Myrskylä n kunnän hänkintäohjeet. Kunnanhallitus LIITE 55

Transkriptio

1 Myrskylä n kunnän hänkintäohjeet Kunnanhallitus LIITE 55

2 Sisällysluettelo 1. Yleistä Hankintaohjeiden soveltaminen ja keskeiset käsitteet Hankintojen ryhmäjako Kansalliset hankintamenettelyt Avoin menettely Rajoitettu tai neuvottelu menettely Muut menettelyt Suorahankinta Yleiset hankintaperiaatteet Hankintaprosessin kulku Tarjouspyynnöt ja hankintailmoitus Tarjoajien valinta ja vertailu Tarjoajan poissulkeminen Tarjousten soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet Tarjousten avaaminen ja täydennyttäminen Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen Tarjouksen valinta Hankintapäätös ja hankintasopimus Pienhankinnat Yhteistyö hankinnoissa Asiakirjojen julkisuus Muutoksenhaku Hankintaoikaisu Markkinaoikeus Kuntalain tai hallintokäyttölain mukainen muutoksenhaku Tilaajavastuu... 15

3 1. Yleistä 1.1. Hankintaohjeiden soveltaminen ja keskeiset käsitteet Myrskylän kunnassa hankintoja ohjaavat voimassa oleva lainsäädäntö, hallintosääntö ja tämä hankintaohje: - Hankintalaki (1397/2016) - Kuntalaki (410/2015) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Myrskylän kunnan hallintosääntö (Kv ) Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. Hankintayksikkönä toimii Myrskylän kunta. HILMA on internetissä toimiva julkisten hankintojen ilmoituskanava, jonne tulee tehdä hankintailmoitus kansalliset kynnysarvot ylittävistä hankinnoista. Pienhankinnalla tarkoitetaan hankintaa, joka alittaa kansallisen kynnysarvon. Tarjoajalla tarkoitetaan toimittajaa, joka on jättänyt hankintayksikölle tarjouksen julkisessa hankinnassa. Toimittajalla tarkoitetaan luonnollista henkilöä, oikeushenkilöä tai julkista tahoa, joka tarjoaa markkinoilla tavaroita, palveluja tai rakennustyötä tai rakennusurakoita Hankintojen ryhmäjako Tavara- ja palveluhankinnat sekä suunnittelukilpailu Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat Pienhankinnat Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat alle euroa euroa alle euroa euroa ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat euroa ja sitä suuremmat hankinnat

4 Rakennusurakat alle euroa euroa Muut erityiset palvelut alle euroa euroa ylittävät hankinnat Käyttöoikeussopimukset alle euroa euroa ylittävät hankinnat euroa ja sitä suuremmat hankinnat Hankinta-arvot ovat arvonlisäverottomia summia (alv 0 %). Hankinnat ennakoitua arvoa laskettaessa on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta. Jos hankinta toteutetaan erillisinä osina, kaikkien osien ennakoitu arvo otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua kokonaisarvoa laskettaessa. Rakennusurakan ennakoitua arvoa laskettaessa on otettava huomioon urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamiseksi välttämättömien tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön. Lähtökohtana on hankintayksikön oma arvio hankintasopimuksen arvosta. Hankinnasta on julkaistava uusi ilmoitus, mikäli arvo on laskettu perusteettomasti väärin ja toteutuneiden tarjousten hinnat ylittävät merkittävästi hankintayksikön ennakoidun arvon ja kynnysarvo ylittyy. Hankintaa ei saa keinotekoisesti pilkkoa eriin tai sen arvoa laskea poikkeuksellisin menetelmin hankintalain soveltamien välttämiseksi. Hankintalain 30 :ssä on säädetty pitkäaikaisissa hankintasopimuksissa noudatettavista ennakoidun arvon laskemissäännöistä. Jos tavarahankinnan kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen, sopimuksen ennakoidun arvon perusteena käytetään: 1) määräaikaisen, enintään 12 kuukautta voimassa olevan sopimuksen ennakoitua kokonaisarvoa tai yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimuksen kokonaisarvoa arvioitu jäännösarvo mukaan lukien 2) toistaiseksi tai määrittelemättömän ajan voimassa olevan sopimuksen ennakoitua kuukausiarvo kerrottuna 48:lla Säännöllisesti toistuvien tai määräajoin uudistettavien tavara- tai palveluhankintoja koskevien sopimusten ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä: 1) viimeksi kuluneiden 12 kuukauden tai viimeksi kuluneen talousarviokauden aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien hankintojen yhteisarvo seuraavan 12 kuukauden aikana tapahtuvat muutokset määrissä tai arvoissa huomioon ottaen; taikka 2) niiden hankintojen ennakoitua yhteisarvoa, jotka tehdään ensimmäistä toimitusta seuraavien 12 kuukauden aikana, taikka jos kysymys on yli 12 kuukautta voimassa olevasta sopimuksesta, sitä seuraavan talousarviokauden aikana.

5 Sellaisissa palveluhankintasopimuksissa, joissa ei ilmoiteta kokonaishintaa, ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä: 1) määräaikaisissa, enintään 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa voimassaolon aikaista ennakoitua kokonaisarvoa; 2) toistaiseksi voimassa olevissa tai yli 48 kuukautta voimassa olevissa hankintasopimuksissa kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin eli pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Pienhankintoihin ei voi hakea siis muutosta markkinaoikeudesta. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on noudatettava hankintalakia. Hankinnasta on tehtävä ilmoitus HILMA - ilmoituskanavalle. Hankinta on toteutettava aina hankinnan kokoon ja luonteeseen parhaiten soveltuvaa menetelmää hyödyntäen. Hankintayksikkö saa itse määritellä menettelyn kansallisessa hankinnassa. Hankintayksikön on kuvattava käyttämänsä hankintamenettely hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Kuvaus tulee esittää siten, että toimittajat pystyvät sen perusteella ennakoimaan käytetyn hankintamenettelyn luonnetta ja kulkua. Hankintayksikkö voi halutessaan käyttää samankaltaisia menettelyjä (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne.) kuin hankintalain EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tai mukauttaa niitä. EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa EU-laajuisesti hankintalakia noudattaen. 1.3 Kansalliset hankintamenettelyt Avoin menettely Kansallinen hankinta voidaan toteuttaa avoimen menettelyn kaltaisena, jolloin hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden perusteella halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankintayksikkö voi lisäksi lähettää tarjouspyyntöjä tunnetuille toimittajille ilmoituksen julkaisemisen jälkeen. Avoimen menettelyn kaltainen järjestely sopii hyvin tilanteisiin, joissa hankintapäätös ratkaistaan vain hinnan perusteella Rajoitettu tai neuvottelu menettely Menettely voidaan toteuttaa myös vaiheittain rajoitetun tai neuvottelumenettelyn kaltaisesti. Hankintayksikkö voi julkaista hankinnasta hankintailmoituksen ja halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua hankintamenettelyyn. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Ehdokkaiden valinnassa käytettävät kriteerit ja tarjouskilpailuun otettavien ehdokkaiden määrä on ilmoitettava etukäteen hankintailmoituksessa.

6 Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että menettely sisältää neuvotteluvaiheen/- vaiheita. Ehdokkaita on kutsuttava menettelyyn hankinnan koon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Rajoitettua tai neuvottelumenettelyn kaltaista järjestelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä toimijoiden soveltuvuuteen ja valinta suoritetaan kokonaistaloudellisuuden perusteella Muut menettelyt Hankinta on mahdollista toteuttaa myös puitejärjestelynä. Silloin kyseessä on hankintayksikön tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvista tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Sopimustoimittajat valitaan kilpailutuksen perusteella. Valittavien toimittajien määrä on ilmoitettava ennakkoon hankintailmoituksessa, neuvottelukutsussa tai tarjouspyynnössä. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta Suorahankinta Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa suorahankintoihin sovelletaan, mitä hankintalain 40 ja 41 :ssä säädetään eli samoja kriteerejä kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Suorahankinta on mahdollinen muun muassa silloin, jos hankintailmoituksen perusteella ei saatu lainkaan tarjouksia tai ei saatu soveltuvia tarjouksia tai osallistumishakemuksia. Edellytyksenä on, ettei tarjouspyynnön ehtoja olennaisesti muuteta. Tarjousta ei pidetä soveltuvana, jos se on hankintasopimuksen kannalta tarpeeton eikä täytä hankinta-asiakirjoissa määriteltyjä tarpeita ja vaatimuksia ilman olennaisia muutoksia. Osallistumishakemusta ei pidetä soveltuvana, jos asianomainen toimittaja on suljettava pois tai voidaan sulkea pois pakollisten tai harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden nojalla tai jos se ei täytä hankintayksikön vahvistamia soveltuvuusvaatimuksia. Suorahankinta on mahdollinen myös silloin, jos teknisestä syystä tai yksinoikeuden suojaamisen vuoksi vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä vaihtoehtoisia ratkaisuja ole. Hankintayksikön on pystyttävä osoittamaan, ettei ole vastaavaa tuotetta tai palvelua, jolla sama lopputulos voitaisiin saavuttaa. Äärimmäinen kiiretilanne voi joskus antaa mahdollisuuden suorahankinnan tekemiseen. Kiireen tulee johtua hankintayksikön ulkopuolisista syistä ja siihen ei ole voinut kohtuudella ennakoida. Lisäksi hankinnan on oltava ehdottoman välttämätön. Esimerkkinä voi olla esimerkiksi äkillisen luonnonilmiön tai onnettomuuden aiheuttamien vahinkojen korjaaminen tai toiminnoille kriittisen laitteen rikkoutuminen ennalta arvaamattomasti. Päätös suoranhankinnan käyttämisestä on aina perusteltava.

7 2. Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä kunnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Toiminnassa on pyrittävä hankintojen suunnitelmallisuuteen ja suurempiin hankinta-kokonaisuuksiin, jolloin hankintapäätöksen tekemiselle jää enemmän aikaa ja suurten hankintamäärien edut kyetään hyödyntämään. Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet elinkaaren aikana. Hankinnoissa on, riippumatta hankinnan suuruudesta, noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjouksentekijöitä ja tarjouksia on kohdeltava tasapuolisesti. 3. Hankintaprosessin kulku AIKAJANA Ennakkosuunnittelu Tarjouspyynnön laadinta ja lähettäminen HANKINTAPROSESSIN TAPAHTUMAT - Hankintatarve syntynyt - Määrärahat hankintaan olemassa - Olemassa olevaan tarjontaan tutustuminen - Hankintamenettelyn valinta - Huolellinen laadinta; mitä ei ole tarjouspyynnössä, siihen ei voida myöhemmin vedota HUOMIOITAVAA - Kilpailukohteen tarkka määritys - Hankinnan arvon määritys - Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tehtävä erillinen hankintailmoitus HILMAkanavalle Kilpailuaika - Tarjoukset jätetään - Tarjousten saapumisaikojen kirjaaminen - Tarjousten huolellinen säilyttäminen. Asiakirjat ovat salaisia ennen hankintapäätöstä. Vertailuaika - Tarjousten avaaminen - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi - Vertailut vain hyväksytyistä tarjouksista - Tarjousten hylkäämiset/pois sulkemiset ennen tarjousten vertailua - Tarjouksen voittaa kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

8 Hankintapäätös Muutoksenhakuaika Sopimusaika - Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto - Valitusajan odottaminen - Kirjallinen tiedoksianto, odotusaika päivää (sähköinen tiedoksianto päivää) - Hankintasopimuksen tekeminen hankinnan toteuttamiseksi. - Sopimuksen toteutumisen valvonta - Päätöksen perustelut - Pienhankinnoissa ei valitusta markkinaoikeuteen, huomioitava hankintaoikaisu ja kuntalain mukaiset valituskeinot. (14 päivää tiedoksisaannista) - Hankintalaissa ( 128) säädetään erillisen hankintasopimuksen tekemisestä kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. - Pienhankinnoissa tarpeen mukaan hankintapäätökseen ehto sopimuksen tekemisestä. 4. Tarjouspyynnöt ja hankintailmoitus Kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistava ilmoitus sähköisesti Hilma-palvelussa osoitteessa käyttäen kansalliselle hankintailmoitukselle tarkoitettua lomaketta. Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankintalain 102 :ssä mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä Hilma-palvelua ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin. Jos hankintayksikkö valikoi ehdokkaita, jotka voivat antaa tarjouksia tai osallistua neuvotteluihin, hankintailmoituksessa tulee ilmoittaa vaatimusten asettamisesta sekä siitä, mistä tarkemmat tiedot mahdollisista vaatimuksista ja niiden todentamiseksi vaadittavista asiakirjoista ovat saatavilla. Hankintailmoituksessa on myös ilmoitettava, rajoitetaanko ehdokkaiden määrää. Lisäksi on ilmoitettava, hyväksytäänkö osatarjoukset. Hankintalaissa ei ole tarkemmin määritelty, minkä pituinen on kohtuullinen määräaika tarjousten tai osallistumishakemusten jättämiselle. Hankintayksikön tulee aina asettaa määräaika hankinnan kokoon ja luonteeseen nähden riittävän pitkäksi. Lähtökohtaisesti määräajan tulee olla vähintään 14 vuorokautta, jotta se on kohtuullinen. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava, miten tarjoukset tulee antaa. Kirjallinen tarjous voidaan pyytää antamaan suljetussa kuoressa viitemerkinnällä varustettuna. Vaihtoehtoisesti voidaan ilmoittaa ohje ja sähköpostiosoite tarjouksen sähköiseksi toimittamiseksi.

9 Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Samoja asioita on mahdollista ilmoittaa usein joko hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Tarjouspyynnössä kirjataan: - hankinnan kohde - hankinnan kohteella asetetut laatuvaatimukset - viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen - määräaika tarjousten tekemiselle - osoite, johon tarjoukset toimitetaan - kieli, jolla tarjoukset on laadittava - tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset - tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joilla tarjoaja osoittaa soveltuvuutensa - kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja suhteellinen painotus tai vaihteluväli - tarjousten voimassaoloaika - keskeiset sopimusehdot - muut olennaiset tiedot, kuten mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyynnöstä ja miten kysymyksiin vastataan Tarjouspyyntöön voidaan liittää tekniset eritelmät, joissa kuvataan hankinnan kohteelle asetettavat tekniset vaatimukset. Niiden on annettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjouskilpailuun. Tarjouspyyntöön on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankinnan yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa, vaikka myöhemmin havaittaisiin, että jonkun yrityksen esittämillä ehdoilla voitaisiin saavuttaa parempi lopputulos. Jos hankintamenettelyn aikana ilmenee tarvetta antaa lisätietoja tai täsmentää tarjouspyyntöä, tiedot on annettava kaikille ehdokkaille/tarjoajille samanaikaisesti ja samansisältöisenä. 5. Tarjoajien valinta ja vertailu 5.1. Tarjoajan poissulkeminen Hankintalain 80 :n mukaisia (pakottavasti EU-hankintoja koskevia) pakollisia poissulkemisperusteita sovelletaan Myrskylän kunnan kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, vaikka se hankintalain mukaan ei ole pakollista. Hankintayksikön on mainittava tämä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa. Tarjoajalta voidaan vaatia vakuutus siitä, että sitä ei

10 koske mikään pakollinen poissulkemisperuste. Rikosrekisteriote yhtiöstä ja vastuuhenkilöistä voidaan vaatia, jos tästä ilmoitetaan hankintailmoituksessa/tarjouspyynnössä. Lisäksi voidaan soveltaa hankintalain mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 ). Jos näin halutaan tehdä, tästäkin tulee mainita tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa Tarjousten soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet Hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten täytyy olla perusteltuja ja oikeassa suhteessa hankinnan laajuuteen nähden. Voidaan esimerkiksi vaatia tiettyä taloudellista ja rahoituksellista asemaa (esim. vähimmäisliikevaihto), teknistä suorituskykyä tai ammatillista pätevyyttä (referenssivaatimukset). Tarjoajan soveltuvuutta koskevien vaatimusten asettamisessa voidaan noudattaa, mitä hankintalain :ssä säädetään. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Vakuutuksessa annettujen tietojen paikkansapitävyys tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Hankintayksikön tulee ilmoittaa käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste (halvin hinta, kustannuksiltaan edullisin tai hintalaatusuhteeltaan paras) sekä mahdolliset hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävät vertailuperusteet hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Hankintayksikön on tarjouspyynnössä määriteltävä ne perusteet, joilla tarjousten vertailu suoritetaan ja hankintapäätös tehdään. Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi Tarjousten avaaminen ja täydennyttäminen Vastaanotettavat tarjoukset tulee kirjata ja merkitä saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Myöhästyneet tarjoukset on aina hylättävä. Jos tarjous on jätetty eri muodossa kuin tarjouspyynnössä pyydettiin, se voidaan hylätä. Tarjoukset on avattava niin pian kuin mahdollista tarjousajan päättyessä tilaisuudessa, johon osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Avaamisesta on tehtävä pöytäkirja, johon merkitään asian, aika, paikka ja saapuneet tarjoukset sekä mahdolliset muut huomiot. Pöytäkirjan allekirjoittavat läsnä olevat henkilöt. Saapuneet tarjoukset eivät ole vielä julkisia.

11 Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta täydentämään tarjousta, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat vähäisessä määrin puutteellisia tai virheellisiä. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan yleisiä hankintaperiaatteita (tasapuolisuus, syrjimättömyys, suhteellisuus ja avoimuus). Sallittua on esimerkiksi pyytää tarjoajaa korjaamaan tarjouksessa oleva muotovirhe tai täsmentämään hinnoittelua koskeva virhe, kun kyseessä on esimerkiksi pilkkuvirhe. Hankintayksikkö ei voi sen sijaan pyytää täydentämään jotakin olennaista hintatietoa taikka antamaan puuttuvaa selvitystä jostakin tarjousvertailuun olennaisesti vaikuttavasta asiasta Tarjoajan soveltuvuus ja poissulkeminen Tarjousten käsittely on kaksivaiheinen: ensin tarkistetaan tarjoajalle asetettujen vaatimusten täyttyminen ja sen jälkeen tarjoukselle asetettujen vaatimusten täyttyminen. Hankintalain mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita (80 ) tulee soveltaa Myrskylän kunnan hankinnoissa. 80 koskee rikoslain pykäliä esimerkiksi järjestäytyneestä rikollisuudesta, veropetoksesta, lahjomisesta ja rahanpesusta. Lisäksi voidaan soveltaa harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (81 ) kuten tarjoajan konkurssi, verojen laiminlyönti ja työehtosopimusten rikkominen. Ehdokkaalla/tarjoajalla on oikeus esittää näyttöä luotettavuudestaan 82 :n mukaisesti, jos sitä rasittaa pakollinen tai vapaaehtoinen poissulkuperuste. Jos hankintayksikkö katsoo näytön luotettavuudesta riittäväksi, se ei saa sulkea ehdokasta tarjouskilpailusta. Tarjoajalta voidaan vaatia myös tiettyjen soveltuvuusehtojen täyttämistä. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta. Seuraavaksi tarkistetaan, täyttääkö tarjottu tuote tai palvelu hankintayksikön asettamat vähimmäisvaatimukset. Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoaman tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja sisällöltään vastaamattomat tarjoukset on hylättävä. On kuitenkin huomioitava suhteellisuuden periaate. Jos tarjouksessa oleva puute tai virhe on epäolennainen, tarjousta ei ole pakko hylätä. Tarjoukset on vertailtava niin hyvissä ajoin, että hyväksyminen voidaan saattaa tiedoksi tarjouksien voimassaoloaikana Tarjouksen valinta

12 Tarjousvertailuun otetaan mukaan tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle sekä hankinnan kohteelle ja tarjouksen sisällölle asetetut vaatimukset. Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Jos hankintayksikkö käyttää muissa kuin tavarahankinnoissa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, sen on esitettävä tätä koskevat perustelut hankinta-asiakirjoissa tai hankintapäätöksessä. Vertailuperusteet on ilmoitettu jo tarjouspyynnössä ja valinta tehdään ilmoitettuja kriteereitä noudattaen. Vertailusta on hyvä laatia tarjousten vertailutaulukko. 6. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintojen ratkaisuoikeudet on määritelty erikseen hallintosäännössä. Hankintapäätös tehdään viranhaltijapäätöksenä, ellei se tule toimielimen päätettäväksi. Hankintapäätökseen liitetään valitusosoitus. Hankintapäätös annetaan tiedoksi kirjallisesti kaikille niille, joita asia koskee. Hankintalain mukaan päätös annetaan tiedoksi ensisijaisesti ehdokkaan tai tarjoajan antamaa sähköistä yhteystietoa käyttäen. Hankinta-asiakirjoihin voidaan ottaa ehto, jonka mukaan sopijapuolia sitova sopimus syntyy vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen tai kun tilaus on tehty. Hankintasopimus tehdään kirjallisesti pohjautuen hankintamenettelyn asiakirjoihin. Hankintasopimukset ovat suositeltavaa laatia käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai muita hankinnan laadun edellyttämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Kunnallishallinnossa on käytössä esimerkiksi: JYSE 2014, tavarat ja palvelut YSE 2014, rakennusurakkasopimukset KSE 2013, konsulttisopimukset Muutoksenhakumahdollisuudesta johtuen on suositeltavaa odottaa 14 päivän valitus- ja oikaisuvaatimusajan kuluminen ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Jos hankinnasta on tehty valitus markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsitellyn ajaksi. Väliaikaisessa järjestelyssä toimittajaksi voidaan valita kuka tahansa eli hankintayksikkö ei ole sidottu valitsemaan yhtä tarjoajista tai edellistä toimittajaa.

13 7. Pienhankinnat Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja. Niihin ei sovelleta hankintalakia muuten kuin hankintaoikaisua koskevilta osin (hankintalaki 135 ). Pienhankinnoissa ei ole velvollisuutta julkaista hankintailmoitusta Hilma-portaalissa. Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, niissä noudatetaan julkisten hankintojen perusperiaatteita, joita ovat avoimuus, suhteellisuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, suunnitelmallisuus, taloudellisuus ja kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen. Vähäisiä hankintoja lukuun ottamatta pienhankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa ja markkinoilla olemassa oleva kilpailu tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. Pienhankinnat voidaan kilpailuttaa hankintalainsäädäntöä kevyemmillä ja joustavammilla menettelyillä. Esimerkiksi pienemmissä hankinnoissa voidaan tarjouksia kysellä vähintään kolmelta ehdokkaalta sähköpostin välityksellä. Hankintamenettelyn tulee silti olla läpinäkyvää ja tarjoajia on kohdeltava yhdenvertaisesti. Hankintoja ei saa pilkkoa keinotekoisesti. Toistuvasti ja selkeästi pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, vaikka hankintalain valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. Suora osto on pienhankinnoissa mahdollinen, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava sekä hankinnan arvon, että luonteen perusteella. Pääsääntönä voidaan pitää, että yli euron hankinnoissa suora ostoa tulee välttää. 8. Yhteistyö hankinnoissa Kuntien, kuntayhtymien ja yhteishankintayksiköiden kuten KLkuntahankintojen kanssa on hankinnoissa ja niiden toteuttamisessa pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön. 9. Asiakirjojen julkisuus Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Julkisuuslain mukaan tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu (6 1 mom. 2 kohta). Hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat julkiseksi, kun sopimus on asiassa tehty (6 1 mon. 3 kohta). Julkista

14 hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus on asiassa tehty (7 2 mom.). Asiakirjat saattavat sisältää jossain määrin liikesalaisuutena salassa pidettävää tietoa. Liikesalaisuutena voidaan pitää tietoa, jolla on taloudellista arvoa ja joka ei ole yleisesti tiedossa. Tarjousten osalta on huomattava, että hankintamenettelystä asianosaisena olevalla tulee kuitenkin olla oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa julkiseksi (11 ). Asianosaisella ei ole silloinkaan oikeutta saada tietoa toisen tarjoajan liikesalaisuudesta. 10. Muutoksenhaku Markkinaoikeus käsittelee vain kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja, joten hankintalain mukaiset muutoksenhakukeinot pätevät vain niihin lukuun ottamatta hankintaoikaisua, jota voidaan soveltaa myös kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin. Lisäksi kuntalain muutoksenhakukeinoja sovelletaan myös hankintoihin Hankintaoikaisu Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä 90 päivän kuluessa siitä, kun oikaisun kohteena ollut päätös on tehty ( ). Hankintaoikaisu voi perustua virheelliseen lain soveltamiseen tai asiassa ilmenneeseen uuteen tietoon, joka voi vaikuttaa päätökseen. Hankintaoikaisua voidaan käyttää myös tilanteessa, jossa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen sopimusneuvottelut valitun tarjoajan kanssa kariutuvat tai kyseinen tarjoaja ei kykene toteuttamaan hankintaa. Osapuolia sitova voimassa oleva sopimus estää hankintayksikköä jo sopimusoikeudellisesti muuttamasta yksipuolisesti sopimuksen tekemiseen johtanutta ratkaisuaan. Jos osapuolet kuitenkin irtautuvat tehdystä sopimuksesta sopimusehtojen mukaisesti ja hankintaoikaisulle varattu määräaika on tämän jälkeen edelleen voimassa, voi hankintayksikkö käyttää edelleen hankintaoikaisua. Asianosaisen on esitettävä hankintaoikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon päätöksestä tai muusta ratkaisusta. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen voi olla vireillä samanaikaisesti hankintaoikaisun kanssa. Hankintaoikaisun tekee tai hankintaoikaisuvaatimukseen ratkaisun antaa se, jolla on hallintosäännön mukainen ratkaisuvalta kyseisestä hankinnasta Markkinaoikeus Hankintapäätöksestä tai muusta hankintayksikön tekemästä ratkaisusta, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan, voi valittaa

15 markkinaoikeuteen. Puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta voi valittaa vain, jos markkinaoikeus myöntää valitusluvan. Valitus on tehtävä pääsääntöisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja sai tiedon päätöksestä valitusosoituksineen. Muutosta hakevan on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuteen. Valituksen tultua vireille markkinaoikeus voi kieltää, keskeyttää tai sallia hankintapäätöksen täytäntöönpanon taikka määrätä hankintamenettelyn muutoin keskeytettäväksi väliaikaisesti markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi Kuntalain tai hallintokäyttölain mukainen muutoksenhaku Markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluviin asioihin ei voi hakea muutosta kuntalain eikä hallintokäyttölain perusteella. Mikäli valittaja kuitenkin vetoaa julkista hankintaa koskien muun lain kuin hankintalain vastaisuuteen, voi hankinnassa tehtyyn päätökseen hakea muutosta kuntalain ja hallintokäyttölain nojalla. Esimerkkinä valittaja voi vedota kuntalain nojalla esteellisyyteen. 11. Tilaajavastuu Lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolisesta työvoimaa käytettäessä (1233/2006, tilaajavastuulaki) sovelletaan sekä kansallisiin, että pienhankintoihin. Tilaajavastuulaki koskee yli euron arvoista työtä, joka tehdään tilaajaorganisaatiossa tai yli 10 päivän vuokratyötä. Työn tulee liittyä tilaajan työtiloissa tai työkohteessa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin tai kuljetuksiin. Jos tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, valitulta toimittajalta tulee vaatia ennen sopimuksen/tilauksen tekemistä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (kaupparekisteri-, ennakkoperintärekisteri- ja työnantajarekisteriote, todistus verojen ja eläkevakuutusten maksamisesta, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työterveyshuollon järjestämisestä).