Vastuuta ja ota vastuuta

Vastuuta ja ota vastuuta Toimiva sisäinen viestintä Procom 11.11.2014 Susanna Rissanen, johtamisviestinnän valmentaja, dialoginen työnohjaaja, MMM Onnivoima Oy @onnivoima

Päivän ohjelma Klo 9.00 Avaus Tutustuminen Johtaminen on viestintää 10.30 Tauko (15 min) Tarinoilla johtaminen Oman käyttäytymis- ja vuorovaikutustyylin tunnistaminen 12.00 Lounas Ravintola Rivolissa 13.00 Dialoginen esimies Johdon ja esimiesten tukeminen viestinnässä 14.15 Kahvi 14.45 Käytännön harjoitus: Valmentavan keskustelun käyminen esimiehen sparraamiseksi Yhteenveto Loppureflektointi: Mitä otan tästä päivästä mukaani? 16.00 Päivä päättyy

Teidän odotuksenne tälle päivälle Viestinnän strateginen kehittäminen Käytännönläheinen sisältö ja käytännön esimerkit Osallisuuden rakentaminen ja vastuuttaminen Kehittyminen johdon ja esimiesten sparraajana Toimintatapojen ja prosessien jalkauttaminen Palautteen antaminen ja vaikeiden asioiden käsittely Strategian viestintä ja jalkauttaminen Hyviä keskusteluja Ainakin yksi uusi oivallus Muutosvastarinta Onnistumisten ja innovaatioiden esiin nostaminen Uudet tutkimukset Motivointi, innostaminen ja yhteishengen edistäminen Työkaluja monikulttuurisen yrityksen viestintään Työkaluja sisäisen viestinnän kehittämiseen Riittävä tiedonkulku alhaalta ylös sekä viestinnän tueksi Käyttäytymisen ja vuorovaikutuksen ymmärtäminen ja kehittäminen Haastavat tilanteet

JOHTAMINEN ON VIESTINTÄÄ

Teknologinen kehitys aiheuttaa kolme suurta muutosta työhön 1. Työstä tulee oppimisintensiivistä 2. Työstä tulee vuorovaikutteista 3. Ihmisajattelu täydentyy digitaalisesti Aivotutkija Katri Saarikivi, 925 Festival, 24.9.2014

Työyhteisöviestinnän uusi agenda Professori Elisa Juholin o Isojen asioiden jakaminen ja vuorovaikutteinen keskustelu o Ajantasaisen tiedon saatavuus ja vaihdanta o Rento ja vapaamuotoinen tunnelma o Jokainen voi osallistua o Yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen o Työnantajamaine ja jokaisen oma identiteetti o Toiminta ja viestintä avoimilla foorumeilla

Sisäisen viestinnän tehtävä on saada organisaation STRATEGIA TAVOITTEET ARVOT BRÄNDI MUUTOS elämään ihmisten arjessa.

Luottamus on hyvän työpaikan tärkein tekijä Lähde: Great Place to Work

Tutkimuksen mukaan sisäiseen viestintään tyytyväiset ihmiset suhtautuvat työhönsä positiivisemmin ja ovat sitoutuneempia. Kirsi Piha, Ellun Kanat

Tutkimusten mukaan työntekijöiden innostus kasvattaa huomattavasti yritysten taloudellista tulosta. Työstään innostuneet ihmiset ovat 31 prosenttia tuottavampia ja 300 prosenttia innovatiivisempia ja heillä on 60 prosenttia vähemmän sairauspoissaoloja kuin muilla. Lähde: HS 28.9.2014

Viestintä on osa johtamista, kun esimies miettii osana toiminnan suunnittelua o Mikä on kunkin asian tai tavoitteen ydinviesti? o Ketä kaikkia asia koskee ja mitä he haluavat asiasta tietää? o Milloin asiasta on tärkeää viestiä? o Miten viestintä resursoidaan? o Mitä kanavia sekä keinoja käytetään?

Johtamisviestintä on organisatorisissa puitteissa tapahtuvaa johtamistyötä, jossa korostuvat asioiden tulkinta, toimintaan tarvittavan tiedon tuottaminen ja jakaminen, yksilöiden ja ryhmän työn suuntaus, organisointi, valvonta, motivointi ja kannustaminen sekä vuorovaikutus ja yhteisöllisyys. Leif Åberg: Johtamisviestintää! Esimiehen ja asiantuntijan viestintäkirja, 2006

Esimiehen tehtävä on toimia suodattimena o Omiin alaisiin päin: tulevaisuuden näkymät, strategia, tavoitteet, päätökset, toimintaympäristön muutokset o Organisaation johtoon päin: ilmapiiri, heikot signaalit, käytäväparlamentin kuulumiset, mielipidevaikuttajien näkemykset, hiljainen tieto, kehittämisideat

Sisäisessä viestinnässä siirrytään yksisuuntaisesta tiedon välittämisestä aktiiviseen vuorovaikutukseen. Tällöin ihmiset eivät jää odottamaan valmista tietoa vaan etsivät ja tuottavat sitä myös itse.

Hyvä sisäinen viestintä on avointa, rehellistä, nopeaa ja tukee yhteisöllisyyttä.

Sosiaalisesta intrasta on kuoriutumassa oikea herkkupala, vuorovaikutteisten työtapojen ja sisäisen viestinnän mullistaja. Organisaation ihmisten ja osaamisten kohtaamispaikka, ja juuri niin hyvä kuin sen kaikki käyttäjät. Sari Tuorin blogi19.5.2014: Sosiaalisuus tarttui intraan Lue myös Laura Haleniuksen blogi 29.8.2014: Sosiaalisen intranetin neljä lupausta

Viestintä Futuricella

Vastuuta ja ota vastuuta - Toimiva sisäinen viestintä Ota viestinnän suunnittelu osaksi muuta toiminnan suunnittelua 1 Avaa ihmisille pääsy tiedon lähteille Johtaminen on viestintää Luo avoimuutta ja yhteisöllisyyttä Tee oleellisesta tiedosta ihmisille merkityksellistä ja kiinnostavaa Rakenna luottamusta viestimällä rehellisesti ja olemalla läsnä

TARINOILLA JOHTAMINEN

89 % globaaleista johtajista on sitä mieltä, että kulttuuri on liiketoiminnalle yhtä tärkeä kuin strategia. Lähde: Bain&Co 2012, The Chemistry of Engagement

Savolaista huumoria mualimalla

Talouselämä 10.10.2014 Strategian ydin eli selkeä erottautumistekijä löytyi vain 17 prosentilla yrityksistä. Esimerkkejä huonoista strategiamääritelmistä: Strategiamme tähtää kohti uusia alueita Tavoittelemme liiketoiminnan kannattavaa kasvua Hyvän määritelmän esimerkki: Nokian Renkaat tarjoaa arktisiin olosuhteisiin suunniteltuja erikoisratkaisuja

Espoo-tarina

Tarinoilla johtaminen on onnistumisten ja hyvien käytäntöjen tekemistä näkyväksi mahtipontisten satujen sijaan.

Millaisia tarinoita teidän organisaatioissanne elää?

Viestinnässä pitäisi ottaa oppia markkinoinnista, jotta viestit ovat kiinnostavia ja puhuvat kohderyhmän kieltä oikeissa kanavissa.

MUUTOSTARINAT

Muutosjohtajan muistilista o Kirkasta perusasiat: tavoitetila, perustelut, ydinviestit ja kohderyhmät. o Rekrytoi muutosagentteja ja nosta esiin esimerkkitarinoita. o Viesti, viesti ja viesti. o Osallista, kysele, kuuntele, ole läsnä. o Hyödynnä muutosvastarinta. o Juhlista välionnistumisia! o Muista pitkäjänteisyys. o Huolehdi omasta jaksamisestasi.

Jos 2500 euroa kuukaudessa ansaitseva henkilö käyttää päivässä 20 minuuttia huhujen vatvomiseen, tarkoittaa se 200 henkilön organisaatiossa 200 000 euron vuotuista huhukustannusta.

Ristiriitaiset viestit syövät uskottavuutta. Viestinnän pitää olla avointa ja rehellistä.

Vastuuta ja ota vastuuta - Toimiva sisäinen viestintä Ota viestinnän suunnittelu osaksi muuta toiminnan suunnittelua 1 2 Osalista ihmiset muutostarinan luomiseen, rekrytoi muutosagentteja ja hyödynnä muutosvastarinta Avaa ihmisille pääsy tiedon lähteille Johtaminen on viestintää Luo avoimuutta ja yhteisöllisyyttä Näe vaivaa viestien muotoiluun ja strategian elävöittämiseen Tarinoilla johtaminen Toista tärkeää muutosviestiä riittävän usein ja eri kanavissa Tee oleellisesta tiedosta ihmisille merkityksellistä ja kiinnostavaa Rakenna luottamusta viestimällä rehellisesti ja olemalla läsnä Ole innostunut ja innosta muita Nosta onnistumisia esiin

OMAN KÄYTTÄYTYMIS- JA VUOROVAIKUTUSTYYLIN TUNNISTAMINEN

Neljä perustyyppiä EASI käyttäytymis- ja motivaatiokartoitus Henkilö Johtaminen Entusiasti Sparraaja Osallistuminen Implementoija Tehtävä Analyytikko

Neljä perustyyppiä EASI käyttäytymis- ja motivaatiokartoitus Entusiasti Innokas Tunteellinen Ulospäinsuuntautunut Vaikutusvaltainen Kokeilunhaluinen Spontaani Sparraaja Herkkä Empaattinen Lämminhenkinen Harmoniahakuinen Kärsivällinen Yhtenäisyyttä etsivä Implementoija Hallitseva Tulosorientoitunut Tehokas päätösten tekemisessä Käytännöllinen Suora Kärsimätön Analyytikko Harkitseva Järjestelmällinen Tunnelmallinen Rationaalinen Kriittinen Muodollinen

Mitä me sanomme Käytämmekö oikeaa taajuutta? Entusiastille Mahdollisuudet Innokkuus Uutisarvo Jännitys Arvostus Yleiskuva Implementoijalle Tulokset Itsenäisyys Menestys Tehokkuus Asiakeskeisyys Sparraajalle Tunteet Arvot Henkilökohtaiset kokemukset Yhtenäisyys Hyväksyntä Empatia Analyytikolle Laatu Varmuus Suunnitelma Rakenne Logiikka Faktat

Kuinka sen sanomme Käytämmekö oikeaa taajuutta? Entusiastille Avoimesti Hyväksyvästi Eloisasti Elehtivästi Uteliaasti Epämuodollisesti Implementoijalle Osallistavasti Keskittyneesti Osoita itseluottamusta Nopeasti ja täsmällisesti Suoraan Vakuuttavasti Sparraajalle Miellyttävästi Lämminhenkisesti Tarkkaavaisesti Kärsivällisesti Vastaanottavasti Maltillisesti ja läsnäolevasti Analyytikolle Huomiota herättämättömästi Muodollisesti Valmistautuneena Kiinnostuneena Maltillisesti

DIALOGINEN ESIMIES

Kasvokkainen viestintä on sisäisen viestinnän tärkein kanava.

Perinteinen keskustelu vs. dialogi Tavoite Uskomus Asenne Tulos Perinteinen keskustelu Oman näkemyksen voittaminen, myyminen, taivuttelu On olemassa yksi oikea ratkaisu, vaihtoehto, näkemys Evaluoiva, kritisoiva mikä tässä on väärin, ongelmana? Yksilökeskeinen ja kilpailuhenkinen vuorovaikutus Hierarkkinen johtajakeskeisyys Dialoginen keskustelu Yhteinen ymmärrys, suunta ja sitoutuminen On olemassa useita hyviä ratkaisuja, vaihtoehtoja, näkymyksiä (mukaan lukien omani) Utelias, tiedonhaluinen, kiinnostunut ymmärtämään asioita toistenkin näkökulmasta Yhteistyösuuntautunut, innovatiivinen ja tutkiva vuorovaikutus Oppiva organisaatio Lähde: Delficon

Dialogissa oleminen o Toisten mielipiteiden kuuntelu ilman, että joudun luopumaan omasta näkökulmasta ja mielipiteestä. o Tunnistan, että oma ymmärrys ja yhteinen ymmärrys muuttuvat keskusteluissa ja on jatkuvassa muutoksen tilassa ( nyt ajattelen näin ). o Avoimesti, rohkeasti ja uteliaasti kuunnellessani annan tilaa jollekin aivan uudelle. o Kytken oman puheeni siihen, mistä on juuri puhuttu. Rikastan sitä omalla näkökulmalla ja ajattelulla. o Puheessa ilmaisen asiat suoraan ja uskallan tuoda esiin myös toisenlaisia mielipiteitä ja ajatuksia. o Tiedostan, että oma puhe vaikuttaa siihen millaiseksi yhteinen tarina ja totuus muodostuvat. Tiedän, että tarinat puolestaan ohjaavat toimintaamme. Lähde: Delficon

Yhteisen ymmärryksen rakentaminen edellyttää asioiden moniäänistä reflektointia ja omista oletuksista luopumista.

Palautteen antamisen sietämätön vaikeus

Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen o Faktat? o Tee asiat näkyväksi ja reflektoi omia ajatuksiasi/tuntemuksiasi sekä sitä, mitä sinun ja toisen osapuolen välillä siinä hetkessä tapahtuu o Rakenna yhteistä ymmärrystä kysymällä esim. o Mitä sinä tästä mitä juuri sanoin? o Mikä sinun näkemyksesi on asiasta? o Miten voisimme edetä tämän asian kanssa?

Kyky sietää konflikteja ja konfliktisuutta kertoo paljon organisaation kulttuurista o Hyvä konflikti ei kumartele kuvia, etsii ja käsittelee kaikki näkökannat, ei kaihda vaikeita keskusteluja, ei salli häiritsevää käyttäytymistä o Huono konflikti rakentuu ennakkoluuloille, henkilöityy, johtaa rankaisuihin ja kiusaamiseen Lähde: Professori Pekka Mattila, Procomin johtajajaos 22.10.2014

Huomioi oma ja toisten ihmisten vuorovaikutustyyli viestinnässä Tee palautteenantamisesta osa arkea Dialogisuus esimiestyössä ja viestinnässä Ole läsnä Rakenna yhteistä ymmärrystä Kuuntele aktiivisesti Vastuuta ja ota vastuuta - Toimiva sisäinen viestintä Ota viestinnän suunnittelu osaksi muuta toiminnan suunnittelua 3 2 1 Osalista ihmiset muutostarinan luomiseen, rekrytoi muutosagentteja ja hyödynnä muutosvastarinta Avaa ihmisille pääsy tiedon lähteille Johtaminen on viestintää Luo avoimuutta ja yhteisöllisyyttä Näe vaivaa viestien muotoiluun ja strategian elävöittämiseen Tarinoilla johtaminen Toista tärkeää muutosviestiä riittävän usein ja eri kanavissa Tee oleellisesta tiedosta ihmisille merkityksellistä ja kiinnostavaa Rakenna luottamusta viestimällä rehellisesti ja olemalla läsnä Ole innostunut ja innosta muita Nosta onnistumisia esiin

JOHDON JA ESIMIESTEN TUKEMINEN VIESTINNÄSSÄ

Johto ja esimiehet tarvitsevat o o o o o o o o o o o o o o o Konkreettista apua viestintäsuunnitelmien tekemiseen Tukea muutosviestinnässä, strategian jalkauttamisessa sekä ihmisten sitouttamisessa tavoitteisiin Apua juttujen kirjoittamisessa ja ammattimaisten materiaalien tekemisessä Tukea vuorovaikutustilanteisiin ja palautteen antamiseen Käytännön työkaluja ja esimerkkejä Rohkaisua oman viestintätyylinsä löytämiseen Apua viestien kiteyttämiseen ja ymmärrettävyyteen Tietoa organisaation käytäväkeskusteluista ja hiljaisista signaaleista Opastusta oikeiden kanavien käyttämiseen henkilöstön tavoittamiseksi Sparrausta kaiken tarpeellisen huomioimisessa Läpinäkyvyyden ja epämuodollisuuden lisäämistä Apua asiakasviestintään Helposti omaan työhön siirrettäviä pieniä asioita Tukea bloggaamisessa ja somen haltuunotossa Mediavalmennusta

Mitä kaikkia kanavia ja keinoja viestinnässä voi käyttää? o Kolmen ryhmissä, 1 asia per post it-lappu o Listaa mahdollisimman monta kanavaa ja keinoa, joita sisäisessä viestinnässä voidaan hyödyntää o Aikaa 10 minuuttia

Viestintä mukaan johtoryhmiin Liinu Lehto, VM:n viestintäjohtaja

Johdon ja esimiesten strategiseksi kumppaniksi, mutta miten? o Kevyet salkut ja vallan kieli o Harmaiden alueiden mahdollisuudet Professori Pekka Mattila, Procomin johtajajaos 22.10.2014

Viestinnän suunnittelu Strateginen taso Strategiset tavoitteet ja mittarit Painopistealueet, teemat ja ydinviestit Organisointi ja vastuut Prosessit Resurssit Lausunnonantajat Kohde- ja sidosryhmät Avainmediat ja toimittajat Keinot ja kanavat Act Plan Operatiivinen taso Pelisäännöt, käytännöt ja ohjeistukset Kohderyhmäkohtaiset toimenpiteet Erillishankkeet ja kampanjat Vastuut Aikataulu Budjetti Do Check

Valmennustaidot osana viestijän ydinosaamista o Kiteyttäminen ja konkretisointi o Kuuntelu ja peilaaminen o Erilaiset näkökulmat o Kohderyhmien kuuntelu o Rohkaisu ja potentiaalin herättely o Onnistumisten esille tuominen o Oikeiden kanavien käyttäminen

Valmentavan keskustelun harjoitus o Parityöskentely o Toinen on esimies o Toinen on viestintä-/hr-ammattilainen, joka toimii esimiehen sparraajana o Lukekaa ensin case-kuvaus läpi. Sen jälkeen sopikaa roolit. Sparraaja vastaa prosessista. o Aikaa 15 min o Purku yhteisenä reflektiona

Löydä ja hyödynnä harmaat alueet Opettele perustelemaan viestinnän tärkeys ja hyödyllisyys Huomioi oma ja toisten ihmisten vuorovaikutustyyli viestinnässä Tee palautteenantamisesta osa arkea Ota paikkasi organisaation sisäisenä valmentajana ja johdon strategisena kumppanina Johdon ja esimiesten tukeminen viestinnässä Auta ja rohkaise esimiehiä tekemään vaikuttavaa viestintää: suunnitelmallisuus, viestit, keinot ja kanavat Dialogisuus esimiestyössä ja viestinnässä Ole läsnä 4 Rakenna yhteistä ymmärrystä Kuuntele aktiivisesti Vastuuta ja ota vastuuta - Toimiva sisäinen viestintä Ota viestinnän suunnittelu osaksi muuta toiminnan suunnittelua 3 2 1 Osalista ihmiset muutostarinan luomiseen, rekrytoi muutosagentteja ja hyödynnä muutosvastarinta Avaa ihmisille pääsy tiedon lähteille Johtaminen on viestintää Luo avoimuutta ja yhteisöllisyyttä Näe vaivaa viestien muotoiluun ja strategian elävöittämiseen Tarinoilla johtaminen Toista tärkeää muutosviestiä riittävän usein ja eri kanavissa Tee oleellisesta tiedosta ihmisille merkityksellistä ja kiinnostavaa Rakenna luottamusta viestimällä rehellisesti ja olemalla läsnä Ole innostunut ja innosta muita Nosta onnistumisia esiin

Viisi askelta toimivaan sisäiseen viestintään 1 2 3 4 5 Johdon täytyy sitoutua viestintään ja viestinnän täytyy olla suunnitelmallista mutta tarvittaessa nopeaa. Rakenna avoimuuden, rehellisyyden ja yhteisöllisen vuorovaikutuksen kulttuuri yksisuuntaisen tiedottamisen sijaan. Kerro tarinoita, tee oleellisesti tiedosta merkityksellistä ja nosta onnistumisia näkyväksi, jotta saat tärkeät asiat elämään organisaatiosi arjessa. Löydä oikeat kanavat ihmisten tavoittamiseksi ja mausta viestintää ripauksella yllätyksellisyyttä. Panosta dialogisuuteen ja henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen: ole läsnä, rakenna yhteistä ymmärrystä, osoita kunnioitusta ja kuuntele aktiivisesti.

Loppureflektio: Mitä otat tästä koulutuspäivästä mukaasi?

Susanna Rissanen Onnivoima Oy Johtamisviestinnän valmentaja, dialoginen työnohjaaja, MMM @onnivoima www.onnivoima.fi