkala) seuraavan, lukuvuoden 2016-2017 loma-aikoihin perustuvan periaatteen mukaisesti: - syysloma 17.-23.10.2016: kutsuliikenteen periaatteita noudattaen päivittäin palveluliikenteen aamuvuoro ja iltapäivävuoro, lisäksi yhtenä päivänä viikon aikana lyhyemmän asiointivuoron paluukuljetus - joululoma 23.12.2016-8.1.2017: ajetaan yksi viikoittainen edestakainen asiointivuoro - talviloma 20.-26.2.2017: kutsuliikenteen periaatteita noudattaen päivittäin palveluliikenteen aamuvuoro ja iltapäivävuoro, lisäksi yhtenä päivänä viikon aikana lyhyemmän asiointivuoron paluukuljetus - kesäloma 5.6.-X.8.2017: ajetaan ajalla 5.-22.6. ja 31.7.- lukuvuoden 2017-18 alku kutsuliikenteen periaatteita noudattaen päivittäin palveluliikenteen aamuvuoro ja iltapäivävuoro, lisäksi yhtenä päivänä viikon aikana lyhyemmän asiointivuoron paluukuljetus; ajalla 26.6.-28.7. ajetaan yksi viikoittainen edestakainen asiointivuoro Tilaaja maksaa koulujen loma-aikojen palvelu- ja asiointiliikenteestä toteutuneiden kilometrien ja kohdekohtaisen km-hinnan mukaisen korvauksen. Kuljetuskohteessa 1 (Launosten suunta) turvaudutaan koulujen loma-aikoina ajettaviin linjaautojen vakiovuoroihin eikä tähän kilpailutukseen sisältyviä vuoroja ajeta. 9. TARJOUKSET Tarjouspyynnön kohteena olevat oppilaiden hakupysäkit ja lukujärjestystiedot on ilmoitettu liitteessä 2 (toimitetaan liikenteenharjoittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen). Ennen tarjouksen tekemistä liikenteenharjoittajan tulee selvittää ja riittävällä huolellisuudella tarkistaa sopimuksen kohteena olevan liikenteen taustatiedot. Liikenteenharjoittajan tulee tarjouksen jättämistä harkitessaan ottaa huomioon, että liitteessä 3 ilmoitetut kohteiden kilometritiedot perustuvat pääosin lukuvuoden 2015 2016 toteutumiin, ajopäivät koulujen vuosisuunnitelmiin. Kuljetuspalveluiden tarve ja siihen perustuva takuukilometrimäärä käydään läpi tilaajan ja liikenteenharjoittajan välisessä neuvottelussa vuosittain toukokuun loppuun mennessä ja lukuvuoden 2016 2017 osalta sopimusta solmittaessa. Mikäli tällöin todetaan takuukilometrimäärässä vähintään 10 % muutos lisäävästi tai vähentävästi, huomioidaan se tulevan lukuvuoden laskutussopimuksessa takuukilometrien osalta. Liikenteenharjoittajan tulee tehdä tarjous käyttäen tarjouspyynnön liitteenä olevia lomakkeita, joita täydentävät muut tarvittavat selvitykset. Tiedot tarjoajasta (liite 1) sekä tarjouslomake (liite 3) liitteineen muodostavat yhdessä tarjouksen. 4
Tarjoukset tulee tehdä kilpailukohteittain, eikä niiden ratkaisua saa sitoa toisiinsa. Tarjous ei saa miltään osin olla ehdollinen. Tarjouksessa tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon kasvatus- ja koulutuslautakunnan asiassa tekemä päätös voidaan toimittaa. Tarjoushinnat Tarjouksessa ilmoitetaan se korvaus, jonka liikenteenharjoittaja edellyttää liikennöinnistä maksettavan. Liikennöinnin hinta ilmoitetaan arvonlisäverottomana muodossa euroa per kilometri. Ns. takuukilometreille voi tarjouksessa antaa eri kilometrihinnan kuin mahdollisille lisäkilometreille. Hintatiedot eli vaadittava korvaus ilmoitetaan tarjouslomakkeella (liite 3), joka myös on allekirjoitettava. Tarjouspyynnön kohdassa 17 on kuvattu tarjouskilpailun ratkaisemisessa käytettävät laskentakaavat. Tarjouksessa tulee ilmoittaa peruste tarjoushintojen muutokselle siten, että tarkistettu hinta tulee voimaan vuosittain 1.8. lukien. Ensimmäinen tarkistusajankohta on 1.8.2017. Mikäli hinnantarkistus perustuu maksulliseen kustannusindeksiin, tulee liikenteenharjoittajan esittää tarkistusperusteen vahvistava dokumentti. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Kuljetettavien henkilöiden henkilökohtaisten urheiluvälineiden ja liikkumisapuvälineiden kuljettamisen on sisällyttävä tarjottaviin hintoihin. Samoin kuljetuksiin kuuluvien asiakkaan autoon nousua ja sieltä poistumista koskevien toimien on sisällyttävä tarjoushintoihin. Mitään muita kuin tarjouslomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä (kuten laskutus- ym. lisiä tai toimistokuluja). Tarjouskieli Tarjous liitteineen tulee kaikilta osin tehdä suomenkielellä. 10. LIPPU- JA MAKSUJÄRJESTELMÄ Palvelu- ja asiointivuorojen reiteillä edellytetään, että liikenteenharjoittajan käyttämässä kalustossa on rahastuslaite ja tarvittavat maksujärjestelmät itse matkansa maksavia asiakkaita varten. Palvelu- ja asiointireiteillä on voitava käyttää myös Riihimäen seudun seutulippua. 11. TARJOUSPYYNNÖN TÄSMENTÄMINEN Jos esitetyissä tiedusteluissa tai muutoin on tullut ilmi tarjouskilpailun kannalta jotain sellaista, että se antaa aihetta muuttaa tai tarkentaa tarjouspyynnön sisältöä, muutoksista tai tarkennuksista ilmoitetaan tilaajan kotisivuilla www.loppi.fi sekä sähköpostitse yhteystietonsa ilmoittaneille liikenteenharjoittajille. Muutokset tarjouspyynnön sisältöön voivat tässä vaiheessa olla vain vähäisiä. Jos muutokset sitä edellyttävät, voidaan tehdä päätös tarjousajan pidentämisestä enintään kahdella viikolla. Myös tästä ilmoitetaan tilaajan kotisivuilla. 5
12. TARJOUSKILPAILUN RATKAISUAJANKOHTA, RATKAISUSTA ILMOITTAMINEN JA SOPI- MUKSEN ALLEKIRJOITTAMINEN Tarjouskilpailu ratkaistaan 30.6.2016 mennessä kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätöksellä. Ratkaisusta ilmoitetaan välittömästi sähköpostitse kaikille tarjouksen tehneille. Lautakunnan päätös ei vielä muodosta sopimussuhdetta tilaajan ja kilpailutuskohteen voittaneen tarjoajan välille. Tarjouskilpailua koskeva päätös voidaan panna täytäntöön ja liitteenä 6 olevaan luonnokseen perustuva liikennöintisopimus tilaajan ja valitun liikenteenharjoittajan välillä tehdä päätöksen saatua lainvoiman aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi. Tarjouskilpailun ratkaisuperiaatteet esitetään jäljempänä tässä tarjouspyynnössä kohdassa 17. 13. TARJOUSTEN LUOTTAMUKSELLISUUS JA JULKISUUS Tarjouksista julkaistaan tarjoajien nimet, tarjousten vertailutaulukko hankintakohteittain sekä tarjousarvioinnin tulos perusteluineen. Hylätyn tarjouksen tehneille ilmoitetaan tarjousten hylkäysperusteet. Tarjouksista voidaan julkaista tilastollisia yhteenvetotietoja. Tarjousasiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Ne tarjousasiakirjoihin kuuluvat tiedot, joiden tarjoaja katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin, tulee ilmoittaa erillisliitteinä ja varustaa merkinnällä "SALAINEN". Tarjouksen hintatiedot eivät ole lain mukaan liike- ja ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjousdokumentti sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tulee siitä toimittaa myös julkinen versio. Tilaaja ratkaisee lopullisesti tarjousasiakirjojen sisällön julkisuuden laajuuden riippumatta siitä, mitä osia tarjouksestaan liikenteenharjoittaja on merkinnyt salaisiksi. 14. TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT ASIAKIRJAT JA SELVITYKSET Tarjoajan on annettava kelpoisuudestaan liitteenä 1 olevalla lomakkeella Tiedot tarjoajasta sekä palvelun laadusta kohdassa 4 määritetyn mukainen selvitys siinä todettuine liiteasiakirjoineen. Tarjoukseen on liitettävä joukkoliikennelain 48 :n mukainen laatulupaus tulosteena. Tarjoajalla tulee olla tämän tarjouspyynnön mukaisia kuljetuspalveluita varten riittävä vastuuvakuutus ja siitä tulee liittää selvitys tarjoukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. 6
Liikenteenharjoittajan tulee liittää tarjoukseen vakuutus siitä, että hän on pyytänyt ja nähnyt palvelua hoitavan henkilöstönsä esittämän rikosrekisterilain (770/1993) 6 2 momentissa tarkoitetun otteen rikosrekisteristä ja sen mukaan kellään tämän tarjouspyynnön mukaista kuljetuspalvelua hoitavalla ei ole rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Lisäksi liikenteenharjoittajan tulee sitoutua varmistamaan, että sopimuskauden aikanakaan palvelua hoitavilla ei ole lasten kanssa työskentelemistä estävää rikostaustaa. Ko. vakuutus / sitoumus tulee asianmukaisesti allekirjoittaa. Tarjoukseen tulee sisältyä palvelun laadun kuvaus, ks. jäljempänä. Tiedot alihankinnasta Jos liikenteenharjoittaja käyttää alihankkijaa, tulee tarjouksen liitelomakkeeseen (liite 1) täyttää, mikä osuus liikennöinnistä on tarkoitus suorittaa alihankintana. Palvelua ei kokonaisuudessaan saa tuottaa alihankintana. Liikenteenharjoittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Tarjouskilpailussa valitun liikenteenharjoittajan tulee hyväksyttää käyttämänsä alihankkijat etukäteen tilaajalla. Myös alihankkijasta tulee toimittaa liitteenä 1 olevalla lomakkeella Tiedot tarjoajasta sekä palvelun laadusta kohdassa 4 määritetyn mukainen selvitys siinä todettuine liiteasiakirjoineen ja edellä todetun mukainen rikosrekisterilakiin perustuva vakuutus / sitoumus. Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia liikenteenharjoittajaan sopimussuhteessa olevia osapuolia, jotka osallistuvat liikenteen hoitamiseen. Liikenteenharjoittajalla ei ole oikeutta ilman tilaajalta etukäteen saatua kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tarjousyhteenliittymä Jos tarjoajana on tarjousyhteenliittymä, tulee tarjouksen liitelomakkeeseen (liite 1) merkitä yhteenliittymään osallistuvien tiedot. Tarjousyhteenliittymän antamassa tarjouksessa kaikkien osapuolten on allekirjoitettava tarjous. Allekirjoituksen voi korvata muulla luotettavalla selvityksellä, kuten tarjoukseen liitettävällä liikenteenharjoittajien välisellä sopimuksella, josta ilmenee yhteisvastuullisuus liikennöinnissä tarjouksessa ilmoitetun mukaisesti. Tarjousyhteenliittymän kaikkien osapuolien on toimitettava liitteenä 1 olevalla lomakkeella Tiedot tarjoajasta sekä palvelun laadusta kohdassa 4 määritetyn mukainen selvitys siinä todettuine liiteasiakirjoineen ja rikosrekisterilakiin perustuvat vakuutukset / sitoumukset. Kalusto Palveluun käytettävän ajoneuvokaluston on oltava ominaisuuksiltaan, kunnoltaan, siisteydeltään ja varustukseltaan asianmukainen ja tarkoitukseen sopiva. Kaikilla reiteillä jokaisella matkustajalla tulee olla oma istumapaikka ja turvavyöt. Käytettävä kalusto tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä (liite 4). Tarjouksen tekijä sitoutuu toimimaan tarjouskohteessa koko sopimuskauden vähintään lomakkeessa ilmoitetun tasoisella kalustolla. Kaluston tulee täyttää vähintään Euro III luokan vaatimukset. 7
Liikenteenharjoittajan oikeutta ottaa osaa tarjouskilpailuun ei rajoiteta viran puolesta hänen liikenneluvassaan määritellyn automäärän perusteella. Liikenteenharjoittaja voi tehdä tarjouksen myös useammasta kohteesta, vaikka näiden kohteiden edellyttämä automäärä yhteenlaskettuna ylittäisikin liikenteenharjoittajan luvassa vahvistetun määrän. Mikäli liikenteenharjoittaja on hakenut lupaa automääränsä lisäämiseen, hänen tulee esittää uusi lupansa tilaajalle viimeistään 14 päivän kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Liikenteenharjoittajan tulee tarjousta tehdessään ilmoittaa automäärä, jolla hän ottaa osaa tarjouskilpailuun. Tähän määrään tulee sisällyttää niin liikenteenharjoittajan omassa käytössä olevat autot kuin myös esitetyn alihankkijan käytössä olevat autot sekä mahdollisesti hankittavat autot, jotka yhdessä on tarkoitettu kohteiden liikennöintiin. Palvelu Tarjoaja sitoutuu noudattamaan annettuja ajoaikatauluja. Samoin tarjoaja sitoutuu ystävälliseen ja asialliseen asiakaspalveluun. Tämä sisältää sen, että voittaessaan tarjouskilpailun tarjoaja sitoutuu hoitamaan kuljettajahenkilöstönsä työhön opastuksen ja perehdytyksen niin, että kuljettaja huomioi kuljetettavien henkilöiden mahdolliset erityistarpeet ja, että hän tarpeen mukaan neuvoo asiakkaita matkustamiseen liittyvissä asioissa. Perehdytyksessä tulee korostaa sitä, että kuljettaja on oppilaskuljetuksia hoitaessaan samalla oheiskasvattaja. Kuljettajalla tulee olla hyvä suomen kielen suullinen taito. Kuljettajien käytössä tulee reittikohtaisesti olla puhelin handsfree toiminnolla. Palveluntuottajalla tulee olla tilaajan ja kuljetusasiakkaiden yhteydenottoja varten enintään normaalitaksan velottava puhelinnumero. Salassapito Tarjoaja sitoutuu pitämään salassa saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. 15. MAHDOLLISET LISÄSELVITYKSET Tarjoajalta voidaan pyytää lisäselvityksiä mm. tarjoajan harjoittamasta liikenteestä sekä taloudesta, vakavaraisuudesta ja mahdollisista alihankkijoista. Tarjoajan tulee olla tavoitettavissa 3.6.2016 klo 10 15 mahdollisia kiireellisesti tilaajan pyytämiä tarjouskilpailun ratkaisemiseen tarvittavia lisäselvityksiä varten. Mikäli selvityksiä ei saada annettuun määräaikaan mennessä, tarjous arvioidaan käytettävissä olevien tietojen perusteella ja mahdollisesti hylätään. 16. TARJOUSTEN KÄSITTELY Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn vaan se palautetaan tarjouksentekijälle avaamattomana postitse jätetty edellyttäen, että tarjoajan yhteystiedot käyvät ilmi tarjouskuoren päältä. 8
Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus, arviointi ja vertailu kolmessa vaiheessa seuraavasti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjoajan kelpoisuutta koskevien vaatimusten täyttymisen ja hankintalain säännösten mukaan. Tässä vaiheessa suljetaan pois ne tarjoajat, joiden ei toimintaa ja taloutta koskevien tietojen perusteella voida perustellusti arvioida selviävän tarjouspyynnön velvoitteista. Myös kelpoisuutta osoittavan asiakirjan tai selvityksen puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. Kts. liite 1 kohta 4. Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos i. tarjoajan tekninen suorituskyky arvioidaan niin heikoksi tai taloudellinen tilanne niin huonoksi, että voidaan perustellusti olettaa tarjoajalla olevan vaikeuksia hoitaa liikennöintiä sopimuksen mukaisesti, tai ii. tarjoajalla tai alihankkijalla on sellaisia tarjoajasta itsestään tai alihankkijasta johtuvia avoimia työehtosopimusriitoja tai työoikeudellisten velvoitteidensa laiminlyöntejä (esim. palkanmaksua tai työaikaa koskevien määräysten noudattamatta jättäminen), joiden voidaan perustellusti arvioida vaikuttavan merkittävästi liikenteen hoitoon taikka kilpailutilanteeseen markkinoilla. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset hylätään. Tarjouspyyntöä vastaamattomaksi voidaan katsoa myös tarjous, jossa on esitetty omia ehtoja. 3. Tarjousten vertailu ja pisteytys tarjouspyynnön mukaisesti Suoritetaan edelliset vaiheet läpäisseiden tarjousten vertailu ja pisteytys kohdan Hankintapäätös mukaisesti. Tämän perusteella saadaan tulos tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailusta. 17. HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätöksen perusteena on hankintakohteittain kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavien arviointiperusteiden mukaan: 1. hinta 90 % 2. laatu 10 % Hinnan osalta vertailuhinta lasketaan 0,90 * takuukmhinta + 0,10 * lisäkmhinta. Halvimman vertailuhinnan kullekin kohteelle tarjonnut saa kohdekohtaiseen vertailuun 90 pistettä, johon muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan laskentakaavalla: halvin tarjous / ko. tarjous * 90 = vertailupisteet. Pisteet lasketaan normaalein pyöristyssäännöin kahden (2) desimaalin tarkkuudella. 9
Laatukriteereinä vertailussa huomioidaan tarjouksessa kuvatut 1. tarjoajan asiakaspalautejärjestelmä, palautekanavien ja palautteiden käsittelyn kuvaus (5 pistettä) 2. häiriötilanteiden ratkaisumalli (5 pistettä). Pyydämme kuvaamaan asiakaspalautejärjestelmän, palautekanavien ja palautteiden käsittelyn seuraavista näkökulmista. Tarjoajalla on laadun hallintaan ja seurantaan kirjallisesti kuvattu tapa. Laadunhallinnan ja seurannan tulee toteutua jokapäiväisessä palvelutuotannossa, esimerkiksi kuljettajan on välitettävä matkustajien antama palaute palveluntuottajalle, joka välittää sen tilaajalle. Reklamaatioiden antomahdollisuus palautekanavien kautta ja niiden pohjalta toiminnan parantamisen tulee olla suunniteltua. Osana laadunhallintaa on asiakaspalautteen pyytäminen säännöllisesti, palautteen käsittely ja tulosten perusteella toiminnan parantaminen. Eri tahot, kuten tilaaja, loppuasiakas ja omaiset, tulee huomioida asiakaspalaute- ja reklamaatiokanavien suunnittelussa. Pyydämme kuvaamaan häiriötilanteiden ratkaisumallin seuraavista näkökulmista: Sijaisjärjestelyihin häiriötilanteissa tulee olla ratkaisumalli, miten tarjouksen mukaiset kuljetukset hoidetaan häiriötilanteissa, esim. kuljettajan sairastuessa. Kalustojärjestelyihin häiriötilanteissa tulee olla ratkaisumalli, miten tarjouksen mukaiset kuljetukset hoidetaan häiriötilanteissa, esim. auton rikkoutuessa. Em. perustuen saadut hinnan ja laadun vertailupisteet lasketaan yhteen hankintakohteittain, jolloin tarjouksen maksimipistemäärä on hinta- ja laatupisteet yhteen laskien 100 pistettä. Tämän mukaisesti korkeimman vertailupistemäärän saanut tarjoaja voittaa kyseisen hankintakohteen tarjouskilpailun. Lopella 12.4.2016 Tero Kuusisto Kasvatus- ja koulutusjohtaja 10
LIITTEET 1. Tiedot tarjoajasta sekä palvelun laadusta 2. Hankinnan kohteiden kuvaukset (toimitetaan liikenteenharjoittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen) 3. Tarjouslomake 4. Kalustolomake 5. Liikennöitsijän tehtävät ja vastuut 6. Sopimusluonnos 11