Osallistumishakemuspyyntö koskien Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilastietojärjestelmähankintaa

Osallistumishakemuspyyntö koskien Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilastietojärjestelmähankintaa 1 (17)

Sisällys 1. Hankinnan yleistiedot ja hankekuvaus... 3 1.1 Asiakirjojen tarkoitus ja rakenne... 3 1.2 YTHS Hankintayksikkönä... 3 1.3 Hankinnan tausta... 5 1.4 Hankinnan tavoitteet... 5 1.5 Kynnysarvot... 6 1.6 Potilastietojärjestelmän käytön määrälle suuntaa antavia tunnuslukuja... 6 1.7 Alustava arvio sopimuskauden pituudesta... 8 1.8 Sopimusehdot... 8 2. Hankintamenettelyn kuvaus... 9 2.1 Hankintamenettelyn kieli... 10 2.2 Neuvottelumenettelyn käytön peruste... 10 2.3 Hankintamenettelyn alustava kulku... 10 2.4 Hankinnan ratkaisuperuste... 12 2.5 Asiakirjajulkisuus ja tietojen luottamuksellisuus... 13 2.6 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset... 13 2.7 Kokonaisvastuullinen toimittaja tai yhteisvastuullinen ryhmittymä... 13 2.8 Alihankkijat... 14 2.9 Muut ehdot... 14 3. Ohjeet osallistumishakemuksen tekemiseen ja lisätiedot...15 LIITE 1: OSALLISTUMISHAKEMUSLOMAKE...16 LIITE 2: REFERENSSILOMAKE...16 LIITE 3: ALUSTAVA TOIMINNALLINEN VAATIMUSMÄÄRITTELY...16 LIITE 4: ALUSTAVA TEKNINEN VAATIMUSMÄÄMÄÄRITTELY...16 2 (17)

1. Hankinnan yleistiedot ja hankekuvaus 1.1 Asiakirjojen tarkoitus ja rakenne Tässä osallistumishakemuspyynnössä on kuvaus Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (jatkossa YTHS) potilastietojärjestelmähankinnasta. Asiakirjassa annetaan yleiskuvaus hankinnan kokoluokasta, taustasta ja tavoitteista sekä hankintamenettelystä ja annetaan ohjeita osallistumishakemuksen tekemiseen. Asiakirjan liitteet 1 Osallistumishakemuslomake ja 2 Referenssilomake ovat lomakkeita, joita ehdokkaan tulee käyttää hakeakseen mukaan tarjouskilpailuun. Näiden lomakkeiden ohella tulee ehdokkaan antaa myös muita selvityksiä, jotka ilmenevät liitteestä 1 Osallistumishakemuslomake. Liitteet 3 Alustava toiminnallinen vaatimusmäärittely ja 4 alustava tekninen vaatimusmäärittely ovat osa alustavaa hankekuvausta. Niiden tehtävänä on antaa ehdokkaille käsitys siitä, minkä tyyppisestä hankinnasta on kaiken kaikkiaan kysymys.. 1.2 YTHS hankintayksikkönä Rahoituksellinen ja juridinen asema Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö on yksityinen säätiö, jonka toiminta perustuu terveydenhuoltolain 17 :n mukaiseen mahdollisuuteen järjestää opiskeluterveydenhuolto kunnan suostumuksella muulla Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston hyväksymällä tavalla. Säätiö tarjoaa opiskeluterveydenhuollon palveluja yliopistojen ja tiede- ja taidekorkeakoulujen opiskelijoille. Säätiön kokonaismenot ovat noin 41 miljoonaa euroa ja toimintaa rahoittavat opiskelijat, Kansaneläkelaitos, yliopistokaupungit ja opetusministeriö. Noin viidennes tuloista kertyy opiskelijoiden käyntimaksuista ja ylioppilaskuntien maksamista terveydenhoitomaksuista. Tehtäviensä luonteesta ja rahoituksellisesta asemastaan johtuen YTHS on julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittama julkisoikeudellinen laitos, johon kyseinen laki soveltuu. Toiminnan ja käyttäjäkunnan laajuus YTHS on valtakunnallinen organisaatio, toimipisteitä on 14 paikkakunnalla. Yliopistojen ja korkeakoulujen sivutoimipistekaupungeissa YTHS:n palvelut tuotetaan ostopalveluina. Toimipiiriin kuuluu yhteensä noin 135 000 opiskelijaa ja YTHS:n palveluksessa työskentelee yli 600 terveydenhuollon ammattilaista, muun muassa yleis- 3 (17)

ja erikoislääkäreitä, terveydenhoitajia, sairaanhoitajia, perushoitajia, hammaslääkäreitä, suuhygienistejä, hammashoitajia, psykiatreja ja psykologeja. Merkittävä osa palveluista ostetaan lukuisilta ostopalvelutoimittajilta. YTHS:n toiminta voi laajentua lähivuosina kattamaan myös ammattikorkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon. Ammattikorkeakoulun opiskeluterveydenhuoltoa on pilotoitu 1.8.2011 alkaen YTHS-mallilla Seinäjoella ja Lappeenrannassa. Kokeilun mahdollinen laajennus ja vakinaistaminen edellyttävät vielä jatkoselvityksiä ja lainsäädännön muutoksia. Hallitus päätyi budjettiriihessään jatkamaan kokeilua heinäkuun 2015 loppuun. Hallitus antoi asiaa koskevan esityksen eduskunnalle maanantaina 16. syyskuuta 2013. Toteutuessaan laajennuksen jälkeen YTHS:n palveluiden piirissä olisi n. 270.000 opiskelijaa. Ammattikorkeakoulukenttä on hajaantuneempi kuin yliopistojen verkosto. Toimipisteitä perustettaisiin lisää 25-35 kappaletta ja henkilöstön määrä nousisi 250-350 henkilötyövuodella. Hankintayksikön toiminnan yleiskuvaus Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden sekä suunterveyden palveluja. YTHS toimii aktiivisesti yhteistyössä mm. opiskelijajärjestöjen, yliopistojen sekä muiden terveydenhuollon alan järjestöjen kanssa. Opiskeluterveydenhuoltoon sisältyy lakisääteisesti 1) oppilaitoksen opiskeluympäristön terveellisyyden ja turvallisuuden sekä opiskeluyhteisön hyvinvoinnin edistäminen sekä seuranta; 2) opiskelijoiden terveyden ja hyvinvoinnin sekä opiskelukyvyn seuraaminen ja edistäminen, sekä kaikille opiskelijoille terveystarkastukset yksilöllisen tarpeen mukaisesti; 3) terveyden- ja sairaanhoitopalvelujen järjestäminen opiskelijoille, mielenterveys- ja päihdetyö, seksuaaliterveyden edistäminen ja suun terveydenhuolto mukaan lukien; 4) opiskelijan erityisen tuen tai tutkimusten tarpeen varhainen tunnistaminen sekä opiskelijan tukeminen ja tarvittaessa jatkotutkimuksiin tai -hoitoon ohjaaminen. Samalla toimialalla YTHS:n kanssa toimivat osittain julkinen terveydenhuolto ja muu yksityinen terveydenhuolto. Vuotuisen terveydenhoitomaksun maksettuaan yliopistoopiskelijoilla on oikeus käyttää mitä tahansa säätiön toimipistettä. Lisäksi opiskelijalla on oikeus käyttää oman kotikuntansa julkisia terveydenhuollon palveluja. YTHS:n toiminnan prosessikartta on alla ja toimintaa on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 alustava toiminnallinen vaatimusmäärittely. 4 (17)

Kuva: YTHS:n prosessikartta 1.3 Hankinnan tausta YTHS:n nykyinen potilastietojärjestelmä Medicus-Helmi-järjestelmä on elinkaarensa loppuvaiheessa. Potilastietojärjestelmän hankinnan selvittäminen päätettiin käynnistää alkuvuodesta 2012. Perusteena selvittämistyön käynnistämiselle oli, että nykyinen potilastietojärjestelmä ei nykyisellään mahdollista lainsäädännön edellyttämää rakenteista kirjaamista, eikä pysty vastaamaan toiminnan tuleviin tarpeisiin. 1.4 Hankinnan tavoitteet Hankinnan tavoitteena on löytää YTHS:lle pitkän elinkaaren omaava, jatkokehitettävissä oleva ja lainsäädännön vaatimukset täyttävä potilastietojärjestelmä, joka tukee YTHS:n toimintaa. Tavoitteena on valita yksi kokonaisvastuullinen toimittaja, joka kykenee luotettavasti toimittamaan järjestelmän, joka vastaa olemamassa olevia ja tulevia YTHS:n toiminnallisia tarpeita sekä lainsäädännön vaatimuksia pitkälle tulevaisuuteen. 5 (17)

Hankittavan järjestelmän tulisi olla roolipohjainen olla käyttäjän näkökulmasta käyttäjäystävällinen ja helppo oppia olla yhtenäinen sekä kattaa mahdollisimman laajasti eri toiminnallisuudet olla muokattavissa organisaatiomuutosten myötä olla ongelmattomasti laajennettavissa ja integroitavissa tarpeiden mukaan mahdollistaa terveydenhuollon ammattilaiskortin käyttämisen (organisaatioriippumaton kertakirjautumisjärjestelmä) mahdollistaa riippumattomuus yksittäisestä toimittajasta avoimien teknologioiden avulla (rajapinnat, määritykset, tietomallit) mahdollistaa tuottavuuden lisäämisen toiminnan ohjauksen tehostamisen ja toimintatapojen yhtenäistämisen kautta vähentää hallinnollisia kustannuksia sähköistämällä mm. esitietojen täyttöä täyttää lain asettamat vaatimukset nyt ja tulevaisuudessa (esim. AvoHilmo, eresepti- ja KanTa hankkeet, Kelan lomakkeiden integroiminen järjestelmään). Hankinnan tavoitteet ilmenevät tarkemmin liitteestä 3 alustava toiminnallinen vaatimusmäärittely ja liitteestä 4 alustava tekninen vaatimusmäärittely. 1.5 Kynnysarvot Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. 1.6 Potilastietojärjestelmän käytön määrälle suuntaa antavia tunnuslukuja Seuraavat vuoden 2012 tunnusluvut antavat kuvaa järjestelmän käytön tulevasta laajuudesta potilastyössä: Yleisterveys Henkilötyövuodet Käynnit 205 188 697 6 (17)

Hoitokontaktit* Palvelukäyttäjät 380 258 74 327 Mielenterveys Henkilötyövuodet Käynnit Hoitokontaktit* Palvelukäyttäjät 79 51 388 69 504 10 493 Suunterveys Henkilötyövuodet Käynnit Hoitokontaktit* Palvelukäyttäjät 155 132 033 137 512 48 268 Palvelutoiminnan voimavarat ja kontaktit yhteensä Henkilötyövuodet Käynnit Hoitokontaktit* Palvelukäyttäjät 440 372 118 587 274 90 002 Hoitokontaktit sisältävät käynnit sekä hoitoon liittyvät sähköposti- ja puhelinkontaktit, matkailuneuvonnan ja sähköisen terveyskyselyn sekä paperikonsultaation ja hoidon tarpeen arvioinnin. Henkilötyövuodet sisältää YTHS:n omat henkilötyövuodet, muissa tiedoissa on mukana myös ostopalvelut. Säätiön palveluksessa oli vuoden 2012 lopussa 644 henkilöä. Heistä noin 85 % oli vakituisessa työsuhteessa. Terveyspalveluyksikkö Henkilölukumäärä Helsinki-Espoo 232 Turku-Rauma 90 Tampere 85 Oulu-Kajaani 54 7 (17)

Jyväskylä 48 Kuopio 20 Joensuu-Savonlinna 24 Lappeenranta 26 Vaasa 17 Rovaniemi 17 Seinäjoki 7 Säätiön hallinto 24 Yhteensä 644 Henkilölukumäärät terveyspalveluyksiköittäin 31.12.2012 Hankinnan laajuutta osoittavat tunnusluvut voivat muuttua sopimuskauden aikana. On mahdollista, että ammattikorkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuolto siirretään YTHS:n vastuulle, mikä vaikuttaisi olennaisesti toiminnan laajuuteen (ks.kohta 1.2 YTHS hankintayksikkönä kohdan alakohta toiminnan ja käyttäjäkunnan laajuus). 1.7 Alustava arvio sopimuskauden pituudesta Sopimus syntyy kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimukset. Alustavaksi sopimuskauden pituudeksi on kaavailtu seitsemää (7) vuotta, jota seuraisi kaksi (2) kolmen (3) vuoden optiota, joiden jälkeen sopimus olisi toistaiseksi voimassaoleva. Option käytöstä päättäisi YTHS. Sopimuskauden pituus ja rakenne tarkentuu neuvotteluiden aikana. 1.8 Sopimusehdot Lopulliseen tarjouspyyntöön tullaan liittämään neuvotteluissa käsitelty sopimusluonnos. Samalla ilmoitetaan, mitkä sopimusehdot ehdokkaan on hyväksyttävä sellaisenaan. YTHS tulee pitämään nimetyistä sopimusehdoista kiinni. Jos tarjouskilpailun voittanut tarjoaja vaatii YTHS:ää luopumaan nimetyistä sopimusehdoista sopimusneuvotteluissa, YTHS voi oikaista hankintapäätöstään siten, että voittaneen tarjoajan tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena ja toiseksi tullut tarjous hyväksytään. Sopimuksen pohjana tulevat olemaan JIT2007 yleiset sopimusehdot ja erityisehdot soveltuvin osin. Lisäksi sopimukseen sisältyy muita ehtoja, joista keskeisimpiä on lueteltu alla 8 (17)

Laajentuminen Sopimuksessa tullaan huomioimaan mahdollinen toiminnan laajentuminen ammattikorkeakoulujen opiskelijat kattavaksi. Suomen kieli Toimitettava järjestelmäkokonaisuus, kaikki sen osatekijät ja muut siihen liittyvät toimitukset teknistä dokumentaatiota lukuun ottamatta on toimitettava YTHS:lle suomenkielellä. Tietosuoja ja tietoturva Hankittavassa tietojärjestelmässä käsitellään arkaluonteisia terveystietoja, mistä syystä tietojen säilyttämiselle ja siirtämiselle tullaan asettamaan korkeat laatuvaatimukset. Toimittajan tulee tarjota ratkaisua, jossa potilastiedot eivät siirry lainkaan ETAmaiden ulkopuolelle. Kaikkeen tiedon säilyttämiseen ja siirtämiseen on sovellettava Suomen tietosuojaa ja tietoturvaa koskevaa lainsäädäntöä tai tiukempaa pakottavaa lainsäädäntöä. Jos tietojen siirtäminen tai tallentaminen annetaan tehtäväksi sellaiselle toimijalle, jota Suomen lainsäädäntö ei sido tietojen siirtämisen tai tallentamisen toteuttamisessa, on kyseisen toimijan sitouduttava noudattamaan Suomen henkilötietolakia siirrettävien potilastietojen osalta. Toimittajan tulee sitoutua antamaan YTHS:lle pyynnöstä kaikki tietojen käsittelyyn ja katseluun liittyvät lokitiedot. Hankittavalle järjestelmälle tullaan vaatimaan ulkopuolinen tietoturva-auditointi. Eräitä muita mahdollisia ehtoja Sopimukseen voidaan ottaa vaatimus vakuudesta, joka voi olla suuruudeltaan enintään 10 % sopimuksen arvosta toimitusprojektin ajalta. Vakuus palautetaan, kun järjestelmä on hyväksytysti otettu käyttöön. Sopimukseen voidaan ottaa ns. escrow-lauseke lähdekoodia koskien. Sopimukseen voidaan sisällyttää JIT2007 ehdoista poikkeavia vahingonkorvausta, sopimussakkoa ja hinnanalennusta koskevia määräyksiä. 2. Hankintamenettelyn kuvaus 9 (17)

2.1 Hankintamenettelyn kieli Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä, ellei toisin ohjeisteta. 2.2 Neuvottelumenettelyn käytön peruste Hankinnan kohteena on monimutkainen ja pitkäaikainen potilastietojärjestelmäpalveluhankinta toimitusprojekteineen. Hankinnan kohteen luonteesta johtuen tarjouspyyntöä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Tästä syystä hankinta toteutetaan neuvottelumenettelyä käyttäen. 2.3 Hankintamenettelyn alustava kulku I. Osallistumishakemusvaihe Osallistumishakemusvaiheessa ehdokkaat hakevat mukaan tarjouskilpailuun, ja niistä valitaan ehdokkaiden yleisen kyvykkyyden perusteella tarjoajat, jotka pääsevät osallistumaan tarjouskilpailuun. Osallistumishakemusvaihe on ehdokkaiden kyvykkyyteen perustuva esikarsinta ennen varsinaista tarjouskilpailua. Hankinnan kohdetta koskeva määrittely esitetään tässä vaiheessa vain alustavana eikä esim. tarjouksen vertailuperusteita tai vähimmäisvaatimuksia nimetä vielä lainkaan. Hankinnan kohdetta koskevat määrittelyt ja vertailuperusteet ilmoitetaan ja tulevat sovellettavaksi vasta tarjouskilpailussa. Osallistumishakemusvaiheen kulku on seuraava: 1. YTHS julkaisee hankintailmoituksen 18.9.2013. 2. Osallistumishakemukset toimitetaan suljetuissa kirjekuorissa 18.10.2013 klo 13.00 mennessä YTHS:lle. 3. Ehdokkaat voivat esittää osallistumishakemuspyyntöä ja hankintailmoitusta koskevia kysymyksiä YTHS:lle 7.10.2013 asti sähköpostitse (ks. kohta 3) ja niihin vastataan viimeistään 11.10.2013. 4. YTHS tarkistaa, ovatko osallistumishakemuksen määräajassa jättäneet ehdokkaat täyttäneet kaikki osallistumishakemuslomakkeessa (liite 1) edellytetyt tiedot ja vakuuttaneet täyttävänsä soveltuvuutta koskevat ehdot. Soveltuvuusehtoja täyttämättömiä ehdokkaita ei hyväksytä mukaan tarjouskilpailuun. Ehdokkaiden ei edellytetä toimittavan kaikkia soveltuvuutta osoittavia asiakirjoja osallistumishakemuksen mukana, vaan osassa vaatimuksista riittää, että tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä vaatimuksen, ja toimittavansa pyynnöstä asian todistavat selvitykset. Osallistumishakemuslomakkeesta ilmenee, mitä 10 (17)

asiakirjoja ehdokkaiden edellytetään toimittavan osallistumishakemuksen mukana, ja mitkä asiakirjat tulee toimittaa pyynnöstä. Voittavalta tarjoajalta tullaan tarkistamaan kaikki soveltuvuuteen liittyvät asiakirjat ennen lopullista hankintapäätöstä. Hankintayksikkö varaa myös oikeuden tarkastaa soveltuvuutta osoittavat asiakirjat menettelyn kestäessä kaikilta mukana olevilta ehdokkailta. 5. Jos vähimmäisehdot täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin 3, soveltaa YTHS osallistumishakemuslomakkeessa (liite 1) olevia jonouttavia karsintakriteerejä eli ehdokkaiden vertailuperusteita 3-6 osallistujan valitsemiseksi tarjouskilpailun seuraavaan vaiheeseen. YTHS tekee kohtien 4 ja 5 ratkaisuista kirjallisen valituskelpoisen päätöksen, jolla se valitsee 3-6 tarjoajaa tarjouskilpailun seuraavaan vaiheeseen. Päätös annetaan tiedoksi kaikille osallistumishakemuksen tehneille ehdokkaille. II. Neuvottelumenettelyn vaiheet Alustava tarjouspyyntövaihe Alustavassa tarjouspyyntövaiheessa ei käsitellä enää ehdokkaiden keskuudesta valittujen tarjoajien yleistä kyvykkyyttä, vaan käsittelyn kohteena on tarjoajien tekemä hankinnan kohdetta koskeva alustava tarjous. Alustavan tarjouspyyntövaiheen ratkaisuperusteet ilmoitetaan alustavassa tarjouspyynnössä ja ne liittyvät hankinnan kohteeseen. Vaiheen kulku: 6. YTHS lähettää alustavan tarjouspyynnön jatkoon kohdassa 5. valituille ehdokkaille. 7. YTHS arvioi alustavaan tarjouspyyntöön saadut tarjoukset alustavassa tarjouspyynnössä esitettyjen kriteerien mukaan ja valitsee neuvotteluihin mukaan 3 tai 4 tarjoajaa. Päätös on valituskelpoinen ja se annetaan tiedoksi kaikille alustavan tarjouksen tehneille ehdokkaille. Neuvotteluvaihe Neuvotteluvaiheessa hankintayksikkö neuvottelee neuvotteluihin mukaan valittujen tarjoajien kanssa alustavan tarjouspyynnön ja tarjousten tarkentamisesta. Käsittely koskee hankinnan kohdetta ja siihen liittyviä seikkoja, ei tarjoajan yleistä kyvykkyyttä. Neuvotteluvaihe päättyy lopulliseen tarjouspyyntöön ja siihen annettuihin lopullisiin tarjouksiin. 8. YTHS neuvottelee neuvotteluihin mukaan valittujen tarjoajien kanssa tarjousten mukauttamiseksi alustavassa tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintalain 62 :n mukaisen parhaan tarjouksen valinta. Neuvottelut voidaan vaiheistaa ja jakaa osiin. Neuvotteluissa on tarkoituksena Varmistaa potilastietojärjestelmäpalvelulle asetettujen tavoitteiden toteutuminen, onnistunut käyttöönotto ja toimitus. 11 (17)

Neuvotella hankinnan sisällöllisestä laajuudesta ja ominaisuuksista. Neuvoteltaviin asioihin voi tulla tarpeen mukaan lisäyksiä. Myös ehdokkaat voivat ehdottaa neuvottelujen kohteeksi tulevia asioita, mutta YTHS päättää neuvottelujen kohteesta. 9. Neuvotteluiden päätyttyä YTHS lähettää mukana oleville 3 tai 4 tarjoajalle lopullisen tarjouspyynnön, johon tarjoajat saavat kohtuullisen ajan antaa lopulliset tarjouksensa. III. Hankintapäätösvaihe Hankintapäätösvaiheessa YTHS tarkistaa, että hankintamenettelyn aikana annetut lupaukset ja vakuutukset pitävät paikkansa ja tekee hankintapäätöksen lopullisen tarjouspyynnön ja lopullisten tarjousten pohjalta. 10. YTHS tekee kirjallisen hankintapäätöksen lopullisen tarjouspyynnön ja lopullisten tarjousten perusteella tarjouskilpailun voittajasta. YTHS tarkistaa, että parhaan tarjouksen antaneen tarjoajan soveltuvuusehtoja (menettelyn kulun kuvauksen kohta 4) koskevan vakuutuksen paikkansapitävyyden, jos ei ole tehnyt sitä jo aiemmin. Jos tarjoaja ei täytä osallistumishakemuslomakkeessa kuvattuja vähimmäissoveltuvuusehtoja, tarjous hylätään ja tarkistetaan täyttääkö toiseksi tullut tarjoaja vähimmäisehdot. 11. YTHS antaa hankintapäätöksen lopullisen tarjouksen tehneille tiedoksi. 12. YTHS ryhtyy neuvottelemaan tarjouskilpailun voittajan kanssa hankintasopimuksen ja hankinnan toteuttamisen niistä yksityiskohdista, jotka vaativat vielä tarkennusta. YTHS pidättää oikeuden aloittaa sopimusneuvottelut tarjouskilpailussa seuraavaksi tulleen tarjoajan kanssa, jos tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa ei sopimusneuvotteluissa saavuteta kohtuullisessa ajassa molemmin puolin hyväksyttävissä olevaa lopullisen tarjouspyynnön ja lopullisen tarjouksen mukaista lopputulosta. 13. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi hankintasopimus allekirjoitetaan. Hankintamenettelyn kulun kuvaus on alustava ja voi muuttua kohdan II Neuvottelumenettelyn vaiheet osalta. 2.4 Hankinnan ratkaisuperuste Tarjouksen valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan osuus on 40-60 % ja laadun 40-60%. Tarjousten vertailuperusteet tullaan ilmoittamaan tarjouspyyntöasiakirjoissa. 12 (17)

2.5 Asiakirjajulkisuus ja tietojen luottamuksellisuus YTHS:ään sovelletaan hankintalain 84.2 perusteella rajoitetusti julkisuuslakia. Hankinnan asiakirjat ja päätökset eivät ole kokonaan julkisia, vaan ainoastaan asianosaisjulkisia. Päätökset ja niitä koskevat asiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi, kun ne on allekirjoitettu. Osallistumishakemuksiin ja muihin hankintayksikölle toimitettuihin asiakirjoihin sisältyvät liike- ja ammattisalaisuudet eivät tule asianosaisjulkisiksi. YTHS sitoutuu huolehtimaan siitä, että liike- ja ammattisalaisuudet pysyvät luottamuksellisina. Toimittaessaan asiakirjoja hankintayksikölle ehdokkaan on toimitettava ne kahtena eri versiona: 1. Asianosaisjulkinen versio. Versiosta tulee olla poistettu kaikki ehdokkaan liike- ja ammattisalaisuuksinaan pitämät tiedot. Versiosta ei saa poistaa mitään muita kuin salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuustietoja. 2. Salassapidettävä versio. Versio sisältää kaikki asiakirjakokonaisuuden osat (mukaan lukien liike- ja ammattisalaisuudet). Tähän versioon on myös merkittävä, mitkä tiedot ovat sellaisia, joita ei ole asianosaisjulkisessa versiossa. Eri versioiden on oltava aina erillisiä niteitä (jos ne toimitetaan paperisina) ja sähköisessä muodossa niiden on oltava erillisissä sähköisissä kansioissa. Jos liike- ja ammattisalaisuuksia ei ilmoiteta edellä vaaditulla tavalla, YTHS:llä on oikeus katsoa, että asiakirjan tietoihin ei sisälly liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja, vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Hinta ei voi olla liikesalaisuus. 2.6 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2.7 Kokonaisvastuullinen toimittaja tai yhteisvastuullinen ryhmittymä YTHS edellyttää osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättäneeltä ehdokkaalta kokonaisvastuullisen palvelun tarjoamista YTHS:lle. Kokonaisvastuullisen toimittajan on vastattava kokonaisuudessaan järjestelmästä, sen toimittamisesta ja käyttöönotosta YTHS:än suuntaan. 13 (17)

Kokonaisvastuullisen toimittajan oikeudellista muotoa ei rajoiteta. Yritykset voivat muodostaa ryhmittymiä täyttääkseen hankinnan vaatimukset. Jos ehdokas ei ole yksi oikeushenkilö vaan eri oikeushenkilöistä koostuva ryhmittymä, tulee sen jokaisen jäsenen sitoutua yhteisvastuuseen kaikista koko ryhmittymän velvoitteista suhteessa YTHS:ään. Ryhmittymän on nimettävä keskuudestaan edustaja, joka vastaa koko ryhmittymän puolesta yhteydenpidosta hankintayksikön suuntaan. Kaikkien toimijoiden, joiden henkilöstöön tai taloudelliseen tilaan ehdokas vetoaa soveltuvuuden arvioinnissa ja ehdokkaiden vertailussa, tulee olla ryhmittymän jäseniä ja sitoutua yhteisvastuuseen ryhmittymän velvoitteista YTHS:än suuntaan. Ryhmittymä voi vedota kaikkien jäseniensä yhteenlaskettuun liikevaihtoon ja kaikkien jäseniensä referensseihin jne. Ryhmittymän jäsenien vaihtuminen on mahdollista hankintayksikön luvalla hankintamenettelyn kuluessa, jos ryhmittymä olisi päässyt tarjouskilpailuun mukaan siinä tapauksessa, että olisi alun perin tehnyt osallistumishakemuksen vaihdoksen jälkeisessä kokoonpanossa. 2.8 Alihankkijat Ehdokas ei voi vedota alihankkijansa taloudellisiin resursseihin, ellei alihankkija ole ryhmittymän jäsen. Ehdokas voi vedota alihankkijoidensa referensseihin, vaikka alihankkija ei olisi ryhmittymän jäsen. Jos ehdokas vetoaa alihankkijansa referensseihin, ei ehdokas saa vaihtaa tällaista alihankkijaa ilman YTHS:n lupaa. Alihankkijasta luopumisen edellytyksenä on, että ehdokas olisi tullut valituksi tarjoajaksi ilman ko. alihankkijaa. Alihankkijan vaihtamisen edellytyksenä on, että ehdokas olisi tullut valituksi tarjoajaksi myös korvaavan alihankkijan referensseillä. Alihankkijoiden toiminnasta ehdokas vastaa kuin omastaan. 2.9 Muut ehdot Jättämällä osallistumishakemuksen ehdokas hyväksyy hankintailmoituksessa ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Ehdokkaalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään osallistumishakemuksesta, tarjouksesta, neuvottelumenettelyyn osallistumisesta eikä muista hankintamenettelyyn liittyvistä toimista, jollei hankintayksikkö erikseen toisin ilmoita. 14 (17)

Osallistumishakemuksen on oltava voimassa vähintään 6 kuukauden ajan. 3. Ohjeet osallistumishakemuksen tekemiseen ja lisätiedot Mikäli haluatte ilmoittautua ehdokkaaksi tarjouskilpailuun, teidän tulee täyttää osallistumishakemuslomakkeet ja liittää osallistumishakemukseenne pyydetyt asiakirjat. Vastaukset tulee antaa kaikkiin osallistumishakemuslomakkeen kysymyksiin sekä referenssilomakkeen pakollisia referenssejä koskeviin kysymyksiin. Osallistumishakemuslomakkeella on asetettu ehdokkaita koskevia soveltuvuusvaatimuksia, joiden tulee täyttyä. Näihin vaatimuksiin, jotka on merkitty punaisella pohjavärillä, tulee vastata yksiselitteisesti Kyllä tai Ehdokas ei vetoa alihankkijoiden referensseihin (niissä kohdissa, joissa tämä vaihtoehto on tarjolla). Jos ehdokas ei vastaa kysymykseen tai vastaa siihen Ei, ehdokas suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle. Lisäksi punaista pohjaväriä käytetään referenssilomakkeella vähimmäisvaatimuksia koskevia referenssejä koskien. Joissain yksilöidyissä kohdissa edellytetään asiakirja-aineiston tai selvitysten toimittamista ja annetaan liitenumero toimitettavalle aineistolle. Ulkomaisen ehdokkaan on toimitettava vaatimuksissa tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Ehdokas, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien tietojen antamiseen toimittaessaan pyydettyjä tietoja, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Lomakkeiden sisältöä ei saa muuttaa, jollei ohjeistuksessa toisin todeta. Pyydämme, että ette toimita mitään mainos- tai vastaavaa materiaalia osallistumishakemuksenne liitteenä. Ylimääräistä materiaalia ei voida ottaa huomioon, joten sen liittäminen ei tuota teille etua. Osallistumishakemus liitteineen tulee olla suomenkielellä. Mikäli osallistumishakemus tehdään hankintalain 61 1 mom. mukaisena ryhmittymänä, tulee ehdokkaita koskevat vähimmäisvaatimukset täyttyä ryhmittymän osalta siten kuin kohdassa 2.7 selostettiin. Osallistumishakemus liitteineen on lähetettävä kahtena erillisenä versiona siten kuin kohdassa 2.5 asiakirjajulkisuus ja tietojen luottamuksellisuus todettiin. Osallistumishakemuslomake liitteineen tulee palauttaa sekä kirjallisena suljetussa kirjekuoressa, että lisäksi samassa kirjekuoressa sähköisessä muodossa USBmuistitikulla, 18.10.2013 klo 13.00 mennessä osoitteeseen: 15 (17)

Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Hankejohtaja Minna Järvi Töölönkatu 37 A 00260 Helsinki Määräajan jälkeen saapunutta osallistumishakemusta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet osallistumishakemukset avataan avaustilaisuudessa 18.10.2013, joka ei ole julkinen. Lisätietoja voi pyytää sähköpostiosoitteesta potke@yths.fi. Kysymykset pyydetään esittämään 7.10.2013 mennessä. Ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun takaamiseksi puheluihin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan YTHS:n wwwsivuilla http://www.yths.fi/yths/julkiset_hankinnat 11.10.2013 mennessä. LIITE 1: OSALLISTUMISHAKEMUSLOMAKE LIITE 2: REFERENSSILOMAKE LIITE 3: ALUSTAVA TOIMINNALLINEN VAATIMUSMÄÄRITTELY LIITE 4: ALUSTAVA TEKNINEN VAATIMUSMÄÄRITTELY 16 (17)