Esimerkki sitoviin tavoitteisiin kohdistuvasta riskienarvioinnista ja niitä koskevista toimenpiteistä Riskit /tavoitteet: - mitkä ovat tavoitteet, joiden ainakin pitää toteutua? (näkökulma kunnan asukkaiden ja palvelun tuottamisen kannalta) - mitkä ovat riskit, jos tavoitteet eivät toteudu? Tavoitteet: strategiset korkean tason tavoitteet palvelevat kunnan kykyä selviytyä myös tulevaisuudessa vahvistavat kunnan toimintaedellytyksiä = talousarviokirjassa koko kunnan sitovat tavoitteet toiminnalliset kunnan avaintoimintoihin liittyvät tavoitteet turvataan kunnan avaintoimintojen jatkuvuus organisaation voimavarojen tehokas ja taloudellinen käyttö = kunnan vastuulla olevien yhteiskunnan elintärkeisiin toimintoihin ts. avaintoimintoihin liittyvät tavoitteet raportointia koskevat raportoinnin luotettavuutta koskevat tavoitteet kunnan käytössä olevan tiedon saaminen ja tiedon luotettavuus vaatimustenmukaisuutta koskevat sovellettavien lakien ja määräysten noudattamista koskevat tavoitteet kaikessa toiminnassa noudatettava tavoite
Käytännön esimerkit, mitä riskien arvioinnissa tehdään: 1 Sitovat tavoitteet Tavoite 4 Tavoitetaso v. 2015 Kartoitetaan toimialojen sopimukset Tärkeimmät sopimukset on listattu ja seurannan vastuuhenkilöt on määritelty Vastuu: Kunnanhallitus / Lautakunnat Talousarvion laadinnan yhteydessä valmistellaan sitova tavoite. Johtoryhmä valmistelee sitovan tavoitteen. Nimetään tavoitteen vastuuhenkilö Sovitaan tehtävät vastuuhenkilölle Johtoryhmä nimeää sitovan tavoitteen vastuuhenkilön Sovitaan toteuttamisesta, aikataulusta. Vastuuhenkilö seuraa ja raportoi tavoitteen toteutumisesta osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä huhtikuu, elokuu ja joulukuu 20xx. Johtoryhmä käsittelee osavuosikatsaukset ja lähettää seurantatiedot kunnanhallitukselle hyväksyttäväksi. Kunnanhallitus voi myös olla hyväksymättä toteutumatietoja. Huom. kunnanhallituksen tehtävä on valvoa, että valtuuston hyväksyvät tavoitteet toteutuvat.
Johtoryhmä valmistelee myös riskienhallinnan: Samanaikaisesti kuin sitovat tavoitteet syksyllä talousarvion laadinnan yhteydessä valmistellaan, valmistellaan seuraavat lisäykset riskienhallintaa varten: Arvioidaan tavoitteeseen liittyvät riskit Nimetään riskienhallinnan vastuuhenkilö ja tehdään riskienhallintasuunnitelma Riskienhallintasuunnitelman hyväksyy kunnanhallitus, joka antaa myös ohjeet toimialoille Johtoryhmä arvioi sitovaan tavoitteeseen liittyvät riskit tai antaa tehtävän riskienhallintaryhmälle Riskienarvioinnin jälkeen johtoryhmä nimeää riskienhallinnan vastuuhenkilön, jonka tehtävänä on: - seurata tavoitteen toteutumista - siihen liittyvän riskin kehitystä - laatia suunnitelma riskin hallitsemiseksi - välittää riskiin liittyvää tietoa tavoitteen vastuuhenkilölle (tämä oleellista, tälle luodaan järjestyneet tavat) - seurata riskin toteutumista suhteessa hallintasuunnitelmaan ja raportoida toteutumista osavuosikatsauksen yhteydessä johtoryhmälle ja kerran vuodessa tilinpäätöksen yhteydessä kunnanhallitukselle - sovitaan myös, miten riskienhallinnan vastuuhenkilö tekee yhteistyötä riskienhallintaryhmän kanssa Kunnanhallitus hyväksyy rh suunnitelman ja siihen liittyvät menettelytapa- ja muut ohjeet toimialoille samanaikaisesti käyttötalousohjeistuksen kanssa.
Esimerkki tavoitteen 4 riskien arvioinnista: Riski Hallinta Raportointi Jos sopimushallintaa ei ole, saattaa olla, että kukaan ei seuraa sopimuksen voimassaoloaikaa, sopimus loppuu ja palvelu katkeaa Vastuuhenkilöllä on sopimukseen liittyvät asiat tiedossa ja asiakirjat on tallessa. Jos ei ole vastuuhenkilöä, saattaa olla, että toimitetaan muuta kuin on sovittu Saattaa myös tulla virheelliset laskut Vastuuhenkilö seuraa mitä saadaan ja mitä on tilattu Vastuuhenkilö seuraa että laskutus on tilausten mukainen ja oikea Vastuuhenkilö raportoi toteutumasta: tilanne ok / onko korjattavaa jne. Toinen sitova tavoite 2015 talousarviokirjasta esimerkiksi: Päämäärä: Tasapainoinen väestönkasvu ja -rakenne Kriittinen menestystekijä Eheä ja kokonaistaloudellinen yhdyskuntarakenne Arviointikriteeri Kirkkonummi 2017 muotokuvan (strategian) laatiminen vuosille 2015-2017 Tavoite 1 Tavoitetaso v. 2015 Kirkkonummi 2017 muotokuvan Valtuuston hyväksymä 31.5.2015 valmistuminen sisältäen mennessä palveluverkon määrittämisen Vastuu:
Kunnanhallitus / Valtuustotoimikunta Riski Hallinta ja vastuu Raportointi On kunnalle mainetekijä, jos palveluverkkoa ei syystä tai toisesta saada laadittua tai päätettyä Vastuutaho (esim. johtoryhmän jäsen tai kunnanjohtaja) vastaa, että kuntastrategia valmistellaan ja saadaan päätöskuntoon aikataulussa. Vastuuhenkilö raportoi toteutumasta: tilanne ok / onko korjattavaa jne. Ilman palveluverkkosuunnittelutyötä, toimialojen palvelut voivat olla irrallisia, ei koordinoituja, palvelut irti tarpeista, kunta tuottaa turhia palveluja ja ehkä epätaloudellisesti, ei tietoa toisten toimialojen tuottamista palveluista. Vastuutaho (esim. johtoryhmän jäsen tai kunnanjohtaja) vastaa, että valmistelutyö täyttää laatukriteerin: eheä ja kokonaistaloudellinen yhdyskuntarakenne.
2. Toiminnalliset tavoitteet Kunnan tehtävänä on vastata muutamista tehtävistä niin, että ne yhteiskuntarauhan nimissä toimivat kaikissa olosuhteissa. Toimialat ovat nimenneet kunnan toimialojen avaintoiminnot: - vesi- ja jätevesihuolto - perusterveydenhoito - sosiaaliturva- ja huolto - päivähoito (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin päiväkoteihin) - perusopetus (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin kouluihin) - laitosten ja koulujen ruokahuolto - tiettyjen rakennusten ylläpito ja sähkövarmistus (sairaala, terveyskeskus, hoitokodit, keskuskeittiöt, em. koulurakennukset, em. päiväkodit, kunnantalo (luettelo kohteista on tehty kesällä 2014) - ympäristöterveydenhuolto (sopimus Espoon kanssa) - jätehuolto (sopimus HSY:n kanssa) - kunnan operatiivinen johtaminen ja luottamustoimielinten päätöksenteon turvaaminen - viestintä ja riittävän tilannetiedon saaminen (sisältäen riittävät tietovälineet) - palkanmaksu ajallaan ja taloushallinto ajallaan (laskut ja maksut) Sitovat tavoitteet vaihtelevat vuosittain. Avaintoiminnot sen sijaan ovat pysyviä ja niihin liittyvät tavoitteet voivat olla samoja vuodesta toiseen. Avaintoimintoihin liittyvät tavoitteet, toiminnalliset tavoitteet tulee lisätä talousarvioon ja talousarviokirjaan. Toimialat määrittelevät tavoitteet.
Toimialat valmistelevat talousarvion laadinnan yhteydessä tavoitteen: - Toimialat määrittelevät tavoitteet ja vievät ne talousarvioehdotukseen - Toimialat nimeävät tavoitteen vastuuhenkilön, sopivat tavoitteesta ja seurannasta - Vastuuhenkilö laatii tavoitteen seurantatiedot. Seurantatiedot laaditaan osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä. ja riskienhallinnan: - toimialat (esim. tavoitteen vastuuhenkilö) määrittelevät tavoitteen toteuttamiseen liittyvät riskit - riskienhallintatyöryhmä kerää riskitiedot ja laatii merkittävimpien riskien osalta ehdotuksen riskienhallintasuunnitelmaksi - johtoryhmä käsittelee suunnitelman ja nimeää merkittävimpien riskien vastuuhenkilöt - kunnanhallitus hyväksyy suunnitelman ja antaa ohjeet toimialoille käyttötalousohjeistuksen hyväksymisen yhteydessä - riskien vastuuhenkilöt seuraavat tavoitteen ja riskien toteutumista ja välittävät tietoa keskenään ja johtoryhmälle osavuosikatsausten yhteydessä - riskienhallinnan toteutuma raportoidaan kunnanhallitukselle tilinpäätöksessä