PROJEKTILA -TEHTÄVÄLUETTELO IM-MANAGERILLE Versio 1.0

Transkriptio

1 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 1 (9) PROJEKTILA -TEHTÄVÄLUETTELO IM-MANAGERILLE Versio Omien tietojen päivitys ja ylläpito 2. Koulutus- ja konsultointipalvelut hankeryhmälle 3. Tiedonkeruupalvelut 4. Hankkeen lähtötietodokumentaation käsittely 5. Laadunvarmistus- ja tarkastuspalvelut 6. Ajantasasarjojen ja mallien ylläpito 7. Käyttöoikeuksien tarkastuksiin osallistuminen 8. Raportointi alueen ProjekTila-vastaavalle

2 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 2 (9) Sisällysluettelo 1. IM-managerin rooli hankeryhmässä Omien tietojen päivitys ja ylläpito ProjekTilassa ylläpidettävät omat tiedot Projektipankeissa ylläpidettävät omat tiedot Koulutus- ja konsultointipalvelut hankeryhmälle Tiedonkeruupalvelut Hankkeen lähtötietodokumentaation käsittely Laadunvarmistuspalvelut Hankkeen aikaiset dokumentoinnin laatutarkastukset Loppudokumentaation laatutarkastukset Ajantasasarjojen ja mallien ylläpito Alueen käyttöoikeuksien tarkastuksiin osallistuminen Raportointi alueelliselle ProjekTila-vastaavalle... 9 VERSIOHISTORIA Versio pvm Kirjoittaja Kommentti Kari Alatalo Ensimmäinen virallinen versio

3 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 3 (9) IM-MANAGERIN PROJEKTILAAN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 1. IM-managerin rooli hankeryhmässä IM-managerin sopimuksen yhteys- ja vastuuhenkilö Senaatti-kiinteistöissä on alueen ProjekTila-vastaava, joka päättää kaikista alueen IM-managerin toimeksiannoista yhteistyössä alueen kanssa. Yksittäisessä hankkeessa IM-manageri toimii Senaatin hankevastaavan alaisena ja tilauksista Senaatti-kiinteistöjen hankeryhmän tietoteknisenä apuna liittyen hankkeiden tiedonhallinnan tuki- ja valvontatehtäviin. IM-manageri raportoi aina suoraan Senaatin hankevastaavalle, joka päättää varsinaisista jatkotoimenpiteistä. IM-managerillä ei siis ole varsinaista itsenäistä roolia hankeryhmässä vaan kaikki toiminta tapahtuu hankevastaavan kautta. IM-managerilta tilattavia päätehtäviä ovat: Tiedonhallinnan soveltava koulutus ja tuki (puhelin, sähköposti, konsultointi) hankeryhmälle. Tarkastaa ja raportoida hankkeen dokumentointia (rakennuttaminen, suunnittelu, urakointi) suhteessa hankkeen alussa sovittuun tasoon ja Senaatin CAD- ja BIM-ohjeistuksiin. Osallistua vanhojen hankkeiden dokumentaation kartoittamiseen ja tiedonkeruuseen (skannaukset, uudelleen CAD-piirto yms.). Olemassa olevan aineiston tietotekninen käsittely (tiedostomuunnokset, useiden erillisten piirustusten yhdistelyt yms.). Ajantasaistaa kohteen dokumentteja vanhojen dokumenttien ja mahdollisten mittausten pohjalta Osallistua alueen sähköisten palveluiden käyttöoikeuksien valvontaan alueen ProjekTila-vastaavan tukena Päätehtävien lisäksi IM-manageri voi laatia erilaisia räätälöityjä raportteja, osallistua kehitysryhmän palavereihin käytännön asiantuntijana, osallistua ohjeistuksien kehittämiseen ja jalkauttamiseen yms. Toiminta tapahtuu tiiviissä yhteistyössä toiminta-alueen ProjekTilavastaavan, Senaatti-kiinteistöjen hankevastaavien, hankeryhmän, arkistonhoitajien, rakennuttajakonsulttien ja suunnittelijoiden kanssa.

4 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 4 (9) 2. Omien tietojen päivitys ja ylläpito 2.1.ProjekTilassa ylläpidettävät omat tiedot Omat käyttöoikeudet -näkymä ProjekTilan päävalikosta löytyy kohta Omat käyttöoikeudet. Tällä valinnalla päästään näkemään omat käyttöoikeudet ProjekTilan kohteisiin, sekä päästään oman käyttäjätunnuksen asetuksiin. ProjekTilassa käyttöoikeudet jaetaan käyttöoikeusrooleilla kohderyhmien mukaisesti. Käyttöoikeusrooleja on kahden tyyppisiä, oletusrooli sekä kohderyhmäkohtainen käyttöoikeusrooli. Oletusroolilla määritetään ProjekTilan ylläpitoon liittyviä käyttöoikeuksia ja kohderyhmä kohtaisilla rooleilla oikeuksia kohteiden käyttöoikeuksiin. Esim. Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöpäälliköille on tehty oma rooli Senaattikiinteistöpäälliköt, joka on sekä oletusroolina että myös kohdekohtaisena roolina. Kohderyhmillä kerrotaan, minkälaisiin kohteista muodostettuihin ryhmiin oikeuksia on myönnetty. Jokaiseen kohderyhmään voidaan antaa eri käyttöoikeusrooli niin haluttaessa. Kohderyhmätyyppejä ovat: Koko Senaatti-kiinteistöt (sisältää kaikki kohteet) Toimialat (jokaisella toimialla on oma kohderyhmä) Alueet (jokaisella alueella on oma kohderyhmä) Isännöintialueet (jokaisella isännöintialueella on oma kohderyhmä) Jokaisella yksittäisellä kohteella on oma kohderyhmä Lisäksi voi olla käytössä ns. räätälöityjä käyttäjäkohtaisia kohderyhmiä. Oman käyttäjätunnuksen tiedot Salasana painikkeella nähdään oman käyttäjätunnuksen tiedot, organisaatiotiedot, sekä päästään vaihtamaan oma salasana. Samoin näkymästä nähdään oma oletusrooli. Jos organisaatio ja yksikkö tietoa halutaan muuttaa, on esim. virheellinen tai muuttunut, tulee siitä ilmoittaa Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi asian korjaamiseksi. Käyttäjätunnustiedot on yhteiset kaikkien Buildercomin palveluiden kesken. Muita palveluja ovat FacilityInfo huoltokirja sekä projektipankit. Käyttäjätunnustietojasi voit ylläpitää myös näissä sovelluksissa.

5 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 5 (9) 2.2.Projektipankeissa ylläpidettävät omat tiedot Projektipankin henkilötietokortti Projektipankin henkilötietokortti löytyy projektipankin etusivun linkistä Henkilökortti. Kortille tullaan myös ensimmäistä kertaa hankkeen projektipankkiin kirjauduttaessa, heti käyttöoikeusehtojen hyväksymisen jälkeen. Kortin yhteystiedot tulee tarkistaa ja täydentää. Näitä yhteystietoja käytetään hankkeen yhteystietolistalla. Sähköpostiosoite on koko järjestelmän käytön kannalta oleellinen muistaa ylläpitää. Samoin osoitetiedot ovat tärkeät, sillä ne toimivat samalla mm. hankkeen kopiotilausten toimitusosoitteina. Titteli-kenttään tulee kirjoittaa oma tehtävänimike kyseisessä hankkeessa esim. hankevastuuhenkilön roolissa toimittaessa esim. IM-manageri. Jokainen käyttäjä vastaa itse omien tietojen ajan tasalla olemisesta. Jos yhteystietoluettelossa olevissa organisaation yhteystiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee korjauspyyntö lähettää sähköpostilla Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi tai käyttää projektipankin yläpalkista löytyvää palaute-toimintoa korjauspyynnön välittämiseen. Kortille tehdyt muutokset tallennetaan kortin alalaidassa olevalla Tallenna painikkeella.

6 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 6 (9) 3. Koulutus- ja konsultointipalvelut hankeryhmälle Hankeryhmälle suunnattu tiedonhallinnan koulutus suositellaan järjestettäväksi heti hankkeen alussa, jolloin siitä saadaan suurin hyöty. Koulutus- ja konsultointitilauksen IM-managerille tekee ProjekTila-vastuuhenkilö hankevastaavan pyynnöstä. Hankkeen alussa järjestettävä koulutus voidaan jakaa kahteen osaan: 1. Tekniseen projektipankkikoulutukseen, jonka järjestää projektipankkitoimittaja 2. Hankkeen yleiseen tiedonhallintakoulutukseen, jonka järjestää IMmanageri. Hankkeen alussa voidaan myös sopia IM-managerin järjestämästä puhelinja sähköpostituesta hankeryhmälle koskien hankkeen sähköisen tiedonhallinnan asioita. Erityisesti tietomallihankkeiden osalta suositellaan järjestettäväksi hankkeen alkaessa tiedonhallinnan pelisääntöpalaveri. Hankkeen aikana IMmanagerilta voidaan tilata tietomallikonsultointipalveluita, kuten mallien tarkastamista ja yhdistämistä. 4. Tiedonkeruupalvelut IM-managerin palveluita voidaan käyttää kohteen vanhan aineiston haltuunottoon sekä ProjekTilaan tallentamiseen. IM-managerilta voidaan tilata, selvitys paljonko kohteesta on aineistoa paperiarkistossa olemassa olevien piirustusluetteloiden skannaus pdf-muotoon sekä tallennus ProjekTilaan sähköisessä muodossa olevien suunnitelmien ker(j)ääminen suunnittelijoilta ja saadun aineiston tallentaminen ProjekTilaan vanhoihin projektipankkeihin tai pientöihin. Työ tehdään tiiviissä yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen hankevastaavan ja arkistonhoitajien kanssa.

7 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 7 (9) 5. Hankkeen lähtötietodokumentaation käsittely ProjekTila-vastaava voi tilata IM-managerilta käsittelypalveluita, kuten aiemmin toteutuneiden hankkeiden suunnitelmien yhdistelyjä konvertointeja tiedostomuodosta tai CAD-ohjelmasta toiseen skannattujen kuvien puhtaaksipiirtoa olemassa olevien suunnitelmien paikkansapitävyyden toteamista silmämääräisesti arvioituna kohdekäynnillä tarkemittauksia tarvittavassa laajuudessa. IM-manageri kerää pirstaloidun tai muutoin epäyhtenäisen piirustusmateriaalin ja koostaa niistä hankkeen lähtötiedoiksi yhtenäisen piirustus- tai tietomallimateriaalin. Tarvittaessa lähtötietoja voidaan täydentää kohteessa tehtävin mittauksin. 6. Laadunvarmistuspalvelut Hankkeen dokumentaation laatuasiat eivät ratkea loppudokumentointivaiheessa. Hankkeen loppudokumenttien laadunvarmistuksen kannalta on kriittistä, että laatunäkökulma nostetaan vahvasti esiin heti hankkeen alussa ja että dokumentoimista seurataan hankkeen alusta päättymiseen saakka. Suunnitelmien muotovaatimukset tarkastetaan suhteessa CAD- ja tietomalliohjeisiin. Kustakin tarkastetusta hankkeesta laaditaan tarkastusraportti, jonka pohja löytyy ProjekTilan ohjeiden alta, kohdasta 03. HANKESISÄLLÖN TARKASTUSLOMAKKEET. Täydennetyt tarkastuslomakkeet toimitetaan hankevastaavan kautta tiedoksi hankkeen osapuolille ja tallennetaan hankkeen projektipankkiin kohtaan Hankesisällön tarkastuslomakkeet. 6.1.Hankkeen aikaiset dokumentoinnin laatutarkastukset Hankkeen aikana toteutettavat pistokoemaiset dokumentoinnin laatutarkastukset, jotka raportoidaan Senaatin hankevastaavan kautta osapuolten tietoon. Hyvä ajankohta välitarkastukselle on kun suunnitelmista luonnokset on hyväksytty (L2- tai urakkalaskentavaihe). Tarkastuksen kohteena ovat rakennuttamisen ja suunnittelun dokumentaatio suhteessa hankkeen alussa sovittuun sekä Senaatin CAD/BIM-ohjeistuksiin. Havaitut puutteet tulee korjata toteutussuunnittelun aikana. Tarkastus voidaan ulottaa myös tallennusten kattavuuteen, tallennustahtiin sekä tallennuspaikan oikeellisuuteen.

8 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 8 (9) 6.2.Loppudokumentaation laatutarkastukset Hankkeen lopussa suoritetaan loppudokumentaation tarkastaminen ja raportoiminen osapuolten tietoon. Tarkastus voidaan suorittaa myös pienhankkeissa. Tarkastus suoritetaan otoksena suunnittelualoittain. Otokseen valitaan soveltuvimmat dokumentit. Tarkastuksessa kiinnitetään erityistä huomiota, että urakoitsijan tarketiedot on huomioitu loppudokumentaatiossa ja suunnitelmat vastaavat toteutunutta. Urakoitsijan tarketiedot tulee löytyä sähköisessä muodossa (esim. skannattuna) projektipankissa, jotta voidaan varmistua suunnitelmien ajantasaisuudesta. Hylätyt dokumentit palautetaan tekijälleen Senaatin hankevastaavan päätöksellä korjattavaksi ja/tai täydennettäväksi. Korjattavat dokumentit voidaan tarkistuttaa vielä toisen kerran tilaajan kustannuksella, mutta jos ne eivät vieläkään ole tulleet kuntoon, voidaan lopusta tarkastustoiminnasta syntyvät kustannukset laskuttaa tekijältä. 7. Ajantasasarjojen ja mallien ylläpito A) Kun kohde on valittu ajantasallapidettäväksi, pyritään kohteessa tapahtuneet muutokset päivittämään ajantasasarjoihin ja malleihin välittömästi loppudokumentaation vastaanoton jälkeen hankkeen yhteydessä. Ajantasaistustyön kulku tulee dokumentoida tarkasti. Ajantasaistettavia teknisiä dokumentteja ovat suunnittelualakohtaiset 2D CAD-dokumentit ja niistä tulostetut pdfdokumentit suunnittelualakohtaiset tietomallit ja niitä vastaavat IFC-tiedostot sekä yhdistelmämallit B) Jos kohdetta ei ole vielä valittu jatkuvasti ajantasallapidettäväksi, ajantasaistamistyötä voidaan tarvittaessa kuitenkin tilata tarvittavassa laajuudessa ja tarkkuudessa, esimerkiksi pohjapiirrokset kerroksittain tilahallinnan tarpeisiin sähkötekniset suunnitelmat kiinteistönhoidon ja ylläpidon tarpeisiin kohteen asemapiirros kiinteistönhoidon ja ylläpidon tarpeisiin suunnittelualan ajantasaistus alkavan hankkeen lähtötiedoksi

9 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 9 (9) C) Kohteen ottaminen jatkuvan ajantasaistamisen käynnistämiseen liittyvä työmäärä voi vaihdella todella paljon. Työmäärän arviointia varten Selvitetään kohteen muutoshistoria; rakentaminen, laajennukset, peruskorjaukset, omistajan tai vuokralaisen tekemät muutokset jne. Selvitetään ja valitaan suunnittelualakohtaisesti nollataso, joka on mahdollisimman hyvä lähtökohta ajantasaistustyölle, esim. viimeisin peruskorjaus. Analysoidaan suunnittelualakohtaisesti arkistoista nollataso ja sen jälkeisestä ajasta löytyvä aineisto, jonka perusteella voidaan laatia kohdekohtainen ajantasaistustarvesuunnitelma sekä alustava työmääräja kustannusarvio. Alueen ProjekTila-vastaava tekee edellä saatujen tietojen perusteella päätöksen ajantasaistustöiden tilauksesta. 8. Alueen käyttöoikeuksien tarkastuksiin osallistuminen Erikseen pyydettäessä IM-manageri osallistuu alueen ProjekTila-vastaavan organisoimiin käyttöoikeusmatriisien tarkastuksiin. Tarkastukset pidetään yleensä kerran vuodessa. 9. Raportointi alueelliselle ProjekTila-vastaavalle Alueen ProjekTila-vastaava seuraa IM-managerointipalveluiden toteutumista säännöllisen palaverikäytännön sekä tilanneraporttien avulla sopimuksen mukaisessa laajuudessa. IM-manageri sopii huolehtii palaveriaineiston koonnista. Palavereissa käydään läpi toimeksiantotilanne sekä tulevat palvelutarpeet. Palavereista laaditaan muistio, joka välitetään tiedoksi myös ProjekTilan pääkäyttäjälle.