Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen johdon näkökulmasta case Pirkkalan kunta Hallintojohtaja Olli Niemi, Pirkkalan kunta
Pirkkalan kunta Asukkaita 18 071 (31.8.2012) Pinta-ala 104 km², josta maata 81 km² Tuloveroprosentti 20 Pirkkalan kunnalla työntekijöitä 1200 Pirkkala on Suomen toinen kunta, jossa on pormestari Pirkkala on ollut Suomen nopeimmin kasvava kunta 2006-2011 Pirkkalassa tuotettiin eniten asuntoja 1000 asukasta kohti Suomessa vuonna 2011 Pirkkalassa on Suomen kolmanneksi koulutetuin väestö (20 vuotta täyttäneet) Kolmanneksi eniten tutkinnon suorittaneita asukkaita (74,5 % 15 vuotta täyttäneistä) Kolmanneksi eniten korkea-asteen tutkinnon suorittaneita (38,1 % 15 vuotta täyttäneistä)
Visio Pirkkalan kunnasta vuonna 2015 Olemme elinvoimainen ja voimakkaasti verkottunut kunta, joka kehittää aktiivisesti asukkaiden ja elinympäristön hyvinvointia. Pirkkala on edelläkävijä ja rohkea kunnallisten toimintatapojen uudistaja.
Tie sähköiseen säilyttämiseen Asianhallintajärjestelmä ja siinä oleva liitteidenhallintasovellus käyttöön 1.4.2003 Arkistonmuodostussuunnitelma laadittiin Arkki-ohjelmalla ensimmäistä kertaa v. 2004 - Diaarin asialuokituskaava ja arkistonmuodostussuunnitelman luokitus olivat yhteneväiset. Dokumenttienhallintajärjestelmä Tdoc hankittiin v. 2006 2007 alusta alkaen asianhallintajärjestelmän liitteidenhallinnan liitteet tallentuivat dokumenttienhallintajärjestelmään - ei enää levyasemalle Tällöin myös Arkki-ohjelma integroitiin asianhallintajärjestelmään ja dokumenttienhallintajärjestelmään. - Näin diaari käytti myös amsia asialuokituskaavana ja liitteidenhallinnassa liitteiden asiakirjatyypityksenä
Tie sähköiseen säilyttämiseen Dokumenttienhallintajärjestelmän työstämistä jatkettiin ja asiakirjojen laadinta aloitettiin v. 2007 aikana. Toimeksiantotoiminnot liitettiin Tdoc:iin v. 2009 alusta ->Tweb. 2008 alusta alkaen Tdoc otettiin käyttöön koko kuntaorganisaatiossa ja jo v. 2009 voitiin puhua sähköisestä arkistosta. Rinnalla päivitettiin tiedonhallintasuunnitelmaa ja sen päivittäminen jatkuu edelleen ja loppua ei ole vastassa Sähköisen pysyväissäilytyksen lupa-anomus vireillä 2012 (Sähke1) Tietoturvatasojen auditointi suoritettu 9/2012 Tietoturvataso todennettu Sähke1-vaatimusten mukaisiksi
Sähköisen työskentelyn kokonaisuus Sähköinen säilyttäminen osa muutosta sähköiseen toimistoon: Sähköinen arkisto ja asianhallintajärjestelmä Sähköinen kokousmenettely Monitoimilaiteuudistus -> henkilökohtaisista tulostimista luopuminen Intranet tiedonvälityskanavana -> ei tietovarasto Sähköinen laskujen hyväksyminen HR-ohjelmistot Substanssiohjelmistot
Arkistotilat Pirkkalassa Arkistotiloja keskusarkisto väliarkisto potilastietoja varten lähiarkistot kouluilla ja vanhainkodilla lukuisia turvakaappiratkaisuja Keskusarkistossa n. 400 hyllymetriä asiakirjoja tila täyttymässä pysyvästi säilytettävän materiaalin osalta Muut arkistotilat pieniä, paloturvaluokitukset juuri täyttäviä
Taustaa muutokselle Tieto- ja viestintäteknologian nopea kehitys Tarve nopealle tiedonhaulle (kellotaajuuden muutos)
Lähtölaukaus muutokselle Tieto muutoksen tarpeesta Signaali joko johdolta tai asiantuntijoilta Pirkkalassa tietohallintosihteeri aktiivinen Johdon rooli tarpeen tiedostaminen / luottamus asiantuntijaan päätös perustuu siis joko tietoon tai tietämättömyyteen sitoutuminen Muutosta ei tapahdu ilman aloitetta!
Muutosjohtaminen Pitkän aikavälin muutos Varsinaisella muutosprosessilla luotiin järjestelmäalusta kuntoon Toimintakulttuurin muuttaminen jatkuvaa Johdon sitoutuminen tärkeää johdonmukaiset linjaukset koko kunnassa Koulutukset alkukoulutukset rekrytointikoulutukset Hyötyjen tunnistaminen
Hyödyt organisaatiolle Tiedonhaun nopeutuminen Sähköiset toimintakäytännöt Taloudelliset hyödyt säästynyt työaika - vastaus kasvun haasteisiin arkistotilan tarpeen väheneminen - arkistotila n. 450 /m2 kalliimpaa kuin normaali toimistotila (vaatimukset paloviranomaisilta, vakioilmastointi jne.) ero ei sisällä kuitenkaan rakentamiskustannuksia Tiedon siirtyminen viranhaltijoiden vaihtuessa Auditoinneissa havaitut ja korjatut puutteet koskevat muutakin toimintaa Y-kansioviidakot poistuneet Rajapinnat mahdollistavat ohjelmistojen integroinnin
Miten muutos näkynyt toiminnassa Ei olennaisia henkilöstömuutoksia työajan säästö mennyt kasvun hallitsemiseen keskushallintoon lisätty yksi vakanssi Kirjaajien rooli voimistunut asiat ymmärretään tuoda arkistoitavaksi Sähköinen kokouskäytäntö päättäjillä myös pääsy asianhallintajärjestelmään Asioiden panttaaminen vähentynyt avoimempi tiedonsaanti Sopimusrekisteri kuntalain uudet vaatimukset täyttyvät
Kokemuksia Ajatusmalli säilyttämiseen muuttunut osa toimintaa -> ei irrallinen arkisto ongelma, että kaikki eivät miellä sähköistä arkistoa arkistoksi Aluksi käyttö koettiin hankalaksi Käyttöön totuttiin Nyt osin jo toppuutellaan käyttöä -> vaarana tietoviidakko Ongelmana puutteelliset käyttöoikeuksien ja metatietojen määrittelyt Hakutoiminnon käyttöä halutaan kehittää
Hyödyt kuntalaiselle Asiakirjapyyntöjen nopeutuminen näkyy suoraan asiakirjaluovutuksen hinnassa Sähköinen asiointi kehitetään asianhallintajärjestelmän pohjalta Sähköisen arkistoinnin virkistämät viranhaltijat hymyilevät!
Kiitos