SIUNTION KUNTA SJUNDEÅ KOMMUN Siuntion kunnan leanesimerkkejä Lean-tilaisuus Siuntio 29.10.2015 Siuntion lean-mentelmä Lähdetty pilottiprosessilla (myyntilaskutusprosessi) liikkeelle tammikuussa 2015 Valittiin koska suuri volyymi ja koskee jokaista osastoa Laadittu lean-työkirja osastojen käyttöön Tehty menetelmää arvovirtakartoitus-työkalulla 2/10 1
Päivähoitolaskutus Päivähoitolaskutus, lähtötila 6 % 15 % työvaiheita 29-1 työpäivä - Aputoimintoja 2 työpäivää - 7 työpäivää 79 % 10 työpäivää 3 Päivähoitolaskutus Päivähoitolaskutus, tahtotila 68,7 % 30,9 % 0,4 % työvaiheita 27-1 työpäivä - Aputoimintoja 5 minuuttia - 2 työpäivää 3 työpäivää 4 2
Kotihoidon laskutus Kotihoidon laskutus, lähtötila 1 % 1 % 98 % työvaiheita 15-40 minuuttia - Aputoimintoja 52 minuuttia - noin 10 työpäivää 10 työpäivää 5 Kotihoidon laskutus Kotihoito, tahtotila 1 % 97 % 2 % työvaiheita 15-40 minuuttia - Aputoimintoja 52 minuuttia - noin 8 työpäivää 8 työpäivää 6 3
Mistä muutos johtuu? Pyydetään ja saadaan tietoa standardin mukaisesti Päivä sovittu samoin kuin tiedostomuodot Odotus- ja tarkastusajat pienentyneet tai poistuneet kokonaan Aikasäästö tullut pienentyneestä aputoiminnosta sekä hukka-ajasta 7 Kunnanhallituksen esityslistaprosessi Esityslistaprosessi, lähtötila 20 % 10 % 70 % Hukkaa työvaiheita 67-15 työpäivää - Aputoimintoja 2 työpäivää - 4 työpäivää 21 työpäivää 8 4
Kunnanhallituksen esityslistaprosessi Esityslistaprosessi, tahtotila 14 % 3 % 83 % työvaiheita 29-11 työpäivää - 2 työpäivää - 0,5 työpäivää 13,5 työpäivää 9 Mistä muutos johtuu? Otetaan käyttöön sähköinen lähetys Postitusviive poistuu Tulostaminen poistuu Sovittu päivät jolloin esityslista käydään läpi Muutosten minimointi Käännökselle oma aika 10 5
Lomakepäätösprosessi Lomakepäätösprosessi, lähtötila 35,95% 0,39% 63,66% - 0,4 työpäivää - 74 työpäivää - 42 Yhteensä prosessin läpimenoaika on 116 päivää 11 Lomakepäätösprosessi Lomakepäätösprosessi, tahtotila 0,33% 1,33% - 0,04 päivää - 3,3 päivää - 0,01 päivää Yhteensä prosessin läpimenoaika on 3,4 päivää 98,34% 12 6
Mistä muutos johtuu? Odottaminen vähentyy Ei odoteta että joku jossain tekee jotain Tiedot ajan tasalla järjestelmässä koko ajan Tulostaminen, allekirjoitukset, skannaus jne. vaiheet poistuvat ja siirtyvät sähköiseen järjestelmään 13 Kustannuslaskenta arvovirtojen perusteella Nykytilan mukainen yksi lomakepäätös maksaa työaikana 9,27 euroa Tahtotilan mukainen yksi lomakepäätös maksaa työaikana 2,41 euroa Lomakepäätöksiä yhteensä 2 185 kappaletta vuodessa Vuositasolla laskennallinen ero käytettynä työaikana kahden eri mallin välillä on noin 15 000 euroa 14 7
Yhteenveto läpimenoajoista Prosessi Lähtötila Tahtotila Päivähoitolaskutus 10 työpäivää 3 työpäivää Kotihoidon laskutus 10 työpäivää 8 työpäivää Esityslista 21 työpäivää 13,5 työpäivää Lomakepäätökset 116 työpäivää 3,4 työpäivää Yhteensä 157 työpäivää 27,9 työpäivää HUOM.! Tämä ei tarkoita, että henkilöillä olisi vapautunut noin 130 työpäivää muuhun tekemiseen, vaan että asiat virtaavat noin 130 päivää tehokkaammin kunnassa 15 Sairauspoissaolojen vähentäminen Kustannuslaskennan tarkoituksena herätellä esimiehiä puuttumaan aktiivisesti sairauspoissaoloihin ja ehkäisemään pitkiä sairauspoissaoloja Tehty laskentaa perustuen sairausajan työaikaan Ei ole saatu huomioitua pitkiä poissaoloja, joten malli laskennallinen ja keskustelua avaava 16 8
Vertailu muihin kuntiin Kunta Asukasmäärä Työntekijöitä Henkilöstön keski-ikä Sairauspoissaoloja Pyhtää 5 332 217 46 16,7 Asikkala 8 346 308 45,58 14,8 Kokemäki 7 669 429 45,67 13,7 Siuntio 6 205 394 42 13,5 Harjavalta 7 365 359 48,2 13,0 Ii 9 646 484-10,6 Eurajoki 5 946 400 44,1 10,8 Joutsa 4 746 279 48,83 10,7 Kiuruvesi 8 729 362 47,7 9,9 Koko kunta-ala 46 16,7 17 Sairauspoissaolokulut Kustannuslaji Kustannus (euroa) Sairausajan palkat - 709 508 Työterveyshuollon kulut - 206 000 Liikuntasetelit - 16 000 Sairausvakuutuskorvaukset + 126 000 Tapaturmakorvaukset + 2 960 Yhteensä - 802 458 Euroa/henkilö - 2 037 18 9
Sairauspoissaolot ja niiden laskennalliset kustannukset vuonna 2014 Osasto Sairauspoissaolopäivät Per henkilö Kustannukset Hallinto-osasto 59 4,5 10 478 euroa Tekninen osasto 1 081 20,4 122 365 euroa Sivistysosasto 2 800 12,2 375 323 euroa Perusturvaosasto 1 392 14,2 201 343 euroa Yhteensä 5 332 13,5 709 508 euroa 19 Osasto Vaikutukset 10 prosentin sairauspoissaolojen vähennyksellä Sairauspoissaoloja vähennyksen jälkeen Päivää vähemmän per henkilö Lakennallinen kustannussäästö Hallinto-osasto 53 0,45 1 048 euroa Tekninen osasto 973 2,04 12 236 euroa Sivistysosasto 2 520 1,22 37 532 euroa Perusturvaosasto 1 253 1,42 20 134 euroa Yhteensä 4 799 1,35 70 951 euroa 20 10
Seuraava vaihe Kunteko 2020-verkostoon (lean-verkosto) Länsi-Uusimaa muodostaisi verkoston rungon ja muualta Suomesta voisi liittyä mukaan Koulutusta ja tukea verkoston kautta Lisää prosesseja tarkastelun piiriin Rakennuslupa Ruokatilaus Varhaiskasvatus IT 21 11