PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä 20.4.2018 2

DIGITALISOINNIN HYÖDYT Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys 20.4.2018 3

HANKINTAPROSESSIN VAIHEET PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtion hankintojen digitalisointihanketta Kiinteistönhoito/ rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Vastaanottokuittaus Poikkeamien hallinta Maksatus

YLLÄPIDON HANKINTATOIMEN SÄHKÖISTÄMINEN Isännöintialueen budjetti Hankkeistamaton: viat ym. Kunnossapitohankkeet H 1 H 2 H 3 Senaattilaiset Senaattilaiset Kiinteistönhoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat 20.4.2018 5

HANKKEET JA PM Hanke X Hankkeen perustaminen (hanketietojärjestelmä) Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus X PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankinta-ehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankinta-ehdotus/ 1 tilaus Lisämuutostyöt 2 20.4.2018 6

HANKKEIDEN TILAUKSET (YLEINEN TYÖNKULKU) 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 3. Rakennuttajakonsultti (tai hankevastaava) tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 4. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 5. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 6. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 7. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 8. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 9. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä 20.4.2018 7

PM JA KIINTEISTÖNHOIDON HANKINNAT Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito tai kiinteistöpäällikkö Kiinteistöpäällikkö (tai hänen esimiehensä) hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max. 2000 e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde/vuosi Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan 20.4.2018 8

PM-HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset ja ohjeet Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä 20.4.2018 9

OHJEISTUS JA JÄRJESTELMÄN YHTEYSHENKILÖT Tarvittavat ohjeet löytyvät Senaatin intrasta sekä Senaatin www-sivuilta http://www.senaatti.fi/asioi/hankinta-ja-laskutusohjeet/hankintajarjestelma Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Anne Ikonen p. 0400 890 886 Heidi Ruokanen p. 0400 344 761 Itä-Suomi Jari Marttila p. 040 545 9069 Mari Satuli p. 040 630 0266 Suvi Himanen p. 040 669 4648 Länsi-Suomi Taina Pirilä p. 040 846 8236 Sirpa Formulahti p.040 703 7455 Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p. 040 709 6785 Tuula Lehtomäki p. 040 7096 763 Pääkäyttäjä Päivi Jartela p. 040 588 0881 Sähköposti: etunimi.sukunimi@senaatti.fi 20.4.2018 10

HANKINNAN TEKEMINEN JÄRJESTELMÄSSÄ 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu 20.4.2018 11

PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN 20.4.2018 12

PERUSTIETOJEN TÄYTTÄMINEN Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin 20.4.2018 13

TEHDÄÄN TILIÖINTI Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) Ostotuote-kirjanpidon tili tulee automaattisesti ostotuotteen takaa mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 224 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus, eli kohde tarjous tilauksen liitteeksi Valikot aukeavat oikealla olevasta neliöstä 20.4.2018 14

OSTOTUOTTEIDEN KÄYTTÄMINEN PM:SSÄ Ostotuotteita voi selata luettelosta tai hakea hakusanalla 20.4.2018 15

OSTOTUOTTEIDEN KÄYTTÄMINEN PM:SSÄ Käytä myös tiliöintisuosikkeja 20.4.2018 16

HANKINTAKATEGORIAT JA -RYHMÄT Ostotuotteet perustuvat alla näkyviin hankintakategorioihin ja niissä oleviin tuoteryhmiin Rakennuttaminen Ylläpito Rakennuttaminen ja valvonta Suunnittelu ja tutkimukset Rakentaminen Kunnossapito Kiinteistönhoito ja hallinto Tekniset huollot Rakennuttamisen palvelut ja hallinto Energia ja vesi Toimitilapalvelut Järjestelmän käyttötuki: Ostoreskontra@senaatti.fi 20.4.2018 17

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA 2 TAPAA TEHDÄ: Tapa 1: Käytetään apuna valmista mallitiliöintiä, joka tuo jaetun alv:n tiliöintiriveille. Alueesi PM-yhdyshenkilö tai kiinteistöassistentti auttaa tarvittaessa Rakennuttamisyksikön ja rakennuttamisryhmän tuki on ostoreskontra@senaatti.fi Tapa 2: lisätään vähennyskelvoton osuus omana rivinään. Tiliöintiin lisätään uusi rivi, ja korjataan tilausrivien alv ja loppusumma oikeaksi HUOM! Kun alv on 0%, summakenttään täytyy lisätä bruttosumma, eli summa sisältää arvonlisäveron! 20.4.2018 18

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/MALLITILIÖINTI Mallitiliöinnin nouto PM järjestelmässä: Mallitiliöinnin mukainen kustannusjako ei näy vielä tässä vaiheessa PM:ssä, mutta kun tilaukseen tulee laskuja, tekee liittymä näille laskuille asianmukaisen kustannusjaon. 20.4.2018 19

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/RIVIN LISÄYS Tee ensin normaali tiliöintirivi Tilausrivin alussa on kopioi painike, joka kopioi tilausrivin uudeksi riviksi Nyt tilauksessa on 2 tiliöintiriviä 20.4.2018 20

TILIÖINTI JAETUN ALV:N TAPAUKSESSA/RIVIN LISÄYS Vaihda kopioidun rivin (rivi 2) summa jaon mukaiseksi. HUOM! Kun alv on 0%, summakenttään täytyy lisätä bruttosumma, eli summa sisältää arvonlisäveron! 20.4.2018 21

ESIMERKKI: Tilauksen loppusumman pitää olla brutto 1240 eli netto 1000 Kohteen alv jako on: 70% saadaan vähentää, 30% vähennyskelvotonta. Kopioidaan uusi rivi, ja molemmissa näkyy summa 1240 Muokataan summat oikeaksi niin, että koko tilauksen loppusummaksi jää 1240 20.4.2018 22

ESIMERKKI JATKUU Vaihdetaan ensimmäiselle riville nettosummasarakkeeseen 700 eli 70% nettosummasta. Vaihdetaan toiselle riville nettosummasarakkeeseen 30% nettosummasta + alv Eli: 300 +72 = 372 Vaihdetaan toiselle riville alv koodi 100 eli alv0% Näin saadaan loppusummaksi brutto 1240 20.4.2018 23

LÄHETETÄÄN HYVÄKSYTTÄVÄKSI HYVÄKSYTYN HANKINNAN TILAAMINEN 20.4.2018 24

TILAUSLOMAKE 20.4.2018 25

VASTAANOTTOKUITTAUS JA LASKUJEN KÄSITTELY Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi 20.4.2018 26