Taloushallinnon pääosasto ECB-UNRESTRICTED 8.11.2016 EKP:N HANKINTAMENETTELYJEN VERKKOPALVELU OSALLISTUMINEN HANKINTAMENETTELYIHIN Seuraavassa esitetään ohjeet pyydettyjen tietojen toimittamiseen EKP:n hankintamenettelyn verkkopalvelussa. Käyttäjiltä voidaan pyytää esimerkiksi kiinnostuksenilmaisua, hakemusta tai (päivitettyä) tarjousta/ehdotusta. Tietoihin voi tehdä muutoksia niiden lopulliseen lähettämiseen asti. Sisällysluettelo I. Teknisiä ohjeita 2 II. Käyttäjätuki 2 III. Yleiskatsaus hankintamenettelyihin 2 IV. Hankinta-asiakirjojen lataaminen verkkopalvelusta 5 V. Asiakirjojen lataaminen verkkopalveluun 6 VI. Viestintä EKP:n kanssa 9 VII. Tietojen lopullinen lähettäminen 10 Sivu 1/10
I. Teknisiä ohjeita Verkkopalvelussa voi olla avoinna vain yksi välilehti tai ikkuna kerrallaan. Käyttämäsi välilehti tai ikkuna sulkeutuu automaattisesti, jos avaat uuden, ja voit menettää syöttämäsi tiedot. Internet-selaimen päivitys- tai paluutoiminnon käyttäminen kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos verkkopalvelusta. Valittaessa Save (Tallenna) järjestelmä tallentaa tiedot ja ilmoittaa, jos tietoja puuttuu. Tiedot kannattaa tallentaa säännöllisesti. Järjestelmä tallentaa ja sulkee toiminnon valitsemalla Done (Valmis). II. Käyttäjätuki Lisätietoja voi pyytää sähköpostitse osoitteesta sourcing.support@ecb.europa.eu (palvelee maanantaista perjantaihin kello 8.30 17.30 Keski-Euroopan aikaa). III. Yleiskatsaus hankintamenettelyihin 1. Kirjaudu verkkopalveluun käyttäjätunnusta ja salasanaa käyttämällä. Lisätietoja kirjautumisesta on oppaassa EKP:n hankintamenettelyjen verkkopalvelu salasanan vaihtaminen. Sivu 2/10
2. Napsauta aloitussivulla kohtaa RFx. (RFx on lyhenne sanoista Request For x ja tarkoittaa mitä tahansa EKP:n hankintamenettelyissä toimitettavia tietoja.) 3. Valitse sarakkeesta Title (Nimi) se tarjouskilpailu, johon haluat lähettää tietoja. Hankintamenettelyn vaiheen koodi muodostuu seuraavista osista: [Projektitunnus]-[L]-[R]- [menettelyn nimi]. L (jos käytössä) on lyhenne sanasta Lot ja viittaa osaan sekä osanumeroon. R on lyhenne sanasta Round ja viittaa kierrokseen ja kierroksen numeroon. Kierros tarkoittaa uutta vaihetta hankintamenettelyssä, jolloin toimitetaan esimerkiksi päivitetty tarjous neuvottelujen jälkeen. Näin ollen hankintamenettelyn kaikilla vaiheilla (hakemus, tarjous ja neuvottelu) on verkkopalvelussa oma koodi. Jos menettelyyn sisältyy esimerkiksi neuvottelu, järjestelmässä julkaistaan päivitettyä tarjousta varten oma koodi. Uusista menettelyvaiheista lähetetään sähköposti-ilmoitus. Sivu 3/10
4. Valitse koodi kohdasta RFx Response (Toimitettavat tiedot). Sivu 4/10
IV. Hankinta-asiakirjojen lataaminen verkkopalvelusta 1. EKP:n verkkopalveluun tallentamat asiakirjat voi ladata palvelusta seuraavasti. a) Valitse Attachments (Liitteet). b) Valitse ladattavat tiedostot (valintaruudut ovat rivien alussa) ja napsauta kohtaa Download Selected Files (Lataa valitut tiedostot). 2. Asiakirjojen toimittamisen määräaika näytetään välilehdellä Schedule (Aikataulu). Hankintamenettelyn vaihe sulkeutuu automaattisesti määräajan umpeuduttua. EKP ottaa huomioon vain ennen määräaikaa lähetetyt tiedot, joiden tila on Firm (Lopullinen). EKP ei ota huomioon tietoja, joiden tila on In Progress (Käsittelyssä) ja joita ei ole lähetetty määräaikaan mennessä. 3. EKP:n antamat lisätiedot näytetään välilehdellä Information (Tietoja). Sivu 5/10
V. Asiakirjojen lataaminen verkkopalveluun Jos asiakirjojen lataamisessa ilmenee ongelmia, ota yhteyttä käyttäjätukeen osoitteessa sourcing.support@ecb.europa.eu. 1. Lataa EKP:lle lähetettävät asiakirjat seuraavasti. a) Valitse Attachments (Liitteet). b) Napsauta kohdassa Rfx Response Attachments (Toimitettavien tietojen liitteet) kohtaa Attach File(s) (Liitä asiakirjat). c) Hae koneeltasi ladattavat asiakirjat ja valitse Open (Avaa). Sivu 6/10
d) Lisää tarvittaessa tiedostojen kuvaus kenttään Description. e) Kun kaikki tarvittavat tiedostot on lisätty palveluun, valitse OK (vasemmassa yläkulmassa). f) Kun kaikki tarvittavat tiedostot on ladattu palveluun, avaa välilehti Questions (Kysymykset) ja valitse Attachment Confirmation (Liitteiden latauksen vahvistaminen) tai napsauta kynäkuvaketta. g) Vastaa järjestelmän esittämään kysymykseen ja valitse Done (Valmis). Sivu 7/10
Sivu 8/10
VI. Viestintä EKP:n kanssa EKP:n kanssa viestitään välilehdellä Discussions (Keskustelut). EKP vastaa vain tämän välilehden kautta lähetettyihin hankintaa koskeviin kysymyksiin. Tekniset kysymykset tulee kuitenkin lähettää sähköpostiosoitteeseen sourcing.support@ecb.europa.eu (ei siis Discussions-välilehden kautta). a) Lisää kysymys/huomautus keskusteluvälilehdelle valitsemalla aihealue sarakkeesta Topic/Subject Name (Aihe/Aiheen nimi), esim. General Discussions (Yleistä). b) Valitse New Message (Uusi viesti) ja täytä kentät Subject (Aihe) ja Content (Sisältö). Valitse sitten OK. Sivu 9/10
VII. Tietojen lopullinen lähettäminen 1. Lähetä tiedot EKP:lle valitsemalla Submit (Lähetä) ja valitsemalla sitten Final Response (Lopullinen vastaus). Tietoja ei voi enää muuttaa lähettämisen jälkeen. 2. Vahvista vastauksen lähettäminen EKP:lle valitsemalla OK tai peru lähetys valitsemalla Cancel (Peruuta). 3. Lähetyksen jälkeen vastauksen tilaksi tulee Firm (Lopullinen). Sähköpostiisi lähetetään vahvistus ja tietoja hankintamenettelyn etenemisestä. 4. Tarkista EKP:n hankintamenettelyjen verkkopalvelusta, että vastauksen lähettäminen onnistui ja että se sisältää kaikki vaadittavat tiedot ja liitteet. Suosittelemme dokumentoimaan tietojen lähettämisen ja ottamaan esimerkiksi kuvakaappauksen palveluun ladattujen tiedostojen luettelosta kohdassa Rfx Response Attachments (Toimitettavien tietojen liitteet). Jos vastauksen lopullisessa lähetyksessä on ongelmia tai tapahtuu virhe, ota yhteyttä käyttäjätukeen osoitteessa sourcing.support@ecb.europa.eu. Sivu 10/10