Viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Juupajoki-Orivesi kuntaliitosselvitykseen liittyvää viestintää. Tiedottamisessa noudatetaan hyvän kunnallisen tiedottamisen periaatteita. Kuntalain (29 ) ja julkisuuslainsäädännön periaatteiden mukaan kunnan on tiedotettava valmisteilla olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Viestinnän lähtökohtana on avoimuus, oikea-aikaisuus ja riittävyys tiedottamisessa koskien kuntaliitosselvityksen valmistelua, etenemistä sekä mahdollisen kuntaliitoksen toteuttamista. Kaikissa valmistelun vaiheissa huomioidaan erityisesti tiedottaminen molempien kuntien henkilöstölle. Yhteisessä viestinnässä käytetään molempien kuntien logoa/vaakunaa. 1. Viestinnän tavoitteet Viestinnän tavoitteena hankkeessa on 1) tuottaa ja jakaa aktiivisesti informaatiota kuntaliitosselvitystyön etenemisestä, pohdittavista asioista ja taustaselvityksistä 2) tavoittaa kuntien henkilöstö ja saada aikaan keskinäistä vuorovaikutusta, 3) osallistaa henkilöstöä sekä tukea sitoutumista toimivaan yhteistyöhön, 4) saavuttaa luottamus kuntaliitosselvityksen osapuolien luottamushenkilöiden, henkilöstön, asukkaiden sekä muiden sidosryhmien keskuudessa. 5) selvittää muutoksen tarpeellisuutta ja kuvata vaihtoehtoisia tulevaisuuden näkymiä 6) antaa mahdollisuus osallistua keskusteluun aiheesta sekä 7) jakaa riittävästi tietoa osallistumisen tueksi. Viestinnässä painopisteenä on kuntaliitosselvityksen etenemisestä ja tuloksista tiedottaminen henkilöstölle, luottamushenkilöille, kuntalaisille ja muille sidosryhmille. 1
2. Kohderyhmät Kohderyhmien määrittelyssä on lähtökohtana tiedotuksen avoimuus ja eri kohderyhmien riittävä informointi hankkeesta. Tiedottamisessa huomioidaan erikseen kuntalaiset, henkilöstö, hankkeen sisäisen organisaation tiedonkulku, luottamushenkilöt, tiedotusvälineet, järjestöt, viranomaiset, seurakunnat sekä yhteistyökunnat. Kohderyhmiä ovat: Juupajoen kunnan ja Oriveden kaupungin asukkaat Hankkeen sisäinen organisaatio ohjausryhmä työryhmät Organisaatioiden sisäiset toimielimet luottamushenkilöt ja johtoryhmät ammattijärjestöjen edustajat henkilökunta Media alueen tiedotusvälineet (Oriveden Sanomat, KMV, Aamulehti, Yle Tampere, muut) Kuntalehti ja muut valtakunnalliset tarpeen mukaan Viranomaiset, yhdistykset ja muut tahot seurakunnat paikalliset merkittävät yhdistykset: Juupajoen ja Oriveden yrittäjäjärjestöt, kyläyhdistykset, yms. merkittävimmät yritykset, jotka sijaitsevat Juupajoella ja Orivedellä kuntaliitto maakunnalliset sidosryhmät ja kuntayhtymät (Pirkanmaan liitto, Pirkanmaan shp, Ely, Avi, koulutuskuntayhtymät, jne) valtakunnalliset sidosryhmät (maakunnan kansanedustajat, jne) 2
3. Viestinnän sisältö/ydinviestit Viestinnän linjauksista, sisällöstä ja laajuudesta päättää valmistelua ohjaava ohjausryhmä. Viestinnässä hankkeen aikana toistettavat ydinviestit keskittyvät seuraaviin asiakokonaisuuksiin/osa-alueisiin: 4. Kanavat ja välineet muutoksen tarpeellisuus yhteinen visio ja tahtotila uudesta kunnasta elinvoimainen kunta palvelujen turvaaminen ohjausryhmän pöytäkirjat työryhmien muistiot kuntien nettisivut tiedotustilaisuudet kuntalaisille työpaikkakokoukset yhteistyötoimikuntien kokoukset ammattijärjestöjen henkilöstöedustajat ja pääluottamusmiehet infotilaisuudet henkilöstölle luottamushenkilöseminaarit organisaatioiden johtoryhmät ja hallitukset mediatiedotteet seudun ja maakunnan tiedotusvälineille alue-radio haastattelut, Yle-Pirkanmaa Oriveden kaupungin Facebook arkiviestintä, puskaradio 5. Viestinnän toimenpiteet a) Selvitysorganisaation sisäinen tiedotus Intra-sivustoille tai yhteiselle palvelimille perustetaan valmistelua koskeva info-sivusto tai henkilöstön yhteinen tiedostokansio, jonne voidaan tallettaa muistiot sekä muu asiaa koskeva dokumentaatio. b) Henkilöstötiedotus ohjausryhmässä on jäsenenä henkilöstön edustajat molemmista kunnista työryhmien jäsenissä on kuntien työntekijöitä. 3
hankkeen ohjausryhmän muistiot julkaistaan kuntien intrassa tai palvelimilla tiedostokansiossa. yhteistyötoimikuntien kokoukset esimiehet tiedottavat työpaikkakokouksissa, osastopalavereissa ja infotilaisuuksissa henkilöstön tiedotustilaisuudet pidetään marraskuussa ja tammikuussa Henkilöstötiedotuksessa on erityisesti kiinnitettävä huomiota hallinto- ja palvelutuotantoa, henkilöstöasioita ja työsuhdeasioita koskevan viestinnän yhdenmukaiseen sisältöön. c) Tiedotus luottamushenkilöille Ohjausryhmän linjauksista informoidaan luottamushenkilöitä kuntien muiden kokousten yhteydessä ja/tai sähköpostitse. Kuntien yhteiset valtuustoseminaarit (31.10. ja alustavasti 9.1.) d) Tiedotusvälineet Ohjausryhmän kokousten jälkeen, tehdyistä linjauksista ja valmistelun etenemisestä laaditaan tiedote, joka lähetetään tiedotusvälineille ja julkaistaan kuntien verkkosivuilla. Ohjausryhmän ja projektiryhmän muistioita ei lähetetä lehdistölle, mutta asiakirjat liitetään kuntien ylläpitämille valmistelua käsittelevälle sisäiselle sivustolle tai palvelimelle henkilöstön yhteiskäytössä olevaan kansioon. Tiedotusvälineiden haastattelupyynnöt koskien kuntaliitosselvityksen valmistelutyötä ohjataan kuntajohtajille. e) Asukas- ja asiakastiedotus Kuntien asukkaat saavat informaatiota kuntaliitoselvityksen etenemisestä kuntien verkkosivustoilta sekä tiedotusvälineiden välityksellä. Nettisivuille muodostetaan kuntaliitos info sivusto, johon liitetään kaikki asiaa koskevat tiedotteet ja muut dokumentit. 4
Kuntalaisille järjestetään infotilaisuus marraskuun alussa molemmissa kunnissa. Infotilaisuuden järjestämisvastuu on kunnilla. Tilaisuuksien sisällön tulee olla yhdenmukaiset. Kuntalaisilla on mahdollisuus kysyä ja antaa palautetta kirjallisesti kuntaliitosselvityksestä kaupungintalolla ja kunnantalolla olevilla palautelomakkeilla. Sähköinen palautelomake on saatavilla organisaatioiden verkkosivuilta. Kuntalaisten kysymyksiin voidaan vastata myös Facebook-sivustolla ja Fb- sivustolle voidaan tehdä linkityksiä kuntaliitosselvitystä käsittelevään sivustoon. f) Viranomais- ja muiden yhteistyökumppanien tiedotus Valmistelun etenemisestä tiedotetaan ohjausryhmässä sovittavalla tavalla valtiovarainministeriöön, Pirkanmaan liittoon, Kuntaliittoon, sairaanhoitopiirille, aluehallintovirastolle, Ely -keskukseen sekä naapurikunnille. 6. Vastuut ja resurssit Viestinnän linjauksista, sisällöstä ja laajuudesta päättää valmistelua ohjaava ohjausryhmä. Ohjausryhmän päätöksistä tiedottamisvastuu on ryhmän puheenjohtajalla. Työryhmät eivät laadi ulkoisia tiedotteita. Työryhmien valmistelemista asioista työryhmän vetäjällä on vastuu informoida projektinjohtajaa ja ohjausryhmää. Esimiesten vastuulla on käsitellä kuntaliitosselvitykseen liittyviä asioita omilla toimialoillaan ja eri yksiköissä sisäisissä työpalavereissa ja - kokouksissa. Viestinnällisten toimenpiteiden käytännön toteutus järjestetään kuntajohtajien keskenään sopimalla tavalla. 5
7. Viestinnän toimenpiteiden seuranta ja arviointi Kuntaliitosselvityksen aikana varmistetaan viestinnän toteutuminen suunnitellulla ja riittävällä tavalla ohjausryhmän kokouksissa sekä työpaikkakokouksissa. Kuntalaisilta, henkilöstöltä ja muulta verkostolta tulleet palautteet ja kysymykset käsitellään säännöllisesti kuntajohtajien ja konsultin välisissä neuvotteluissa ja arvioidaan mahdollinen lisätiedottamisen tarve. 6