Excel 2013 perusteet Keuda 2013
Office 2013... 1 Valintanauha... 1 Asetukset... 2 Pikatyökalurivi... 6 Reaaliaikainen esikatselu... 7 Pikavalikoima... 7 Tilarivin mukauttaminen... 7 Excel-ikkunan osat... 8 Peruskäyttö... 8 Tiedon syöttö... 8 Lukittu osoite... 9 Muotoilu... 9 Hiiren osoitin: maalaaminen, siirto ja kopiointi... 10 Solun sisällön muuttaminen ja poistaminen... 10 Kaavarivin painikkeet... 10 Rivien ja sarakkeiden käsittely... 11 Sarakkeen leveys/rivin korkeus... 11 Rivin ja sarakkeen poistaminen... 11 Rivin ja sarakkeen lisääminen... 12 Rivin ja sarakkeen piilottaminen... 12 Piilotetun rivin tai sarakkeen näyttäminen12 Taulukossa liikkuminen ja näppäinkomennot... 13 Automaattiset täyttötoiminnot... 13 Työkirjan tallennus ja uuden työkirjan avaaminen... 14 Tallennusvaihtoehdot... 14 PDF... 14 Uuden työkirjan avaaminen... 14 Näkymät... 15 Tulostus... 15 Otsikot... 16 Virhetilanteet... 18 Funktiot... 18 Summa... 19 Keskiarvo... 19 Maks ja Min... 19 Laske numerot... 19 Ehdollinen muotoilu... 20 Taulukon muotoilu... 20 Merkkimuotoilu... 20 Tekstin tasaaminen... 21 Solujen yhdistäminen... 21 Solujen sisällön tasaus... 21 Lukumuotoilut... 21 Lisää numeromuotoja... 22 Taulukon ulkoasun muotoilu... 23 Taulukon reunaviivat... 23 Solujen täyttöväri... 23 Valmiit tyylit... 24 Muotoile taulukoksi... 24 Taulukoiden käsittely... 25 Taulukon nimeäminen... 25 Taulukon lisääminen... 25 Taulukon poistaminen... 25 Taulukon siirtäminen... 25 Usean taulukon käyttö... 26 Helppo yhteenlasku... 26 Kaaviot... 26 Luettelo... 30 Lajittelu... 30 Ruutujen kiinnittäminen... 30 Suodatus... 31 Sivun asettelu... 31 Tunnisteet... 32 Etsi ja korvaa... 33 Ohje-toiminto... 33 Valintanauhan vaihtoehdot... 33 cl 27.6.2013
Office 2013 Muutoksia/uudistuksia: Tallenna työtila -kohta on poistettu Selainnäkymän asetukset ovat eri sijainnissa Kaavion yksittäisen arvosarjan kaaviolajin muuttamistapa on muuttunut Tallenna mallina -toiminto ei ole enää Kaaviotyökalut-valintanauhassa Pylväs- ja palkkikaaviomuodot ovat korvanneet pyramidi- ja kartiokaaviolajit Uusi aiemmin luodusta -toiminto ei ole enää käytettävissä Työkirjan mallin tallennus- ja käyttämistavat ovat muuttuneet Jakoruutu-ohjausobjekti on poistettu Aloitusnäytön tyhjä työkirja ei perustu Kirja.xltx-malliin. Microsoft Clip Organizer on poistettu Microsoft Office Picture Manager on poistettu Lopeta-komento ei ole enää käytettävissä Office Backstage -näkymässä Faksimallipohjia ei enää asenneta Officen kanssa Valintanauha Backstage -näkymä Välilehti Komento Valintanauha Ryhmä Valintanauhassa ovat komennot, joita voi käyttää itse työkirjassa. Valintanauha koostuu kolmesta osasta: välilehdet, ryhmät ja komennot. Kukin välilehti esittää toimintoaluetta. Jokaisessa välilehdessä on useita ryhmiä, jotka sisältävät toisiinsa liittyviä komentoja. Komento voi olla painike, avattava luettelo tai tekstiruutu. Ryhmän oikeassa alakulmassa oleva pieni nuoli tarkoittaa, että ryhmässä on käytettävissä lisävaihtoehtoja. Lisävaihtoehdot saat näkyviin napsauttamalla valintaikkunan avainta. 1 Valintaikkunan avain
Avaa asiakirja ja napsauta Tiedosto välilehteä, niin näkyviin tulee Backstage-näkymä. Backstage-näkymässä (TIEDOSTO) voit hallita tiedostoja ja niihin liittyviä tietoja. Voit esimerkiksi luoda, tallentaa ja lähettää tiedostoja, etsiä tiedostoista piilotettuja metatietoja tai henkilökohtaisia tietoja tai määrittää asetuksia, kuten ottaa automaattisen täydennyksen ehdotukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Jos haluat palata Backstage-näkymästä nopeasti asiakirjaan, napsauta ympyröityä nuolta tai paina ESCnäppäintä. Asetukset Yleiset ja Kaavat kohdissa olevia vaihtoehtoja ei normaalisti tarvitse muuttaa 2
Uutena kohteena on tässä Virheentarkistussäännöt, eli mahdollisuus vaikuttaa siihen mitä Excel pitää virheellisenä tietona. Automaattiset korjaukset on yhteinen toiminto kaikkien Office-ohjelmien kanssa (Word, PowerPoint, Outlook) 3
Excel voidaan määritellä käyttämään vanhempaa tiedostomuotoa (Yhteensopivuustila) jolloin käytettävissä oleva rivi- ja sarakemäärä ovat vanhan Excelin (97, XP, 2003) mukaiset (65.536 256). Uudessa (Excel 2007, 2010, 2013) muodossa (.xlsx) on rivi- ja sarakemäärä 1.048.576 16.384. 4
Uusissa Office-ohjelmissa pystyt muokkaamaan valintanauhoja: nimeämään ne uudelleen, lisäämään ryhmän tai komentoja. Voit myös lisätä kokonaan uusia valintanauhoja, esimerkiksi koota haluttuja komentoja omaan valintanauhaan Ottamalla ruksin pois oikeassa ikkunan osassa olevista valintanauhojen valinnoista, jää valintanauha piiloon 5
Tähän ikkunaan päädyt myös, jos mukautat pikatyökaluriviä. Pikatyökalurivi Pikatyökalurivi on pieni alue vasemmalla valintanauhan yläpuolella. Pikatyökalurivi sisältää oletuksena kolme komentoa: tallenna, kumoa ja toista. Napsauta pikatyökalurivin oikean reunan listausnuolta, niin näet listan komennoista sekä pari lisävaihtoehtoa: Voit lisätä komentoja, jotka eivät näy tässä lyhyessä listassa (kts edell. sivu) Mikäli haluat näkyviin paljon komentoja, voit siirtää pikatyökalurivin valintanauhan alapuolelle 6
Reaaliaikainen esikatselu Voit tarkastella etukäteen miltä joku muotoilu näyttäisi ennen kuin valitset sen napsauttamalla Pikavalikoima Kun napsautat aluetta tai solua hiiren oikealla näppäimellä, saat näkyviin kaksi pikavalikkoa. Toisessa on fontin, tyylin, koon, värin yms. vaihtoehtoja ja toisessa on osoitettavaan kohtaan sopivia komentoja (leikkaa, kopioi, ) Tilarivin mukauttaminen Napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tilarivin päällä avautuu pikavalikko Tilapalkin (tilarivin) mukauttaminen. Voit valita tilarivillä näytettävät tai piilotettavat toiminnot napsauttamalla valinnan päälle tai pois. 7
Excel-ikkunan osat Nimiruutu Kaavarivi Otsikkorivi Aktiivinen solu Saraketunnus Rivitunnus Vierityspalkit Taulukonvalitsimet Zoomaus Työskentely Excelissä tapahtuu laskentataulukoissa, joita on oletuksena kolme uudessa työkirjassa. Voit lisätä taulukoita työkirjaan napsauttamalla taulukkovalitsinten viimeistä painiketta Vaakaelementit Excelissä ovat rivejä, jotka on numeroitu 1,2,3, 1048576 Pystyelementit ovat sarakkeita, jotka on nimetty kirjaimin, A,B,C, Z, AA, AB,.XFD (16384 kpl) Rivin ja sarakkeen leikkauskohta, ruutu, on solu, jonka sisältönä voi olla luku, tekstiä tai laskentakaava. Jokaisella solulla on osoite, joka muodostuu sarake- ja rivitunnuksesta, esim. A1. Aktiivinen solu näkyy taulukossa tummalla kehyksellä varustettuna. Aktiivisen solun sisältö näkyy kaavarivillä, jonka kokoa (rivien määrää) voit säätää hiirellä. Peruskäyttö Tiedon syöttö Napsauta hiirellä haluttuun soluun tai käytä nuolinäppäimiä siirtääksesi kursorin siihen. Teksti syötetään suoraan, samoin numerot. Oletuksena teksti tasataan solun vasempaan reunaan, numerot oikeaan. Tämän voi, ja on usein suositeltavaa, muuttaa otsikoiden osalta. Hyväksy esim. painamalla Enter-näppäintä, sarkaimella, nuolinäppäimillä tai napsauttamalla hiirellä jonnekin muualle. Samalla kun näet tiedon taulukossa muotoiltuna, näet solun sisällön kaavarivillä. Päivämäärä syötetään pisteen avulla, 10.5 on 10.päivä toukokuuta. Jollet syötä vuosilukua olettaa Excel että kyseessä on kuluva vuosi. Oletuksena päivämäärä näkyy muodossa 10. toukokuuta. Kellonaika syötetään kaksoispisteen avulla (:), ensin tunnit, sitten minuutit ja kolmanneksi sekunnit (tarvittaessa). 8:30:15 tarkoittaa siis 8 tuntia, 30 minuuttia ja 15 sekuntia. 8
Laskukaava aloitetaan yhtä-kuin merkillä ( = ) ja laskutoimituksissa käytetään + - * / Kaava kirjoitetaan aina niin, että kursori on aluksi siinä solussa, johon tulos tulee, jonka jälkeen syötetään laskukaava. Yleensä ei kannata syöttää numeroita kaavaan, vaan kannattaa (melkein) aina kirjoittaa ne näkyviin muualle taulukkoon (silloin luvut on helppo muuttaa) ja viitata niihin napsauttamalla hiirellä. Kaava näyttää siis tällaiselta =A3+B3*(D3-E3) Kaavan syöttö lopetetaan Enterin painallukseen, napsauttamalla hiirellä toiseen soluun, nuolinäppäimillä tai sarkainnäppäimellä. Funktion voi kirjoittaa tai hakea listasta. Esimerkiksi summa näkyy ALOITUS-välilehdellä. Jos käytät Summa-funktiota, älä laita on-merkkiä ensin, koska painikkeessa on valmiiksi yhtä-kuin -merkki. Listausnuolen alta, Automaattinen summa vieressä, löytyy muutama muukin usein käytettävä funktio (keskiarvo, lukumäärä, maksimi, minimi). Voit käyttää summa-funktiota niin, että pidät kursorin laskettavien lukujen alapuolella, kun hiirellä napsautat Automaattinen summa. Voit hiiren avulla muuttaa Excelin ehdottamaa aluetta Lukittu osoite Laskukaavoissa olevat osoitteet (A3, B3,..) ovat suhteellisia, eli kun kopioit laskukaavan, osoite kaavassa muuttuu suhteessa uuteen paikkaan. Tämä on useimmiten toivottua, koska sillä tavoin voit kirjoittaa kaavan kerran ja sen jälkeen kopioida se viereisiin tai alla oleviin soluihin. Silloin kun laskukaavan yksi solu pitäisi pysyä samana, vaikka kaava kopioidaankin, se täytyy lukita. Tämä tapahtuu F4 painikkeella. Laskukaava syötetään normaalisti, mutta kun olet napsutellut sen solun kohdalle, jonka osoite ei kaavassa saa muuttua, painat kerran F4. Tällöin tulee osoitteeseen $-merkit, jotka Excelille tarkoittaa ettei osoitetta saa muuttaa. Samaan tulokseen pääset, jos nimeät solun, koska nimi viittaa aina kiinteään soluun. Muotoilu Excelin oletusmuotoilu toimii usein, mutta mm. päivämäärien osalta haluat luultavasti muuttaa ulkonäköä. Saatat myös haluta vastauksen prosenttilukuna tai alueen kaikki luvut kahdella desimaalilla. Listassa on valmiita muotoiluja, mutta voit myös luoda omia. Mikäli lasket yhteen aikoja, näyttää Excel sinulle vain täysien vuorokausien yli meneviä tunteja, toisin sanoen jos yhteenlaskettujen aikojen summa on 25 tai 49 tuntia, tuloksena näkyy 1 tunti. Tällaisessa tapauksessa muotoilet tuloksen Aika-muotoilun kohdalla 37:30:55. Mikäli et halua sekunnit näkyviin, voit tehdä oman muotoilun: valitse lähinnä oikea ja Lajirivillä syöt pois tarpeettomat merkinnät, tässä tapauksessa :ss;@ jolloin jäljelle jää [t]:mm eli kokonaistuntimäärä ja minuutit kahdella numerolla. F4 4 9
Hiiren osoitin: maalaaminen, siirto ja kopiointi Excel perusteet Kun hiiren osoitin on paksu risti, on Excel valmis maalaamaan alueen. Tätä teet, kun haluat värittää alueen taustaa, muuttaa fonttia tai lisätä reunaviivoja. Kun hiiren osoitin on siirtonuoli, voit pitämällä hiiren ykkösnäppäintä alhaalla siirtää solun tai alueen vetämällä. Kursorin oikeassa alakulmassa on oletuksena täyttökahva. Siitä vetämällä saat helposti kopioitua tiedon johonkin suuntaan (alas, ylös, oikealle, vasemmalle). Kun olet tehnyt näin, Excel näyttää hetken aikaa asetuspainikkeen, jota napsauttamalla saat vaihtoehtoja näkyviin. Solun sisällön muuttaminen ja poistaminen Napsauta hiirellä solua, jonka sisältöä haluat muuttaa tai siirrä kursori haluttuun soluun. Tämän jälkeen kirjoitat uuden sisällön ilman, että aikaisempaa sisältöä pitäisi ensin poistaa. Hyväksy muutokset normaalisti (Enter, sarkain tai nuolinäppäimet). Aktiivisen solun kirjoitusvirheitä voi korjata kaavarivillä. Napsauta hiirellä kaavarivillä korjattavaa kohtaa. Nyt voit liikkua nuolinäppäimillä vasemmalle ja oikealle ja tehdä korjauksia ja lisäyksiä. Toinen tapa tehdä korjauksia solun sisältöön, on kaksoisnapsauttaa solua ja tehdä muutokset solussa. Aktiivisen solun sisältö (tai valittu alue) tyhjennät painamalla Delete näppäintä. Pelkän muotoilun voit poistaa aktiivisesta solusta Aloitus-nauhan Poista-komennon vaihtoehdolla Poista muotoilut Kaavarivin painikkeet Kun olet kirjoittamassa soluun tietoa, tulee näkyviin kolme painiketta Esc Keskeytä keskeytä kirjoittaminen Enter Hyväksy tekemäsi kirjoittaminen Lisää funktio avaat funktioluettelon 10
Rivien ja sarakkeiden käsittely Sarakkeen leveys/rivin korkeus Rivien korkeutta ja sarakkeiden leveyttä voi muuttaa portaattomasti. Vie hiiren osoitin sarake-kirjainten tai rivinumeroiden väliin, jolloin hiiren osoitin muuttuu ja voit vetämällä tehdä sarakkeesta leveämmän tai kapeamman ja vastaavasti rivistä korkeamman tai kapeamman. Maalaamalla ensin useita sarakkeita tai rivejä voit muuttaa kerralla näiden leveys/korkeus samanlaiseksi. Excel pystyy myös optimoimaan leveyttä/korkeutta: sen sijaan että vedät, niin kaksoisklikkaa! Voit antaa tarkat arvot rivikorkeudelle ja sarakkeen leveydelle Aloitus-nauhan Muotoile-komennosta. Oletuskorkeus on 15 pistettä ja oletusleveys on 8,43 merkkiä Voit kerralla muuttaa useita sarakkeita tai riviä maalamalla ne ensin. Rivin ja sarakkeen poistaminen Aktivoi rivi/rivit tai sarake/sarakkeet hiiren oikealla painikkeella ja valitse valikosta Poista Vaihtoehtoisesti voit pitää kursorin poistettavalla rivillä/poistettavassa sarakkeessa ja valitset TIEDOSTO-nauhalta Poista. Älä kuitenkaan paina painikkeen ylä-osasta, koska silloin olet poistamassa solun, eikä rivin/sarakkeen. 11
Rivin ja sarakkeen lisääminen Kuten poistamisessakin, sinulla on kaksi vaihtoehtoa: hiiren kakkos-näppäimellä tai komennolla. Mikäli teet rivin tai sarakkeen lisäämisen mieluummin hiirellä, niin klikkaa hiiren kakkospainikkeella sitä rivinumeroa tai saraketunnusta johon uusi rivi/sarake tulee, ja valitse valikosta Lisää. Maalaamalla useita rivejä/sarakkeita saat samalla kertaa lisättyä useita rivejä/sarakkeita Vaihtoehto on sijoittaa kursori siihen kohtaan mihin haluat uuden rivin tai sarakkeen ja valitset komennon Lisää, joka löytyy ALOITUS-välilehdestä. Älä kuitenkaan klikkaa painikkeen ylempää (tai vasenta) osaa, koska silloin Excel lisää yhden solun ja riippuen paikasta saattaa taulukkosi rakenne hajota, vaan listausnuolesta, jolloin saat valikon näkyviin. Teknisesti Excel siirtää viimeisen rivin/sarakkeen tähän kohtaan, joten taulukon rivien/sarakkeiden määrä ei lisäänny. Rivin ja sarakkeen piilottaminen Joskus taulukossasi on rivi tai sarake, jota et halua tulostaa tai pitää esillä. Siinä saattaa kuitenkin olla olennaista tietoa jota käytetään esimerkiksi jossain laskukaavassa. Tällöin et voi poistaa riviä/saraketta, mutta voit piilottaa sen/ne. Piilotettu sarake/rivi näkyy puuttuvana saraketunnuksena/rivinumerona. Kuten lisäämisessä ja poistamisessakin, sinulla on piilottamisessa kaksi vaihtoehtoa: klikkaa piilotettavaa riviä/saraketta hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Piilota tai vie kursori piilotettavaan riviin/sarakkeeseen ja valitse ALOITUS-välilehdestä Muotoile/Piilota ja näytä. Piilotetun rivin tai sarakkeen näyttäminen Vastaavasti saat piilotetut osat näkyviin kahdella tavalla: maalaa hiirellä piilotetun rivin/sarakkeen molemmin puolin (saraketunnuksista tai rivinumeroista) ja klikkaa valinnan päältä hiiren kakkospainikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Näytä, tai ALOITUS-välilehdestä Muotoile/Piilota ja näytä. 12
Taulukossa liikkuminen ja näppäinkomennot Excel perusteet Nuolinäppäimet Ctrl + nuolinäppäin Vaihto + nuolinäppäin Ctrl + Vaihto + nuolinäppäin Ctrl + A Ctrl + Home Ctrl + Vaihto + Home Ctrl + End Ctrl + Vaihto + End Ctrl + Välilyönti Vaihto + Välilyönti Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + X Ctrl + F F2 F4 Esc Siirtyminen solun verran nuolen suuntaan Siirtää kursorin tietoalueen reunaan Laajentaa valittua solualuetta nuolen suuntaan Laajentaa valitun solualueen tietoalueen reunaan Koko laskentataulukon valinta Valitsee laskentataulukon ensimmäisen solun (A1) Laajentaa valinnan laskentataulukon ensimmäiseen soluun Valitsee laskentataulukon oikeanpuoleisen alimmaisen käytössä olevan solun Laajentaa valinnan laskentataulukon oikeanpuoleiseen alimmaiseen käytössä olevaan soluun Valitsee koko sarakkeen Valitsee koko rivin Kopioi valitut solut Lisää leikepöydän sisällön Leikkaa valitut solut Etsi ja korvaa valintaikkuna Muokkaa aktiivisen solun sisältöä Kiinteä osoite Peruuttaa solussa olevan toiminnon Automaattiset täyttötoiminnot Excelissä on ns. automaattinen sarja, joka nopeuttaa tiedon syöttöä. Syötät ensimmäisen arvon, tai kaksi ensimmäistä, ja sitten kopioit kursorin oikeasta alakulmasta vetäen. Viikon päivien nimet, kuukaudet ja päivämäärät tulevat ensimmäisestä tiedosta. Lukusarja saattaa kaivata kaksi alkuarvoa, jonka jälkeen maalataan molemmat ennekuin kopioi. Mikäli syötät vain yhden luvun, tuloksena on kopio siitä luvusta, mutta ruutuun ilmestyvästä Automaattisen täytön asetukset painikkeesta voit valita Täytä sarjat, jolloin lista muuttuu (esimerkissä 10,10, muuttuu 10,11,12,.). 13
Työkirjan tallennus ja uuden työkirjan avaaminen Työkirja kaikkine taulukoineen tallennetaan oletusmuodossaan (katso asetukset), jota kannattaa pitää.xlsx, eli uudessa muodossa Tallennusvaihtoehdot Vaikka asetuksissa olisi laitettu tallennusvaihtoehdoksi vanha (Excel 97-2003) muoto, voi toki tallennusmuodon kuten tallennuspaikan, kohteenkin muuttaa. PDF Yksi tallennusmuoto on PDF, joka mahdollistaa sellaisen Excel-työkirjan lähettämisen sähköpostissa, jossa ainakaan ei ole makro-virusta ja jota vastaanottaja ei vahingossa voi käsitellä väärin. Ainoa ongelma taitaa olla siinä, että et pysty määrittelemään suojausta, eli voidaanko työkirja kopioida tai tulostaa, kuten voit erikseen hankittavalla PDF-työkalulla. Mikäli et halua Excelin metatietoja PDF-asiakirjaan, ota pois ruksi kohdasta Asiakairjan ominaisuudet. Huomaa myös, että oletuksena tallennetaan vain aktiivinen taulukko, eikä koko työkirja tämä vaihtoehto täytyy muistaa valita. Uuden työkirjan avaaminen Oletusarvojen mukaisesti uusi työkirja sisältää kolme (3) taulukkovälilehteä. Täysin tyhjän työkirjan sijaan voit lähteä liikkeelle malleista, joita moni sijaitsee Microsoftin sivustolla. 14
Näkymät Näytä valikkolehdellä on 3 valmista näkymää sekä yksi, johon voit lisätä omia näkymä-vaihtoehtoja. Nämä kolme näkymää ovat myös Excel-ikkunan ala-oikeassa kulmassa (Normaali, Sivun asettelu, Sivuvaihtojen esikatselu) Sivun asettelussa voit käsitellä taulukkoa, mutta samalla näet ja voit muokata ylä- ja alatunnistetta. Sivuvaihtojen esikatselussa voit siirtää sivujen vaihtokohdat mielestäsi sopivimpiin kohtiin, ettei esimerkiksi otsikko jää yksin sivulle ja sisältö seuraavalle. Tulostus Excelissä ei yleensä kannata tulostaa suoraan, koska sivun asettelu ei välttämättä ole toivotun lainen. Lisää esikatselu pikatyökaluriville, niin voit totutella siihen, että aina tulostat esikatselun kautta. Zoomaa sivuun Näytä reunukset Valitse Sivun asetukset, jos haluat nähdä vanhan Excelin vaihtoehtoja. Sivun asetuksissa ensimmäisessä välilehdessä Sivu voit suurentaa tai pienentää taulukkoa (muuttamatta fontteja) tai pakottaa tulosteen mahtumaan haluttuun määrään sivuja. Jos taulukko ei mahdu yhdelle sivulle, saatat haluta sarake- tai riviotsikoita jokaiselle paperisivulle (kts. seuraava sivu, Sivun asetukset) Toisella välilehdellä Reunukset voit määritellä reunuksia millimetrin tarkkuudella, sekä ylä- että alatunnisteelle varattavan alueen kokoa. 15
Kolmannella välilehdellä, Ylä- ja alatunniste, pääset kirjoittamaan ja sijoittamaan tietoa ylä- tai alatunnisteeseen. Sopivia asioita ovat logo, päivämäärä, sivunumerointi sekä tallennetun työkirjan säilytyspaikka, polku. Viimeisellä välilehdellä, Taulukko, on erityisen kätevä kohta Ruudukko, jos on kiire tulostaa taulukkoa eikä halua/kerkiä laittamaan itse viivoitukset kohdalleen. Ruudukko auttaa lukemaan tulostetta, vaikkei yleensä poista tarvetta itse määritellä solujen reunaviivoja. Otsikot Ylhäällä toistettavat rivit -kentässä voit määritellä otsikkorivin/rivejä, jotka toistuvat jokaisella sivulla ja vastaavasti Vasemmalla toistettavat sarakkeet kentässä määrittelet jokaiselle sivulle tulevat sarakkeet Tulostuksen asetukset Oletuksena Excel tulostaa koko taulukon, mutta voit valita tulostetaanko koko työkirja tai vain hiirellä tehty valinta. Voit myös määritellä tietyn /tiettyjen sivujen tulostamisen Mikäli kirjoitin tukee kaksipuolista tulostamista säästät paperia tulostamalla molemmille puolille. Joskus tämä valinta ei välity kirjoittimelle ja silloin pitää mennä Tulostimen ominaisuudet -kohdasta määrittelemään kaksipuoleisuus (ja nitominen jos se on mahdollista) Mikäli otat useita kopioita samalla, niin muista tarkistaa, että saat ne ryhmiteltynä, ettei sinun tarvitse käsin lajitella sivut. Excelissä ei pysty määrittelemään, että osa sivuista olisi pysty ja osa vaakapaperilla, joten jos välttämättä haluat näin, sinun tulee tulostaa useita kertoja eri määrityksellä. 16
Paperin koko on yleensä oikein, mutta jos olet saanut jatkokäsittelyä varten Anglosaksisista maista tulleen Exceltaulukon, niin siinä saattaa hyvin olla joku muu paperikoko kun A4. Tulostimet yleensä jäävät odottamaan paperin vaihtoa, joten joudut kuittaamaan kirjoittimessa, että jatka käyttämällä nykyistä paperikoko tai lataat A4-paperin ohitus-syötöstä (jos sellainen on) Kolmen eri vaihtoehdon lisäksi on viimeisin oma sekä Mukautetut reunukset, josta pääset tekemään omia muutoksia reunuksiin Mikäli taulukkosi on vain hivenen liian iso mahtuakseen yhdelle sivulle, valitse Sovita taulukko yhteen sivuun Mikäli taulukkosi on pitkä, mutta vain hiukan liian leveä voit kokeilla Sovita kaikki sarakkeet yhteen sivuun ja vastaavasti jos taulukkosi on leveä mutta vain vähän yli yhden sivun verran liian korkea, valitse Sovita kaikki rivit yhteen sivuun. Viimeinen vaihtoehto antaa sinulle vapaat kädet määritellä tulosteen kokoa. 17
Virhetilanteet Jos solun sisältö muuttuu risuaidaksi (######), on kyse sarakkeen kapeudesta. Levennä saraketta sen verran, että luku mahtuu näkyviin. #ARVO! (#VALUE) ilmoitus varoittaa siitä, että jokin tekijä ei ole numeerinen eikä sitä siten voi käyttää laskentakaavassa. #JAKO/0! (#DIV/0) ilmoitus kertoo, että kaavassa on yritetty jakaa nolla-arvolla #PUUTTUU! (#N/A) ilmoittaa, että tarvittava arvo puuttuu #NIMI? (#NAME) ilmoittaa että kaavassa olevaa nimeä ei tunnisteta. Esim. käytetyn funktion nimi voi olla väärin kirjoitettu. #LUKU! (#NUM) ilmoittaa että numeerista arvoa ei voida käyttää. Esim. yrität laskea neliöjuurta negatiivisesta luvusta. Funktiot Excel pitää sisällään lukuisan määrän funktioita (vajaa 500). Esimerkiksi kun pitää laskea yhteen suuren määrän lukuja, ei ole järkevää käyttää + merkkiä ja osoittaa jokaista solua, vaan sitä varten on olemassa SUMMA-funktio. Automaattinen summa-painike löytyy Aloitus-nauhan oikeasta reunasta. Klikkaamalla painikkeen vasenta osaa, saat funktion aktiiviseen soluun, mutta klikkaamalla listausnuolesta, näet 4 vaihtoehtoista funktiota (Keskiarvo, Laske numerot, Maks ja Min) sekä linkki lisää funktioihin. Funktiot toimivat siten, että siirrät kursorin siihen soluun, johon haluat tuloksen ja valitset halutun funktion. Mikäli esitetty alue on oikea, voit hyväksyä kaiken Enterillä. Mikäli ehdotettu alue ei ole se, josta sinä haluat tuloksen, pitää sinun ensin valita oikea alue, ennen kuin hyväksyt Enterillä. Funktion ulkonäkö on aina sama: =FUNKTIO(alue) Alueen sijaan saattaa olla useita osioita, jolloin ne erotetaan puolipisteellä (;), esim. =JOS(ehto;tosi;epätosi) Funktion voi itse kirjoittaa tai käyttää ohjattua toimintoa. Varsinkin jos funktion käyttö ei ole tuttua, kannattaa käyttää ohjattua toimintoa. LASKE-funktion ohjattu toiminto näyttää tällaiselta: Mikäli näet laskentataulukon, voit tässä vaiheessa maalata sen alueen, josta haluat tietää numeroita sisältävien solujen lukumäärän. Mikäli tämän apu-ikkuna peittää taulukkosi, voit klikata hiirellä -painiketta, ja pääset maalaamaan. Tässä funktiossa voi olla useita alueita, sen takia ikkunassa näkyy Arvo2. 18
Summa Kun haluat laskea yhteen useita lukuja, vie kursori siihen soluun johon haluat tuloksen ja paina Automaattinen summa Mikäli alueessa ei ole tyhjiä soluja ja laskettava alue on joko ylä- tai vasemmalla puolella voit hyväksyä Enterillä, muuten joudut maalaamaan oikean alueen. Keskiarvo Keskiarvo saadaan vastaavalla tavalla, kun summa: Vie kursori siihen soluun, johon halutaan tulos ja paina Automaattinen summa painikkeen oikeasta reunasta, valintapainikkeesta, ja valitse Keskiarvofunktio. Hyväksy tai maalaa laskettava alue. Huomaa, että nolla (0) on luku, joka lasketaan mukaan mutta tyhjä solu ei. Virtanen 2 2 Kokkonen 4 4 Leskinen 0 Lahtinen 2 2 Virtanen 4 4 Aalto 2 2 Jokinen 4 4 Keskiarvo 2,57143 3 Maks ja Min Nämä funktiot etsivät annetusta alueesta suurimman (Maks) tai pienimmän (Min) arvon. Laske numerot Laske numerot funktiolla saat tietää alueella olevien arvojen lukumäärän. Huomaa, että nolla (0) on luku, joka lasketaan mukaan mutta tyhjä solu ei. Vastaavia funktioita ovat Laske.a joka laskee soluja, joissa on sisältö Laske.tyhjät joka laskee montako tyhjää solua on alueessa 19
Ehdollinen muotoilu Kun analysoit taulukon tietoa, voit käyttää ehdollista muotoilua apuna korostamaan poikkeavuuksia. Ehdollinen muotoilu muuttaa solun muotoilua Voit itse kirjoittaa raja-arvon. Muotoiluissa on valmiita vaihtoehtoja, mutta viimeinen (Mukautettu muotoilu) antaa sinulle vapaat kädet muotoilla niin fonttia, fontin väriä, täyttöä kuin myös reunaviivoja. Voit halutessasi määritellä useita samankaltaisia ehdollisia muotoiluja tekemällä toimenpiteen uudelleen. Taulukon muotoilu Merkkimuotoilu Fontti Fonttikoko Fontin koon muuttaminen Avain Lihavointi Kursivointi Alleviivaus Reunaviivat Solun tausta Fontin väri Lisää merkkimuotoiluja löydät Avaimen kautta. Sieltä löytyy esimerkiksi yläindeksin muotoilu 20
Tekstin tasaaminen Tekstin tasaus pystysuunnassa Kierrä teksti Rivitä teksti Tekstin tasaus vaakasuunnassa Sisennys tai sen poistaminen Solujen yhdistäminen Solujen yhdistäminen Valitse (maalaa) yhdistettävät solut ja paina Yhdistä ja keskitä Solujen sisällön tasaus Ylä Solujen sisällön tasaus pystysuunnassa Keski Ala Solujen sisällön tasaus vaakasuunnassa Vasen Keski Oikea Lukumuotoilut Lukumuotoilu Valuutta Desimaalien lisäys ja vähennys Prosentti Erotinmuoto Avain 21
Lisää numeromuotoja Lukumuotoilujen avaimesta tai valikon viimeisestä vaihtoehdosta löydät lisää muotoiluvaihtoehtoja. Yksi kätevä, on Postinumero: normaalisti Excel ei näytä etunollia. Toinen tärkeä muotoilu on ajan yhteydessä käytettävä: Koska Excel ei oletuksena näytä yli 24 tuntia menevää aikaa, täytyy näissä tapauksissa muotoilla solua. Tässä esimerkissä on laskettu yhteen muutamia aikoja ja summa on4 tuntia 31 minuuttia, mutta muotoilun jälkeen 52:31 22
Taulukon ulkoasun muotoilu Taulukon reunaviivat Varsinkin iso taulukko saattaa olla vaikea lukea, kun ruudukko ei oletusarvoisesti tulostu. Tällöin voi olla vaikea seurata oikeaa riviä. Lisäämällä reunaviivoja paranee luettavuus. Listassa oleva viimeinen vaihtoehto, Lisää reunoja, sisältää lisää vaihtoehtoja, mm. katkoviivojen ja eri levyisten viivojen osalta. Varo valitsemalla kokonainen rivi tai sarake, koska toisinaan saatat tulostaessa saada runsaasti papereita, joissa on pelkkää viivaa. Solujen täyttöväri Myös värittämällä osan taulukosta, paranee luettavuus ja ulkonäkö saattaa kohentua paljonkin. Valitse yksi tai usea solu. Jos haluat korjata eli ottaa pois värin, älä laita valkoista vaan Ei täyttöä Lisää värejä kohdasta pääset valitsemaan teemasta riippumattomia värejä ja siitä välilehdellä Mukautetut mm. antamaan värien RGB-arvot. 23
Valmiit tyylit Excelissä on valmiita muotoiluja, joita voit käyttää yksittäisiin soluihin tai alueessa: Muotoile taulukoksi Excelissä on nykyään myös erikoinen vaihtoehto, Muotoile taulukoksi. Sen lisäksi, että saat hyvännäköisen taulukon, saat samalla myös suodatuspainikkeet näkyviin otsikkorivillä. Pidä kursori jossain taulukossa kun painat painiketta Muotoile taulukoksi. Excel varmistaa ensin taulukon kokoa. Mikäli taulukossasi ei ole tyhjiä rivejä eikä tyhjiä sarakkeita, voit melko varmasti hyväksyä ehdotetun alueen. Kun olet ottanut taulukkomuotoilun käyttöön, on sinulla myös uusi välilehti/nauha käytettävissä, RAKENNE, josta helposti voit mm. vaihtaa ulkonäköä (Taulukkotyylit, esimerkissä näkyy nimellä Pikatyylit) 24
Taulukoiden käsittely Excel työkirjassa voi olla useita taulukoita. Oletuksena uudessa työkirjassa on kolme taulukkoa (Taul1, Taul2 ja Taul3). Työkirja voi olla esim. Vuosi ja kukin kuukausi omana taulukkonaan (Tammikuu, Helmikuu jne.) ja lopuksi (tai ensimmäiseksi) koontitaulukko, jossa on yhteenlaskettu kaikkien kuukausi-sivujen yhteisluvut. Mikäli taulukoita on niin paljon, etteivät kaikki nimet mahdu näkyviin, joudut käyttämään vierityspainikkeita. Nuolipainikkeiden vieressä on kolme pistettä painike, jolla saat ensimmäisen tai viimeisen nimen näkyviin. Taulukon nimeäminen Helpoiten vaihdat taulukon nimen kaksoisklikkaamalla nykyistä nimeä (esim. Taul1) ja kirjoittamalla päälle uusi nimi. Voit myös klikata nykyistä nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitset silloin valikosta Nimeä uudelleen. Kolmas vaihtoehto löytyy ALOITUS-välilehdeltä, painikkeesta Muotoile, jossa on kohta Nimeä taulukko uudelleen. Taulukon lisääminen Klikkaa hiirellä uusi laskentataulukko painikkeesta, joka voi olla tämän näköinen: Taulukon poistaminen Klikkaa hiiren kakkospainikkeella poistettavan taulukkovälilehden nimeä, ja valitse valikosta Poista. Voit myös valita ALOITUS-välilehdeltä Poista-komennosta Poista taulukko Aktiivinen taulukko = taulukko jossa kursori on poistetaan Taulukon siirtäminen Taulukoiden keskinäistä järjestystä voidaan vapaasti muuttaa. Napsauta haluamaasi taulukkovalitsinta hiiren ykköspainikkeella ja raahaa taulukko painiketta pohjassa pitäen haluamaasi kohtaan. Pieni musta kolmio osoittaa taulukon sijaintipaikan. Vapauta hiiren painike. 25
Usean taulukon käyttö Useasta taulukosta koostuvassa työkirjassa on mahdollista tehdä laskutoimituksia taulukoiden välillä. Jotta voisit kopioida laskukaavoja saattaa olla kätevää rakentaa ne samalla tavalla. Yksinkertaisimmillaan laskukaava poimii arvon toiselta sivulta, eli sisältää pelkästään yhden osoitteen. Kaava on muotoa =Taul2!B6 Ennen huutomerkkiä on taulukon nimi ja huutomerkin jälkeen solun nimi tai osoite. Tämä kaava tehdään normaalin periaatteen mukaisesti, eli siirrä ensin kursori siihen soluun, johon haluat tuloksen. Aloita yhtä-kuin merkillä (=) ja siirry sitten siihen taulukkoon, jossa haluttu arvo on. Klikkaa (kerran) haluttua solua. Nyt sinulla on haluttu laskukaava, joten hyväksy se painamalla Enteriä. Helppo yhteenlasku Esimerkissä on kolme yksikköä (oppilaitokset, teollisuus ja muut) eri taulukoissa Taul1, Taul2 ja Taul3. Yhteensä-taulukkoon halutaan kerätä kunkin yksikön tulokset. Aloita viemällä kursori siihen soluun, johon halutaan tulos (B2) eli 1. neljänneksen yhteensä-soluun. Kirjoita siihen = (eli yhtä kuin merkki) Siirry toiseen taulukkoon (esimerkissä Taul2) ja klikkaa siinä haluttua solua. Esimerkissä tämä on B8, siinä on oppilaitosten 1.neljänneksen myyntiluku. Kirjoita + merkki Siirry seuraavaan taulukkoon ja toista yo. toimenpide kunnes kaikki halutut taulukot on käyty läpi Nyt laskukaava on =Taulu2!B8+ Taulu1!B8+ Taulu3!B8 ja se on valmis, joten voit painaa Enteriä Kaaviot Kaavio on hyvä tapa esittää numeraalista tietoa sellaisessa muodossa, että tiedosta pystyy saamaan kokonaiskuvan nopeasti. Kaavio on myös hyvä tapa esittää muutoksia, suhteita ja muuta vastaavaa. Kaavion teko alkaa sillä, että valitsee (maalaa) kaikki otsikkotiedot ja kaavion tuleva numerotieto. Yleensä kannattaa jättää pois summat, varsinkin ympyräkaavioista. Jollet käytä kahta erillistä y- (pysty-) akselia, ei samaan kuvaan kannata laittaa prosentteja ja lukuarvoja, koska akselin skaala on suurimman numeroarvon mukaan, ja prosenttiluku on yleensä pienempi kuin 1 (joka on 100%). Tässä esimerkissä on ensin valittu A3:A10 ja sen jälkeen ctrlnäppäin alhaalla D3:D10, koska etunimi ja osasto ei haluta mukaan kaavioon. 26
Jos tarkoitus on tehdä tiedoista kaaviota, ei kannata jättää tyhjiä rivejä ja/tai sarakkeita taulukkoon, koska niiden numero-arvo on nolla, ja tämä saattaa näyttää kaaviossa huonolta. Lisää välilehdessä on 8 erilaisen kaavion valinta ja kustakin saa valittua vielä tarkemmin halutun laisen kaavion. Tämän voi toki muuttaa myöhäisemmässä vaiheessa. Jos yrität käyttää Power View raporttia, niin Excel kysyy ensimmäisellä kerralla, saako asentaa PowerPivot-välilehden. Tämä toiminto ja myös Sparkline-kaavio käsitellään syventävällä kurssilla. Pyri siihen, että kaavio on mahdollisimman selkeä ja helppolukuinen. Mieti siis, kannattaako käyttää 3-ulotteisia kuvia ne ovat ehkä paremman näköisiä, mutta onko kaavio yhtä selkeä kuin normaali? Oletuksena kaavio sijoitetaan taulukkoon ja se saattaa peittää pahasti varsinaista taulukkoa. Kaavion voi siirtää hiiren avulla tai määritellä se omaksi välilehdeksi. 120 000,00 100 000,00 80 000,00 60 000,00 40 000,00 20 000,00 - Myynnit Myynnit Kaavion tyyli / väri Toisinaan pelkkä rivien ja sarakkeiden vaihto auttaa selkeyttämään kuvaa Kaavion arvot / nimet Valitse tiedot painikkeella voit lisätä, muokata tai poistaa sarjoja ja otsikoita. Tässä esimerkissä lisätään bonustiedot: 27
Pika-asettelusta voit määritellä missä otsikot ja selitteet ovat, käytetäänkö apuviivoja vai ei, näkyykö taulukko kaavion alapuolella yms. Kaavion tyylissä on useita valmiita värivaihtoehtoja sekä muutama muukin tyylivaihtoehto. Kun kaavio on aktiivinen (valittu), niin siinä on näkyvissä kolme muokkauspainiketta: Erityisen kätevä on Arvopisteiden otsikot, koska usein halutaan näkyviin sarjan nimen lisäksi sen numero-arvo. Lisää vaihtoehtoja tuo näkyviin erillisen ikkunan, jossa määritellään otsikon ja tekstin asetukset. Otsikon osalta voidaan määritellä täyttö ja viiva tehosteet koko ja ominaisuudet otsikon ominaisuudet Tekstiasetuksista taas tekstin täyttö ja ääriviiva tekstitehosteet tekstiruudun ominaisuudet Vaikka akseli määräytyy automaattisesti, halutaan sen ulkonäköä joskus muokata. On periaatteessa hyvä, jos akseli alkaa nollasta (oletus, tai pienimmästä negatiivisesta numerosta), mutta pienet erot näkyvät paremmin, jos skaala alkaa lähemmäs pienintä numeroarvo. 28
Muoto-välilehdessä on lähinnä ulkonäköön liittyvät vaihtoehdot, mutta esimerkiksi pystysuuntaisen 2-akselin lisääminen, on hyvin tarpeellista, jos pitää esittää %-lukuja ja kokonaislukuja samassa kaaviossa (mahdollista vain 2D-kaavioiden kanssa) 1. Valitse kaaviosta arvosarja, jonka haluat piirtää pystysuuntaiselle 2- akselille (saattaa olla hankalaa, jos on %-arvoja; kokeile tilapäisesti kirjoittaa taulukon johonkin soluun 100.000%, niin voit helposti valita sarjan) 2. Valitse Muoto-välilehden Nykyinen valinta -ryhmästä Muotoile valinta. 3. Valitse Sarjan asetukset, elleivät ne ole jo valittuina, ja valitse sitten Sarjan sijoitus, 2-akseli. 4. Valitse haluttu akseli. 5. Valitse Akselin muotoileminen ja tee halutut muutokset. Vihje: Jos haluat helpottaa 2-akselin erottamista, voit vaihtaa kaaviolajia vain yhden arvosarjan osalta. Voit esimerkiksi muuttaa yhden arvosarjan viivakaavioksi. Tosin tähän löytyy paljon helpompi tapa: Lisää heti aluksi Yhdistelmä-kaavio, jossa yksi vaihtoehto on kahdella akselilla 29
Luettelo Luettelolla tarkoitetaan Excelissä yhtenäistä solualuetta, jossa on otsikkorivi ja heti alapuolella lukuja tai tekstejä sisältäviä tietorivejä. Voit hyvin muotoilla luettelon taulukoksi, tai ainakin muotoilla otsikot niin, että ne erottuvat muusta tiedosta. Saattaa olla järkevä sijoittaa esim. postinumero ja paikkakunta eri sarakkeisiin ja ehkä myös etu- ja sukunimi eri sarakkeisiin. Lajittelu Siirrä kursori yhteen soluun siinä sarakkeessa, jonka mukaan haluat lajitella luettelon, esimerkiksi sukunimi-sarake. Esimerkissä kursori on A6:ssa. Valitse ALOITUS-välilehdellä oleva Lajittele ja suodata Mikäli haluat lajitella useamman kentän mukaan, esim. postiosoite ja sukunimi, niin valitset Mukautettu lajittelu. Siinä on valmiiksi yksi taso, mutta voit lisätä lajittelutasoja ja määritellä erikseen niille lajitteluperusteen. Myös TIEDOT-välilehdellä on vastaavat toiminnot lajittelua varten. Ruutujen kiinnittäminen Kun sinulla on niin iso taulukko, etteivät otsikot näy kun vierität sitä alaspäin (tai oikealle), sinun kannattaa kiinnittää otsikot pysyvästi näytölle: Mikäli otsikot ovat ensimmäisellä rivillä, voit valita Kiinnitä ylin rivi, vaihtoehtoisesti mikäli otsikot ovat ensimmäisessä sarakkeessa voit valita Kiinnitä ensimmäinen sarake. Mikäli näin ei ole, tai haluat kiinnittää sekä rivin että sarakkeen, siirrä kursori otsikkorivin alapuolelle ja/tai otsikkosarakkeen oikealle puolelle. Valitse sitten Kiinnitä ruudut Pitkä musta viiva kertoo, että kiinnitys on voimassa. Mikäli haluat kiinnityksen pois, mene samaan komentoon, NÄYTÄ, Kiinnitä ruudut ja valitse Vapauta ruudut 30
Suodatus Suuren taulukon analysoimisessa tai tiettyjen rivien löytämiseksi voidaan Excelissä käyttää suodatusta. Sijoita kursori luetteloon ja valitse ALOITUS-välilehdeltä Lajittele ja suodata ja siitä Suodata. Otsikkoriveille ilmestyvät suodatus-painikkeet, pienet kolmiot. Mikäli käytät Muotoile taulukoksi saat otsikkoon automaattisesti suodatuspainikkeet. Oheisessa esimerkissä on käytetty osaston suodatusta, ja ikkunassa näkyy kaikki vaihtoehdot ruksattuna. Mikäli halutaan vain yksi osasto, ruksitaan pois Valitse kaikki ja ruksitaan hiirellä halutun osaston kohdalta ja sen jälkeen OK. Riippuen sarakkeesta, onko numero- vai tekstisarake, käytettävissä on joko teksti- tai numerosuotimia. Suotimia voidaan myös käyttää useita jos haluaa rajata näytettäviä rivejä useamman sarakkeen osalta. Tällöin suodatat ensin yhtä saraketta ja sitten seuraavaa. Se, että suodatus on päällä näkyy kahdella tavalla: sinisiä rivejä, osa riveistä piilossa suodatuspainikken ulkonäkö on muuttunut, siinä on suppilo Mikäli haluat lopettaa suodatuksen, valitse Lajittele ja suodata valikosta Suodata uudelleen. Sivun asettelu Reunuksista voit määritellä kolmen vakiomäärityksen (normaali, leveä, kapea) ja itse määriteltyjen asetusten (Mukautetut reunukset) välillä. Suunta-painikkeesta valitset pysty- ja vaakatulosteen välillä. Mikäli sinulla on tulostin, joka pystyy tulostamaan A3, niin voit muuttaa sivun kokoa. Tulostusalue-painikkeella voit rajat tulostettavan osan taulukosta. Mikäli olet tehnyt määrityksen, voit tästä myös poistaa sen. Aina ei taulukko tulostu haluamallasi tavalla. Vaihto-painikkeesta voit itse määritellä mistä kohdin sivun vaihto tapahtuu (paperilla). Tästä ei kuitenkaan voi määritellä vaihtoa myöhemmin kun mitä paperille mahtuu, esimerkiksi jos paperille mahtuu 60 riviä ja sinä määrittelet vaihdon riville 71, niin saat ensimmäiselle sivulle 60 riviä ja seuraavalle sivulle 10 ja siitä sitten normaalisti eteenpäin. Tausta-painikkeesta voit määritellä jonkun kuvan tulostumaan taustalle. Tulosta otsikot on kätevä toimenpide, jos taulukkosi tulostuu usealle paperisivulle. Tällöin et saa otsikoita toistumaan, ilman että määrittelet mitkä rivit (tai sarakkeet) pitää toistaa kaikilla pareilla. 31
Tunnisteet Helpoin tapa lisätä ylä- tai alatunnisteita on siirtyä sivuvaihtojen esikatselu-tilaan (joko keskimmäinen pieni painike ala-oikeassa kulmassa tai NÄYTÄ-valintanauhasta): Toinen vaihtoehto on LISÄÄ-välilehdeltä vaihtoehto Ylä- ja alatunniste. Kun klikkaat johonkin kolmesta alueeseen, ylä tai alatunnisteessa, avautuu RAKENNE-valintanauha. Siitä voit helposti klikkaamalla lisätä sivunumeroita, päivämäärää tai esim. logon ( Kuva ). Voit toki itse kirjoittaa haluamaasi tekstiä. Kätevä asia on Tiedostopolku, joka lisää koko tallennuspolun, eli myöhemmin voit tulosteesta katsoa mihin tallensit työkirjan ja millä nimellä. 32
Etsi ja korvaa Tällä toiminnolla voit etsiä taulukossa olevia sanoja tai voit saman tien muuttaa sanan/lauseen joksikin toiseksi. Kätevää, jos olet kirjoittanut jonkun nimen väärin useissa paikoissa: ei tarvitse itse etsiä missä kaikkialla väärinkirjoitettu nimi on, tai jos tuot tietoa jostain toisesta järjestelmästä ja siinä esim. on piste (.) tuhat erottimena, voisit korvata määrättyjen sarakkeiden kaikki pisteet ei millään. Korvaa tekee yhden korvauksen, jolloin voit Etsi seuraava painikkeella hypätä seuraavaan esiintymään. Korvaa kaikki niin Excel korvaa saman tien kaikki. Ohje-toiminto Klikkaa ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa kysymysmerkki-painiketta, niin sinulle avautuu Excelin ohje. Kirjoita hakusana ruutuun ja paina Hae-painiketta (suurennuslasi). Valintanauhan vaihtoehdot 33