Kiinteistöhuollon ja siivouksen ostaminen Antti Niitynpää 3.5.2011
Trendejä 1970 s Sisäinen organisaatio 1980 s 1990 s Outsourcing 2000 + Sopimuspalvelut Toimitilapalvelut / IFS Siivous Siivous Turvallisuus Henkilöstöruokailu Vahtimestari Ulkoaluehuolto Siivous Turvallisuus Henkilöstöruokailu Vahtimestari Ulkoaluehuolto Tekniset palvelut Palveluhallinta Sähkötekniikka Kiinteistöhuolto Kiinteistöpalvelut Kiinteistöjohtaminen Tilahallinta Suunnittelu ja rakennuttaminen Projektijohtaminen ja saneeraus Toimistopalvelut Hallinto ja raportointi IT- palvelut Palveluhallinta
Tarjousmenettely Tarjouspyyntö Yksityiskohtaisesti laadittu tarjouspyyntö on perusedellytys vertailukelpoisten tarjousten saamiselle Tarjouspyyntö sisältää Sopimusohjelman Kiinteistön perustiedot Palvelu- ja laatutasokuvaukset Vastuurajat Valinnan kriteerit Käytettävät yleiset alan sopimusehdot Normaalit perustarjouspyynnön sisältävät asiat: mihin mennessä jne Mahdollisuus palveluntuottajalle esittää omalla ammattitaidollaan vaihtoehtoisia toimintamalleja
Tarjousosaaminen Taitava tilaaja TIETÄÄ MITÄ TILAA Tuntee omat ja käyttäjän tarpeet Osaa määritellä tarvitsemansa tuotteen Laatii selkeät sopimusasiakirjat Tekee yksilöidyn tarjouspyynnön NOUDATTAA HYVÄÄ KAUPPATAPAA Hyödyntää alan normeja ja käytäntöjä Järjestää rehellisen tarjouskilpailun Kertoo valintaperusteet ja sopii selkeästi VALITSEE VIISAASTI Ymmärtää elinkaarinäkökulman Arvostaa ja vaatii laatua Käyttää päteviä ja luotettavia toteuttajia sekä toimii asiakkaan parhaaksi Valitsee edullisuuden ei hinnan
Tarjousosaaminen Pätevä toteuttaja TIETÄÄ MITÄ TARJOAA Tuntee toimintansa ja resurssinsa Ymmärtää, että toteutus on palvelua Tuntee tai selvittää tilaajan tarpeet ja käyttää päteviä alihankkijoita NOUDATTAA HYVÄÄ KAUPPATAPAA Toimii rehellisesti ja on luotettava Opastaa tietämätöntä asiakasta Sopii selkeästi ja sopimuksenmukaisesti Tuntee alan normit ja käytännöt VASTAA SITOUMUKSISTAAN Tekee tehtävänsä ammattitaidolla ja ajallaan Vastaa tuotteesta toteutuksen jälkeenkin ja antaa suoritukselleen takuun Täyttää yhteiskunnalliset velvoitteet
Kilpailuttaminen Hankinnan kilpailuttaminen Kiinnitettävä huomiota Yrityksen luotettavuuteen Osaamiseen Kokemukseen Tarjouspyynnöt vain yrityksille, joilla Riittävä teknillinen ja taloudellinen suorituskyky Palveluosaamista Riittävä laadunhallinnan taso suhteessa sopimuskohteen vaativuuteen
Kilpailuttaminen Sopivien tarjouksen tekijöiden etsintä Varmista, että palveluntuottajan toiminta on kestävällä pohjalla Tunnettuus Referenssit Nykyisten asiakkaiden kokemukset Asiakaskunnan vaihtuvuus Varmista, että sopimuskumppani käyttää kyvykkäitä ja osaavia työntekijöitä ja alihankkijoita Ota huomioon palveluntuottajan toimintakonsepti Varmista, että toimittajakandidaatti on sopiva juuri kyseessä olevan kiinteistön palveluntoimittajaksi ja tilaajan yhteistyökumppaniksi
Toimittajan valinta Etukäteen valintakriteerit, jotka ilmoitettu tarjouspyynnössä Painotettu valintakriteeristö Tavoitteiden painottamista tukeva pisteytysjärjestelmä Useat valintakriteerit vaikuttavat lopputulokseen Kriteerejä Työn suoritus (Työnjohdon ammattitaito- ja koulutus, Työntekijöiden ammattitaito- ja koulutus, Työvälineet; koneet ja laitteet) Yrityksen valmiudet (Tietojärjestelmät, Luotettavuus ja toimintakyky, Toimintavarmuus ja joustavuus, Laadunvarmistus ja laatujohtaminen, Yhteistyökyky Hoidon kokonaiskustannukset (Tarjoushinta, tuntiveloitushinnat) => mikä on oma arvionne työnsuorituksiin menevästä ajasta?
Esimerkki kriteeristöstä
Toimittajan valinta Vertailun ajankohta Ennen tarjouspyyntöä, joka tärkein Tarjousten saamisen jälkeen Vertailun suorittaminen Valinta Tulee tapahtua mahdollisimman luotettavan tiedon perusteella Kannattaa asettaa oma arvio työn määrästä vertailtavuuden vuoksi Jo tarjouspyyntöä tehdessä kannattaa miettiä, millaista tietoa vertailussa tarvitaan ja missä muodossa tarjousten tekijöiden on annettava tiedot Suurin osa tiedoista tulisi saada tarjouksista ja sen liitteistä Vaativimmissa kohteissa voidaan joutua tämän lisäksi hankkimaan lisätietoja tarjouksen tekijöiltä, sopimusneuvottelujen yhteydessä, palveluntuottajan referenssiasiakkailta Vertailutietojen tiivistelmät kannattaa merkitä vertailudokumenttiin, jotta päätösvaiheessa saadaan selkeä kuva siitä mihin vertailu perustuu On suuri vaara, että vertailu ei perustu tietoon vaan mielikuviin Kun perustiedot on dokumentoitu voidaan siirtyä tarjousten ja tuottajien vertailuun Valintakriteerit ovat mittareita, jotka tukevat päätöksentekoa. Ne eivät saa kahlita sitä Myös mittareita (Kriteerejä, painoarvoja ja arvioita), joita vertailun apuna käytetään tulee arvioida päätöksentekoprosessin yhteydessä Perustelujen kirjaaminen palvelee jäljitettävyyttä perusteista johtopäätöksiin Aito päätöksentekoa tukee vain oikea ja riittävä, hyvin valmisteltu materiaali Vertailun tuottama paremmuusjärjestys Valmistelijan suosittelema päätösvaihtoehto
Laatutekijät - Hintatekijät Laaduntuottokyvyn arviointi Kohdekohtainen laatusuunnitelma Palvelutuottajan laatujärjestelmä Yrityksen palveluhenkisyys Laaduntuottokyky Yhteistyövalmiudet Panosta itsekin Alkukauden starttipalaverit Sopimuskauden kehityspalaverit Laadunhallintaa tukevat Työraportit, huoltopäiväkirjat, jaksottaiset yhteenvetoraportit Usein toistuva toimittajan vaihto on kallista
Laatutekijät - Hintatekijät HINTA Työn suoritteiden määrä Kommunikointikanavat Laatu työnsuoritteiden välillä Työntekijöiden kokemus, koulutus, johtaminen Kiinteistön kunto Henkilökunnan motivaatio ja asenne Laatu
Hintafaktoja Kaikilla palveluntuottajilla käytössä sama työehtosopimus Kaikilla palveluntuottajilla on samat yhteiskunnalliset velvoitteet Työtunnin hinta/palveluntuottaja on näin ollen sama kaikilla palveluntuottajilla Hintaeroja tulee (0-20%): Työtuntien määrässä Katteessa Tehokkuudessa
Valvonta ja kehittäminen VALVONTA Kohteen haltuunotto/luovutus pitää tehdä suunnitellusti Aloituspalaveri, kohdekohtaisen materiaalin kokoaminen, tutustuminen kohteeseen, perehdytys ja tiedottaminen Laadunarviointikierrokset Yhdessä ja palveluntuottajan yksin tekeminä Lomakkeisto/arviointikohteet pitää olla selkeästi mietittyinä Säännöllisyys tärkeää Toimenpiteet kierrosten perusteella Arviointien trendi Asiakastyytyväisyysmittaukset Kommunikointikanavat ja tiedon tallentaminen Sopimuksen tavoitearvot ja niiden seuranta
Kehittäminen Strateginen ohjaus Visiointi, kehittämistavoitteet Kehityskokoukset Yhteistyön linjaukset Kehittämisehdotukset ja -toimenpiteet, aikataulut Palvelulle asetettujen tavoitteiden ja kehittämistoimenpiteiden seuranta ja toteutumisen arviointi Yhteistyö ja tunnusluvut palvelusopimuksen näkökulmasta Yhteistyötä edistävät ja haittaavat tekijät Tiedottaminen ajankohtaisista, yhteistyöhön ja palveluun liittyvistä asioista Kuukausipalaverit Laadunarvioinnit, ajankohtaiset asiat, palveluntoimittajan tai tilaajan toiminnan muutokset, asiakaspalautteet, mahdolliset lisäpalvelutarpeet Dokumentointi Riittävä tieto kiinteistön huoltotehtävistä, vika-ilmoituksista sekä energiankulutuksista ja kokonaiskustannuksista on kehittämisen perusta. Ilman niitä ei voida kehittää
Kiitos!