ETELÄ-SUOMI-VIRO INTERREG III A hanke KIINTEISTÖALAN SUOMALAIS-VIROLAINEN KEHITYS- JA KOULUTUSHANKE Ylläpitokustannusten vertailu ja tilastointi Raportti on valmistunut osana Kiinteistöalan Koulutussäätiön vetämää Kiinteistöalan suomalais-virolaista kehitys- ja koulutushanketta (SVING). Hanke on Etelä-Suomen ja Viron Interreg III A -ohjelman, Uudenmaan ympäristökeskuksen ja Viron talous- ja liikenneministeriön (Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium) rahoittama. Hankkeella ovat yritysrahoitusta antaneet: Asuntopalvelu Markku Kulomäki Oy, ISS Palvelut Oy, KESKO, Kumpulan Kiinteistöt Oy, Matinkylän Huolto Oy, Ovenia Oy Pähkinä Hoito Oy, Realco Oy, Senaatti-kiinteistöt, SOL Palvelut Oy, VVOyhtymä Oyj, YIT Kiinteistötekniikka Oy Pääotsikko - Elinkaarisuunnittelu Alaotsikko Ylläpitokustannusten vertailu ja tilastointi Tekijäorganisaation esittely Hanna Kaleva, Toimitusjohtaja, KTI Kiinteistötieto Oy. Hanna Kaleva on toiminut eri tehtävissä KTI Kiinteistötieto Oy:ssä vuodesta 1995 lähtien, ja vuodesta 2005 lähtien toimitusjohtajana. Hän on koulutukseltaan kauppatieteiden maisteri, ja toimii kiinteistöalalla useissa kotimaisissa ja kansainvälisissä luottamustehtävissä. Kimmo Virtanen, Johtava asiantuntija, KTI Kiinteistötieto Oy. Kimmo Virtanen on toiminut eri tehtävissä KTI Kiinteistötieto Oy:ssä vuodesta 1999 lähtien ja vuodesta 2007 lähtien johtavana asiantuntijana. KTI Kiinteistötieto Oy:ssä hän on vastannut kiinteistö- ja toimitilajohtamiseen liittyvistä palveluista. KTI Kiinteistötieto Oy on suomalaista kiinteistöalaa palveleva asiantuntijaorganisaatio, joka tuottaa informaatio- ja benchmarking, asiantuntija- sekä tutkimuspalveluja kiinteistöliiketoiminnan johtamisen moninaisiin tarpeisiin. KTI:n asiakkaita ovat kaikki merkittävät suomalaiset kiinteistösijoittajat, tilankäyttäjäyritykset, näille palveluja tuottavat management- ja kiinteistöpalveluyritykset sekä rakennusalan yritykset. Kimmo Virtanen KTI Kiinteistötieto Oy 1
Esipuhe Edessäsi oleva raportti on syntynyt Kiinteistöalan suomalais-virolainen kehitys- ja koulutushanke SVINGin tuloksena. Hanke aloitettiin syksyllä 2005 ja se päättyi vuoden 2007 lopussa. Etelä- Suomen ja Viron Interreg III A-ohjelmaan kuuluvan hankkeen EU-rahoituksesta on vastannut Varsinais-Suomen liitto. Suomen kansallinen rahoitus on saatu Uudenmaan ympäristökeskukselta ja Viron kansallinen rahoitus talous- ja liikenneministeriöltä. Lisäksi rahoitusta on saatu suomalaisilta yrityskumppaneilta. Hankkeen tarkoituksena on ollut: lisätä omistajien tietoisuutta omaisuutensa säilyttämisestä ja ylläpitokulttuurista. Tietoisuuden toivomme lisäävän halua panostaa ylläpitotoiminnan laatuun. luoda asiantuntijoille välineitä tuottaa ja tarjota hyvää ylläpitotapaa edistäviä palveluja kiinteistön koko elinkaaren ajan. lisätä asukkaiden ja ammattilaisten tietoisuutta kiinteistöjen energiataloudesta ja synnyttää heissä kiinnostusta energiatehokkuuden parantamiseen. Hanketyön aikana saatettiin yhteen kiinteistöalan toimijoita Suomessa ja Virossa monilta kiinteistöalan sektoreilta. Hankkeen seminaareihin ja workshopeihin on osallistunut mm. asumisneuvojia, asuntoyhdistysten hallitusten jäseniä, isännöitsijöitä, kaupunkikehittäjiä, kiinteistönhoitajia ja rakennusperinnön suojelusta vastaavia virkamiehiä. Tämä raportti yhdessä muiden hankkeen raporttien kanssa ovat osaltaan työkaluja, joiden avulla levitetään tietoa hankkeen tuloksista. Kiitämme lämpimästi kaikkia yhteistyössä mukana olleita tahoja. Erityisesti haluamme kiittää rahoittajia, meitä työssämme opastaneita virkamiehiä, yritysrahoittajia, harjoittelijoita, harjoittelutyöpaikkoja tarjonneita, tilaisuuksiin osallistuneita ja hankkeen ohjausryhmää. Kiitämme myös Suomen ympäristöministeriötä, jonka tuella luotiin yhteistyölle pohja jo 1990- luvulla. Yhteistyö on ollut opettavaista ja hedelmällistä. Toivomme, että lukija hyötyy työn hedelmistä tämän raportin muodossa. Tallinnassa 20.12.2007 Kiinteistöalan Koulutussäätiö Keijo Kaivanto toimitusjohtaja, rehtori, asiamies Tallinna Tehnikaülikool Roode Liias professori, dekaani 2
SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO 4 1.1 Taustaa 1.2 Raportin rajaukset ja rakenne 2 BENCHMARKING 6 2.1 Pyrkiminen parhaitten parhaaksi 2.2 Benchmarking-tyypit 2.3 Benchmarkingin toteutus 2.4 Virhelähteet ja vaarat benchmarkingin käytössä 3 BENCHMARKING-PILOTTIPROJEKTI SUOMESSA VUONNA 1997 10 3.1Tarpeet kustannusvertailun kehittämiselle 3.2 Projektin tavoitteet 3.3 Projektin toteutus ja tulokset 3.3.1 Benchmarking-kohteen valinta 3.3.2 Benchmarking-kumppanien valinta 3.3.3 Tiedonkeruu 3.3.4 Analyysi ja raportointi 3.3.5 Toimenpiteiden toteutus 3.4 Projektin tulosten hyödyntäminen 4 ESIMERKKI TYÖKALUN HYÖDYNTÄMISESTÄ 23 4.1 Yritysraportti 4.2 Kiinteistökohtainen raportti 5 VERTAILU SUOMALAISTEN JA VIROLAISTEN KIINTEISTÖJEN VÄLILLÄ 31 5.1 Vertailun toteutus 5.2 Vertailun tulokset 5.2.1 Toimistokiinteistöt 5.2.2 Asuinkerrostalot 6 JOHTOPÄÄTÖKSET 34 KIRJALLISUUTTA 35 LIITTEET 36 3
1 JOHDANTO 1.1 Taustaa Työpaketissa kehitetään menetelmiä kiinteistöjen ylläpitokustannusten jatkuvaan seurantaan ja vertailuun suomalaisten ja virolaisten kiinteistöjen välillä. Kustannusten vertailtavuuden pohjaksi kehitetään menettely, jossa kerätään kiinteistön perustiedot koskien mm. pinta-aloja, tilavuutta, rakennus- / peruskorjausvuotta, lämmitysjärjestelmää, ylläpitokäytäntöjä jne. Lisäksi sovitaan yhteisesti niistä ylläpitokustannuseristä ja kulutustiedoista, joita katsotaan tarkoituksenmukaiseksi vertailla; keskeisimpinä mm. energiankulutus ja - kustannukset, kiinteistönhuolto, siivous ja jätehuolto. Ylläpitokustannusten vertailtavuuden kehittämiseksi hankkeessa laaditaan yhteinen kiinteistön ja ylläpidon laatutason arviointimenettely, jota käytetään kaikissa tarkasteltavissa kiinteistöissä. Laatutason arviointi perustuu keskeisimpien numeeristen mittareiden (mm. rakennus- / peruskorjausvuosi; siivouskertojen lukumäärä) ohella silmämääräisiin havaintoihin ulko- ja sisätilojen siisteydestä ja viihtyisyydestä; sekä mahdollisesti myös kiinteistöjen käyttäjiltä kerättävään palautteeseen. Tavoitteena on selvittää ylläpidon kustannusten, saavutetun laatutason ja rakennuksessa kulutetun energian välistä yhteyttä.. Tutkimuksen pohjalta voidaan Virossa luoda menettely kiinteistönhoitokustannusten tilastoimiseksi ja läpinäkyvyyden lisäämiseksi. Projektissa kerätään perustiedot ja kustannustiedot valituista pilottikiinteistöistä Virossa sisältäen vähintään 10 toimisto- ja 10 asuntokiinteistöä. Tätä tietoa verrataan suomalaiseen ylläpitokustannus- ja laatuinformaatioon, jota muokataan tarpeen mukaan vertailun mahdollistamiseksi. Työpaketissa kartoitetaan kustannus- ja muun markkinainformaation saatavuutta ja käyttöä sekä toimijoiden informaation tarvetta. Samalla luodaan systematiikkaa informaation jatkuvalle keräämiselle ja analysoinnille sekä analysoidaan sitä suhteessa Suomen markkinoihin. Hankkeen aikana luodaan perusta jatkuville, toimijoiden tarpeita palveleville informaatiopalveluille. Tutkimuksen tulokset lisäävät kiinteistönomistajien tietoa ja osaamista pitkäjänteisessä elinkaarijohtamisessa ja ylläpitokustannusten hallinnassa sekä Suomessa että Virossa. Virolaisten osapuolten hyötynä on läpinäkyvyyden lisääntyminen sekä kustannusten että ylläpitokäytäntöjen näkökulmasta. Tätä tietoa voidaan hyödyntää sekä lyhyellä tähtäimellä (kustannussäästöt, kulutuksen väheneminen, parantunut laatu) että pitkällä tähtäimellä (peruskorjausten ja ylläpitokustannusten tasapaino ja niiden väliset yhteydet). Suomalaiset toimijat hyötyvät mm. lisääntyvästä informaatiosta Suomen ja Viron markkinoiden eroista 4
tätä tietoa voivat hyödyntää mm. kiinteistönomistajat, rakennusliikkeet ja kiinteistöalan palveluyritykset. 1.2 Raportin rajaukset ja rakenne Tässä raportissa tarkastellaan benchmarkingia ja sen soveltamista kiinteistöjen kustannushallinnan työkaluksi. Kustannuksilla tarkoitetaan tässä kiinteistöjen ylläpidosta aiheutuvia juoksevia menoja. Ulos maksettuja vuokria lukuun ottamatta kiinteistöjen pääomakustannukset on siis rajattu tarkastelun ulkopuolelle. Raportin loppuosassa käydään esimerkin avulla läpi työkalun (raportit) käyttöä sekä perehdytään Suomen ja Viron välisiin kustannuseroihin case-kohteiden avulla. Luvussa 2 käydään läpi benchmarking-termin sisältö ja benchmarking-prosessin vaiheet sekä selvitetään syitä, jotka voivat aiheuttaa benchmarking-prosessin epäonnistumisen. Luvussa 3 käydään läpi Suomessa vuoden 1997 aikana toteutettu benchmarkingpilottiprojekti toimistokiinteistöjen ylläpitokustannuksille. Luvun aluksi kuvataan pilottiprojektiin johtaneet tarpeet ja projektille asetetut tavoitteet. Tämän jälkeen käydään projektin toteutus ja tulokset läpi ensin yhteenvedonomaisesti pääkohdittain ja sitten tarkemmin kunkin vaiheen osalta erikseen. Luvun lopuksi perehdytään lyhyesti siihen kuinka pilottiprojektin tuloksia on vuoden 1997 jälkeen hyödynnetty. Luvussa 4 esitellään esimerkki työkalun hyödyntämisestä sekä yritysraportin että kiinteistökohtaisen raportin avulla. Luvussa 5 suoritetaan vertailu suomalaisten ja virolaisten kiinteistöjen välillä. Luvussa 6 on tehty johtopäätökset. 5
2 BENCHMARKING 2.1 Pyrkiminen parhaitten parhaaksi Benchmarking on jatkuva ja systemaattinen prosessi, jonka tarkoituksena on verrata omaa tuottavuuden, laadun ja työprosessien tehokkuutta valioluokkaa edustavien yritysten ja organisaatioiden tehokkuuteen. Benchmarking voisi merkitä sananmukaisesti esimerkiksi penkin korkeuden merkitsemistä, mutta maanmittauksessa benchmarking tarkoittaa vaaituksen kiintopistettä, jonka korkeus tunnetaan ja johon muita korkeuksia verrataan. Täten benchmarkingissa on yksinkertaisesti kyse sellaisesta vertailusta, jolla on selvä vertailutaso. Benchmarkingia on alun perin se, kun rantavalleihin maalattiin nousuveden ennätysmerkkejä. Benchmarking osoittaa ne prosessit, joissa organisaatiolla on parantamisen varaa. Sen jälkeen verrataan organisaatiota organisaatioon, joka suoriutuu vastaavista prosesseista ylivertaisen laadukkaasti, ja tehdään yksityiskohtainen analyysi näiden prosessien suorituksesta. Tavoitteena on japanilainen termi dantotsu, joka tarkoittaa pyrkimystä parhaitten parhaaksi. Mottona tulisi olla Otto von Bismarckin (1815 1898) lause Hulluja te olette sanoessanne, että opitte kokemuksistanne. Minä pidän parempana oppia muiden virheistä ja välttää omien virheiden hinnan. 2.2 Benchmarking-tyypit Analyyttisesti voidaan erottaa kolme benchmarking tyyppiä. 1) Sisäisessä benchmarkingissa tehdään vertailuja oman toiminnan piirissä, esim. tytäryhtiöiden, muiden alueyksiköiden yms. välillä. 2) Ulkoisessa benchmarkingissa verrataan omaa toimintaa vastaavaan ulkopuoliseen toimintaan, esimerkiksi kilpailijoiden tai kansainvälisten saman alan yritysten toimintaan. Kolmas tyyppi on 3) toiminnallinen benchmarking, joka tarkoittaa eri alojen toimintokokonaisuuksien tai prosessien vertaamista keskenään. Benchmarkingin vertailuaineistoa on erotettavissa kahta eri tyyppiä. Ensimmäinen on poikittaisanalyysi, jossa samankaltaisten kohteiden kustannuksia, kulutuksia tms. tarkastellaan samana ajankohtana. Toinen on ajan mittaan tehtävä seuranta, jossa saman (oman) yksikön em. tekijöitä tarkastellaan aikasarjan (trendi) pohjalta. Ongelmakohteiden etsintään käytetään yleensä poikittaisanalyysiä ja jo löydettyjen ongelmien ja niihin kohdistettujen toimenpiteiden vaikutusta seurataan aikasarjaanalyysillä. 6
2.3 Benchmarkingin toteutus Benchmarking-tutkimukset ovat harvoin sisällöltään ja toteutustavaltaan täysin samanlaisia, mutta yksi käyttökelpoinen tapa käynnistää ja toteuttaa prosessi on käyttää viisivaiheista mallia, jonka vaiheet ovat: 1. Benchmarking-kohteen valinta 2. Benchmarking-kumppanien valinta 3. Tiedonkeruu 4. Analyysi ja raportointi 5. Toimenpiteiden toteutus Vaihe 1: Benchmarking-kohteen valinta Ensimmäisen vaiheen tarkoitus on määrittää benchmarkingin kohde eli se, mitä halutaan mitata omassa organisaatiossa. Tällöin tyypillisiä kysymyksiä ovat mm. mitä toimintaan liittyviä ratkaisevia tekijöitä on parannettava, jotta päästään valioluokkaan tai mitkä ovat toiminnan kannalta kriittisiä suoritustekijöitä. Benchmarkingissa näitä tekijöitä mitataan ja verrataan jonkin mittarin avulla, jotka myös päätetään tässä vaiheessa. On myös päätettävä, kuinka syvälle benchmarkingissa mennään. Syvyydellä tarkoitetaan sitä ratkaisutasoa, jolla vertailu tehdään. Kiinteistöihin kohdistuvassa ylläpitokustannus-benchmarkingissa voidaan käyttää esimerkiksi kolmea tasoa. Ensimmäisellä tasolla verrataan kokonaisylläpitokustannuksia. Seuraavalla tasolla kustannukset pilkotaan osiin pääryhmätasolla, esimerkiksi siivous, lämmitys, vesi ja jätevesi, sähkö ja kaasu, jätehuolto jne. Ja lopuksi kolmannella tasolla voidaan toimintaa pilkkoa vielä pienempiin osiin ja analysoida esimerkiksi sähkö- ja kaukolämpötariffeja. Jos on epävarmaa, missä parantamismahdollisuudet sijaitsevat, on syytä edetä tällä tavoin vaiheittain ja varmistaa todelliset parantamisen paikat. Vaihe 2: Benchmarking-kumppanien valinta Toisen vaiheen tarkoituksena on päättää tehdäänkö sisäinen benchmarking vai etsitäänkö yrityksiä ja organisaatioita, jotka edustavat toiminnassaan valioluokkaa vertailun kohteena olevilla alueilla ja luoda heihin suhteet. Benchmarkingin näkökulmasta kiinnostavien kilpailijoiden nimeäminen ei ole niin yksinkertaista kuin alkuun voisi kuvitella. Kilpailija, joka ulospäin näyttää olevan kannattavin ei välttämättä ole tehokkain niillä alueilla, joihin benchmarking kohdistuu. Yksi ratkaisukeino on käyttää puolueetonta asiantuntijaa tai toimialajärjestöä, joka suorittaa benchmarkingin luottamuksellisesti säilyttäen muiden organisaatioiden tunnistetiedot nimettöminä. Vaihe 3: Tiedonkeruu Kolmannessa vaiheessa suoritetaan tiedonkeruu. Tiedonkeruun tarkoituksena on täyttää analyysin tietotarpeet. Tiedon keruuvaihe on raakaa ja tavoitteellista työtä, jossa ollaan yhteydessä benchmarking-kumppaneihin tai benchmarkingin 7
suorittajaan. Tässä vaiheessa päästään paneutumaan oman toiminnan suoritukseen ja juuri tässä vaiheessa usein koetaan ensimmäiset ahaa-elämykset ja saadaan ainesta kulttuurin muutokselle. Vaihe 4: Analyysi ja raportointi Tiedonkeruun päätyttyä on käsillä suuri määrä raakatietoa, joka pitää käsitellä. Tässä vaiheessa suoritetaan tietojen lajittelu ja kokoaminen, tietojen oikeellisuuden tarkistaminen, vertailukelvottomien tekijöiden vaikutusten puhdistaminen, suorituskuilujen selvittäminen sekä taustalla olevien tekijöiden selvittäminen. Benchmarking-tutkimuksen dokumentoimiseksi on laadittava raportti, joka kuvaa sekä tietoperustan että johtopäätökset ja toimenpidesuositukset pääpiirteissään. Raportti esitellään asianosaisille ja sen perusteella ryhdytään muutostyöhön. Kiinteistöjen ylläpitokustannus-benchmarkingin analyysiperiaate, jossa kunkin kohteen ylläpitokustannuksia verrataan muiden vastaavien kohteiden kustannuksiin ja näin paikallistetaan mahdolliset kustannusvuodot, voidaan kuvata sivun 26 kaaviolla. Kaavion ensimmäisestä taulukosta nähdään kohteen sijoittuminen suhteessa vertailuaineistoon sekä mediaanien ylitykset vuositasolla (euromääräinen ero aineiston mediaanista laskettuun arvoon nähden). Toisesta taulukosta nähdään lämmityskustannuksille tässä tapauksessa suurin mediaanien ylityserä, josta ylläpidon tehostaminen tulisi aloittaa lasketun tunnusluvun arvo tarkasteltavassa kohteessa ja sen sijoittuminen suhteessa muiden vertailussa mukana olevien kohteiden arvoihin sekä aineistoon keskimäärin. Aineiston keskiluvut (alakvartiili, mediaani, ekskiarvo, yläkvartiili ja kohteiden lukumäärä) on numeroarvoina kuvaajan alapuolella. Kolmannessa taulukossa lämmityskustannukset on esitetty menekkivertailun avulla, jonka perusteella voidaan antaa toimenpidesuositukset. Tarkasteltavan kohteen osalta toimenpidesuositus olisi energiakatselmus tai vähintään energiankäytön kartoitus, koska kohteen lämpöenergiamenekki lämmitettävää tilavuutta kohti on aineiston aineiston mediaaniin nähden yli kaksinkertainen. Vaihe 5: Toimenpiteiden toteutus Benchmarking-projektin viidennessä vaiheessa pyritään kuromaan umpeen analyysivaiheessa havaittu kuilu ja muuttamaan kehittämismahdollisuudet näkyväksi tulokseksi. Havaitut mahdollisuudet on siirrettävä erilaisten mittareiden ja toimenpiteiden välityksellä linjaorganisaatioon. Benchmarking-tutkimuksen tulokset on muotoiltava uusiksi toimintaa koskeviksi tavoitteiksi ja tavoitteiden saavuttamiseksi on laadittava toteutussuunnitelma. Viidenteen vaiheeseen kuuluvat seuraavat tehtävät: Tutkimuksen tuloksen varmennus Yhdistäminen liiketoimintasuunnitelmaan Muutostyötä koskevan suunnitelman laatiminen Suunnitelman toteutus 8
2.4 Virhelähteet ja vaarat benchmarkingin käytössä Seuraavassa on muutamia virheitä ja ansoja, joihin benchmarkingin käytössä voi törmätä: On suuri vaara, että benchmarking jää pelkäksi tunnuslukujen analysoinniksi eikä etene siksi laajaksi ja syväksi lähentymistavaksi, johon menetelmä tarjoaa mahdollisuudet. Benchmarkingiin ryhdytään liian kiireessä ja huolimattomasti, jolloin tulosten tarkkuus ja luotettavuus kärsivät. On tärkeä huomata, etteivät laskentajärjestelmät useinkaan anna tarpeeksi tarkkoja pohjatietoja. Tällöin on tärkeä pystyä soveltamaan toimintolaskentaa tai muita menetelmiä, joilla tarkasteltavat tekijät voidaan jakaa osiin analysointia varten. Yritetään analysoida kaikki yrityksen toimintaan liittyvät toimintokokonaisuudet samanaikaisesti ja tämä on tehotonta. Monesti prosessi juuttuu tiedonkeruu- ja analysointivaiheeseen eikä niistä tahdota päästä toimenpiteisiin. Kunnollisen ja paljastavan benchmarking-prosessin läpivieminen voi olla poliittisesti arka asia joillekin organisaation henkilöille. 9
3 BENCHMARKING-PILOTTIPROJEKTI SUOMESSA VUONNA 1997 3.1 Tarpeet kustannusvertailun kehittämiselle 3.2 Projektin tavoitteet Suomessa oli ennen pilottiprojektia harjoitettu erityyppistä tilakustannusvertailua eri tahoilla. Vertailussa käytetyt toisistaan poikkeavat kustannusryhmittelyt ja nimikkeet (esim. liikekirjanpidon kiinteistökaava ja KH-nimikkeistö) olivat kuitenkin aiheuttaneet keskinäistä vertailukelvottomuutta eri menetelmien välille. Lisäksi erilaiset kustannusryhmittelyt ja nimikkeet olivat hidastaneet tai tehneet jopa mahdottomaksi riittävän vertailuaineiston saamisen erityyppisten kohteiden vertailulle sekä vaikeuttaneet laajemman yhteistyön syntymistä tilakustannusvertailun alueelle. Eri tilakustannusvertailujen erilaiset tietotarpeet olivat aiheuttaneet myös paljon ylimääräistä työtä mukana oleville yrityksille ja benchmarkingin suorittajille. Muun muassa näistä syistä johtuen syntyi tarve yhtenäistää ja kehittää tilakustannusvertailua ja näin mahdollistaa: Riittävän vertailuaineiston saaminen erityyppisten kiinteistöjen vertailulle Tilakustannusvertailun luotettavuuden lisääminen riittävän ison vertailuaineiston kautta Benchmarkingin järkevä koordinointi (tiedonkeruu-analysointi-toimenpiteet) eri osapuolten kesken KTI, VTT, RAKLI, Suomen Kiinteistöliitto ja Suomen Kuntaliitto toteuttivat vuoden 1997 aikana Tilakustannusvertailun yhtenäistäminen ja kehittäminen Suomessa -pilottiprojektin. Projektiin osallistui 26 yritystä. Hankkeen tavoitteeksi asetettiin konkreettisen työkalun rakentaminen jatkuvalle tilakustannusvertailulle, johon yksittäisen kiinteistön on helppo tulla mukaan. Toimivan työkalun rakentamisen perusedellytyksiksi nähtiin: Yhtenäisestä kustannusryhmittelystä ja nimikkeistöstä sekä kirjausohjeistuksesta sopiminen vertailukelpoisuuden takaamiseksi ja kansainvälisen vertailun mahdollistamiseksi Yksiselitteisestä tiedonkeruulomakkeesta ja sen täyttöohjeesta sopiminen tiedonkeruun sujuvuuden ja tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi Relevanteista mittareista sopiminen tulosten tulkitsemiseksi Kiinteistöjen luokittelusta sopiminen vertailuaineiston laadun varmistamiseksi Kiinteistökohtaisen selkeän ja konkreettisen vertailuraportin kehittäminen, joka sisältää sekä kiinteistökohtaisen analyysin johtopäätöksineen että toimenpidesuositukset havaittujen kustannuserojen poistamiseksi 3.3 Projektin toteutus ja tulokset Hanke toteutettiin viidessä vaiheessa luvussa 2 kuvatun Benchmarkingin toteutus -mallin mukaisesti. Seuraavassa pilottiprojektin kulku ja tulokset lyhyesti sekä viittaukset julkaisun liitteenä oleviin ao. kohtien tuloksiin: 10
Vaihe 1: Benchmarking-kohteen valinta Benchmarking rajattiin kiinteistön juokseviin ylläpidon kustannuksiin eli ulos maksettuja vuokria lukuun ottamatta pääomakustannukset jätettiin tarkastelun ulkopuolelle. Vertailun syvyystason sovittiin olevan niin yksityiskohtainen kuin mitä ko. kiinteistöstä saatavat tiedot tai vertailuaineisto mahdollistaa. Vertailukohteen rajauksen yhteydessä sovittiin yhtenäisestä kirjanpitoon perustuvasta kustannusryhmittelystä, -nimikkeistöstä ja kirjausohjeistuksesta, jotka takaavat keskinäisen vertailukelpoisuuden sekä mahdollistavat vertailun kansainvälisiin tilakustannustietoihin (liite I). Lisäksi valittiin vertailussa käytettävät ensisijaiset ja tarkentavat tunnusluvut (liite I). Vaihe 2: Benchmarking-kumppanien valinta Valittiin ne ulkoiseen benchmarkingiin sopivat toimistokohteet, joilla rakennettavan työkalun käytännön toimivuus testattiin. Tässä vaiheessa sovittiin myös kiinteistöjen rakennustyypittäiset (liite II) ja kustannusryhmäkohtaiset (liite III) luokitteluperiaatteet jatkoa varten kattamaan erityyppisten kiinteistöjen vertailun. Vaihe 3: Tiedonkeruu Sovittiin yhtenäisestä tiedonkeruulomakkeesta ja sen täyttöohjeesta, joilla varmistettiin tiedonkeruun sujuvuus. Tässä vaiheessa suoritettiin myös tiedonkeruu valituista kohteista sekä tarkistettiin tietojen oikeellisuus. Vaihe 4: Analyysi ja raportointi Päätettiin raportointimallista. Laadittiin kiinteistökohtaiset vertailuraportit, joissa paitsi kuvattiin vertailun tietoperusta, myös esitettiin yksityiskohtainen analyysi kohteen kustannuksista sekä johtopäätökset. Raportti esitettiin kiinteistönomistajille, jonka perusteella voitiin arvioida jatkotoimenpiteet ja mahdollisen tasotestin tarpeellisuus. Vaihe 5: Toimenpiteiden toteutus Lopuksi viidennessä vaiheessa suoritettiin tasotestit tunnuslukuvertailun perusteella valituille kiinteistöille. Tasotestissä kiinteistöille tehtiin pikakatselmukset ja määritettiin hyväksyttävät ylläpitokustannukset sekä toimenpideohjelma kustannuserojen poistamiseksi. Tasotestin tulokset raportoitiin kiinteistökohtaisesti. Seuraavissa kappaleissa 3.3.1 3.3.5 kuvataan projektin toteutusta sekä tehtyjä valintoja yksityiskohtaisemmin vaihe kerrallaan. 11
3.3.3 Benchmarking-kohteen valinta Koska kiinteistöjen ylläpidon kokonaiskustannusten tarjoama informaatio on karkeaa, ne on tarpeen jakaa pienempiin osiin kustannusvertailua varten. Näin vertailussa päästään käsiksi pienempiin kustannusosiin, joita voidaan vertailla myös omina kokonaisuuksinaan. Näin vertailun tarkkuus kasvaa ja kustannuserojen syyt saadaan selville. Sopivien kustannusryhmien määrittäminen ja niiden nimeäminen sekä käytettävistä tunnusluvuista päättäminen oli kustannusvertailuhankkeen avainkysymyksiä ja vertailun käyttökelpoisuuden saavuttamisen edellytys. Seuraavassa käsitellään kustannusryhmittelyyn ja kustannusryhmien nimikkeistöön sekä vertailussa käytettäviin tunnuslukuihin liittyviä seikkoja, jotka tulivat pilottiprojektin aikana esiin. Kustannusryhmittely ja nimikkeistö Kustannusryhmittelylle ja nimikkeistölle annettiin seuraavat kriteerit: Käytettävien kustannusryhmien sisältöjen tuli vastata toisiaan eri kiinteistöissä eli kustannusryhmiin tuli olla kirjattu samoista toiminnoista aiheutuneet kulut kaikissa vertailussa mukanaolevissa kiinteistöissä. Kulutietojen tuli olla saatavissa suoraan kirjanpidosta riippumatta kiinteistöstä tai kiinteistön omistajayhteisöstä ja sen kirjauskäytännöstä. Lisäksi kustannusten ryhmäjaon tuli mahdollistaa vertailu ulkomaisten kiinteistöjen kanssa kansainvälisen vertailukelpoisuuden saavuttamiseksi. Näiden kriteerien toteutumisen katsottiin mahdollistavan oikeiden ja keskenään vertailukelpoisten kulutietojen saamisen vertailuun pienellä työpanoksella tiedonkeruu-vaiheessa. Kiinteistöjen ylläpitokustannusten vertailun kustannusryhmittelyn ja nimikkeistön pohjaksi pääryhmätasolla valittiin kirjanpitoasetuksen mukainen tuloslaskelmakaava kiinteistöyhteisöille (30.12.1992/1575 ja sittemmin 30.12.1997/1339), johon tehtiin seuraavat muutokset ja tarkennukset vertailua varten: Toimintoperusteisen kustannuslaskennan 1 periaatteen ja KILA:n päätöksen 2 mukaan tuloslaskelmakaavassa oleva henkilöstökulujen kustannusryhmä jaettiin muille kustannusryhmille ja näin henkilöstökulut kohdistettiin toiminnoille. Henkilöstökulujen kohdistaminen toiminnoille takaa ostettujen palveluiden ja omalla henkilökunnalla suoritettujen toimintojen/hoitotöiden kulujen välisen vertailukelpoisuuden. 1 Toimintoperusteisen kustannuslaskennan pääperiaate on se, että kaikki tiettyyn toimintoon liittyvät kulut kirjataan saman otsikon alle. Kiinteistöjen ylläpitokulujen yhteydessä toiminnoilla voidaan esimerkiksi käsittää kiinteistöjen hoitoon liittyvät työtehtävät, joihin liittyy henkilöstökuluja, aineista ja tarvikkeista sekä ostetuista palveluista aiheutuvia kuluja. 2 Kirjanpitolautakunnan päätöksen 1307 vuodelta 1992 kiinteistöyhteisön palkkakulut voidaan kirjata niille toiminnoille, joista ne ovat aiheutuneet. Esim. siivoojan palkkakulut voidaan kirjata siivous-kuluryhmään 12
Tuloslaskelmakaavan kustannusryhmien nimistä jätettiin palvelut -loppuosa pois, koska se viittaa ostetuista palveluista aiheutuviin kustannuksiin ikään kuin jättäen omalla henkilökunnalla suoritettujen tehtävien kustannukset ulkopuolelle. Uuden kirjanpitoasetuksen (1339/1997) kiinteistökaavasta on kunkin toiminnon nimikkeistä poistettu palvelut-sana. Vertailun tarkkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden lisäämiseksi pääryhmätasoisia kustannusryhmiä täydennettiin lisäksi sopivilla tarkentavilla alaryhmillä. Ottamalla kiinteistökaava vertailuun ryhmittelyn ja nimikkeistön pohjaksi ja muotoilemalla sitä vertailuun sopivaksi katsottiin voitavan parhaiten toteuttaa kustannusten ryhmittelylle asetetut kriteerit. Vertailussa käytettävä kustannusten ryhmittely noudattaa myös jatkossa pääryhmätasolla nimikkeistöltään ja sisällöltään kirjanpitoasetuksen kiinteistökaavaa. Vuoden 1998 alussa voimaantulleen uuden kirjanpitoasetuksen tuloslaskelmakaava vastaa vertailussa käytettyä mallia. Lisäksi Suomen Kiinteistöliitto ry:n johdolla laadittu uusi kirjanpidon ohjeistus tarkentaviksi alatileiksi kirjausohjeineen (Kiinteistöyhteisön tilipuite, 3. laitos, Kiinteistöalan Kustannus Oy) vaikuttaa käytettäviin alaryhmiin siten, että ne tarkentuvat entistä paremmin vastaamaan tärkeimpiä kiinteistöjen ylläpitoon liittyviä toimintoja ja kustannuseriä. Parannuksia tulee myös uusien, entistä selkeämpien ja konkreettisempien kirjausohjeiden myötä. Tulevissa kustannusvertailuissa käytettävät kustannusryhmät sekä niiden alaryhmät perustuvat liitteessä I esitettyyn kaavaan. Huomattavaa kuitenkin on, että kaavan mukaiset alaryhmät ovat ohjeellisia ja muuttuvat tarpeen mukaan esimerkiksi omina kokonaisuuksinaan vertailtaviin kiinteistötyyppeihin liittyvien erityisominaisuuksien mukaan. Vertailun tunnusluvut Tunnusluku on luku, jonka avulla pyritään osoittamaan jonkin ilmiön luonnetta tai vertaamaan samantapaisia ilmiöitä keskenään. Tunnusluvut voivat olla sisäisiä ja ulkoisia. Sisäisillä tunnusluvuilla mitataan organisaation sisäistä suorituskykyä ja ulkoisilla tunnusluvuilla verrataan organisaation suorituskykyä muihin samankaltaisiin. Pilottiprojektin yhtenä tavoitteena oli löytää sopivat tunnusluvut eri kiinteistöyhteisöjen ja eri kiinteistöjen kesken suoritettavaa kustannusvertailua varten. Tunnuslukuja tarvitaan kustannusten vertailukelpoisuuden saavuttamisen lisäksi myös kustannuseroavuuksien paikallistamiseen ja erojen syiden löytämiseen. Käyttämällä useita tunnuslukuja mittaamassa samaa asiaa eri näkökulmista saadaan lisäselvitystä kustannuseroja aiheuttavista syistä. Esimerkkinä käyttöaineisiin (lämmitys, sähkö ja vesi) liittyvät kulut, jotka ovat riippuvaisia kulutuksesta ja toisaalta yksikköhinnasta: käyttämällä tunnuslukuja, joilla näitä vertaillaan, paikallistetaan mistä kustannusero aiheutuu. Kustannusvertailua varten 13
määritettävien tunnuslukujen tulee kuvata eri kustannusryhmiä vastaavien toimintojen suorituskykyä. Seuraavassa käydään läpi tekijöitä, joita on käytetty tunnuslukujen laskemisessa sekä Suomessa että kansainvälisissä yhteyksissä. Lista ei pyri olemaan kaikenkattava, vaan mukaan on otettu vain hankkeen aikana keskeisimmiksi todetut tekijät. Laajuustiedot tunnuslukujen laskennassa Vertailtaessa tilakustannuksia on loogista suhteuttaa euromääräiset kustannustiedot tilojen laajuuteen, koska kulujen suuruus on selkeästi riippuvainen tilojen laajuudesta. Mitä suuremmat tilat sitä enemmän rahaa vaatii niiden ylläpito ja käyttö. Laajuuden yksikkönä voidaan pitää pinta-alaa ja tilavuutta. Yleisesti hyväksyttynä vertailukohtana sekä Suomessa että ulkomailla pidetään tilan pinta-alaa. Pinta-alan käyttöä laajuusyksikkönä tunnuslukujen laskennassa perustellaan sillä, että tuottavaan toimintaan käytettävissä oleva tila on riippuvainen lattian pinta-alasta. Isompaan pinta-alaan mahtuu yleensä myös enemmän tuotannontekijöitä (työntekijöitä, koneita, laitteita jne.) kuin pienempään. Lisäksi vuokrattavan tilan laajuuden ja vuokran suuruuden määrittämisessä käytetään pinta-alayksiköitä. Tällöin vuokran määrittämisen apuvälineenä tiedot pinta-alaan kohdistuvista kustannuksista ovat suurena apuna. Kustannusten ja eri menekkien suhteuttamista tilavuuksiin on käytetty Suomessa yleisesti julkaistuissa tilastoissa. Tilavuusmitat sopivat hyvin eri menekkeihin liittyvien tunnuslukujen laskentaan, parhaana esimerkkinä rakennustilavuuteen läheisesti liittyvä lämpöenergian kulutus. Henkilöstön määrä tunnuslukujen laskennassa Merkittävänä vertailukohtana tilakustannuksia vertailtaessa voidaan pitää toimitilaa käyttävän henkilöstön määrää. Toimitila ja varsinkin toimistotilat, joihin pilottiprojektissa keskityttiin, palvelee yrityksen tuotannontekijänä lähinnä työntekijöiden tilantarvetta. Teollisuustiloissa tilanne on toinen johtuen koneiden, laitteiden ja varastojen suhteellisen suuresta tilantarpeesta verrattuna henkilöstön määrään. Työntekijöiden määrää on mahdollista käyttää myös tilankäytön tehokkuuden mittareiden laskennassa. Tällainen mittari on esimerkiksi työntekijöiden lukumäärä/pinta-ala. Myös kansainvälisissä vertailuissa työntekijöiden määrää on käytetty usein tunnuslukujen laskennassa. Työpisteiden lukumäärä tunnuslukujen laskennassa Työntekijöiden määrä ei välttämättä kerro totuutta siitä, kuinka tehokkaasti toimitilaa käytetään hyväksi. Yhtä suuri määrä työntekijöitä on voitu sijoittaa toisessa rakennuksessa pienempään tilaan kuin toisessa esimerkiksi vuorotyön avulla: kaksi tai useampia työntekijöitä käyttää samaa työpistettä, jolloin tilankäytön tehokkuus on parempi ja tilaan liittyvät kustannukset työntekijöiden määrään verrattuna pienemmät. Tämän vuoksi tilasta aiheutuvien kustannusten vertaaminen työpisteiden lukumäärään nähden on perusteltua. 14
Tiedot menekeistä tunnuslukujen laskennassa Lämpöenergiaan, sähköenergiaan ja veden kulutukseen liittyvät kustannukset aiheuttavat huomattavan osan kiinteistön ylläpidon kokonaiskustannuksista. Koska näiden käyttöaineiden kustannukset ovat riippuvaisia niiden kulutuksesta, kulutustiedoille laskettavien tunnuslukujen käyttö vertailussa on perusteltua. Suomessa aikaisemmin suoritetut vertailut ovat painottuneet kulutustietoihin perustuvien tunnuslukujen vertailuun. Ensimmäisen vertailuprosessin jälkeen tehty kyselykierros toi esiin käytettyyn vertailujärjestelmään parannusmahdollisuuksia, joiden perusteella kehitettiin malli jatkossa tilakustannusvertailussa käytettäväksi. Mallissa jokaiselle kustannusryhmälle lasketaan kahden tyyppisiä tunnuslukuja: 1) ensisijaiset tunnusluvut, joita on yksi kustannusryhmää kohti ja 2) tarkentavat tunnusluvut, joita voi olla useita kustannusryhmää kohti. Ensisijainen tunnusluku lasketaan käyttämällä kustannusryhmää parhaiten kuvaavaa laajuusmittaa jakajana. Käytettävä laajuus on pinta-ala tai tilavuus, mihin ko. kuluryhmän kustannukset voidaan luontevasti kohdistaa ja mistä kustannukset ko. kuluryhmässä voidaan katsoa muodostuvan. Esimerkiksi siivouskustannukset ovat riippuvaisia siivottavasta pinta-alasta ja lämmityskustannukset lämmitettävästä tilavuudesta. Ellei kuluryhmälle ole löydettävissä muuta luontevaa laajuusmittaa, sen kustannukset kohdistetaan huoneistoalaan, koska huoneistoala on yleisimmin käytetyistä pinta-alamitoista lähimpänä vuokrattavaa alaa. Ensisijaisten tunnuslukujen lisäksi vertailussa käytetään kuluryhmittäisiä tarkentavia tunnuslukuja, jotka kuvaavat kuluryhmiin liittyviä toimintoja, menekkejä ja tariffeja yms. ja ne liittyvät useimmiten kuluryhmää tarkentaviin alaryhmiin. Tarkentavien tunnuslukujen avulla päästään kustannuserojen syihin käsiksi. Lisäksi tarkentavana tunnuslukuna on käytetty /htm 2 /kk, mikäli sitä ei kuluryhmän osalta ole käytetty ensisijaisena tunnuslukuna. /htm 2 /kk-tunnusluku lasketaan jokaiselle kuluryhmälle, jotta jokaisen kuluerän suora vaikutus neliövuokraan olisi löydettävissä. Ohjeelliset tarkentavat tunnusluvut ovat kuluryhmittäin liitteessä I. Huomattavaa on, että vertailussa käytettävät kuluryhmien alaryhmät ja tarkentavat tunnusluvut ovat riippuvaisia siitä, minkä tyyppisten kiinteistöjen vertailusta on kyse. Vertailussa käytettävä kustannusten alaryhmittely ja tunnusluvut eivät siis välttämättä ole kaikille kiinteistötyypeille samat kuin liitteessä 3.3.2 Benchmarking-kumppanien valinta Kiinteistöistä aiheutuvien kustannusten jakaminen kuluryhmiin ja näiden ryhmien sisällön yhdenmukaistaminen sekä käyttöönotto kirjanpidossa ei vielä takaa kustannusten vertailukelpoisuutta kiinteistöjen kesken. Erityyppisten rakennusten välillä voi ylläpitokustannuksissa ja menekeissä olla huomattaviakin eroja. Myös saman rakennustyypin ylläpitokustannukset saattavat vaihdella melkoisesti rakennuksittain. Vertailun luotettavuuden edellytyksenä on, että kustannuksia vertaillaan keskenään mahdollisimman samankaltaisten kiinteistöjen välillä. Jotta 15
tähän päästäisiin, erilaisista kiinteistöistä koostuva vertailuaineisto pitää jakaa luokkiin ylläpitokustannuksiin vaikuttavien tekijöiden mukaan. Eroja ylläpitokustannuksiin aiheuttavat toiminnan edellyttämä tilaohjelma, tilojen käyttöajat, rakennuspaikan olosuhteet, rakennuksen suunnitteluratkaisut sekä rakennuksen käyttö. Lisäksi kiinteistönomistajalle aiheutuviin kustannuksiin vaikuttaa luonnollisesti se, mistä kustannuksista mahdollinen vuokralainen huolehtii. Seuraavaksi käsitellään vertailuaineiston luokitteluun liittyviä asioita sekä rakennuksen käyttötarkoituksen että muiden kustannuseroja aiheuttavien tekijöiden mukaan. Kiinteistöjen luokittelu rakennuksen käyttötarkoituksen mukaan Erityyppisten kiinteistöjen kustannusten vertailu keskenään ei ole tarkoituksenmukaista ylläpitokustannusten suurten erojen vuoksi. Esimerkiksi kauppakeskusten ja toimistokiinteistöjen kustannukset eroavat toisistaan jo pelkästään siksi, että niiden tila- ja käyttöohjelmat ovat täysin erilaisia, mikä tulee esiin esimerkiksi käyttöajoissa: pidemmät käyttöajat ja suuremmat ihmismäärät kauppakeskuksissa vaativat suurempaa ilmanvaihtomäärää ja useammin toistuvaa siivousta kuin toimistoissa. Tila- ja käyttöohjelmien erot selittävätkin merkittävän osan eri rakennustyyppien välisistä ylläpitokustannusten eroista. Ne ovat seurausta tiloissa tapahtuvan toiminnan edellyttämistä erilaisista tilavaatimuksista. Tällaisina tilavaatimuksina voidaan pitää esimerkiksi rakentamismääräysten edellyttämää sisälämpötilaa, siivouksen tasoa sekä ilmanvaihdon ja valaistuksen tehokkuutta. Suurten ylläpitokustannusten erojen vuoksi erityyppisistä kiinteistöistä koostuva vertailuaineisto pitää karkeimmalla tasolla jakaa luokkiin kiinteistötyyppien mukaan, jolloin toimistokiinteistöistä muodostetaan oma luokka, asuinkiinteistöistä oma luokka jne. Projektin tuloksena kiinteistöt jaetaan ylläpitokustannusvertailua varten rakennuksen käyttötarkoituksen mukaisiin pääluokkiin ja niiden alaluokkiin noudattaen Tilastokeskuksen rakennusluokituksen 1994 mukaista mallia. Alun perin luokat ovat seuraavat: toimistorakennus, liikerakennus, teollisuushalli, teollisuus- ja pienteollisuustalo sekä varastorakennus. Kiinteistöjen luokittelu kustannuseroja aiheuttavien tekijöiden mukaan Kiinteistöjen luokittelu vertailua varten on monitasoinen asia. Kun vertailutuloksista halutaan mahdollisimman tarkkoja, ei riitä, että kiinteistöt jaetaan karkeasti tietyn tyyppisiin kiinteistöihin, vaan kiinteistöt pitää luokitella rakennustyypin sisällä edelleen alaryhmiin kustannuseroja aiheuttavien tekijöiden mukaan. Eroja ylläpitokustannuksiin ja siihen, mitä kustannuksia kiinteistönomistajan maksettavaksi jää, aiheuttavat mm. erot eri kiinteistöjen välillä seuraavissa seikoissa: Tilojen erilaiset käyttöajat (h/vrk, vrk/v) Kiinteistöjen käyttöaikojen erot vaikuttavat mm. ilmanvaihtomäärien ja sähkön kulutuksen eroihin. Mitä pidempi käyttöaika on, sitä enemmän ilmaa pitää vaihtaa 16
ja myös sähköä kuluu enemmän valaistusaikojen pidentymisen takia. Myös siivouksen mitoitusta on tarve korottaa pidemmän käyttöajan takia. Tilojen käyttöajat saattavat vaihdella esimerkiksi vuorotyön takia. Kiinteistön sijaintipaikkakunta Kiinteistön sijaintipaikalla on merkitystä menekkien yksikköhintoihin: veden, lämpöenergian ja jätemaksujen hinnat saattavat vaihdella huomattavasti paikkakunnittain. Lisäksi rakennuksen lämpöenergiantarve on riippuvainen ulkolämpötiloista, jotka vaihtelevat maantieteellisesti. Myös ulkoalueiden hoidon kustannukset riippuvat sijaintipaikasta ja sen luonnonolosuhteista esim. vuotuisen lumisademäärän vaikutuksesta. Kiinteistövero taasen määräytyy kunnan määräämän veroprosentin ja kiinteistön verotusarvon mukaan. Voidaan myös olettaa erilaisten kiinteistönhoitoon ja ylläpitoon liittyvien palveluiden hintojen olevan ainakin osittain riippuvaisia paikkakunnasta ja siellä vallitsevasta kilpailutilanteesta. Rakennuksen suunnitteluratkaisut Rakennuksen suunnitteluratkaisuilla, eli minkälainen rakennus on yleisesti ja millaisia teknisiä ratkaisuja siinä on käytetty, vaikuttavat myös kiinteistön ylläpitokustannuksiin. Rakennuksen tilavuudella on vaikutusta esimerkiksi lämpöenergian kulutukseen suhteessa tilavuusyksikköön. Mitä suurempi rakennus, sitä vähemmän kylmien ulkoseinien pinta-alaa on suhteessa rakennuksen tilavuuteen, jolloin lämpöenergiaa kuluu vähemmän suhteessa tilavuuteen. Samasta syystä rakennuksen muodolla on vaikutusta lämpötalouteen. Arkkitehtuurilla on muotoilun lisäksi vaikutusta kustannuksiin esimerkiksi tilatehokkuuden kautta. Sokkeloiseen rakennukseen, jossa on paljon yleisiä tiloja, ei tehokasta lattiapintaalaa mahdu yhtä paljon kuin vastaavankokoiseen tilaratkaisuiltaan selkeään rakennukseen. Ylläpitokustannukset suhteessa käytettävissä olevaan pinta-alaan muodostuvat tällöin korkeiksi. Korkean huonekorkeuden omaavien rakennusten lämmityskulut suhteessa pinta-alaan ovat suuremmat kuin rakennuksissa, joissa huonekorkeus on matalampi johtuen suuremmasta lämmitettävästä tilavuudesta suhteessa pinta-alaan. Rakennusosien määrällä ja niihin liittyvillä teknisillä ratkaisuilla, kuten eristyksen tasolla, materiaaleilla ja LVIS-järjestelmien laadulla, on omat vaikutuksensa ylläpitokustannusten muodostumiseen. Rakennuksessa oleviin suunnitteluratkaisuihin vaikuttaa suuresti, milloin rakennus on rakennettu. Arkkitehtuuriset ja tekniset ratkaisut ovat vaihdelleet ja kehittyneet ajan myötä. Rakennuksen käyttö Kiinteistöllä olevan rakennuksen käyttö vaikuttaa huomattavasti ylläpitokustannuksiin. Ylläpitotoimiin kuuluvien siivouksen ja ulkoalueiden hoitoon liittyvien tehtävien laatutaso ja toistokerrat voivat vaihdella kiinteistöittäin ja aiheuttaa kustannuseroavaisuuksia. Eroja aiheuttavat myös sisälämpötilojen vaihtelut sekä erot valaistustehokkuudessa ja ilmanvaihdon määrissä. Nämä asiat 17
3.3.3 Tiedonkeruu liittyvät kiinteistöä käyttävien ihmisten tottumuksiin ja vaatimustasoon. Kiinteistön ylläpito-organisaatio on yksi käyttöön liittyvä kustannuseroja aiheuttava tekijä. Tehokkaassa organisaatiossa tehtävät hoidetaan pienillä kustannuksilla. Myös keskushallinto-organisaation kulut rasittavat yksittäisen kiinteistön taloutta. Ne saattavat muodostaa ison osan yksittäisen kiinteistön ylläpitokuluista, jos siihen, kuinka keskushallinnon kulut kohdistetaan hallinnan alla oleville kiinteistöille, ei ole kiinnitetty huomiota. Kuinka ylläpitotehtävät suoritetaan, saattaa myös vaikuttaa kustannuksiin: suoritetaanko tehtävät oman henkilökunnan avulla vai ostetaanko kyseiset tehtävät oman organisaation ulkopuolelta. Tehdyt vuokrasopimukset Koska kustannusvertailuun ilmoitettavat tiedot kuluista on tarkoitus kerätä suoraan kirjanpidosta, on syytä huomioida, että kirjatut kulut eivät välttämättä vastaa todellisia kuluja. Eroavaisuuksia saattaa ilmetä esimerkiksi siksi, että vuokralaiset maksavat itse käyttämänsä sähkön suoraan sähkölaitokselle. Vuokralaiset saattavat myös ostaa sähkön kiinteistön omistajalta ja sähkön myynnistä saatava maksu vähennetään kirjattavista kuluista. Sama pätee myös lämmityksen sekä veden ja jäteveden kuluihin. Jätehuollon osalta kirjattavia kuluja taasen saattaa pienentää esimerkiksi paperijätteen myynnistä saatavat tulot. Läpikäydyt syyt kustannuseroavaisuuksiin kiinteistöjen välillä voidaan kokonaiskulujen lisäksi kohdistaa ylläpitokustannusten yksittäisiin kuluryhmiin. Kuhunkin kuluryhmään liittyviä syitä kustannusten eroihin voidaan käyttää samantyyppisistä kiinteistöistä koostuvan vertailuaineiston luokitteluun siten, että aineisto jaetaan jokaista kuluryhmää varten erikseen luokkiin. Toisin sanoen aineisto voidaan luokitella jokaisen kuluryhmän kohdalla eri perusteella. Tällöin luokitteluperusteena käytetään sitä syytä kustannusten eroon, mikä liittyy ko. kuluryhmään ja toisessa kuluryhmässä perusteena käytetään jotain toista tekijää. Näin toimimalla taataan se, että vertailuaineistoon, jokaisen kuluryhmän tunnuslukujen arvoja vertailtaessa, kuuluvat kiinteistöt muistuttavat toisiaan. Saatavien tunnuslukujen arvot ovat täten vertailukelpoisia keskenään ja vertailun tulokset mahdollisimman luotettavia. Liitteessä II on yhteenvetona kuluryhmittäin kustannuseroihin vaikuttavia syitä, joita voidaan käyttää vertailuaineiston luokittelussa. Huomionarvoista on, että kyseessä on lista niistä syistä, joiden vaikutus kustannuseroihin pitää tutkia vertailuaineistoa analysoitaessa ja joita voidaan käyttää luokitteluperusteina. Lopullinen luokittelu selviää kuitenkin vasta tiedonkeruun jälkeen suoritettavassa tilastollisessa analyysissä. Analyysissä tutkitaan vertailuaineistosta, mitkä syyt ovat aiheuttaneet suurimpia eroja kuluihin kiinteistöjen välillä, ja luokitellaan aineisto sillä perusteella. Tätä analyysivaihetta varten kiinteistöistä kerättävän tiedon tulee sisältää riittävästi tietoa mm. kiinteistöjen ominaisuuksista ja käytöstä. Pilottiprojektin tiedonkeruu toteutettiin käyttämällä kiinteistökohtaista tiedonkeruulomaketta ja siihen liittyvää täyttöohjetta. Käytetty tiedonkeruutapa 18
osoittautui pääosin hyväksi ja tiedonkeruulomakkeen rakenne ja toteutus selkeäksi. Tiedonkeruussa siirryttiin vuonna 1999 sähköiseen tiedonkeruuseen, mikä helpotti suuresti sekä asiakkaan että palveluntuottajan työmäärää. Samalla otettiin käyttöön myös esitäytetyt lomakkeet, joihin palveluntuottaja täytti etukäteen mm. pinta-alatiedot. Tällöin asiakkaan työmäärä pieneni edelleen. Myöhemmin siirrytty käyttämään asiakkaan taloushallinnon raportteja, joista on makrojen avulla poimittu tarvittavat kustannustiedot. 3.3.4 Analyysi ja raportointi Analyysi Tietojen syöttö ja tarkistus Lomakkeiden palauttamisen jälkeen tiedot syötettiin tietokantaan ja tarkistettiin ensimmäisen kerran ennen tietojen analysointia. Tietojen tarkistus tapahtui tietojen syötön yhteydessä: selkeät virheet ja epäjohdonmukaisuudet annetuissa tiedoissa paljastuivat kun päästiin vertailemaan annettuja tietoja ja tietokannassa laskettujen tunnuslukujen arvoja eri kohteiden kesken. Erittäin suurten ja pienten arvojen taustalla olevien tietojen oikeellisuus tarkistettiin yhdessä tietojen luovuttajan kanssa. Tarkistusten jälkeen päästiin analysointivaiheeseen. Vertailuaineistojen luominen kullekin tunnusluvulle Tietojen analysoinnin ensimmäisessä vaiheessa kullekin tunnusluvulle muodostettiin oma aineistonsa vertailussa mukanaolevista kohteista seuraavien kriteerien avulla. Kohde kelpuutettiin mukaan tunnusluvun aineistoon, jos: Tunnusluku oli laskettavissa kohteelle eli tiedot tunnusluvun laskemiseksi oli ilmoitettu Kohteen tunnusluvun arvo ei merkittävästi poikennut muiden kohteiden arvoista. Jos kohteen tunnusluvun arvo oli selvästi kertaluokkaa suurempi/pienempi kuin seuraavaksi suurin/pienin arvo, kohde poistettiin aineistosta. Kohteesta annetun tiedon oletettiin tällöin olevan syystä tai toisesta tarkistusten jälkeen muuhun aineistoon nähden vertailukelvoton ja kohde piti siksi poistaa aineistosta vääristämästä sen arvoja. Analyysin tässä vaiheessa kävi ilmi, ettei kaikkia etukäteen suunniteltuja tunnuslukuja voida käyttää vertailussa. Työntekijöiden ja työpisteiden lukumäärään perustuvat tunnusluvut piti jättää pois jatkosta, koska riittävän monesta kohteesta ei saatu tietoja tunnuslukujen laskemiseksi. Vertailuaineistojen kohteiden lukumäärä olisi jäänyt liian pieneksi näiden tunnuslukujen osalta ja laskettavien keskilukujen luotettavuus ei olisi ollut riittävä. Kuluryhmittäinen aineiston luokittelu Tietojen analysoinnin toisessa vaiheessa aineisto jaettiin eri luokkiin kuluryhmittäisten tunnuslukujen vertailukelpoisuuden lisäämiseksi. Luokittelu 19
tapahtui analysoimalla etukäteen tiedossa olleiden kustannuseroihin vaikuttavien syiden vaikutusta kustannuseroihin tässä aineistossa. Luokitteluprosessi käytiin läpi kuluryhmä kerrallaan liitteen II mukaisesti siten, että aineisto jaettiin luokkiin sen mukaan, millä syyllä oli eniten vaikutusta kustannuseroihin ko. kuluryhmässä. Keskilukujen laskeminen kullekin tunnusluvulle Tietojen tarkistusten ja analyysin ensimmäisen ja toisen vaiheen jälkeen tiedettiin, mitkä vertailussa mukana olleet kiinteistöt olivat mukana kussakin aineistossa eli aineistot kullekin tunnusluvulle ja luokalle olivat valmiit. Jokaiselle tunnusluvulle laskettiin aineiston arvojen perusteella keskiluvut (keskiarvo, mediaani, ylä- ja alakvartiili), joita verrattiin aikaisempien vertailujen vastaaviin arvoihin. Näin tehtiin lopullinen tarkistus annetuille tiedoille ja aineistolle ennen raporttien teon aloittamista. Jatkossa muutoksia tietojen syöttö- ja analysointivaiheeseen verrattuna aikaisempaan käytäntöön tulee vain tietojen syöttövaiheeseen: sähköinen tiedonkeruujärjestelmä mahdollistaa tietojen syötön automatisoinnin muodostettaessa tietokantaa. Vertailun onnistumisen ehdoton edellytys, tietojen tarkistus, aineistojen muodostaminen ja luokittelu tunnusluvuittain, tullaan jatkossa tekemään osittain käsityönä. Ainoastaan näin voidaan varmistaa aineistoon mukaan tulevien tietojen oikeellisuus ja keskinäinen vertailukelpoisuus. Aineiston jakoa eri luokkiin voidaan jatkossa tarkentaa vertailuun mukaan tulevien kiinteistöjen lukumäärän kasvaessa. Luokittelun tarkentaminen parantaa vertailua, koska tällöin yhteen luokkaan kuuluvien kiinteistöjen ominaisuudet vastaavat entistä paremmin toisiaan. Ominaisuuksiltaan mahdollisimman samankaltaisten kiinteistöjen kustannusten vertailu parantaa tulosten luotettavuutta ja tarkkuutta. Raportointi Tietojen käsittelyn ja analysoinnin tuloksena tiedossa olivat vertailussa käytettävät lopulliset tunnusluvut sekä niille aineiston arvoista lasketut keskiluvut eri luokissa. Lisäksi jokaiselle vertailussa mukanaolevalle kiinteistölle oli laskettu tunnuslukujen arvot niiltä osin kuin tietoja oli ollut saatavissa. Näillä tiedoilla yksittäisten kohteiden vertaaminen aineistoon tuli mahdolliseksi. Vertailun raporteissa lasketut numeeriset tiedot muutettiin visuaaliseen muotoon helppotajuisiksi kuviksi ja taulukoiksi. Lisäksi vertailun tulokset pyrittiin esittämään loogisessa järjestyksessä alkaen karkeamman tason tietojen esityksistä tarkemman tason tietojen esityksiin. Ensimmäiseltä vertailukierrokselta saadun palautteen pohjalta kehitettiin jatkoa varten kaksiosainen raportointimalli, joka sisältää: 1 Tiivistelmäosa Raportin ensimmäiset sivut muodostavat tiivistelmäosan, missä tärkeimmät tiedot kohteen kustannuksista verrattuna muista vastaavanlaisista kohteista muodostuvaan aineistoon nähden ovat havaittavissa nopeasti tiiviissä muodossa. Käymällä läpi raportin tiivistelmäosan lukija pystyy hahmottamaan karkealla tasolla, kuinka 20