Tiedostojen tallentaminen Xamkissa

Transkriptio

1 Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Valmistelu: Marjaana Kivelä, Pirkko Rautaniemi, Jari Väisänen, Marjo Nykänen, Susanna Voutila, Riitta Leviäkangas, Kati Hoffren ja Kimmo Hoikka Lähtökohtana tiedostojen tallentamisessa on, että tieto ja asiakirja tallennetaan vain yhteen paikkaan. Sieltä se voidaan julkaista ja linkittää useampaan kohteeseen, kuten Staffiin. Xamkin tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelma linjaa, mitkä asiakirjat tulee arkistoida ja säilyttää, kuinka pitkäksi aikaa ja minne. 1. Alle kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat säilytetään vain sähköisessä muodossa, jolloin on tärkeää, että tallentaminen on suunniteltua ja johdonmukaista. 2. Pidempään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sähköinen säilyttäminen edellyttää arkistolaitoksen seulontapäätöstä. Xamkin tavoitteena on saada myös nämä asiakirjat sähköisesti säilytettäviksi, mutta toistaiseksi varminta on ottaa näistä asiakirjoista paperikappale arkistoon. 3. Työssä tarvittavat muut asiakirjat, joille ei ole määritelty virallisia säilytysaikoja. Asiakirjojen käyttäjä vastaa tarvittavasta säilytyksestä sekä asiakirjojen hävittämisestä, kun ne eivät enää ole tarpeellisia. Erityisesti ammattikorkeakoulun viranomaistoimintaan kuuluvissa tehtävissä on tärkeää huolehtia hyvästä tiedonhallintatavasta sekä noudattaa julkisuuslakia (laki viranomaistoiminnan julkisuudesta 621/1999). Laki velvoittaa toteuttamaan asiakirjahallinnon siten, että tiedot arkistoidaan tai hävitetään asianmukaisesti. Tiedostot pois verkkolevyiltä ja sähköposteista Haasteita tiedon tallennukselle aiheuttaa verkkolevyjen ja sähköpostipalvelimien rajallinen tila sekä tiedostojen päällekkäinen tallentaminen useaan paikkaan. Koska verkkolevyjen tilaa ei ole mahdollista jatkuvasti nostaa, on aika siirtyä määrätietoisesti käyttämään muita tallennuspaikkoja. Yhteisesti käytettävät, työstettävät ja organisaation omistamat dokumentit tulee pääsääntöisesti säilyttää Xamkin käytössä olevissa tietojärjestelmissä tai palveluissa, jotka ovat varmennettuja. Verkkolevyt ovat tarkoitettu pääasiassa väliaikaista tallentamista varten ja siksi verkkolevyille tallentamista on vähennettävä. Luonnokset ja ns. omassa käytössä olevat työskentelyversiot voi tallentaa verkkolevyille. Käyttäjän tulee poistaa tiedostot verkkolevyiltä, kun ne eivät enää ole ajankohtaisia. Xamkin tiedonhallinnan ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset pidempään säilytettävät asiakirjat tulee aina säilyttää jossakin muualla kuin verkkolevyillä. Useiden versioiden tallentamista useaan eri paikkaan tulee välttää. Tiedostojen säilyttämistä varmuuden vuoksi kopiona useissa ei paikoissa ei tarvita.

2 Esimerkkejä suositeltavista tallennuspaikoista Työskentelyversiot ja väliaikaiset työtiedostot omaan käyttöön: verkkolevy tai One Drive -pilvipalvelu Useamman henkilön kesken työstettävät ja jaettavat dokumentit: järjestelmä, jossa asiaa työstetään (kuten Dynasty, Peppi) tai Staff-intranetin työtilat Viralliset asiakirjat, kuten sopimukset, päätökset jne.: Dynasty-asianhallintajärjestelmä Useamman henkilön, myös Xamkin ulkopuolisten kanssa työstettävät ja jaettavat dokumentit: Staff-intranetin työtilat tai One Drive -pilvipalvelu Opetuksen aineistot: Peppi, Moodle, Staff-intranetin työtila tai verkkolevy Hankeaineistot: rahoittajien järjestelmät, Dynasty ja Staff-intranetin työtila Työhön liittymättömät aineistot: Ei tallenneta työnantajan tarjoamiin järjestelmiin, palveluihin tai verkkolevyille Jaetun verkkolevyn sijaan siirrytään käyttämään Staff-intranetin jaettuja työtiloja tai Dynasty-asianhallintajärjestelmää. Henkilökohtaisen verkkolevy sijaan omia määräaikaisia työtiedostoja voi alkaa säilyttää One Drive-pilvipalvelussa. Staff-intranet ja sähköposti eivät ole dokumenttien tallennus- tai arkistointipaikkoja. Asiakirjoille tulee aina löytää muu tallennuspaikka. Kyamkissa käytössä ollut Tweb-asianhallintajärjestelmään ei tallenneta uusia dokumentteja jälkeen. Asiakirjat ovat toistaiseksi saatavissa järjestelmästä ja tarvittaessa dokumentit tulee siirtää muihin käytössä oleviin tallennuspaikkoihin. Tiedostojen tallennuspaikat Xamkissa Staff-intranetin työtilat Staffin työtilat ovat koko konsernin yhteisiä työskentelypaikkoja yksiköille, projekteille, tiimeille ja työryhmille, niissä kehitetään ja suunnitellaan jotakin yhdessä. Työtiloihin on myös ulkopuolisten yhteistyökumppanien mahdollista päästä käsiksi käyttöoikeuksien puitteissa. Työtiloissa olevat tiedot varmistetaan. Sisältävät versionhallinnan, vahingossa poistetun tiedoston voi palauttaa. Kaikilla on avointen työtilojen muokkausoikeudet. Työtilat ovat pääsääntöisesti kaikkien työntekijöiden nähtävillä. Rajattuja työtiloja voi tilata perustellusti. Xamkin ulkopuoliset käyttäjät näkevät vain sen työtilan tiedot, johon heidät on kutsuttu. Etäkäyttö on mahdollista.

3 Dynasty-asianhallintajärjestelmä Dynasty koostuu asian- ja asiakirjojenhallinnasta. Asianhallinnassa työstetään ja sinne tallennetaan viralliset asiat, kuten toimielinten kokoukset ja niissä käsiteltävät asiat, hankinnat, sopimukset ja valtaosa päätöksistä. Asiakirjahallintaa voi käyttää minkä tahansa tiedostojen työstämiseen, tallentamiseen ja jakamiseen. Dynastyssa olevat tiedot varmistetaan. Sisältävät versionhallinnan, vahingossa poistetun tiedoston voi palauttaa. Käyttöoikeudet: Lukuoikeudet ja asiakirjojen laatimisoikeudet ovat kaikilla. Muokkausoikeudet sen mukaan, mitä asioita työstää Dynastyssa. Etäkäyttö VPN-yhteydellä. OneDrive-pilvipalvelu OneDrive on pilvipalvelu, joka on tarkoitettu työntekijän omien työtiedostojen väliaikaiseen työstämiseen sekä jaettujen ja yhteisesti työstettävien tiedostojen tallentamiseen erityisesti silloin, jos työskentelyyn osallistuu oman organisaation ulkopuolisia henkilöitä. Pilvipalvelujen tietoturvariskit on otettava huomioon, minkä vuoksi OneDriveen ei tallenneta esimerkiksi luottamuksellisia henkilötietoja sisältäviä dokumentteja. OneDrive ei ole organisaation varmistusten piirissä. Käyttöoikeus on henkilökohtainen. Käyttöoikeuden aineistoihin voi jakaa myös organisaation ulkopuolisille. Etäkäyttö on mahdollista. Verkkolevyt, jaetut ja henkilökohtaiset (esim. I-, W- ja H-asemat) Yhteiset, jaetut verkkolevyt (esim. I) on tarkoitettu yhteisessä käytössä olevien työtiedostojen väliaikaiseen säilyttämiseen. Verkkolevyjen käyttöä vähennetään ja niiden sijaan tulee käyttää Staffin työtiloja, Dynasty-asianhallintajärjestelmää tai muuta käytössä olevaa tietojärjestelmää, jossa asioita työstetään. Tiedostojen omistajan on poistettava tarpeeton aineisto. F- ja H -asemat ovat tarkoitettu työntekijän omien työtiedostojen väliaikaiseen säilyttämiseen. Jokaisen työntekijän on itse siivottava asemat vähintään kerran vuodessa. Tiedot varmistetaan. Yhteisille verkkolevyille tarvitaan erilliset käyttöoikeudet.

4 Paikalliset levyasemat, koneen kovalevy (esim. C ja D) ja mobiililaitteet Paikalliset levyasemat ja mobiililaitteet ovat tarkoitettu työntekijän omien työtiedostojen väliaikaiseen säilyttämiseen. Tiedostojen omistajan on poistettava tarpeeton aineisto. Paikallisia levyasemia ei varmisteta. Sisältää riskejä tiedon luottamuksellisuuden turvaamisessa esim. jos kannettava tietokone katoaa. Käyttäjä vastaa itse välineen säilymisestä. Mobiililaitteissa Pin-koodi on vaihdettava alkuperäisestä sekä käytettävä lukituskoodia. Käyttöoikeus paikallisiin levyasemiin on henkilökohtainen. Etäkäyttö ei ole mahdollista. Peppi-järjestelmäkokonaisuus Moodle Opetuksen suunnittelun, hallinnon ja opintoasianhallinnon määrätyissä asioissa käytetään Peppi-järjestelmää. Peppiin tallennetaan opetus- ja työaikasuunnitelmat. Peppiin liitetyn e-lomakkeen kautta opiskelijat asioivat opintojaan koskevissa asioissa ja näihin liittyvät päätökset tallennetaan Peppiin. Pepissä olevat tiedot varmistetaan. Käyttöoikeudet: - Moodle on verkko-oppimisympäristö ja se on tarkoitettu opetusmateriaalien jakamiseen sekä erilaisille oppimistehtäville. Opintojakson opettaja on vastuussa tiedon oikeellisuudesta, ajan tasalla olemisesta sekä tiedon poistamisesta opintojaksolta. Moodlessa olevat tiedot varmistetaan. Kaikilla on selausoikeus, yksittäisille opintojaksoille on erilliset käyttöoikeudet. Etäkäyttö on mahdollista. IMS-toimintajärjestelmä IMS-toimintajärjestelmä on selainpohjainen ohjelmisto, johon Xamkin yhteiset prosessit kuvataan ns. kolmisivutekniikalla. Prosessikuvaukseen kuuluvat yhteenvetosivu, uimaratamallin mukainen prosessikaavio ja tarkempi prosessin vaiheiden kuvaus.

5 Prosessikuvauksiin voidaan linkittää työohjeita ja lomakkeita, kansioita, nettisivuja ja esimerkiksi siirtymisiä muihin tietojärjestelmiin. IMS-järjestelmässä olevat tiedot varmistetaan. Sisältävät versionhallinnan, vahingossa poistetun tiedoston voi palauttaa. Kaikilla Xamkin henkilöstöön kuuluvilla on katseluoikeudet. Muokkaajan oikeudet myöntää järjestelmän pääkäyttäjä. Etäkäyttö ei ole mahdollista. Sähköposti Sähköpostia ei ole tarkoitettu tiedon säilyttämiseen. Säilytettävät tiedot tulee esimerkiksi muuttaa pdf:ksi ja tallentaa muuhun paikkaan viestin ja asian luonteen mukaisesti. Sähköpostilaatikon koko on 2,5 Gt eikä sen koko ole henkilötasolla kasvatettavissa. Sähköposti on varmistettu. Käyttöoikeus on henkilökohtainen. Etäkäyttö on mahdollista. Päivitys MK MK