HUOLTOKIRJA OSANA KIINTEISTÖN YLLÄPIDON TIEDONHALLINTAA

Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion raportteja 216 Helsinki University of Technology Construction Economics and Management Publications 216 Espoo 2003 TKK-RTA-R216 HUOLTOKIRJA OSANA KIINTEISTÖN YLLÄPIDON TIEDONHALLINTAA Klaus Justander Jukka Puhto TEKNILLINEN KORKEAKOULU TEKNISKA HÖGSKOLAN HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY TECHNISCHE UNIVERSITÄT HELSINKI UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE D HELSINKI

Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion raportteja 216 Helsinki University of Technology Construction Economics and Management Publications 216 Espoo 2003 TKK-RTA-R216 HUOLTOKIRJA OSANA KIINTEISTÖN YLLÄPIDON TIEDONHALLINTAA Klaus Justander Jukka Puhto TEKNILLINEN KORKEAKOULU TEKNISKA HÖGSKOLAN HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY TECHNISCHE UNIVERSITÄT HELSINKI UNIVERSITE DE TECHNOLOGIE D HELSINKI

Jakelu: Teknillinen korkeakoulu Rakentamistalous PL 2100 02015 TKK Puh. (09) 451 3743 Fax (09) 451 3758 E-mail: leena.honkavaara@hut.fi TKK Rakentamistalous ISBN 951-22-6322-X ISBN 951-22-6405-6 (PDF) ISSN 1456-9329 Otamedia Oy 1. painos Espoo 2003

ESIPUHE Tämä raportti kuuluu Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion raportteja -sarjaan. Raportin tarkoituksena on kiinteistön ylläpidon prosessien tiedon hallinnan kehittäminen. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää huoltokirjan rooli ja merkitys kiinteistön ylläpidon tiedonhallinnassa kiinteistönomistajien, kiinteistönhoitoliikkeiden ja käyttäjien näkökulmasta. Teoreettisena tarkasteluna selvitetään kiinteistön elinkaaren aikaisten toimintojen vaatimukset ylläpitotiedolle ja sen käytettävyydelle, sekä ylläpidon eri strategiamuodot informaationhallinnan lähtökohtana. Tutkimuksen rahoittajana on toiminut Senaatti-kiinteistöt. Huoltokirja osana kiinteistön ylläpidon tiedonhallintaa tutkimus on suoritettu Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratoriossa tutkimuspäällikkö Jukka Puhdon johdolla. Senaatti-kiinteistöjen puolesta tutkimusta ovat ohjanneet tietohallintojohtaja Antti Koskinen sekä kehityspäällikkö Erkki Mansikkamäki. Päätutkijana on toiminut tekn. yo Klaus Justander. Espoossa 18.2.2003 Klaus Justander 3

4

Justander, K., Puhto, J., Huoltokirja osana kiinteistön ylläpidon tiedonhallintaa, Teknillisen korkeakoulun rakentamistalouden laboratorion raportteja 216, Espoo 2003, 111 s. Avainsanat: Kiinteistöjohtaminen, ylläpito, ylläpitostrategia, ylläpitotieto, informaation hallinta, huoltokirja TIIVISTELMÄ Tämän tutkimuksen tarkoituksena on kiinteistön ylläpidon prosessien tiedonhallinnan kehittäminen. Tutkimuksen tavoitteena on tehdä selvitys huoltokirjan asemasta kiinteistönomistajan, kiinteistönhoitoliikkeen ja käyttäjän ylläpidon tiedonhallinnassa sekä huoltokirjojen keskeisistä ominaisuusvaatimuksista. Tutkimuksen empiirisen osuuden tavoitteena on analysoida ylläpitotietoon liittyvät käyttäjälähtöiset tarpeet. Empiirinen osuus muodostui teemahaastatteluista, joissa selvitettiin huoltokirjan rooli ja merkitys ylläpidon tiedonhallinnassa. Lisäksi haastatteluja edelsi kaikille haastateltaville annettu yhteinen esikysely, jossa kartoitettiin nykyisten huoltokirjojen keskeiset ongelma-alueet. Teoreettisena tarkasteluna analysoitiin kiinteistön elinkaaren aikaisten toimintojen vaatimukset ylläpitotiedolle ja sen käytettävyydelle, sekä ylläpidon eri strategiamuodot informaationhallinnan lähtökohtana. Tutkimuksen tuloksena saatiin selville, mitkä ovat huoltokirjojen keskeisimmät tarpeet ja ominaisuusvaatimukset kiinteistönomistajan, kiinteistönhoitoliikkeen ja kiinteistön käyttäjän näkökulmasta. Nykyisin useita eri merkityksiä eri tahojen keskuudessa saanut huoltokirja-käsite rajattiin koskemaan vain tiettyjä kiinteistöliiketoiminnan osa-alueita. Tämän lisäksi huoltokirjan rooli määriteltiin yleisesti kiinteistön ylläpidon tiedonhallinnassa. Haastattelujen perusteella saatiin selville huoltokirjan tärkeimmät käyttäjäosapuolet ja kartoitettiin käyttökokemuksia nykyisistä huoltokirjamalleista. Esikysely jakoi karkealla tasolla huoltokirjan sisältämät tiedot aktiivisesti ja passiivisesti käytettyihin tietoihin. Tulevaa kehitystyötä varten saatiin selville minkälaisia ongelmia yleisesti ylläpitotiedonhallintaan liittyy. Huoltokirjojen yleistymisen lähtökohtana Suomessa on vuoden 2000 alussa voimaan tullut uusi maankäyttö- ja rakennuslaki. Sen mukaan rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje tulee laatia kaikille niille uudisrakennuksille, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Huoltokirjaohjelmat ovat nykyisin sisällöiltään varsin kirjavia, ja siksi rakenteiden yhtenäistämiselle on olemassa selkeästi tarvetta. Alalla on käynnistetty useita aiheeseen liittyviä kehityshankkeita, joiden yleisenä tarkoituksena on selvittää huoltokirjan roolia kiinteistöjohtamisen informaationhallinnassa, ja helppo tiedonsiirrettävyys eri tietojärjestelmien kesken on tässä yhtenä olennaisena päämääränä. 5

6

Justander, K., Puhto, J., The Role of Electronic Building Manual in Maintenance Information Management, Helsinki University of Technology Construction Economics and Management Publications 216, Espoo 2003, 111 p. Keywords: Real Estate Management, Maintenance, Maintenance Strategy, Information Management, Building Manual ABSTRACT The new Land Use and Building Act enacted in year 2000 and it was the starting point for mushrooming the use of electronic building manual in Finland. In accordance with the law the building manual has to be done in all new residential and commercial facilities that are purposed at permanent living or working. There are many building manuals in the market today and the structures are very scattered. In consequence of this there is accelerating need for structure standardisation. Many projects are focused on this problem and good capability to transfer information between information systems in the real estate management field is the main target. Senate Properties as the biggest property owner in Finland is taking part in this development and one could say Senate Properties is taking the predecessor role in advancing maintenance information management in Finland. The purpose of making this study was to produce basic knowledge to a project concerning information management in buildings maintenance for a major Finnish property holder, Senate Properties. The basic idea was to define the role of electronic building manual in property owner s maintenance information management and analyse present state of building manual in Finland. Addition to Senate Properties and their associates three other Finnish property holders were selected to the project. The methodology of the study is based on literature review and theme-centred interviews. The framework of this study is primarily based on information management and real estate management literature by both Finnish and foreign authors. Theoretical part is handling information management from both common and real estate management perspective. The main maintenance strategies and the role of building manual are also discussed. Empirical part of this thesis includes interviews and questionnaire sections. The interviews consisted of Senate Properties own staff, their associates and three other big Finnish property holders. Collation of information on the significance and aim of the building manual were managed with questionnaires and the experiences of using maintenance information management systems primarily with interviews. As a result, the main information needs of the three significant building manual users, owner, maintenance organisation and tenant were defined. The term electronic building manual is currently very indefinite which was the reason why the main principles of what building manual should include were analysed in both literature and interview sections. On the strength of interviews the main user types of the building manual within the organisations were also defined as well as the requirements for maintenance information management system capacity. 7

SISÄLLYSLUETTELO ESIPUHE...3 TIIVISTELMÄ... 5 ABSTRACT... 7 1 JOHDANTO... 10 1.1 Tutkimuksen tausta... 10 1.2 Tutkimuksen tavoitteet, menetelmä ja rajaus... 13 1.3 Tutkimuksen toteutus... 14 2 KIINTEISTÖJOHTAMISEN INFORMAATIONHALLINTA... 15 2.1 Informaationhallinnan keskeisten käsitteiden määrittely... 15 2.2 Tietojärjestelmä ja sen rakenne... 16 2.3 Informaationhallinnan soveltaminen kiinteistöjohtamiseen... 18 2.3.1 Kiinteistöjohtamisen informaatiotarpeet... 18 2.3.2 Kiinteistöjohtamisen informaation luokitteleminen... 19 2.4 Informaationhallinta rakennuksen elinkaaren eri vaiheissa... 21 2.4.1 Suunnittelu-, rakennus- ja ylläpitovaiheen informaation hallinta... 21 2.4.2 Elinkaaren vaiheiden integrointi informaation avulla... 22 3 KIINTEISTÖJEN YLLÄPITOSTRATEGIA YLLÄPIDON INFORMAATIONHALLINNAN LÄHTÖKOHTANA... 24 3.1 Kiinteistön ylläpitostrategia... 24 3.1.1 Ylläpitostrategian tarkoitus ja vaihtoehdot... 24 3.1.2 Ylläpidon strategian valinta ja suhde informaatioon... 28 3.2 Huoltokirja tukee kiinteistön ylläpitostrategian mukaista toimintaa... 30 3.2.1 Huoltokirjan tarkoitus... 30 3.2.2 Tietojärjestelmän käyttäjän vaatimukset huoltokirjaohjelmalle... 31 3.2.3 Huoltokirjan ongelmakohtia... 33 4 HUOLTOKIRJAN MERKITYS SEN KÄYTTÄJILLE KYSELYTUTKIMUKSEN MUKAAN... 35 4.1 Kyselyn toteutus... 35 4.2 Esikyselyn rakenne... 36 4.3 Esikyselyn tulokset... 37 4.3.1 Huoltokirjan käyttö... 37 4.3.2 Huoltokirjan tietosisältö... 38 8

4.3.3 Huoltokirjatoiminnot... 41 4.3.4 Huoltokirjaohjelmat... 47 5 HAASTATELTAVIEN KÄYTTÖKOKEMUKSIA NYKYISISTÄ HUOLTOKIRJAMALLEISTA... 49 5.1 Haastattelujen toteutus... 49 5.2 Haastattelujen tulokset... 50 5.2.1 Yleistiedot... 50 5.2.2 Huoltokirjan tietosisältö... 54 5.2.3 Huoltokirjatoiminnot... 60 5.2.4 Hyvän huoltokirjan ominaisuuksia... 69 5.3 Johtopäätökset teemahaastatteluista... 76 6 LOPPUTULOKSET JA YHTEENVETO... 82 LÄHDELUETTELO... 86 LIITE 1 Keskeisiä käsitteitä ja määritelmiä... 91 LIITE 2 Omistajien esikysely... 94 LIITE 3 Teemahaastattelun kysymysrunko... 105 LIITE 4 Mitä asioita valvotte kiinteistönhoitoon liittyen ja miten? (esikysely)... 107 LIITE 5 Tulisiko huoltokirjassa olla linkki hankesuunnitteluun? (haastattelut)... 109 LIITE 6 Millainen huoltokirja on 5 vuoden päästä? (haastattelut)... 110 9

1 JOHDANTO 1.1 Tutkimuksen tausta Lähtökohtana huoltokirjojen yleistymiselle on vuoden 2000 alussa voimaan tullut uusi maankäyttö- ja rakennuslaki. Sen mukaan rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje on laadittava kaikille niille uudisrakennuksille, joita käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Sama koskee niitä korjaus- ja muutostöitä, jotka ovat verrattavissa rakennuksen rakentamiseen sekä soveltuvin osin rakennuslupaa edellyttäviin korjaus- ja muutostöihin. 1 Tämä on luonut uusia haasteita kiinteistöjen ylläpidolle ja hoidolle. Maankäyttö- ja rakennuslain yksi keskeisimmistä tavoitteista on ollut kiinteistökannan jatkuva hoito ja suunnitelmallinen korjaustoiminta. Näihin tavoitteisiin pääseminen vaatii kiinteistöiltä suunnitelmallista toimintaa, jossa huoltokirja on osoittautunut hyväksi työkaluksi. 2 Huoltokirja sisältää maankäyttö- ja rakennuslain mukaan kiinteistön yleisten perustietojen lisäksi kiinteistönhoitoon, huoltoon, kunnossapitoon, korjauksiin ja käyttöikään liittyviä tietoja. Se on myös väline kiinteistön elinkaaren hallintaan. Maankäyttö- ja rakennuslaki ei ota kantaa huoltokirjan yksityiskohtaiseen sisältöön, vaan asettaa tavoitteita hyvälle kiinteistönpidolle, jota huoltokirja tukee. Näitä tavoitteita ovat toimivat, viihtyisät, terveelliset ja turvalliset sisäolosuhteet, rakennusten ja laitteiden toiminnallisten tavoitteiden mukainen elinkaari optimaalisin kustannuksin sekä kustannusten ja toimenpiteiden ennustettavuus ja suunnitelmallisuus. Tavoitteisiin sisältyvät myös järkevä energiatalous, ympäristön huomioon ottavat ratkaisut sekä riskien tuntemus ja hallinta. 3 Maankäyttö- ja rakennuslain voimaanastumisen yhteydessä julkaistiin huoltokirjan sisältöä tarkemmin käsittelevä opas Toimitilakiinteistön huoltokirja: laadinta, käyttö ja esimerkit. Oppaasta muodostui erittäin laaja, koska siihen otettiin mukaan lähes kaikki hyvään kiinteistönpitoon tarvittavat tiedot. Nykyisin huoltokirjaohjelmat ovatkin sisällöiltään täysin kirjavia, ja siksi rakenteiden yhtenäistämiselle on olemassa selkeästi tarvetta. 4 Huoltokirjojen tietosisällön kirjavuuden takia myös itse huoltokirja on terminä saanut useita eri merkityksiä eri tahojen keskuudessa. Kiinteistöliiketoiminnan sanastossa huoltokirja määritellään seuraavalla tavalla: 1 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., E-huoltokirja selvitys- ja kehityshanke, 2002, s. 1 2 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., E-huoltokirja selvitys- ja kehityshanke, 2002, s. 1 3 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., E-huoltokirja selvitys- ja kehityshanke, 2002, s. 1 4 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., e-ehyt sähköinen huoltokirja selvitys ja kehityshanke, ensimmäisen vaiheen tulokset 2002, s. 1 10

Huoltokirja on asiakirjakokonaisuus, joka sisältää kiinteistön perustietojen lisäksi kiinteistön ylläpitoon liittyvät ohjeet ja tavoitteet sekä seurantatietoja. Suomen rakentamismääräyskokoelman A4 määrittelee rakennuksen käyttö- ja huoltoohjeen pääpiirteisemmin: Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje tarkoittaa kiinteistönpitoa tukevaa kiinteistökohtaista asiakirjakokonaisuutta. Se sisältää suunnittelussa ja uudis- ja korjausrakentamisessa päätetyt kiinteistön elinkaaritalouden perusteet. Siihen kootaan kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon lähtötiedot, tavoitteet, tehtävät ja ohjeet sekä asukkaille ja tilojen käyttäjille annettavat ohjeet. Käyttö- ja huolto-ohjeessa johdetaan rakennusosien ja laitteiden käyttöikätavoitteista niiden kunnossapitojaksot sekä edelleen tarkastusten ja huoltojen ohjelmat. Siinä esitetään hyvän energiatalouden ja sisäilmaston edellyttämiä hoito-, huolto- ja kunnossapitotehtäviä. RAKLI käynnisti syksyllä 2002 huoltokirjoihin liittyvän kehityshankkeen e-ehyt (elinkaarihallinnan yhteiset ydintiedot sähköisissä huoltokirjoissa), jonka tavoitteena on ollut hahmottaa huoltokirjan sisältöön, laadintaan ja käyttöön liittyvien keskeisten prosessien ja tiedon hallintaa. Projektin ensimmäisen vaiheen yhtenä tarkoituksena oli selvittää juuri huoltokirja käsitettä. Hankkeen ensimmäisen vaiheen tuloksissa selvisi, että laajimman näkökulman mukaan huoltokirja ymmärretään osaksi ylläpidon ohjausjärjestelmää, ja huoltokirja olisi näin osa organisaation ylläpitotiedon tiedonhallintakokonaisuutta. Toinen näkökulma rajaa huoltokirja käsitteen ylläpidon suunnitteluun, jolloin huoltokirja nähdään lähinnä ympäristöministeriön määrittelemänä kiinteistön käyttö- ja huolto-ohjeena. Kolmas näkökulma korostaa huoltokirjan merkitystä kiinteistön ylläpitoon liittyvän tiedon säilyttämisessä. 5 Yllämainitut näkökulmat eivät ole toisiaan pois sulkevia, vaan enemmänkin toisiaan täydentäviä. Verrattaessa kyseisiä määritelmiä kiinteistöliiketoiminnan sanaston ja Suomen rakentamismääräyskokoelman määritelmään huoltokirjasta, voidaan todeta molempien sisältävän pääsääntöisesti samat asiat. 6 Huoltokirjakäsitettä voidaan lähestyä myös sen sisältämien toimintojen näkökulmasta. RAKLI:n e-ehyt hankkeen ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin huoltokirjan merkitystä eri kiinteistön ylläpitoon liittyvien toimintojen kannalta. Selvityksen mukaan huoltokirjan merkitys on suurin seuraavissa toiminnoissa: 5 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., e-ehyt sähköinen huoltokirja selvitys ja kehityshanke, ensimmäisen vaiheen tulokset, 2002, s. 6 6 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., e-ehyt sähköinen huoltokirja selvitys ja kehityshanke, ensimmäisen vaiheen tulokset, 2002, s. 1 11

1. kiinteistön ylläpito 2. kiinteistönhoito 3. teknisten järjestelmien hoito 4. kiinteistönhuolto 5. kiinteistönhoidon valvonta. Toiminnot muodostuvat eri tason toiminnoista. Kiinteistön ylläpito sisältää kiinteistönhoidon, joka puolestaan sisältää sekä kiinteistön huollon että teknisten järjestelmien hoidon. Merkittävimpiä toimintoja, joita huoltokirjan tulisi puolestaan sisältää, ovat raportin mukaan 7 : ylläpitotietojen säilyttäminen ylläpidon tuotannonohjaus ylläpidon valvonta ja ohjaus ylläpidon suunnittelu informoinnin hallinta. Kiinteistönpito Kiinteistöliiketoiminta Kiinteistöhallinto Kiinteistökehitys Kiinteistökauppa Vuokraus Kiinteistön ylläpito Käyttäjätoiminnot Kiinteistönhoito Kunnossapito Kiinteistönhuolto Teknisten järjestelmien hoito Vikaantuneiden kiinteistönhoidon kohteiden korjaaminen Siivous Ulkoalueiden hoito Kiinteistön jätehuolto Kuva 1. Huoltokirjan merkitys on keskeinen tummennetuissa toiminnoissa (vrt. RAKLI 2002c, s.14.) Ulkomaisessa kirjallisuudessa huoltokirjan vastaavia käsitteitä ovat computerized maintenance management system, maintenance manual ja maintenance book. Herteen, Stewart ja Hughes (2001) määrittelevät huoltokirjan (compuritezed maintenance management system) tietojärjestelmäksi, jonka tarkoituksena on auttaa ylläpidosta vastaavia tahoja tehokkaampaan ylläpidon prosessien ja dokumenttien suunnitteluun, johtamiseen ja hallinnoimiseen. Huoltokirja koostuu heidän mukaansa toiminnallisten alueiden ja moduulien sarjoista, joista jokainen alue on vastuussa omista erikoistuneista ylläpidon toiminnoista. 8 7 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., e-ehyt sähköinen huoltokirja selvitys ja kehityshanke, ensimmäisen vaiheen tulokset, 2002, s. 2 8 Herteen et al., Systems records management and document control artikkeli teoksessa Facilities Engineering and Management Handbook, 2001, s. 7.8 12

Edellä mainituista syistä johtuen tässä tutkimuksessa käsiteltävä aihe, huoltokirja osana kiinteistön ylläpidon tiedonhallintaa on ajankohtainen tutkimuksen aihe. Eri palveluntoimittajat ja ohjelmistotalot sekä kiinteistönomistajat ovat kehittäneet huoltokirjoja omista tarpeistaan ja toimintaprosesseistaan lähtien, mikä on aiheuttanut tietojärjestelmien yhteensopimattomuutta ja ongelmia tiedon siirrossa eri tietojärjestelmien välillä. Omistajille ongelmia aiheutuu erityisesti kiinteistöjä ostettaessa ja myytäessä, jolloin myös erilaisilla ohjelmistoilla tehdyt huoltokirjat vaihtuvat. Kiinteistöpalveluyritykset taas joutuvat toimimaan päivittäin eri asiakkaiden eri huoltokirjojen kanssa, jolloin tiedonsiirto asiakkaan ja omien järjestelmien välillä vaatii kohtuuttomasti sekä aikaa että osaamista. 9 Tämän tutkimuksen tilaajana toimii Senaatti-kiinteistöt. Senaatti-kiinteistöjen vision mukaan huoltokirjan tulee tukea rakennuksen käytettävyyttä, elinkaariedullisuutta ja ympäristömyönteisyyttä. Sen tulee auttaa omalta osaltaan parempaan vuorovaikutteiseen asiakassuhteiden hoitoon. Senaatti-kiinteistöillä ja sen liikekumppaneilla tulee olla käytössään kiinteistönpidon parhaat prosessit. Toimintojen tulee tukea toisiaan ja tuottaa koko toimintaketjulle lisäarvoa. 10 1.2 Tutkimuksen tarkoitus, tavoitteet ja menetelmä Tutkimuksen tarkoituksena on kiinteistön ylläpidon prosessien tiedonhallinnan kehittäminen. Tavoitteena on tehdä selvitys huoltokirjan asemasta kiinteistönomistajan, kiinteistönhoitoliikkeen ja käyttäjän ylläpidon tiedonhallinnassa sekä nykyisten huoltokirjamallien keskeisistä ominaisuusvaatimuksista. Tutkimuksen empiirisen osuuden tavoitteena on analysoida ylläpitotietoon liittyvät käyttäjälähtöiset tarpeet haastateltavien organisaatioiden keskuudessa. Haastattelututkimuksessa keskeisenä tavoitteena on myös kartoittaa nykyisten huoltokirjamallien käyttökokemuksia. Teoreettisena tarkasteluna analysoidaan kiinteistön elinkaaren aikaisten toimintojen vaatimukset ylläpitotiedolle ja sen käytettävyydelle. Tutkimusmenetelmäksi valittiin teemahaastattelututkimus. Teemahaastattelututkimuksella selvitettiin haastateltavien henkilöiden kokemuksia, näkemyksiä ja tarpeita huoltokirjan eri aihealueista. Aihealueiden kartoittamiseen käytettiin sekä lomakehaastattelua että teemahaastattelua. Lomakehaastattelu toimi tässä tutkimuksessa esikyselynä, ja sen tarkoituksena oli selvittää huoltokirjan merkitystä kiinteistön omistajien, käyttäjien ja huolto-organisaation toiminnassa. 9 Suomen toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry., E-huoltokirja selvitys- ja kehityshanke, 2002, s. 2 10 Mansikkamäki, 2000, Senaatti-kiinteistöjen strategia -tiivistelmä, s. 1 13

1.3 Tutkimuksen toteutus Tutkimus käynnistettiin lomakehaastattelulla, jonka tarkoituksena oli selvittää huoltokirjan roolia kyselyyn vastanneiden omassa toiminnassa. Lomakehaastattelu oli pääpiirteittäin samanlainen kaikille haastateltaville, joskin pieniä eroja lähinnä kysymysten asettelussa kiinteistönomistajille, käyttäjille ja huolto-organisaatiolle jouduttiin tekemään. Lomakehaastattelusta muodostui varsin laaja, noin 10 sivua pitkä. Lomakehaastattelun vastauksia tulkittiin osittain tilastollisesti vastausmäärän pienuudesta (21 vastausta) huolimatta. Vastausmassan pienen koon vuoksi lomakehaastattelun tuloksia onkin tulkittava vain suuntaa-antavina. Vastaajien mielipiteet ja näkemykset esitetään tuloksina omassa kappaleessaan (kappale 4). Teemahaastattelut tehtiin lomakehaastattelun jälkeen, ja niissä kartoitettiin kunkin osapuolen käyttökokemuksia huoltokirjojen nykytilasta. Haastateltavat henkilöt olivat pääasiallisesti kiinteistönomistajien edustajia, huolto-organisaatiossa työskenteleviä henkilöitä ja kiinteistön käyttäjiä. Tästä painotuksesta huolimatta tutkimuksessa pyritään tuomaan esille myös muidenkin osapuolien, kuten rakennuttajien, suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden näkökulmia. Haastatteluissa käytettiin apuna etukäteen suunniteltua haastattelurunkoa. Runkoa käytettäessä otettiin soveltaen huomioon haastateltavan asema riippuen siitä, oliko haastateltava kiinteistönomistajan, käyttäjän vai kiinteistönhoitoliikkeen edustaja. Tutkimuksen teemahaastatteluihin keskittyvässä kappaleessa (kappale 5) esitetään vastaajien mielipiteitä ja näkemyksiä huoltokirjoista. Tuloksien esittämistä tukemaan on lisätty suoraan haastatteluissa esille nousseita esimerkkejä. Haastatteluosuuden viimeisessä kappaleessa esitetään tulosten johtopäätökset. Haastattelujen analysointi- ja purkuvaihe aloitettiin saattamalla kaikki haastattelut sähköiseen tekstimuotoon. Aineiston tulkitsemisen helpottamiseksi tekstiä litteroitiin tämän jälkeen karkealla tasolla neljään eri teema-alueeseen. Lisäksi kiinteistön omistajien, käyttäjien ja kiinteistönhoitoliikkeiden lausunnot eroteltiin omiksi ryhmikseen. Kyseisten teema-alueiden ja ryhmien aineistot jalostettiin vielä pienempiin asiakokonaisuuksiin, jonka jälkeen aineiston tulkitseminen voitiin aloittaa. Tutkimuksen kirjallisuusosuus tehtiin teemahaastattelujen jälkeen. Siinä selvitettiin informaationhallintaa ensin yleisestä ja sen jälkeen kiinteistöjohtamisen näkökulmasta. Lisäksi perehdyttiin kiinteistön ylläpidon eri strategiavaihtoehtoihin ja huoltokirjan käyttötarkoituksiin, etuihin ja ongelmatekijöihin. Kirjallisuustutkimuksen esitystapa on jaettu kahteen osioon: Ensimmäinen osio keskittyy informaation hallintaan ja toinen osio kiinteistön ylläpidon eri strategiavaihtoehtoihin informaationhallinnan lähtökohtana. Tässä yhteydessä selvitetään myös ylläpitostrategian ja huoltokirjan välinen yhteys. 14

2 KIINTEISTÖJOHTAMISEN INFORMAATIONHALLINTA 2.1 Informaationhallinnan keskeisten käsitteiden määrittely Organisaation henkilöstön ammattitaidon tueksi tarvitaan ajantasaisen tiedon lähteitä, jotka ovat saatavilla työn välittömässä yhteydessä, siellä ja silloin, kun tiedon tarve syntyy. Osaamisen tueksi tarvitaan tietotukea. Tietotuki on tietoja, neuvoja ja ohjausta, joita tarvitaan ympäristön vaatimusten ylittäessä henkilön tiedot ja ongelmanratkaisukyvyn. Tietotuen määritelmä voidaan jakaa kolmeen osa-alueeseen. Tietotuella tarkoitetaan ensinnäkin työtehtävän ammattitaitoista, laadukasta ja turvallista suoritusta tukevaa tietolähdettä, joka tukee työhön liittyvän tiedon keruuta, varastointia ja jakelua. Se on käytettävissä tarvittaessa, tuettavan työtehtävän suorituksen yhteydessä. Lisäksi tietoa haetaan oma-aloitteisesti, tiedon tarvitsijan määrittelemänä ajankohtana ja hänen haluamassaan järjestyksessä. Toiminnallisesti tietotuki jakautuu kolmeen vaiheeseen 11 : 1. tiedon luomiseen ja keruuseen 2. tiedon varastointiin ja hallinnointiin 3. tiedon välittämiseen ja käyttöön. Tietojärjestelmän on tuettava näitä kaikkia toimintoja, jotta välitettävä tieto palvelisi organisaation tarpeita mahdollisimman hyvin. Tärkeintä tietotuessa on se, että se tarjotaan muodossa, jota tiedon käyttäjien on mahdollisimman helppo ymmärtää. 12 Tietoyhteiskunnassa puhutaan usein tiedosta, informaatiosta ja datasta samassa merkityksessä, vaikka ne eivät ole synonyymejä. Tietotuki perustuu jaotteluun data, informaatio, tieto, ymmärrys ja viisaus. 13 Datalla tarkoitetaan koodeja, merkkejä ja signaaleja, joihin ei liity välttämättä mitään merkitystä. Data on siis tietynlaista informaation ja tiedon ainesta tai raaka-ainetta. Informaatio on sen sijaan dataa, johon liittyy jokin merkitys tai tulkinta. Osa informaatiosta voidaan oppimisen ja omaksumisen kautta muuttaa tiedoksi. Tieto on ymmärrettävissä ja omaksuttavissa ja sen täytyy olla perusteltua. Tietotuen käyttäjä oppii työstään saamansa palautteen avulla tekemään työnsä laadukkaasti, koska ymmärtää asioiden välisiä yhteyksiä. Viisaus on puolestaan eräänlaista metaymmärrystä, jonka avulla ihminen luo tietojensa, kokemustensa ja ymmärryksensä pohjalta uutta tietoa. 14 11 Kasvi et al., Organisaation muisti - tieto työn tukena, 2000, s. 9, 29 12 Kasvi et al., Organisaation muisti - tieto työn tukena, 2000, s. 31 13 Niiniluoto, Informaatio, tieto ja yhteiskunta, 1989 14 Kasvi et al., Organisaation muisti - tieto työn tukena, 2000, s. 33 15

Suodatin Tiedon tuotanto Intelligent Gateway Näkemys kokemus asenteet Ulkoinen Sisäinen tietomaailma tietomaailma Data Informaatio Osaaminen Lisäarvojen tuoja Tietotekniikka Tietopalvelu tietotekniikka inhimillinen osaaminen Asiantuntija informaatikko tiedon soveltaja Tieto Ymmärrys Viisaus Kuva 2. Tiedon jalostusprosessi (vrt. Aalto et al. 1987, s.73) 2.2 Tietojärjestelmä ja sen rakenne Tietojärjestelmän olennaisena tarkoituksena on luonnollisesti hallita tietoa. Hyvin rakennettu ja käytettävyydeltään hyvä tietojärjestelmä on organisaatiolle tärkeä voimavara, ja sen tulisi vastata sen käyttäjän asettamiin tarpeisiin. Adeoti-Adekeyen (1997) mukaan tietojärjestelmän tulisi sisältää seuraavia elementtejä 15 : tiedon havaitseminen tietojärjestelmä tarjoaa pääsyn tietoihin riippumatta siitä, ovatko tiedot alkuperäisiä vai toisesta järjestelmästä siirrettyjä tiedon tallentaminen tietojärjestelmä tallentaa tietoja tiedon prosessoiminen tietojärjestelmässä data muutetaan käytettäväksi informaatioksi organisaation tarpeiden mukaan tiedon siirtäminen tietojärjestelmä tarjoaa tiedonvälitystien muihin järjestelmiin tiedon arkistoiminen tietojärjestelmässä tietoa voidaan arkistoida tulevaisuuden käyttöä varten tiedon hakeminen tietojärjestelmässä tietoa voidaan hakea eri hakukriteereillä tiedon esittäminen tietojärjestelmä on raportointi- ja kommunikointikanava päätöksenteko tietojärjestelmän tarjoaa tietoa organisaation päätöksenteon tueksi. 15 Adeoti-Adekeye, The importance of management information systems. Library Review, Vol. 46 No. 5. s. 319 16

Tietoa hyödyntäessään tiedon tarvitsija itse määrittelee, mitä tietoa hän tarvitsee ja milloin. Tietoteknisen tiedon tapauksessa loppukäyttäjällä on mahdollisuus liikkua vapaasti tietojärjestelmän informaatiosisällössä. Tiedon helppo ja nopea löytäminen asettaa erityisiä vaatimuksia tiedon organisoinnille sekä tietojärjestelmän käyttöliittymän käytettävyydelle. Lisäksi on oltava varmoja siitä, että tietojärjestelmä sisältää vain ja ainoastaan tehtävän kannalta järkevää ja oikean tasoista informaatiota, jotta etsittävä tieto ei katoa tarpeettoman informaation joukkoon. 16 Eräs digitaalisen tiedon hallinnan haaste onkin kyetä tunnistamaan keskeiset ja tärkeät tiedot suuresta tietomassasta. 17 Koulopoulos ja Frappaolo (1995) ovat jaotelleet digitaalisen tiedon määrän lisääntymisen ja kasvaneen jakelun myötä syntyneitä kehittämistarpeita seuraavasti 18 : 1. Tiedon redudanssi: tietoa on liikaa, eli toisin sanoen ei nähdä metsää puilta, ja se on usein toisteista. Sama tietosisältö saattaa olla tallennettu useisiin eri tallennusvarastoihin useaan kertaan. Myöhemmin on hankala löytää tiedon alkuperäinen versio, ja toisteiset tallenteet haittaavat tietosisältöjen hahmottamista. 2. Tiedon sarakkeistuminen ja automaatiosaarekkeiden muodostuminen. Digitaalinen tieto on tallennettu useisiin eri järjestelmiin eikä tietojen vaihtaminen järjestelmien kesken ole toteutettavissa helposti. 3. Edelliset liittyvät myös niin sanottuun mustan laatikon ongelmaan, eli järjestelmistä saatavissa oleva tieto ei ole käyttökelpoisessa muodossa; tietoa joudutaan syöttämään manuaalisesti uudelleen eri järjestelmiin tai tallennevälineisiin. Suuren tietomassan hallinnassa olennaiseen asemaan nousevat tietojärjestelmän rakenneratkaisut. Tietojärjestelmän käytettävyyden osatekijöiden (havaittavuus, löydettävyys, kohdentuneisuus, opittavuus ja muistettavuus) kannalta on olennaista, että käyttäjä ymmärtää tietojärjestelmän rakenteen loogisuuden. Barrie Chanterin ja Peter Swallowin (2001) mukaan tietojärjestelmien rakenteet voidaan erottaa karkeasti kolmeen eri tyyppiin 19 : 1. Hierarkiaperusteiset tietojärjestelmät (hierarchical databases) ovat suhteellisen joustamattomia käyttää, mutta ovat erityisen tehokkaita prosessoimaan suuria määriä dataa. Hierarkiaperusteisia tietojärjestelmiä kutsutaan usein myös puurakenteisiksi tietojärjestelmiksi. Tämän tyyppiset tietojärjestelmät ovatkin suositeltavimpia silloin, kun on olemassa vakiintunut käytäntö siitä, mitä tietoja tietokantaan syötetään, minkälaista tietoa järjestelmästä halutaan saada ulos ja minkälaisia informaatiovirtoja liikkuu. 2. Verkkotietojärjestelmät (network databases) ovat laajennettuja hierarkiaperusteisia tietojärjestelmiä, jotka mahdollistavat paremman ristiinlinkityksen joustavuuden parantamiseksi. 16 Kasvi et al., Organisaation muisti - tieto työn tukena, 2000, s. 30 17 Teknologian kehittämiskeskus Tekes, Digitaalinen verkostotalous, 2001, s. 54 18 Koulopoulos & Frappaolo, Electronic Document Management Systems, 1995 19 Chanter & Swallow, Building maintenance management, 2001 17

3. Relaatiotietojärjestelmät (relational databases) ovat äärimmäisen joustavia ja ovat suositeltavia silloin, kun tiedonhallinnan vaatimukset vaihtelevat ajoittain. Suhteellisissa tietojärjestelmissä informaatio on organisoitu tiedostojen sarjoiksi, mutta datan toistamisen avulla eri tiedostoissa aikaansaadaan linkkejä tiedostojen välille. Relaatiotietojärjestelmissä tiedot ovat toisin sanoen talletettu taulukkomuodossa relaatioina. Tietokannat ovat niissä fyysisesti erillisiä tiedostoja, joita kytketään toisiinsa tiettyjen tietokenttien sisällön perusteella. Informaation luonne ja laatu vaativat usein informaation toistamisen eri tiedostoissa, ja relaatiotietojärjestelmät tarjoavat tähän yhden ratkaisumahdollisuuden. 2.3 Informaationhallinnan soveltaminen kiinteistöjohtamiseen 2.3.1 Kiinteistöjohtamisen informaatiotarpeet Kiinteistöjohtamisen informaationhallinta on prosessi, jossa määritetään tietotarpeet, luodaan, luokitellaan ja välitetään tietoa päätöksenteon tueksi 20. Organisaatioissa on usein käytössä monia eri tyyppisiä tietojärjestelmiä, jotka vaihtelevat valmiista ohjelmista täysin itse kehitettyihin ja räätälöityihin järjestelmiin, jotka palvelevat vain yksityisiä tarpeita. Tiedonhallinnan kannalta tietojärjestelmien tuoma etu on tiedon nopea saatavuus, tiedon käsiteltävyys ja organisointi eri tahojen tarpeisiin. Jotta nämä edut voidaan saavuttaa, organisaation on tunnistettava keskeiset tietotarpeet. Informaation jalostusasteen lisäys voi perustua vain hyvään tiedon tarpeen tunnistamiseen. 21 Jotta organisaation eri toiminnot on riittävän hyvin suunniteltu organisaatiossa, eri toimintojen informaatiotarpeet tulee määritellä strategisella, taktisella ja operatiivisella tasolla. Organisaation ylin johto tarvitsee luonnollisesti erilaista tietoa kuin alemman tason toimihenkilö. Tästä huolimatta kaikki nämä eri tyyppiset informaatiotarpeet tulisi pyrkiä tyydyttämään. 22 Alla olevassa taulukossa jaotellaan päätöksentekotasojen mukaiset tietotarpeet. 20 Alexander ed. Facilities Management Theory and Practice, 1996, s. 122,124 21 Chanter & Swallow, Building maintenance management, 2001, s. 157, 158, 168 22 Chanter & Swallow, Building maintenance management, 2001, s. 81, 157 18

Päätöksenteon taso Informaatiotarpeet Strateginen Taktinen Operatiivinen Suuntaa-antavaa informaatiota: -Ulkoisesta FM ympäristöstä -Tuloksesta ja kannattavuudesta Yksityiskohtaista informaatiota: -Ulkoisesta toimitilajohtamisen tilanteesta -Taloudellisista tekijöistä -Operatiivisista tekijöistä Erittäin yksityiskohtaista informaatiota: -Resursseista (henkilökunta, materiaalit, toimitilat, laitteet, varat) -Operatiivinen työ Kuva 3. Päätöksentekotasojen mukaiset tietotarpeet. (Svensson 1998, s. 234.) Strategisella tasolla tarvitaan pääpiirteistä informaatiota. Siinä keskitytään pitkäntähtäimen ja suuntaa antaviin suunnitelmiin sekä otetaan huomioon ulkoisia vaatimuksia. Strateginen taso on vastuussa organisaation taloudellisesta tuloksesta ja kannattavuudesta. Sen sijaan taktisella tasolla tarvitaan yksilökohtaisempaa tietoa. Siinä pyritään varmistamaan organisaation kokonaisuuden toimivuus, mihin kuuluvat tarpeiden selvittäminen ja toimintamenetelmien määritteleminen tavoitteiden saavuttamiseksi. Taktinen taso pitää sisällään kontrolloinnin, analysoimisen, ohjelmoinnin ja budjetoinnin yleensä vuositasolla. Tehtäviin kuuluu rutiinien ja metodien määritteleminen, standardien asettaminen, ohjelmien laatiminen ja resurssien varmistaminen. Operatiivisella tasolla tarvitaan vieläkin yksityiskohtaisempaa tietoa toiminnasta, kuten resursseista, joita ovat esimerkiksi henkilöstö, raaka-aineet, toimitilat, laitteet ja varat. Lisäksi operatiivisella tasolla tarvitaan tietoa jokapäiväisistä töistä. 23 2.3.2 Kiinteistöjohtamisen informaation luokitteleminen Kiinteistöjohtamisen prosessi on integroiva ja koordinoiva prosessi ja siinä käytetty informaatio on luonteeltaan hyvin monialaista. Informaation kokoamismenetelmiä on niin ikään monia, ja niillä on jokaisella hyvät ja huonot puolensa. Tiedon kokoaminen ja analysointi ovat kuitenkin olennaisia organisaation koko informaationhallinnan kannalta. Ilman asiallista informaatiota on vaikea tehdä perusteltuja päätöksiä. 24 23 Svensson, Integrating Facilities Management Information A Process and Product Model Approach, 1998, s. 24, 25 24 Barrett ed., Facilities Management Towards best practise, 1995, s. 110-112 19