20.4.2010 KPK ICT:n etenemissuunnitelma KunUen Palvelukeskus hanke Sitran Kuntaohjelma SITR2
S KPK etenemissuunnitelma 2 (11) Sisällysh.iettelo 1 Tiivistetmä 3 2 Taustaa ja haasteet 4 2.1 Taustaa 4 2.2 Nykytila ja kehittämishaasteet 4 3 KPK ICT:n toimintamalli ja palvelut 5 3.1 KPK ICT:n toimintamallin tarjoamat hyodyt 6 3.2 KPK ICT palvelusalkku ja hinnoitteluperiaate 7 4 KPK ICT:n omistus- ja ohjausmalli 8 5 KPK ICT:n asiakasohjaus 9 6 KPK ICr:n kayttoonoton toteutussuunnitelma ja henkilöstö 10 7 Hankkeen etenemisen aikataulu 11
ja toimintamalli, palvelut sekä hankkeen toteutussuun nitelma. Yksityiskohtaisemmat tiedot loytyvat ICT:n tarjoamia palveluita. Lisäksi asiakirjassa kuvataan Iyhyesti KPK ICT:n tarjoamat hyödyt, ohjaus kuntien palvelukeskuksen (myöhemmin KPK ICT) osakkaaksi ja siirtyä vaiheittain käyttämään KPK Tässã asiakijassa kerrotaan kuinka kuntatoimija vol tuba tietohallinnon ja tietotekniikan järjestävän 1 Tiivistelmä Kunrian palveluprosessien tehostaminen. Kuntalaisen kokemien kunnan palvelujen parantaminen mm. sähköisten (itse)palvelujen avulla. ICT sovellusympäriston yllapidon systemaattinen hallinta. Vaitakunnallisesti kehitettävien toimialapalveluiden hyödyntämismahdollisuudet. Paremmat raportointijajestelmat mahdollistavat tehokkaamman johtamisen. Kuntatoimija allekijoittaa aiesopimuksen liittymissitoumuksen. KPK ICT:n toimiva johto käynnistäã yhtion operatilvisen toiminnan ja ryhtyy kehittämään sitä KPK ICT neuvottelee kuntatoimijan kanssa asiakkuuden ja KPK ICT:n toimintamalliin slirtymisen Siirtymäsuunnitelman ja palvelusopimuksen toimeenpano, ohjaus ja seuranta. KPK ICTja kuntatoimija soimivat palvelusopimuksen, jonka myötä kuntatoimija siirtyy KPK ICT:n asiakkaaksi. ICT:n asiakkaaksi. Tietohallinnon osaamisen kokoaminen ja toimintaprosessien kehittäminen sekä vahvistuva Eläköitymisen aiheuttamaan rekrytointihaasteeseen vastaaminen. KPK ICT perustetaan ja kuntatoimija merkitsee vaaditun määrän yhtiön osakkeita. yksityiskohdista. hyodyntämisen. tavoitteisiin ja ne vastaavat kuntaneuvotteluissa esiin nousseislin tarpeislin. el ole tarkoitus tuottaa voittoa enemmän kuin toiminnan jatkuvuus edebyttäa. väestöstä vuoteen 2014 mennessä. Yhtiön Iiikevaihdon odotetaan olevan tälloin noin 80 M. KPK ICT:llä Se tavoittelee asiakkaikseen kuntatoimijoita, joiden yhteinen väestopohja kattaa 40 % Suomen kunnallishallinnon tietotekniikan vaikuttajana ja koordinoijana yhteistyossä muiden toimijoiden kanssa. Kuntatoimija siirtyy KPK ICT:n asiakkaaksi seuraavilla toimenpiteilla: myos kuntatoimijan kanssa siirtymäsuunnitelman, jossa määritellään aikataulu siirtymiselle KPK Iiiketoimintasuunnitelman ja kuntatoimijoiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti. Se luo asiakasomistajilleen tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita. Yhtiö jarjestaä ja kehittää palveluita koordinoimalla asiakasomistajiensa ICT-kehityshankkeita ja palvelutarpeita. Se yhdistää toimit±ajien tarjoamia sovefluksia ja asiantuntijuutta valmiiksi, kuntien toimintoja hyodyttaviksi KPK ICT on kuntatoimijoiden omistama valtakunnallinen ICT-palvelukeskus, joka tarjoaa ja uudistaviksi kokonaisuuksiksi, ratkaisuiksi ja palveluiksi. Yhtiö toimil myos aktiivisena KPK ICT tajoaa alla kuvattuja hyotyjä kuntatoimijoille. HyOdyt perustuvat yhtiölle asetettuihin perustamisehdotuksen liitteinä olevista KPK ICT: n lilketoim intasuunnitelmasta ja palvelukuvauksista. kumppanuusasema ja ostovoima toimittajiin nähden mahdollistaa tietotekniikan paremman f etenemissuunnitelma 3 (11)
- mennessa SF1 R KPK ICT: etenemissuunnitelma 4 (11) 2 Taustaa ja haasteet 2.1 Taustaa Tässä esitettävä ratkaisuehdotus on osa Iaajempaa ja kokonaisvaltaisempaa kuntasektorin ICT toimintatapojen muutosta. Jatkossa kuntatoimijan tarvitsemat ICr-palvelut sekä niiden kehittämistarpeet kootaan asiakasomistajakohtaiseen palvelu- ja kehityssuunnitelmaan. KPK ICT yhtion kautta kootut yhteiset tarpeet ja niitä palvelevat uudet kuntasektorin ratkaisut, kuten esim. sähköinen asiointi, kayttovaltuushallinta ja arkistointiratkaisut voidaan kehittää ja käyttbonottaa yhdeflä kertaa entistä Iaaja-alaisempaan kãyttobn. Ratkaisuehdotus on syntynyt kuntien palvelukeskushan kkeessa (KPK-ha nke). Kuntatoim ijoiden kanssa kaydyt yksityiskohtaisemmat neuvottelut kaynnistyivat jouluku ussa 2009. Neuvottelujen yhteydessa kerättiin perustietoja kuntatoimijoiden tietohallinnon ja tietotekniikan nykytilasta sekä toiminnan ja sitä tukevien tietojarjestetmien kehittämistarpeista. Lisäksi analysoitiin Iähtötitanteiden ja tarpeiden yhtenevaisyytta, sekä hahmoteltiin etenemisvaihtoehdot. Tämä asiakirja on osa alla olevassa kuvassa näkyvää KPK ICT:n perustamisehdotusta. KPK ICT:n asiakasomistajaks tu levat kunnat tekevät aiesopimuksen KPK ICT: n perustamisesta. Aikataulu Iiittymisesta ja tulevista jarjestelmasiirroista tarkennetaan KPK ICT:n perustamisen jalkeen suoraan yhtion kanssa. PaIve ukeskushankkeen eteneminen esitetään kuvassa 1. Neuvottelu sitoumus Sopirnusneuvottelut AS1AKXRA paiveukeskusten perustamnen Pätöksenteko palvelu- keskusten asiakasomistajuudesta Palvelukeskusten perustaminen 19.5: Yhtehiei aeesopbiiuksen aftekirjoltus tliaisuus Neuvottelu Kuntatoamija sitoumusten Palveluiden kohtaiset kasittdyja - iapkaynti, päätökset :veiutia ehctetusten osallistumkesta. vaimistelut perustietojen neuvottelukerääminen ja esittelyt vaiheeseen, Palvelu keskusten toiminnan käynnistamin - Sltoi.nukset 22.6. Aiesopbn. KPKICT 26.8: Palvelu EnsksjiiIlset pyydettlln 30.10 Iiittymisperustaniisehdotus keskusten palvelut sftoumuksen tolmitettu perustanis tuotannossa palautus kokous j 10/09 11/09 04/10 06/10 08/10 01/11 Kuva 1: Kuntien pa/ve/ukeskushankkeen etenem/nen 2.2 Nykytila ja kehittämishaasteet Kaupunkien ja kuntien ICT-kokonaismenoista toiminnallisiin tarpeislin pohjautuvien ICT-palveluiden suunnittelun ja johtamisen osuus on tyypillisesti 10 % Iuokkaa ja ICT-palveluiden tuottamisen osuus on vastaavasti 90 % luokkaa. Yleinen havainto kuntakentästä on, että asioita on ratkaistu ensisijaisesti palveluideri tuottamisen näkökulmasta ja että ICT-resurssit ovat sitoutuneet tekniseen kehittämiseen ja yllapitoon. Kasvavat tarpeet ICT:n vaikuttavuuden Iisäãmiseen ja sen Iaadun ja kustannustehokkuuden
- kunta- ja kuntayhtymakohtaisuus sekä Kaupunkien ja kuntien nykytilan haasteet voidaan kiteyttää seuraaviin neljään kohtaan: osaamisen ja resurssien vahvista mista. parantamiseen edellyttävat kuitenkin suunnittelun ja johtamisen asiantuntijatuen sekä ICT -hallinnan - Suuri - toimialakohtaisuus, järjestelmäkirjo, ohjausryhma Kuva 2: Pa/ve/ukeskuksen to/rnintarna/li ohjausryhma ohjausryhmä J ASIAKASOHJAUS Prosessin 1 Prosessin 2 Prosessin 3 palveluideri I Iäpinäkyvyys kehittämisen jatkuva Toiminnan ja avulla palvelusopimuksen SIDOSRYHMAT ohjaus ja seuranta jarjestamisen Palveluiden palveluita -vaatimukset strategian mukaisia palvelutarpeet ja KPK ICT ostaa Asiakkaiden kehitysmahdoilisuudet ASIAKKAAT Uudet innovaatiot ja TOIMITrAJAT OMISTA3AOH)AUS toimintamalli esitetään kuvassa 2. vaimiiksi, kuntien toimintoja hyodyntaviksi konsepteiksi, ratkaisuiksi ja pafveluiksi. KPK ICT:n ICT-palveluita. Sen tarkoituksena on integroida toimittajien taijoamia soveluksia ja asiantuntijuutta 3 KPK ICT:n toimintamalli ja palvelut PaIveukeskus jarjestaa asiakkaiden strategia- ja toimintalähtöisistä tarpeista johdettuja aadukkaita yhteisten toiminna Ilisten tarpeiden perusteella. tilanteeseen, jossa jarjestelmia olisi yhtenaistetty ja järjestelmakehitys voitaisiin teettää yhdessä Tämä aiheuttaa kaupungeil!e ja kunnille pääitekkaisiä ylläpito- ja kehityskustannuksia verrattuna - kustannusten nousu. etenemissuunnitelma 5 (11) SITRa KPK ICT:
ja palvelumaksut Keskittämiseen Iiittyvät kustannukset KPK ICT jarjestää asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluita yhtion omistaville kuntatoimijoille. ICT: ICT: perusteelia. iiiketoimintasuunniteimassa aiustavasti maariteiiyn kehityspoiun 2014 etenemissuunnitelma 6(11) osaaminen, kumppanuusasema ja ostovoima mahdollistavat tietotekn likan ja toimintaprosessien SITR KPK ICT:n ICT:n hyödyntamiseiiä ja suunnitteiemaiia kuntien paiveiuja uudelieen ja hiiiitsemäiiä näin ulkoisten Yksittäisen kuntatoimijan näkökuimasta palveiukeskuksen mahdoiiistamat hyodyt pohjautuvat menojen kasvua. Paiveiukeskuksen strategisena tavoitteena on mahdollistaa kuntien tarjoamien Kuntasektoriiia on merkittävä tuottavuuden kehityspotentiaaii, joka voidaan saavuttaa paremmaila paiveluiden iaadun parantaminen ICT:n avulla hilliten samalia kustannusten nousua. Paiveiukeskuksen kehittämisen ja tehostamisen. Tämä helpottaa eta käitymisen aiheuttamaa rekrytointihaastetta, parantaa kuntatoimijan kilpaiiukykya sekä mahdollistaa resurssien siirtämisen yliapitävastä tyostä kehit:ystoimintaan. mukaisesti. KPK ICT:n tavoitteena on tuottaa yhteinen arkkitehtuuri- ja paivelualusta, joka mahdoiiistaa se toteutetaan vuosilie 2010 tehokkaan palveiukehityksen aidosti kiipaiiutetussa monitoimittajaympäristössä. Palveluiden käyttöönotto pohjautuu suunniteimalliseen palvelu-, kehitys- ja projektisalkun hallintaan ja keskitel±yjen paiveluiden käytostä saataviin kustannussäästöihin ja kuntatoimijan toimintaprosessien KPK IcT toimil peikästaän kuntien ja kuntayhtymien omistuksessa eikä myy palveiuitaan uikopuoiisiiie Kuva 3: Palvelukeskuksen mahdol/istamat /iyödyt ovat huomattavasti investointeja suurempia tahoilie. Asiakasomistaja vol hankkia yhtiöitä paiveluja suorahankintana yhtion in house aseman kehittämiseen. Pa Iveiukeskuksen mahdoiiistamat hyodyt ja sen aiheuttamat investointitarpeet kuntatoimijoille esitetään kuvassa 3. 3.1 KPK ICT:n toimintamallin tarjoamat hyödyt Hyödyt kuntatoimijalle Palveluprosessit: Vähemmän henkilötyota sitovista Jarjestelmaintegraatioista saatavat toiminnan ICT infrapalveluiden keskittämisestä ja kilpailu Tasaiset palvelumaksut ja vahentyvä tarve Kuntatoimijan jarjestelmäkirjon vähentymisestä Yllapito- ja tukikustannusten pieneneminen Tietohallinnon kehittäminen * Tietohallintoa johdetaan ammattimaisemmin tehostumisen säästöt (esim. asiointihistorian lisaantyva sähköinen asiointi mahdollistaa palveluprosesseista saatavat kustannussäästöt, jotka tuksesta saatavat ostoihin Iiittyvat kustannussästot kaytettavyys srryttaessä standardoituihin ICT-ratkaisuihin parempi saatavuus) sekä tiedon parempi saatavat kustannussäästöt investointipiikeille Investoinnit kuntatoimijalle Palveluprosessit: kehittämiskustannukset kustannukset kayttoonottokustannukset Viestintään ja koulutukseen Iiittyvät kustannukset Uudistettavien p&ve(uprosessien ICT-kehityssuunnitteluun osallistumisen kustannukset Muutosjohtamisen sekä muutosten lapiviemisen Uudistettavien palveluprosessien Uusien sovefluspalveluiden kayttoonottokustannukset KPK ICT:n asiakasomistajaksi Iiittymisen kustannus
3.2 KPK ICT palvelusalkku ja hinnoitteluperiaate että KPK ICT tuottaa riittävästi voittoa palveluiden kehittämiseksi sekä investointien kattamiseksi. KPK tuotantokustannusten perusteella. ICT:n tarkoituksena ei oe maksaa osinkoa omistajilleen. LopuHinen hinnoittelu määraytyy mukaisesti. Toiminnan jatkuva kehittäminen turvataan toiminnasta saatavilla tuloilla. Tavoitteena on, varmistetaan, että kustannukset jaetaan asiakkaille oikeudenmukaisesti aiheuttamisperiaatteen KPK IcT:n hinnoitteluperiaate tulee o)emaan yhtenainen ja Iapinakyva kaikihe kuntatoimijoihe. Näin päivitetaän säännöbisesti vuosittain ennen seuraavan vuoden budjetoinnin aloittamista. aikatauusta, hinnoittelusta sekä iaskutuksesta. Sopimus velvoittaa kumpaakin osapuolta ja sitä Kuntatoimijan ja KPK ICT:n väiiilä tehdään palvelusopimus, jossa sovitaan palvelujen sisätlöstä, Kuva 4: Palve/usalkun rakenne ICT inftastruktuuripalvetut sisältävät kunnilte ja muilte asiakkaille tarjottavia käyttäjä-, kapasiteetti-, tietoliikenne- ja toimistopatveluita. ICT infrastruktuuripalvetut kansalaispalveluun sekã mahdoltistaviin sovelluksiin, jotka tukevat toimialasovelluksia yhteisillä ominaisuuksilta. Soveltuspalvelut jakautuvat toimiatasovelluksiin, jotka tuottavat isäarvoa kunnassa tapahtuvaan prosessun I Sovelluspatvelut. i asiakkaifle. teknologiapohjaisten palveluiden kayttoonottoa kunnassa tai, jotka tarjotaan erilhsinä palvetuina kuntakentän : ICT Asiantuntijapalvelut Ratkaisujen hallinta käsittää KPK ICT:n yhdessa kuntatoimjan kanssa tekemän Asiantuntijapalvelut sisältävät asiakastitanteeseen raatatoityja kehitys- ja muutostöitä, jotka tukevat KPK ICT:n palvelu- ja kehityssuunnittetun sekä palveluiden seurannan ja tuen. I Ratkaisujen haltinta palvelukorteista. 4 mukaisesti. Tarkemmat palvelukuvaukset Ioytyvat Iiiketoimintasuunnitelman Iiitteenä olevista hyodyntää valitsemansa kehityspolun mukaisesti. Palvelut ryhmitellaän ratkaisujen hallinnan alle, kuvan KPK ICT:n paivelut ryhmitellaän asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalve!uihin, joita kuntatoimija etenemssuunniteima 7(11) S1TR KPK ICT:n
ToiminnanlaiWsuen valvonta / 4 KPK IcT:n omistus- ja ohjausmalli etenemissuunnitelma 8 (11) kuntayhtymät myös nämä juikiset hankintayksiköt merkitsevät yhden KPK ICT:n osakkeen. Jos tällainen asiakasomistaja muuttuu asemaltaan ei kunnalliseksi toimijaksi, KPK ICT Iunastaa osakkeet ensi esimerkiksi äänioikeus yhtiökokouksessa. S11 R KPK ICT: tehtäviin kuuluu hatfituksen valitseminen. Hatlitus nimittää toimitusjohtajan. Yhtiöitä on useita toimipisteita. KPK ICT on hallinnollisesti eheä patveluyhtio, jota ohjataan ja kehitetään vattakunnaflisesti sijoittavat käynnistämisvaiheen investointeihin tarvittavan lisapääoman yhtiöön pääomalainana tai Yhtiö tarvitsee Iisäksi ulkopuotista rahoitusta, minkä vuoksi Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat tarvittaessa. muuna Iainarahoituksena. Osakkaina olevat kunnat antavat rahoitusjarjestelyn edetlyttäman takauksen jälkeen mukaan tuleville kunnilte merkintähinta on vastaavasti 3 euroa kuntalaista kohden ja 31.3.2011 jälkeen 6 euroa kuntalaista kohden tai yhtiökokouksen 2/3 -enemmistopäätokseilä päättämä aihaisempi KPK ICr voi tarjota patveluita vain omistajilleen. Jotta KPK ICT voi toimia in house yksikkönä myös kuntaomisteisille yhtioille (ns. julkisoikeudelliset Iaitokset), on niiden oltava KPK ICT:n omistajia. Kuten vielä automaattisesti tarkoita, että maksu on suoritettava samatla, vaan yhtiön yhtiokokous ja haltitus hankintaan Iiittyen tulee erottaa osakkeiden merkintä ja maksu toisistaan. Osakkeen merkintä ee siis merkintähinta. Kuntayhtymät merkitsevät yhden KPK ICT:n osakkeen. Osakeyhtiön osakkeiden tuevat kunnat merkitsevät yhden osakkeen kuntalaista kohden 1 euron merkintähinnalla, 31.10.2010 KPK ICT on osakeyhtio, jonka osakkaita voivat olla kunnat ja kuntayhtymät. Heti alkuvaiheessa mukaan kädessä, jotta in house ei vaarannu missään tilanteessa. yhtenaiseen suuntaan. KPK ICT:n omistajaohjauksen maui esitetään kuvassa 5. voivat päattaä merkintähintojen maksuajoista siten, että niissa otetaan huomioon esimerkiksi kuntien KPK ICT:ssa yfintä päätösvattaa käyttää omistajien edustajista koostuva yhtiokokous. Yhtiökokouksen talousarvioiden hyvaksyntaaikataulut. On hyva kuitenkin huomioida, että kunnan merkitsemät osakkeet voidaan virallisesti rekisteröidä vasta nilden tultua maksetuksi ja vain rekisteroidyilla osakkeilla on Kuva 5: KPK ICT:n omistajaohjauksen ma/il Ohjausryhmät Suorituksen ohjaus RiskienhaNinta j Strateg,an kehittamnen j Hankesalkun hallinta I Uusien asiakkaiden hankintaprosessi Tuotetarjooman hallinta-ja kehitysprosessi Toimitusjohtaja Toimitisprosessi Asiakassuhteen j Asiakaspalvelu Johtoryhmã hoitoprosessi prosessi Hallitus Toiminnan suunnittelu Tulosten seuranta ja raportointi / Strategian toteutus ja raportointi VsiiestintukseHe VastulNapauden myontamnen / HaWtuksennimeäminen j
palvelusopimusten mukaisesti ja toimitusketjuunsa tukeutuen. Tätä operathvista toimintaa ohjaavat ja kanssa. Lisäksi KPK ICr jarjestaä kuntatoimijalle sen tarvitsemat tuotannolliset ICT-palvelut ohjauksessa toimien tiiviissä yhteistyossa kuntatoimijan johdon, prosessien omistajien ja kehittäjien vaikuttavuustavoitteensa. KPK ICT tukee kuntatoimijaa ICT-kehityksen suunnittelussa ja taktisessa Kunnan tal kuntayhtyman johto määrittää omat tominnaiiiset päämääränsä ja 5 KPK IcT:n asiakasohjaus strategian ja toteutuksen suuntaviivoista. KPK ICT:n palveluiden kehittämisessä otetaan huomicon KPK ICT:n omistaja- ja asiakasohjauksen kautta kuntatoimijat päättävat KPK ICT:n visiosta sekä Kuva 6: KPK ICTm asiakasohjauksen ma//i Palvelusopimuksen seuranta [ylukeskusvastaava j Asiakasvastaava Kayttäjälähtoiset innovaatiot Päivittäiseri toiminnan ohjaus ja tuki Loppukayttäjat Service Desk I Operatilvinen ohjaus Palvelutarpeet - Muutostarpeet - Tavoitteiden seuranta - ICT-kehityksen suunnittelu Prosessien kehittminen I Taktinenohjaus I Strategiset suuntaviivat Strategisten ongelmien ratkaisu Vaikuttavuustavoitteet I Strateginenohjaus kehittävät toimintaa yhdessä kuntatoimijan tarpeet huomloiden. Toiminnaltiset paamaarät Vhteinen sitoutuminen toimii asiakasvastaava, jolla on hyvä kyseisen kuntatoimijan tuntemus. Vastaavasti kuntatoimijan osaamista vaativat pyynnot ohjautuvat toimittajille. Myös näiden pyyntojen osalta KPK ICT varmistaa organisaatiossa toimli palvelukeskusvastaava. Asiakasvastaava ja kuntatoimijan paivelukeskusvastaava mittareihin. Asiakkuudenhallinta perustuu myös yhteistyössa kuntatoimijoiden ja KPK ICT:n kanssa asiakaspalautteen keräämiseen, säännöllisiin asiakastapaamisiin ja toiminnan kehittämistä tukeviin suoritettavaan tuotekehitykseen, jossa huomioidaan kuntatoimijoiden tarpeet. Kuntien palvelupyynnot ohjautuvat ensisijaisesti KPK ICT:n ja KPK THH:n yhteiseen service deskiin, joka toimii KPK ICT: n asiakkuuden ha H inta perustuu säännöhisesti tarkennettavaan palvelusopimukseen, Asiakasohjauksen maui esitetään kuvassa 6. palvelusopimuksissa määriteltyjen palvelulupausten puitteissa. Syvällisempää tietojarjestelmien pyrkivat varmistamaan kuntatoimijoiden tarpeita ja odotuksia vastaavan palvelutason. palvelupyyntoihin vastaamisen palvelulupausten mukaisesti. Kuntatoimijan kontaktipintana KPK ICT: ssa Osaamisverkostoista koostuva toimintamalli ja en tasoifla samaan suuntaan tähtäävä ohjausmalli seuraavat ensisijaisesti KPK ICT: n asiakasvastaava ja kuntatoimijan palvelukeskusvastaava. etenemissuunnitelma 9 (11) S1T R2 KPK
aikana jatkuvasta kehittämisestä kansailisesti. perustamassa KPK ICT:tä. yhteinen näkemys palveluiden kehittämiselle. 6 KPK ICT:n käyttöönoton toteutussuunnitelma ja hen kilöstö etenemissuunnitelma 10 (11) SI TR2 KPK Ehdotamme kuntatoimijalle KPK ICT:n asiakasomistajuutta. Tämä mahdollistaa KPK ICT:n palveluiden käyttöönoton. kuntatoimijakohtaisesti sovitaan. KPK ICT:n toiminnan myötä kunnissa tyoskentelevalle Kuntatoimija siirtyy KPK ICT: n asiakkaaksi seuraavilla toimenpiteilla: edelleen. Vuonna 2012 jarjestaytymisvaiheessa KPK ICT tarjoaa merkittävän osan kuntakentän kuntatoimijoiden välillä toimii ohjausryhmien ja mahdollisten viiteryhmien kautta, jolloin muodostetaan kuntalaisen elämänkaarimalli konsepti ja kuntien tulevat tarpeet. Yhteistyö KPK ICT:n ja sähkäisen asioinnin palveluista ja kaynnistaä jarjestelmien yhdistamistyon. Vuosien 2013 ICT ottaa vastuun asiakaskuntien ja kuntayhtymien toimialasovelluksista ja ryhtyy kehittämään niitä Rekrytoinneissa yhtiö hyödyntää asiakaskuntiensa nykyistä tietohallintohenkilöstöä, mikäli näin sovitaan Operatiivisen toiminnan näkokufmasta jokainen palveluyhtion osaamisverkoston toimija järjestää tietyt keskeisten palveluiden kehittämishankkeiden käynnistämiseen. Vuonna 2011 sisäänottovaiheessa KPK peruspalvelut omalle palvelualueelle. Kehittämistoiminnan näkökulmasta osaamisverkoston toimijat erikoistuvat omien vahvuuksien ja osaamisen mukaisesti sekä vastaavat oman erikoistumisalueen KPK ICT:n toiminta painottuu toiminnan käynnistysvaiheessa vuonna 2010 asiantuntijapalveluihin ja KPK ICT tulee käynnistamisvaiheessa rekrytoimaan alan huippuasiantuntijoita palvelukseensa. kuntakentäflä käytössä olevien jäjestelmien määrä on vähentynyt merkittävästi. Allekirjoittamalla aiesopimuksen Iiittymissitoumuksen kuntatoimija ilmaisee pyrkimyksensä olla Perustamiskokouksessa KPK ICT: We myos valitaan toimiva johto, joka ryhtyy kehittämään yhtion KPK ICT:n perustamiskokouksessa kuntatoimija merkitsee kunnan asukasluvun mukaisen Palvelusopimuksen allekirjoituksen myota kuntatoimija siirtyy KPK-asiakkaaksi ja ottaa kayttoon Toimiva johto Iaatii siirtymasuunnitelman yhdessa kuntatoimijoiden kanssa, jossa määritellään KPK ICT ja kuntatoimija neuvottelevat siirtymaaikataulun mukaisesti yksityiskohtaisen tuotantorakenteen kehitysaikataulun kanssa. Kuntatoimijat ryhtyvät siis KPK ICT:n palveluiden osakas kuntatoimijan merkitsemien ja maksamien osakkeiden tultua rekisteroidyksi tuotantorakennetta Iiiketoimintasuunnitelman ja kuntatoimijoiden kanssa tehtyjen sopim usten omistajaohjauksen kautta käynnistyy. Myös kuntatoimija n mahdollisesti omistamien yhtiöiden suunnitelman KPK ICT:n toimintamalliin siirtymiseksi. Lisäksi solmitaan palvelusopimus jossa on merkittävä yksi osake voidakseen toimia palvelukeskuksen asiakkaina. asiakasohjauksen kautta käynnistyy. määrän yhtion osakkeita. Kuntayhtymä merkitsee yhden osakkeen. Kuntatoimijasta tulee yhtiön sovitut ratkaisut ja palvelut. Samalla kuntatoimijan mahdollisuus vaikuttaa yhtion toimintaan kehitykselle. kaupparekisterlin. Samalla kuntatoimijan mahdollisuus vaikuttaa yhtiön toimintaan sovitaan asiakkuudesta, tyonjaosta sekä osapuolten vastuista ja velvollisuuksista. kayttäjiksi porrastetusti. myos kuntatoimijan siirtymaaikataulu KPK ICT:n asiakkaaksi. Siirtymäaikataulu on!injassa mukaisesti. KPK tct varmistaa palveluiden toimitusketjun ja Iuo aikataulun tuotantorakenteen 2014
Hanke etenee aila olevan aikataulun mukaisesti. tietojarjestelmien valtakunnalliseen keh ittämiseen ylläpidon sijasta. 7 Hankkeen etenemisen aikataulu tietohallintohenkilöstölle tarjoutuu parempi mahdollisuus osallistua kuntasektorin toiminnan ja euroa asukasta kohden. Yhtiökokous vol 2/3 -enemmistopaätoksella paättää aihaisemmasta merkintähinnasta 31.3.2011 Määräaika, jonka jälkeen KPK ICT:hen Ilittyvien kuntien osakkeiden merkintähinta on 6 22.6.2010 Määräaika allekirjoitetun aiesopimuksen!iittymissitoumuksen palauttamiselle 26.8.2010 Suunniteltu yhtion perustamiskokous 31.10.2010 Määräaika, jonka jälkeen KPK ICT:hen Ilittyvien kuntien osakkeiden merkintähinta on 3 euroa asukasta kohden (kuntatoimijakohtaisiin kysymyksiin vastataa n Iisäksi jatkuvasti myos erikseen) 19.5.2010 Kuntatoimijoilla mahdollisuus osallistua yhteiseen aiesopimuksen allekirjoitustiiaisuuteen Sitrassa 1.6.2010 Kuntatoimijoiden esittämiin yleislin kysymyksiin vastaaminen kootusti etenemissuunnitelma 11(11) S11 R KPK
20.4.2010 KPK THH:n etenemissuunniteima Kuntien Palvelukeskus hanke Sitran Kuntaohjelma SITR2
Sisällysluettelo 2 Taustaa ja haasteet 4 7 Hankkeen etenemisen aikataulu 14 6 KPK THH:n kayttöonoton toteutussuunnitelma ja henkilöstö 12 3 KPK THH:n toimintamalli ja palvelut 5 5 KPK THH:n asiakasohjaus 10 4 KPK THH:n ornistus- ja ohjausmalli 9 3.1 KPK THH:n toimintamallin tarjoamat hyodyt 6 2.2 Nykytila ja kehittämishaasteet 4 3.2 KPK THH palvelusalkku ja hinnoitteluperiaate 7 2.lTaustaa 4 1 Tiivistelmä 3 etenemissuunnitelma () SI Ti?a KPK
hinnoittelu sekä toteutussuunnitelma. Yksityiskohtaisemmat tiedot löytyvät perustamisehdotuksen Tässä asiakirjassa kerrotaan kuinka kuntatoimija vol tulla talous- ja henkilöstöhallinnon paveiuita asiakirjassa kuvataan Iyhyesti KPK THH:n tarjoamat hyociyt, ohjaus- ja toimintamalli, palvelut ja jarjestavän kuntien palvelukeskuksen (myohemmin KPK THH) omistajaksi ja asiakkaaksi. Lisäksi 1 Tiivistelmä Laadukas, vertailukelpoinen ja olkea-aikainen toteuma- ja ennusteinformaatio päätöksenteon Informaation parempi Iäpinäkyvyys. Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin, enemmän Iisäarvoa tuottavaan toimintaan. HenkilöstOn osaamisen jarjestelmallinen kehittäminen. KPK THH perustetaan ja kuntatoimija merkitsee vaaditun määrän yhtiän osakkeita. KPK THH:n toimiva johto käynnistää yhtiön operatiivisen toiminnan ja ryhtyy kehittämään sitä KPK THH neuvottelee kuntatoimijan kanssa asiakkuuden ja KPK THH:n toimintamaillin Siirtymäsuunnitelman ja palvelusopimuksen toimeenpano, ohjaus ja seuranta. Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä. Osaavan henkilöstön saatavuus ja varamiesjärjestelyiden paraneminen. Kuntatoimija vol neuvotena henkilöstön siirtämisestä KPK THH:n palvelukseen. Kuntatoimija aliekirjoittaa aiesopimuksen Iiittymissitoumuksen. KPK THH ja kuntatoimija somivat palvelusopimuksen, jonka myotä kuntatoimija siirtyy KPK siirtymisefle KPK THH:n asiakkaaksi. THH:n asiakkaaksi. Kuntatoimija siirtyy KPK THH:n asiakkaaksi seuraavia toimenpiteillã: myös kuntatoimijoiden kanssa siirtymäsuunnitelman, jossa määritellään aikataulu kuntatoimijan tavoitteislin ja ne vastaavat kuntaneuvotteluissa esiin nousseisiin tarpeisiin. tueksi. mennessä. Yhtiön Iiikevaihdon odotetaan täliöin otevan yli 45 M. kuntatoimijoita, joiden yhteenlaskettu väestöpohja kattaa 25 % Suomen väestöstä vuoteen 2014 muodostuu päasaäntöisesti kuntatoimijoitta siirtyvistä työntekijöistä. Se tavoittelee asiakkaikseen kunnallisen talous- ja henkllöstöhallinnon vaikuttajana, kehittäjänä ja koordinoijana yhteistyossä muiden toimijoiden kanssa. Yhtiö toimil useamman alueel)isen tolmipisteen kautta, ja sen henki(östö Iiiketoimintasuunnitelman ja kuntatoimijoiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti. Se Iuo joka tarjoaa omistajilleen talous- ja henkik5stôhailinnon palveluita. Yhtiö toimii myös aktiivisena KPK THH on kuntatoimijoiden omistama vaitakunnainen talous- ja henkllöstöhallinnon palvelukeskus, KPK THH tarjoaa alla kuvattuja hyötyjä kuntatoimijoille. Hyödyt perustuvat yhtiöue asetettuihin Iiitteenä olevasta KPK ThH:n Iiiketoimintasuunnitelmasta. slirtymisen yksityiskohdista. etenemssuunniteima () SITRa KPK
V V V St TRa KPK etenemissuunnitelma () 2 Taustaa ja haasteet 2.1 Taustaa Tässä esitettävä ratkaisuehdotus on osa Iaajempaa ja kokonaisvaltaisempaa kuntasektorin talous- ja henkilöstohalli nnon toimintatapojen muutosta. Jatkossa kuntatoimija viestli uudet talous- ja henkilöstöhauinnon tarpeensa perustettavalle KPK THH yhtiolle. Yhteisten tarpeiden kommunikoinnin seurauksena kuntatoimijat vahvistavat omaa asemaansa ja kykenevat määrittelemään vaatimuksensa tuleville talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuille ja palveluille. Ratkaisuehdotus on syntynyt kuntien palvelukeskushankkeessa (KPK-hanke). Kuntatoimijoiden kanssa käydyt yksityiskohtaisemmat neuvottelut käynnistyivat joulukuussa 2009. Neuvottelujen yhteydessä kerättiin perustietoja kuntatoimijoiden talous- ja henkilöstöhallinnon nykytilasta sekä toiminnan kehittämistarpeista. Lisäksi analysoitiin IähtötUanteiden ja tarpeideri yhtenevaisyytta, sekä hahmotelthn etenemisvaihtoehdot. Tämä asiakirja on osa alla olevassa kuvassa näkyvaä KPK THH:n perustamisehdotusta. Palvelukeskushankkeen eteneminen esitetään kuvassa 1. Neuvottelu sitoumus Sopimusneuvottelut Palvelukeskusten perustaminen Siteianukset pyydettlln 30.10 1 mennessá Palveluiden... ASIAXIR3A esopknuksan j aliakirjoltus- Ulalsuus \ \ V ja es t y omistajuudesta KPKTHII perustamisehdctus Palvelu +perustamnen j /i 216:Mesopln. Ilittymbsltotanuksen paj$*ul_j / Neuvottelu sitoumusten käslttelyja päätökset osallistumisesta neuvottelu- vaiheeseen Kuntatoirnija kohtaiset aloltus neuvottelutja perustietojen keräminen 26,8:Palvelukeskusten perustanls _kokous._j / [nskimälset paivelut 1 I 10/09 11/09 04/10 06/10 08/10 01/11 Kuva 1; Kuntien pa/ve/ukeskushankkeen eteneminen 2.2 Nykytila ja kehittämishaasteet Lähtökohtana KPK THH:n perustamiselle on hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorilla. Useimmat kunnat hoitavat t&ous- ja henkilöstöhallintonsa itse. Osa kunnista taas on perustanut omat talous- ja henkilöstöhalfinnon palvelukeskuksensa ja niistä saadut kokemukset ovat olleet yleensä hyviä, mutta on havaittu, että kustannustehokkuuden saavuttaminen edellyttaa suurta kokoa. Usean kunnan tahtotlla on Iuopua itse tekemisestä ja keskittyã ydiritoimintoihinsa.
Neuvotteluvaiheessa kaupunkien ja kuntien edustajat ovat tuoneet esille mm. seuraavia kehittämiskohteita: kehityspotentiaalia 1. Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien laadussa ja kustannustehokkuudessa on selvää aadukkaita palveluita. KPK THH:n toimintamalli esitetään kuvassa 2. KPK THH palvelukeskus jarjestaa asiakkaiden strategia- ja toimintalähtöisistä tarpeista johdettuja 3 KPK THH:n toimintamalli ja palvelut lähivuosien haaste. Koska resurssien saatavuus on lähivuosien ongelma, talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja kehittämällä voidaan talous- ja henkilöstähallinnon toimintaan Erityisosaamista vaativien tehtävien suorittamiseen ei ole riittävästi varahenkilöitä. Erityisesti pienempien kuntien osalta resurssit ovat niukat ja varamiesjärjestelyt heikkoja. sitouttaa jatkossa vähemmän resursseja. Talous- ja henkilöstbhaflinnon osaajien keski-ikä on korkea ja eläkkeelle siirtyminen on 3. Talous- ja henkilöstöhallinnon osaaminen sekä resurssien haavoittuvuus tehokkaasti en järjestelmien välillä. henkilöstöhallinnon jarjestelmista on elinkaarensa loppupuolella, jolloin ne on korvattava lähivuosien aikana uusilla järjestelmillä. 2. Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkirjo on hajanainen Kuntakentällä on käytössä useita toiminnanohjausjärjestelmia ja muita jarjestelmia. Jarjestelman elinkaaren vaihe riippuu suuresti kuntatoimijasta. Osa käytossa olevista talous- ja Rajapinnat en jarjestelmien välillä eivät välttämättä ole automatisoituja, jolloin tieto ei siirry tuotettu informaatio ei ole yhteneväa, kun tilikartat ja laskentatunnisteet poikkeavat toisistaan. Enemmän paatoksentekoa tukevaa tietoa kaivataan kuntakentassä, jotta toimintaa voidaan paremmin johtaa tavoitteiden mukaisesti. lisäarvoa tuottavaan raportointiin, analysointlin ja toiminnan seurantaan el jaa riittävästi aikaa. Toiminnan kehittäminen nähdään tärkeäna, mutta siihen ei välttämättä jaä aikaa ja resursseja riittävästi. Talous- ja henkilöstöhallinnon perusprosessit eivät ole yhtenevät, jolloin myöskään niissä Suuri osa resursseista sitoutuu usein perustaloushallinnon prosessien tekemiseen, jolloin S1 1 R2 etenemissuunnitelma ()
KUNNAT, KPKTHH I Asiakkaat Palvelutuottajat Toimittajat pidemmällä tähtäimellä säästöjä. Henkilöstölle siirtyminen osaksi KPK THH:ta tuo uusia mahdollisuuksia kehittymiseeri ja oman osaamisen!aajentamiseen työtehtävien kattaessa useampia kuntatoimijoita. Elaköitymisen myöta vapautuviin tehtäviin ci tarvitse palkata uutta henkilöstöä, mistä seuraa mahdollistaa kuntatoimijoiden ydintoimintojen tehokkaamman johtamisen tuottamaha yhteismitallista viranomaisraportoinnin kehittämisestä. myos neuvotteluja, kun keskusteflaan esim. ministeriöiden tal tilastokeskuksen kanssa suuremman taloudellisen hyodyn. Lisäksi valtakunnallinen toimija mahdollistaa paremman neuvotteluasetelman toimittajien suutaan. Yhden valtakunnahisen toimijan olemassa oto helpottaa tuottavuutta edistävä vaikutus vol parhaimmiflaan mahdoflistaa suoria säästöjä huomattavasti informaatiota sekä aadukasta raportointia ja ennusteita johdon päatöksenteon tueksi. Tämä keskittäessä kuntatoimijoiden kehityspanokset. Näiden suorien säästöjen tisäksi palvelukeskusmalii henkilöstöhailinnon kustannuksissa. Myös paveiuiden kehitys on tu!okselusempaa KPK THH:n Valtakunnallisen palvelukeskuksen tarjoamat hyödyt näkyvät kuntatoimijoihe säästöinä talous- ja 3.1 KPK THH:n toimintamallin tarjoamat hyödyt kayttöönotto toteutetaan vuosille 2010 perusteella. 2013 alustavasti Iiiketoimintasuunnitelmassa määritellyn tahoille. Kuntatoimijat voivat hankkia yhtiöltä paiveuita ilman kilpailutusta sen in house -aseman KPK THH tuottaa talous- ja henkiiöstöhallinnan palveluita sen omistaville kuntatoimijoille. Palveluiden KPK THH toimii pekastäan kuntien ja kuntayhtymien omistuksessa eikä myy pa$veluitaan ulkopuohsifle kehityspolun mukaisesti. Kuva 2: Pa/velukeskuksen asiakas-ja toimittajasuhteet Muut asiantuntijat palvelukeskusyhtiöt perus ja Iisäpalvelut 5euduIiset ja paikalliset HenklldstOhaNinnon Yksityiset palvelutuottajat tuottaja perus ja!isapalveiut I Skannauspatvelun johtamiseen nformaatio palveluiden Laadukas ja oikea-aikainen Taloushallinnon Kuntien sisäiset Kumppanit/Kifpailijat Verkkolaskuoperaattoil kehittäminen palvelukeskukset Paiveluiden ja järjestelmien Patvelutuotanto Perintätoimisto KUNTAKONSERNIEN KUNTAYHTYMAT JA MUUT YKSTKÔT Asiakkuuksien haflirita j KPK ICT Oy Perustettava yhtiö: etenemissuunnitelma () SITF?2 KPK THH:n
KPK-Hanke Hyödyt kuntatolnaue Palvelukeskuksen mahdollistamat hyödyt ja sen aiheuttamat investointitarpeet esitetään kuvassa 3. Henkik5stön mahdouisesta siirtymisesta KPK THH:n paveiukseen sovitaan eriiiiseiiä sopimuksella. 20.4.2010 palvelukuvaukset Ioytyvät KPK THH : n Iiiketoimintasuunn!telmasta. KPK THH tarjoaa talous- ja henkilöstöhaflinnon palveluita kuvan 4 mukaisesti. Tarkemmat 3.2 KPK THH palvelusalkku ja hinnoitteluperiaate Kuva 3: Pa/velukeskuksen mahdo//lctamat hyodyt ovat huomatta vast! investointeja suurempia tehostmilsen sst6t (eshi. as thistori pareni saatavujs) sekã tkdon parempi kaytettàvyys I I hvest,i&eilie * )(alhib.dsesta saatavat ostohi, IiIttyvt Tasalset paivebnsut ja ventyva ve ttdkustritisissa koitvat kustussistöt eskm yii,ito- ja kusssstôt ja pitmeet hhtaehdot kustam6t rrtok-itij&jestehii kehitt&nii (esfrn. ernste- ja toteunateto) Ushformaatlo pmtksenteon tieksl kehittmhen Talous- ja heriklistoiiaflhinon systemaattiseni Rearsslen haavolttuvwden vthenemken Palveki4den keskfttnisesu saatavat tolflialuset ja K.ntatohdjai J&jestehikkjon v&entymlsestá Vthenii,n henki1otyot sitovat palvekçosesstt 3&je eh eçjaauolsta saatavat tohihii Palveluprosesslt: kustijset +)itosjohtamsen seka ni.iutosten liviemsen kenttis- ja käyttônottokustmdset Vlestht& ja koubb.dseen liittyvát kustarr1set IJ.,distettavlen palvekprosesslen Palveluprosessit: lk.islen sove&ispalveblden kayttonottokustarrdcset Kesk(ttmIseen lilttyv&t kustarn.iset kuset THH -kehltyssu.rwiltteka.n osaiiistmisen kustamus ja paivebiit KPI( THttn aslakasomtstajaksl Mttymsen Xnvestoinnit kuntatoinijalle etenemissuunnitelma 0 S1TR KPK THH:n
Taloushallinnon peruspalvelut Strategisen taloushallinnon Iisä-ja tukipalvelu KPK-Hanke 20.4.2010 mukaan. Vuonna 2013 KPK THH:n toiminnan oletetaan olevan tehokkuuden osalta tavoitetasolla. KPK THH:n tavoitetehokkuus on mäaritelty tehokkaimmin toimivan kunnallisen palvelukeskuksen THH:n tarkoituksena ei ole maksaa osinkoa omistajilleen. että KPK THH tuottaa riittävästi voittoa palveluiden kehittämiseksi sekä investointien kattamiseksi. KPK mukaisesti. Toiminnan jatkuva kehittäminen turvataan toiminnasta saatavilla tuloilla. Tavoitteena on, varmistetaan, että kustannukset jaetaan asiakkaille olkeudenmukaisesti aiheuttamisperiaatteen KPK THH:n hinnoittelu tulee olemaan yhtenainen ja läpinakyva kaikille kuntatoimijoille. Näin päivitetään säännöflisesti vuosittain ennen seuraavan vuoden budjetoinnin aloittamista. aikataulusta, hinnoittelusta sekä laskutuksesta. Sopimus velvoittaa kumpaakin osapuolta ja sitä Kuntatoimijan ja KPK THH:n välillä tehdään palvelusopimus, jossa sovitaan palvelujen sisäflästä, liiketoimintasuunnitelmassa. ja osa tulee jäämäan kuntatoimijoille. Tarkempi kuvaus rooleista ja vastuista on kuvattu Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessien osalta osa tehtävistä tullaan tekemään KPK THH:ssa Kuva 4: Pa/velusaikun siä/tämätpa/ve/ut Yhtiötoiminnot, aslakkuuksien hallinta, kehlttäminen, koulutus, yleishadinto ja muut tukipalvelut KPKTHH:n tukipalvelut: Muu talousraportointi (esim. Benchmarking) ja Tilinpaatoksetja konsemitilinpaatokset Ostolaskutja ostoreskontra Sopimusten hallinta Tilauksesta maksuun Perintã SisäIsten taloustapahtumien hallinta Käyttoomaisuus Sisäisten taloustapahtumien hallinta SisäIsten taoustapahtumien hallinta Maksuliikenne Kirjanp Ito ja tilinpãätöslaskelmat Palkkahallinto (palkatja palkklot) Matkalaskut Perustietojen ylläp Ito Palvelusuhdeasiolden neuvonta ja tuki Rekrytoinnintuki Tyovoimavuokraus Myyntllaskutja myyntireskontra hankkeidenja avustusten suunnittelu ja seuranta viranomaisraportoinninja tavoitetason yflapitävan kehlttämisen) tietojarjestelmatuklpalvelut operatilvlnen raportointi (81) Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Strategisen henkllostohallinnon asiantuntija- ja Tulevaisuuden mahdolllsia palveluja Taloushallinnon hsapalvelut (yhtelstyossa KL:n kanssa) Henkilostohallinnon Iisapalvelut Henkilöstöhallinnon peruspatvdut Ennustaminenja seuranta Taloushallinto (sis. prosessien perus-ja Tietojarjestelma-ja Controller-asIantuntijatuki: Talousarvioja taloussuunnitelma Kustannuslaskenta Muut taloushallinnon neuvontapatvelut, esim. etenemissuunnitelma 0 S1TR KPKTHH:n