LAADINTA, KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO Versio 2.0 21.12.2009 DM 88903
1 REVISIOHISTORIA Tunnus Tekijä Yritys Pvm. Muutos Työstöversiot Huoltokirjan laadinta, käyttöönotto ja ylläpito Versio 1.0 1.2 Julkaisuversio Huoltokirjan laadinta, käyttöönotto ja ylläpito Versio 1.3 Huoltokirjan laadinta, käyttöönotto ja ylläpito Versio 1.35 Huoltokirjan laadinta, käyttöönotto ja ylläpito Versio 2.0 Helena Törmikoski, Johanna Jalas, Mikko Hyytinen Helena Törmikoski, Johanna Jalas, Mikko Hyytinen Helena Törmikoski, Johanna Jalas, Mikko Hyytinen Markku Uusitalo, Helena Törmikoski, Johanna Jalas, Mikko Hyytinen Pöyry Building Services Oy Työstöversiot Pöyry Building Services Oy 24.5.2007 Julkaisuversio Pöyry Building Services Oy 24.5.2007 Pöyry Building Services Oy 21.12.2009 Taulukon 1 päivitys suunnittelijan vastuisiin. Päivitetty versio 2009
2 SISÄLLYSLUETTELO LAADINTA, KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO...0 ESIPUHE...3 1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA...4 1.1 ERI OSAPUOLIEN HUOLTOKIRJAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT...4 2 LAADINTA...6 2.1 LAADINNAN VALMISTELU...6 2.1.1 Huoltokirjajärjestelmän valinta...6 2.1.2 Huoltokirjakoordinaattorin valinta...6 2.1.3 Huoltokirjan laadinnan aloituskokous...6 2.1.4 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen...6 2.2 LAADINTA INVESTOINTIPROSESSISSA...7 2.3 LAADINTA KÄYTÖSSÄ OLEVAAN KOHTEESEEN...9 3 SISÄLTÖ... 10 3.1 YLEISTIEDOT... 10 3.2 KIINTEISTÖNHOIDON PALVELUTUOTTEET JA VASTUURAJAT... 11 3.3 KUNNOSSAPITO... 13 3.4 TAVOITEOLOSUHTEET... 13 3.5 KÄYTTÖPÄIVÄKIRJA... 13 3.6 PAIKANTAMISPIIRUSTUKSET... 14 3.7 ASIAKIRJAT... 14 3.8 KONEKORTIT... 15 3.9 YLEISTÄ HUOLTOKIRJAAN LIITETTÄVISTÄ DOKUMENTIT... 16 4 KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO... 17 4.1 KÄYTTÖÖNOTTO... 17 4.2 KOEKÄYTTÖ... 17 4.3 KOEKÄYTÖN LUOVUTUSTARKASTUS JA LUOVUTUS... 17 4.4 YLLÄPITO... 17
3 LAADINTA, KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO ESIPUHE Tämän ohjeen tarkoituksena on kuvata huoltokirjan laadullinen tavoitetaso sekä antaa käytännön ohjeita huoltokirjan laatijalle ja koordinaattorille riippumatta käytettävästä huoltokirjajärjestelmästä. Ohjetta laadittaessa on huomioitu myös turvakriittisen kohteen huoltokirjan laadinta. Huoltokirjan laadintatyön tukiaineistona käytetään Senaatti-kiinteistöille laadittuja huoltokirjaohjeita, joita ovat mm. huoltokirjan käyttöön liittyvät työohjeet sekä Senaatti-kiinteistöjen käyttämien huoltokirjajärjestelmien järjestelmäkohtaiset laadintaohjeet. Kaikki Senaatti-kiinteistöille laaditut huoltokirjaohjeet ovat saatavilla Senaattikiinteistöjen www-sivuilla (http://www.senaatti.fi) Kumppaneille - otsikon alla kohdassa Ylläpidon ohjeisto Kiinteistönhoidon ohjeisto. Huoltokirjan laadinta on jatkuvasti kehittyvä prosessi, mistä johtuen prosessin ohjeistusta kehitetään ja tarkennetaan käyttäjätarpeiden mukaisesti. Kehitysehdotukset pyydetään osoittamaan huoltokirjakehitystyöryhmän puheenjohtajalle. Senaatti-kiinteistöjen alueelliset huoltokirjavastuuhenkilöt on esitetty liitteessä 1. Huoltokirjakehitystyöryhmä Huoltokirjakehitystyöryhmän puolesta puheenjohtaja Esa Halmetoja Senaatti-kiinteistöt Pohjois-Suomen alue Isokatu 4, PL 74 90101 Oulu tel. 0205 811 662 gsm 0400 383 651 fax. 0205 811 670 email esa.halmetoja@senaatti.fi
4 1 YLEISTÄ HUOLTOKIRJOISTA Huoltokirja on työväline kiinteistön koko elinkaaren hallintaan. Huoltokirja on tietolähde kiinteistön omistajalle sekä kiinteistön hoito- ja huoltopalveluiden tuottajille. Toimintamalli, jossa kaikki kiinteistöä käyttävät osapuolet hyödyntävät huoltokirjaa yhteisenä työvälineenä, varmistaa kiinteistötietojen säilymisen ja kiinteistöä koskevan historiatiedon kertymisen kiinteistön koko elinkaaren ajan. Huoltokirjaa käytetään työkaluna kiinteistönhoitotyön suunnittelussa ja laadunvarmistuksessa sekä kunnossapidon ennakoinnissa ja suunnittelussa. Huoltokirjaa käytetään myös kiinteistönhoidon kilpailuttamisessa ja kiinteistönhoitosopimuksen laadinnassa. Huoltokirjan tulee palvella kiinteistön omistajaa ja kiinteistönhoito-organisaatiota asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa. Turvakriittisten kohteiden huoltokirjojen laadinnassa tulee ottaa huomioon liitteessä 2 esitetty ohje Huoltokirja turvakriittisessä kohteessa. 1.1 Eri osapuolien huoltokirjaan liittyvät tehtävät Huoltokirjajärjestelmissä sovelletaan erilaisia käyttöoikeusroolijakoja. Eri osapuolet saavat tarvitsemansa käyttöoikeudet ja näkymän huoltokirjaan. Taulukossa 1 on esitetty eri osapuolien huoltokirjaan liittyviä tehtäviä ja vastuita. Näitä tehtäviä ja vastuita on kuvattu tarkemmin tämän ohjeen lisäksi muissa Senaatti-kiinteistöjen huoltokirjaohjeistuksissa. Tehtävien sisältö vaihtelee jonkin verran riippuen käytössä olevasta huoltokirjajärjestelmästä. Taulukko 1. Eri osapuolten huoltokirjaan liittyvien tehtävien lyhyt kuvaus. Osapuoli Alueellinen huoltokirjavastaava Hankevastaava Rakennuttajakonsultti Tehtävien kuvaus Tietokannan avauksen tilaaminen Käyttöoikeuksien tilaaminen Koordinaattorin ja managerin valinta Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta Vastuu huoltokirjan ylläpidosta Tilaajan tehtävät ohjetietokortin RT 18-10713 mukaan Koordinaattorin ja laatijan valinta yhdessä alueellisen huoltokirjavastaavan kanssa Käyttöikätavoitteiden määrittely Huoltokirjan laadinnan toteutuksen valvonta Huoltokirjan laadinnan seuranta ja valvonta Käyttöoikeustarpeesta ilmoittaminen managerille tai alueelliselle huoltokirjavastaavalle Tiedottaminen ja tiedonsiirron valvonta Valmiin huoltokirjan luovuttaminen vastaanottotarkastuksessa
5 Taulukko 1 jatkuu Osapuoli Huoltokirjakoordinaattori Huoltokirjan laatija Suunnittelija Urakoitsija Talotekniikkaasiantuntijat Kiinteistöpäällikkö Huoltokirjamanageri Huoltokirjan toiminnasta vastaaminen ja raportointi Huoltokirjan päivittämis- ja muutostarpeiden koordinointi Huoltokirjalaatijan tai koordinaattorin ohjeistus ja uusien huoltokirjojen tarkastus Käyttöoikeuslomakkeiden täyttäminen Huoltokirjan käytön opastus ja neuvonta Kiinteistönhoitoorganisaatio Asiakas, tilayhdyshenkilö Ohjelmistotoimittaja Tehtävien kuvaus Huoltokirjan laadinnan ohjeistus, valvonta ja johtaminen Huoltokirjan sisällön tavoitteiden asettaminen Huoltokirjaan toimitettavan materiaalin tarkistus ja valvonta Huoltosuunnitelman ja palvelukuvauksen laadinta Huoltokirjan luovuttaminen sovitussa laajuudessa ja aikataulussa Huoltokirjan sisällön laatiminen yhteistyössä eri osapuolien kanssa Huoltokirjan käyttöönotto ja koulutus Huoltokirjakoordinaattori voi toimia huoltokirjan laatijana Suunnittelutietojen toimittaminen ja vienti huoltokirjaan Järjestelmäkuvausten, konekorttien ja paikantamiskuvien laatiminen (konekorttipohjat laatii huoltokirjakoordinaattori) Urakoitsijoiden toimittamien tietojen tarkistaminen Järjestelmäkuvausten, konekorttien ja paikantamiskuvien tarkastaminen ja täydentäminen toteutusta vastaavaksi Rakenneosien ja teknisten järjestelmien huoltoohjeiden ja tuotekorttien toimittaminen ja vienti huoltokirjaan Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen Energiankulutus- ja sisäilmatavoitteiden asettamisesta huolehtiminen Kohteessa tapahtuvista muutos- ja korjaustöistä sekä niistä aiheutuvista huoltokirjan päivitystarpeista ilmoittaminen Kiinteistönhoidon kilpailuttaminen huoltokirjan avulla Vastuu palvelukuvauksen laatimisesta Palvelukuvauksen oikeellisuuden tarkistaminen Huoltokirjan käytön seuranta Huoltokirjan käyttö Käyttöpäiväkirjan käyttö Huoltokirjan muutos- ja päivitystarpeista ilmoittaminen Tietojen katselu käyttöoikeuksien puitteissa Käyttäjätunnusten ylläpito Asetuksien muokkaaminen Hoidon ja huollon tuotekirjaston ylläpito
6 2 LAADINTA Huoltokirjan laadinnan päävaiheet ovat laadinnan valmistelu, varsinainen huoltokirjan laadinta ja huoltokirjan käyttöönotto. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet on esitetty kuvassa 1. LAADINNAN LAADINNAN VALMISTELU VALMISTELU LAADINTA LAADINTA KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖÖNOTTO 2.1 Laadinnan valmistelu Kuva 1. Huoltokirjan laadinnan päävaiheet. Huoltokirjan tiedot laaditaan joko järjestelmän valmiille lomakkeille tai asiakirjoiksi, jotka liitetään huoltokirjaan liitteiksi. Kuvassa 2 on esitetty huoltokirjan laadinnan valmisteluvaiheen tehtävät. HUOLTOKIRJA- JÄRJESTELMÄN VALINTA VALINTA HUOLTOKIRJA- HUOLTOKIRJA - KOORDINAATTORIN KOORDINAATTORIN VALINTA VALINTA LAADINNAN LAADINNAN ALOITUSKOKOUS ALOITUSKOKOUS PERUSTAMINEN PERUSTAMINEN Suunnittelun käynnistyessä Eri osapuolien vastuurajat ja velvollisuudet 2.1.1 Huoltokirjajärjestelmän valinta 2.1.2 Huoltokirjakoordinaattorin valinta Kuva 2. Huoltokirjan laadinnan valmistelu. 2.1.3 Huoltokirjan laadinnan aloituskokous Kohteen suunnittelun käynnistyessä valitaan kohteessa käytettävä huoltokirjajärjestelmä. Valinnan suorittavat alueellinen huoltokirjavastaava ja kiinteistöpäällikkö. Valinnassa huomioidaan kohteen turvakriittisyys. Senaatti-kiinteistöjen edustaja valitsee ja nimeää huoltokirjahankkeelle koordinaattorin. Koordinaattori vastaa huoltokirjahankkeesta ja sen etenemisestä sovitussa aikataulussa. Huoltokirjan tietosisällön tarkkuustaso sekä mahdolliset hankekohtaiset linjaukset ja ratkaisut sovitaan koordinoinnin aloituskokouksessa yhdessä Senaattikiinteistöjen edustajien ja huoltokirjakoordinaattorin kanssa. 2.1.4 Huoltokirjan perustaminen ja käyttöoikeuksien tilaaminen Huoltokirjakoordinaattori tilaa huoltokirjakohteen perustamisen ja tarvittavat huoltokirjan käyttöoikeudet laadintatyön vastuuhenkilöille Senaatti-kiinteistöjen alueelliselta huoltokirjavastaavalta käyttöoikeuslomakkeella. Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen.
7 Kuvassa 4 on esitetty toimintatapa, kun huoltokirjaan pitää lisätä uusi käyttöoikeus tai vanhaa käyttöoikeutta pitää muuttaa. Käyttöoikeuslomake Käyttöoikeuslomake Projektipankki Projektipankki Vastuuhenkilö Alueellinen huoltokirjavastaava Järjestelmätoimittaja Kuva 4. Toimintatapa, kun tarvitaan uusi käyttöoikeus tai käyttöoikeutta pitää muuttaa. 1. Otetaan tarvittaessa yhteyttä seuraaviin henkilöihin: Huoltokirjakoordinaattori (hankkeiden huoltokirjat) Rakennuttajakonsultti (hankkeiden huoltokirjat) Huoltokirjamanageri (käytössä olevat huoltokirjat) tai Senaatti-kiinteistöjen alueellinen huoltokirjavastaava (jos edellisiä ei ole tiedossa). 2. Vastuuhenkilö täyttää sähköisen käyttöoikeuslomakkeen perustiedot ja käyttöoikeustiedot. 3. Vastuuhenkilö tallentaa käyttöoikeuslomakkeen projektipankin kansioon Pyynnöt alueellisen huoltokirjavastaavan hyväksymistä varten. Projektipankki lähettää sähköposti-ilmoituksen uudesta lomakkeesta. 4. Alueellinen huoltokirjavastaava tarkistaa lomakkeen tiedot ja hyväksyy tiedot siirtämällä lomakkeen projektipankin kansioon Hyväksytyt. Projektipankki lähettää sähköposti-ilmoituksen järjestelmätoimittajalle uudesta tehtävästä. 5. Huoltokirjajärjestelmän tuki perustaa huoltokirjaan uuden käyttäjätunnuksen tai muokkaa käyttöoikeutta käyttöoikeuslomakkeen tietojen perusteella. 6. Tuki tiedottaa käyttöoikeuksiin liittyvistä muutoksista asianmukaisia joko sähköpostitse tai kirjeitse ja siirtää lomakkeen projektipankin kansioon Valmiit. Uuden huoltokirjakohteen perustaminen tilataan samalla sähköisellä käyttöoikeuslomakkeella edellä mainitun prosessin mukaisesti. 2.2 Huoltokirjan laadinta investointiprosessissa Uudis- ja perusparannuskohteissa huoltokirja laaditaan osana suunnittelu- ja rakentamisprosessia. Huoltokirjan laadinnasta investointiprosessissa on laadittu Työohje: Huoltokirjan valinta, koordinointi ja laadinta hankkeen aikana. Kuvassa 5 on esitetty tiivistettynä huoltokirjan laadinnan päävaiheet.
8 Suunnittelun käynnistyessä Suunnittelu- ja työmaavaiheen aikana LAADINNAN LAADINNAN KÄYNNISTÄMINEN KÄYNNISTÄMINEN JA OHJEISTUS JA OHJEISTUS KÄYTTÖOIKEUDET KÄYTTÖOIKEUDET SISÄLLÖN SISÄLLÖN LAADINTA LAADINTA PALVELUKUVAUKSEN PALVELUKUVAUKSEN LAADINTA LAADINTA Perustiedot, järjestelmäkuvaukset, konekortit ja muut suunnittelutiedot ovat valmiita. LUOVUTUS- LUOVUTUS- TARKASTUS TARKASTUS Noin 1 kuukausi ennen kohteen luovutusta LUOVUTUS LUOVUTUS HANKKEELLE HANKKEELLE Huoltokirja valmis hankkeen luovutuksessa Kuva 5. Huoltokirjan laadinta hankkeen aikana. Huoltokirjan laadinnan käynnistäminen ja ohjeistus tapahtuu aloituskokouksessa, jossa nimetään laadintatyöhön osallistuvat henkilöt sekä heidän tehtävänsä. Huoltokirjakoordinaattori antaa tarkemmat ohjeet huoltokirjan laadintaprosessista sekä vastaa huoltokirjajärjestelmän esittelystä ja käytön perusopastuksesta. Huoltokirjakoordinaattori tilaa laadintatyöhön osallistuville henkilöille tarvittavat huoltokirjan käyttöoikeudet huoltokirjamanagerilta tai Senaatti-kiinteistöjen alueelliselta huoltokirjavastaavalta. Huoltokirjan käyttöoikeus on henkilökohtainen ja myönnetään henkilöille, jotka sen välttämättä tarvitsevat. Suunnittelijat vastaavat omalta osaltaan huoltokirjan laatimisesta. Suunnitteluvaiheen päättyessä kohteen perustiedot, yleiskuvaukset, konekortit ja muut suunnittelutiedot ovat valmiina. Urakoitsijat täydentävät huoltokirjan tiedot toteutunutta vastaavaksi. Suunnittelijat tarkastavat omalta osaltaan urakoitsijoiden toimittamat tiedot. Huoltokirjan laadinnan ohjaus ja seuranta tulee sisällyttää jokaisen suunnittelu- ja työmaakokouksen asialistalle. Tällöin voidaan ajoissa puuttua mahdollisiin ongelmiin sekä varmistaa työn eteneminen rakennushankkeen mukana ja huoltokirja voidaan ottaa käyttöön heti hankkeen valmistuttua. Kiinteistöpäällikkö, talotekniikka-asiantuntijat ja huoltokirjakoordinaattori laativat yhteistyössä kohteen palvelukuvauksen. Kohteen suunnittelijat ja urakoitsijat osallistuvat tarvittaessa palvelukuvauksen laadintaan. Kiinteistöpäällikkö suorittaa tarvittaessa kiinteistönhoidon kilpailutuksen alustavan huoltokirjan valmistuttua. Huoltokirjan luovutustarkistus pidetään noin kuukausi ennen kohteen luovutusta. Tarkistuksen suorittamisesta vastaavat alueellinen huoltokirjavastaava ja kiinteistöpäällikkö. Rakennuttajakonsultti luovuttaa valmiin huoltokirjan hankevastaavalle.
9 2.3 Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen Kuvassa 6 on esitetty huoltokirjan laadinnan eteneminen käytössä olevaan kohteeseen. LAADINNAN LAADINNAN KÄYNNISTÄMINEN KÄYNNISTÄMINEN KIINTEISTÖN KIINTEISTÖN TIETOJEN TIETOJEN HANKINTA HANKINTA SISÄLLÖN SISÄLLÖN LAADINTA LAADINTA PALVELU - PALVELU - KUVAUKSEN KUVAUKSEN LAADINTA LAADINTA LUOVUTUS - LUOVUTUS - TARKASTUS TARKASTUS Kuva 6. Huoltokirjan laadinta käytössä olevaan kohteeseen. Laadinnan käynnistäminen tapahtuu aloituskokouksessa, johon osallistuvat kiinteistöpäällikkö, alueellinen huoltokirjavastaava, huoltokirjakoordinaattori ja kiinteistönhoidon edustajat. Edellisten lisäksi laadintatyöhön voidaan kytkeä talotekniikka-asiantuntijat ja käyttäjän yhteyshenkilö. Aloituskokouksessa sovitaan huoltokirjan laadinnan aikataulusta ja tarkennetaan laadittavan huoltokirjan sisältö. Käytössä olevan kiinteistön huoltokirjan sisältö laaditaan seuraavien tietojen perusteella: Tilaajalta ja kiinteistönhoito-organisaatiolta saatavista lähtötiedoista (perustiedot, asiakirjat, kiinteistönhoidon laatutavoitteet, kiinteistönhoitosuunnitelma) Kiinteistönhoitohenkilökunnan ja tilojen käyttäjien haastatteluista saatavista tiedoista Mahdollisista erillisselvitysten tiedoista (esimerkiksi kuntoarvio) Laatijan kiinteistökierroksen aikana tarkastamista tiedoista Laatijan kokemusperäisistä tiedoista ja lähdekirjallisuudesta Kiinteistöpäällikkö vastaa kohteen kiinteistönhoidon palvelukuvauksen laatimisesta. Palvelukuvaus laaditaan talotekniikan asiantuntijoiden, huoltokirjakoordinaattorin ja tarvittaessa kiinteistönhoito-organisaation avustuksella. Käytössä olevan kohteen huoltokirjan luovutustarkastus tehdään sovitun aikataulun mukaisesti. Huoltokirjan luovutustarkastuksen suorittaa huoltokirjakoordinaattori, alueellinen huoltokirjavastaava ja kiinteistöpäällikkö. Alueellinen huoltokirjavastaava hyväksyy huoltokirjan vastaanotetuksi.
10 3 SISÄLTÖ 3.1 Yleistiedot Tässä osiossa on käsitelty huoltokirjan sisältö pääpiirteissään ja kuvattu huoltokirjan sisällön yleistä tarkkuustasoa. Tarkempia ohjeita on annettu huoltokirjajärjestelmäkohtaisissa ohjeissa. Turvakriittisten kohteiden huoltokirjoissa esitettävästä tiedosta on esitetty tarkemmat ohjeet liitteessä 2. Tässä yleisohjeessa on käytetty ympäristöministeriön Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit -julkaisussa esitettyjä yleisiä termejä. Nämä termit vaihtelevat huoltokirjajärjestelmittäin. Huoltokirjaa laadittaessa tulee muistaa, että huoltokirja tehdään ennen kaikkea tukemaan kiinteistön oikeaa käyttöä ja huoltoa. Tämän vuoksi kaikki tiedot, esimerkiksi LVI-järjestelmäkuvaukset, tulee esittää käytön ja huollon näkökulmasta ja tarvittavalla tarkkuudella. Perustiedoissa esitetään kiinteistön ja sen rakennusten tiedot KH-90014 Kiinteistön perustietokortti sisällön mukaisesti. Perustietokortin malli on esitetty liitteessä 3. Huoltokirjassa esitetään rakennustekniikan ja taloteknisten järjestelmien sekä laitteiden tiivistetyt kuvaukset siten, että kiinteistöä tuntematonkin ammattilainen saa yleiskuvan kiinteistöstä. Yleiskuvauksissa esitetään kiinteistössä olevat järjestelmät, järjestelmien ja laitteistojen suunnitellut toimintatavat, vaikutusalueet sekä liittymä-, sijainti- ja laajuustietoja. Yleiskuvausten tavoitteena kertoa, minkälaisesta rakennuksesta on kysymys. Rakennuksen kantavana pystyrakenteena on betonipilarit ja vaakarakenteena betonipalkit ja ontelolaatat. Rakennuksen pohjoispääty on perustettu betoniteräspaalujen varaan ja muut osat maanvaraisten betonianturoiden varaan. Yleiskuvauksissa on hyvä tuoda esille mahdolliset rakennuksen riskitekijät esimerkiksi rakenteiden tuuletettavuus, lumen- ja jäänpoisto, suuri energian kulutusmahdollisuus. Rakennuksessa on kostutus tiloissa xxx, joka vaatii erityistä huomiota varsinkin kovan pakkaskauden alkaessa ja pakkaskauden aikana. Yleiskuvauksissa kerrotaan myös laitteiden ja rakenteiden huoltoa ja käyttöä palvelevaa informaatiota, esimerkiksi luetellaan huollettavat laitteet ja järjestelmät pääpiirteissään. Rakennuksen koneellinen ilmanvaihto on toteutettu kolmella lämmöntalteenotollalla (pyörivä kenno) varustetulla tulo- ja poistoilmakoneella. Suunnittelijan laatimat yleiskuvaukset tulee työmaavaiheessa tarkastaa ja korjata tarvittessa toteutusta vastaavaksi.
11 Korjaus- ja muutostöihin liittyvät yleiskuvausten muutokset ja lisäykset tulee esittää maininnalla hankkeesta ja toteutusajankohdasta esimerkiksi Hanke AXXXX, 2009. Turvakriittisissä kohteissa yleistietojen tarkkuustaso tulee sopia laadintaa aloitettaessa tilaajan ja käyttäjän kanssa. Kaikissa Senaatti-kiinteistöjen rakennuksissa käyttötarkoituksesta riippumatta turva-, tieto-, puhelin- ja viestintäjärjestelmiin sisältyviä tietoja esitetään vain hyvin yleisellä tasolla. Yksityiskohtaisia tietoja ei saa esittää Internet-huoltokirjoissa. Rikosilmoitinjärjestelmän kohdalla esitetään esimerkiksi: Kohteessa on rikosilmoitinjärjestelmä. Tarkempia tietoja laitteistosta saa kohteen kiinteistöpäälliköltä tai käyttäjän tilayhdyshenkilöltä. Jos kohteesta on laadittu kuntoarvio, sitä voidaan käyttää hyväksi yleiskuvausten laadinnassa. Huoltokirjassa esitetään tiedot kiinteistölle tehdyistä selvityksistä ja tutkimuksista, joita ovat mm. kuntoarviot, kuntotutkimukset, energiakatselmukset ja asbestikartoitukset. Suoritetuista viranomaistarkastuksista, kuten väestönsuojien, sähköverkon sekä palotarkastuksesta, lisätään tiedot huoltokirjaan. Yhteystietoina esitetään omistajan, kiinteistökohtaisten yhteyshenkilöiden, kunnallisteknisten liittymien, kiinteistönhoidon ja muiden hoidon ja huollon sopimuskumppaneiden tiedot. Hankkeisiin liittyvien konsulttien, suunnittelijoiden, urakoitsijoiden, laite- ja materiaalitoimittajien, aliurakoitsijoiden, tavarantoimittajien ym. yhteystiedoista tehdään hankekohtainen liite liitettäväksi huoltokirjaan. 3.2 Kiinteistönhoidon palvelutuotteet ja vastuurajat Palvelutuotteet sisältävät kokoelman yleisesti käytettyjä vakiokoodattuja ja - nimettyjä kiinteistöpalveluita eli hoito- ja huoltotehtäviä. Tuotekirjasto toimii huoltokirjajärjestelmän sisällä yhteisenä tietopankkina. Tuotekirjastosta poimitaan tarvittavat tuotteet ja muodostetaan niistä haluttua palvelun laatutasoa vastaavia palvelukokonaisuuksia eli huoltokalenteritehtäviä. Huolto-ohjelman laadinnassa käytetään ensisijaisesti huoltokirjajärjestelmässä olemassa olevia palvelutuotteita, joiden perustana käytetään Senaatti-kiinteistöjen laatimaa tuotekirjastoa. Mikäli Senaatti-kiinteistöjen käyttämästä palvelutuotekirjastosta ei löydy kohteeseen soveltuvaa kiinteistönhoidon palvelutuotetta, tarvittavasta lisäyksestä ilmoitetaan Senaatti-kiinteistöjen nimeämälle henkilölle, joka vastaa kirjaston ylläpidosta. Tuotekirjaston muutoksesta ilmoitetaan kaikille järjestelmätoimittajille, jotka päivittävät muutoksen järjestelmiinsä.
12 Kohdekohtainen palvelupaketti -palvelutuote x -palvelutuote y -palvelutuote z Kohdekohtainen palvelupaketti -palvelutuote x -palvelutuote y -palvelutuote z SENAATTI-KIINTEISTÖJEN PALVELUTUOTE- KIRJASTO Huoltokirjajärjestelmän palvelutuotekirjasto Huoltokirjajärjestelmän palvelutuotekirjasto Kuva 7. Huolto-ohjelmien laadinta palvelutuotekirjaston perusteella.. Palvelukokonaisuuksien nimeämisessä noudatetaan Senaatti-kiinteistöjen erillistä ohjetta. Palvelukokonaisuuksien nimen eteen lisätään teknisen järjestelmän tai huollettavan kohteen luonnetta ilmaiseva kaksikirjaiminen lyhenne seuraavan periaatteen mukaisesti: Kiinteistönhoidon yleistehtävät [KH] (sisältäen mm. jätehuolto) Kiinteistönhoidon tuki [KH] (sisältäen mm. mittareiden lukeminen, palaverit, riskien hallinta jne.) Rakennustekniikka [RA] Ulkoalueet ja -varusteet [UA] Ilmanvaihtojärjestelmät [IV] Vesi- ja lämpöjärjestelmät [LV] Sähköjärjestelmät [SÄ] Jäähdytysjärjestelmät [JÄ] Rakennusautomaatio [SV] Muut erikoishuollot [ER] (teknisten järjestelmien huollot) Käytetty etuliite ei tarkoita palvelukokonaisuuden suorittajaa vaan se voidaan määritellä erikseen järjestelmäkohtaisia ominaisuuksia käyttäen. Palvelukokonaisuudet luo huoltokirjan laatija. Palvelukokonaisuuksille määritellään suoritustaajuus sekä tarvittaessa suorittaja. Palvelukuvauksen laadintaan osallistuu kiinteistöpäällikön ja taloteknisten asiantuntijoiden lisäksi kohteen kiinteistönhoito-organisaatio.
13 Huoltokirjassa esitetään kiinteistön palvelusopimukset, vastuurajat ja niiden tiedot. Huoltokirjan laatija syöttää kiinteistöpäälliköltä saadut sopimustiedot huoltokirjaan. 3.3 Kunnossapito 3.4 Tavoiteolosuhteet 3.5 Käyttöpäiväkirja Kunnossapito-ohjelman ja kunnossapidon vuosisuunnitelman laadinta kuuluvat kiinteistöpäällikön toimialaan eikä niitä täydennetä huoltokirjan laadinnan puitteissa. Senaatti-kiinteistöt käyttää kunnossapidon suunnittelussa KuntoRyhtiohjelmistoa. Hankkeista kuitenkin liitetään huoltokirjaan hankekohtaiset rakennusosien ja järjestelmien käyttöikä- ja kunnossapitojaksotiedot. Huoltokirjassa esitetään tavoiteolosuhdetiedot koskien sisäilmastoa, energiankulutusta ja järjestelmien käyntiaikoja sekä asetusarvoja. Tavoiteolosuhteiden määrittelemisestä vastaa kiinteistöpäällikkö, talotekniikkaasiantuntijat sekä lisäksi hankkeissa talotekniset suunnittelijat. Huoltokirjan käyttöpäiväkirjatoimintoa käytetään mm. poikkeuksellisten havaintojen tai kirjaamista edellyttävien tapahtumien sekä käyttäjien tilaamien vikakorjausten tallentamiseen. Käyttöpäiväkirjaan merkitään seuraavat asiat: Huolto-ohjelmaan sisältyvät epäsäännöllisesti toistuvat tehtävät Viemärin avaukset, rasvanerotuskaivojen ja pihakaivojen tyhjennys Ilmanvaihtokoneiden käyntiaikojen muutokset, säätökäyrien muutokset Poikkeavat tapahtumat Ilkivaltahavainnot, murrot, tulipalot jne. Ympäristöpoikkeamat (esim. rankkasade, myrsky, tulva) Sähkön- ja lämmönjakelun keskeytymiset Vikahavainnot ja tehdyt korjaukset Erillisveloitettavat työt Esimerkiksi tilatut liputukset, lumien poiskuljetus tontin alueelta, puiden kaato ja valaisinhuolto. Ulkopuolisten suorittamat huollot ja korjaukset Palveluntuottajan tehtävänä on valvoa ja raportoida käyttöpäiväkirjaan ns. kolmansien osapuolien tekemät huollot ja korjaukset. Näitä ovat mm. nuohoukset, erikoisliikkeen tekemät huollot ja takuuaikaiset korjaukset. Viranomaistarkastukset Käyttöpäiväkirjaan kirjataan kiinteistössä suoritetut ulkopuoliset tarkastukset kuten esim. viranomaistarkastukset. Merkintöihin lisätään erikseen tekijä, jos se ei ole kirjaaja. Liitteessä 4 on esitetty tarkemmat ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemisestä.
14 3.6 Paikantamispiirustukset 3.7 Asiakirjat Paikantamispiirustukset sisältävät kiinteistön keskeisten hoito- ja huoltokohteiden ja tilojen paikantamistiedot. Poikkeamista on sovittava tapauskohtaisesti alueellisen huoltokirjavastaavan kanssa. Paikantamispiirustukset laaditaan Senaatti-kiinteistöjen CAD-piirtämisohjeiden mukaisesti. Paikantamispiirustukset laaditaan kerroskohtaisesti. Viiteviivojen ja tekstien tulee olla luettavissa A4- tai A3-kokoisessa tulosteessa. Paikantamispiirustusten selkeyden vuoksi, voidaan laatia talotekniikkaalakohtaiset paikantamispiirustukset. Huoltokirjaan tallennetaan PDF-muotoiset paikannuskuvat. DWG-muotoiset paikannuskuvat tallennetaan huoltokirjaan.zip-tiedostona. Liitteessä 5 on esitetty tarkemmin paikantamispiirustuksien esitystavan ja sisällön vaatimukset. Huoltokirjaan liitetään tiedostomuotoiset luovutusaineistoluettelot, materiaalitodistukset, tuotekortit, tuotteiden ja laitteiden käyttö-, hoito- ja huolto-ohjeet, käyttöturvallisuustiedotteet, hyväksymistodistukset ja tuoteselosteet sekä rakennuksen ja sen tiloihin liittyvät ohjeet, kuten käyttäjäopastukset ja rakennusautomaation käyttäjäopas. Muita liitettäviä asiakirjoja ovat kiinteistön pelastussuunnitelma, poikkeustilanneohjeistus ja kiinteistöä koskevat viranomaismääräykset. Huoltokirjaan liitettävissä asiakirjoissa tulee esittää päiväys- ja revisiotiedot. Korjaus- ja muutostöihin liittyvät asiakirjojen lisäykset tulee esittää maininnalla hankkeesta ja toteutusajankohdasta esimerkiksi Hanke AXXXX, 2009. Pelastussuunnitelman laadinnasta vastaa kiinteistöpäällikkö. Tilojen käyttäjällä voi olla yleisen pelastussuunnitelman lisäksi oma pelastussuunnitelma. Käyttäjän pelastussuunnitelma voi sisältää luottamuksellista aineistoa ja sitä ei liitetä huoltokirjaan. Mikäli käyttäjän pelastussuunnitelma sisältää kiinteistön hoidon kannalta oleellista tietoa, tulisi siitä laatia luottamuksellisesta aineistosta karsittu versio huoltokirjaan liitettäväksi. Poikkeustilanneohjeistus laaditaan kiinteistönhoitoon liittyviin, ennakoitavissa oleviin poikkeustilanteisiin, joissa aiheutuu vaaraa henkilöturvallisuudelle tai merkittäviä taloudellisia seuraamuksia. Poikkeustilanteita ovat pelastussuunnitelmassa mainittujen tilanteiden lisäksi mm. sähkön ja lämmön jakelun pitkäaikainen keskeytyminen. Yleisluontoisista poikkeustilanneohjeiden laadinnasta vastaa huoltokirjan koordinaattori tai laatija. Mahdollisten kohdekohtaisten erikoisuuksien osalta poikkeustilanneohjeista vastaa kiinteistöpäällikkö.
15 Huoltokirjaan liitetään myös tiedot kiinteistöä koskevista viranomaismääräyksistä. Koordinaattori toimittaa taulukon viranomaismääräyksistä ja velvoitteista rakennuksen elinkaaren ajalle. Suunnittelijat täydentävät mahdolliset rakennusta koskevat määräykset ja ohjeet. 3.8 Konekortit Konekortit laaditaan huoltokirjajärjestelmäkohtaisten ohjeiden mukaisesti. Huoltokirjakoordinaattori laatii tarvittaessa mallikortit, joilla ohjataan kone- ja laitekorttien oikeaan täyttötapaan. Olemassa olevassa kohteessa konekorttien laadintavastuu on pääsääntöisesti huoltokirjan laatijalla. Taulukossa 2 on esitetty laitteet, joista laaditaan konekortti. Pääsääntönä voidaan pitää, että konekortit laaditaan kaikista laitteista, joihin liittyy kiinteistönhoitoon kuuluvia seuranta-, hoito- ja huoltotoimenpiteitä. Taulukko 2. Laitteet, joista laaditaan konekortti. LVI-LAITTEET SÄHKÖLAITTEET RAKENNUSAUTOMAATIO- LAITTEET MUUT ERITYISLAITTEET Lämmönjakokeskukset Lämmityksen erilliset säätöryhmät Ilmanvaihtokoneet ja niihin liittyvät laitteet Erillispoistot Puhaltimet Savunpoistopuhaltimet Kostutusyksiköt Paineenkorotusjärjestelmät Pumppaamot Erotuskaivot esim. BEK, REK Jäähdytysyksiköt Lauhduttimet Vakioilmastointikojeet Paineilmakompressorit Muuntamot Kompensointilaitteet Pää- ja jakokeskukset Paloilmoitinkeskukset Kiinteistöön kuuluvat UPS-laitteet Turvavalokeskukset Varavoimakoneet Savunpoistoluukut ja - laukaisukeskukset Rakennusautomaatiovalvomo Alakeskukset Säätölaitteet Sprinklerlaitteet Kaasusammutuslaitteet Konekorttitiedot tulee täyttää mahdollisimman täydellisesti. Konekorttitietojen tarkkuuden lähtökohta on, että tietojen perusteella täytyy olla mahdollista tilata vastaava laite.
16 Konekorttien sisältö on vähimmillään (järjestelmästä riippuen): laitteen positio sijainti vaikutusalue valmistaja valmistus-/ asennusvuosi tyyppitieto neste- tai ilmamäärä kylmäaine ja kylmäaineen täyttö teho Käytössä olevan kohteen konekorttien laadinnassa kiinteistökierros on laadintatyön kannalta välttämätön. Kiinteistökierroksen aikana tarkastetaan lähtötietojen oikeellisuus ja hankitaan puuttuvat tiedot. Laitetietojen oikeellisuuden tarkastamisessa on huomioitavaa, että mikäli laitetietojen tarkastaminen edellyttää laitteiden avaamista tai pysäyttämistä, on siitä sovittava etukäteen kiinteistönhoidon ja käyttäjien edustajien kanssa. Laitetiedot tarkastetaan siltä osin kuin on mahdollista ilman laitteen purkamista. 3.9 Yleistä huoltokirjaan liitettävistä dokumentit Huoltokirjaan liitettävät dokumentit liitetään järjestelmäkohtaisten ohjeiden osoittamiin hakemistoihin. Dokumentit voivat olla tiedostomuotoisia asiakirjoja tai tieto olemassa olevan paperidokumentin sijainnista. Huoltokirjaan tallennetaan ainoastaan loppudokumentteja. Huoltokirjaan tallennetaan pääsääntöisesti PDF-muodossa olevia tiedostoja. Muokattavat tiedostot, kuten esimerkiksi suodatinluettelot tallennetaan muokattavissa olevassa alkuperäisessä muodossa. Mikäli huoltokirjaan halutaan liittää aineistoa www-sivuilta, tehdään halutuista sivuista PDF-tiedosto, joka liitetään huoltokirjaan. Suoria viittauksia wwwsivustoille ei pääsääntöisesti hyväksytä.
17 4 KÄYTTÖÖNOTTO JA YLLÄPITO Kuvassa 8 on esitetty huoltokirjan käyttöönoton eteneminen. KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖ KÄYTTÖ KOEKÄYTÖN KOEKÄYTÖN LUOVUTUS - LUOVUTUS - TARKASTUS TARKASTUS LUOVUTUS LUOVUTUS KÄYTTÖ JA KÄYTTÖ JA YLLÄPITO YLLÄPITO Kohteen koekäyttö ja takuuaika alkaa 12 kuukautta luovutuksesta Kuva 8. Huoltokirjan käyttöönoton eteneminen. 4.1 Huoltokirjan käyttöönotto 4.2 Huoltokirjan koekäyttö Huoltokirjan käyttöönotto tapahtuu luovutuksen ja vastaanoton jälkeen järjestämällä erillinen huoltokirjan sisältöä ja toimintaa esittelevä perehdyttämistilaisuus. Perehdyttäminen on erityisen merkittävässä roolissa, vaikka huolto-organisaatiolla olisikin aikaisempaa kokemusta huoltokirjojen käyttämisestä. Perehdyttämistilaisuuden tarkoituksena on varmistaa huoltokirjan käytön alkaminen. Tilaisuuden järjestämisestä vastaa huoltokirjan laatinut taho. Tilaisuudessa voivat olla mukana kiinteistönhoito-organisaation edustajien lisäksi myös tilojen käyttäjien edustajat sekä kiinteistöpäällikkö. Ensimmäinen vuosi käyttöönoton jälkeen on niin sanottu koekäyttövuosi, jonka kuluessa järjestetään huoltokirjaan liittyvät välitarkastelu- ja loppupalaverit. Palavereiden tarkoitus on varmistaa huoltokirjan käyttöönotto, tuoda esille huoltokirjan täydennystarpeet ja sopia tarvittavien muutosten suorittamisesta. Palavereihin osallistuvat Senaatti-kiinteistöjen alueellinen huoltokirjavastaava, kiinteistöpäällikkö, kiinteistönhoito-organisaation edustaja ja huoltokirjakoordinaattori tai laatija. Huoltokirjan koekäytön aikana havaittavat korjaus- ja täydennystarpeet sekä sisältömuutokset sisältyvät huoltokirjakoordinaattorin ja -laatijan tehtäviin. Huoltokirjaan päivitetään takuuaikana käytössä havaitut sisällölliset tarkennukset. Tehdyt muutokset raportoidaan huoltokirjajärjestelmään. 4.3 Koekäytön luovutustarkastus ja luovutus 4.4 Huoltokirjan ylläpito Takuuvuoden päätteeksi järjestetään luovutustarkastus, jossa käydään läpi huoltokirjan käyttöönotto, takuuvuoden aikana havaitut puutteet ja tehdyt tarkennukset. Hyväksytyn luovutustarkastuksen jälkeen huoltokirja siirtyy käyttö- ja ylläpitovaiheeseen. Käyttövaiheessa huoltokirjan tietosisältöä päivitetään ja kehitetään. Huoltokirjan tietosisällön ylläpitäminen on jatkuva prosessi.
18 Käyttövaiheessa huoltokirjasta vastaa kohteen kiinteistöpäällikkö. Huoltokirjavastaava valitsee alueelle tarvittaessa huoltokirjamanagerin, joka ylläpitää ja ohjeistaa huoltokirjojen käyttöä alueella. Mikäli huoltokirjan tietosisällön ylläpito- ja kehitystyötä ei ole järjestetty kootusti, tilaa kiinteistöpäällikkö tarvittavan työn esimerkiksi huoltokirjan laatineelta taholta. Käyttö- ja ylläpitovaiheeseen on laadittu erilliset työohjeet: Huoltokirjan käyttö Huoltokirjan päivittäminen Kiinteistönhoidon kilpailuttaminen Huoltokirjan katselmus Huoltokirjasovelluksen käyttöön liittyviin kysymyksiin vastaa ohjelmatoimittajat: FacilityInfo, Buildercom Oy:n tukipalvelu sähköpostitse osoitteessa support@facilityinfo.fi Ryhti, Olof Granlund Oy:n tukipalvelu sähköpostitse osoitteessa ryhti@ryhti.fi LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Alueelliset huoltokirjavastuuhenkilöt Huoltokirja turvakriittisessä kohteessa Perustietokortin malli Ohjeet käyttöpäiväkirjamerkintöjen tekemiseen Paikantamispiirustuksien ohjeita LÄHTEET Toimitilakiinteistön huoltokirja. Laadinta-Käyttö-Esimerkit. Ympäristöministeriö ja Rakennustieto Oy. Suomen ympäristö, rakentaminen nro 349.1999.
LIITE 1 1 (1) ALUEELLISET HUOLTOKIRJAVASTUUHENKILÖT Alue Henkilön nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero Faksi Etelä-Suomi/Helsinki Pasi Hyyppä pasi.hyyppa_at_senaatti.fi 0205 811 387 gsm: 040 722 4918 Länsi-Suomi/Turku Sakari Vainio sakari.vainio_at_senaatti.fi 0205 811 423 gsm: 040 820 3860 Keski- Suomi/Hämeenlinna Pertti Puisto pertti.puisto_at_senaatti.fi 0205 811 483 gsm: 0400 558 778 Keski-Suomi/Kouvola Pasi Pipatti pasi.pipatti_at_senaatti.fi 0205 811 510 gsm: 0400 787961 Keski-Suomi/Jyväskylä Tero Hirvelä tero.hirvela_at_senaatti.fi 0205 811 563 gsm: 0400 563 793 Pohjois-Suomi/Oulu Esa Halmetoja esa.halmetoja_at_senaatti.fi 0205 811 662 gsm: 0400 383 651 Itä-Suomi/Kuopio Veli-Matti Kokkonen veli-matti.kokkonen_at_senaatti.fi 0205 811 603 gsm: 0400 675 759 0205 811 251 0205 811 420 0205 811 499 0205 811 520 0205 811 553 0205 811 670 0205 811 620