1 Hankintaohje Sisällys
2 1. Johdanto...3 2. Hankintaohjeiden soveltaminen...3 3. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat eli ns. pienhankinnat...4 3.1 Pienhankintoja koskevat periaatteet ja suunnittelu... 4 3.2 Pienhankinnan tarjouskilpailu... 5 3.3 Pienhankintojen suorahankintaperusteet... 6 3.3.1 Tarjousten käsittely... 6 3.3.2 Hankinnan hyväksyminen... 6 3.3.3 Pienhankinnan tilaus ja sopimus... 7 3.3.4 Hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 3.3.5 Pienhankinnan valvonta... 8 3.3.6 Pienhankintojen muistilista... 8 4. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat...9 4.1. Yleistä... 9 4.2 Suorahankinnat kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa... 10 4.3. Hankinnasta ilmoittaminen... 12 4.4. Tarjouspyyntö... 12 4.5. Tarjousten käsittely... 15 4.6. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto... 16 4.7. Hankinnan keskeyttäminen... 17 5. Sosiaali- ja terveyspalvelut ja muut erityiset palvelut... 17 6. Hankintasopimus... 19 6.2. Sopimuksen sisältö... 19 6.3. Sopimuksen päättäminen... 20 7. Muutoksenhaku hankintalain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa... 20 7.1. Hankintaoikaisu... 20 7.2. Valitus markkinaoikeuteen... 21 7.3. Kuntalain tai hallintolainkäyttölain mukainen muutoksenhaku... 21
3 1. Johdanto Perusturvaliikelaitos Saarikan hankintaohje on ohjeistus liikelaitoksessa tehtäville hankinnoille. Hankintaohje keskittyy erityisesti pienhankintoihin ja niiden hankintaprosessiin, sillä kansalliset kynnysarvot ja EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa sovelletaan hankintalakia. Julkisella hankinnalla tarkoitetaan tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankkeita, joita julkiset tahot (valtio, kunnat, kuntayhtymät ja muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt) hankkivat oman organisaationsa ulkopuolelta. Julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalainsäädännön määrittäminen menettelytapojen mukaan. Hankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa. Kilpailuttaminen tulee tehdä avoimesti ja tarjoajia on kohdeltava syrjimättömästi ja tasapuolisesti. Kilpailuttamismenetelmäksi tulee valita hankinnan luonteeseen soveltuva ja hankintalainsäädäntöä noudattava menettelytapa. Hankintalainsäädännön merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot ylittävissä ja EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Pienhankinnoissa eli kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tulee soveltaa hankintayksiköiden omia ohjeistuksia. Uusi hankintalaki astui voimaan 1.1.2017. Uuden hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvat yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailussa. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankinnat on toteutettava tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankinnat on pyrittävä järjestämään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset ja muut yhteisöt pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin. Kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys. 2. Hankintaohjeiden soveltaminen Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (1397/2016) eli hankintalaissa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista sekä erityisalojen hankintalaissa (1398/2016) ja niitä täydentävissä säädöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa säädetään sekä muissa kunnan säännössä ja ohjeissa määrätään, noudatetaan Perusturvaliikelaitos Saarikan hankintayksiköiden hankinnoissa näitä ohjeita. Ohjeiden soveltamisen merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa (pienhankinnat), joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Hankintaohjeissa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi huomioitava hankintalain ja -asetuksen määräykset.
4 Hankinnan rahoitus ei vaikuta hankintalainsäädännön soveltamiseen. Aina kun hankinnan suorittaa hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö, sovelletaan lakia julkisista hankinnoista rahoitustavasta riippumatta. Tämä koskee esim. projekti- ja hankerahoituksella tehtäviä materiaalin ja palvelujen ostoja ja leasingrahoituksella rahoitettavia tavaroita ja palveluja. Kunnan tai kuntakonsernin sisäisissä hankinnoissa ei ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon mukaan kolmeen ryhmään: Hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Ajantasaiset kynnysarvot löytyvät mm. työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämästä maksuttomasta, sähköisesta ilmoituskanavasta (HILMA), jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot/ 3. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat eli ns. pienhankinnat Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat eli pienhankinnat ovat pääsääntöisesti hankintalain menettelysäännösten ulkopuolella. Tästä on seuraava poikkeus: Jos pienhankinnan tarjouskilpailussa on tehty hankintapäätös, on siihen liitettävä oikaisuohje. Kun selvitetään sitä, onko kyse pienhankinnasta ja alittaako hankinta kansallisen kynnysarvon, määritellään ensin hankinnan ennakoitu arvo. Hankinnan ennakoitu arvo tarkoittaa suurinta hankinnasta mahdollisesti maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa hankintamenettelyn alkamisajankohtana. Hankintoja ei tule pilkkoa pienempiin eriin hankintalain kiertämiseksi. 3.1 Pienhankintoja koskevat periaatteet ja suunnittelu Pienhankinnoissa tavoitteena on taloudelliset hankinnat sekä varojen järkevä käyttö sekä tehokkaat ja sujuvat hankintamenettelyt. Pienhankintoja tehtäessä tulee pyrkiä ottamaan huomioon EU:n perustamissopimuksen mukaiset yleiset periaatteet eli tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteellisuuden periaatteet sekä hyvän hallinnon periaatteet. Avoimuus Hankintaprosessi on toteutettu annettujen ohjeiden mukaisesti. Hankinnasta voidaan tarvittaessa julkaista hankintailmoitus tai tiedottaa omilla sivuillaan, jos pienhankinnan arvo ja luonne puoltavat sitä eikä ole olemassa puitesopimusta tai muuta tietoa hintatasosta. Tasapuolisuus ja syrjimättömyys Jokaisessa hankinnan vaiheessa tulee kaikkia tarjoajia kohdella tasapuolisesti ja syrjimättömästi.
5 Suhteellisuus Hankinnan vaatimukset ja toimintamallit suhteutetaan pien- hankinnan arvoon ja luonteeseen. Pienhankinnan perusedellytys on, että yksikössä on tavaran tai palvelun tarve ja että hankintaan on olemassa määrärahat talousarviossa. Eri yksikköjen hankintoja tulee pyrkiä yhdistämään tarkoituksenmukaisiksi kokonaisuuksiksi päällekkäisen työn välttämiseksi. Pienhankinnat toteutetaan ensisijaisesti käyttämällä niitä puitejärjestelyjä, joihin Saarikka on sitoutunut. Jos ei ole olemassa hankintayksikön tarpeeseen soveltuvaa puitesopimusta, hankinta toteutetaan omana hankintana. Tiedot Sarikan puitesopimuksista löytyy Intrasta kohdasta Hankinnat. 3.2 Pienhankinnan tarjouskilpailu Jos ei ole olemassa puitejärjestelyä, jota voidaan käyttää hankinnan toteuttamisessa tai jos hankintaan ei sovellu mikään kohdassa 3.3. kuvatuista suorahankintaperusteista, kannattaa ensin selvittää markkinatarjontaa ja -tilannetta esim. internetin välityksellä tai tehdä alustavia tuote- ja hintatiedusteluja sähköpostilla tarjoajilta. Kun hankintayksiköllä on riittävä tieto markkinoista, tilaustietojen (tuote-, hinta- ja saatavuustietojen) selvittämisen ja toimittajavalinnan voi toteuttaa useammalla tavalla. Tarjouskilpailun/hintatiedustelun tekeminen Pyydetään muutamalta tarjoajalta vastauksia hintatiedusteluun tuote-, hinta- ja saatavuustiedoista sähköpostilla tai puhelimessa Pyydetään muutamalta tarjoajalta tarjouksia sähköpostilla Julkaistaan hankinnasta hankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa tai Saarikan verkkosivuilla ja ilmoitetaan, että hankinta on alle kansallisen kynnysarvon ja liitetään hankintailmoitukseen tarjouspyynnön. Yksinkertaisessa hankinnassa riittää pelkän hankintailmoituksen julkaiseminen. Koska pienhankinnoissa ei ole säädeltyjä hankintamenettelyjä, tarjouskilpailu voidaan toteuttaa kevyesti. Tarjouspyynnössä tai hintatiedustelussa tarjoajia pyydetään ilmoittamaan kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnassa. Tarjoajalle voidaan tarvittaessa asettaa soveltuvuusvaatimuksia, kuten esimerkiksi tarjoajan luottoluokitusta tai kokemusta aiemmista vastaavista hankinnoista koskevia vaatimuksia. Tarjouksista valitaan ensisijaisesti hinnaltaan halvin. Myös parasta hinta-laatusuhdetta voidaan käyttää. Tarjoukset tulee pyytää jättämään sovitussa määräajassa. Tarjousajan olisi hyvä olla riittävä. Tarjoukset pyydetään toimittamaan joko sähköpostilla tai postitse. Tarjouspyyntöön kannattaa liittää soveltuvat vakiosopimusehdot (JYSE Tavarat tai Palvelut 2014 -ehdot, JIT 2015 yleiset ehdot ja soveltuva erityisehto tai YSE 1998 - ehdot). Lisäksi on hyvä muistaa, että Tilaajavastuulaki voi soveltua pienhankintaan, jos hankinnan arvo ylittää Tilaajavastuulain soveltamisrajan eli on >9.000 euroa ilman arvonlisäveroa tai jos palvelu on kestoltaan > 10 päivän työsuoritus ja työ on tavanomaisesti hankintayksikön tiloissa tehtävä työsuoritus tai palvelu. Tilaajavas-
6 tuulain selvitykset on pyydettävä viimeistään ennen kuin hankinnasta tehdään tilaus tai sopimus. 3.3 Pienhankintojen suorahankintaperusteet Pienhankinnoissa suorahankinnalla tarkoitetaan pääsääntöisesti sitä, että pienhankinta tehdään suoraan yhdeltä toimittajalta ilman kilpailutusta Tavara- tai palveluhankinta on arvoltaan vähäinen, tavarahankinta enintään 2.000 euroa ja palveluhankinta enintään 5.000 euroa. Hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton kiire Tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn Vastaavaa tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä Muita kysymykseen tulevia toimittajia ei ole tiedossa Suorahankinnan käytön syy perustellaan hankintayksikölle jäävään tilauskappaleeseen, tietojärjestelmään tai muistioon. Vaikka hankintayksikkö olisi määritellyt hankintaohjeessaan hankinnan vähäisen arvon, kannattaa aina tapauskohtaisesti harkita, onko syytä selvittää 2-3 tarjoajalta tilausta varten tuote-, hinta- ja saatavuustiedot. 3.3.1 Tarjousten käsittely Tarjoukset avataan yhtä aikaa tarjousten jättöajan jälkeen, ja tarjoukset käsitellään noudattaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita. Tarjoajia voidaan pyytää esimerkiksi toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tarjouksissa olevia tietoja ja asiakirjoja. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Poissulkuperusteita voidaan käyttää. Tarjoukset ja muut hankinta-asiakirjat taltioidaan ja tarjousten käsittelytiedot kirjataan hankinta-aineistoon tai asianhallinta- tai muuhun tietojärjestelmään. 3.3.2 Hankinnan hyväksyminen Hankinnan hyväksyy henkilö, jolla on Saarikan päätösvaltataulukon mukaan oikeus hyväksyä pienhankinta. Arvoltaan vähäinen suorahankinta, tilaus Arvoltaan vähäisestä pienhankinnasta (tavarahankinnat 2.000 euroa ja palveluhankinnat 5.000 euroa) joka toteutetaan suorahankintana, ei tehdä erillistä kirjallista hankintapäätöstä, vaan hankinnan hyväksyjä hyväksyy hankinnan hyväksymisvaltuuksiensa mukaisesti hyväksymällä tilauksen tietojärjestelmässä, allekirjoittamalla tilauksen tai tekemällä hankinnan sähköpostilla. Suorahankinnan peruste näkyy hankintayksikölle jäävässä tilausdokumentissa tai tilaus- tai muussa tietojärjestelmässä, joten suorahankinnan perustetta ei tarvitse erikseen kirjata. Suorahankintaa koskevaan tilaukseen ei liitetä koskaan oikaisuohjetta. Vähäistä suurempaa suorahankintaa koskeva päätös/ratkaisu tai muistio Arvoltaan vähäistä suuremmasta suorahankinnasta (tavarahankinta yli 2.000 euroa ja palveluhankinta yli 5.000 euroa) tehdään sisäinen päätös/ratkaisu tai muis-
7 tio, jonka hankinnan hyväksyjä hyväksyy. Vaihtoehtoisesti hankinnan hyväksyjä hyväksyy hankinnan hyväksymällä tilauksen tietojärjestelmässä, allekirjoittamalla tilauksen tai tekemällä hankinnan sähköpostilla valtuuksiensa puitteissa. Suorahankinnan peruste kirjataan päätökseen/ratkaisuun, muistioon, hankintayksikölle jäävään tilausdokumenttiin tai tilaus- tai muuhun järjestelmään. Suorahankintaa koskevaan tilaukseen ei liitetä koskaan oikaisuohjetta. Tarjouskilpailu ja hankintapäätös Jos hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu, hankinnasta tehdään pääsääntöisesti hankintapäätös. Hankintapäätökseen on hankintalain mukaan pienhankinnankin osalta liitettävä oikaisuohje eli ohjeet hankintaoikaisua koskevan oikaisuvaatimuksen tekemisestä hankintayksikölle, ja päätös on annettava tiedoksi tarjoajille. Määräaika hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen tekemiseen on tarjoajalla 14 päivää hankintapäätöksen tai muun hankintaa koskevan ratkaisun tiedoksisaannista. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun oikaistavakseen 90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty. Hankintaoikaisu voidaan tehdä, vaikka sopimus olisi tehty Tilaukseen ei liitetä koskaan oikaisuohjetta. Tilausta tai sopimusta ei suositella tehtäväksi ennen oikaisuajan päättymistä. Kansallisen kynnysarvon alittavasta hankinnasta ei voida valittaa hankintalain perusteella markkinaoikeuteen Kevennetty kilpailutus ja sitä koskeva ratkaisu Puitejärjestelyn sisäisessä kevennetyssä kilpailutuksessa ei hankintalain mukaan edellytetä hankintapäätöstä, jos on kyse EU-kynnysarvon alittavasta hankinnasta, joten sitä ei välttämättä tarvitse tehdä pienhankinnassa. Laskun hyväksyminen menopäätöksenä Jos hankinnasta ei ole lainkaan tehty tilausta, hankinta hyväksytään ns. menopäätöksenä, kun lasku tulee asianomaiselle viranhaltijalle hyväksyttäväksi 3.3.3 Pienhankinnan tilaus ja sopimus Tilaukseen kirjataan kaikki tilauksen edellyttämät tiedot. Tilaustiedot Hankintayksikön nimi ja yhteystiedot Tilattavat tuotteet ja/tai palvelut, tuotekoodit ja määrät Hinta- ja alv-tiedot Maksuehto Toimitusaika Toimitusehto (yleensä TOP = toimitettuna perille, ao. paikkakunta), toimitusosoite ja muut toimitusta koskevat tiedot; Laskutusta koskevat tiedot (Saarikan laskutusosoite, tilaaja) Muut tarvittavat tiedot, kuten JYSE Tavarat 2014 tai JYSE Palvelut 2014 -ehdot tai JIT 2015 yleiset ehdot ja soveltuvat erityisehdot tai YSE 1998 -ehdot
8 Pienankinnasta voidaan myös tehdä sopimus, jos hankinnan arvo on vähäistä suurempi tai hankintaa ei tehdä käyttäen vakiosopimusehtoja. Esimerkki tällaisesta hankinnasta on mm. asiantuntija- tai tutkimuspalvelun hankinta. Tarvittaessa toimittajaa voidaan pyytää vahvistamaan tilausehdot tilausvahvistuksessa. Lähinnä arvoltaan vähäisissä tai kiireellisissä hankinnoissa tilaus on mahdollista tehdä poikkeuksellisesti suullisesti, jolloin sen tiedot on kuitenkin viipymättä kirjattava tilaavan yksikön omaan seurantaan esim. tietojärjestelmään. 3.3.4 Hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi julkisuuslain mukaisesti hankinnan arvosta riippumatta. Tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Asianosaisilla eli mm. tarjouskilpailuun osallistuneilla on kuitenkin oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä liike- ja ammattisalaisuustietoja lukuun ottamatta, kun hankintapäätös on tehty. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi vasta, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia koskevia tietoja. Kokonaishinta on kuitenkin annettava. 3.3.5 Pienhankinnan valvonta Hankintojen toteutumista on valvottava. Tavara tai palvelu on merkittävä vastaanotetuksi asiaa koskevaan tietojärjestelmään tai vastaavaan dokumenttiin. Hankintayksikön on ilmoitettava toimittajalle toimituksessa ja laskutuksessa havaituista puutteista ja virheistä sekä valvottava, että puutteet ja virheet korjataan asianmukaisesti. 3.3.6 Pienhankintojen muistilista 1) Pienhankintoja koskevat periaatteet: Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, avoimuus ja suhteellisuus sekä hyvän hallinnon periaatteet. 2) Suunnitelmallisuus ja tarkoituksenmukainen kokonaisuus: Hankintayksiköllä on ta- varan tai palvelun tarve, hankintaan on tarvittavat määrärahat ja hankinnat toteutetaan tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. 3) Puitejärjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien hyödyntäminen: Pienhankinnat kannattaa ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä Saarikan puitejärjestelyjä ja dynaamisia hankintajärjestelmiä (DPS). Toimittajavalinta ja tilaustietojen selvittäminen tehdään ennen pienhankinnan tilauksen tekemistä puitejärjestelyn tai DPS:n toimintamallin mukaisesti. 4) Pienhankinnan tarjouskilpailu: Pienhankinnan tarjouskilpailussa selvitetään tilausta varten tarvittavat tiedot joko pyytämällä tarjouksia muutamalta tarjoajalta, julkaisemalla hankinnasta hankintailmoitus Saarikan nettisivuilla
9 tai Hilma:ssa. Tarjouksista ilmoitetaan valittavaksi pääsääntöisesti hinnaltaan halvin. Myös hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous voidaan valita. 5) Pienhankintojen suorahankintaperusteet: Hankinta voidaan toteuttaa suorahankintana käyttäen hankintayksikön määrittelemiä pienhankintojen suorahankintaperusteita Saarikan hankintaohjeiden mukaisesti. 6) Tarjousten käsittely: Tarjoukset käsitellään noudattaen tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita ja tarjouspyynnön ehtoja. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. 7) Hankinnan hyväksyminen: Hyväksyjä hyväksyy pienhankinnan joko tietojärjestelmässä, allekirjoittamalla tilauksen tai tekemällä hankinnan sähköpostilla. Jos kilpailutetusta pienhankinnasta on tehty hankintapäätös, se on annettava tiedoksi kaikille tarjouksen jättäneille. Tällöin hankintapäätökseen liitetään oikaisuohje. Hankintaoikaisu voidaan tehdä, vaikka sopimus olisi tehty. 8) Pienhankinnan tilaus tai sopimus: Pienhankinnan tilaukseen tai sopimukseen kirjataan kaikki hankinnan edellyttämät tiedot. Tilaukseen tai sopimukseen suositellaan liitettäväksi vakiosopimusehdot (JYSE-, JIT- tai YSEehdot). 9) Hankintojen julkisuus. Tarjouspyyntö ja hankintapäätös tulevat julkisiksi jo asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat pää- sääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia koskevia tietoja. Kokonaishintaa koskeva tieto on kuitenkin annettava. 10) Pienhankinnan valvonta. Tavara tai palvelu on merkittävä vastaanotetuksi laskujen automaattisen täsmäyttämisen varmistamiseksi. Hankintayksikön on ilmoitettava toimittajalle toimituksessa ja laskutuksessa havaituista puutteista ja virheistä sekä valvottava, että puutteet ja virheet korjataan asianmukaisesti. Valvontaviranomaisen (Kilpailu- ja kuluttajavirasto) toimivalta ei koske hankintalain ulkopuolella olevia pienhankintoja. 4. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 4.1. Yleistä Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Hankintoihin liittyvä tiedonvaihto tulee käydä sähköisesti. Kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittävissä tavara- ja palveluhankinnoissa hankintayksiköiden on oltava yhteydessä ennen hankinnan käynnistämistä liikelaitoksen johtajaan. Hankintalaissa kansallisen kynnysarvon ylittävät, mutta EU -kynnysarvon alle jäävät hankinnat on jätetty hankintamenettelyn osalta hankintayksikön oman harkinnan mukaan toteutettavaksi (100 ). Hankinnat on kuitenkin pääsääntöisesti kilpailutettava ja hankinnasta on julkaistava ilmoitus HILMA-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi).
10 Hankinta toteutetaan aina hankinnan kokoon ja luonteeseen parhaiten soveltuvaa menetelmää hyödyntäen. Hankintayksikön on noudatettava hankinnan kilpailuttamisessa sellaista menettelyä, jotka ovat julkisissa hankinnoissa noudatettavien periaatteiden mukaisia. Nämä periaatteet ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus. Hankintayksikkö määrittelee itse menettelyn kulun kansallisessa hankinnassa. Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Kuvaus tulee esittää siten, että toimittajat pystyvät sen perusteella ennakoimaan käytetyn hankintamenettelyn luonnetta ja kulkua sekä tietävät oman roolinsa menettelyssä. Hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samankaltaisia menettelyjä (avoin, rajoitettu, neuvottelu- menettely jne.) kuin hankintalain EU kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa (hankintalaki 5 luku) tai mukauttaa niitä. Hilma-ilmoituslomakkeella kysytään noudatettavaa menettelyä. Jos hankintayksikkö ilmoittaa käyttävänsä jotain tiettyä hankintamenettelyä (rasti esim. avoin menettely - kohtaan), tulee hankinta toteuttaa hankintalaissa ko. menettelyä koskevia (EU-) säännöksiä noudattaen. Kansallinen hankinta voidaan toteuttaa avoimen menettelyn kaltaisena, jolloin hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintayksikkö voi lisäksi lähettää tarjouspyyntöjä tunnetuille toimittajille ilmoituksen julkaisemisen jälkeen. Menettely voidaan toteuttaa myös vaiheittain rajoitetun menettelyn tai neuvottelumenettelyn kaltaisesti. Hankintayksikkö voi julkaista hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintamenettelyyn. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Ehdokkaiden valinnassa käytettävät kriteerit ja tarjouskilpailuun otettavien ehdokkaiden määrä ilmoitetaan etukäteen hankintailmoituksessa. Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että menettely sisältää neuvotteluvaiheen/-vaiheita. Tällöin hankintayksikkö voi neuvotella hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Ehdokkaita on kutsuttava menettelyyn hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Ehdokkaiden valinassa käytettävät kriteerit ja neuvotteluun otettavien ehdokkaiden määrä ilmoitetaan etukäteen kuten rajoitetussa menettelyssä. Hankinta on mahdollista toteuttaa myös puitejärjestelynä. Silloin kyseessä on hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Sopimustoimittajat valitaan kilpailutuksen perusteella. Valittavien toimittajien määrä on ilmoitettava ennakkoon hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. 4.2 Suorahankinnat kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa suorahankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 40 ja 41 :ssä säädetään eli samoja kriteereitä kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Suorahankinta on mahdollinen muun muassa silloin, jos han-
11 kintailmoituksen perusteella ei saatu lainkaan tarjouksia tai ei saatu soveltuvia tarjouksia tai osallistumishakemuksia. Edellytyksenä on, ettei tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta. Tarjousta ei pidetä soveltuvana, jos se on hankintasopimuksen kannalta tarpeeton eikä ilmeisesti täytä hankinta-asiakirjoissa määriteltyjä hankintayksikön tarpeita ja vaatimuksia ilman, että sitä muutetaan olennaisesti. Kysymykseen tulevat lähinnä sellaiset tilanteet, joissa saadut tarjoukset ovat täysin tarjouspyyntöä vastaamattomia. Osallistumishakemusta ei pidetä soveltuvana, jos asianomainen toimittaja on suljettava pois tai voidaan sulkea pois pakollisten tai harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla tai jos se ei täytä hankintayksikön vahvistamia soveltuvuusvaatimuksia. Suorahankinta on mahdollinen myös silloin, jos teknisestä syystä tai yksinoikeuden suojaamisen vuoksi vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä vaihtoehtoisia ratkaisuja ole. Teknisenä seikkana kyseeseen voi tulla esimerkiksi poikkeuksellinen uusi tekninen ratkaisu tai hankinnan kohteen edellyttämä tietty käsityötaito, jota hankinnan toteuttaminen edellyttää Hankintayksikön tulee pystyä osoittamaan, ettei ole olemassa vastaavaa tuotetta tai palvelua, jolla sama lopputulos voitaisiin saavuttaa. Yksinoikeuden suojaamisen vuoksi suorahankinta on mahdollinen esimerkiksi silloin, kun hankintailmoituksen julkaiseminen saattaisi paljastaa mahdollisen toimittajan liikesalaisuuden tai muun vastaavan tiedon, jonka paljastuminen aiheuttaisi toimittajalle taloudellista vahinkoa. Äärimmäinen kiiretilanne voi joskus antaa mahdollisuuden suorahankinnan tekemiseen. Kilpailuttaminen on hankinnoissa ehdoton pääsääntö, ja tästä poikkeamista on kaikissa tapauksissa tulkittava suppeasti. Kiireen tulee johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä. Perusteen on oltava äkillinen ja sellainen, jota hankintayksikkö ei ole kohtuudella voinut ennakoida. Edellytyksenä suorahankinnan tekemiselle äärimmäisen kiireen vuoksi on lisäksi, että hankinnan tekeminen on ehdottoman välttämätöntä. Kiire voisi olla kyseessä esimerkiksi äkillisen luonnonilmiön tai onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen korjaamisessa tai ennalta arvaamattoman toiminnoille kriittisen laitteen rikkoutumisessa Muita suorahankintaperusteita voivat olla ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen tai se, että hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuote- kehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten. Joissakin tapauksissa lisätilaus on mahdollista tehdä suorahankintana hankintalain 41 :n mukaisilla perusteilla. Päätös suorahankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta. Ennen päätöksen tekemistä suorahankinnan laillisuudesta on oltava yhteydessä liikelaitoksen johtajaan..
12 4.3. Hankinnasta ilmoittaminen Hankintayksikön on toimitettava kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta ja suunnittelukilpailusta julkaistavaksi ilmoitus sähköisesti Hilma-palvelussa suomenkielisenä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi käyttäen kansalliselle hankintailmoitukselle tarkoitettua lomaketta (101 ). Hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen lisäksi muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotus- välineessä. Ilmoitusta ei saa julkaista muualla tai tarjouspyyntöä toimittaa suunnatusti tunnetuille toimittajille ennen kuin se on julkaistu Hilmassa. Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankintalain 102 :ssä mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä Hilma-palvelua ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin. Hankintojen sisällön määrittelyssä on käytettävä yhteisestä hankintasanastosta (CPV) annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 vahvistettua viitenimikkeistöä. Hilman lomakepohja vaatii ilmoittajaa valitsemaan jonkun kohdan CPV-pääsanastosta (esimerkiksi 50000000-5 Korjaus- ja huoltopalvelut). Hankintamenettelyn valinnasta ja kuvaamisesta hankintailmoituksessa on ohjeet edellä. Jos hankintayksikkö valitsee ne ehdokkaat, jotka voivat antaa tarjouksia tai osallistua neuvotteluihin, ja asettaa tarjoajien tai ehdokkaiden arvioimiseksi soveltuvuusvaatimuksia, hankintailmoituksessa tulee ilmoittaa vaatimusten asettamisesta sekä siitä, mistä tarkemmat tiedot mahdollisista vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ovat saatavilla. Hankintailmoituksessa on myös ilmoitettava, rajoitetaanko ehdokkaiden määrää. Hankintailmoituksessa mainittuja tietoja voidaan täydentää muualta saatavissa olevilla tiedoilla, mistä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Osa tiedoista voidaan siten antaa tarjouspyynnössä. Hankintailmoituksessa ilmoitetaan hyväksytäänkö osatarjoukset. Jos tarjouksia saa antaa osista, on syytä ilmoittaa, millä perusteilla eri osien tarjoajat valitaan. Hankintalaissa ei ole tarkemmin määritelty, minkä pituinen on kohtuullinen määräaika tarjousten tai osallistumishakemusten jättämiselle kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Hankintayksikön tulee aina asettaa määräaika hankinnan kokoon ja luonteeseen nähden riittävän pitkäksi. Lähtökohtaisesti määräajan tulee olla vähintään 14 vuorokautta, jotta se on kohtuullinen. Hankintamenettelyyn liittyvä tietojenvaihto tapahtuu hankintayksikön valitsemalla tavalla (sähköisesti tai postin välityksellä). Valittujen viestintävälineiden on oltava yleisesti käytettävissä, eikä välineen valinta saa vaarantaa toimittajien mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn. 4.4. Tarjouspyyntö Tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen tärkein vaihe. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Samoja asioita on mahdollista ilmoittaa usein joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos tarjous- pyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksen sisältöä. Tarjouspyyntöön kirjataan:
13 hankinnan kohde hankinnan kohteelle asetetut laatuvaatimukset viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen määräaika tarjousten tekemiselle osoite, johon tarjoukset toimitetaan kieli, jolla tarjoukset on laadittava tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset (taloudelliset/rahoitukselliset vaatimukset, tekninen soveltuvuus, ammatillinen pätevyys) sekä luettelo asiakirjoista, joilla tarjoaja osoittaa soveltuvuutensa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja suhteellinen painotus tai vaihteluväli tarjousten voimassaoloaika keskeiset sopimusehdot muut olennaiset tiedot, kuten mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyynnöstä ja miten kysymyksiin vastataan Tarjouspyyntöön voidaan liittää tekniset eritelmät, joissa kuvataan hankinnan kohteelle asetettavat tekniset vaatimukset Niiden on annettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun. Hankinnan kohteen määrittely Hankintayksikkö voi itse päättää hankittavan kokonaisuuden. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankinnan yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa, vaikka myöhemmin havaittaisiin, että jonkun yrityksen esittämillä ehdoilla voitaisiin saavuttaa parempi lopputulos. Tarjoajan poissulkemisperusteet Hankintalain 80 :n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita sovelletaan kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Hankintayksikön on mainittava tämä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Tarjoajalta voidaan vaatia vakuutus siitä, ettei sitä koske mikään pakollinen poissulkemisperuste. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä. Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 ). Jos näin halutaan tehdä, tämä tulee mainita tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten täytyy olla perusteltuja ja oikeassa suhteessa hankinnan laajuuteen nähden. Tällaisia vaatimuksia voi olla esimerkiksi taloudellista ja rahoituksellista asemaa koskevat vaatimukset (vähimmäisliikevaihto, luottoluokitustaso tms.) tai teknistä suorituskykyä tai ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset (esimerkiksi referenssi-vaatimukset). Tarjoajien soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamisessa voidaan noudattaa, mitä hankinta- lain 83-86 :ssä säädetään. ESPD lomakkeen käyttö ei ole pakollista
14 kansallisissa hankinnoissa, mutta sen mukaisia tarjoajan soveltuvuusehtoja (IV osa: valintaperusteita) voidaan hyödyntää myös kansallisissa hankinnoissa. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Tarjousten vertailuperusteet Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste (halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) sekä mahdolliset hinta- laatusuhteen arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on tarjouspyynnössä määriteltävä ne perusteet, joilla tarjousten vertailu suoritetaan ja hankintapäätös tehdään. Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Käytettävät pisteytysmenetelmät ja painoarvot vaativat usein testaamista ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Tarjouspyynnön antaminen ja täsmentäminen Tarjouspyyntö asetetaan sähköisesti kokonaisuudessaan tarjoajien saataville hankintailmoituksen julkaisemispäivästä lähtien joko Hilma-palveluun tai ilmoituksessa mainitussa Saarikan internet-osoitteessa. Jos jossain tapauksessa ei ole mahdollista asettaa tarjouspyyntöä sähköisesti saataville, tarjouspyyntö on lähetettävä samanaikaisesti kaikille sitä pyytäneille. Jos hankintamenettelyn aikana ilmenee tarve antaa lisätietoja tai täsmentää tarjouspyyntöä, tiedot on annettava kaikille ehdokkaille/tarjoajille samanaikaisesti ja samansisältöisinä. Annetut lisätiedot on dokumentoitava. Tarjousten antaminen ja lisäkysymykset Tarjouspyynnössä on ilmoitettava, miten tarjoukset tulee antaa. Kirjallinen tarjous voidaan pyytää antamaan suljetussa kuoressa viitemerkinnällä varustettuna. Vaihtoehtoisesti voidaan ilmoittaa sähköpostiosoite tarjouksen sähköiseksi toimittamiseksi. Tarjouspyynnössä annetaan määräaika tarjousten jättämiselle. Perustellusta syystä voidaan tarjousaikaa pidentää, jos esimerkiksi joku tarjoajaehdokkaista sitä pyytää. Tarjousajan pidentäminen on saatettava kaikkien tarjoajien tietoon alkuperäisessä määräajassa samalla tavoin kuin tarjous on pyydetty. Tarjouspyynnön johdosta esitettyihin kysymyksiin vastataan yleensä Saarikan internet- sivulla, joka ilmoitetaan ehdokkaille hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä.
15 4.5. Tarjousten käsittely Tarjousten avaaminen ja täydennyttäminen Vastaanottajan on kirjattava postitse saapuneet tarjoukset ja merkittävä tarjoukseen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Sähköpostitse toimitettavia tarjouksia ei saa ohjata toimittamaan henkilö-kohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Myöhästyneet tarjoukset on aina hylättävä. Tarjoukset on avattava niin pian kuin mahdollista tarjousajan päätyttyä tilaisuudessa, johon osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Jos tarjous on annettu paperilla, tarjouskirjeisiin on merkittävä tarjousten avauspäivämäärä ja avaajien nimikirjaimet. Avaamisesta on tehtävä pöytäkirja, johon merkitään asian, ajan, paikan, läsnä olevien henkilöiden ja tarjousten jättöajan lisäksi saapuneet tarjoukset, niiden saapumisaika ja muut asiat, jotka ovat tarpeen hankintaa käsiteltäessä. Pöytäkirjan allekirjoittavat läsnä olevat henkilöt. Saapuneet tarjoukset eivät ole vielä julkisia. Ne tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi, kun sopimus asiassa on tehty. (Ks. tarkemmin luku 7.1 ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 6 ). Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Täsmentämiselle on asetettava määräaika, johon mennessä täsmennykset tai selvennykset on toimitettava hankintayksikölle. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta täydentämään tarjousta, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat vähäisessä määrin puutteellisia tai virheellisiä. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan yleisiä hankintaperiaatteita (tasapuolisuus, syrjimättömyys, suhteellisuus ja avoimuus). Sallittua on esimerkiksi pyytää tarjoajaa korjaamaan tarjouksessa oleva muotovirhe, kuten puuttuva allekirjoitus taikka täydentämään puuttuva tarjouksen voimassaoloa koskeva tieto. Sallittua on lisäksi pyytää tarjoajaa täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kuten väärä valuutta taikka hinnoitteluyksikkö taikka ilmeinen hinnan suuruusluokkaa koskeva virhe kuten pilkkuvirhe. Hankintayksikkö ei voi sen sijaan pyytää täydentämään jotakin olennaista hintatietoa tai antamaan puuttuvaa selvitystä jostakin tarjousvertailuun olennaisesti vaikuttavasta seikasta. Ennen tarjouksen täsmentämispyyntöä on hyvä konsultoida liikelaitoksen johtajaa. Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen Tarjousten käsittely soveltuvuuden tarkistamiseksi on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajalle asetettujen vaatimusten täyttyminen ja toisessa vaiheessa tarjoukselle asetettujen vaatimusten täyttyminen. Hankintalain mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita (80 ) tulee soveltaa kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, jos sellainen tulee ilmi. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, jota koskee pakollinen poissulkemisperuste. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä. Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 ). Pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden osalta tarjoajalla on oikeus esittää näyttöä luotettavuudestaan 82 :n mukaisesti. Jos hankintayksikkö katsoo
16 näytön luotettavuudesta riittäväksi, se ei saa sulkea tarjoajaa pois tarjouskilpailusta. Hankintayksiköllä ei ole kuitenkaan velvollisuutta vaatia tai pyytää näyttöä tarjoajan luotettavuudesta. Hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetettujen vaatimusten täyttyminen Seuraavaksi tarkistetaan, täyttääkö tarjottu tuote tai palvelu hankintayksikön asettamat vähimmäis- vaatimukset. Tarjoajan tulee tarjouksessa osoittaa tarjoamansa tavaran tai palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja sisällöltään vastaamattomat tarjoukset on hylättävä. Tällöin on kuitenkin huomioitava suhteellisuuden periaate. Jos tarjouksessa oleva puute tai virhe on epäolennainen, tarjousta ei ole pakko hylätä. Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä tai jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan hankintalain 3 :ssä säädettyjä periaatteita. Tarjoukset on vertailtava niin hyvissä ajoin, että hyväksyminen voidaan saattaa tiedoksi tarjouksien voimassaoloaikana. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta Tarjousvertailuun otetaan mukaan tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle sekä hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetetut vaatimukset. Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste sekä mahdolliset vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Vertailusta laaditaan tarjousten vertailutaulukko. 4.6. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto Hankintojen ratkaisuoikeudet on määritelty hallintosäännössä ja sitä täydentävissä päätösvaltataulukoissa. Hankintayksikön on tehtävä perusteltu päätös kaikista ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista. Päätös tehdään Dynastyssa viranhaltijapäätöksenä tai toimielimen päätöksenä. Päätöksestä on käytävä ilmi ainakin ehdokkaan tai tarjoajan poissulkemisen ja tarjouksen hylkäämisen perusteet. Hankintapäätöksen tulee sisältää olennaiset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta kuten voittaneen tarjoajan nimi sekä tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta. Päätöksessä tulee esittää tarjousvertailua koskevat perustelut sillä tarkkuudella, että tarjoajalle käy ilmi oman tarjouksensa sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pistemäärä tulee perustella ja vertailusta tulee ilmetä, miten kutakin tarjousta on arvioitu kunkin vertailuperusteen osalta. Keskeisimpien perusteiden esittäminen riittää, eikä perustelujen tarvitse olla tarkasti yksilöityjä.
17 Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty. Hankintapäätökseen liitetään valitusosoitus, jossa selostetaan, miten asia on mahdollista saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi ja hankintaoikaisuohje, jossa selostetaan, miten asia voidaan saattaa uudelleen käsiteltäväksi. Valitusosoitus ja oikaisuohjeet ovat valmiina pohjina Dynastyssa, johon hankintayksikkö täyttää omat yhteystietonsa. Hankintapäätös annetaan tiedoksi kirjallisesti niille, joita asia koskee. Hankintalain mukaan päätös annetaan tiedoksi ensisijaisesti ehdokkaan tai tarjoajan antamaa sähköistä yhteystietoa käyttäen. Viestiin on merkittävä erikseen tieto lähetyspäivästä. Ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan tällöin saaneen päätöksen tiedoksi viestin lähetyspäivänä, jollei asiassa esitetä muuta luotettavaa selvitystä. Toissijaisesti päätös voidaan antaa tiedoksi myös kirjeitse siten kuin hallintolaissa säädetään. Puitejärjestelystä (ei kuitenkaan puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta) on laadittava hankintalain 124 :n mukainen kertomus. Hankintayksikön on dokumentoitava riittävästi hankintamenettelyn eri vaiheet ja niihin liittyvät ratkaisut. Asiakirjat on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä. Kertomusta ei ole tarpeen laatia, jos samat asiat ilmenevät hankintaa koskevasta päätöksestä, jälki-ilmoituksesta tai muista hankinta-asiakirjoista. Kertomuksen sisällöstä on säädetty hankintalain 124 :ssä. 4.7. Hankinnan keskeyttäminen Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankinnan keskeyttämisestä tulee tehdä perusteltu päätös. Hankintamenettely voidaan keskeyttää missä vaiheessa tahansa ennen hankintasopimuksen tekemistä. Keskeyttämisestä päättää se, jolla on toimivalta päättää kyseisestä hankinnasta 5. Sosiaali- ja terveyspalvelut ja muut erityiset palvelut Sosiaali- ja terveyspalveluista ja muista liitteen E erityisistä palveluista on säädetty erikseen hankintalain 12 luvussa. Liitteen E mukaisia hankintoja koskee vain yksi kynnysarvo, jonka ylittyessä noudatetaan hankintalain 12 luvun säännöksiä. Liitteen E mukaisissa hankinnoissa ei siten koskaan tarvitse soveltaa EU-hankintoja koskevaa hankintalain II osan sääntelyä. Menettely etenee pääosin samalla tavalla kuin kansallisen kynnysarvon ylittävät tavara- ja palvelu- hankinnat. Hankintalain 12 luvussa on kuitenkin joitakin palveluiden erityispiirteitä huomioitu erikseen. Liitteen E palveluille on Hilma-palvelussa oma lomakepohja. Käyttäjien tarpeiden huomioiminen Hankintayksikön on hankintalain 12 luvun mukaisissa hankinnoissa otettava huomioon kyseistä palvelua koskeva lainsäädäntö. Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnassa palvelun käyttäjin yksilöllisten ja pitkäaikaisten sekä toistuvien hoito- tai sosiaa-
18 lipalvelujen turvaamiseksi hankintayksikön on otettava huomioon käyttäjien erityistarpeet ja kuuleminen siten kuin muualla laissa säädetään. Lisäksi hankinnassa on pyrittävä ottamaan huomioon palvelujen laatuun, jatkuvuuteen, esteettömyyteen, kohtuuhintaisuuteen, saatavuuteen ja kattavuuteen, eri käyttäjäryhmien erityistarpeisiin, käyttäjien osallistumiseen ja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseen sekä innovointiin liittyvät tekijät. Pitkäkestoisia hoito- ja asiakassuhteita koskevan sosiaali- ja terveyspalvelun hankinnassa hankintayksikön on pyrittävä määrittämään sopimusten kesto ja muut ehdot siten, että sopimuksista ei muodostu kohtuuttomia tai epätarkoituksenmukaisia seurauksia palvelun käyttäjille. Suorahankintaperusteet erityispalveluissa Suorahankinnat on sosiaali- ja terveyspalveluissa ja muissa erityispalveluissa sallittu tavanomaisten tilanteiden (40 41 ) lisäksi erityistilanteissa hankintalain 110 :n mukaisesti. Hankintayksikkö voi tehdä yksittäisissä tapauksissa suorahankinnan, jos tarjouskilpailun järjestäminen tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksen- mukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Suorahankinnoista voidaan julkaista suorahankintailmoitus (131 ). Suorahankintailmoituksen julkaiseminen on suositeltavaa kynnysarvon ylittävissä liitteen E palveluhankinnoissa, koska se katkaisee muutoksenhakuajan 14 vuorokauden päähän ilmoituksen julkaisemisesta. Tarjoajan poissulkeminen Hankintalain 12 luvun mukaisissa palveluhankinnoissa hankintayksikön tulee soveltaa 80 :ssä säädettyjä pakollisia poissulkuperusteita ja se voi soveltaa 81 :ssä säädettyjä vapaaehtoisia pois- sulkemisperusteita. Ehdokkaiden ja tarjoajien korjaaviin toimenpiteisiin ja soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamiseen voidaan soveltaa, mitä lain 82 86 :ssä säädetään. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valinta Sen lisäksi, mitä hankintaohjeen luvussa 2 on todettu tarjouksen valinnasta, hankintalain 12 luvun palveluhankinnoissa tulee huomioida seuraava periaate: Jos hankintayksikkö käyttää kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai hankintamenettelyä koskevassa erillisessä kertomuksessa. Hankintamenettelyä koskeva kertomus Kansallisen kynnysarvon ylittävästä liitteen E palveluhankinnan hankintasopimuksesta on laadittava kertomus. Kertomusta ei ole tarpeen laatia niiltä osin kuin vastaavat tiedot ilmenevät hankintaa koskevasta päätöksestä, jälki-ilmoituksesta tai muista hankinta-asiakirjoista. Kertomuksen sisällöstä on säädetty hankintalain 124 :ssä. Odotusaika
19 Hankintasopimus voidaan pääsääntöisesti tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua hankinta- päätöksen tiedoksiannosta (odotusaika). Poikkeukset odotusajan noudattamisesta on säädetty hankintalain 130 :ssä. 6. Hankintasopimus 6.1. Sopimuksen tekeminen Hankinta-asiakirjoihin on otettava ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty. Hankintasopimus tehdään kirjallisesti pohjautuen hankintamenettelyn asiakirjoihin. Sopimusneuvotteluissa sovitaan aiemmin määräämättä jääneistä yksityiskohtaisista sopimusehdoista ja käytännön toteutuksesta. Sopimuksen laatii hankintayksikkö ja sen allekirjoittaa päätösvaltainen haltija. Sopimusaikana hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa. Muutoksenhakumahdollisuuden vuoksi on syytä odottaa 14 päivän valitus- ja oikaisuvaatimusajan kuluminen ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Jos kyseessä on liitteen E mukainen palveluhankinta, jossa on noudatettava 14 päivän odotusaikaa, hankintasopimusta ei saa tehdä siinä tapauksessa, että asia on saatettu valituksella markkinaoikeuden ratkaistavaksi. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä suorahankinnoista saa hankintalain 131 :n mukaan tehdä vapaaehtoisen suorahankintailmoituksen. Hankintasopimus voidaan tehdä silloin 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta. Jos hankinnasta on tehty valitus markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väli- aikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Väliaikaisessa järjestelyssä toimittajaksi voidaan valita kuka tahansa eli hankintayksikkö ei ole sidottu valitsemaan yhtä tarjoajista tai edellistä toimittajaa. 6.2. Sopimuksen sisältö Hankintasopimuksessa määrätään ainakin seuraavista sopimuskohdista: hankinnan laatu ja määrä toimitusaika, -tapa ja -ehto hinta, alennukset ja maksuehdot sekä tarvittaessa pakkaus ja alennusta koskevat määräykset ylivoimaisesta esteestä ja siitä ilmoittamisesta viivästymisestä ja siitä ilmoittamisesta viivästyskorosta ja mahdollisesta sopimussakosta takuusta ja sen sisällöstä takuuajan vakuudesta (suuruus ja laatu) vastaanottomenettelystä hinnan korotuksista ja niiden perusteista erimielisyyksien ratkaisemisesta
20 muista kulloinkin tarpeellisista seikoista kuten esim. valuuttasidonnaisuudesta, varaosien saannista, käytön opastuksesta, rahaliikenteestä ym. Hankintasopimukset on suositeltavaa laatia käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai muita hankinnan laadun edellyttämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaan. Kunnallishallinnossa käytetyistä yleisistä sopimusehdoista voidaan mainita: JYSE 2014, tavarat ja palvelut JIT 2015, ICT-hankinnat YSE 2014, rakennusurakkasopimukset KSE 2013, konsulttisopimukset KE 2008, kone- ja kuljetuspalvelut. Hankintalain 136 :ssä on määritelty, milloin sopimusmuutosta pidetään olennaisena ja toisaalta millaisia muutoksia sopimukseen on mahdollista tehdä sopimuskauden aikana ilman uutta kilpailutusta. Hankintalain 136 :ää sovelletaan 12 luvun mukaisiin palveluhankintoihin. Samoja periaatteita voidaan soveltaa muihinkin kansallisen kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, kun harkitaan sitä, onko sopimusmuutos mahdollista tehdä ilman uutta kilpailutusta. 6.3. Sopimuksen päättäminen Sen lisäksi, mitä hankintasopimuksessa on sovittu, hankintayksikkö voi irtisanoa hankintasopimuksen päättymään välittömästi, jos sopimukseen on tehty hankintalain 136 :n 1 momentissa tarkoitettu olennainen muutos esim. toimittajaa on koskenut jokin hankintalain 80 :ssä säädetyistä pakollisista poissulkemisperusteista sopimuksen tekohetkellä; tai sopimusta ei olisi voinut tehdä toimittajan kanssa, koska Euroopan unionin tuomioistuin on Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 258 artiklan mukaisessa menettelyssä todennut hankintayksikön rikkoneen vakavasti Euroopan unionin perussopimusten ja hankintadirektiivin mukaisia velvoitteita. 7. Muutoksenhaku hankintalain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa 7.1. Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä 90 päivän kuluessa siitä, kun oikaisun kohteena ollut päätös on tehty (132 133 ). Hankintaoikaisu voi perustua virheelliseen lain soveltamiseen tai asiassa ilmenneeseen uuteen tietoon, joka voi vaikuttaa päätökseen. Hankintaoikaisua voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen sopimusneuvottelut valitun tarjoajan kanssa kariutuvat tai kyseinen tarjoaja ei kykene toteuttamaan hankintaa. Osapuolia sitova voimassa oleva sopimus estää hankintayksikköä jo sopimusoikeudellisesti muuttamasta yksipuolisesti sopimuksen tekemiseen johtanutta ratkaisuaan. Jos osapuolet kuitenkin irtautuvat tehdystä sopimuksesta sopimusehtojen mukaisesti ja hankintaoikaisulle varattu määräaika on tämän jälkeen edelleen voimassa, voi hankintayksikkö käyttää edelleen hankintaoikaisua.