Pienhankintaohje 1 (11) Järvenpään kaupungin pienhankintaohje Johdanto Julkisia hankintoja ovat: tavaroiden ostaminen palveluiden ostaminen palveluiden käyttöoikeussopimukset tavaroiden tai palveluiden vuokraaminen osamaksulla ostaminen leasing- ja optiosopimukset rakennus- ja käyttöoikeusurakan toteuttaminen Hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista eli hankintalakia (1397/2016). Erityisaloilla tehtäviin hankintoihin sovelletaan lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (erityisalojen hankintalaki, 1398/2016). Lakien mukaiset kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat ovat kokonaan hankintalain soveltamisalan ulkopuolella. Koska hankintalaki ei koske näitä ns. pienhankintoja, pienhankintojen tarkoituksenmukainen, hankinnan laatuun ja laajuuteen soveltuvien hankintatapojen soveltaminen jää hankintayksiköiden omaan harkintaan. Selkeiden hankintayksikkökohtaisten ohjeiden laatiminen pienhankintoihin on tehokkaan ja tarkoituksenmukaisesti toimivan hankintatoimen näkökulmasta tärkeää. Avaamalla markkinoita uusille toimittajille ja toimimalla hankintamenettelyissä avoimesti ja syrjimättömästi myös pienemmissä hankinnoissa lisätään toimittajien kiinnostusta julkisiin markkinoihin ja vaikutetaan palvelutarjonnan kehittymiseen. Pienhankintoja koskevat perusperiaatteet kilpailusta ja tasapuolisesta kohtelusta. Pienhankintojakin suunniteltaessa on varmistettava hankintojen avoimuus tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu markkinoiden hyödyntäminen ostotoiminnan tehokkuus hyvän hallinnon periaatteet tietoturva- ja tietosuojavaatimusten huomioiminen Tässä ohjeessa kerrotaan, miten Järvenpään kaupungin pienhankinnat tehdään. Järvenpään kaupungin pienhankinnoissa tulee noudattaa näitä ohjeita, muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon periaatteita. 1 Pienhankintaohjeen soveltamisala Hankintalain mukaan hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella. Noudatettaville hankintamenettelyille asetetut vaatimukset vaihtelevat riippuen hankinnan taloudellisesta arvosta. Hankintojen jaottelu on seuraava:
Pienhankintaohje 2 (11) 1. Kansallisen kynnysarvon alittavat (ns. pienhankinnat) 2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät 3. EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat Tätä ohjetta sovelletaan 1. kohdan mukaisiin kansallisen kynnysarvon alittaviin tavaroiden- ja palveluiden pienhankintoihin, joissa hankinnan veroton kokonaisarvo on alle 60 000 euroa. Sosiaali- ja terveyspalveluiden (Hankintalain liite E kohdat 1-4) osalta ohje soveltuu kokonaisarvoltaan alle 400 000 euron, muita erityisiä palveluja koskevissa hankinnoissa alle 300 000 euron (Hankintalain liite E kohdat E 5 15), käyttöoikeussopimuksissa alle 500 000 euron ja rakennusurakoissa alle 150 000 euron jääviin hankintoihin. 2 Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Hankinnan arvo on laskettava kaikissa hankinnoissa, jotta tiedetään, minkälaisia menettelyjä ja määräaikoja on sovellettava. Ennakoidun arvon laskemisessa käytetään suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Kokonaiskorvaukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä hankintamenettelyn kuluessa maksettavat mahdolliset palkkiot ja maksut ehdokkaille ja tarjoajille. Mikäli kyseessä on useamman hankintayksikön yhteishankinta, hankinnan ennakoitu arvo on kaikkien sopimuskokonaisuuksien yhteenlaskettu arvo. Mikäli hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, on kaikkien vastaavien osien ennakoitu kokonaisarvo otettava huomioon hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa. Määräaikaisissa sopimuksissa ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä koko sopimuskauden voimassaolon aikaista kokonaisarvoa. Toistaiseksi voimassaolevien sopimusten ennakoidun arvon laskennassa tulee käyttää sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48, jolloin huomioiduksi tulevat neljän vuoden aikana tapahtuvat korvaukset. Puitejärjestelyissä ennakoidun arvon laskennassa käytetään puitejärjestelyn keston ajalle suunniteltujen hankintojen enimmäisarvoa. Vaikka hankinta on mahdollista toteuttaa erillisinä osina, sitä ei kuitenkaan saa jakaa eriin, osittaa tai laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi. 1 Tavarahankintaa tai palveluhankintaa ei myöskään saa liittää rakennusurakkaan tai hankintoja muutoin yhdistellä keinotekoisesti hankintalain säännösten soveltamisen välttämiseksi. Hankinnan jakamisen osiin tulee perustua todellisiin taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin ja hankintayksikön tulee tarvittaessa pystyä näyttämään perusteet toteen. Arvioinnin lähtökohtana tulee olla luontevan hankintakokonaisuuden määritelmä: luontevasti samanaikaisesti kilpailutettavien saman tyyppisten hankintojen tulee katsoa kuuluvan samaan hankintakokonaisuuteen. 1 Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia.
Pienhankintaohje 3 (11) 3 Sopimustoimittajien käyttäminen Kun hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä hankintoina alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta esimerkiksi tilikauden ajalta yhteenlaskettuna tai laskettuna 48 kuukaudelle ylittävät sen selkeästi, kannattaa hankinnat kilpailuttaa suurempana kokonaisuutena kerralla puitejärjestelynä. Puitejärjestely on ensisijainen tapa toteuttaa pienet hankinnat kokonaisuutena. Etenkin tuotteet ja palvelut, joita hankitaan määrällisesti paljon ja usein sekä monen tilaajan toimesta, voidaan tarkoituksenmukaisesti keskittää puitesopimuksiin. Pienhankintoja tulee keskittää kaupunkitasolla, missä se vain on mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Ennen hankintaprosessin käynnistämistä tulee tarkistaa asianhallintajärjestelmästä tai tarvittaessa Hankintapalveluista (hankintapalvelut@jarvenpaa.fi), onko kyseinen tuote tai palvelu jo kilpailutettu ja onko siitä olemassa sopimus. Mikäli tuote tai palvelu on kilpailutettu, voidaan tilaus tehdä suoraan puitesopimuksen perusteella. 2 4 Hankintamenettelyt pienhankinnoissa Menettelytavat määräytyvät ensisijaisesti hankinnan arvon, luonteen ja markkinatilanteen mukaan. 4.1 Suorahankinta Erityisillä perusteilla kilpailuttaminen voidaan jättää tekemättä. Suorahankinta voi tulla kysymykseen, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta. Syynä voi myös olla, että tarvittavaa tavaraa tai palvelua ei ole saatavissa muilta toimittajilta, tai kyse on yksittäisen asiakkaan hoito- tai asiakassuhteen jatkamisesta keskeytymättä tarkoituksenmukaisista syistä tai siitä, että toimitusaika olisi muutoin kohtuuttoman pitkä. 2 Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa (enimmillään 4 vuotta) tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat, alennusehdot, toimitusehdot ja tilausmenettelyt. Hankinta on tehtävä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Pienhankintaohje 4 (11) 4.2 Pienhankinnan kilpailuttaminen 4.2.1 Avoin menettely Avoimessa menettelyssä tarjouksentekijöiden määrää ei ole rajoitettu. Jokainen halukas voi tehdä tarjouksen. Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan (esim. kaupungin Internet-sivuilla, Cloudian sähköisen järjestelmän pienhankintaosiossa ja/tai HILMAhankintailmoitusjärjestelmässä [www.hankintailmoitukset.fi]). Pienhankinnan tarjouslomake löytyy Intrasta hankintoihin liittyvistä ohjeista ja lomakkeista. Avoimella ilmoittamisella tavoitetaan toimittajia, jotka eivät ole hankintayksikön tiedossa. Kotisivujen käyttöä suositellaan, koska yleisen avoimuusperiaatteen ja hankintalain perusperiaatteiden mukaan julkisissa hankinnoissa tulee soveltaa avoimuutta. Pienhankintojen sähköisen järjestelmän käytöllä saadaan hankinnan manuaalisia vaiheita nopeutettua (tarjousten avaaminen, avauspöytäkirja). Ilmoittamisen laajuus ja määrä on suhteutettava ilmoittamisesta saatavissa olevaan hyötyyn. Tarjouksen tekemiseen on varattava kohtuullinen aika hankinnan luonteesta riippuen esim. 1-2 viikkoa. Tarjoukset tulee toimittaa suljetuissa kirjekuorissa paperiversiona tai sähköisenä versiona tai sähköisen järjestelmän kautta väärinkäytösepäilysten välttämiseksi. 4.2.2 Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä pyydetään tarjouksia etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta vähintään kahdelta - viideltä (2-5) toimittajalta ilman julkista ilmoittelua (Pienhankinnan tarjouslomake löytyy Intrasta hankintoihin liittyvistä ohjeista ja lomakkeista). Ennen tarjousten lähettämistä tulee selvittää, onko paikallisia toimijoita, joilta voisi pyytää tarjousta. Jos paikallisia toimijoita on, tarjouspyyntö tulee lähettää yhdelle tai useammalle paikalliselle toimijalle. Tarjouksen tekemiseen on varattava kohtuullinen aika hankinnan luonteesta riippuen esim. 1-2 viikkoa. Tarjoukset tulee toimittaa suljetuissa kirjekuorissa joko paperiversiona tai sähköisenä versiona tai sähköisen järjestelmän kautta väärinkäytösepäilysten välttämiseksi. 4.2.3 Kevyt neuvottelumenettely Kevyttä neuvottelumenettelyä voidaan käyttää tilanteissa, joissa hankintatarpeen ratkaisemiseksi löytyy useita vaihtoehtoja (esim. konsulttipalveluissa), hankinta on toteutettava nopealla aikataululla ja hankinta on myös arvoltaan kansallisen kynnysarvon rajoilla. Jos hankintayksiköllä ei ole tietoa tarjoajista, kevyt markkinakartoitus voidaan suorittaa esim. puhelimitse tai etsimällä mahdollisia tarjoajia Internetistä. Ehdokkaiden soveltuvuutta arvioidaan markkinatiedon pohjalta ja neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi. Neuvottelujen pohjaksi on hyvä määritellä hankintaan liittyvät tarpeet ja tavoitteet. Neuvottelut voidaan toteuttaa esimerkiksi puhelimitse ja sähköpostin välityksellä. Neuvotteluista tehdään muistiinpanot ja perustelut, joiden pohjalta hankinta tehdään. Hankintaprosessi pääpiirteissään: 1 Hankinnan kohteen määrittely
Pienhankintaohje 5 (11) 2 Tarvittaessa markkinakartoitus mahdollisista toimittajista 3 Neuvottelut hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista esim. puhelimitse ja sähköpostitse 4 Tarjoajilta saadut tiedot dokumentoidaan tai pyydetään valitun toteuttamisvaihtoehdon mukaiset kirjalliset tarjoukset toimittajilta 5 Hankintapäätös 5 Pienhankintojen suorittaminen Hankinnan arvo lasketaan ohjeen kohdan 2 mukaisesti. 5.1 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on alle 30 000 euroa Kun kyseessä on ilman arvonlisäveroa alle 30 000 euron hankinta, voi hankinnan suorittaa suorahankintana ilman varsinaista kilpailuttamista mahdollisimman kokonaistaloudellisesti. Ennen alle 30 000 euron suorahankinnan tekemistä on suositeltavaa tehdä markkinakartoitus ja pyytää tarjoukset useammalta toimijalta. Markkinakartoituksen voi tehdä esimerkiksi puhelimitse tai etsimällä soveltuvia palveluntarjoajia internetistä. Tarkoituksena on selvittää muun muassa toimittajien määrää, palvelutarjontaa, laatua ja hinnoittelua. Hankinnasta ei tarvitse tehdä kirjallista hankintapäätöstä (viranhaltijapäätös). Sopimuksen tekeminen on aina suositeltavaa, mutta sen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on arvioitava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on varmistettava, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista. Sopimuksen tekemisessä voi hyödyntää Cloudian rakenteellista sopimusmallipalvelua. Neuvoa voi tarvittaessa pyytää Hankintapalveluista (hankintapalvelut@jarvenpaa.fi). Kaikki yli 5000 euron hankintaan liittyvät materiaalit, kuten markkinakartoituksen aineistot, tarjouspyynnöt, muistio valintaperusteista sekä tilaukset ilmoitetaan tänne: https://asiointi.digiloikka.fi/formpro/eservices/jarvenpaa/anonyymihakemus/aloita/pienhan kintojenrekisterointi Mahdolliset sopimukset tallennetaan Cloudia -järjestelmään.
Pienhankintaohje 6 (11) 5.2 Tavara- ja palveluhankinnat, joiden arvo on 30 000 59 999 euroa Kun kyseessä on ilman arvonlisäveroa alle 30 000 59 999 euron hankinta, voi hankinnan suorittaa seuraavasti 1) markkinakartoitusmenettelyllä tai 2) kilpailuttamalla. 1) Markkinakartoitusmenettely Ennen 30 000 59 999 euron suorahankinnan tekemistä on suoritettava markkinakartoitus ja pyydettävä tarjoukset useammalta toimijalta. Markkinakartoituksen voi tehdä esimerkiksi puhelimitse tai etsimällä soveltuvia palveluntarjoajia internetistä. Tarkoituksena on selvittää muun muassa toimittajien määrää, palvelutarjontaa, laatua ja hinnoittelua. Valinnasta on tehtävä hankintapäätös (viranhaltijapäätös). Hankintapäätöksen perusteluista tulee käydä ilmi, kuinka monelta yritykseltä tarjouksia on pyydetty, ketkä ovat antaneet tarjouksen sekä voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen. Päätös tehdään asianhallintajärjestelmässä (CaseM) olevaan pienhankintapohjaan (yhteinen hankintapohja / alle kynnysarvon). Pienhankintapohjan liitteenä tulostuvat hankintaoikaisuohje ja oikaisuvaatimusohje. Hankinnasta on tehtävä kirjallinen sopimus. Ennen sopimuksen allekirjoittamista on varmistettava, että tilaajavastuulain mukaiset edellytykset täyttyvät (ks. kohta 7). Sopimuksen tekemisessä voi hyödyntää Cloudian rakenteellista sopimusmallipalvelua. Neuvoa voi tarvittaessa pyytää Hankintapalveluista. Kaikki tehdyt sopimukset talletetaan Cloudia -järjestelmään. Hankintaprosessiin ja hankintaan liittyvät materiaalit kuten markkinakartoituksen materiaalit, tarjouspyynnöt sekä tilaukset ilmoitetaan tänne: https://asiointi.digiloikka.fi/formpro/eservices/jarvenpaa/anonyymihakemus/aloita/pienhan kintojenrekisterointi 2) Kilpailutus 30 000 59 999 euron hankinnan voi suorittaa myös kilpailuttamalla kohdan 4.2. mukaisesti. Hankinnan kilpailuttaminen on erityisen tärkeää silloin, kun markkinoilla on paljon toimijoita, jolloin tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu on muutoin vaikea varmistaa. Kilpailuttamalla saadaan myös mahdollisimman hyvä kuva markkinoiden tarjonnasta. Kilpailutus tehdään tällöin Cloudian pienhankintajärjestelmällä. Tällöin valitaan käytettävä hankintamenettely (avoin menettely, rajoitettu menettely, kevyt neuvottelumenettely). Tarjousajan päätyttyä saapuneet tarjoukset avataan ja avauksesta allekirjoitetaan avauspöytäkirja (Avauspöytäkirja löytyy Intrasta hankintoihin liittyvistä ohjeista ja lomakkeista). Hankinnasta tehdään kirjallinen päätös ja sopimus.
Pienhankintaohje 7 (11) 5.3 Rakennusurakat, joiden arvo on alle 150 000 euroa Rakennusurakoiden hankinnoissa noudatetaan kohdan 5.1 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on alle 30 000 euroa ja kohdan 5.2 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on 30 000 149 999 euroa. 5.4 Terveydenhoito- ja sosiaalipalveluiden hankinnat, joiden arvo on alle 400 000 euroa Terveydenhuolto- ja sosiaalipalveluiden (Hankintalaki liite E kohdat 1-4) hankinnoissa noudatetaan kohdan 5.1 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on alle 30 000 euroa ja kohdan 5.2 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on 30 000 399 999 euroa. Yli 60 000 euron hankinnat on käsiteltävä tapauskohtaisesti Hankintapalveluiden kanssa. 5.5 Muut erityiset palvelut, joiden arvo on alle 300 000 euroa Muihin erityisiin palveluihin (Hankintalaki liite E kohdat 5-15) hankinnoissa noudatetaan kohdan 5.1 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on alle 30 000 euroa ja kohdan 5.2 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on 30 000 299 999 euroa. Yli 60 000 euron hankinnat on käsiteltävä tapauskohtaisesti Hankintapalveluiden kanssa. 5.6 Käyttöoikeussopimukset, joiden arvo on alle 500 000 euroa Käyttöoikeussopimusten hankinnoissa noudatetaan kohdan 5.1 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on alle 30 000 euroa ja kohdan 5.2 mukaisia periaatteita ja menettelytapoja hankinnoissa, joiden arvo on 30 000 499 999 euroa. Yli 60 000 euron hankinnat on käsiteltävä tapauskohtaisesti Hankintapalveluiden kanssa. 6 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi (tai tarjoajalle on ilmoitettava) vähintään seuraavat tiedot: Tilaajan nimi, yhteystiedot ja lisätietoja antava yhteyshenkilö Hankittava tavara, palvelu tai rakennusurakka mahdollisimman tarkasti (esim. määrä, laatu, laji, tietoturva- ja tietosuojavaatimukset) Käytetyt yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 tavarat, JYSE 2014 palvelut, JIT 2015 jne.) Määräaika tarjouksen tekemiselle (kohtuullinen, yleisesti vähintään 1-2 viikkoa) Osoite, johon tarjous on toimitettava Pyyntö tarjoajan sähköpostiosoiteesta, jos käytetään sähköistä päätöksen tiedoksiantoa Oleelliset sopimusehdot, kuten Maksuehto (HUOM! käytettävä vähintään 30 pv netto)
Pienhankintaohje 8 (11) Toimitusaika Toimitusehdot Toimitusosoite Sovellettavat yleiset sopimusehdot (JYSE 2014, JIT 2015 jne.) Tilaajavastuulain mukaiset tarjoajilta vaadittavat selvitykset (ks. kohta 7) Lisäksi, jos hankinta tehdään kilpailuttamalla, tulee tarjouspyynnöstä ilmetä: Käytetty hankintamenettely Arvio hankinnan arvosta Tarjoajaa koskevat kelpoisuusehdot voivat koskea tarjoajan taloudellista, ammatillista tai teknistä suorituskykyä Tarjouksen valintaperusteet: halvin hinta / kokonaistaloudellisesti edullisin Tarjouksen hylkäämisperusteet Tarjouspyyntöön on suositeltavaa liittää mukaan sopimuspohja. Kilpailutettaessa pienhankintaa on erityisen tärkeää muistaa ilmoittaa tarjouspyynnössä tarjouksen valintaperusteet, koska tarjousten vertailussa ei voi käyttää perusteita, joita ei ole ilmoitettu tarjouspyynnössä. Valintaperusteita ei pidä olla liian monta ja niiden tulee olla konkreettisia ja mitattavia. Asetetut valintaperusteet eivät saa olla kansallisuutta suosivia tai syrjiviä. Jos kilpailutus suoritetaan avoimella menettelyllä, asetetut valintaperusteet eivät saa olla paikallisia. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä, tulee hankinnan valintaperusteet, vaadittavat asiakirjat ja muut tekijät suhteuttaa hankinnan luonteeseen ja kokonaisarvoon. 7 Tilaajavastuulain mukaan tarjoajilta vaadittavat selvitykset Hankintojen kannalta olennainen on laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, tilaajavastuulaki). Tilaajavastuulain mukaan tilaajan tulee ennen vuokratyövoiman käyttöä koskevan sopimuksen tai alihankintasopimuksen tekemistä pyytää sopimuspuoleltaan selvitys lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta ja sovellettavista työehdoista. Selvitysvelvollisuuden laiminlyönnistä voi seurata laiminlyöntimaksu. Tilaajavastuulain mukaan vaadittavat selvitykset ovat: 1 selvitys yrityksen merkitsemisestä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 2 kaupparekisteriote 3 todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty 4 todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta 5 selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 6 selvitys työterveyshuollon järjestämisestä 7 rakentamistoiminnassa lisäksi todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta
Pienhankintaohje 9 (11) Todistukset ja selvitykset eivät saa olla 3 kk vanhempia. Lisäksi on suositeltavaa, että tarjouspyynnön yhteydessä pyydetään selvitys vuokratyövoiman ja alihankintatyön käyttämisestä. Tilaajavastuulain velvoitteet tulee huomioida hankintaa tehtäessä ja valmisteltaessa niin, että vaadittavat selvitykset pyydetään viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. 8 Tarjousten valintaperusteet Pienhankinnan tulee perustua tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin ja valintaperusteisiin. Myös suorahankinnassa valinnan tulee pohjautua kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Jos hankinta kilpailutetaan, voi valintaperusteena olla ainoastaan halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus. Kun tarjouksen perusteena on käytetty yksinomaan alinta hintaa, tilaajan on hyväksyttävä se tarjous, joka hinnan perusteella on halvin. Jos hankinnan valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, pitää tarjouspyynnössä määritellä selkeästi mitattavissa olevat tarjousten valintaperusteet, joiden pohjalta hankinnasta päätetään. Perusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen. Perusteiden tulee olla objektiivisia ja taloudellisesti merkityksellisiä. Tyypillisiä valintaperusteita ovat hinta, toimitusaika, laatu, kokemus, takuu, toimitusvarmuus, tekninen tuki, tietoturvallisuus, huollon vasteaika ja varaosien taattu toimitusaika. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä, myös tarjouspyyntöön sisältyviä valintaperusteita on hyvä käyttää harkiten. Halutut perusteet voidaan ottaa huomioon tehokkaasti siten, että hankinnan minimivaatimustaso määritellään tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyissä. Tällöin hinta voi olla ainoa valintaperuste. Pienhankinnoissa voi myös joissain tapauksissa olla perusteltua sisällyttää tarjoajien soveltuvuuden arviointi hankintamenettelyyn. Hankintoja, joissa perinteinen tarjoajien soveltuvuuden hankintakohtainen arviointi voi olla tarpeellista, ovat mm. sellaiset palveluhankinnat, jotka edellyttävät toimilupia (esim. liikennelupa) tai tiettyä ammatillista pätevyyttä (esim. lääkäripalvelut) sekä erilaiset konsultti- ja koulutuspalvelut ja rakennusurakat. Toimittajaksi saa tällöin valita vain tarjoajan, jolla on tekniset, taloudelliset ja muut tarvittavat edellytykset hankinnan toteuttamiselle. Tarjouskilpailun voittajalta pyydetään soveltuvuuden osoittavat asiakirjat nähtäväksi ennen hankinnasta päättämistä.
Pienhankintaohje 10 (11) 9 Hankintapäätös ja sopimus Kaikista vähintään 30 000 euron hankinnoista tehdään kirjallinen hankintapäätös (viranhaltijapäätös). Hankintapäätös muutoksenhakuohjeineen lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintapäätöksen lisäksi vähintään 30 000 euron hankinnoista on tehtävä erillinen kirjallinen hankintasopimus. 10 Laskutus ja toimituksen / sopimuksen täytäntöönpanon valvonta Tilauksen yhteydessä on toimittajalle annettava ohjeistus kaupungin käytössä olevasta laskutuskäytännöstä ja ohjeet sähköisen verkkolaskun käytöstä. Nämä löytyvät Intranetistä talousasioista. Tilaajan on valvottava itse tai nimettävä vastuuhenkilö valvomaan, että toimitus on tilauksen/sopimusehtojen mukainen. Sopimusrikkomuksesta on toimittajaa reklamoitava välittömästi ja esitettävä mahdolliset vaateet tai pidätettävä oikeus niiden esittämiseen. 11 Päätösvalta hankinta-asioissa Hankinnan ja siihen mahdollisesti liittyvän hankintapäätöksen (viranhaltijapäätös) tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankintasopimuksen hyväksyy ja allekirjoittaa yleensä se, jolla on oikeus tehdä hankintapäätöskin. 12 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Hankintaa koskeva asiakirja tulee julkiseksi asianosaisille sitten, kun hankinta- tai poissulkemispäätös on tehty liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta. Yleisesti hankintapäätökseen liittyvät asiakirjat tulevat julkisiksi sitten, kun sopimus on tehty. Liike- ja ammattisalaisuudet ovat tällöinkin salassa pidettäviä tietoja. 13 Oikeusturvakeinot / Muutoksenhaku Tämän ohjeen mukaisissa kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa sovelletaan hankintalain mukaista hankintaoikaisua sekä kuntalain määräyksiä muutoksenhaun osalta. Päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi. 13.1 Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun itse tai tarjoajan aloitteesta. Hankintaoikaisulla hankintayksikkö voi poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkaista asian uudelleen, jos tehty ratkaisu perustuu virheelliseen
Pienhankintaohje 11 (11) menettelyyn. Hankintaoikaisun tekeminen ei vaadi asianosaisen suostumusta. Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun 90 päivän kuluessa hankintapäätöksestä. Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hankintayksikön on ilmoitettava välittömästi asianosaisille hankintaoikaisun vireille tulosta. Hankintaoikaisua ei voi tehdä päätöksestä, josta on tehty hankintasopimus. Pienhankinnasta ei voi valittaa markkinaoikeuteen. 13.2 Oikaisuvaatimus Hankintaoikaisuvaatimuksen lisäksi hankintapäätöksestä voi hakea oikaisua kuntalain mukaisella oikaisuvaatimuksella. Oikaisuvaatimus tehdään päätöksen tehneelle elimelle. Oikaisuvaatimus on toimitettava päätöksen tehneelle toimielimelle viimeistään 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimuksen voi tehdä, jos hankintapäätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä (muotovirhe), hankintapäätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai hankintapäätös on muun kuin hankintalain vastainen. Päivitetty