Ensimmäinen vuosi Sympan kanssa Tutkimus: Sympa HR -järjestelmän vaikutukset asiakasorganisaatioihin vuosi käyttöönoton jälkeen
TIIVISTELMÄ Millaisia muutoksia Sympa HR:n asiakasorganisaatioissa havaittiin vuosi järjestelmän käyttöönoton jälkeen? Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin Sympa HR -järjestelmän ensimmäisen käyttöönottovuoden aikana tapahtuneita muutoksia henkilöstöhallinnon prosesseissa ja tehtävissä. Tutkimus toteutettiin haastattelemalla kolmea järjestelmän käyttöönottanutta yritystä henkilöstöhallintoa, esimiehiä ja johtoa kahden vuoden aikana. Tutkimustulosten perusteella johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten tyytyväisyys henkilöstöraporttien saatavuuteen ja ajantasaisuuteen kasvoi merkittävästi Sympan järjestelmän myötä. Ennen Sympa HR:n käyttöönottoa vain 12 oli tyytyväisiä HR-raportteihin. raportteihin tyytyväisiä oli jo yli puolet vastaajista (2 %), joten tyytyväisten vastaajien määrä moninkertaistui. Radikaalein positiivinen käänne tapahtui heti käyttöönoton jälkeen, mutta tyytyväisyys kasvoi edelleen, kun käyttäjät tottuivat järjestelmään. Sympa HR -järjestelmä myös sujuvoitti HR-prosesseja merkittävästi, sillä järjestelmän käyttöönotto vapautti tiiminvetäjille viikossa noin kolme ylimääräistä tuntia ydintehtäviin. Rekrytointiin, perehdytykseen ja suosituskirjeiden kirjoittamiseen liittyvien rutiinitehtävien koettiin helpottuneen järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Rekrytointiprosesseihin tyytyväisten käyttäjien määrä kasvoi nollasta 8 prosenttiin järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Vastausten perusteella yritysten henkilöstön suoritusarvioinnissa, kehittämisessä ja kehityksen seurannassa oli otettu merkittäviä askelia eteenpäin Sympa HR -järjestelmän avulla. Vastaajien mielestä erimerkiksi suoritusarviointien tekeminen oli merkittävästi aiempaa sujuvampaa: osaamisen seurantaan ja kehityksen systemaattisuuteen tyytyväisten määrä kasvoi 17 prosenttiyksikköä. Myös koulutusten ja koulutustarpeiden dokumentointi parani selkeästi, sillä tyytyväisten vastaajien määrä kasvoi 0 prosenttiyksiköllä. Selviä parannuksia oli huomattavissa myös henkilö-, palkka- ja poissaolotietojen saatavuudessa ja ajantasaisuudessa. Kun aiemmin 22 koki henkilötiedot ongelmaksi, Sympa HR:n myötä luku laski 4 prosenttiin. Samalla henkilötietojen käsittelyyn tyytyväisten käyttäjien määrä oli kasvanut 2 prosenttiyksikköä. Palkkatietojen tarkistamisen, kirjaamisen ja muokkaamisen helppouteen tyytyväisten vastaajien määrä oli puolestaan kasvanut 1 prosenttiyksikköä. Tyytyväisten vastaajien määrä (%) Ennen Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton jälkeen 100 % 0 % 0 % 12 2 41 7 2 4 0 8 2 1 1 48 Raportointi Henkilötiedot Palkkatiedot Rekrytointiprosessit Poissaolojen ja lomien kirjaus Työntekijöiden osaamisen seuranta 2
JOHDANTO Mitä tutkittiin ja kuinka tutkimus toteutettiin? HR-järjestelmän vaikutukset yrityksen tai organisaation toimintaan ulottuvat yleisesti myös henkilöstöhallinnon ulkopuolelle ja vaativat aikaa juurtuakseen. Vaikutusten analysointi vaatiikin pidempiaikaista tutkimusta, jossa tarkastellaan organisaatiota laajemmin. Tämän vuoksi tutkimuksessa kartoitettiin, millaisia muutoksia yritysjohdon, tiiminvetäjien ja henkilöstöhallinnon keskuudessa havaittiin Sympa HR -järjestelmän käyttöönottoa seuranneen vuoden aikana. Kolmiosaisen kyselytutkimuksen ensimmäinen kierros suoritettiin yrityksissä jo ennen Sympa HR -järjestelmän käyttöönottoa, alkuvuodesta 20. Seuraava kyselykierros järjestettiin käyttöönoton jälkeen loppuvuodesta 20, ja kolmas vielä noin vuoden päästä tästä, vuoden 201 aikana. Tutkimukseen osallistuneet yritykset olivat eri alojen keskisuuria yrityksiä, jotka työllistävät 100 220 henkeä 1. Vastaajista noin puolet edustivat johtoa ja henkilöstöhallintoa, loput tiiminvetäjiä. Tutkimuksen toteutti Gartner Finland. Tutkimuksessa perehdyttiin seuraaviin henkilöstöhallinnon osa-alueisiin: rekrytointi, perehdytys ja suosituskirjeet henkilö-, palkka- ja poissaolotiedot henkilöstöhallinnon työvälineet osaaminen, kehitys ja koulutus henkilöstöhallinnon työtuntien käyttö. Tutkimustulokset olivat kautta linjan positiivisia. Erityisesti koettiin, että Sympa HR -järjestelmän ansiosta henkilöstöä koskevat raportit olivat helpommin saatavilla ja paremmin ajan tasalla. Tarkempiin tuloksiin tutustumalla voikin hyvin arvioida järjestelmän sopivuutta oman organisaation tarpeisiin. 1 Tutkimukseen osallistuivat seuraavat yritykset: BW-Restaurants (http://bw-restaurants.fi/), Recover Nordic (http://recovernordic.fi/) ja Veritas (https://www.veritas.fi/).
REKRYTOINTI, PEREHDYTYS JA SUOSITUSKIRJEET Sympa HR -järjestelmällä merkittävästi sujuvammat rekrytointiprosessit Vastanneiden arviot rekrytoinnin sujuvuudesta ennen Sympa HR -järjestelmän käyttöönottoa olivat negatiivissävytteisiä: oli eri väittämästä Työpaikkailmoitusten luonti sekä työhakemusten käsittely ja vertailu on helppoa ja nopeaa. Järjestelmän käyttöönoton jälkeen vastaajien tyytyväisyys rekrytointiprosessiin oli kasvanut peräti 2 %. Työpaikkailmoitusten luominen sekä työhakemusten käsittely ja vertailu on helppoa ja nopeaa 12 4 7 8 71 0 % 0 % 100 % eri samaa Vastaajat myös kokivat rekrytointiprosessin toimivuuden ja prosessia peilaavan yrityskuvan parantuneen selvästi Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton myötä. Meillä on toimiva rekrytointiprosessi, joka luo hyvää työnantajamielikuvaa,,7 1 2 4 Käyttöönoton jälkeen 4 2 1,8 4, 0 Työsopimukset luodaan aina samaan mallipohjaan, yhteisten ohjeiden mukaisesti 4
HR-järjestelmä myös helpotti olemassa olevien työsopimusten tietojen tarkastamisesta yrityksissä. Aiemmin vain alle kolmasosa vastaajista piti kyseisten tietojen tarkistamista vaivattomana, kun taas vuosi käyttöönoton jälkeen peräti kaksi kolmasosaa vastaajista oli tyytyväisiä tämän helppouteen. Solmittujen työsopimusten tiedot ovat helposti tarkasteltavissa 18 2 8 8 19 29 2 0 % 0 % 100 % eri samaa Sympa HR -järjestelmän koettiin auttavan tekemään päätöksiä työsuhteen jatkosta hyvissä ajoin koeajan jälkeen. Tyytyväisyyden määrä kasvoi prosenttiyksikköä, sillä 48 kertoi päätösten tapahtuvan Sympa HR:n käyttöönoton jälkeen riittävän ajoissa, kun aiemmin luku oli vaivaiset 12 %. Päätökset työsuhteen jatkamisesta tehdään hyvissä ajoin ennen koeajan päättymistä 12 70 12 10 2 10 42 0 % 0 % 100 % eri samaa Sympa HR -järjestelmän tuomista hyödyistä suosituskirjeiden osalta tutkimustulokset olivat hyvin rohkaisevia. Suosituskirjeet olivat entistä tasalaatuisempia ja heijastivat positiivisempaa työnantajamielikuvaa. Samalla kirjeiden laatimista pidettiin selvästi aiempaa vaivattomampana. Suosituskirjeet ovat yhdenmukaisia ja luovat hyvää työnantajamielikuvaa 2,9,7 4, 1 2 4
HENKILÖ-, PALKKA- JA POISSAOLOTIEDOT Ajantasaisempaa tietoa helpommin Sympa HR -järjestelmällä Yleisesti ottaen Sympa HR -järjestelmän voidaan merkittävästi parantaneen vastaajien tyytyväisyyttä työntekijöiden tietoja koskevien tehtävien hoitumiseen. Vastaajien mielestä esimerkiksi työntekijöiden henkilötietojen kirjaaminen, päivittäminen ja hakeminen oli selvästi aiempaa helpompaa. Kun aiemmin 22 koki henkilötiedot ongelmaksi, nyt luku oli vain 4 %. Samalla Sympa HR:n myötä henkilötietojen käsittelyyn tyytyväisten käyttäjien määrä oli kasvanut 2 prosenttiyksikköä. Työntekijöiden henkilö- ja yhteystiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti tarkasteltavissa käyttäjäoikeuksien mukaisesti 22 7 19 22 2 7 28 0 22 29 8 29 0 % 0 % 100 % eri samaa Palkkatiedoissa Sympa HR -järjestelmän mukanaan tuoma positiivinen käänne oli vielä radikaalimpi. Kun aiemmin 40 oli tyytymättömiä palkkatietojen tarkistamisen, kirjaamisen ja muokkaamisen helppouteen, nyt määrä oli vain %. Vastaavasti vuosi käyttöönoton jälkeen tyytyväisten vastaajien määrä oli kasvanut 1 prosenttiyksikköä ollen nyt 4 %. Palkkatietojen tarkistaminen, hyväksyminen ja muuttaminen on helppoa 10 0 8 20 4 40 40 0 % 0 % 100 % eri samaa
Poissaolojen ja lomien kirjaukset noudattivat samaa trendiä. Myönteisten vastausten määrä kasvoi 2 prosenttiyksikköä ja tyytymättömien putosi 19 prosenttiyksikköä prosenttiyksikköä vuosi HR-järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Poissaolojen ja lomien hyväksyntä, kirjaus ja seuranta on helppoa 0 8 7 29 7 2 40 21 0 % 0 % 100 % eri samaa Käyttöönoton jälkeen 4 2, 4,0,7,7,1 2,7 1 0 Henkilötiedot Palkkatiedot Poissaolotiedot 7
TYÖVÄLINEET Sympa HR toi parannuksia myös työvälineiden ja lupien seurantaan Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton koettiin helpottaneen hieman työvälineiden tilaus- ja lupaprosesseja. Prosesseihin tyytymättömien käyttäjien määrä puolittui 40 prosentista 20 prosenttiin samalla kun prosessiin tyytyväisten määrä kasvoi hienoisesti. Erilaisten lupien ja sertifikaattien seurattavuudessa ja ajantasaisuudessa oli tapahtunut selvästi enemmän edistystä, sillä tyytyväisyys kasvoi vuoden takaisista lukemista 22 %. Työvälineiden tilaaminen ja hyväksyminen on helppoa 20 20 0 2 7 2 1 9 11 4 1 0 % 0 % 100 % eri samaa Lupien ja sertifikaattien tiedot ovat aina ajan tasalla ja seurattavissa 17 28 27 22 4 22 9 11 4 4 4 4 20 4 0 % 0 % 100 % eri samaa Kuitenkin samaan aikaan, kun lupien ja sertifikaattien seuranta on parantunut, puuttuvien lupien ja sertifikaattien aiheuttamien esteiden ja hidasteiden määrä on kasvanut. Kenties HR-järjestelmän tuoma läpinäkyvyys on mahdollistanut sen, että yrityksissä löydetään ongelmien aiheuttajat helpommin. Organisaatiomme toiminta ei hidastu tai esty puuttuvien lupien tai sertifikaattien vuoksi 44 17 7 2 7 4 4 12 48 12 0 % 0 % 100 % eri samaa 8
OSAAMINEN, KEHITYS JA KOULUTUS Sympa HR:llä johdonmukaisuutta kehitykseen SYMPA HR -järjestelmällä oli selvä myönteinen vaikutus tapaan, jolla suoritusarvioinnit yrityksissä järjestettiin. Suoritusarviointiin valmistautumista ja arvioiden tekemistä pidettiin entistä helpompana. Jo ennestään varsin hyvällä tolalla ollut arviointien järjestelmällisyys parantui entisestään Sympa HR:n avulla. Vastaajat olivat erityisesti sitä, että organisaatioon oli nyt saatu luotua yhteiset käytänteet kehityskeskusteluiden ja arviointien järjestämiseen. Käyttöönoton jälkeen 4,1,,7,9,4 4,0 2 1 0 Suoritusarviointiin valmistautuminen ja arvioiden tekeminen sujuu helposti Arvioinnit järjestetään säännönmukaisesti ja aikataulussa Organisaatiossamme on yhteiset käytänteet arviointien järjestämisestä ja sisällöstä Sympa HR:n käyttöönoton jälkeen peräti 48 (kasvu 17 prosenttiyksikköä) oli melko tai erittäin tyytyväisiä työntekijöiden osaamisen seurannan ja kehityksen systemaattisuuteen. HR-järjestelmän koettiin myös auttavan tunnistamaan liiketoiminnan kehityksestä johtuvia uusia työntekijöiden kompetenssivaatimuksia. Melko ja erittäin tyytyväisten käyttäjien määrä kasvoi yhteensä 18 prosenttiyksikköä vuosi Sympa HR:n käyttöönoton jälkeen. Työtenkijöiden osaamista ja osaamisen kehittymistä seurataan järjestelmällisesti 2 44 2 4 2 10 42 29 19 0 % 0 % 100 % eri samaa Tyytyväisyys työnkuvausten yhtenäisyyteen ja ajantasaisuuteen oli jo ennestään melko hyvällä tasolla. Sympa HR -järjestelmä oli kuitenkin lisännyt hienoisesti melko ja erittäin tyytyväisten käyttäjien määrää. 9
Liiketoiminnan kehittymisen aiheuttamien osaamisvaatimusten tunnistaminen on helppoa 2 44 19 7 19 8 10 0 % 0 % 100 % eri samaa Vastaajat näkivät koulutusten järjestelmällisyyden parantuneen Sympa HR:n avulla. Koulutusten ja koulutustarpeiden dokumentointi parani selkeästi: tyytyväisten vastaajien määrä kasvoi 0 prosenttiyksikköä ja tyytymättömien vastaajien määrä väheni 2 prosenttiyksikköä. Kehityssuunta oli positiivinen myös koulutuspyyntöjen käsittelyssä ja hyväksynnässä. Vuosi järjestelmän käyttöönoton jälkeen tyytyväisten vastaajien määrä oli kasvanut 22 prosenttiykköä ja tyytymättömien vastaajien määrä vähentynyt 1 prosenttiyksikköä. Työntekijöiden koulutukset ja koulutusvaatimukset ovat hyvin dokumentoituja 1 1 19 1 42 29 10 2 48 0 % 0 % 100 % eri samaa Koulutuspyyntöjen käsittely ja hyväksyntä onnistuu helposti 19 44 2 10 2 7 29 0 % 0 % 100 % eri samaa 10
TYÖTUNTIEN KÄYTTÖ Sympa HR toi tiiminvetäjille enemmän aikaa keskittyä ydintehtäviin Tutkimuksessa kysyttiin myös, kuinka työtunnit jakautuvat henkilöstöhallinnon perustehtävien, henkilöstön kehittämisen ja muiden tehtävien välillä. Sympa HR -järjestelmän käyttöönotto vapautti erityisesti tiiminvetäjiltä enemmän aikaa ydintehtäviin, sillä HR-tehtäviin kului järjestelmän avulla yhteensä n. 8 prosenttiyksikköä vähemmän aikaa. Viikkotasolla tämä tarkoittaa noin kolmea ylimääräistä työtuntia. HR-henkilöstön osalta henkilöstöhallinnon perustehtäviin kului HR-järjestelmän kanssa suurin piirtein yhtä paljon aikaa kuin sitä ennenkin. HR-järjestelmän säästämä aika antoi kuitenkin yrityksille mahdollisuuden kehittää toimenkuvan muita tehtäviä. Tiiminvetäjille jäi järjestelmän käyttöönoton jälkeen kolme tuntia enemmän viikossa aikaa ydintehtäviin. Henkilöstöhallinto tuntia viikossa 7, HRD HRM Muut tehtävät 0 22, 17h 40m 18h 40m 18h 1 7, 10h 0m 9h h 40m 12h 10m h 0m 12h 40m o Heti käyttöönoton jälkeen Vuosi käyttöönoton jälkeen Järjestelmä on parantunut ja selkiytynyt jatkuvasti. 11
LOPUKSI Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millaista hyötyä Sympa HR-järjestelmän käyttöönottaneet yritykset saivat järjestelmästä ensimmäisen käyttöönottovuoden aikana. Tutkimuksen tuloksia on hyödynnetty Sympan tuotekehityksessä, mutta sen toivotaan palvelevan myös HR-järjestelmän hankintaa harkitsevia yrityksiä. Tutkimus osoitti HR-järjestelmästä olevan eniten hyötyä silloin, kun HR-prosessit ovat yrityksessä tarkoin määriteltyjä ja niitä sitoudutaan noudattamaan. Useissa kyselyn vastauksissa kävi ilmi, että muutoksen aikaansaanti on usein aikaa vievää. Odottaminen kuitenkin kannattaa, sillä tutkimus osoitti Sympa HR -järjestelmän käyttöönoton vaikuttaneen positiivisesti henkilöstöhallinnon toimivuuteen ja raportointiin. Esimerkiksi tyytyväisyys HR-raportteihin kasvoi huimat 40 prosenttiyksikköä. Lisätietoa järjestelmästä voi lukea osoitteesta sympa.fi. Samasta osoitteesta löytyy myös muuta tutkimustietoa HR-järjestelmän käytöstä ja sen vaikutuksista yrityksen toimintaan. 12
www.sympa.fi 1