Museo Mitä museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurihanke merkitsee museoille?

Transkriptio

1 Museo 2015 Mitä museoiden kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuurihanke merkitsee museoille? Elina Anttila, osastonjohtaja Museovirasto Museoalan kehittäminen ja tiedonhallinta

2 Museo 2015 mahdollistaa museoiden kokoelmahallinnan kehittämisen ajantasaisesti ja tasavertaisesti. (pro)aktiivisen museoiden palvelujen kehittämisen nopeasti muuttuvan ympäristön tarpeiden mukaisesti ja taloudellisesti. museoiden tietovarantojen laajan käytettävyyden ja vaikuttavuuden. museoiden keskittymisen omaan ydintoimintaan. museoiden osaamisen, asiantuntijuuden ja kokoelmien strategisen työnjaon.

3 Mikä on Museo 2015 Museo 2015 on Museoviraston yhdessä Valtion taidemuseon kanssa koordinoima hanke, joka on tarkoitus toteuttaa laajassa yhteistyössä museoiden kanssa. Alkuvaiheen 2011 rahoitusta on myönnetty opetus- ja kulttuuriministeriöstä Tavoitteena museoiden kokoelmahallinnan prosessien, välineiden ja työtapojen yhtenäistäminen.

4 Visio 2015? Suomen museoiden kokoelma-aineistot ovat laajasti ja laadukkaasti saatavilla sähköisessä muodossa. Museoilla on välineet ja resurssit tuottaa standardimuotoista, yhtenäistä metatietoa kokoelmista. Kokoelmien hallinnan ja saatavuuden edellyttämät tekniset ratkaisut ovat taloudellisia ja ajanmukaisia.

5 Lähtökohtia

6 Toimintaympäristö Museoiden tarpeellisuutta mitataan osaltaan kokoelmaaineistojen näkyvyydessä, monipuolisessa käytössä ja lisäarvossa, jota ne tuottavat väestölle. Asiakkaat toimivat ja hakevat tietoa toisella tavalla ja toisiin tarkoituksiin kuin ennen. Museot eivät yksin tuota sisältöjä, tuotteita ja viestejä aineistoistaan, verkossa ne.

7 Taloudellisuus Museoissa käytetään, kehitetään ja ylläpidetään noin kahtakymmentä erilaista kokoelmahallintajärjestelmää. Kaikilla järjestelmillä on elinkaarensa ja kaikkiin kohdistuu kehittämistarpeita. Onko museoilla varaa pitää ajan tasalla omia järjestelmiä ja kouluttaa museoalan asiantuntijoista IT-osaajia?

8 Kansallinen digitaalinen kirjasto Rajapintojen rakentaminen ja tietokantojen yhteensopiviksi saattaminen odotettua suurempi haaste. Monen organisaation aineistojen yhdistäminen on tehnyt näkyväksi luettelointikäytäntöjen kirjavuuden. Tarve museoiden organisoitumiselle ja kyvylle tehdä yhteisiä päätöksiä kasvaa. Yhteisissä päätöksissä otettava huomioon kansainväliset ratkaisut ja linjaukset.

9 TAKO-yhteistyö Tarve ja kyky toimia yhdessä kasvaa. Virtuaalisesti yhtenä kokonaisuutena Suomi-kokoelma edellyttää yhdenmukaista luettelointia ja digitointia. Toimivat tietojärjestelmät helpottavat myös osaamisen jakamista ja hyödyntämistä.

10 Museoiden kokoelmahallinta-järjestelmät. Nykytila ja vaihtoehtoiset kehitysmallit. Museoviraston syksyllä 2010 tilaama selvitys Tieteen tietotekniikan keskus CSC:ltä. Selvityksessä luotiin nykytilan kuvaus museoiden kokoelmahallinnan prosesseista ja kokoelmahallinnassa käytetyistä järjestelmistä sekä vertailtiin keskeisiä suomalaisia ja kansainvälisiä järjestelmiä. Tutkimuksen pohjalta analysoitiin vaihtoehtoisten kehitysmallien hyötyjä ja haasteita.

11 Vaihtoehtoiset kehitysmallit 1. Nykytilan jatkaminen 2. Nykytila + rajapinnoilla parannettu järjestelmien yhteentoimivuus 3. Yhtenäistäminen, pohjana joku nykyisistä järjestelmistä 4. Yhtenäistäminen, uusi järjestelmä Selvityksen suositus: ensi vaiheessa yhteentoimivuuden kehittäminen nykyisten järjestelmien välillä ja vaiheittain siirtyminen yhteen järjestelmään. Suurimmat säästöt ja hyödyt saavutetaan yhtenäisellä, uudella järjestelmällä. Edellyttää laajaa museoiden konsortiota, joka on yksimielinen ohjelmistohankinnan tarpeellisuudesta ja sen linjauksista.

12 Mitä on tehty? Selvitys julkistettiin ja siitä järjestettiin museoille keskustelutilaisuus keväällä Innostus, tarve ja kiire yhtenäisten ohjeiden ja toimintatapojen luomiseksi. Järjestelmien osalta museot eri tilanteissa toisilla uusi järjestelmä, toisilla ei lainkaan toimivaa järjestelmää. Hankeideointia ja keskustelua jatkettu Museoviraston ja Valtion taidemuseon sekä Museoliiton kesken. Projekti käynnistyy lokakuussa 2011.

13 Miten tästä eteenpäin

14 Lähiajan kehittämispolku Olemassa olevien kokoelmahallintajärjestelmien harkittu kehittäminen. Kokoelmien keskittäminen järjestelmiin, joilla on jo rajapinnat ja joiden KDK-yhteensopivuus on hyvä. Musketti Laatua ja toimivuutta parannetaan kevyillä ratkaisuilla. Konservointisovellus seuraavassa päivityksessä. Pienemmille museoille luodaan sopiva käyttöliittymä, mutta ei rinnakkaista työkalua. Valmistellaan siirtyminen uuteen järjestelmään.

15 Toimenpiteet syksyllä 2011 Kartoitetaan yhteistyötahot ja sidosryhmät sekä määritellään yhteinen tahtotila, yhteiset tavoitteet ja yhteistyötavat. Luodaan hankeorganisaatio ja työryhmät. Henkilökunta: Projektin vastaava koordinaattori Mikael Vakkari Koordinaattori Riitta Autere Koordinaattori Leena Furu Projektisuunnittelija Katri Vuola IT-suunnittelija Eero Heikkinen

16 Organisaatio Projektiryhmä Johtoryhmä Seurantaryhmä Alaprojekteja käynnistetään ja työryhmiä kootaan tarpeen mukaan. Hankerahoitus korvaa matka- ja kokouskulut.

17 Yhteistyö

18 Luettelointityöryhmä Luettelointi ja digitointi ovat museotyön pullonkauloja. Nykyiset luettelointitavat eivät palvele asiakkaita, joiden logiikka ja tarpeet poikkeavat paljon perinteisistä museotyön ja tutkimuksen tarpeista. Tarvitaan yhteiset ohjeet miten luetteloidaan, yhteinen standardiformaatti ja yhteiset kentät, kansainvälistä hakua tukevat sanastot ja luokitukset, auktoriteettitietokannat. Kokoelmahallintajärjestelmät eivät ole vain luetteloinnin ja väline: niiden avulla huolehditaan mm. digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksestä, verkkosaatavuudesta, myynnistä, vuorovaikutteisesta tiedontuottamisesta tai kokoelmiin kohdistuvasta seurannasta.

19 Kokoelmahallinnan kokonaisarkkitehtuuri Kuvaus museoiden kokoelmahallinnan järjestelmistä, toimijoista, vastuista, kokoelmahallintaan liittyvistä standardeista, prosesseista ja toimintaohjeista sekä laitteista, tietoverkoista, palveluista, rajapinnoista ja teknisistä vaatimuksista. Kokonaisuuden liittyminen muihin kokonaisarkkitehtuureihin, esim. KDK kokonaisarkkitehtuuri, julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri, kuntien arkkitehtuurit... Sisältää näkemyksen tavoitetilasta, kehittämispolusta ja tulevaisuuden toimintaympäristöstä.

20 Keskustelua Onko ja millaista keskustelua museossasi on käyty CSC:n selvityksestä ja hankeaikeesta? Ehdota henkilöä museostasi luettelointityöryhmään innostus ja sitoutuminen Hyvä kokemus museoaineistojen luetteloinnista ja/tai luettelointijärjestelmien rakenteista, standardeista ja sanastoista Mahdollisuus käyttää työaikaa esim. 2-4 päivää kuukaudessa Työryhmä noin 5 henkilöä, osaamisrinkiin kaikki