HETA hanke 9.12.2007
Sisällysluettelo 1 Johdanto...2 1.1 Lähtökohdat, taustat ja päätökset...2 2 Tiivistelmä...3 3 Projektin kulku...6 4 Taloushallinnon tila...8 4.1 Ostolaskujen käsittely...9 4.2 Myyntilaskutus...9 4.3 Perintä...9 4.4 Maksuliikenne ja kassanhallinta...10 4.5 Taloussuunnittelu...10 4.6 Raportointi...10 4.7 Käyttöomaisuuskirjanpito...10 4.8 Kirjanpito ja tilinpäätös...11 4.9 Kustannuslaskenta / hinnoittelu...11 5 Henkilöstötyön tila...11 5.1 Henkilöstösuunnittelu...12 5.2 Rekrytointi...12 5.3 Palvelusuhdeasioiden hallinta...13 5.4 Työnantajatoiminnot... 16 5.5 Työsuorituksen johtaminen...16 5.6 Osaamisen johtaminen...17 5.7 Työhyvinvoinnin (yksilö ja työyhteisö) edistäminen...18 5.8 Raportointi / johdon raportointi...18 5.9 Muut henkilöstöyksikön prosessit...19 6 Tietojärjestelmien tila...19 7 Tavoitetila...24 7.1 Skenaariot...24 7.2 Taloushallinnon prosessit...27 7.3 Henkilöstötyön prosessit...29 7.4 Tietojärjestelmänäkökulma...30 8 Toimenpide ehdotukset...31 9 Liitteet...33 9.1 LIITE 1: OHJAUSRYHMÄ... 9.2 LIITE 2: TALOUSHALLINNON RYHMÄ... 9.3 LIITE 3: HENKILÖSTÖTYÖN RYHMÄ... 9.4 LIITE 4: TIETOJÄRJESTELMÄRYHMÄ... 9.5 LIITE 5: INTEGRAATIOKARTTA: HEINOLA... 9.6 LIITE 6: INTEGRAATIOKARTTA: LAHTI... 9.7 LIITE 7: INTEGRAATIOKARTTA: ORIMATTILA... 9.8 LIITE 8: INTEGRAATIOKARTTA: PÄIJÄT HÄMEEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ... 9.9 LIITE 9: TALOUSHALLINNON KYSELYN SISÄLTÖ... 9.10 LIITE 10: HENKILÖSTÖTYÖN KYSELYN SISÄLTÖ... 9.11 LIITE 11: TIETOJÄRJESTELMIEN KARTOITUSPOHJA...
2(35) 1 Johdanto 1.1 Lähtökohdat, taustat ja päätökset Seutuhallituksen työvaliokunta käsitteli kokouksessaan 13.2.2007 talous ja henkilöstöhallinnon tilannetta seudulla ja päätti esittää seutuhallitukselle, että seututoimisto yhdessä seudullisen tietohallintoyksikön kanssa aloittaisi kevään 2007 aikana valmistelutyön henkilöstö ja taloushallinnon laskentatehtävien hoitamisesta seudullisesti. Selvitystyön tarkoituksena on tarkastella talous ja henkilöstöhallinnon edellyttämien tietojärjestelmien ja toimintaprosessien nykytila, niiden kehittämistarpeet sekä tehdä konkreettisia ehdotuksia toimintaprosessien ja järjestelmien yhdenmukaistamiseksi Seudullisen tietohallinnon keskeisenä tehtävänä on mahdollistaa toiminnan kehittäminen seudulla tieto ja viestintätekniikan yhteisin ja yhtenevin ratkaisuin. Seudun tietohallintostrategiassa onkin linjattu keskeisimmäksi tavoitteeksi pyrkimys yhteisiin tietojärjestelmiin. Seutuhallitus päätti kokouksessaan 20.2.2007 24 käynnistää em. hankkeen ja asetti työn valmistumiselle takarajaksi lokakuun lopun 2007. Tämä raportti on ensimmäisen vaiheen tulos annetusta tehtävästä. Raportissa kuvataan taloushallinnon ja henkilöstötyön prosessit seudun eri organisaatioissa. Kuvaukset eivät sisällä yksityiskohtaisia prosessikuvauksia kunkin organisaation toiminnoista, vaan itsearvioinnin prosessien järjestämistavasta ja prosessin yhteydessä käsiteltävän tiedon käsittelymuodosta. Prosessien tarkastelu jätettiin tälle tasolle ajanpuutteen ja tarkoituksenmukaisuuden takia. Prosessien kuvaaminen on vaativa ja resursseja vievä tehtävä. Hankkeen puitteissa prosessikuvausten tekeminen ja vertailu kaikissa mukana olevissa organisaatioissa ei ollut mahdollista. Lisäksi hankkeessa ei ole tarkoitus tehdä päätöksiä taloushallinnon tai henkilöstötyön järjestämistapojen suhteen, vaan hankkeessa tunnistetaan kunkin prosessin osalta keskeiset kehittämiskohteet ja hahmotellaan niiden perusteella vaihtoehtoja tulevaisuuden toimintamalliksi. Prosessien tarkempi tarkastelu ja kuvaaminen tulee toteuttaa tämän selvitystyön jatkohankkeissa. Hankkeen aikana tapahtuneet toimintaympäristön muutokset Hankkeen aikana (kevät 2007 syksy 2007) tilanne sekä seudulla että koko valtakunnan tasolla on muuttunut. Ensimmäiset hankinnat ja hankkeet koskien henkilöstötyön prosessien tukemista tietojärjestelmien avulla ovat käynnistyneet ja odottavat toteutumistaan. Lahden kaupunki on kilpailuttanut HR järjestelmän ja Päijät Hämeen sosiaali ja terveysyhtymä on käynnistänyt kehittämishankkeen henkilöstötyön prosessien kehittämiseksi.
3(35) Hankkeen aikana on tehty valtakunnan tasolla päätökset kuntien yhteisen yhteishankintayhtiön perustamisesta. Yhtiö organisoidaan Kuntaliiton yhtiöksi ja se tulee tuottamaan hankintapalveluita mm. tietotekniikan alueelta. 2 Tiivistelmä Seutuhallituksen työvaliokunta käsitteli kokouksessaan 13.2.2007 talous ja henkilöstöhallinnon tilannetta seudulla ja päätti esittää seutuhallitukselle, että seututoimisto yhdessä seudullisen tietohallintoyksikön kanssa aloittaisi kevään 2007 aikana valmistelutyön henkilöstö ja taloushallinnon laskentatehtävien hoitamisesta seudullisesti. Toimeksianto päätettiin toteuttaa tekemällä peruskartoitus taloushallinnon ja henkilöstötyön prosessien nykytilasta ja hahmottelemalla tulevaisuuden tavoitetila sekä laaja alaisen tarkastelun että prosessikohtaisen tarkastelun avulla. Taloushallinnon prosessikokonaisuuden nykytilanteessa alueella toimii neljä keskeistä toimijaa (Päijät Tili, Lahden talouspalvelut, PHSOTEY ja PHKK), jotka jo osin tarjoavat ja kehittävät omien toimialojensa sisällä taloushallinnon palvelukokonaisuuksia. Tämän lisäksi osa kunnista hoitaa taloushallinnon toimintonsa itsenäisesti. Taloushallinnon toimintakentässä on alueella nykytilanteessa kaksi keskitettyä palvelukeskusta sekä kuntayhtymien muodostamat toimialoittaiset taloushallinnon järjestelyt. Henkilöstötyön alueella ei ole vakiintunutta yleistä tapaa ryhmitellä, nimetä ja avata sen prosesseja. Henkilöstötyön nykytilan kuvaaminen ja analysoiminen aloitettiinkin projektiryhmässä pääprosessien ja niiden osaprosessien ja eräiden osaprosessien toimintojen tunnistamisella ja nimeämisellä. Näin saatiin aikaan yhteinen näkemys henkilöstötyön kokonaisuudesta ja osista. Kuntaorganisaatioiden henkilöstöasioista vastaavat viranhaltijat ovat jo pitkään tehneet yhteistyötä erilaisissa kokoonpanoissa ja henkilöstötyön eri prosessien alueella. Seutukokeilun myötä siinä mukana olevien kuntaorganisaatioiden henkilöstöasioista vastaavat ryhmittyivät SEUTUhenki yhteistyöryhmäksi tehtävänään viedä eteenpäin seutustrategiassa sovittuja henkilöstötyötä koskevia tavoitteita. Alueellisen rekrytointihankkeen valmistelusta alkaen vuodesta 2006 ryhmän työskentelyssä ovat olleet mukana myös edustajat muista Päijät Hämeen kunnista sekä Päijät Hämeen koulutuskuntayhtymästä ja Päijät Hämeen sosiaalija terveyskuntayhtymästä. Tänä syksynä ryhmään tulevat pysyvästi mukaan laajentuneen seutukokeilun uusien kuntien edustajat. Henkilöstötyön prosesseille on leimaa antavaa, että niiden toimintatapa on pääosin hajautettu ja käsittelytapa manuaalinen. Vain palvelussuhdeasioiden hallinta prosessissa ja sen osaprosesseissa käsittelytapa on jo tai on kehittymässä pääosin sähköiseksi ja tietojärjestelmällä tuetuksi (palkkahallinnon tietojärjestelmät.) Tietojärjestelmien käytön suorat kustannukset koostuvat järjestelmien hankkimiseksi tehdyistä investoinneista, ohjelman käyttöoikeuksien ylläpitomaksuista sekä teknisen ympäristön kuluista. Seuraavaan taulukkoon on koottu selvityksessä mukana olevilta organisaatioilta saadut tiedot toiminta alueen tietojärjestelmien kustannuksista. Hankintakustannuksilla
4(35) tarkoitetaan sitä osuutta kustannuksista, joka on vielä poistamatta organisaatioiden kirjanpidoista. Se on siis ainoastaan laskennallinen summa. Hankintakustannus Ylläpitokustannus/vuosi Taloushallinnon järjestelmät 598 883 507 323 Henkilöstötyön järjestelmät 459 706 276 540 Yhteensä 1 058 589 783 863 Tämän selvityksen perusteella taloushallinnon järjestelmien osalta keskeiset havainnot ovat kustannuslaskennan ja hinnoittelun tietojärjestelmien puuttuminen, käyttöomaisuuskirjanpidon tietojärjestelmien oleminen elinkaarensa loppuvaiheessa muutamassa organisaatiossa sekä Lahden kaupungin kirjanpitojärjestelmän elinkaaren loppuminen lähitulevaisuudessa. Tulevaisuuden tavoitetila hahmoteltiin tarkastelemalla toiminnan osa alueita johtamisen, johdon tukipalvelujen sekä operatiivisen toiminnan tasoilla. Kehittämislinjaksi esitettiin hankkeen ohjausryhmän toimesta mallia, jossa operatiivinen toiminta on järjestetty yhteisen palvelukeskuksen alaisuuteen ja johdon tukipalvelut tuotetaan erikoistumisen ja työnjaon avulla korkeatasoisesti samansisältöisinä ja samanlaisina toimintatapoina. Tavoitetilan saavuttamisen aikataulu asetettiin vuodelle 2012. Prosessikohtaiset tavoitetilat tukevat mallin käyttöönottoa ja kuvaavat siirtymisen ensi askeleet. Prosessikohtaiset tavoitetilat on kuvattu tarkemmin luvuissa 7.2 7.4. Taloushallinnon ja henkilöstötyön toimintatapojen osalta löydettiin useita yhteisiä kehittämiskohteita. Taloushallinnon tulevaisuutta miettinyt työryhmä esittää käynnistettäväksi seuraavat kehittämishankkeet ja hyväksyttäväksi seuraavat periaatteet: Taloushallinnon asiantuntijoiden alueellisen yhteystyöelimen perustaminen Vaiheittainen yhteistyön tiivistäminen o yhteiskilpailutukset järjestelmähankinnoissa o ohjelmistojen hyödyntämisessä ja kehittämisessä o alueellisessa osaamisessa (varamiesjärjestelmän luominen) Mahdollisia tulossa olevia yhteistyöhankkeita o alueen taloushallinnon toimijoiden tarkoituksen mukainen osallistuminen Lahden kaupungin taloushallinnon perusjärjestelmän uudistamisen valmisteluun o yhteiskilpailutus ja hankinta verkkolaskujen lähettämisessä o ostolaskujen käsittelyn alueellinen kehittäminen (hankintajärjestelmä, laskujen vastaanotto) Perinnän alueelliset ratkaisut
5(35) Henkilöstötyön kehittämiskohteiksi esitetään jatkosuunniteltavaksi seuraavat kokonaisuudet: Laajoja ja selvitystyötä edellyttäviä yhteistyökohteita Palvelussuhdeasioiden hallinta: käynnistetään selvitystyö alueellisesta palveluntarjoajasta/palveluntuottajasta, joka tuottaa alueen kunnallisten organisaatioiden tarvitsemia talous ja henkilöstöhallinnon operatiivisia palveluja ja henkilöstötietojärjestelmäpalveluja. Henkilöstösuunnittelu: käynnistetään työ palvelustrategioihin perustuvan organisaatioiden palvelurakenteet huomioon ottavan ja alueen ennakointitietoja hyödyntävän henkilöstösuunnittelun aloittamiseksi Työnantajatoiminnot: käynnistetään alueellisten henkilöstöpoliittisten linjausten valmistelu Käynnissä olevia yhteistyö ja selvityskohteita Rekrytointi: alueellinen henkilöstöhankintayhteistyö Työhyvinvoinnin edistäminen: selvitys alueellisesta työterveyshuollon organisoinnista Osaamisen hallinta: koulutusta ja muita osaamisen kehittämistoimenpiteitä eri henkilöstötöryhmille hyödyntäen entistä paremmin alueen koulutuksentarjoajien osaamista Kaikki henkilöstöhallinnon prosessit: alueen kunnallisten organisaatioiden henkilöstöasioista vastaavien yhteistyöryhmä SEUTUhenki ryhmä Nopeasti käynnistettäviä yhteistyökohteita Raportointi / johdon raportointi: sovitaan keskeisistä mitattavista ja raportoitavista henkilöstöjohtamisen asioista ja kehitetään ja otetaan käyttöön mittareita ja tunnuslukuja Osaamisen hallinta: käynnistetään osaamistarpeiden kartoittaminen ennakointitietoa hyödyntäen Tietojärjestelmien osalta työryhmä toteaa seuraavaa: Niiltä osin, kun organisaatioilla ei ole jonkin toiminnon tukemiseksi tietojärjestelmää, on syytä erityisen huolellisesti tutkia mahdollisuudet yhteisten tietojärjestelmien hankintaan. Tällainen tilanne on erityisesti henkilöstötyön prosessien kehittämisessä. Seudullisen tietohallintostrategian toteuttaminen: strategiassa vuoden 2008 loppupuolella käynnistettäväksi aikataulutettu hanke tuottajayksiköiden tarkastelu tulee palvelemaan myös taloushallinnon ja henkilöstötyön it palveluiden järjestämistä. Taloushallinnon ja henkilöstötyön prosessien seudullinen kehittäminen tulee tämän selvityksen perusteella toteuttaa vaiheittain. Toimintojen yhdistäminen seudullisesti ei ole ollut eikä tule olla it seisarvo vaan yhteistyöratkaisuista on pystyttävä osoittamaan konkreettisia hyötyjä.
6(35) 3 Projektin kulku projekti jakaantui kolmeen päävaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa suunniteltiin ja koottiin mukana olevien organisaatioiden taloushallinnon ja henkilöstötyön nykytilaa ja tämän hetken kehittämiskohteita kuvaava aineisto. Toinen vaihe perustui alustavien kehittämiskohteiden analyysiin ja tässä vaiheessa hahmoteltiin tulevaisuuden tavoitetilaa. Kolmannessa vaiheessa keskityttiin alustavien kehittämiskohteiden jalostamiseen siten, että toteutettaviksi määritellyt kehittämishankkeet kuljettavat seudun taloushallinnon ja henkilöstötyön kokonaisuutta kohti tavoitetilaa. Hanke organisoitiin kolmen toiminta alueen mukaisesti. Taloushallinnon projektiryhmä (Liite 2) keskittyi taloushallinnon prosessien kuvaamiseen, ongelmakohtien tunnistamiseen ja kehittämisaihioiden löytämiseen ja priorisointiin. Projektiryhmää veti sovellussuunnittelija Merja Helminen Päijät Hämeen koulutuskuntayhtymästä. Henkilöstöhallinnon projektiryhmä (Liite 3) aloitti työnsä prosessien tunnistamisella ja muutti nimensä laajemmin henkilöstöön kohdistuvien prosessien mukaisesti henkilöstötyön projektiryhmäksi. Tätä projektiryhmää veti henkilöstöpäällikkö Hilkka Myllymäki Hollolan kunnasta. Prosessien tunnistamisen jälkeen henkilöstötyön projektiryhmä toimi samansisältöisesti taloushallinnon ryhmän kanssa. Kolmas projektiryhmä tarkasteli koko toiminta aluetta tietojärjestelmien ja teknologian näkökulmasta. Tietojärjestelmätyöryhmää (Liite 4) veti tietohallintojohtaja Marko Monni seudullisesta tietohallintoyksiköstä. Tietojen vaihto projektiryhmien välillä toteutettiin projektipäälliköiden tapaamisissa sekä työpajapäivien yhteydessä toteutetuissa yhteisissä tulosten purkutilaisuuksissa. Tiedonkeräys Projektipäälliköt suunnittelivat yhdessä kultakin toiminta alueelta kerättävät tiedot. Kerättävät tiedot käsittivät taloushallinnon ja henkilöstötyön osalta prosessien toiminta ja tietojen käsittelytapaa kuvaavat tiedot sekä prosessien suoritetiedot. Lisäksi vastaajia pyydettiin nimeämään kehittämiskohteet ja prosessien nykyiset ongelmakohdat. Prosessien sisäisiä kuvauksia (prosessikuvaukset) ei tarkemmalla tasolla kerätty. Tietojärjestelmien osalta kerättiin järjestelmien elinkaariarviot, palvelevuustiedot, kustannustiedot sekä tiedonsiirtoyhteydet järjestelmien välillä. Taloushallinnon ja henkilöstötyön osalta tiedonkeräys toteutettiin web lomakkeilla. Tietojärjestelmätiedot koottiin word lomakkeilla. Tiedon analysointi Kerätyt tiedot analysoitiin projektipäälliköiden toimesta. Analyysien tulokset käsiteltiin sekä hankkeen ohjausryhmässä että projektiryhmissä. Analyysien tulokset noudattavat kaikkien mukana olevien organisaatioiden näkemystä, jokainen organisaatio sai tuoda näkökulmansa ja painotuksensa asioihin työpajatyöskentelyjen kautta.
7(35) Työpajatyöskentely Keskeinen osa hankkeen kulkua olivat projektiryhmien tapaamiset, jotka organisoitiin työpajoiksi. Työpajoja järjestettiin kuusi kappaletta. Työpajat keskeisine teemoineen olivat seuraavat: Työpaja 1: Tiedonkeräys Työpajassa käytiin läpi projektipäälliköiden suunnitelmat tiedonkeräyksen sisällöstä ja kerättävistä tiedoista. Työpaja 2: Tiedonkeräyksen tulokset Työpajassa käytiin läpi projektipäälliköiden valmistelemat esitykset kerätyistä tiedoista. Tavoitteena oli saada yhteinen hyväksyntä kerätyistä tiedoista ja mahdollisista puutteista hankkeen jatkotyöskentelyn pohjaksi Työpaja 3: Nykytilan toteaminen ja ongelmakohtien tunnistaminen Työpajassa jatkettiin edellisen työpajan nykytilakuvauksen läpikäyntiä ja todettiin yhteisesti kunkin osakokonaisuuden tila mukana olevissa organisaatioissa. Työpajapäivän toisena aiheena oli kehittämiskohteiden tunnistaminen. Työpaja 4: Tavoitetilan täsmentäminen Työpajan tavoitteena oli ohjausryhmän valitseman tavoitetilamäärityksen täsmentäminen. Työ tehtiin siten, että kunkin taloushallinnon ja henkilöstötyön osaprosessin osalta määritettiin prosessikohtainen tavoitetila, jota arvioitiin ohjausryhmän valitsemaa tavoitetilaa vasten. Tuloksena saatiin prosessikohtainen tavoitetilamääritys, tavoitetilan hyödyt sekä haasteet ja ongelmakohdat. Työpaja 5: Tavoitetila ja toimenpiteet Työpajassa jatkettiin edellisen työpajan tavoitetilamääritysten käsittelyä. Työpajan erityisenä tarkastelukulmana oli tunnistaa se osuus kustakin prosessista, joka on organisaatioiden toiminnan kannalta strategista tai operatiivista toimintaa. Työpaja 6: Loppuraportti Työpaja järjestettiin yhdessä hankkeen ohjausryhmän kokouksen kanssa. Työpajassa käytiin läpi hankkeen loppuraportin sisältö sekä kaikki esiin nousseet kehittämiskohteet. Ohjausryhmä ja projektiryhmät arvioivat kunkin kehittämiskohteen hyödyllisyyden ja haasteellisuuden oman organisaationsa näkökulmasta.
8(35) Matkalla opittua toteutettiin kaikkia seudun kuntia ja merkittävimpiä kuntayhtymiä koskevana hankkeena. Koska hanke koski useita erikokoisia ja eri vaiheissa olevia organisaatioita, se oli toteutukseltaan varsin vaikea. Hankkeen toteutuksesta voidaan todeta ainakin seuraavat asiat: organisaatioiden sitoutumiseen on kiinnitettävä huomiota; nyt osasta organisaatioita ei ollut edustajaa tai nimetty edustaja ei osallistunut toimintaan tiedonkeräyksen välineistön käytettävyyteen on kiinnitettävä huomiota; tiedonkeräys toteutettiin ohjelmistolla, joka ei soveltunut tämän kaltaisen tiedon keräämiseen tiedonkeräyksen organisointiin on syytä tulevaisuudessa kiinnittää enemmän huomiota: vastaajat on syytä vastuuttaa paremmin tehtävään työhön Projektien suunnitteluun erityisesti aikataulujen osalta on kiinnitettävä enemmän huomiota: laaja alaisissa projekteissa mukana oleminen on toimivissa organisaatiossa usein haasteellista. projektinhallintaan on kiinnitettävä huomiota; projektin raportointi oli osittain puutteellista, osittain tämä johtuu projektiin käytettävissä olevien resurssien niukkuudesta projektit on resursoitava riittävästi ja projektisuunnitelman mukaiset resurssit on oltava käytettävissä. 4 Taloushallinnon tila Taloushallinnon nykytilanteessa alueella toimii neljä keskeistä toimijaa (Päijät Tili, Lahden talouspalvelut, PHSOTEY ja PHKK), jotka jo osin tarjoavat ja kehittävät omien toimialojensa sisällä taloushallinnon palvelukokonaisuuksia. Tämän lisäksi osa kunnista hoitaa taloushallinnon toimintonsa itsenäisesti. Taloushallinnon toimintakentässä on alueella nykytilanteessa kaksi keskitettyä palvelukeskusta sekä kuntayhtymien muodostamat toimialoittaiset taloushallinnon järjestelyt. Yksittäisillä toimijoilla olisi ollut jo nykytilanteessa mahdollisuus järjestää taloushallinnon toimintonsa tai osa niistä yhteistyössä palvelukeskusten kanssa. Taloushallinnon prosessien kehitystyötä on nykytilanteessa viety eteenpäin eri organisaatioiden osalta vaiheittain ja tämä etenemistapa nähdään myös tämän selvityksen perusteella seudullisen yhteistyön kannalta järkevänä toimintatapana.
9(35) 4.1 Ostolaskujen käsittely Toiminta ja tiedon käsittelytapa OSTOLASKUJEN KÄSITTELY T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Tilauksen tekeminen 0 0,0 % 12 100,0 % 12 100,0 % 1 8,3 % Laskun saapuminen organisaatioon 9 75,0 % 3 25,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % Laskun saapumisen yhteydessä suoritettavat toimenpiteet (saapumiskirjaus) 11 91,7 % 2 16,7 % 2 16,7 % 11 91,7 % Laskun tiliöinti 0 0,0 % 12 100,0 % 1 8,3 % 11 91,7 % Laskun käsittelykierroksen seuranta 10 83,3 % 2 16,7 % 1 8,3 % 11 91,7 % Laskun hyväksyminen 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 11 91,7 % Laskun maksaminen 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 4.2 Myyntilaskutus Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A MYYNTILASKUTUS keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Myyntilaskun tekeminen 0 0,0 % 12 100,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % Tilauksen toimittaminen 0 0,0 % 12 100,0 % 11 91,7 % 2 16,7 % Myyntilaskun muodostus 0 0,0 % 12 100,0 % 10 83,3 % 2 16,7 % Myyntilaskun tulostus 4 33,3 % 8 66,7 % 4 33,3 % 8 66,7 % Myyntilaskun lähettäminen 5 41,7 % 7 58,3 % 7 58,3 % 6 50,0 % 4.3 Perintä Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A PERINTÄ keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Karhukirjeiden lähettäminen (alkuperintä) 11 91,7 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % Perintäprosessin hoitaminen (pakkoperintä) 10 83,3 % 1 8,3 % 4 33,3 % 6 50,0 % Jälkiperinnän hoitaminen 8 66,7 % 2 16,7 % 8 66,7 % 2 16,7 % Luottotappioiden käsittely 9 75,0 % 2 16,7 % 10 83,3 % 2 16,7 %
10(35) 4.4 Maksuliikenne ja kassanhallinta Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A MAKSULIIKENNE JA KASSANHALLINTA keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Käteiskassa tapahtumien kirjaukset 6 50,0 % 4 33,3 % 1 8,3 % 9 75,0 % Kassaennusteiden tekeminen 9 75,0 % 1 8,3 % 1 8,3 % 9 75,0 % 4.5 Taloussuunnittelu Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A TALOUSSUUNNITTELU keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Talouden laskentarakenteen ylläpito 9 75,0 % 2 16,7 % 0 0,0 % 10 83,3 % Talousarvion laadinta (=lukujen tallennus 0 0,0 % 10 83,3 % 0 0,0 % 10 83,3 % 4.6 Raportointi Toiminta ja tiedon käsittelytapa RAPORTOINTI Talousraporttien määrittely ja ylläpito järjestelmään Taloushallinnon raportoinnin jakelukanava budjettivastuullisille yksiköille T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen 9 75,0 % 2 16,7 % 0 0,0 % 10 83,3 % 0 0,0 % 10 83,3 % 0 0,0 % 10 83,3 % 4.7 Käyttöomaisuuskirjanpito Toiminta ja tiedon käsittelytapa KÄYTTÖOMAISUUSKIRJANPITO T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Käyttöomaisuustositteiden käsittely 5 41,7 % 5 41,7 % 0 0,0 % 10 83,3 % Käyttöomaisuustositteiden siirto käyttöomaisuuskirjanpitoon 9 75,0 % 1 8,3 % 4 33,3 % 6 50,0 % Sumu poistojen kirjaus kirjanpitoon 9 75,0 % 0 0,0 % 2 16,7 % 7 58,3 %
11(35) 4.8 Kirjanpito ja tilinpäätös Toiminta ja tiedon käsittelytapa KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS Jaksotuksien kirjaaminen (siirtovelat/ siirtosaamiset) T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen 8 66,7 % 3 25,0 % 6 50,0 % 5 41,7 % Kirjanpidon täsmäytykset 10 83,3 % 1 8,3 % 5 41,7 % 6 50,0 % Tilinpäätöserien käsittely 11 91,7 % 0 0,0 % 7 58,3 % 4 33,3 % Konsernitilinpäätöksen tietojen toimittaminen / syöttäminen 7 58,3 % 1 8,3 % 7 58,3 % 1 8,3 % Konsernitilinpäätöksen laadinta 8 66,7 % 0 0,0 % 4 33,3 % 4 33,3 % 4.9 Kustannuslaskenta / hinnoittelu Toiminta ja tiedon käsittelytapa KUSTANNUSLASKENTA/ HINNOITTELU T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu paperinen/manuaali sähköinen Kustannuslaskenta 1 8,3 % 10 83,3 % 10 83,3 % 2 16,7 % Hinnoittelun toteutus 1 8,3 % 10 83,3 % 11 91,7 % 1 8,3 % Tuotehintojen vertailu toteutuneisiin 1 8,3 % 9 75,0 % 10 83,3 % 1 8,3 % kustannuksiin 5 Henkilöstötyön tila Henkilöstötyön alueella ei ole vakiintunutta yleistä tapaa ryhmitellä, nimetä ja avata sen prosesseja. Henkilöstötyön nykytilan kuvaaminen ja analysoiminen aloitettiinkin projektiryhmässä pääprosessien ja niiden osaprosessien ja eräiden osaprosessien toimintojen tunnistamisella ja nimeämisellä. Näin saatiin aikaan yhteinen näkemys henkilöstötyön kokonaisuudesta ja osista. Kuntaorganisaatioiden henkilöstöasioista vastaavat viranhaltijat ovat jo pitkään tehneet yhteistyötä erilaisissa kokoonpanoissa ja henkilöstötyön eri prosessien alueella. Seutukokeilun myötä siinä mukana olevien kuntaorganisaatioiden henkilöstöasioista vastaavat ryhmittyivät SEUTUhenki yhteistyöryhmäksi tehtävänään viedä eteenpäin seutustrategiassa sovittuja henkilöstötyötä koskevia tavoitteita. Ryhmän työskentelyssä ovat olleet mukana myös Päijät Hämeen koulutuskuntayhtymän ja Päijät Hämeen sosiaali ja terveyskuntayhtymän edustajat. Tänä syksynä ryhmään tulevat mukaan laajentuneen seutukokeilun uusien kuntien edustajat.
12(35) Henkilöstötyön prosesseille on leimaa antavaa, että niiden toimintatapa on pääosin hajautettu ja käsittelytapa manuaalinen. Vain palvelussuhdeasioiden hallinta prosessissa ja sen osaprosesseissa käsittelytapa on jo tai on kehittymässä pääosin sähköiseksi ja tietojärjestelmällä tuetuksi. 5.1 Henkilöstösuunnittelu Henkilöstösuunnitteluprosessin osaprosesseja ovat määrällisen henkilöstötarpeen määrittely laadullisen henkilöstötarpeen määrittely palkkakustannussuunnittelu Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A HENKILÖSTÖSUUNNITTELU keskitetty hajautettu ei ole paperinen/man sähköinen ei ole Määrällisen henkilöstötarpeen määrittely 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 12 uaali 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Laadullisen henkilöstötarpeen määrittely 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 8 66,7 % 1 8,3 % 3 25,0 % Palkkakustannussuunnittelu 0 0,0 % 9 3,0 % 3 25,0 % 8 66,7 % 1 8,3 % 3 25,0 % Nykyinen yhteistyö Alueen kuntaorganisaatioita on ollut mukana alueellisissa ennakointihankkeissa, mutta tietoja ei ole riittävästi pystytty hyödyntämään organisaatioiden henkilöstösuunnittelussa tai koulutuksen suuntaamisessa myös kuntaorganisaatioiden henkilöstö ja osaamistarpeen mukaiseksi. 5.2 Rekrytointi Rekrytointiprosessin osaprosesseja ovat haun valmistelu ja käynnistäminen hakemusten käsittely hakijoiden arviointi valinnat ja päätöksenteko perehdyttämissuunnitelman tekeminen sijaisten hallinta avointen hakemusten käsittely
13(35) Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A REKRYTOINTI keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu sähköinen ei ole Haun valmistelu ja käynnistäminen 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 11 aali 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Hakemusten käsittely 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Hakijoiden arviointi 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Valinnat ja päätöksenteko 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 0 0,0 % Perehdyttämissuunnitelman tekeminen 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Sijaisten hallinta 1 8,3 % 11 91,7 % 0 0,0 % 10 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % Avointen hakemusten käsittely 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % 10 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % Nykyinen yhteistyö Seutuhallituksen käynnistämä ja seutukokeilukuntien henkilöstöasioista vastaavien yhteistyöryhmän (SEUTUhenki ryhmä) toteuttama alueellinen selvitystyö rekrytointiyhteistyön kehittämisestä valmistui keväällä 2006 ja sen perusteella tehty jatkoselvitys keväällä 2007. Kehitystyö on etenemässä siten, että mukana olevien organisaatioiden rekrytointiprosessien yhteinen kehittäminen ja yhteisen tietojärjestelmän käyttöönottoprojekti on käynnistetty. Tavoitteena on saada toiminta käyntiin maaliskuussa 2008. 5.3 Palvelusuhdeasioiden hallinta Palvelussuhdeasioiden hallinta prosessin osaprosesseja ja niiden toimintoja ovat palvelussuhteen alkaminen työsopimuksen ja virkamääräyksen tekeminen palvelussuhteen alkutietojen käsittely palkanlaskentaa varten palvelussuhteen muutokset työsopimuksen muutokset virantoimitusvelvollisuuden muutokset palvelussuhteen muutosten käsittely palkanlaskentaa varten palvelussuhteen keskeytykset ja vuosilomat keskeytysanomusten käsittely ja päätökset vuosiloma anomukset ja päätökset keskeytys ja vuosilomatietojen käsittely palkanlaskentaa varten palvelussuhteen päättyminen irtisanoutumisten ja irtisanomisten käsittely ja päätökset palvelussuhteen päättymistietojen käsittely palkanlaskentaa varten palvelussuhdetodistuksen antaminen palkkatodistuksen antaminen matka ja kululaskut matkalaskujen käsittely maksatusta varten kululaskujen käsittely maksatusta varten palkkiot luottamustoimipalkkioiden käsittely palkanlaskentaa varten sosiaalipalkkojen (perhe ja omaishoitajat) käsittely palkanlaskentaa varten
14(35) ennakonpidätysrekisterin ulkopuolisten laskuttajien käsittely palkanlaskentaa varten kertaluonteisten palkkojen ja palkkioiden käsittely palkanlaskentaa varten (kouluttajat, esiintyjät jne.) palkka ja palkkiolaskenta sekä maksatus palkanmaksun lähtötietojen käsittely palkka ajot tositteiden käsittely ja arkistointi palkkakirjanpito ja tilitykset lakisääteinen raportointi matka ja kululaskujen maksatus luottamustoimipalkkioiden maksatus sosiaalipalkkojen maksatus ennakonpidätysrekisterin ulkopuolisten laskuttajien maksatus kertaluonteisten palkkojen ja palkkioiden maksatus
15(35) Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A PALVELUSSUHDEASIOIDEN HALLINTA Palvelussuhteen alkaminen keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu aali sähköinen ei ole Työsopimuksen ja virkamääräyksen tekeminen 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % Palvelussuhteen alkutietojen käsittely palkanlaskentaa varten 1 8,3 % 11 91,7 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % Palvelussuhteen muutokset Työsopimuksen muutokset 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % Virantoimitusvelvollisuuden muutokset 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 1 8,3 % Palvelussuhteen muutosten käsittely palkanlaskentaa varten 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % Palvelussuhteen keskeytykset ja vuosilomat Keskeystysanomusten käsittely ja päätökset 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % Vuosiloma anomusten käsittely ja päätökset 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % Keskeystys ja vuosilomatietojen käsittely 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % palkanlaskentaa varten Palvelussuhteen päättyminen 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % Irtisanoutumisten ja irtisanomisten käsittely ja päätökset Palvelussuhteen päättymistietojen käsittely 1 8,3 % 11 91,7 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % palkanlaskentaa varten Palvelussuhdetodistuksen antaminen 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % Palkkatodistuksen antaminen 10 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % Matka ja kululaskut Matkalaskujen käsittely maksatusta varten 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % Kululaskujen käsittely maksatusta varten 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % Palkkiot Luottamustoimipalkkioiden käsittely palkanlaskentaa 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % varten Sosiaalipalkkojen (perhe ja omaishoitajat) käsittely 1 8,3 % 3 25,0 % 8 66,7 % 1 8,3 % 3 25,0 % 8 66,7 % palkanlaskentaa varten Ennakonpidätysrekisterin ulkopuolisten laskuttajien 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % käsittely palkanlaskentaa varten Kertaluoteisten palkkojen ja palkkioiden käsittely palkanlaskentaa varten 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % Palkka ja palkkiolaskenta sekä maksatus Palkanmaksun lähtötietojen käsittely 10 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % Palkka ajot 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % Tositteiden käsittely ja arkistointi 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % Palkkakirjanpito ja tilitykset 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % Lakisääteinen raportointi 11 91,7 % 0 0,0 % 1 8,3 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % Matka ja kululaskujen maksatus 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % Luottamustoimipalkkioiden maksatus 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % Sosiaalipalkkojen maksatus 4 33,3 % 0 0,0 % 8 66,7 % 0 0,0 % 4 33,3 % 8 66,7 % Ennakonpidätysrekisterin ulkopuolisten laskuttajien 8 66,7 % 0 0,0 % 0 0,0 % 1 8,3 % 7 58,3 % 0 0,0 % maksatus 10 83,3 % 0 0,0 % 1 8,3 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % Kertaluoteisten palkkojen ja palkkioiden maksatus Nykyinen yhteistyö Kuuden kunnan (Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Nastola ja Orimattila) yhteinen palveluntuottaja on toiminut vuoden 2004 alusta, ja yhteisen palvelukeskuksen ja henkilöstötietojärjestelmän tulo on edellyttänyt toimintatapojen ja prosessien yhteistä kehittämistä.
16(35) 5.4 Työnantajatoiminnot Työnantajatoiminnot prosessin osaprosesseja ovat henkilöstöpoliittisten periaatteiden määrittely tulkinta, ohjeistus ja palkkausjärjestelminen kehittäminen neuvottelu ja sopimustoiminta yhteistoiminta sisäinen viestintä Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A TYÖNANTAJATOIMINNOT keskitetty hajautettu ei ole paperinen/man sähköinen ei ole Henkilöstöpoliittisten periaatteiden määrittely 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % 12 uaali 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Tulkinta, ohjeistus ja palkkausjärjestelmien 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % kehittäminen Neuvottelu ja sopimustoiminta 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Yhteistoiminta 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Sisäinen viestintä 6 50,0 % 6 50,0 % 0 0,0 % 6 50,0 % 6 50,0 % 0 0,0 % Nykyinen yhteistyö Alueen kuntien henkilöstöasioista vastaavien yhteistyötä on tehty erilaisissa kokoonpanoissa 1980 luvulta lähtien. Yhteistyö tiivistyi ja tuli suunnitelmallisemmaksi 1990 luvulla, ja seutukokeilun myötä SEUTUhenki ryhmä on tehnyt kehitystyötä vuodesta 2004. Tällä hetkellä siinä ovat mukana laajentuneen seutukokeilun kuntien sekä Päijät Hämeen koulutuskonsernin ja Päijät Hämeen sosiaali ja terveysyhtymän henkilöstövastaavat. 5.5 Työsuorituksen johtaminen Työsuorituksen johtaminen prosessien osaprosesseja ovat tehtäväkuvausten tekeminen tehtävien vaativuusarviointi kehityskeskustelut o tavoitteiden asettaminen (viranhaltija/työntekijätaso) o tulosten arviointi (viranhaltija/työntekijätaso) o kehittämistoimenpiteistä sopiminen (viranhaltija/työntekijätaso) työsuorituksen arviointi kannustaminen palkitseminen palaute palvelussuhteen päättyessä
17(35) Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A TYÖSUORITUKSEN JOHTAMINEN keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu sähköinen ei ole Tehtäväkuvausten tekeminen 1 8,3 % 11 91,7 % 0 0,0 % 10 aali 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % Tehtävien vaativuusarviointi 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Kehityskeskustelut 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Tavoitteiden asettaminen (viranhaltija/työntekijätason) Tulosten arviointi (viranhaltija/työntekijätason) 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Kehittämistoimenpiteistä 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % sopiminen(viranhaltija/työntekijätason) Työsuorituksen arviointi 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Kannustaminen 1 8,3 % 11 91,7 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Palkitseminen 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Palaute palvelussuhteen päättyessä 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 8 66,7 % 1 8,3 % 3 25,0 % Nykyinen yhteistyö Palkkausjärjestelmien kehittämisessä (tehtävien vaativuusarviointi, työsuorituksen arviointi) on tehty henkilöstöasioista vastaavien kesken yhteistyötä erilaisissa kokoonpanoissa asiasta riippuen. 5.6 Osaamisen johtaminen Osaamisen johtaminen prosessin osaprosesseja ovat osaamistarpeen ennakointi nykyisen osaamisen arviointi osaamistarpeen tunnistaminen kehittämissuunnitelman laatiminen (viranhaltija/työntekijätaso) kehittämissuunnitelman toteuttaminen (viranhaltija/työntekijätaso) Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A OSAAMISEN JOHTAMINEN keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu sähköinen ei ole Osaamistarpeen ennakointi 0 0,0 % 7 58,3 % 4 33,3 % 7 aali58,3 % 0 0,0 % 4 33,3 % Nykyisen osaamisen arviointi 1 8,3 % 8 66,7 % 3 25,0 % 8 66,7 % 1 8,3 % 3 25,0 % Osaamistarpeen tunnistaminen 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % Kehittämissuunnitelman laatiminen 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % (viranhaltija/työntekijätason) Kehittämissuunnitelman toteuttaminen (viranhaltija/työntekijätason) 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % Nykyinen yhteistyö Alueella on järjestetty kuntien eri henkilöstöryhmille koulutusta yhteistyössä 1980 luvulta lähtien. SEUTUhenki ryhmän suunnittelemana ja toteuttamana on järjestetty pääasiassa esimieskoulutusta muutoksenhallinnasta ja siihen liittyvistä teemoista.
18(35) 5.7 Työhyvinvoinnin (yksilö ja työyhteisö) edistäminen Työhyvinvoinnin (yksilön ja työyhteisön) edistäminen prosessin osaprosesseja ovat työyhteisön ja organisaation toimivuuden parantaminen o johtaminen ja esimiestyö työn, työolojen ja työympäristön kehittäminen o perustehtävän selkeyttäminen ja resurssien kohdentaminen työturvallisuuden edistäminen yksilön terveyden ja työkyvyn edistäminen o työterveyshuolto ja työsuojelu o virkistys ja harrastustoiminta Toiminta ja tiedon käsittelytapa TYÖHYVINVOINNIN EDISTÄMINEN Työyhteisön ja organisaation toimivuuden parantaminen T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu sähköinen ei ole 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % 11 aali 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Johtaminen ja esimiestyö 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Työn, työolojen ja työympäristön kehittäminen 3 25,0 % 9 75,0 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Perustehtävän selkeyttäminen ja resurssien 2 16,7 % 10 83,3 % 0 0,0 % 10 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % kohdentaminen Työturvallisuuden edistäminen 7 58,3 % 5 41,7 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Yksilön terveyden ja työkyvyn edistäminen 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % Työterveyshuolto ja työsuojelu 10 83,3 % 2 16,7 % 0 0,0 % 11 91,7 % 1 8,3 % 0 0,0 % Virkistys ja harrastustoiminta 4 33,3 % 8 66,7 % 0 0,0 % 12 100,0 % 0 0,0 % 0 0,0 % 5.8 Raportointi / johdon raportointi Raportointiprosessin osaprosesseja ovat henkilöstöstrategiasta johdettu raportointisuunnitelma o johdon raportointi o toimiala/työyksikkökohtainen raportointi Toiminta ja tiedon käsittelytapa RAPORTOINTI / JOHDON RAPORTOINTI Henkilöstöstrategiasta johdettu raportointisuunnitelma T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu sähköinen ei ole 3 25,0 % 1 8,3 % 8 66,7 % 3 aali25,0 % 1 8,3 % 8 66,7 % Johdon raportointi 5 41,7 % 4 33,3 % 3 25,0 % 2 16,7 % 7 58,3 % 3 25,0 % Toimiala/työyksikkökohtainen raportointi 2 16,7 % 8 66,7 % 2 16,7 % 4 33,3 % 6 50,0 % 2 16,7 % Nykyinen yhteistyö Kuuden kunnan (Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Nastola, Orimattila) henkilöstöasioista vastaavat ovat kehittäneet yhteistyönä yhteisen tietojärjestelmän puitteissa henki
19(35) löstöraportin sisältöä ja menossa on raportointimahdollisuuksien kehittäminen yhdessä palveluntuottajan ja tietojärjestelmän kehittäjän kanssa. 5.9 Muut henkilöstöyksikön prosessit Toiminta ja tiedon käsittelytapa T O I M I N T A T A P A K Ä S I T T E L Y T A P A HENKILÖSTÖYKSIKÖN MUUT PROSESSIT keskitetty hajautettu ei ole paperinen/manu sähköinen ei ole Oppilaitosyhteistyö 0 0,0 % 9 75,0 % 3 25,0 % 9 aali75,0 % 0 0,0 % 3 25,0 % Työllisyystoiminta 9 75,0 % 2 16,7 % 1 8,3 % 9 75,0 % 2 16,7 % 1 8,3 % 6 Tietojärjestelmien tila Tietojärjestelmäkartoituksen tarkoituksena oli selvittää taloushallinnon ja henkilöstötyön prosessien toteutuksessa käytettävät ohjelmistot, ohjelmistojen laadulliset, taloudelliset ja teknisen toteutuksen ominaisuudet. Tietojärjestelmillä tuetaan prosessien toteuttamista. Ne muodostavat erityisesti taloushallinnon prosessien osalta merkittävimmän prosessien ohjausta ja toteutusta säätelevän kokonaisuuden. Tietojärjestelmän ja erityisesti järjestelmien välisten tiedonvaihtojärjestelmien avulla prosessien suoritustehokkuuteen voidaan vaikuttaa merkittävästi. Tässä raportissa käsitellään taloushallinnon ja henkilöstötyön tietojärjestelmiä. Tarkasteltavat näkökulmat ovat 1) Kustannukset: paljonko tietojärjestelmien käytöstä syntyy kustannuksia organisaatioille. Kustannukset sisältävät sekä pääomakulut että järjestelmien ylläpitokustannukset kokonaisuudessaan. 2) Järjestelmien ylläpitomalli: ylläpitomalli kuvaa järjestelmien teknisen ylläpidon tuottamisen. Omassa ylläpidossa olevat järjestelmät toteutetaan omassa hallinnassa ja ylläpidossa olevien palvelinlaitteistojen avulla. 3) Järjestelmien palvelevuus: kuinka järjestelmät tukevat toiminnan prosessien suorittamista? 4) Järjestelmien elinkaari: ovatko järjestelmät elinkaarensa alkuvaiheessa (so. ne on juuri otettu käyttöön tai ovat vielä käyttöönottovaiheessa), tehokkaan hyödyntämisen vaiheessa (so. järjestelmät on otettu käyttöön ja niiden käyttöön liittyvä osaaminen on hyvää) vai ovatko järjestelmät elinkaarensa loppuvaiheessa (so. niiden kehittäminen on lopetettu tai ne eivät palvele riittävissä määrin organisaation tarpeita). 5) Järjestelmien väliset tiedonsiirtoliittymät: järjestelmien väliset liittymät ja niiden toteutus (sähköiset tai manuaaliset)