Valitse kohde. 0 Espoon tuottavuusohjelma 20.3.2013 2009 2012 loppuraportti
Sisällysluettelo 1. Tausta... 3 2. Tuottavuusohjelman kehittämisalueet ja organisointi... 4 3. Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020... 5 3.1 Hankkeen yleiskuvaus... 5 3.2 Hankkeen organisointi... 5 3.3 Hankkeen tulokset... 5 3.3.1 Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020... 6 3.3.2 Tavoitetilan toteutuminen... 7 4 Sähköinen asiointi... 9 4.1 Hankkeen yleiskuvaus... 9 4.2 Hankkeelle asetetut tavoitteet... 9 4.3 Hankkeen organisointi... 10 4.4 Hankkeen projektit ja niiden tulokset... 10 4.5 Hankkeen tulokset tiivistelmä... 15 4.6 Jatkotoimenpiteet... 16 5 Kaupunkiyhteiset prosessit... 16 5.1 Tietohallinnon projekti... 16 5.1.1 Projektille asetetut tavoitteet... 16 5.1.2 Projektin organisointi... 16 5.1.3 Projektin tulokset... 17 5.2 Taloushallinnon ja hankinnan projekti... 21 5.2.1 Projektin yleiskuvaus... 21 5.2.2 Projektille asetetut tavoitteet... 21 5.2.3 Projektin organisointi... 21 5.2.4 Projektin tulokset... 22 5.2.5 Jatkotoimenpiteet... 23 5.3 Henkilöstöhallinnon projekti... 24 6 Toimialojen omat tuottavuusprojektit... 26 6.1 Sosiaali- ja terveystoimi... 26 6.1.1 Sähköinen asiointi... 26 6.2 Sivistystoimi... 28 6.2.1 Koulukohtainen budjetointi ja opetuksen yksikköhintojen kasvun taittuminen... 28 6.2.2 Yhteispalvelusta kokonaisvaltaiseen palvelukeskukseen... 28 6.2.3 Hankinnanvaraisten avustusten perusteiden tarkistaminen... 29 6.2.3 Suomenkielisten päiväkotien avustavan henkilöstön (laitosapulaiset) määrän vähentäminen ja laitosapulaisten kouluttaminen oppisopimuksella lähihoitajiksi... 30 1
6.3 Tekninen ja ympäristötoimi... 33 6.3.1 Yleinen tiivistys... 33 6.3.2 Sähköiset palvelut... 33 6.4 Palveluliiketoimen toimiala... 34 6.4.1 Ruokapalveluhenkilöstömitoituksen uudistaminen... 34 6.4.2 Espoo Cateringin sähköisten ostojen pilotointi Aromi-ruoantuotanto järjestelmällä... 36 6.4.3 Espoo Kiinteistöpalvelut liikelaitoksen kiinteistönhoitopalvelujen ja siivouspalvelujen työnmitoitus... 37 6.4.4 Muut tuottavuusprojektit... 37 7 Tuottavuusohjelmasta saadut kokemukset ja kehitysideat... 38 2
Tuottavuusohjelma 2009 2012 loppuraportti 1. Tausta Vuosien 2009-2011 taloussuunnitelmaa ja vuoden 2009 talousarviota valmisteltaessa kansainvälinen rahamarkkinakriisi syveni, taloustilanne heikkeni nopeasti ja tulevaisuus näytti poikkeuksellisen epävarmalta. Lisäksi Espoon kaupungin talouskehitys oli ollut aiempina vuosina vahvaa ja palvelutasoa oli hyvän tulokehityksen turvin voitu kohottaa. Useiden keskeisten palvelujen osalta Espoon palvelukustannukset olivat vertailujen mukaan suurten kaupunkien sekä väestörakenteeltaan samankaltaisten kaupunkien korkeimpia. Yleisen taloustilanteen yhä heikentyessä suunnitelmakauden verotuloarviota jouduttiin alentamaan yhteensä 260 milj. euroa ja vuoden 2009 verotuloarviota 73 milj. euroa. Puuttuva rahoitus päätettiin taloussuunnitelmapäätöksen yhteydessä kattaa lainanotolla, sillä valmistelun loppuvaiheessa ei ollut enää aikaa mittaviin käyttötalouden tai investointien tarkistuksiin. Valtuusto päätti taloussuunnitelmapäätöksen yhteydessä: - kehottaa kaupunginhallitusta seuraamaan talouden kehitystä ja sen vaikutuksia Espooseen ja esittämään seurannan yhteydessä valtuustolle, voidaanko hyväksytyn talousarvion pohjalta jatkaa sekä ryhtymään riittävän nopeasti tilanteen edellyttämiin toimiin ja tekemään valtuustolle esityksensä tarvittavista korjaavista toimenpiteistä - kehottaa kaupunginhallitusta menokehityksen hallitsemiseksi valmistelemaan toiminnan ja talouden tasapainotusohjelman, joka tuodaan valtuuston käsiteltäväksi viimeistään huhtikuussa 2009, jolloin talousarviota voidaan myös tarvittaessa tarkistaa Tuottavuusohjelma 2009 2012 valmisteltiin kevään 2009 kuluessa ja valtuusto hyväksyi sen 6.4.2009. Tuottavuusohjelman selostuksessa perusteltiin tuottavuusohjelman käynnistämistä taloustilanteen ja rahoitustasapainon nopealla heikkenemisellä. Samoin asiaa perusteltiin palvelutuotannon korkealla kustannustasolla, joka myös osaltaan edellytti nopeasti rakenteellisia muutoksia, joilla kustannustaso saadaan tulopohjan edellyttämälle tasolle. Ilman rahamarkkinakriisiä ja taloustilanteen heikkenemistä olisi Espoo joka tapauksessa joutunut valmistelemaan keinoja, joilla pysäytetään yhä kiihtyvä menokehitys. Työvoiman saatavuuden todettiin heikentyvän samanaikaisesti kuin eläkkeelle siirtyvien määrä kasvaa ja uudet työelämään tulevat uudet ikäluokat ovat aiempaa pienempiä. Valtuusto hyväksyi valtuustokauden mittaisen tuottavuusohjelman, jonka tavoitteena oli nostaa käyttötalouden tuottavuutta asteittain 10 % eli 150 milj. euroa valtuustokauden 2009 2012 aikana. Valtuusto kehotti jatkamaan tuottavuusohjelmaan sisältyvien kehittämiskohteiden valmistelua ja sisällyttämään ne vuoden 2010 Espoo-strategian päämääriin, valtuustokauden tavoitteisiin ja vuoden 2010 tulostavoitteisiin. Kaupungin oman tuottavuustavoitteen lisäksi valtuusto kehotti asettamaan ja neuvottelemaan konsernija osakkuusyhteisöille sekä PKS-yhteisöille vastaavat tuottavuustavoitteet. Lisäksi tuli käynnistää sopimustarkistusten ja kilpailutusten valmistelu, jolla ostopalveluista saataisiin vastaava tuottavuuden parannus. Tuottavuusohjelmalla haettiin keinoja, joilla erilaisin rakenteellisin toimenpitein sekä kaupungin toimintaa uudelleen arvioimalla saadaan kaupungin toiminnat ja talous valtuustokauden loppuun mennessä kestävälle pohjalle. Lähtökohtana tuottavuusohjelmassa sekä kaupungin toiminnassa ja sen kehittämisessä pidettiin sitä, että kuntalaisille tarjotaan lakisääteiset ja valtuuston strategiapäätösten mukaiset palvelut. Palvelut järjestetään ja niiden rahoitus hoidetaan sillä tavoin, että kaupungin talous pysyy pitkällä aikavälillä tasapainossa ja kuntalaisten verorasitus kohtuullisena. Vakava kaupungin
talouden epätasapaino hoidetaan ensisijaisesti palvelujen tuotantoprosesseja ja palveluverkkoa kehittämällä sekä joltain osin arvioimalla palvelutasoa uudelleen siten, että kaupungin talouden ja toiminnan tasapaino saavutetaan valtuustokauden loppuun mennessä. Myös kaupungin tulopohjan ja elinvoiman vahvistaminen on kehittämistyössä keskeistä. Toiminnan ja talouden sopeuttamista tuettiin myös investointien aloituslupamenettelyllä, henkilöstön palkkauksen täyttölupamenettelyllä ja hankintojen tehostetulla ohjauksella. 2. Tuottavuusohjelman kehittämisalueet ja organisointi Valtuuston hyväksymässä tuottavuusohjelmassa kehittämiskohteet oli ryhmitelty kaupungin uuden strategiamallin näkökulmien mukaisesti (talous, henkilöstö, palvelujen järjestäminen, asiakas ja kaupunkilainen, elinvoimainen ja kilpailukykyinen kaupunki). Tällä haluttiin korostaa, että tuottavuuden kehittäminen ja johtaminen ovat pitkäjänteistä kaupungin poliittisen ja palkatun johdon sekä koko organisaation yhteistyötä. Tuottavuusohjelmassa esitetyt kehittämiskohteet eivät olleet vielä suoraan johdettavissa hankkeiksi ja projekteiksi. Tarkempaan valmisteluun ryhdyttiin valtuuston päätöksen jälkeen ja tuottavuusohjelman käynnistäminen sekä toimeenpano haluttiin käynnistää mahdollisimman nopeasti. Loppukeväästä 2009 kaupunginjohtaja asetti konsernitason tuottavuusprojektit: 1. Palveluverkon uudistaminen ja tilojen käytön tehostaminen 2. Palvelujen järjestämisen periaatteet ja työkalut 3. Sähköisen asioinnin linjaukset, koordinointi ja yhteinen alusta 4. Kaupunkiyhteisten prosessien tehostaminen - Tietohallinnon toimintamalli ja prosessien tehokkuus - HR-prosessien tehostaminen - Taloushallinnon prosessien tehostaminen - Hankintasopimusten ja -prosessien säästöt Konsernitason projektit linjasivat ja loivat edellytyksiä toimialojen omille tuottavuusprojekteille. Kaupungin johtoryhmä toimi tuottavuusohjelmaan sisältyvien projektien johtoryhmänä. Lisäksi konsernitason projekteilla oli yhteinen ohjausryhmä, johon kuuluivat Helena Elkala (pj.), Reijo Tuori, Pirjo Pöyhiä, Olli Isotalo, Aulis Majuri, Pirjo Mutanen, Satu Tyry-Salo ja Maria Jyrkkä (siht.). Palveluverkon uudistaminen, palvelujen järjestäminen ja kaupunkiyhteiset prosessit -projekteihin henkilöstöjärjestöt nimesivät yhden edustajan kuhunkin. Kaupungin tuottavuushankkeissa ja projekteissa noudatettiin samoja henkilöstöpoliittisia periaatteita, joita on noudatettu useiden vuosien aikana kaupungin muutoshankkeissa: - vakinaisen henkilöstön palvelussuhteet turvataan, mutta työtehtävät ja joillakin työyksikkö saattavat muuttua - henkilöstö osallistuu muutosprosessin suunnitteluun ja toteutukseen - viestintä on jatkuvaa - muutosta käsitellään työpaikkakokouksissa ja henkilöstötoimikunnassa. - henkilöstölle järjestetään tarvittaessa muutosvalmennuskoulutusta - esimiehiä tuetaan muutoksen johtamisessa - useimpien tehtävät eivät muutu, mutta jos työntekijän työtehtävät muuttuvat, esimies käy työntekijän kanssa henkilökohtaisen keskustelun ja kartoittaa uusien tehtävien vaatiman osaamisen 4
- mahdollisuuksia täydennyskoulutukseen järjestetään. Tuottavuusprojektien suunnittelun ja aloitusten edetessä projektien jaottelu hankekokonaisuuksiksi tai laajemmiksi projekteiksi selkiytyi. Osa tuottavuusprojekteista osoittautui toiminnan normaaliksi kehittämiseksi, osa projekteista yhdistyi kun ymmärrettiin niiden toimivan tehokkaammin yhdessä. Tässä loppuraportissa Palveluverkon uudistaminen ja tilojen käytön tehostaminen sekä Palvelujen järjestämisen periaatteet ja työkalut ovat yhdistyneet ja niitä käsitellään palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetilassa. Useista tuottavuusprojekteista on tehty loppuraportit tai väliraportit, joita tähän tuottavuusohjelman loppuraporttiin on hyödynnetty. 3. Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020 3.1 Hankkeen yleiskuvaus Tuottavuusohjelman keskeisen sisällön muodostivat palveluverkkoon ja tilojen hallintaan sekä palvelujen järjestämiseen liittyvät konsernitason tuottavuusprojektit. Tilojen käytön merkittävyyttä kuvaa se, että kaupungilla oli vuonna 2008 yhteensä noin 800 toimipistettä ja toimitilojen kustannukset olivat vuositasolla noin 160 milj. euroa, eli 11,9 % toimintakustannuksista. 3.2 Hankkeen organisointi Palvelujen järjestämisen sekä palveluverkon uudistamisen ja tilojen hallinnan tehostamisen kehittämistyö käynnistettiin kahdessa erillisessä projektissa huhtikuussa 2009. Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetilan suunnittelemiseksi edellä mainitut projektit yhdistettiin. Projektiryhmään kuuluivat jäseninä Pirjo Mutanen ja Harri Rinne sivistystoimesta, Aulis Majuri ja Riikka Nikulainen sosiaali- ja terveystoimesta, Olli Isotalo, Harri Kivinen ja Jouko Vehkakoski teknisestä ja ympäristötoimesta, Pekka Heikkinen ja Eira Mononen konserniesikunnasta, Paula Hirvonen konsernipalveluista sekä Ritva Korhonen ja Melitta Lempiäinen henkilöstön edustajina. Projektiryhmän puheenjohtajina ovat toimineet Timo Martelius ja Jorma Valve sekä sihteereinä Timo Jaakkola ja Ville Salonen konserniesikunnasta. Projektin ohjausryhmänä on toiminut kaupungin johtoryhmä. Projekti hyödynsi professori Antti Hautamäen johtamaa Metropolin kansainvälinen kilpailukyky - tutkimusta seminaarityöskentelyjen muodossa, joissa on pohdittu mm. kuntalaisten palvelukäyttäytymisen muutosta 2010-luvulla. Lautakunnat ovat helmi-maaliskuun aikana 2010 käyneet joko kokouksissaan tai seminaariensa yhteydessä yleiskeskustelua palvelujen järjestämisen ja palveluverkon periaatteiden ja linjausten vaikutuksista oman sektorin palveluihin ja palveluverkon kehittämiseen. Kaupunginhallitukselle sekä lautakuntien ja johtokuntien puheenjohtajistolle järjestettiin 26.4.2010 ja valtuustolle 31.5.2010 esittelyja keskustelutilaisuus alustavista palvelukonsepteista ja tavoitetilasta 2020. Projektin tuottamia palvelukonseptiluonnoksia on esitelty kevään 2010 aikana kuntalaisille mm. toimialojen järjestämissä asukastilaisuuksissa, Avoin Espoo sivustolla sekä Facebookissa. Eri yhteyksissä esiin tulleet ajatukset ja ideat on pyritty ottamaan huomioon tavoitetilakonseptia laadittaessa. 3.3 Hankkeen tulokset Palvelujen järjestäminen ja palveluverkon kehittäminen projektoitiin kahden eri projektin tehtäväksi. Projektien työn tuloksena valtuusto päätti 14.12.2009 alla mainitut palvelujen järjestämistä ja palveluverkon kehittämistä ohjaavat periaatteet ja linjaukset. Samassa yhteydessä valtuusto 5
kehotti kaupunginhallitusta koordinoimaan toimialojen ja lautakuntien palvelujen järjestämisen sekä palveluverkon uudistamisen ja tilojen hallinnan tehostamisen käytännön toteutuksen. Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetilan 2020 tuotiin valtuuston käsittelyyn toukokuussa 2010. Palvelujen järjestämisen sekä palveluverkon uudistamisen ja tilojen hallinnan tehostamisen periaatteet: 1. Palveluvalikoima muodostaa ennaltaehkäisevien, terveys- ja hyvinvointieroja kaventavien, kuntalaisen omatoimisuutta tukevien sekä asiakkaan valinnanvapautta lisäävien palvelujen kokonaisuuden 2. Palvelujen järjestämisessä käytetään tuotantotapoja, joilla varmistetaan toiminnan taloudellisuus, vaikuttavuus ja energiatehokkuus 3. Palvelutuotantoa ja prosesseja kehitetään innovatiivisesti itsepalvelua ja sähköistä asiointia laajentaen 4. Palveluverkkoa suunniteltaessa lähtökohtana pidetään kaupungin tarkastelua kokonaisuutena sekä palveluverkon jakautumista lähipalveluihin, alueellisiin palveluihin, kaupunkitasoisiin ja seudullisiin palveluihin huomioiden eri kieliryhmien tarpeet. Päätöksenteon pohjaksi arvioidaan eri vaihtoehtojen ilmastovaikutukset 5. Epätarkoituksenmukaisista yksiköistä luovutaan ja toimintoja yhdistetään suuremmiksi kokonaisuuksiksi ilmastovaikutukset huomioiden 6. Palveluverkko rakentuu junaradan, tulevan metron ja muiden keskeisten joukkoliikenneyhteyksien varteen suurten asiakasvirtojen läheisyyteen 7. Suomenkielisten, ruotsinkielisten ja muiden kieliryhmien palvelut voivat sijoittua yhteisiin toimitiloihin 8. Palveluja tuotetaan yli kuntarajojen 9. Tilasuunnittelussa parannetaan toiminnan ja tilojen käytön taloudellisuutta, muunneltavuutta ja energiatehokkuutta sekä yhteiskäyttömahdollisuuksia 10. Hallinto- ja palvelutoimitilojen tilatehokkuutta parannetaan 11. 3.3.1 Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020 Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020 -suunnitelma on luonteeltaan visionäärinen. Siinä kuvataan tavoitetila, mutta siinä ei määritetä toimenpiteitä, kuvata tarkkaan tulevaa palveluverkkoa tai palvelujen järjestämisen muutoksen vaiheita. Suunnitelma jättää tilaa tulevien vuosien tarkemmalle suunnittelulle ja uusien palveluinnovaatioiden täysimittaiselle hyödyntämiselle. Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon kehitystyötä on tarkoitus tehdä systemaattisesti vuosittain yli tulevien valtuustokausien. Myös toteutettujen toimenpiteiden vaikutusten arviointi niin asiakkaan kuin käytettyjen resurssien kannalta tulee olla systemaattista. Palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetilan saavuttaminen kestää useita valtuustokausia ja uudistukset koskettavat niin kaupungin palvelujen asiakkaita kuin kaupungin päätöksentekijöitä ja henkilöstöä. Uudistusperiaatteet, vuotuiset tavoitteet ja etenemistahti on viety Espoo-strategiaan ja valtuusto on päättänyt niistä osana kaupungin strategia- ja talousarvioprosessia. Yksityiskohtaisemmat päätökset käsitellään johtosääntöjen mukaisesti lautakunnissa ja tarvittaessa kaupunginhallituksessa. Espoon palvelujen järjestämisen ja palveluverkon tavoitetila 2020 -suunnitelman lähtökohtana ja lopputavoitteena on asiakaslähtöinen palvelujärjestelmä, jossa keskeistä on palvelujen saatavuus ja esteetön saavutettavuus. Asiakaslähtöisyys merkitsee, että palveluja kehitetään asiakkaan tarpeista käsin. Asiakkaat ovat tiiviisti mukana palvelujen kehittämisessä. Palautteen kerääminen on systemaattista ja sitä hyödynnetään palvelujen järjestämisessä. Asiakaslähtöinen palvelujen kokonaiskonsepti koostuu seuraavista tuotantomuodoista: 1. Asiakkaan itsepalvelut 6
2. Vertaistoiminta 3. Sähköiset palvelut 4. Kaupungin oma palvelutuotanto 5. Muiden palvelutuottajien palvelut, jotka toteutetaan seutuyhteystyönä, kumppanuussopimuksin ja palvelusetelein. Kaupunki palvelujen järjestäjänä toimii proaktiivisesti kumppanuuksien kokoajana (orkestroijana) huolehtien siitä, että palvelut ovat saatavilla tehokkaasti ja että ne vastaavat asiakkaiden tarpeisiin vaikuttavasti. Palvelun saatavuus edellyttää, että palvelu voidaan tuottaa riittävän kustannustehokkaasti ja että palvelun tuottamiseen on riittävästi henkilökuntaa palvelun laadun ja häiriöttömyyden turvaamiseksi. Palveluyksiköillä on oltava riittävä asiakasvirta, jotta aukioloaikoja voidaan joustavoittaa ja pidentää. Palveluverkkoa tullaan kehittämään pitkäjänteisesti yli toimialarajojen keskittämällä palveluja liikenteen solmukohtiin ja hyvien esteettömien liikenneyhteyksien varteen, kuten esimerkiksi junaradan, kauppakeskusten ja länsimetron läheisyyteen. Keskeisten palvelupisteiden yhteyteen kootaan palveluita, joiden läheisellä sijainnilla on synergiaetuja asiakkaiden ja kaupungin sekä muiden mahdollisten toimijoiden kanssa. Palveluverkko muodostuu osin lähipalveluista ja osin eriasteisesti keskitetyistä palveluista. Lähipalveluna toteutetaan ensisijaisesti palvelut, joiden käyttö on päivittäistä tai usein toistuvaa ja joille on tunnusomaista turvallisuuden ja saavutettavuuden varmistaminen. Lähipalveluilla tuetaan asiakkaan omaehtoista selviytymistä kotona ja sitä tarjotaan lähellä asukasta tai kotiin. Lähipalvelu ei välttämättä edellytä fyysistä toimipistettä. Edellä olevien lisäksi palveluverkkoon sisältyy ns. kioskeja, jotka voivat olla muuntuvia ja liikkuvia palvelupisteteitä ja/tai joiden tarve on ajoittaista. Harvemmin käytettäviä ja/tai erityisosaamista edellyttäviä palveluja keskitetään ja niiden saatavuus varmistetaan nykyistä pidemmillä aukioloajoilla. Kumppanuusajattelu korostuu jatkossa palvelutuotannossa ja palvelukonseptien kehittämisessä. Palvelujen järjestäminen siirtyy jatkossa yhä enemmän julkisten ja yksityisten toimijoiden verkostoon, jossa kumppanuussuhteilla on entistä korostuneempi merkitys. Tuottavuuden kehittyminen kiteytyy erityisesti eri tehtävien rajapintojen toimivuuteen. Yli kuntarajojen annettavalla palvelulla tähdätään asiakkaiden saaman palvelun saatavuuden paranemisen lisäksi tuottavuuden nousuun. Tavoitteena on tilojen käyttöasteen nousu, kuntien palveluverkkojen päällekkäisyyksien poisto sekä investointitarpeen väheneminen. 3.3.2 Tavoitetilan toteutuminen Strategian palveluiden järjestäminen näkökulman valtuustokauden tavoitteita tarkistettiin syksyllä 2010. Näkökulman päämäärä päivitettiin seuraavasti Palvelujen järjestämistä ja palvelu-verkkoa on kehitetty tavoitetila 2020 -konseptin mukaisesti. Päivityksen yhteydessä valtuustokauden tavoitteiksi päätettiin pääosin palvelujen järjestämisen ja palveluverkon uudistamisen periaatteet. Espoo-strategian toteutumisesta on tehty vuoden 2012 lopussa arviointi näkökulmittain. Kokonaisarvio palveluiden järjestämisestä oli, että valtuustokauden tavoitteiden muodostama laaja kokonaisuus ja niissä tehty kehitystyö huomioiden on todettavissa, että palvelujen järjestämisen näkökulmassa on edetty päämäärän suuntaisesti. Päämäärä on luonteeltaan valtuustokautta pidempi, joten sen osalta on kehitystarpeita myös tulevalle valtuustokaudelle. Valtuustokauden tavoitteiden arvioinnissa on todettu myös seuraavaa: Sivistystoimen palveluverkon kehittäminen on jatkunut jokavuotisen investointiohjelman valmistelun yhteydessä. Investointiohjelmassa on huomioitu kaupunginvaltuuston tekemät linjaukset palveluverkosta. Palveluverkon kehittämisessä on ollut vaikeuksia saada lautakunnilta päätöksiä 7
joidenkin palvelupisteiden korvaamisesta mm. Rödskogs skola, Soukan kirjasto ym. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen kohdalla on joitakin pieniä päiväkoteja lakkautettu, kun uusia on valmistunut. Palveluverkon kokonaissuunnittelua on viivästyttänyt sisäilmaongelmista kärsivien toimitilojen määrän kasvu ja korjaussuunnitelmien valmistelu sekä väistötilojen etsiminen. Palveluverkkosuunnittelua jatketaan ja mm. kouluverkkoselvitys tullaan tekemään sekä suomen- että ruotsinkielisten koulujen osalta. Myös muuta palveluverkkoa kehitetään mm. kirjastopalvelut. Sivistystoimen palveluvalikoimaa on kehitetty ennaltaehkäisevään suuntaan. Kulttuurineuvolatoiminta on laajennettu kolmeen neuvolaan. Espoon liikunta-paikkasuunnitelman laatiminen on aloitettu. Nuorisopalveluissa on lisätty koulu-jen kesäloman ajaksi matalan kynnyksen toimintoja Leppävaaran ja Keski-Espoon nuorisotiloissa sekä tehostettu itsenäistymisen tukemiseen liittyviä palveluita. Opetustoimessa on kehitetty uusia toimintamalleja tukea tarvitseville oppilaille avohoidon lisääntymisen vuoksi sekä erityistä tukea tarvitseville oppilaille. Sosiaali- ja terveystoimen toimialalla palveluverkkoa on kehitetty sosiaali- ja terveyslautakunnan 06/2012 päätöksen mukaisesti osana kaupunkirakenteen kehitystä, yhteistyössä muiden toimialojen kanssa. Uusia toimitiloja suunniteltaessa tavoitteena on n. 10 prosentin toimitilasäästön toteuttaminen nykyiseen verrattuna. Tukipalvelutoimintoja on keskitetty kaupunkitasoisesti hoidettavaksi. Sosiaali- ja terveystoimen käytössä oli vuonna 2009 tiloja 121.012 m2 ja vuonna 2012 yhteensä 120.088 m2. Tilat vähenivät siten vajaan prosentin. Vuoden 2013 talousarviossa on tilavaraus 116.967 m2, mikä on 3,3 prosenttia vähemmän kuin valtuustokauden ensimmäisenä vuonna. Valtuustokaudella on vähenevissä toimitiloissa pystytty palvelemaan noin viisi prosenttia suurempaa väestöä. Elä ja asu -hoivakeskusten tuleva rakentaminen antaa hyvät edellytykset suunnitella ja toteuttaa senioriasuntoja keskusten läheisyyteen ja hyvän tukikohdan avopalveluille. Tilasuunnittelun kehittäminen uudistuvan palveluverkon tukemiseksi on käynnissä. Sosiaali- ja terveystoimen painopistettä on siirretty laitoshoidosta avopalveluihin mm. lastensuojelussa ja ikäihmisten palveluissa. Psykiatrian rakennemuutos on suunniteltu ja toteutettu yhdessä HUSin kanssa. Pitkäaikaispsykiatrista osastohoitoa on vähennetty ja potilaita siirretty asumispalveluihin. HUSin psykiatrian avohoitoa ja Espoon omia mielenterveyspalveluja on vahvistettu valtuustokauden aikana. HUSissa osastohoitoa on pystytty vähentämään myös päiväkirurgista toimintaa lisäämällä. Espoo on Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kanssa järjestänyt useita palveluja edellytysten luomiseksi entistä tuottavammalle ja vaikuttavammalle palvelulle. HUS hoitaa sopimuspohjaisesti terveyskeskus- ja erikoissairaanhoidon päivystystä, laboratoriopalveluja, kuvantamistoimintaa, välinehuoltoa ja lääkekeskusta. Uusina valmisteltavina palveluina ovat kiireettömät potilaskuljetukset ja apuvälinehuolto. Espoon uutta sairaalaa suunnitellaan Jorvin sairaalan yhteyteen. Palveluprosesseja uudistettiin yhteistyössä erikoissairaanhoidon kanssa, joista tunnetuin on lonkkaliukumäki. Ison Oman laajennukseen sijoittuvien palvelutoimintojen suunnittelua on tehty yhteistyössä toimialojen kesken. Sosiaali- ja terveystoimessa suun terveydenhoidon ja neuvolatoiminnan palveluja on keskitetty Espoon keskuksen, Espoonlahden, Leppävaaran sekä Tapiolan terveysasemille. Kotihoidon toimitiloja keskitettiin Tapiolan ja Leppävaaran alueilla. Aikuissosiaalityön keskittäminen kahteen toimintayksikköön saatiin toteutettua tavoitteen mukaisesti kun Matinkylän Tiistilän alueella uusi toimintayksikkö saatiin avattua. Vanhusten palveluihin kuuluva Ruusukodin toiminta yhdistettiin osaksi Aurorakodin hoivapalveluja. Kahden vammaisten asumispalveluyksikön toiminta keskitettiin Kiloon valmistuneeseen uuteen asuintaloon. Tekninen ja ympäristötoimessa palveluiden laatua, määrää ja taloudellisuutta on arvioitu mm. oman tuotannon ja ostopalveluiden suhteella ja rahoitusmalleilla. Toimialalla on tehty kustannustehokkuutta parantavia toimenpiteitä kuten toiminnan, organisaatioiden ja palveluiden uudelleenjärjestelyjä Palveluverkkoselvitysten mukaiset toimenpiteet on aloitettu, ja hallinnon tilojen ja tukikohtien käytön tehostamisprojektit etenevät. Tavoitteena on tehostaa toimintamalleja ja - prosesseja sekä parantaa logistiikkaa ja energiatehokkuutta. Palvelujen järjestelyjä edistetään seudullisten yhteisöjen ja yhtiöiden 8
toimintamalleilla (HSL, HSY, Länsimetro, Junakalusto Oy) ja Espoon yhtiöiden toimintamalleilla (Koy Espoon toimitilat, Tapiolan keskuspysäköinti Oy, Suurpellon jätehuolto Oy, ym.). Tilakeskus-liikelaitos on osallistunut toimialojen toimintojen järjestämiseen. Investoinneissa on huomioitu palveluverkon kehittäminen. Joistakin pienistä epätarkoituksenmukaisista tiloista (päiväkodit, neuvolat, yksi koulu) on luovuttu ja niiden palveluja on keskitetty isompiin yksiköihin. Toimenpiteitä jatketaan lähivuosien aikana vuosittain. Sisätilaongelmat ja väistötilojen tarve ovat hidastaneet epätarkoituksenmukaisista tiloista luopumista. Tilahallinnan ohjausta on kehitetty ja tilakeskus on arvioinut prosessien ja tilasuunnittelun ohjeistusta, mutta työ on vielä kesken. Uudis- ja korjausrakentamisessa huomioidaan tilojen muunneltavuus sekä energiatehokkuus. Uusiutuvaa energiaa käyttäviä kiinteistöjä on otettu käyttöön. Tilojen yhteiskäyttömahdollisuuksia on tutkittu, mutta sen osalta on vielä paljon tehtävää. Tekninen ja ympäristötoimi hakee energiasäästöhankkeilla tuottavuuden tehostumista. Tilasuunnittelulla parannetaan toiminnan ja tilojen käytön taloudellisuuden ja muunneltavuuden lisäksi myös energiatehokkuutta. Toiminnassa korostetaan hankintojen taloudellisuutta ja energiatehokkuutta. Energiakatselmuksia ja energiainvestointeja on jatkettu ja toimialan energiansäästöhankkeet ovat edenneet. Merkittäviä uusiutuvan energian hankkeita on käynnissä ja niiden toteutuminen arvioidaan 2013/14 aikana. 4 Sähköinen asiointi 4.1 Hankkeen yleiskuvaus Sähköisen asioinnin hankkeen tavoitteena oli luoda toteutusedellytyksiä tuottavuusohjelman sähköisille asiointipalveluille. Hankkeessa mm. otettiin käyttöön sähköisen asioinnin alusta, joka on perusinvestointi ja edellytys sähköisten palvelujen tehokkaalle, yhtenäiselle ja kustannustehokkaalle rakentamiselle. Uusien palveluiden tuottavuushyötyjä ja niiden toteutumista seurataan palvelutoiminnan kehittämisprojekteissa. Sähköisen asioinnin hanke vastaa siitä, että sähköisen palvelun vaatimat yleisja sovelluskäyttöiset palvelut ja komponentit ovat sähköisen asioinnin alustalla käytettävissä ja sekä siitä, että toteutettavat palvelut ovat alustan kanssa yhteensopivia. Vuosittain kehitettävistä uusista sähköisistä palveluista päätetään Espoon suunnittelu- ja hyväksymiskäytäntöjen mukaisesti. Myös kehitettävät pääkaupunkiseudun yhteiset sähköiset palvelut ja verkkoviestinnän linjaukset otetaan huomioon alustan kehittämisessä. Sähköisen asioinnin arkkitehtuuria luotaessa otetaan huomioon sekä julkishallinnon arkkitehtuurilinjaukset että Espoon kaupungin kokonaisarkkitehtuurihanke. 4.2 Hankkeelle asetetut tavoitteet Hankkeen tavoitteet olivat: - luoda edellytykset tuottavuusohjelmaan sisätyvien sähköisen asioinnin ja tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntävien palvelujen kehittämiselle sekä varmistaa sähköisen asioinnin yhtenäisyys ja yhteisten palvelukonseptien ja teknisten palveluiden hyödyntäminen erilaisissa sähköisissä kuntalaispalveluissa - toteuttaa moderniin arkkitehtuuriin pohjautuva kaikkien toimialojen tarpeisiin tarkoitettu yhteinen ja kehittyvä sähköinen asiointialusta, jossa integraatio toimii niin omien palveluiden kuin ulkopuolistenkin palveluiden osalta. Uusien verkkopalveluiden tulee olla helppoja, nopeita ja edullisia toteuttaa ja niillä mahdollistetaan turvallinen ja vuorovaikutteinen kanssakäynti Espoon kaupungin ja kuntalaisen välillä 9
- suunnitella ja ottaa vaiheittain käyttöön uusi tapa tehdä työtä sähköisessä ympäristössä, jossa henkilön työtehtävien mukaiset tiedot, palvelut ja verkostot ovat helppokäyttöisiä ja saatavilla - nostaa työn tuottavuutta erityisesti asiantuntija- ja esimiestyössä uuden työtavan ja sitä tukevan teknisen ympäristön avulla - parantaa palveluiden yhteiskäyttöisyyttä ja eri toimialojen huomioon ottoa keskittämällä verkkopalveluiden kehittäminen, ylläpito ja seuranta. Samalla varmistetaan hallinnointiin ja koordinointiin tarvittavien henkilöiden osaaminen ja saatavuus - tuottaa Espoon kaupungille räätälöity, KuntaIT:n kokonaisarkkitehtuuri-mallin mukainen kehittämissuunnitelma ja jalkauttaa siihen liittyvät toimintamallit Hankesuunnitelman mukaan hankkeen tuotokset ovat: - sähköisen asioinnin arkkitehtuuri (infrastruktuuri ja hallinnointimalli) - yhteinen, kehittyvä, turvallinen ja koordinoitu sähköisen asioinnin- ja julkaisutoiminnan ympäristö kuntalaisen ja Espoon kaupungin työntekijän käyttöön - tukitoiminnot sähköisten palvelujen- ja julkaisutoiminnan ylläpidolle ja kehittämiselle - sähköisen asioinnin kehittämistä ohjaavat linjaukset ja kehittämissuunnitelma - ensimmäinen asiointipalvelu 4.3 Hankkeen organisointi Hanketoimiston tehtävänä on suunnitella hankekokonaisuus ja hankkeeseen kuuluvat projektit, varmistaa hankkeiden ja projektien eteneminen, ohjata kokonaisuutta, huolehtia projektikäytänteiden noudattamisesta, valmistella asiat johtoryhmään sekä huolehtia viestinnästä organisaatiolle. Lisäksi hankejohtajan vastuulla on sähköisen asioinnin arkkitehtuurin laatiminen. Hankejohtaja osallistuu projektien ohjausryhmien kokouksiin. Hanketoimistoon kuuluvat seuraavat henkilöt: Marke Kaukonen, hankejohtaja Virpi Pakkala, verkkosivustojen uudistaminen, projektipäällikkö Santeri Paakko, työskentelytavat, projektipäällikkö Sampsa Räsänen, ryhmätyöohjelmiston käyttöönotto, projektityöntekijä Ritva Suominen, sähköisen asioinnin alusta, projektipäällikkö Anne Lindström, nykyisten palvelujen siirto, projektipäällikkö Ahti Parviainen nuorisotoimen avustushakemus, projektipäällikkö Sini Sormunen palautejärjestelmä, projektipäällikkö (1.10.2011 asti) Jani Jussila, palveluseteli, projektipäällikkö Arja Kaikkonen, Extranet ja asiakastuki, projektipäällikkö Marko Kukkonen, toimijarekisteri, projektipäällikkö Hankkeen johtoryhmänä toimii tietohallinnon johtoryhmä. 4.4 Hankkeen projektit ja niiden tulokset Projekteilla oli pääsääntöisesti oma projektisuunnitelma, projekti- ja ohjausryhmä. Syksyllä 2012 hanke jaettiin kahteen osioon. Toisessa osiossa kehitetään kuntalaispalveluita ja toisessa espoolaisia työskentelytapoja. 10
Tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin kehittäminen projekti Tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin kehittäminen -projekti vastaa sähköisen asiointialustan käyttöönotosta ja kehittämisestä, sähköisen asioinnin vaatimista integraatioista ja infrastruktuurin muutoksesta. Sähköisen asiointialustan käyttöönottoprojektissa otettiin käyttöön sähköisen asioinnin alustan ensimmäinen versio referenssitoteutuksen (nuorisopalveluiden avustushakemus) avulla. Sähköisen asioinnin alustan ensimmäinen versio on toteutettu. Toteutus sisältää yleiskäyttöisiä palveluita, jotka ovat alustan perustoiminnallisuutta. Alustan palveluihin tukeutuva Nuorisotoimen avustushakemus asiointipalvelun kohdeavustusten hakeminen on toteutettu. Tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin osalta alustan, asiointipalvelun ja julkaisujärjestelmän tarvitsema palvelinympäristö on rakennettu. Tekninen ympäristö kattaa tarvittavan pääsynhallinta- ja verkkotopologiaratkaisun. Suunniteltuihin tavoitteisiin päästiin sekä alustan että infrastruktuurin osalta. Sähköiset työskentelytavat projekti Sähköiset työskentelytavat - projektin tehtävänä on selvittää keinoja ja menetelmiä, joilla tehostetaan sisäistä työskentelyä. Projekti jakautuu seuraaviin alaprojekteihin: Ryhmätyötilojen konseptointi (SharePoint) käyttöönotto SharePoint 2010 kehitysprojekti Yhtenäisen viestintäratkaisun (Lync) pilotti ja käyttöönottoprojekti Dokumentinhallinnan yleisjäsennys Vuoden 2011 aika luotiin toimintamalleja ja pelisääntöjä miten uusien työkalujen avulla yksiköt, ryhmät ja verkostot voivat tehostaa yhteistä dokumenttienhallintaa ja viestintää. Uusien työkalujen tuomia mahdollisuuksia otetaan kuitenkin käyttöön eri yksiköissä hyvin eri tahtiin. Uusien mahdollisuuksien myötä on huomattu, että uusien työkalujen käyttöönotto on tiiviisti sidoksissa myös toimintatapojen, pelisääntöjen ja työprosessien muutokseen. Ilman näiden kaikkien asioiden miettimistä, sopimista ja muuttamista ei saada kaikkea tehoa irti uusista työkaluista Suurin hyöty saadaan kun yksikkö uusien työkalujen käyttöönoton yhteydessä kehittää omia prosessejaan ja työskentelytapoja. Työskentelyn tehokkuutta lisätään mm. siirtämällä yhteiset dokumentit ja tiimien sisäinen viestintä SharePointin ryhmätyötiloihin. Essin uudistuessa kaupungin sisäiset ohjeet sekä osa muusta tietosisällöstä tullaan jakamaan ryhmätyötiloissa. Henkilöstön keskinäistä viestintää ja yhteistyötä kehitetään ja edistetään jatkamalla pikaviestit ja verkkokokoukset mahdollistavan Lync-ohjelman käyttöönottoa. Ohjelman käyttö vaatii Outlookin sähköisen kalenterin käyttöä. Kalenteria käytetään organisaatiossa rajoitetusti, joten pikaviestiohjelman käyttöönoton yhteydessä myös Outlookin sähköisen kalenterin käyttöönottoa edistetään. Kokousresurssien varaus uudistetaan siten, että samalla järjestelmällä varataan sekä kokoustilat ja henkilöt. Varausten yhteydessä voidaan tehdä myös tarjoilutilaukset. Uudet SharePoint2010:lla toteutetut konseptin mukaiset työtilat otettiin käyttöön 1.6., jolloin tiedostojen siirto aloitettiin. SharePoint2010 peruskoulutuksissa on käynyt vuoden 2012 aikana noin 380 henkilöä, työtilan omistajakoulutuksissa on käynyt noin 120 ja työtilojen omistajille suunnatuissa muuntokoulutuksissa noin 200 henkeä. Lync-ohjelman tilausprosessi on automatisoitu ja laajamittainen levitys käynnistynyt. Espoossa on tällä hetkellä noin 1800 Lync-käyttäjää.. Molempien ohjelmien käyttöönottoa tukemaan on tehty kirjallisia ohjeita ja videoita. Uuden sisäisten kokousresurssien varausohjelman määrittelytyö on tehty ja käyttöönotto alkanut. 11
Extranet -projekti Extranet-projektin tavoitteena on tuottaa konseptisuunnitelman mukaiset extranet-palvelut yhteistyökumppaneiden ja Espoon kaupungin työntekijöiden käyttöön. Käyttöliittymä tarjoaa yhteistyökumppaneille samat sähköiset työskentelyvälineet kuin kaupungin työtekijöilläkin on käytössään. Espoon kaupungin yhteistyöprojekteissa on käytettävissä sähköinen työskentelyalusta, alkuvaiheessa ryhmätyötilat, joihin voidaan antaa käyttöoikeuksia ulkopuolisille yhteistyökumppaneille. Ratkaisu tehostaa verkostomaista työskentelyä, projektien hallintaa ja tukee sähköisten työskentelytapojen leviämistä. Myös dokumenttien hallinta helpottuu ja yhtenäistyy. Toiminto pilotoidaan ja käyttöönotetaan kevään 2013 aikana. Verkkosivustojen uudistaminen projekti Projekti vastasi internet- ja intranet-sivustojen uudistamisesta ja vanhojen sivustojen sisällön siirrosta uuteen julkaisujärjestelmään. Verkkosivustojen uudistaminen -projektin tuloksena espoo.fi- ja Essisivustojen sisällöt ja ilmeet uudistettiin, laadittiin sivustoille tyylioppaat ja kehitettiin sisällöntuotantomallia. Lisäksi otettiin käyttöön uusi julkaisujärjestelmä ja koulutettiin sisällöntuottajat. Espoo.fi:n ensimmäisen vaihe julkaistiin 13.2.2012 ja Essin ensimmäinen vaihe tullaan julkaisemaan huhtikuun lopussa. Uudistusprojektin yhteydessä toteutetaan niin sanotut itsenäiset sivustot Länsi- Uudenmaan pelastuslaitokselle, Sellosalille, Espoon kaupunginmuseolle ja näyttelykeskus WeeGeelle. Lisäksi kilpailutettiin ja käyttöönotettiin uusi Snoobi-kävijäseurantaohjelma. Uusi Essi otettiin käyttöön 23.4.012 ilman herätteitä ja integraatiota ryhmätyötiloihin. Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen sivut julkaistiin 13.2., Sellosalin 30.3., kaupungin museon 18.5. ja Weegeen 11.6. Kevään aikana siirryttiin ns. jatkuvan palvelun malliin. Jatkuvan palvelun seurantaryhmässä on sekä Espoon että toimittajan edustajat. Espoosta ryhmään on nimetty edustajat joka toimialalle, erillissivustoille ja tietotekniikkapalveluille. Sähköisten palvelujen siirto projekti Sähköisten palveluiden siirto -projektissa arvioidaan, missä muodossa ja mitkä nykyisistä palveluista siirretään uusituille verkkosivuille. Palveluiden siirron yhteydessä sähköisiä palveluita kehitetään vastaamaan nykyisiä vaatimuksia. Projekti eteni pääsääntöisesti intra- ja internet-sivustojen projektien aikataulujen mukaisesti. Joitakin siirrettäviä palveluita (mm. nuoriso- ja liikuntaseurahaku, kuulutukset) ei saatu toteutettua siihen mennessä, kun sivustot julkaistiin vaan ne julkaistiin kevään 2012 aikana. Palautejärjestelmä-projekti Palautejärjestelmä-projekti vastasi ulkoisen palautejärjestelmän käyttöönotosta, palautteen käsittelyyn liittyvistä prosessien kehittämisestä ja toimintamallien muutoksesta. Palautejärjestelmä on otettu käyttöön samanaikaisesti kun verkkosivusto uudistettiin. Kertakirjautuminen ja herätesammiotoiminnallisuus otettiin käyttöön syksyllä 2012. 12
Nuorisopalveluiden avustushakemus projekti Projekti vastaa avustushakemus-prosessin sähköistämisestä ja siihen liittyvistä prosessien ja toimintamallien muutoksesta. Nuorisopalveluissa käyttöönotetun avustushakemuksen laajentamisesta muihin toimijoihin (esim. kaupunkikulttuuri, kulttuuripalvelut, liikunta, vapaa sivistystyö) päätetään nuorisopalveluiden yleisavustushakemuksen käytöstä saatujen kokemusten perusteella. Toimijarekisteri projekti Projektissa tehdään sähköisen asioinnin tarvitseman toimijarekisterin vaatimusmäärittely, jonka perusteella toimijarekisteri voidaan kilpailuttaa. Tavoitteena on, että rekisteri voidaan laajentaa asiakkaan perustietojen master-dataksi. Toimijatietoja käytetään sähköisessä asioinnissa vahvasti tunnistetun toimijan asiointipalvelujen lomakkeiden esitäyttötietoina (tavoitettavuus- ja yhteystiedot). Toimijatiedot liitetään OmaEspookäyttäjään ja tietojen rajattu (puhelinnumero ja sähköpostiosoite) ylläpitäminen itsepalveluperiaatteella sallitaan. Toimijarekisteri tulee toimimaan Espoon tietojärjestelmä-ympäristössä ja se sekä hyödyttää että hyödyntää Espoolle rakennettavaa sähköisen asioinnin alustaa ja sen tarjoamia palveluita. Toimijatietoja käyttäviä sähköisiä asiointipalveluja ovat esim. avustus- ja lupahakemukset, resurssien (aika, kurssi ym.) varaaminen. Toimijarekisterin sisältö ja toiminnallisuus on hyödynnettävissä myöhempiä tarpeita varten esim. asiakkuuden hallintaan ja keskitettyyn asiakaspalveluun. Toimijarekisterin toteutus ja tuotantoon vienti tapahtuu vuoden 2013 aikana. Sähköisen asioinnin asiakastuki projekti Sähköisen asioinnin asiakastuki -projektissa määritellään, miten sähköisten palvelujen keskitetty asiakastuki toteutetaan. Käyttäjätuki tarjoaa sähköisten asiointipalveluiden asiakkaille neuvontakanavan nk. yhden luukun periaatteen kautta. Mikäli keskitetty tukipiste ei pysty ratkaisemaan asiaa, tukipiste välittää asian asiantuntijoille ja vastaa siitä, että tukipyyntö tulee ratkaistua. Palvelun kautta annetaan tukea ja neuvontaa kaikille Espoon kaupungin tarjoamille sähköisille asiointipalveluille riippumatta siitä, kenen tarjoama ja tuottama palvelu on. Sähköisen asioinnin asiakastuki on osa kuntalaisten asiakaspalvelua ja toteutetaan samoin kuin muu keskitetty asiakaspalvelu. Kehittäminen liittyy asiakaspalvelun laajempaan kehittämisprojektiin. Sähköisen asioinnin käyttöliittymäohjeistus projekti Sähköisen asioinnin käyttöliittymäohjeistus -projektin tehtävänä on laatia Espoon kaupungin sähköisten asiointipalvelujen käyttöliittymäohje, jota käytetään uusia asiointipalveluita toteutettaessa. Tavoitteena on, että asiakkaalle tarjotaan mahdollisimman samanlainen käyttökokemus, vaikka palvelut ovat eri toimittajien toteuttamia. Ohje sähköisten asiointipalveluiden käyttöliittymien toteutukselle tehtiin loppuvuodesta 2012 Palveluseteli projekti Asiakkaan itsemääräämisoikeuden ja valinnanvapauden toteutuminen ovat yhä voimakkaammin esillä kuntien järjestämisvastuulla olevista palveluista puhuttaessa. Palvelusetelilaki vastasi osaltaan tähän tarpeeseen. Kunnan rooli tulee yhä enemmän muuttumaan palvelun tuottajasta niiden järjestäjäksi. 13
Manuaalisella palvelujärjestelmällä ei pystytä vastaamaan uuden toimintaympäristön ja järjestämisvastuun vaatimuksiin. Palvelusetelin hyödyt lisää asiakkaan ja potilaan valinnan mahdollisuuksia parantaa palvelujen saatavuutta edistää kuntien sosiaali- ja terveystoimen sekä elinkeinotoimen ja yksityisten palvelujen tuottajien yhteistyötä sähköisen asioinnin mahdollisuus koskien palvelujen varaamista, omien tietojen ajantasaista seurantaa sekä palautteen ja reklamaation tekemistä tarjoaa uuden työkalun palveluohjauksen tueksi sisältäen ajantasaisen tiedon sekä palvelusetelien että ostopalvelujen tuottajien saatavuudesta ja kapasiteetista järjestelmä mahdollistaa yhtäläiset mahdollisuudet tuottajaksi hakeutumiseen sekä pienille että suurille palveluntuottajille Palveluseteli-projektissa oli tavoitteena tehdää tekninen palveluntuottajarekisterin määrittely suun terveydenhuoltoon, vanhusten asumispalveluun ja vammaispalvelun henkilökohtaiseen apuun sekä vammaispalvelun henkilökohtaisen avun palveluseteliprosessien sähköistämiseen. Lähtökohtana olivat Sitran kanssa tehtyjen määrittelyjen tulokset. Lisäksi käynnistettiin suurten kuntien kanssa palvelusetelien ja ostopalvelujen tietojärjestelmäratkaisuja koskeva yhteishanke. Hankkeen tavoitteena oli: löytää uusia palveluseteliprosesseja helpottavia ja nopeuttavia toimintamalleja tehdä niitä tukevien tietojärjestelmäratkaisujen vaatimusmäärittelyt luoda uutta arkkitehtuurimallia, jolla useiden kaupunkien ja mahdollisesti valtionhallinnon toimijoiden ja järjestelmien kokonaisuus voi toimia selvittää miten palvelusetelin sähköistetyn kokonaisprosessin toimintamallit ja hyödyt siirretään ostopalvelujen hallintaan Tarvittavan tietojärjestelmätuen puute on suurin yksittäinen palvelusetelien käytön laajentumisen esteenä ollut tekijä. Ilman toimivaa järjestelmää lisääntyvät volyymit aiheuttavat lisääntyvän työvoiman tarpeen. Nykyisellään, manuaalisesti toteutettuna, toimintamalli on kuitenkin liian raskas kaikille osapuolille. Vähentääkseen palvelusetelien ja ostopalvelujen kautta järjestettyjen palvelujen hallinnoinnin taakkaa, seitsemän kaupunkia Espoo, Helsinki, Kouvola, Oulu, Tampere, Turku ja Vantaa ovat toteuttaneet palvelusetelien käyttöä ja ostopalvelujen hankintaa tukevan tietojärjestelmäratkaisun vaatimusmäärittelyn. Vaatimusmäärittelyn keskeisenä tavoitteena oli sen mukaisen tietojärjestelmäratkaisun toteuttamiskelpoisuus. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi määrittelyvaiheessa käytiin teknistä vuoropuhelua PSOP-järjestelmän toteuttamisesta kiinnostuneiden järjestelmätoimittajien kanssa. Tämän suunnitelman mukaisessa projektissa ja SADe-sote-rahoitushakemuksen kuntaosapuolina ovat Espoo, Kouvola, Oulu, Tampere, Turku ja Vantaa. Isäntäkaupunki Turku järjestää hanketoimistossa tarvittavat resurssit. Tässä projektissa ovat osapuolina myös KL-Kuntahankinnat sekä Kuntien Tiera Oy sekä alustavasti Valtiovarainministeriön JulkICT-toiminto. Kaupunkien ja Tieran roolit tullaan määrittelemään tarkemmin PSOP-järjestelmän hankinnan valmistelun yhteydessä. Tavoitetilan määrittely saatiin hankekaupunkien kanssa valmiiksi viime keväällä 2012, jonka jälkeen etenemistä toteutusvaiheeseen ovat hidastaneet sopimusneuvottelut. Hanketoimisto on siirretty loppusyksyllä Turkuun, jota ennen vetovastuussa oli Espoo. Toteutusvaiheen Kick Off pidettiin tammikuussa 2013i. Projektin jatkolla on haastava aikataulu, koska tarjouspyyntödokumentit toteuttajan 14
kilpailuttamiseksi on tavoitteena saada valmiiksi huhtikuuhun mennessä ja toimittaja valituksi kesäkuuhun mennessä. 4.5 Hankkeen tulokset tiivistelmä Sähköisen asioinnin hankkeen ensimmäisessä vaiheessa (1.6.2010 29.2.2012) otettiin käyttöön sähköinen asiointialusta vaihe 1. III/11 dokumentoitiin sähköisen asioinnin alusta ja kuvattiin toimintamalli, miten uudet asiointipalvelut hyödyntävät asiointipalveluita II/12 käynnistettiin sähköisen asiointialustan vaiheen 2 toteutus III/11 uudistettiin Espoo.fi-sivut ja kehitettiin sivuston ylläpidon ja kehittämisen toimintamalli I/12 tehtiin tietoturvatarkistus Espoo.fi-sivustoille I/12 tehtiin Näkovammaliiton esittämät parannukset Espoo.fi-sivustoon III/12 otettiin käyttöön karttapohjainen palautejärjestelmä ja kehitettiin toimintamallia I/12 siirrettiin vanhoilla Espoo.fi sivuilla olleet asiointipalvelut uusituille verkkosivuille I/12 otettiin käyttöön nuorisotoimen sähköinen avustushakemus I/12 määriteltiin palveluseteliä varten palveluntuottajarekisteri suun terveydenhuoltoon, vanhusten hoiva-asumiseen sekä vammaisten henkilökohtaiseen apuun palveluntuottajarekisteri ja sähköinen palveluseteli, II/11 valmisteltiin suurten kaupunkien yhteishankkeena palvelusetelien kokonaisprosessin sähköistämisen konsepti ja sen toteuttamisen edellyttämät vaatimusmäärittelyt ja hankinta-asiakirjat I/2012 toteuteltiin Espoo.fi-sivuston ja uusituin Essin vaatimat muutokset Espoon kaupungin tieto- ja viestintätekniseen ympäristöön I/12 pilotoitiin ja otettiin käyttöön sisäistä työskentelyä tehostavia työkaluja (SharePoint, Lync) I/12 tehtiin Extranetin määrittely III/11 tehtiin toimijarekisterin vaatimusmäärittely III/11 Sähköisen asioinnin hankkeen toisessa vaiheessa (1.3.2012-) julkaistiin uusitut Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen, Sellosalon, kaupunginmuseon ja Weegee-näyttelykeskuksen sivut II/12 otettiin käyttöön uusittu intranet Essi II/12 otettiin käyttöön SharePointin uusi versio ja useita ryhmätyötä ja tiedon jakamista tehostavia työvälineitä (mm. haku) III/12 järjesteltiin SharePointin muuntokoulutuksia ja tietoiskua IV/12 toteutettiin extranet pilottikäyttöä varten IV/12 tehtiin tietoturvatarkistukset sähköisen asioinnin alustaan, avustushakemussovellukseen ja ekstranettiin IV/12 tehtiin ohjeet sähköisten asiointipalveluiden käyttöliittymien toteutukselle III/12 käynnistettiin sähköisen asioinnin kehittäjien verkoston toiminta III/12 Vuodelle 2012 koottiin sähköisen asioinnin kehittämissuunnitelma, jossa on kaikki vuonna 2012 käyttöönotettavat ja valmistelussa olevat sähköiset palvelut, ei vain sähköisen asioinnin hankkeessa toteutettavat palvelut. Kehittämissuunnitelman hyväksyi hankkeen johtoryhmä 13.4.2012. Sähköisen asioinnin arkkitehtuurityössä kuvattiin sähköisen asioinnin linjaukset ja periaatteet, mutta muu viitearkkitehtuuri vaati vielä viimeistelyä. 15
4.6 Jatkotoimenpiteet Alustava tavoitteet: Tarjotaan kuntalaisella, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille helppoja, käyttäjäystävällisiä neuvonta- ja asiointipalveluita oikeassa palvelukanavassa Kehitetään uudenlaisia palvelumalleja Kehitetään jokapäiväistä arkea helpottavia asiointipalveluita Kehittämisen painopisteenä on palvelut, joissa käyttäjinä on isot asiakasryhmät tai isot volyymit Palveluiden kehittämisessä hyödynnetään kansallisia ratkaisuja 5 Kaupunkiyhteiset prosessit Konserniyhteisissä prosesseissa on tavoitteena yhtenäinen toimintamalli. Konserniyhteisten prosessien projekteissa tulee vahvistaa ja selkiyttää ohjausta, kuvata ja ottaa käyttöön yhtenäiset prosessit ja palvelut koko organisaatiossa sekä hakea edelleen keskittämisestä tuottavuushyötyjä. 5.1 Tietohallinnon projekti Projektin työn pohjana oli tietohallinnon johtoryhmän 18.6.2009 hyväksymä tietohallinnon toimintamalli, jota valmisteltiin projektissa 2008-2009. 5.1.1 Projektille asetetut tavoitteet Projektin tehtävänä oli uudistaa tietohallintotoimintoa ja -prosesseja siten, että tietohallinto tukee vahvasti palvelujen kehittämistä tieto- ja viestintätekniikan mahdollisuuksia hyödyntäen. Päivittäisten tieto- ja viestintätekniikka-asioiden hoito on tehokasta ja osaavaa, ICT-palvelut ovat kustannustehokkaita ja sovellukset sekä pääte- ym. laitteet tarkoituksenmukaisia. Kaupungin johtoryhmä on 25.8.2009 täsmentänyt projektin tavoitteita ja antanut tehtäväksi tarkastella toimintamallia tuottavuuden näkökulmasta. Projektin tavoitteena oli uudistaa tietohallintotoimintoa ja prosesseja siten, että päivittäisten tieto- ja viestintätekniikka-asioiden hoito on tehokasta ja osaavaa tietohallinto tukee hyvin palvelutoimintaa ICT-palvelut ja sopimukset ovat kustannustehokkaita sovellukset ja pääte- ym. laitteet ovat tarkoituksenmukaisia Tuottavuustavoitteena on saada projektin toimenpitein ICT-kustannukset vuoden 2012 loppuun mennessä 2,8 milj. euroa nykyistä alhaisemmalle tasolle kuin vuonna 2008, jolloin. vuosikustannukset olivat yhteensä 37 milj. euroa. Tuottavuutta tavoitellaan sekä ostopalveluista (2/3) että omasta henkilötyöstä (1/3). 5.1.2 Projektin organisointi Ohjausryhmänä toimi konserniyhteisten prosessien ohjausryhmä: - Helena Elkala, puheenjohtaja 16
- Minna-Kaarina Forssén, konsernipalvelut - Olli Isotalo, TYT - Pirjo Mutanen, SITO - Aulis Majuri, SOTET - Reijo Tuori, konserniesikunta - Satu Tyry-Salo, konserniesikunta Tietohallinnon ohjausryhmä ohjasi toimintamallityötä. Taloudellisen tietoteknisen ympäristön toteuttaminen oli linjan vastuulla ja osa-alueiden vetäjät nimettiin tietotekniikkapalvelut yksiköstä. Hankintapalvelujen ICT-tuote- ja palvelualueryhmän vastuulla oli ohjata ICT-sopimusten hyötyjen toteutumista ja raportoida projektin ydintiimille. HR-yksikkö ja henkilöstöpalvelut ohjeisti ja tuki henkilöstösuunnitelman laadinnassa ja toimeenpanossa. Projektin ydintiimin muodostivat Eira Mononen ja Marke Kaukonen. Toimialojen tietohallintojohtajat osallistuivat työhön tietohallinnon ohjausryhmässä ja vastasivat muutosten toimeenpanosta toimialalla. Toimialojen tietohallintohenkilöt osallistuivat työpajoihin, joissa käsiteltiin mm. projektin tavoitteita, arvioitiin vaihtoehtoisia toimintamalleja, työstettiin keskeisiä prosesseja sekä arvioitiin toimeenpanon edellytyksiä. 17.5.2010 oli uuden toimintamallin startti-tilaisuus. 5.1.3 Projektin tulokset Lähtötilanteessa tietohallinto-nimikkeellä oli 84 henkilöä. Näistä kuuden tehtävät eivät olleet tietohallintotehtäviä ja heidän nimikkeensä muutettiin vastaamaan tehtäviä. Neljä henkilöä siirtyi ERPtukeen ja neljä siirtyi tilausvastaavaksi hankintapalveluihin. Varsinaisia tietohallintotehtäviä oli 70. Kahdeksalle henkilölle räätälöitiin tietohallintotehtävät siihen asti, kun he saavuttavat henkilökohtaisen eläkeiän. Projekti tarkensi tietohallinnon toimintamallia seuraavasti Tietohallinnon kokonaisuus muodostuu seuraavista asiantuntijuusalueista, joilla Espoo-strategiaa ja toimialojen palvelujen tarpeisiin vastataan: 17
Tietohallinnon kokonaisuus Espoo-strategia Strateginen ICT-suunnittelu ja ICT-johtaminen TOIMIALAT Tieto- ja viestintätekniikan asiantuntijuusalueet Toimialat Ratkaisujen kehittäminen Ratkaisujen konsultointi Arkkitehtuurit, integraatio, tiedot Sähköinen asioinnin alustan ja komponenttien kehittäminen Tietoturva Projektinhallinta ja menetelmät Toimittajahallinta ja palvelun kehittäminen ICT-teknologia Tuotteistus ja controller-toiminto Palvelutoimittajat Eira Mononen/KE Marke Kaukonen/TTP ICT- ja tietojärjestelmäpalvelut 20.6.201228.12.2009 10 Konserniesikunnassa on tietohallinnon kokonaisuuden ohjaus. Toimialojen esikunnissa on palvelutoiminnan kehittämistä tukeva ja ohjaava sekä kaupungin kokonaisuuteen yhteen sovittava tietohallinto. Tietoteknisen infrastruktuurin ja yhteisten järjestelmien palvelut sekä osaaminen ovat konsernipalvelujen tietotekniikkapalveluissa. Tietohallinnon toimintamalli organisointi ja rooli Konserniesikunta Tietohallinnon asiantuntijat Strateginen tietohallinnon johtaminen ja ohjaus ja kaupungin johdon tuki: kokonaisarkkitehtuurit ja linjaukset ja tietoja viestintätekniikan hyödyntämisen ohjaus Tieto- ja viestintätekniikka on strateginen mahdollistaja Linjaaminen ja kokonaisohjaus Toimialan esikunta Tietohallintoyksikkö Palvelutoiminnan kehittämisen mahdollistaminen ja johdon tukeminen Tieto- ja viestintätekniikka mahdollistaa hyvät palvelut kuntalaisille Laaja-alainen ja asiantuntijuus ja muutosten tuki Konsernipalvelut / tietotekniikkapalvelut Tieto- ja viestintätekniikan palvelut: neuvonta ja ohjeistus, toimivat tekniset ympäristöt, teknologian kehittämisen tuki, yhteisten tietojärjestelmien ja sähköisen asioinnin ratkaisujen tuki ja kehittäminen Tehokkaat tietohallintoprosessit mahdollistavat kaupungin palvelutoiminnan sujuvuuden Hyvä oman alan osaaminen ja toimivat asiakaslähtöiset prosessit 20.6.2012 1 18
Uuden toimintamallin mukaisesti projektissa suunniteltiin ja kuvattiin Tehtävät ja prosessit, resurssitarve ja organisointi Henkilöstö- ja osaamisrakenne Henkilöstösuunnitelman mukainen eteneminen Tehtävä- ja organisaatiorakenne muodostui seuraavaksi: Tietohallinnon resursointi KONSERNIESIKUNTA 4 ICT-johtaja 1 Erityisasiantuntija 3 TOIMIALAN ESIKUNTA / tietohallintoyksikkö SOTET 10 SITO 11 TYT 6 Tietohallintojohtaja 1 Ratkaisuasiantuntija 4 Järjestelmäasiantuntija 5 Tietohallintojohtaja 1 Ratkaisuasiantuntija 4 Järjestelmäasiantuntija 6 Tietohallintojohtaja 1 Ratkaisuasiantuntija 3 Järjestelmäasiantuntija 2 TIETOTEKNIIKKAPALVELUT 22 Johtaja 1 Ratkaisuasiantuntija 5 Järjestelmäasiantuntija 5 ICT-erityisasiantuntija 4 ICT-asiantuntija 7 Kehittämistarpeet Palvelut Teknologiaosaaminen ja tuki Yhteensä 53 tietohallintotehtävää 20.6.2012 19 Tietohallinnon tehtävät ja nimikkeet yhtenäistettiin ja palkat harmonisoitiin. Tehtävien osaamis- ja kelpoisuusvaatimukset kuvattiin. Henkilöstölle suunniteltiin täydennyskoulutus, joka toteutettiin v. 2011 2012. Taloudellisen tietoteknisen ympäristön tehostamiseksi Käytiin läpi palvelusopimuksia ja haettiin kustannushyötyjä puhe- ja dataliikenteen kustannuksia pystyttiin alentamaan uusilla palveluratkaisuilla ja optiovuosi-neuvottelujen tuloksena joistakin sopimuksista saatiin pienehköjä kustannushyötyjä Rakennettiin kuituverkkoa, jolla haettiin kustannushyötyjä tietoliikennekustannuksiin. Erityisesti kuituverkko tuo merkittäviä laatuhyötyjä tarjoamalla palvelujen vaatiman kapasiteetin ja toimintavarmuuden Työasema- ja päätelaiteympäristöä kehitettiin lisättiin tulostamista verkkotulostimille ja vähennettiin oheistulostimien määrää päätelaitteisiin haettiin virtualisointiratkaisuja, joilla laitteiden vaativuutta, käyttöikää ja hallintaa voitaisiin tehostaa. 19