HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

Transkriptio

1 SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi Helsingin väestötietojärjestelmä 2. pitäjä Helsingin kaupunginhallitus 3. vastuuhenkilö Helsingin kaupungin tietokeskuksen johtaja on nimennyt rekisterin vastuuhenkilöksi tietokeskuksen tilasto- ja tietopalvelupäällikön. Vastuuhenkilön tehtävät on kuvattu jäljempänä kohdassa Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Tehtävänimike Tilasto- ja tietopalvelupäällikkö Osoite PL Helsingin kaupunki Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) puh

2 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Järjestelmän tarkoituksena on kunnalliset suunnittelu- ja hallintotehtävät: - kunnan toimintaa säätelevien erityislakien edellyttämien kunnan viranomaistoimintojen hoitaminen - kunnallinen tiedottaminen - muut hallinto- ja valmistelutehtävät - tilastotuotanto - tutkimustehtävät. Järjestelmässä on rekisteröity kaupungissa vakinaisesti asuvat henkilöt. Järjestelmässä on vain kaupungin tehtävien kannalta tarpeelliset tiedot. 6. tietosisältö Järjestelmässä olevia tietoja tarvitaan hoidettaessa erityisesti kaupungin sosiaali-, terveys- ja opetustoimen tehtäviä. Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, joilla on vakinainen kotipaikka Helsingissä. Tieto on määrämuotoisessa muodossa (dataa): - henkilön perustiedot - perhesuhdetiedot - edunvalvonta- ja huostaanottotiedot - kotipaikkatiedot: kiinteistö - rakennus - asunto - osoitetiedot. 7. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteriä päivitetään Väestörekisterikeskuksesta viikottain hankittavilla väestönmuutostiedoilla. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Järjestelmästä ei luovuteta henkilötietoja. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Järjestelmästä ei luovuteta henkilötietoja

3 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisteri on kaupungin viranomaiskäytössä, johon käyttäjille määritellään henkilökohtaiset käyttöoikeudet. Käyttäjät on liitetty käyttäjäryhmiin, joilla on erilaajuisia käyttöoikeuksia hoitamiensa tehtävien vaatimusten mukaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamiseen hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Väestötietojärjestelmän käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmää käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on kaupungin tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

4 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 11. Tarkastusoikeus Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Helsingin kaupungin tietokeskuksessa rekisteriasioita hoitaville henkilöille. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa Väestörekisterikeskuksesta. Mikäli henkilötiedoissa havaitaan virheitä, henkilö ohjataan tekemään oikaisu Helsingin maistraatissa. 13. Kielto-oikeus Järjestelmästä ei luovuteta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia eikä sukututkimusta varten (sopimus Väestörekisterikeskuksen kanssa). 14. Rekisteröidyn informointi Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävillä Helsingin kaupungin tietokeskuksessa sekä Helsingin kaupungin www-sivuilla.

5 HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 15. Rekisterihallinto Kaupunginhallitus käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Kaupunginhallitus on siirtänyt päätösvaltaa Helsingin kaupungin tietokeskuksen johtajalle. Tietokeskuksen johtaja päättää: - rekisteriselosteen laatimisesta - rekisterin käytöstä - tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - käyttöoikeuksien myöntämisen periaatteista - rekisteröidyn informoinnin ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta - tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta - rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta - rekisterin suojaamisesta sekä tietoturvan järjestämisestä - arkistoinnista ja hävittämisestä - rekisterin ja osarekisterien vastuuhenkilöiden nimeämisestä. Rekisteritoimintoja toteuttavat kaupungin palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Vastuuhenkilön tehtävänä on: - päättää käyttöoikeuksien myöntämisestä seuraavien periaatteiden mukaisesti: - tietoja käytetään kaupungin virastoissa ja liikelaitoksissa - käyttötarkoituksena on asiakaspalvelun perustiedot, tilasto-, tutkimus-, suunnittelutai kehittämistoiminta, kuntalain mukainen tiedottaminen tai muu kunnan toimialaan kuuluvien tehtävien hoitaminen. - huolehtia, että väestötietojärjestelmää hoidetaan asianmukaisesti - tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa - huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta - huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.