TARJOUSPYYNTÖ 14.1.2019 AKAAN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUT SEKÄ KAUPUNGIN TYTÄRYHTEISÖJEN LAKISÄÄTEISET TILINTARKASTUSPALVELUT Tarjous pyydetään Akaan kaupungin kuntalain 122 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille 2019-2022 + optiovuodelle 2023. Option käytöstä sovitaan erikseen sopimusosapuolten kesken. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat: 1) tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät 2) EU-hankkeen tai muun erityistehtävän tarkastus ja 3) tytäryhteisöjen lakisääteinen tilintarkastus. Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarjouskilpailun järjestäjä ja tarkastuspalvelun ostaja Tilintarkastuskilpailun järjestäjänä toimii Akaan kaupungin tarkastuslautakunta, jonka yhteystiedot ovat seuraavat: Akaan kaupunki/tarkastuslautakunta PL 34 37801 Akaa. 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Akaan kaupunki on n. 17.000 asukkaan kaupunki Etelä-Pirkanmaalla Tampereen läheisyydessä. Vuodesta 2019 alkaen Akaan kaupungilla on viisi tytäryhteisöä: Viialan Asuntotuotanto Oy, Kiinteistö Oy Aravaniitty, Kiinteistö Oy Kylmäkosken Säästötalo, Kiinteistö Oy Toijalan Virastokeskus ja Kiinteistö Oy Toijalan Moottoritienliittymä. Akaan kaupunki toimii isäntäkuntana vanhustenhuollon palveluissa, eräissä vammaishuollon palveluissa (vammaispalvelulain mukaiset palvelut ja kehitysvammahuollon avopalvelut), perusterveydenhuollon palveluissa ja erikoissairaanhoidon tilaamiseen liittyvissä lääketieteellisissä asiantuntijapalveluissa järjestäen em. palveluita myös Urjalan kunnalle. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 35 tarkastuspäivää a 7,5 tuntia vuodessa. 1
Vastuullinen tilintarkastaja osallistuu asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksiin yhteisesti sovitun työjärjestyksen mukaisesti. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista tarkastuslautakunnan päättämin ajoin. 3.2. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 6 kokousta vuodessa. Kokousten ja arviointikertomuksen valmistelun sihteeritehtävien laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 25 työtuntia vuodessa. Sihteeritehtäviin kuuluu esim. pöytäkirjan pitäminen, esityslistan laatiminen, asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin ja arviointikertomuksen kokoaminen. Tarkastuslautakunta päättää myöhemmin erikseen, ostetaanko sihteerintehtävät tilintarkastusyhtiöltä vai suoritetaanko ne ns. omana työnä. 3.3. Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 2 työpäivää a 7,5 tuntia vuodessa. 3.4. Tytäryhteisöjen lakisääteinen tilintarkastus Tytäryhteisöjen lakisääteisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 5 tarkastuspäivää a 7,5 tuntia vuodessa. Tilintarkastajan käytettävissä olevat palvelut Tilintarkastajalla on käytettävissään työtila, liityntämahdollisuus kaupungin IT-verkkoon ja kopiointipalvelut. 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset Tilintarkastusyhteisöltä ja JHTT- tai JHT-pätevyyden lisäksi tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - tilintarkastajalla on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. Lisäksi tarjouksessa on vakuutettava, että tarjoaja täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Voittaneen tarjoajan tulee ennen sopimuksen allekirjoittamista toimittaa tilaajavastuulain edellyttämät todistukset ja selvitykset tai muu vastaava selvitys (esim. ajantasainen Tilaajavastuu.fi / Luotettava Kumppani -raportti): - selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - kaupparekisteriote - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 2
- selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouspyynnössä esitetystä viimeisestä tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: - kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen tarjouspyynnön kohdissa 3.1.-3.4. luetellut tarkastuspalvelut 50 % - vastuullisen JHTT- tai JHT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 20 % - vastuullisen JHTT- tai JHT-tarkastajan kokemus kuntien ja ko. toimialoilla toimivien kunnallisten tytäryhteisöjen tarkastuksesta 20 % - tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus 10 % - liitteenä vertailulomake. 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään sähköpostilla tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2019-2022 tarkastusta. Sopimusta on mahdollista jatkaa koskien optiovuoden 2023 tarkastusta. 8. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Hintojen tarkistaminen Laskutus ja maksuehdot 9. Alihankinta Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät 2 ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus tehdyn työn perusteella. Maksuehto vähintään 14 vrk netto. Viivästyskorko korkolain mukaan. Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka 3
tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. Tarjouspyynnön kohdan 3.1 mukaista palvelua ei voi suorittaa alihankintana. 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksen erimielisyydet Muut sopimusehdot Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Pirkanmaan käräjäoikeudessa. Muilta osin hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Palvelut. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - vuosien 2019-2022 tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina ja alihankkijoina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - JHTT- tai JHT- auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta - vastuullisen JHTT- tai JHT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta. Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin liittyvät tiedot - tarkastuslautakunnan vuosien 2019-2022 sihteeritehtävien kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset 4
- sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon tarjottu kokonaishinta perustuu. Lisäksi tarjouksessa on vakuutettava, että tarjoaja täyttää tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2019 asti. Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteet: - Tilintarkastusyhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta Tarjouksessa tulee ilmoittaa sähköpostiosoite päätöksen lähettämistä varten. 12. Tarjousten jättäminen 13. Lisätiedot Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa sekä kirjallisena että sähköisenä versiona (muistitikku) maanantaihin 28.1.2019 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Akaan kaupunki/tarkastuslautakunta PL 34 37801 Akaa. Kuoreen on merkittävä tarjoajan nimi ja teksti: Tilintarkastustarjous. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen akaan.kaupunki@akaa.fi otsikoituna Lisätiedot: Tilintarkastus viimeistään 21.1.2019 klo 12.00. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan osoitteessa https://www.akaa.fi/#tab-hankinnat-myydaan viimeistään 22.1.2019. Vain kirjallisesti annetut lisätiedot ovat tilaajaa sitovia. 14. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Mikäli tarjoajan tarjous sisältää luottamuksellisia liike- ja ammattisalaisuuksia, tällaiset tiedot on toimitettava erillisellä liitteellä ja tällaiseen liitteeseen on laitettava merkintä Luottamuksellinen. Tarjoajan on esitettävä kunkin luottamuksellisen tiedon osalta peruste, jonka johdosta Hankintayksikön on käsiteltävä tietoa luottamuksellisena. 15. Tarjouspyynnön liitteet Tarjouspyynnön liitteenä ovat: - Vertailulomake - Akaan kaupungin hallintosääntö - Akaan kaupungin, Viialan Asuntotuotanto Oy:n, Kiinteistö Oy Aravaniityn, Kiinteistö Oy Kylmäkosken Säästötalon, Toijalan Virastokeskus Oy:n ja Kiinteistö Oy Toijalan Moottoritienliittymän tilinpäätös vuodelta 2017 5
16. Allekirjoitus Matti Humaloja Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja 6