TARJOUSPYYNTÖ 1 (9) Muutot ja kuljetukset sekä apuvälineiden kuljetusten hankinta Espoon kaupunki pyytää tarjousta Muutot ja kuljetukset sekä apuvälineiden kuljetusten hankinnasta. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 6 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupungissa tapahtuu useita muuttoja vuosittain, kun yksiköt/ryhmät tai muut toimipaikat vaihtavat sijaintiaan. Pääasiallisesti kuljetuksia ja muuttopalveluita tarvitaan Espoon rajojen sisällä, mutta erityisesti tavarakuljetuksia saattaa olla myös muualle Suomeen tai tietyissä erikoistilanteissa myös ulkomaille tai päinvastoin. Muuttojen laajuudet vaihtelevat yksittäisen virkamiehen muutosta kokonaisen yksikön tai organisaation siirtoon ja palvelun tarve vaihtelee pelkästä tavarakuljetuksesta täyden palvelun "avaimet käteen" - kokonaispalveluun. Suurin osa muutoista hoidetaan siten, että muuttava yksikkö tilaa tarvitsemansa määrän muuttolaatikoita, pakkaa itse tavarat ja merkitsee laatikon päälle määränpään, johon muuttofirma laatikot ja kalusteet vie. On myös mahdollista tilata muutto kokonaispalveluna tai osaa siitä. Kokonaispalveluun voivat sisältyä mm. seuraavat osat: tutustumiskäynti, muuton suunnittelu, kalusteiden inventointi, muuttolaatikoiden yms. toimittaminen, pakkaaminen, käytännön järjestelyiden hoitaminen, kalusteiden tarvittava purku, taulujen irrottaminen ja kiinnitys seinille, kuljetus uuteen kohteeseen, kalusteiden tarvittava kokoaminen, mahdolliset atk-liitännät, muuttolaatikoiden yms. noutaminen, jälkien siivoaminen sekä lopputarkastus. Apuvälineiden kuljetus Apuvälineyksikön kuljetettavia apuvälineitä mm. kotihoitosängyt, nostolaitteet, seisomatelineet, joiden kuljetukseen tarvitaan pakettiautoa. Kuljetukset ovat sekä apuvälineiden vientejä ja noutoja mm. asiakkaiden koteihin, kouluihin ja hoitolaitoksiin. Vuonna 2011 kuljetuksia oli noin 220 kpl eli noin 18 kpl/kuukausi, näistä suurin osa on sänkyjen kuljetuksia. Kuljetettavat apuvälineet ovat erikokoisia. Suurin apuväline on kotihoitosänky, jonka mitat ovat noin 220x90/100cm. Painoa kotihoitosängyllä on noin 100 kg, riippuen sängyn leveydestä.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (9) Noutotilanteissa saattaa kuljetettavana erikokoisia apuvälineitä saattaa olla jopa 20. Apuvälineiden kuljetus tapahtuu tarvittaessa kerroksiin kantaen. Kuljetusten toteuttamiseen tarvitaan tilanteen mukaan 1-2 miestä riippuen apuvälineestä ja paikasta johon apuväline toimitetaan. Tarvittaessa kuljettajan tulee voida irrottaa ja koota sängyn päädyt ja laidat kuljetuksen mahdollistamiseksi ahtaimpiinkin tiloihin. Kuljettajalla tulee olla tähän tarvittavat työkalut. Apuvälineiden kuljetuksissa on huolehdittava yleisen käytännön mukaan hyvästä hygieniasta. Viedessä sänkyä tai muuta apuvälinettä asiakkaan kotiin/kouluun/hoitolaitokseen huolehditaan, että käytössä on puhtaat hanskat. Apuvälineiden noudoissa on myös syytä noudattaa riittävää käsihygieniaa eli palautuvia apuvälineitä käsitellään hanskat kädessä ja siirron jälkeen käytetään käsidesiä. Puhtaita ja likaisia apuvälineitä ei siis käsitellä samoilla hanskoilla. Asiakaslähtöisyys ja hyvät käytöstavat on syytä huomioida asiakkaiden kanssa asioidessa. Kuljettajan tulee sopia toimitus/noutoaika asiakkaan/omaisen/hoitohenkilökunnan kanssa riittävän ajoissa. Kuljetustilauksiin tulee voida vastata yleensä 1-3 päivän sisällä. Välillä saattaa ilmaantua tarve kuljetukselle myös samalle päivälle. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely neljän toimittajan kanssa siten, että Espoon kaupungin tarpeet tulevat täytetyksi. Mikäli neljä parhaiten kilpailussa menestynyttä toimittajaa ei täytä Espoon kaupungin käsityksen mukaan tarvittavaa muuttokapasiteettia (muuttomiehet, -autot ja -laatikot) myös ruuhkahuippuja varten, on mahdollista, että joudutaan valitsemaan enemmän kuin neljä toimittajaa. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan tärkeimmät alihankkijansa. Hankinnat valituilta toimittajilta tehdään tarjouspyynnön liitteen 5 (puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus) mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (9) Sopimuskausi Kilpailutuksen perusteella solmittava sopimus astuu voimaan 1.8.2012 (edellyttäen, että päätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu) ja päättyy 31.7.2014, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa 1 + 1 vuoden optiolla. Option käyttöönotosta päätetään aina erikseen ennen kunkin optiokauden alkua. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Sähköpostiosoite tulee ilmoittaa liite 2:ssa. Hankintasopimus Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus / koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 21.6.2012 klo 12.00 Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse).
TARJOUSPYYNTÖ 4 (9) Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Muutot ja kuljetukset sekä apuvälineiden kuljetusten hankinta Tarjous on jätettävä myös sähköisenä CD- ROM -levyllä tai muistitikulla kirjaamoon. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjoukset ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.10.2012 saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana
TARJOUSPYYNTÖ 5 (9) asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 3. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteellä 1 Hintaliitteelle ei ole sallittua lisätä, eikä siitä poistaa rivejä. Solukokoa voi tarvittaessa muuttaa. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Hintavertailussa pyydetyn tuntihinnan tulee sisältää kaikki kulut. Muita kuin hintaliitteellä pyydettyjä hintoja tarjoaja ei voi esittää. Ajoneuvon kuljettajan edellytetään myös osallistuvan muuttotyöhön muuttomiesten apuna, mikäli ajoneuvo on varattu kyseistä muuttoa varten, mutta se ei ole ajossa. Tarvikkeiden hinnat sisältävät vuorokausihinnat/kpl, eikä tarjoaja voi sopimuskaudella laskuttaa muita tarvikehintoja. Hinnat sisältävät laatikoiden/kaappien toimituksen ja noudon. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 1.8.2012-31.7.2013 asti. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset) - muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (9) Palvelun laatuvaatimukset - palveluntuottajan tulee olla luotettava, yhteistyökykyinen ja joustava. - palvelun suoritukseen osallistuvan henkilöstön tulee koostua hyvistä asiakaspalvelutaidot omaavista ja ammattitaitoisista työntekijöistä. - palvelun suoritukseen osallistuvalta henkilöstöllä on oltava riittävä suomenkielen taito (kirjallinen ja suullinen). - palvelun suoritukseen osallistuvan henkilöstön on käytettävä yhtenäisiä työasuja sekä kuvallisia henkilökortteja. - palveluntuottajan nimetty vastuuhenkilö tekee yhdessä tilaajan kanssa muuttosuunnitelman, jonka mukaan muutto toteutetaan sovitussa aikataulussa ja asianmukaisesti. - palveluntuottajalla on vastuu, että muutto toteutetaan sovitussa aikataulussa ja asianmukaisesti. - työnjohto / suunnittelu isommissa muuttoprojekteissa - toimittajalla on voimassa olevat liikenneluvat - raportointi tapahtuu kerran vuodessa tai tilaajan sitä pyydettäessä. Toimeksiannon suorituksessa käytettävän muuttokaluston ja muuttovälineiden laatuvaatimukset Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus Vertailuperusteet on esitetty liitteessä 2, kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet. Tilaaminen Tilaukset tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä toistaiseksi PDF- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Valittavan toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut tuotteet ja niihin tulevat muutokset Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). Tuote- ja hintatiedot annetaan liitteenä olevalla Excel -taulukolla.
TARJOUSPYYNTÖ 7 (9) Verkkolasku Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Sopimusehdot Työllistäminen osana hankinnan kohdetta Muut ehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 6 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Espoon kaupunki on uudistanut työllisyystoimiaan osana työllisyyspolitiikkaa ja TE-toimiston kanssa tehtävän yhteistyön kehittämistä. Osana työllistämisen uudistamista Espoo kasvattaa palveluntuottajiensa ja tavarantoimittajien roolia sosiaalisesti vastuullisina toimijoina. Tässäkin hankinnassa Espoo asettaa palveluntuottajalle velvoitteen työllistää sopimuskauden aikana vähintään yhden/kaksi henkilön/henkilöä siten, että työllistämistoimet ja rekrytointi suoritetaan vuoden 2012/2013 loppuun mennessä. Työllistämiseen on mahdollista saada tukea tämän tarjouspyynnön liitteellä olevan kuvauksen mukaisesti. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
TARJOUSPYYNTÖ 8 (9) Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 12.6.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. (tarkista oikea osoite) Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 14.6.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.
TARJOUSPYYNTÖ 9 (9) Espoossa Reijo Tuori Rahoitusjohtaja Liitteet 1. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 3. Laatulomake (palautettava tarjouksen mukana) 4. Kalustolomake (palautettava tarjouksen mukana) 5. Kevennetty kilpailutus 6. Keskeiset sopimusehdot 7. Työllistämistuki