1 NURMIJÄRVEN KUNTA 20.5.2014 Seudullinen hankintapalvelukeskus TARJOUSPYYNTÖ VPL- ja SHL KULJETUKSISTA Seudullinen hankintapalvelukeskus pyytää tarjousta vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain tarkoittamista kuljetuspalveluista. Kilpailutus koskee yleisiä VPL-/SHLkuljetuksia mutta ei säännöllisiä reittiliikenteen tyyppisiä kuljetuksia esim. oppilaitoskuljetukset. Kilpailutuksessa ovat mukana Nurmijärven, Mäntsälän ja Pornaisten kunnat (Mustijoen perusturva). Hankinnan yleiskuvaus Vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain tarkoittamissa kuljetuspalvelujen hallinnoinnissa kunnat käytettävät matkanhallintajärjestelmiä, joilla hoidetaan asiakastietojen ja asiakaskorttien hallintaa ja ylläpitoa, kuljetusten raportointia ja laskutuksen kontrollointia. Asiakaskortti annetaan asiakkaille, joille kunnat myöntävät oikeuden käyttää kuljetuspalveluja. Kortti toimii asiakkaan tunnistautumis-, matkustusoikeuksien varmistamis- ja maksuvälineenä. Matkanhallintajärjestelmän kautta kunnat saavat käyttöönsä tarvittavan tiedon kortin käytöstä ja tietoja laskutuksen oikeellisuuden varmistamista varten sekä tarvittavaa tietoa tilastointia ja raportointia varten. Nurmijärvi ottaa käyttöönsä Likuma 2100 -matkanhallintajärjestelmän ja Mäntsälässä ja Pornaisissa on käytössä Sote2- matkanhallintajärjestelmän. Nurmijärven kunnalla ja Mustijoen perusturvalla (Mäntsälän ja Pornaisten kunnat) on omat jossain määrin toisistansa poikkeavat VPL-/SHL-matkasääntönsä, jotka ovat tarjouspyynnön liitteinä. Tarjous annetaan erikseen Nurmijärven osalta ja Mustijoen perusturvan osalta omina tarjouksinaan. Kuljetuksiin liittyviä tietoja on esitetty laajemmin liitteessä 5. Kuljetuspalvelujen hoitamisessa tarvitaan erilaisia autoja (henkilöauto, esteetön auto ja invataksivarusteinen auto) riittävä määrä. Samalle ajalle samoihin suuntiin tilattuja kuljetuksia yhdistellään mahdollisuuksien mukaan. Kuljetuspalveluihin liittyvät tekniset, laadulliset ja muut vähimmäisvaatimukset ja määrittelyt on esitetty tarjouspyynnön liitteissä. Hankintaa koskeva kilpailutus jaetaan kahteen osakokonaisuuteen, joista kilpailutettava palvelukokonaisuus muodostuu. Kilpailutettava palvelukokonaisuus sisältää 1) matkojen välityspalvelut, joihin sisältyy keskitetyt laskutuspalvelut ja 2) kuljetuspalvelut. Molemmista osakokonaisuuksista täytetään omat tarjouslomakkeet (liitteinä). Tarjousten vertailuperusteet on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteissä 6a ja 6b (Hintatarjouslomakkeet Nurmijärvi ja Mustijoen perusturva). Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU- kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma- hankintailmoitusjärjestelmässä
2 20.5.2014 ja tarjouspyyntömateriaali on julkaistu Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999. Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen - merkinnällä. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 1) Tarjoajan kelpoisuuden arviointi: Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. 2) Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen: Toisessa vaiheessa tarkistetaan, että tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti, kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa ja tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia ja sisällöltään hyväksyttävissä olevia. 3) Niiden tarjoajien tarjoukset, jotka täyttävät edellä mainittujen kohtien vaatimukset, vertaillaan tarjouspyynnössä kerrotuin perustein. Sopimuskausi ja hintojen sitovuus Sopimuskausi alkaa kun sopimus on allekirjoitettu. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi siten, että se on irtisanottavissa kuuden kuukauden pituisella irtisanomisajalla päättymään aikaisintaan 31.12.2015. Sopimukseen sisältyy varaukset mahdollisten kuntaliitosten ja lainsäädäntömuutosten osalta. Hintojen sitovuus ja hinnantarkistusmekanismit on todettu tarjousliitteessä 6a ja 6b sekä sopimusluonnoksessa. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
3 Tarjoaja voi olla: - yksittäinen yritys, joka hoitaa sekä matkojen välityspalvelut että kuljettamisen tai - välityspalveluja hoitavan yrityksen ja yksittäisten kuljetusyritysten muodostama tarjousyhteenliittymä. Tarjousyhteenliittymän osapuolilla on oltava kirjallinen yhteistyösopimus tai kirjallinen aiesopimus yhteistyöstä. Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla täyttämällä kaikki lomakkeet tarjouksen sisällön mukaisesti. Tarjotun palvelun tulee täyttää tarjouspyynnön ja sen liitteiden asettamat vaatimukset. Tarjouslomakkeiden alkuperäistä sisältöä tai muotoa ei saa muuttaa. Tarjous ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjoukseen ei saa asettaa omia ehtoja tai varaumia tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Hinnat ja muut hintaehdot Kaikki tarjoushinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinnat ovat nettohintoja, joihin ei hyväksytä mitään lisiä. Muut hintaehdot (alennusprosentit taksiliikenteen enimmäishinnoista) ilmoitetaan tarjouspyynnön mukaisesti. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja sähköinen laskutus Palveluja koskevat maksut suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen kuukausittain. Välityspalvelujen laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa jälkikäteen. Kuljetuspalveluja koskeva laskutus tapahtuu kahden viikon välein, ellei kuntien kanssa toisin sovita. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen verkkolaskutusohjeiden mukaisesti seudulliselle talouspalvelukeskukselle. Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tarjoukset ja tarjousyhteenliittymät Tarjous koostuu kahdesta osakokonaisuudesta, joita ovat matkojen välityspalvelu sisältäen keskitetyn laskutuspalvelun ja kuljetuspalvelut. Tarjoajan on tehtävä tarjous kaikista osakokonaisuuksista. Vain yksittäistä osakokonaisuutta koskeva tarjous on tarjouspyynnön vastainen osatarjous. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on tehtävä fyysisesti yhtenä tarjouskokonaisuutena, johon sisältyy välityspalvelut ja kuljetuspalvelut.
4 Hankinnasta päättäminen Hankinnasta päätetään tarjouspyynnössä (Liite 6a ja 6b) ilmoitettujen vertailuperusteiden pohjalta. Hankinnasta tehdään kuntakohtaiset päätökset. Nurmijärvi päättää palveluntuottajasta omalta osaltaan ja Mäntsälä Mustijoen perusturvan osalta (Mäntsälä ja Pornainen). Palveluntuottajaksi kunta valitsee yhden palveluntuottajan. Hankinnan ratkaisuperuste ja tarjousten vertailuperusteet Hankinnan ratkaisuperuste on halvin hinta tarjouspyynnön liitteissä 6a ja 6b esitetyllä tavalla laskettuna ja vertailtuna. Hankintapäätös, sopimus ja sopimuksen syntyminen Kirjalliset hankintapäätökset perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Hankintapäätös toimitetaan kaikille tarjouskilpailussa loppuun saakka olleille sähköisesti tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Valitun/valittujen palvelutuottajien kanssa tehdään kirjalliset sopimukset. Sopimukset voidaan allekirjoittaa vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka mutta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimuksen tekeminen ja sen tulkinta Nurmijärven kunta ja Mustijoen perusturva (Mäntsälä ja Pornainen) tekevät hankinnasta omat sopimuksensa. Sopimuksen lisäksi sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (Jyse 2009 Palvelut) täydentävänä asiakirjana soveltuvin osin. Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa toisiaan täydentävää tulkintajärjestys 1. VPL-/SHL-kuljetuksia koskeva sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (Jyse 2009 Palvelut) niiltä osin kuin ne eivät ole ristiriidassa edellisten kanssa) 5. Palveluntuottajaksi valitun tarjous liitteineen Hankinnan muut ehdot Hankintapalvelukeskus ja Mustijoen perusturva pidättävät oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. Jos tarjoaja on tarjousyhteenliittymä, voidaan tarjousyhteenliittymän osakkaista sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle yksi tai useampi osakas, jos he eivät täytä vaadittuja kelpoisuusehtoja tai tarjous heidän osaltaan on tarjouspyynnön vastainen. Tarjous ja sen liitteet on oltava suomenkielisiä.
5 Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.12.2014 saakka. Tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja lisätietopyynnöt toimitetaan sähköpostilla seudullisella hankintapalvelukeskukselle 11.6.2014 klo 16.00 mennessä. Osoite: hankintapalvelukeskus (at) nurmijarvi.fi Kaikkiin kysymyksiin ja lisätietopyyntöihin vastataan ja kysymykset ja vastaukset julkaistaan anonyymisti Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 19.6.2014. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa 30.6.2014 klo 14.00 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: VPL-/SHL-kuljetukset. Käyntiosoite: Postiosoite: Nurmijärven kunta/hankintapalvelukeskus Nurmijärven kunta/ Hankintapalvelukeskus Keskustie 2 B PL 37 01900 Nurmijärvi 01901 Nurmijärvi Myöhästynyttä tarjousta ei käsitellä. Päätöksen tiedoksianto ja tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus Liite 2 Kaupalliset ym. ehdot Liite 3 Palvelut Liite 4 Tarjoajan tiedot Liite 5 Kuljetustietoja Liite 6a Hintatarjouslomake (Nurmijärvi)
6 Liite 6b Hintatarjouslomake (Mustijoen perusturva/mäntsälä ja Pornainen) Liite 7 Sopimusluonnos Liite 8 Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 Palvelut Liite 9 Ote hankintalaista (53 ja 54 ) Liite 10 Valtioneuvoston asetus taksiliikenteen kuluttajilta perittävistä enimmäishinnoista Liite 11 SHL-kuljetusohje Nurmijärvi Liite 12 VPL-kuljetusohje Nurmijärvi (nykyinen ohje) Liite 13 SHL-ohje Mustijoen perusturva Liite 14 Ote hankintalaista ( 53 ja 54) Kari Ylitie hankintajohtaja Seudullinen hankintapalvelukeskus Nurmijärven kunta