Word 2013 perusteet Keuda 2013
Office 2013... 1 Word-ikkunan osat... 1 Asetukset... 2 Aloittaminen... 6 Tekstin kirjoittaminen... 7 Tekstin korjaaminen... 7 Päällekirjoittaminen - Tilarivi... 7 Tekstin muotoilu... 8 Aluevalinta hiirellä... 8 Aluevalinta näppäimistön avulla... 8 Alueen poistaminen... 8 Fontti... 8 Pikavalikoima... 9 Kirjainkoko... 9 Muotoilusivellin... 9 Erikoismerkit... 9 Kappalemuotoilut... 10 Tekstin tasaus... 10 Riviväli... 10 Sisennys... 10 Viivain... 10 Vasen sisennys... 10 Ensimmäisen rivin sisennys... 11 Riippuva sisennys... 11 Kappalevälit... 12 Tekstin siirtäminen ja kopiointi... 12 Asiakirjan tallentaminen... 13 Piilotetut tiedot... 13 Tallentaminen pdf-muotoon... 14 Asiakirjan ja ohjelman sulkeminen... 14 Tyylit... 15 Rakenne... 15 Teema... 15 Asiakirjan muotoilu... 15 Sivun asetukset... 16 Reunukset... 16 Paperin suunta... 16 Asiakirjan tulostaminen... 17 Kuvan käyttö asiakirjassa... 20 Kuvat... 20 Online-kuvat... 21 Näyttökuvat... 22 Piirtotyökalut... 22 Sarkaimet... 23 Taulukko... 23 Kaavio... 24 SmartArt... 25 Kieliasun tarkistus... 26 Tavutus... 26 Luettelot... 26 Monisivuinen asiakirja... 27 Sivunvaihto... 27 Osanvaihto... 27 Sivunumerointi... 27 Ylä- ja alatunniste... 28 Sisällysluettelo... 29 Etsi- ja korvaa... 30 Etsi... 30 Korvaa... 30 Ohje-toiminto... 30 Asiakirjastandardi... 30 cl 14.10.2013
Office 2013 Uuden, selkeän rakenteen ansiosta voit tehdä asiakirjoilla paljon aikaisempaa enemmän. Voit nimittäin helposti lisätä niihin videon, avata PDF-tiedoston ja muokata niiden sisältöä sekä kohdistaa kuvia ja kaavioita vähällä vaivalla. Uusi Lukunäkymä on selkeä ja siisti siksi se toimii hienosti taulutietokoneissa. Ryhmätyöskentelykin on helpompaa, sillä nyt sinulla on suora yhteys verkkosijainteihin ja käytössäsi on tehostetut tarkistusominaisuudet. Word-ikkunan osat Backstagenäkymä Pikatyökalurivi Otsikkorivi Ohje Valintanauhan näyttöasetukset Valintanauha Välilehdet Ryhmä Valintaikkunan avain Viivain Tilarivi Näkymät Zoomaus Valintanauha koostuu kolmesta osasta: välilehdet, ryhmät ja komennot. Kukin välilehti esittää toimintoaluetta. Jokaisessa välilehdessä on useita ryhmiä, jotka sisältävät toisiinsa liittyviä komentoja. Komento voi olla painike, avattava luettelo tai tekstiruutu. Ryhmän oikeassa alakulmassa oleva pieni nuoli tarkoittaa, että ryhmässä on käytettävissä lisävaihtoehtoja. 1
Asetukset Avaa asiakirja ja napsauta TIEDOSTO välilehteä, niin näkyviin tulee Backstage-näkymä. Backstage-näkymässä voit hallita tiedostoja ja niihin liittyviä tietoja. Voit esimerkiksi luoda, tallentaa ja lähettää tiedostoja, tai määrittää asetuksia, kuten ottaa automaattisen täydennyksen ehdotukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Jos haluat palata Backstage-näkymästä asiakirjaan, napsauta pyöreää nuolta tai paina ESC-näppäintä. Yrityskäytössä olisi tärkeää, että käyttäjä kirjoittaa oman nimensä Käyttäjänimi -kenttään. Mikäli asiakirja on tallessa verkkolevyllä ja sitä voi käyttää usea henkilö, näkyy esimerkiksi muiden kirjoittamat kommentit tällä nimellä sekä viereisellä Nimikirjaimet kentän sisällöllä varustettuna. 2
Tarkistustyökalut-ikkunassa on Wordin käytön kannalta yksi olennainen kohta: Automaattisen korjauksen asetukset. 3
4
Lisäasetuksissa voit mm. määritellä Wordissä käytettävien kuvien oletustarkkuus (esimerkissä 220 ppi) Uusissa Office-ohjelmissa pystyt muokkaamaan valintanauhoja: nimeämään ne uudelleen, lisäämään ryhmä tai komentoja. Voit myös lisätä kokonaan uusia valintanauhoja, esimerkiksi koota itsellesi tärkeitä komentoja omaan valintanauhaan. Voit myös piilottaa valintanauhan ottamalla oikeassa ikkunan osassa olevista valinnoista ruksin pois. 5
Tähän ikkunaan päädyt myös, jos mukautat pikatyökaluriviä vaihtoehdolla Lisää komentoja Aloittaminen Sinulla on useita vaihtoehtoja aloittaa Wordin käyttö. Voit: aloittaa tyhjästä asiakirjasta valita mallin (jos firmalla on oma esim.) avata joku viimeisimmistä asiakirjoista avata Tiedostot ja etsiä asiakirja koneesta/verkosta 6
Tekstin kirjoittaminen Word perusteet Tekstikohdistin, kursori, osoittaa tekstin paikan. Kun kirjoitat tekstiä ohjelma rivittää ja sivuttaa tekstin automaattisesti. Enter-näppäimellä teet rivivaihdon otsikoiden jälkeen ja kappaleen vaihdon kappaleiden lopussa. Vaihto+Enter näppäinyhdistelmällä vaihdat riviä, mutta sama kappale jatkuu. Sarkain CapsLock Vaihto Sarkaimella siirrät tekstikohdistimen sarkainkohdasta toiseen Vaihto (Shift) näppäimellä tehdään yksi iso kirjain (tai ylämerkki, esimerkiksi!) CapsLock näppäin LUKITSEE ISOT KIRJAIMET (ei tee ylämerkkejä) AltGr näppäimellä teet näppäimistön kolmatta merkkiä, esimerkiksi tai @ Tekstin korjaaminen Askelpalautin, Backspace, poistaa tekstiä kohdistimen vasemmalta puolelta Delete poistaa tekstiä kohdistimen oikealta puolelta Päällekirjoittaminen - Tilarivi Aikaisemmin Insert-näppäimellä voitiin määritellä päällekirjoittaminen tai tekstin lisääminen. Nykyisissä Word-versioissa päällekirjoitus tehdään niin, että ensin lisätään näyttöön painike josta tämä on mahdollista tehdä: Klikkaa tilariviä hiiren oikealla näppäimellä. Valikosta voit valita sellaista tietoa, mikä näkyy tilarivillä, tässä tapauksessa Päällekirjoitus. Nyt Tilariviin ilmestyi sana LISÄÄ, jota valitsemalla muuttuu PÄÄLLEKIRJOITUS. Voit tehdä tämän jos kohdistin vilkkuu tekstissä (ei esim. jos kuva on valittuna) 7
Tekstin muotoilu Word perusteet Yleensä kun halutaan muotoilla tekstiä, se tehdään taannehtivasti ja isommalle määrälle tekstiä kerralla. Jotta tämä onnistuisi, täytyy muotoiltava teksti valita ensin. Tämä voidaan tehdä joko hiirellä tai näppäimillä. Aluevalinta hiirellä Mikä tahansa alue Napsauta hiiren kohdistimella kohtaa, josta haluat aloittaa valinnan (maalauksen). Pidä hiiren ykköspainike painettuna ja samanaikaisesti vedä hiirellä maalattavan alueen loppuun. Sana Virke Rivi Kappale Koko asiakirja Kaksoisnapsauta sanaa hiiren kohdistimella. Paina näppäimistön ctrl-painike pohjaan ja napsauta hiiren kohdistimella jotain kohtaa virkkeestä. Siirrä hiiren osoitin vasemman reunuksen alueelle, kunnes hiiren osoitin muuttuu oikealle yläviistoon osoittavaksi nuoleksi. Napsauta hiiren ykköspainikkeella kerran. Siirrä hiiren osoitin vasemman reunuksen alueelle, kunnes hiiren osoitin muuttuu oikealle yläviistoon osoittavaksi nuoleksi. Kaksoisnapsauta hiiren ykköspainikkeella. Siirrä hiiren osoitin vasemman reunuksen alueelle, kunnes hiiren osoitin muuttuu oikealle yläviistoon osoittavaksi nuoleksi. Kolmoisnapsauta hiiren ykköspainikkeella. Aluevalinta näppäimistön avulla Mikä tahansa alue Siirrä tekstikohdistin alueen ensimmäisen merkin vasemmalle puolen, pidä vaihto-näppäin alhaalla (shift) ja siirrä kohdistin nuolinäppäimillä alueen loppuun. Sana Rivi Kappale Koko asiakirja Siirrä tekstikohdistin alueen ensimmäisen merkin vasemmalle puolen, pidä vaihto-näppäin sekä ctrl-näppäin alhaalla ja paina nuoli oikealle. Siirrä tekstikohdistin alueen ensimmäisen merkin vasemmalle puolen, pidä vaihto-näppäin alhaalla ja paina nuoli alas. Siirrä tekstikohdistin alueen ensimmäisen merkin vasemmalle puolen, pidä vaihto-näppäin sekä ctrl-näppäin alhaalla ja paina nuoli alas/ylös. ctrl+a. Alueen poistaminen Valitse ensin alue, ja paina sitten Delete näppäintä (tai Askelpalautinta) Fontti Fonttimuotoilu (kirjasin eli merkkimuotoilu) tarkoittaa esimerkiksi tekstin lihavointia ja kursivointia, fontin eli kirjasintyypin muuttamista sekä fonttikokoa eli kirjasimen pistekokoa. Valitse muotoiltava sana tai alue. ALOITUS-komentonauhassa löytyy muotoiluvaihtoehtoja. Fonttiryhmän valintaikkunan avaimesta aukeaa Fonttien muotoiluun liittyvä Fontti-ikkuna, josta voit valita fontin ja koon lisäksi tekstitehosteita ja erilaisia alleviivaustyylejä. 8
Pikavalikoima Pikavalikoima on pieni työkaluikkuna, jota voidaan käyttää fontin, koon ja värin valintaan. Pikavalikoimasta löytyy myös luettelomerkit ja niiden muotoilu. Maalaa ensin muotoiltava tekstiosuus. Pikavalikoima tulee näkyviin maalatun tekstin yläpuolelle, kun hiirtä pidetään maalatun tekstin päällä. Hiirellä napsauttamalla voit ottaa haluamasi muotoilu käyttöön. Kirjainkoko Mikäli olet vahingossa kirjoittanut pitkiä lauseita CAPS LOCK päällä, arvostat sitä, että kirjainkokoa voidaan helposti vaihtaa. Valitse sana tai alue ja ALOITUS-välilehdeltä Muuta kirjainkoko painike. Muotoilusivellin Muotoilusiveltimen avulla voit kopioida tekstissä olevia muotoiluja toiseen tekstiosaan. Maalaa ensin alue tai sana, jossa toivottu muotoilu on olemassa ALOITUS Muotoilusivellin Maalaa teksti, johon haluat liittää muotoilun. Kaksoisnapsauttamalla muotoilusivellintä jää toiminto päälle niin pitkäksi aikaa kunnes muotoilusivellintä klikataan uudelleen. Erikoismerkit Harvemmin joudut ehkä lisäämään matemaattisia kaavoja tekstiin, mutta jos joudut, arvostat Wordin tätä ominaisuutta. Voit käyttää valmiita kaavoja, mutta voit myös luoda omia. Sen sijaan usea kirjoittaja joutuu lisäämään erikoismerkkejä, kuten tai ⅓. Siirrä tekstiosoitin siihen kohtaan, mihin haluat erikoismerkin ja valitse LISÄÄ, Merkki. Taulukossa on viimeksi käytettyjä tai ohjelman tarjoamia merkkejä. Enemmän merkkejä.. antaa mahdollisuuden valita fontin, josta erikoismerkit poimitaan. Katso esim. Wingdings-fontin valikoimaa: 9
Kappalemuotoilut Kappalemuotoilu tarkoittaa tekstin tasaamista, rivivälin muuttamista sekä tekstin sisentämistä. Kappalemuotoilu kohdistuu siihen kappaleeseen, jossa tekstiosoitin on, tai useampaan kappaleeseen jos on maalattuna. Kappale loppuu aina Enteriin. Tekstin tasaus Tekstin voi tasata oletuksen, vasemmalle, lisäksi keskelle, oikealle sekä molemmat reunat Riviväli Riviväli on nykyään usein oletuksena 1,15 ja se antaa ehkä lisää ilmavuutta tekstiin. Myös väli kappaleen jälkeen (tai ennen) saattaa olla oletuksena ja sen saa halutessaan pois kohdasta Rivivälin asetukset Sisennys Sisennyksellä määritellään tekstikappaleen etäisyys asiakirjan vasemmasta reunuksesta (marginaali). Sisentämiseen on olemassa kolme erilaista tapaa: vasen sisennys Viivain ensimmäisen rivin sisennys riippuva sisennys Koska sisennykset ja marginaalit näkyvät viivaimella, on syytä ottaa viivain näkyviin (NÄYTÄ, Viivan), jollei viivain ole jo esillä. Sarkainpaikat, joihin sisennykset kohdistetaan, ovat 2,3 cm välein. Reunukset näkyvät viivaimella tummempina. Esimerkissä sekä vasen että oikea marginaali on 2 cm. Vasen sisennys Vasen sisennys siirtää kappaleen vasenta reunaa vaakasuunnassa. Kappale sisentyy kerralla yhden oletussarkaimen verran, eli 2,3 cm. Pidä tekstiosoitin halutussa kappaleessa tai valitse alue ja klikkaa Suurenna sisennys tai käytä näppäimistöä: ctrl+m Toista toimenpide halutessa. Poista sisennys pienentämällä sisennystä painikkeella tai näppäimistöstä ctrl+vaihto+m 10
Ensimmäisen rivin sisennys Klikkaa kappale-ryhmän avaimesta, jolloin voit valita Mukautettu Sisennys -kohdasta 1.rivi ja voit valita montako senttiä sisennys tehdään. Riippuva sisennys Riippuva sisennys on paljon käytetty tapa sisentää tekstikappaleita. Riippuvaa sisennystä käytetään muun muassa asiakirjastandardin mukaan kirjoitetuissa asiakirjoissa, kuten pöytäkirjoissa ja yritysten liikekirjeenvaihdossa. Viivaimella näkyvät tekstin kohdistuskolmiot: ylempi näyttää kappaleen ensimmäisen rivin paikkaa ja alempi kolmio kappaleen muiden rivien paikkaa. Vetämällä kolmioista hiirellä, saat kappaleen tai alueen kappaleet muotoiltua halutulla tavalla. Jos vedät suorakaiteesta siirtyvät molemmat kolmiot ja niiden etäisyys säilyy. kappaleen 1. rivi vasen reunus kappaleen muut rivit ctrl+t näppäinyhdistelmä siirtää viivaimella olevaa alempaa kolmiota sarkaikohta kerralla ja mikäli tekstiosoitin on jossain kappaleessa, siirtyy kappaleen teksti, paitsi ensimmäinen rivi, oikealle. ctrl+vaihto+t -näppäinyhdistelmä siirtää sisennyksen vasemmalle. Huomaa, että on teknisesti mahdollista siirtää sisennys yli paperin reunan, eli niin paljon, että teksti katoaa näkyvistä. Jos näin käy, joudut peruuttamaan yhtä monta kertaa kun teit sisennyksen tai voit poistaa muotoilun: ctrl+q Esimerkkejä sisennyksistä Tämä on perustekstiä, jota ei ole sisennetty. Teksti alkaa vasemmasta marginaalista eli reunuksesta. Tämä kappale on sisennetty yhden sarkainvälin verran eli 2,3 cm:iin. Sisennyksessä hyödynnetään oletussarkainväliä. Tämä sisennys on tehty Aloitus välilehden Kappale ryhmässä olevalla Suurenna sisennystä painikkeella. Tämän kappaleen ensimmäinen rivi on sisennetty. Ensimmäisen rivin sisennystä käytetään esimerkiksi kirjoissa, kun kappaleiden väliin ei jätetä tyhjää riviä. 1. rivin sisennys tehdään Aloitus välilehden Kappale ryhmän avaimesta. Riippuva sisennys Tässä kappaleessa on käytetty riippuvaa sisennystä. Sivuotsikko lähtee marginaalista ja kappale alkaa samalta riviltä otsikon kanssa. Kappale on sisennetty käyttämällä komentoa Ctrl + T. Asiakirjastandardissa käytetään usein riippuvaa sisennystä ja kappale on sisennetty 4,6 cm:iin. 11
Kappalevälit Oletusarvo, esim. 1,15 voit määritellä erikseen yhdessä kappaleessa tai halutussa alueessa. Voit joko lisätä yhden rivin (12 pistettä) ennen tai jälkeen kappaleen valikosta tai Kappale-ryhmän avaimesta, jolloin voit tehdä tarkempia määrityksiä. Tekstin siirtäminen ja kopiointi Valitse ensin alue, jonka haluat siirtää tai kopioida. Näppäinkomennot: Valitse Leikkaa tai Kopioi Napsauta hiirellä tekstikohdistin kohtaan johon haluat tekstin ja valitse sitten Liitä. ctrl+x ctrl+v leikkaa liitä jos klikkaat painikkeen ylempää osaa, liitetään teksti Säilytä lähteen muotoilu ctrl+c kopioi saman tien, mutta jos valitset alempaa osaa, näet Yhdistä muoto vaihtoehdot ennen liittämistä. Säilytä vain teksti Vaihtoehtoja voi olla enemmänkin, riippuen tekstistä jonka olet valinnut. Voit myös raahata maalatun alueen uuteen paikkaan: maalaa alue, vie hiiren kohdistin valitulle alueelle ja paina hiiren ykköspainike alas. Raahaa alue haluamaasi kohtaa ja vapauta hiiren painike. Kopioidessasi tekstiä raahaamalla pidä samalla ctrl-näppäin alhaalla. 12
Asiakirjan tallentaminen TIEDOSTO Tallenna tai Tallenna nimellä tai pikatyökaluriviltä Anna asiakirjalle kuvaava nimi, valitse tallennusmuoto (useimmiten oletusarvo on ok) ja valitse kohde (esimerkiksi Tiedostot) Mikäli muokkaat vanhaa asiakirjaa ja haluat säilyttää alkuperäisen, valitse Tallenna nimellä ja anna muokatulle asiakirjalle uusi nimi. Jollet tee näin, menetät alkuperäisen. Piilotetut tiedot Oletusarvoisesti jokaisella Wordissa tallennetulla asiakirjalla on esimerkiksi seuraavat ominaisuudet: Tekijä Vastuuhenkilö Yritys Viimeksi tallentanut Asiakirjan tarkastajien nimet. Asiakirjaan voidaan tallentaa myös muita ominaisuuksia sen mukaan, mitä toimintoja tai kolmansien osapuolten ratkaisuja käytetään. Jos asiakirja esimerkiksi sisältyy tiedoston työkulkuun, tiedostoon tallennetaan myös muita työnkulun seuraamisessa käytettäviä tiedosto-ominaisuuksia. Nämä tiedot ovat kaikkien sellaisten käyttäjien käytettävissä, joilla on asiakirjan käyttöoikeus. Tarkasta asiakirja -toiminnolla voit poistaa myös sellaisia tietoja, joita ei ehkä voi käyttää kaikissa näkymissä. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kommentit ja korjausmerkinnät. Tarkasta asiakirja -toiminto kannattaa suorittaa kaikissa asiakirjoissa, jotka julkaistaan yleiseen käyttöön. Tiedon poistaminen ominaisuuksista: TIEDOSTO, Tarkasta asiakirja 13
Microsoft Office -objektimallilla voi myös lisätä piilotettuja tietoja ja metatietoja Microsoft Office -tiedostoihin. Voit esimerkiksi määrittää kuvat näkymättömiksi Microsoft Office - objektimallissa. Silloin ne eivät näy, kun tiedosto avataan, mutta tallentuvat tiedoston mukana mahdollista myöhempää käyttöä varten. Tallentaminen pdf-muotoon TIEDOSTO Tallenna nimellä, valitse tallennusmuodoksi PDF Voit vaikuttaa siihen mitä tallennetaan, mutta et voi (kuten Acrobat Pro ohjelmassa tai vastaavassa) vaikuttaa salaukseen, kopioitavuuteen eikä tulostettavuuteen. Eli pdf-tiedosto on avoin tiedosto, ei salattu eikä suojattu. Voit määritellä mitä tallennetaan painikkeesta Asetukset. Jos otat rastin pois kohdasta Asiakirjan ominaisuudet, ei Wordin metatiedot (kts yllä) tallennu pdf-tiedoston mukana. Asiakirjan ja ohjelman sulkeminen Sulkemalla kun Word-asiakirja suljetaan, sulkeutuu Word ohjelma tämän istunnon yhteydessä. Jos sinulla on muita asiakirjoja auki, jäävät ne ja niiden Word edelleen auki. Voit sulkea joko TIEDOSTO Sulje tai oikean kulman ohjauspainikkeesta, rastista. 14
Tyylit Rakenne Teema Asiakirjan muotoilu 15
Sivun asetukset Reunukset Reunukset (marginaalit) ovat paperin reunoille jääviä tyhjiä alueita. Voit ottaa käyttöön jonkun valmiista reunusmalleista napsauttamalla hiirellä Reunuksetkomentoa. Jos haluat itse määritellä reunukset, valitse Mukautetut reunukset Tässä ikkunassa voit myös määritellä, että valinnat jäisivät oletusarvoksi uusiin asiakirjoihin (Aseta oletukseksi). Paperin suunta Edellisessä ikkunassa on mahdollista määritellä, että paperin suunta muuttuu. Mielenkiintoista tässä ikkunassa on se, että voit määritellä sen tapahtuvan tästä sivusta eteenpäin, eikä välttämättä koko asiakirjalle. Jos haluat esimerkiksi Excel-taulukon, joka on hyvä olla vaakapaperilla, mutta sen jälkeen haluat jatkaa kirjoittamista normaalisti pystypaperille, niin valitset tästä taulukko-sivulla ja uudelleen seuraavalla sivulla. Mikäli vain haluat muuttaa asiakirjan paperin suuntaa, se onnistuu nopeammin suoraan Suunta komennolla. 16
Asiakirjan tulostaminen Tulostuksen asetukset Oletuksena Wordissä tulostetaan koko asiakirja, mutta voit valita tulostetaanko koko työkirja vai nykyinen tai halutut sivut. Mikäli kirjoitin tukee kaksipuolista tulostamista säästät paperia tulostamalla molemmille puolille. Joskus tämä valinta ei välity kirjoittimelle ja silloin pitää mennä Tulostimen ominaisuudet -kohdasta määrittelemään kaksipuoleisuus (ja nitominen yms. jos se on mahdollista) 17
Mikäli otat useita kopioita samalla, niin muista tarkistaa, että saat ne ryhmiteltynä, ettei sinun tarvitse käsin lajitella sivut. Tästä pystyt vielä muuttamaan paperin suunnan koko asiakirjalle tulostusta varten. Paperin koko on yleensä oikein, mutta jos olet saanut jatkokäsittelyä varten Anglosaksisista maista tulleen asiakirjan, niin siinä saattaa hyvin olla joku muu paperikoko kun A4. Tulostimet yleensä jäävät odottamaan paperin vaihtoa, joten joudut kuittaamaan kirjoittimessa, että jatka käyttämällä nykyistä paperikoko tai lataat A4-paperin ohitus-syötöstä (jos sellainen on) Viiden eri vaihtoehdon lisäksi on viimeisin oma sekä Mukautetut reunukset, josta pääset tekemään omia muutoksia reunuksiin 18
Mikäli valitset kohdan Mukautetut reunukset pääset määrittelemään kaikkia asetuksia samasta ikkunasta. Tämä toiminto on sama, kun Tulosta-valikossa näkyvä Sivun asetukset Voit määritellä sellaisen tulosteen, jossa on useita asiakirjan sivuja samalla paperilla. Teksti on luultavasti liian pientä luettavaksi, mutta ulkonäön suunnittelua varten saattavat vaihtoehdot olla käteviä. 19
Kuvan käyttö asiakirjassa Kuvat Kun olet valinnut kuvan, se lisätään kursorin kohdalle. Riippuen kuvan koosta, kuvaa täytyy usein pienentää. Tee pienentäminen vetämällä kuvan nurkista keskelle päin, jotta kuvasuhteet eivät kärsi. Mikäli pienennät (tai suurennat) kuvaa vetämällä keskellä reunaa olevista kahvoista, kuvasuhde kärsii. Yleensä lisätty kuva on tekstin tasossa, eli kuva on kuin yksi iso merkki, eikä sitä voi vapaasti siirtää. Kun kuva on aktiivinen, sen vieressä on asettelupainike, josta voit valita muun muassa sen, miten teksti suhtautuu kuvaan. Yleisesti hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkin mukaan neliö, jolloin teksti on (mahdollisesti) kuvan molemmin puolin, tai Ylä- ja alapuoli jolloin tekstiä ei ole kuvan vieressä lainkaan. Mikäli haluat sivulle useita kuvia, tai sinulla on kuvan lisäksi myös tekstikehyksiä, täytyy sinun sovittaa tekstikehys ja kuvakehys vierekkäin/allekkain tai siirtää kuva toisen kehyksen taakse. Vaihtoehto Vie taakse vie kuvan kaikkien muiden kehysten taakse ja Siirrä taaksepäin siirtää kuvan yhden askeleen kehyspinossa taaksepäin. Niin kauan kun et ole valinnut Pakkaa kuvat, voit palauttaa alkuperäisen kuvan komennolla Palauta kuva, Palauta kuva ja koko. 20
Kuvan käsittely kannattaa tehdä erillisellä ohjelmalla (esim. Photoshop), mutta jollei sellaista ole käytettävissä voit tehdä kuvaan pieniä korjauksia terävöinnin, pehmennyksen ja värin suhteen. Toisinaan on kätevää, että voit märitellä kuvaan läpinäkyvä väri, eli saat yhden värin (mieluummin tasainen pinta) pois ja taustan näkyviin (esimerkissä lisätty @-kortin logo kahteen kertaan, mutta oikeanpuoleisessa kuvassa on määritelty läpinäkyvä väri hiiren klikkauksella). Mikäli haluat, voit käyttää tiettyjä tehosteita kuvaan, esimerkiksi sumentaa kuvaa. Online-kuvat Office 2013 ei enää sisällä ClipArt- eli leikekuvia. Tilalle Microsoft on tuonut toiminnon Onlinekuvia. 21
Jos käytät Office.com ClipArt niin haku tapahtuu Microsoftin vapaasti käytettävistä kuvista samaan tapaan kun ennenkin. Toinen vaihtoehto on hakea Bingin avulla verkosta kuvia (Bing on Microsoftin vastine Googlen haulle). Saat alkuun näkyviin CC-oikeuksin varustettuja kuvia, joista osa on vapaasti (varsinkin ei-kaupallisiin tarkoituksiin) käytettävissä. Muista, että voit saada paljon enemmän kuvia, jos haet englanniksi ( kissa toi 1350 kohdetta, mutta cat toi 20200 kohdetta) Word perusteet Näyttökuvat Voit käyttää näytön kuvakaappausta (PrtScn kaappaa koko kuvaruudun ja Alt+PrtScn kaappaa aktiivisen ikkunan). Näyttökuva komennon kohdassa Käytettävissä olevat ikkunat näet avoinna olevat ohjelmaikkunat, joita voit lisätä suoraan hiiren avulla kohdistimen kohdalle. Windows 7 versiossa on Leikkaustyökalu-ohjelma, jonka avulla voit määritellä mistä osasta näyttöä haluat kuvaruutukopion. Tämä on mahdollista nyt komennolla Näyttöleike. Kun aktivoit tämän, niin koko kuvaruutu himmenee ja voit hiirellä määritellä alueen, josta haluat kuvan. Alue on aina neliskulmainen. Kun määrittelet alueen tee niin, että painat hiiren vasenta painiketta kun osoitin on halutun alueen vasemmassa yläkulmassa. Pidä hiiren painike alhaalla ja vedä kohti alueen oikeaa alakulmaa. Päästä irti. Piirtotyökalut Piirtotyökalut ovat oiva tapa esittää asioita. Nykyään SmartArt:lla saa nopeasti näyttäviä kuvia, mutta usein haluat vapaasti rakentaa erilaisista muodoista kuvakollaasin. Kuten kaikkien kehysten kanssa, voit säätää muotojen päällekkäisyyttä ja siirtää ne esimerkiksi osittain päällekkäin niin, että haluttu muoto on toisen päällä. Oletusjärjestys on, että viimeisin muoto on muiden päällä. Kun käytät piirtotyökaluja, haluat ehkä tehdä sen tyhjällä dialla, tai sellaisella diarakenteessa, jossa on pelkkä otsikko. 22
Sarkaimet Sarkaimia (tabulaattori) käytettiin paljon aikaisemmin tekstinkäsittelyssä, kun haluttiin tehdä taulukkomaisia luetteloita. Suosittelen taulukon käyttöä sarkainten sijaan, koska sisällön hallinta on paljon helpompaa taulukossa. Jos kuitenkin päädyt käyttämään sarkaimia, huomaa että sarkainasetus on kappalekohtainen ja että liikut sarkainmerkkien välillä Sarkain-näppäimellä. Sarkainpaikan tasausta määritellään erikseen Taulukko Voit myöhemmin lisätä tai poistaa rivejä ja sarakkeita, mutta mieti suurin piirtein oikean kokoisen taulukon valmiiksi. Näkyvyyden kannalta taulukossa ei voi olla kovin montaa saraketta. Kun olet luonut taulukon, on sinulla kaksi uutta valintanauhaa joilla voit muotoilla ja muokata taulukkoa. Taulukkotyylien värimaailma tulee teemasta. RAKENNE ASETTELU Mikäli haluat laskutoimituksia taulukkoon, kannattaa sinun tehdä Exceltaulukko. Mikäli sinulla on valmis taulukko tehtynä Excelissä, voit kopioida sen diaan ilman että teet erikseen taulukon. Kun liität Excel-taulukon Wordiin, voit määritellä miten liittäminen tehdään. Yksi kätevä vaihtoehto on Kuva, joka muoto on helppo käsitellä Wordissä. 23
Kaavio Kun olet lisäämässä kaavion asiakirjaan, valitset ensin tyypin. Sen jälkeen sinulla on mallikaavio, jonka tieoja muokkaamalla saat halutun kaavion Halutessasi voit saada taulukon Exceliin ja voit siinä ohjelmassa muokata ja täydentää tietoa. RAKENNE MUOTO 24
SmartArt SmartArt vaihtoehto lisättiin Office 2007 ohjelmaan ja siihen on tullut muutama lisää muoto uusien versioiden myötä. Joissakin kuvissa on hyvinkin rajattu määrä kohtia, esimerkiksi Ratas kuvassa on kolme pääkohtaa ja lisäkohdat eivät näy kuvassa. Toisissa SmartArteissa voi olla rajaton määrä pääkohtia. Tekstiruudussa on kätevää kirjoittaa. Käytä sisennystä tai sarkain-näppäintä tehdäksesi alakohtia ja Enteriä tehdäksesi lisää kohtia. RAKENNE MUOTOILE Esimerkiksi organisaatiokaavion voi tehdä joko irrallisista muodoista, joita yhdistetään viivoin, tai SmartArtilla. Mikäli teet organisaatiokaavion on RAKENNE valintanauhassa vaihtoehto Lisää muoto, josta voit aina valitun ruudun suhteen luoda uusi. 25
Kieliasun tarkistus Mikäli et asetuksissa ole poistanut kieliasun tarkistuksen, saattaa tekstissäsi olla punaisella aaltoviivalla allekirjoitettuja sanoja. Ne ovat sellaisia, jotka Wordin mielestä on väärin kirjoitettuja. Napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella tällaisia sanoja, saat näkyviin vaihtoehtoja (tai Ei ehdotuksia ) Voit myös käydä läpi asiakirjan kerrallaan jolloin Word menee väärinkirjoitetun sanasta sanaan ja voit siinä joko korjata, ohittaa tai lisätä sana Wordin sanakirjaan. Tavutus Tavutus ei ole oletuksena päällä, mutta Word osaa nykyisin tavuttaa suomenkieltä suhteellisen hyvin. Voit myös määritellä tietyn alueen, jolle tavutus tehdään. Valitse Manuaalinen, jos itse haluat sijoittaa tavuviivat paikoilleen, mutta helpoiten pääset valitsemalla Automaattinen Luettelot Luettelossa joka Enter-painallus antaa uuden luettelomerkin (eli uuden kappaleen). Näppäinyhdistelmä Vaihto+Enter tekee rivinvaihdon ilman että rivin alkuun tulee luettelomerkkiä. Luettelomerkin voi vaihtaa ALOITUS-välilehden Luettelomerkit painikkeella (muista valita/maalata kaikki rivit, joiden merkit haluat vaihtaa). Määritä uusi luettelomerkki kohdasta löydät lisää vaihtoehtoja. luettelomerkin. Jos valitset ikkunasta Symbooli, niin pääset valitsemaan kaikkien fonttien merkeistä Erikoisimmat merkit löytyvät Webdings ja Wingdings fonteista: 26
Monisivuinen asiakirja Jos kirjoitat pitkää asiakirjaa, sinun kannattaa suunnitella kirjoittamista. Esimerkiksi asiakirjan erilaisten ylätunnisteiden käyttö edellyttää asiakirjan jakoa osiin. Myös mahdollisen sisällysluettelon teko edellyttää, että tekstin otsikot on määritelty otsikoiksi. Sivunvaihto Voit tehdä sivun vaihdon joko näppäimillä CTRL+Enter tai Sivun vaihto painikkeella Lisää nauhassa (yleensä ei kannata painaa Enteriä niin monta kertaa, että saat uuden sivun). Tämä sama toiminto löytyy SIVUN ASETTELU nauhassa kohdassa Vaihdot, Sivu. Osanvaihto Jotta voisit saada erilaisia ylä- tai alatunnisteita, täytyy sinun jakaa asiakirja osiin. Tämä tehdään SIVUN ASETTELU nauhan Vaihdot toiminnossa. Normaalisti teet osanvaihdon seuraavasta sivusta. Kun kaksoisnapsautat ylätunnistetta (tyhjä alue asiakirjan tekstin ja yläreunan välillä), näet että sinulla on uusi osa, joka on oletuksena sama kuin edellinen. Sivunumerointi Mikäli et halua muuta ylätunnistetta (tai alatunnistetta) kun sivunumeroinnin, voit valita LISÄÄ nauhasta sivunumeron lisäämisen. Huomaa, että muut vaihtoehdot, kuin Nykyinen sijainti, poistaa ylä-/alatunnistessa olemassa olevan tiedon. Listan lopun vaihtoehdot Sivu x/y ovat ainoat valittavissa olevat, jotka antavat sivunumeron lisäksi kokonaissivumäärän. 27
Ylä- ja alatunniste Ylä-/alatunniste on joka sivulla toistuva tieto. Ylätunnisteeseen laitetaan yleensä logo, tietoja tekijästä, päivämäärä, sivunumero, kokonaissivumäärä yms. Voit lisätä ylä-/alatunnisteen LISÄÄ nauhan painikkeesta, jolloin sinulla on useita vaihtoehtoja. Moni malli on toteutettu taulukkona, jolloin eri sarakkeet on esimerkiksi sijoitettu vaakatasossa eri kohtiin. Esimerkissä on valittu Integraali ja siinä on Tiedoston otsikko määritetty oikeaan reunaan. Vaihtoehto lisäämiseen on kaksoisnapsauttaa olemassa olevaa tyhjää tunnistetta (tyhjä alue asiakirjan tekstin ja reunan välillä). Tällöin on tunnisteessa oletuksena keskittävä sarkainkohta keskellä ja oikealle tasaava sarkain oikeassa marginaalissa. Voit toki siirtää sarkaimia tai muuttaa niitä tarpeen mukaan. Pystyviivaimella näet mikä tulee olemaan paperin reunan ja ensimmäisen ylätunnisterivin etäisyys. Halutessasi voit hiirellä siirtää valkoisen alueen yläreunaa ylös- tai alaspäin. Helpoin tapa saada lisää tilaa ylätunnisteen ja varsinaisen tekstin välillä on lisätä ylimäärinen (ylimääräisiä) rivinvaihtoja (Enter) ylätunnisteeseen. Voit siirtyä tunnisteen ja tekstin välillä kaksoisnapsauttamalla kohteita. Aktiivinen osa on tummana ja toinen osa harmaalla. Jos käytät osanvaihtoja, voit RAKENNE nauhasta ottaa pois vaihtoehdon Linkitä edelliseen, jolloin voit muokata eri osien tunnisteita. 28
Sisällysluettelo Word perusteet Pitkissä asiakirjoissa voi olla paikallaan luoda sisällysluettelo. Wordissä tämä tehdään merkitsemällä kukin otsikko sopivalla otsikkotyylillä (Otsikko1, Otsiikko2, ) joilla saat pää- ja alakohdat sisällysluetteloon. Kun tämä on tehty voit lisätä sisällysluettelon haluttuun kohtaan, esimerkiksi tyhjään sivuun kansilehden jälkeen. Tämä tehdään niin, että laitat kursorin haluttuun kohtaa ja VIITTAUKSET nauhasta valitset Sisällysluettelo. Listassa on kolme mallia. Voit hakea lisää malleja Microsoftin sivuilta tai mukauttaa perus-sisällysluettelon (esimerkiksi rajoittaa tasoja kahteen) Kun olet luonut sisällysluettelon ja teet muutoksia asiakirjaan, lisäät sivuja, siirrät tekstiä yms, sinun täytyy päivittää sisällysluetteloa. Sen teet helpoiten napsauttamalla sisällysluetteloa jostakin kohdasta hiiren kakkospainikkeella ja valitset Päivitä kenttä. Voit sitten valita päivitetäänkö pelkästään sivunumerointi vai tehdäänkö päivityksiä myös sisällysluettelon teksteihin. 29
Etsi- ja korvaa ALOITUS nauhan oikeassa reunassa löytyvät sekä etsi että korvaa toiminnot Etsi Painettuasi Etsi-kohdasta tulee kuvaruudun vasempaan reunaa alue, jossa voit valita mitä etsit. Voit myös käyttää yleistä CTRL+F näppäinyhdistelmää. Korvaa Korvaa-toiminnolla voit esimerkiksi vaihtaa henkilön nimen tai muuttaa vuosilukuja. Huomaa kuitenkin, että Word ei oletuksena etsi sanoja, vaan peräkkäisiä merkkejä. 2010 (jossa tarkoittaa välilyöntiä) ei ole sama kun 2010 mutta 2010 on kylläkin osana sarjassa 96201055, joten kannattaa olla tarkkana kun käyttää Korvaa-toimintoa. Ohje-toiminto Jokaisella Office-ohjelmalla on oma Ohje-toiminto. Saat ohjeikkunan näkyville napsauttamalla Word ikkunan oikean yläreunan ohje-painiketta (tai F1). Asiakirjastandardi Suomessa on käytössä asiakirjastandardi SFS2487. Sitä on päivitetty viimeksi vuonna 2007 (sitä ennen vuonna 2000). Tässä määritellään mihin kohtaan tunnistetiedot (otsikko, tekijä, päivämäärä yms) tulevat, marginaalit, sisennyspaikat jne. 30
Laatija/lähettäjä (organisaation logo) Asiakirjatyyppi Numero Sivu (Jakeluosoite) Täydenne Liitetieto (00000 Postitoimipaikka) Asiakirjan luonne Asiatunnus (Puh. 050 1234 5678) Päivämäärä Julkisuus Vastaanottaja Etunimi Sukunimi Osasto/Käsittelijä Jakeluosoite 00000 POSTITOIMIPAIKKA Lähettäjän viite Asiaotsikko Reunukset ja sarkaimet Tietokentät Tunnistetiedot Rivin pituuden suositellaan olevan noin kolmetoista senttimetriä ja rivivälin yksi. Hyvin luettava pistekoko on 10 12. Varsinainen teksti sisennetään 2,3 tai 4,6 cm:n päähän vasemmasta reunuksesta. Korostuskeinoina lihavointia ja kursivointia tulee käyttää harkiten eikä alleviivausta suositella lainkaan, sillä se mielletään hyperlinkiksi. Asiakirjojen vasemmaksi eli kiinnitysreunaksi suositellaan kaksi senttimetriä ja yläreunukseksi yksi senttimetri. Vakiosarkaimet suositellaan asetettavaksi kerralla 2,3 senttimetrin tasavälein. Asiakirjan tietokenttiä ovat asiakirjan ylä- ja alareunaan sijoittuvat tunnistetiedot, vastaanottajan osoitetiedot ja asiakirjan asiasisältö. Tunnistetietojen avulla asiakirja yksilöidään ja jokaiselle tunnistetiedolle on varattu asiakirjassa oma paikkansa. Tunnistetiedot toistetaan joka sivulla. Ylätunnisteessa tulee olla vähintään asiakirjan laatija/lähettäjä, asia- kirjatyyppi, päivämäärä ja yli sivun mittaisissa asiakirjoissa sivunumero. Ylätunnistetietojen laajuus tulee suhteuttaa asiakirjatyypin, valmiin lomakepohjan ja alatunnisteen tietoihin. Ylätunnisteen jälkeen tulee kolme tyhjää riviä Osoitteeton ja osoitteellinen asiakirja Osoitteettomissa asiakirjoissa, kuten yrityksen sisäisissä muistioissa ja valtakirjoissa, ei ole vastaanottajaa. Tällaisissa asiakirjoissa asiasisällön tiivistävä otsikko kirjoitetaan samalle riville kuin osoitteellisen asiakirjan ensimmäinen rivi. Käytännössä asiakirja tulostetaan usein yrityksen valmiille lomakkeelle, jossa osoitetiedot sijaitsevat yleensä alatunnisteessa. Tällöin lähettäjän tietojen kohdalle suositellaan sijoitettavaksi yrityksen logo tai yleisiä yhteystietoja täydentäviä tietoja. Jos osoitteellinen asiakirja on henkilökohtainen, kirjoitetaan henkilön nimi ensimmäiseksi. Päivämäärä ja sivunumero Päivämäärä merkitään muotoon päivä.kuukausi.vuosi. Tunniste- tiedoissa voidaan päivämäärän yläpuolelle merkitä päivämäärän laji, esimerkiksi laatimis- tai julkaisupäivämäärä. Yksisivuisessa asia- kirjassa ei ole tarpeellista ilmaista sivumäärää. Useamman sivun laajuisessa asiakirjassa voidaan kokonaissivumäärä ilmoittaa sulkeissa sivunumeron perässä, esimerkiksi 1 (2).
Asiakirjatyyppi ja täydennystiedot Asiakirjatyyppi eli asiakirjan nimi kuten Muistio, Pöytäkirja, Hakemus kirjoitetaan lihavoituna. Täydenne-kohtaan voi jatkaa pitkää nimeä tai täsmentää tyyppiä, esimerkiksi Jäljennös tai Väliaikainen. Asiatunnuksella voi asiakirjan yksilöidä hakua varten, esimerkiksi diaarinumero. Asiakirjan luonnetta kuvaavat muun muassa sanat Sisäinen, Pysyvä, Kiireellinen, Luottamuksellinen. Asiakirjan numero yksilöi puolestaan esimerkiksi pöytäkirjat ja tarjoukset. Liitetieto merkitään, kun asiakirja on toisen asiakirjan liite, esimerkiksi Liite 3 pöytäkirjaan 1/2007. Alatunniste Alatunnisteessa voi sijaita laatijaorganisaation yhteystiedot. Alatunnisteen yläpuolelle jätetään vähintään kolme tyhjää riviä ja tunniste voidaan erottaa asiakirjan sisällöstä vaakasuoralla viivalla. Alatunnisteessa on suositeltavaa käyttää 1 2 pistekokoa pienempää kirjainkokoa. Viite ja otsikot Viitteet kirjoitetaan kukin omalle rivilleen. Viite voi olla esimerkiksi viittaus aiempaan yhteydenottoon tai asiakirjaan. Laatija/lähettäjä (organisaation logo) Asiakirjatyyppi Numero Sivu (Jakeluosoite) Täydenne Liitetieto (00000 Postitoimipaikka) Asiakirjan luonne Asiatunnus (Puh. 050 1234 5678) Päivämäärä Julkisuus Otsikot kirjoitetaan pienaakkosin, mutta isolla alkukirjaimella. Otsikoiden kummallekin puolelle jätetään yksi tyhjä rivi. Otsikoita ei pidä tasata eikä tavuttaa. Asiaotsikko (pääotsikko) kirjoitetaan pienaakkosin, ja korostuskeinona voi käyttää lihavointia tai 1 2 pistettä suurempaa kirjainkokoa. Eriasteiset otsikot voi erotella tavallisin numeroin (1, 2, 3 ja 1.1; 1.2 jne.). Numero kirjoitetaan samalle riville kuin otsikon teksti. Numeron ja tekstin väliin tulee vähintään yksi välilyönti. Alaotsikoista saa automaattisesti asiakirjan sisällysluettelon, jos otsikoissa on käytetty tekstinkäsittelyohjelman otsikkotyylejä. Tästä syystä myös lyhyen otsikon jälkeen suositellaan yhtä tyhjää riviä. Tilaus- ja tarjoustyyppisissä kaupan asiakirjoissa tekstikappale voi alkaa lyhyen alaotsikon kanssa samalta riviltä, jos alaotsikon ja tekstin väliin jää vähintään kaksi välilyöntiä. Taulukot, kuvat ja kaaviot Taulukoiden ja vastaavien sisällyttäminen asiakirjaan tulee tehdä asettelu ja luettavuus huomioiden. Ne alkavat samasta sarkain- kohdasta kuin muut sisällön tekstikappaleet ja niitä kuvaava teksti sijoitetaan taulukon, kuvan tai kaavion alapuolelle. Luettelot Asiateksteihin suositellaan käytettäväksi SFS 4175 -numero- ja merkki- standardin mukaista luetelmaviivaa, joka on ajatusviivan mittainen. Merkin ja tekstin välissä on vähintään yksi välilyönti. Jos luetelman osat eivät ole kokonaisia virkkeitä, osat kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella ja luetelman loppuun tulee piste. 2
Laatija/lähettäjä (organisaation logo) Asiakirjatyyppi Numero Sivu (Jakeluosoite) Täydenne Liitetieto (00000 Postitoimipaikka) Asiakirjan luonne Asiatunnus (Puh. 050 1234 5678) Päivämäärä Julkisuus Luetteloissa voidaan käyttää numeroita kirjaimia erilaisia luetelmamerkkejä. Jos luetelma koostuu kokonaisista virkkeistä, aloitetaan kukin luetelman osa isolla alkukirjaimella ja päätetään pisteeseen. Lopputervehdys ja allekirjoitus Osoitteettomiin asiakirjoihin ei tervehdystä yleensä kirjoiteta. Jos allekirjoittajia on useita, voi organisaatioiden ja henkilöiden nimet ja tittelit sijoittaa rinnakkain tai allekkain. Lopputervehdyksen alle tulee asiakirjan laatijaorganisaation nimi ja allekirjoitettavissa asiakirjoissa allekirjoitukselle varatun tilan (3 5 riviä) jälkeen nimenselvennys. Lopputervehdys Toiminimi Allekirjoittajan nimen selvennys suomenkielinen tehtävänimike pienaakkosin Liite Jakelu Tiedoksi Erillinen dokumentti, joka täydentää asiakirjan sisältöä. Liiteluettelossa liitteiden nimet kirjoitetaan isolla alkukirjaimella. Esim. Esite Luettelo tahoista tai henkilöistä, joille asiakirja toimitetaan. Esim. Toimistosihteerit Luettelo tahoista tai henkilöistä, joille asiakirja saatetaan tiedoksi. Esim. Myyntipäällikkö