TULEVAISUUDEN KUNTA - VARAUTUMINEN JA PÄIVITTÄISTAVARAHUOLTO MUUTOKSESSA

Transkriptio

1 TULEVAISUUDEN KUNTA - VARAUTUMINEN JA PÄIVITTÄISTAVARAHUOLTO MUUTOKSESSA Varautumisen IV valtakunnalliset opintopäivät Tampere Valmiusasiamies Jaakko Pekki

2 2 KUNTIEN VARAUTUMISEN KEHITYSSUUNTIA

3 Kehityssuunta Väestönsuojelu Jatkuvuudenhallinta Varautuminen Toiminnan valmius- / jatkuvuussuunnittelulla: määritetään organisaation kriittiset tehtävät ja näiden avaintoiminnot, tunnistetaan häiriötilanteet ja uhat sekä kehitetään menettelytavat niiden toteutumisen ehkäisyyn sekä hallintaan. Tällä varmistetaan, että organisaatio kykenee ehkäisemään palveluissaan merkittäviä häiriöitä sekä vastaamaan tehokkaasti ja taloudellisesti häiriötilanteeseen ja jatkamaan mahdollisimman hyvin avaintoimintojen toimintaa kaikissa tilanteissa. Painopiste tässä ja tänään! 3

4 KUJA Kuntien jatkuvuudenhallintaprojekti Kuntaliiton ja Huoltovarmuuskeskuksen yhteistyössä vuosina toteuttama kaksivuotinen projekti. Projektin tavoitteena oli tukea sekä kehittää kuntien ja kuntakonsernien kykyä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen ja palveluiden toimintavarmuus kaikissa tilanteissa. Projekti tuki laajasti uhkien ja häiriöiden hallinnan kehittämistä ja kansalaisten hyvinvoinnin turvaamista kaikissa tilanteissa sekä kytki osaltaan kriittiset toimijat yhteistoimintaan paikallishallintotasolla. 4

5 Varautuminen? Varautuminen on toimintaa, jolla varmistetaan tehtävien mahdollisimman häiriötön hoitaminen ja mahdollisesti tarvittavat tavanomaisesta poikkeavat toimenpiteet häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Keskeinen varautumistoimenpide on jatkuvuudenhallinta, jolla määritellään merkittävimmät palvelut ja toiminnot joiden toiminta tulee turvata, tunnistetaan toiminnan uhat ja arvioidaan niiden vaikutukset organisaatiossa ja sen toimijaverkostossa sekä luodaan toimintatapa vakavien häiriötilanteiden hallinnalle. mukaillen kokonaisturvallisuuden sanasto (TSK 47, 2014) 5

6 Varautumisessa sekä jatkuvuudenhallinnassa tulee selvittää: 1. Missä olemme nyt ja mitä haluamme kehittää? (nykytilan tunnistus ja kehityskohteet) 2. Mitä teemme, jotta varmistamme onnistumisen kaikissa tilanteissa? (jatkuvuudenhallintajärjestelmä / -prosessi) 3. Mitkä toiminnot ovat onnistumisemme takana? (avaintoimintojen tunnistus) 4. Mikä uhkaa onnistumistamme? (avaintoimintojen uhkien tunnistaminen) 5. Millä toimenpiteillä takaamme onnistumisemme? (avaintoimintojen uhkien hallintatoimenpiteet) 6. Miten otamme kriittiset sopimuskumppanimme huomioon? (kriittiset sopimuskumppanit, vaatimukset sekä arviointi) 7. Miten toimimme kriisi- ja häiriötilanteessa? (hälytysjärjestelyt, kriisijohtamisen toimintamalli, tilannekorttien laatiminen) 8. Mitkä ovat avainviestimme kriisi- ja häiriötilanteen eri vaiheissa? (kriisiviestintä) 9. Keiden kanssa toimimme kriisi- ja häiriötilanteessa ja miten? (yhteistoiminta) 10. Miten jalkautamme toimintamme ja varmistamme organisaatiomme kyvyn ja valmiuden? (täytäntöönpano ja seuranta) 6

7 KUJA-projektin keskeiset tuotokset Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti o Konsepti, jossa samaan raamiin kuvattu loogiseen järjestykseen varautumiseen ja jatkuvuudenhallintaan liittyvät keskeisimmät kokonaisuudet ja näiden osakokonaisuudet. JATKE-pikatesti o Testi, jolla voidaan luoda 15 minuutissa karkealla tasolla yhteinen näkemys organisaation varautumisen nykytilasta sekä mahdollisista kehittämistarpeista. KUJA-arviointimalli o Työkalu, jonka avulla organisaatio voi laatia itsearviointina nykytilan arvioinnin varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan osakokonaisuuksien tasosta, määrittää tavoitetilan sekä tunnistaa ja suunnitella keskeisimmät kehittämistoimenpiteet. Alueelliset työkokoukset o Koulutus- ja työkokoukset, joissa maakunnittain tuettiin sekä kehitettiin yhteisesti kuntien ja näiden sidosryhmien varautumista sekä jatkuvuudenhallintaa. (18 X 3 työkokousta). o Työkokousten aikana tunnistettiin valtakunnallisella tasolla kuntien varautumisen keskeiset huomiot / kehittämistarpeet. o Työkokouksiin osallistui 239 kuntaa (n. 80% Manner-Suomen kunnista). o Yhteenlaskettu osallistujamäärä kaikista kolmesta työkokouksesta oli 1536 henkilöä. o Työkokouksiin osallistui yhteensä myös 96 kuntien kannalta merkittävää sidosryhmää. 7

8 Varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan kokonaiskonsepti Ulkoiset asiantuntijapalvelut Koordinointi ja sisäiset asiantuntijapalvelut MODUULI 1 Jatkuvuudenhallinnan johtaminen MODUULI 2 Toimintavarmuuden kehittäminen MODUULI 3 Häiriö- ja kriisisuunnittelu MODUULI 4 Häiriönhallinta ja kriisijohtaminen Nykytilan arviointi ja vertailu verrokkeihin Toimintavarmuuden periaatteet / prosessi Suunnitelmat ja toimintamallit Tilannekuva ja tilannetietoisuus Johdon tahtotilan määrittäminen Sisällyttäminen TTS-prosessiin Johtamisen edellytykset Reagointi ja hälyttäminen Kehittämisen polun rakentaminen Avaintoimintojen tunnistus,priorisointi Viranomais- ja sidosryhmäyhteistyö Kriisijohtamisen käynnistäminen Perusteet, ohjeistus, vastuut Uhkien ja riskien hallinta Varautuminen poikkeusoloihin Operatiivinen toiminta häiriötilanteessa Organisointi, resursointi, osaaminen Sopimuskumppanien huomioon ottaminen Perehdyttäminen ja täytäntöönpano Tiedottaminen ja kriisiviestintä Seuranta ja ohjaus Sopimuskumppanien arviointi Johdon rooli korostuu Koulutus ja harjoittelu Toipuminen ja arviointi Yhteistyö korostuu Täydennyskoulutuspalvelut Tukeminen ja verkostot

9 Suositukset kunnille 1. Kuntien tulee laatia arvio varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan nykytilasta sekä määrittää johdon tahtotila arvion perusteella tehtävästä kehittämissuunnasta ja keskeisimmistä toteutettavista kehittämistoimenpiteistä. 2. Varautumista ja jatkuvuudenhallintaa tulee kehittää ja ohjata johdonmukaisesti yhtenä kokonaisuutena koko kuntakonsernin kattavasti. 3. Varautuminen ja jatkuvuudenhallinta tulee sovittaa luontevaksi osaksi kuntien perustoimintoja, johtamista, päätöksentekoa ja seurantaa lisäämällä varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan näkökulma muiden keskeisten prosessien ohjeistukseen. 4. Kuntien tulee määrittää kriittiset tehtävänsä sekä tunnistaa näihin kuuluvat keskeiset avaintoiminnot sekä näissä toimivat merkittävimmät palveluntuottajat. 5. Kriittisimpiin toimintoihin liittyvien palveluntuottajien kanssa laadittavissa sopimuksissa tulee määritellä varautumisen ja jatkuvuudenhallinnan vaatimukset jo hankinnan suunnitteluvaiheessa. 6. Kuntien ja niiden kriittisimpien yhteistoimintakumppaneiden välisen yhteistoiminnan lisäksi kuntien välistä yhteistoimintaa tulee pyrkiä aktivoimaan alueellisesti. 9

10 Kuntaliiton sopimussuositus Suositus 8: Jatkuvuudenhallinnan kannalta kriittisiin sopimuksiin tulee kirjoittaa sopimusehdot häiriötilanteisiin varautumisesta sekä asetettujen vaatimusten valvonnasta. Apuna voi käyttää KUJA-projektin aineistoa. Myös Huoltovarmuuskeskuksen SOPIVA-mallilausekkeista voi olla apua ehtojen laatimisessa. Kannattaa kuitenkin harkita ehtojen kirjoittamista mallilausekkeita täsmällisemmiksi sekä asettaa sopijakumppaneille selkeät velvoitteet häiriötilanteisiin varautumisesta. uositus_ebook_verkkoon.pdf 10

11 11 PÄIVITTÄISTAVARAHUOLLON VARAUTUMISEN KEHITYSSUUNTIA

12 KUNTIEN LAKISÄÄTEISET TEHTÄVÄT Suurin osa kunnan tehtävistä perustuu erityislainsäädäntöön. Valtiovarainministeriön selvityksen mukaan vuonna 2012 kunnilla oli 535 lakisääteistä tehtävää. Valtiovarainministeriön selvityksen mukaan vuonna 2015 kunnilla oli 610 lakisääteistä tehtävää. Valtaosa kuntien kaikista tehtävistä on lakisääteisiä tehtäviä. Muiden kuin lakisääteisten tehtävien osuus kuntien tehtävistä on noin prosenttia. Kunnan lakisääteiset tehtävät perustuvat yhteensä noin 160 lakiin ja asetukseen 10 eri ministeriön toimialalta. Lähteet ja lisätietoja: Kuntaliitto Kunnan tehtävät VM. 10/2015. Kuntien tehtävät ja velvoitteet 2015 täydennysraportti VM, 11/2015. Kuntien itsehallinnolliset tehtävät ja niiden laajuus 12

13 KAIKKEEN EI SIIS VOIDA VARAUTUA ON PRIORISOITAVA Esimerkkinä Kirkkonummen kunnan tunnistetut kriittiset tehtävät, joiden tulee toimia mahdollisimman häiriöttömästi kaikissa tilanteissa: vesi- ja jätevesihuolto perusterveydenhoito sosiaaliturva- ja huolto päivähoito (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin päiväkoteihin) perusopetus (toiminta tarvittaessa keskitetään joihinkin kouluihin) laitosten ja koulujen ruokahuolto tiettyjen rakennusten ylläpito ja sähkövarmistus (sairaala, terveyskeskus, hoitokodit, keskuskeittiöt, em. koulurakennukset, em. päiväkodit, kunnantalo (luettelo kohteista on tehty kesällä 2014) ympäristöterveydenhuolto (sopimus Espoon kanssa) jätehuolto (sopimus HSY:n kanssa) kunnan operatiivinen johtaminen ja luottamustoimielinten päätöksenteon turvaaminen viestintä ja riittävän tilannetiedon saaminen (sisältäen riittävät tietovälineet) palkanmaksu ajallaan ja taloushallinto ajallaan (laskut ja maksut) 13

14 KESKEISIÄ KÄSITTEITÄ Päivittäistavarahuolto on osa elintarvikehuoltoa turvaavaa järjestelmää ja se kohdistuu ensisijaisesti väestön hyvinvoinnin kannalta tärkeiden päivittäistavaroiden saatavuuteen sekä joukkoruokailun toimintaedellytysten turvaamiseen. (Päivittäistavarahuollon varautumis- ja jatkuvuussuunnitteluohje kunnille, 2013) Joukkoruokailu ja ruokahuolto ovat päivittäistavarahuollon alakäsitteitä. Joukkoruokailu tarkoittaa kuntien, yritysten ym. tahojen järjestämää ja tarjoamaa suurille ihmisjoukoille tarjottavia ateriapalveluita. Esim. työpaikkaruokalat sekä koulujen, päiväkotien, sairaaloiden ja muiden laitosten ruokapalvelut. Ruokahuollolla tarkoitetaan kunnan tarjoamia ruokahuoltopalveluita, jotka käsittävät kunnan järjestämään joukkoruokailuun kuuluvat palvelut, mutta myös lisäksi esim. vanhuksille koteihin toimitettavat ateriapalvelut. 14

15 PÄIVITTÄISTAVARAHUOLLON TOIMINTA AJATUS 2016 Päivittäistavarahuolto on eräs TEM:n vastuulle kuuluva kokonaisuus (osana huoltovarmuustoimintaa). TEM on linjaamassa häiriötilanteiden ja poikkeusolojen päivittäistavarahuollon järjestämistä strategisella tasolla. Päivittäistavarahuollon toiminta ajatus 2016 Päivittäistavarahuoltoon on perinteisesti liitetty odotuksia ja uskomuksia, jotka eivät enää vastaa nyky-yhteiskunnan toimintaympäristöä. Uuden toiminta-ajatuksen mukaan päivittäistavarahuollon toiminta-ajatuksena olisi markkinoiden toimintaedellytysten varmistaminen. Lausuntovaiheessa..

16 ODOTUKSET JA USKOMUKSET VRS. NYKY- YHTEISKUNNAN TOIMINTAYMPÄRISTÖ kansanhuoltoministeriö, ulkomaankauppavirasto/lisenssivirasto, jakeluhallintovirasto yms. paperitiikeri-organisaatiot ja yksityiskohtaiset kassakaappisuunnitelmat kuluttajasäännöstely ja ostoluvat (kortit) valtio ottaa elintarviketeollisuuden johtoonsa ja järjestää päivittäistavaroiden jakelun jonkin puhtaalta pöydältä pystytettävän organisaation kautta varautuminen vuosien pituiseen sulkutilaan ulkomaankaupassa kattavat varmuusvarastot melkein kaikista kulutustavaroista (kumisaappaita, vaatekankaita jne ) viranomaiset/poolit hoitavat kaiken ja ottavat elinkeinoelämän toimijat ohjaukseensa kun pilliin vihelletään niin kaikki hoituu ja siirrymme silmänräpäyksessä toisen maailmansodan ajan kaltaiseen säännöstelytalouteen ja kuponkien leikkaamiseen. 16

17 RUOKAPALVELUT OSANA PÄIVITTÄISTAVARAHUOLTOA-OPAS HVK:lta on tulossa uusi opas RUOKAPALVELUT OSANA PÄIVITTÄISTAVARAHUOLTOA, Varautumisopas kunnille Kirjoittaja Viljo Holopainen Ohjausryhmä Opasluonnos lähetetään lausunnoille viimeistään ja lausunnot pyydetään mennessä. Oppaan käsikirjoitus luovutetaan tilaajalle (HVK) mennessä. Linkittäminen TEM:n strategiapaperiin Päivittäistavarahuollon toiminta ajatus 2016

18 KIITOS! Yhteystiedot Huoltovarmuuskeskus Aleksanterinkatu 48 A FI Helsinki, Finland jaakko.pekki@nesa.fi Puh