Tapahtumatuottajan ABC Elina Nieminen Elina.ae.nieminen@gmail.com 1
Tämän työpajan jälkeen Teet hemmetin hyvän tapahtumaprojektisuunnitelman Budjettisi ei koskaan petä Tiedät miten houkutella sponsoreita Viestintäsi on timanttista Johdat tiimiä kuin tiimiä ja delegoit sujuvasti Järjestät tapahtumia, joista puhutaan vielä vuosien päästä 2
Mistä tapahtuma alkaa? Idea? Tarve? Perinne? 3
Hyvin suunniteltu on Suunnittelu on tosi, tosi tärkeää Tee yksityiskohtaiset suunnitelmat kaikille tapahtumille Tee vuosikello järjestösi tapahtumille Excel! <3 (Tai muu projektinhallintatyökalu.) 4
Mitä sinun on otettava huomioon tapahtumaa järjestäessäsi? Sitsit Baaribileet tai kierrokset Liikuntatapahtumat Vuosijuhlat Alina-bileet tai vastaavat Fuksiaiset 5
Tapahtumapaikka Osallistujamäärä Yhteistyö muiden järjestöjen kanssa? Aina ei tarvitse järjestää yksin! Tilaisuuden luonne: tarvitseeko tilassa olla keittiötä, baaria, tekniikkaa (valot + äänentoisto) Tilan esteettömyys Tutustu tiloihin esim. Venuu.fi Kilpailuta ja tee sopimus! 6
Tapahtuma-aika Tunne kohderyhmäsi & tarkista päällekkäisyydet muiden heitä mahdollisesti kiinnostavien tapahtumien kanssa! Kannattaako esim. järjestää sitsit laskiaisen jälkeisenä päivänä? 7
Vastuualueiden jako Kokoa tiimi ajoissa ja jaa jäsenille selkeät vastuualueet Varmista tiimin viestinnän toimivuus Tiimin säännölliset tapaamiset Isommalla tapahtumaprojektilla on hyvä olla johtaja, jolla on kokonaisvastuu (ja käsitys!) projektista Innostus, motivaatio, sitoutuminen 8
Budjetti Mihin massi riittää? Mitä pääsyliput voivat maksaa? Suhde talousarvioon Mihin kaikkeen menee rahaa ja mistä sitä tulee? Tee budjetti ja seuraa sen toteutumista Sponsorit? Lipunmyynti (erit. isot tapahtumat) ulkopuolisen palvelun kautta? Esim. Holvi, Bailataan.fi 9
Sponsorit Mieti kuka teitä työllistää tai kuka haluaa hyötyä teistä? Tuotteita on paljon helpompi saada kuin rahaa Mitä lisäarvoa yritys saa näkyvyydestä tapahtumassanne tai millä tavoin tapahtumanne tukee yrityksen brändiä? Mitä erityistä voit tarjota? Logonäkyvyys ei ole kovin kiinnostavaa 10
Sponsorit Jos kyse isommasta yhteistyöstä (esim. arvo yli 500 euroa) tee kirjallinen sopimus Tee etukäteen paketit, joissa määrittelet mitä tietynlainen näkyvyys maksaa esim. kumppanuuden 3 tasoa: pääyhteistyökumppani, kumppanit ja tukijat 11
Käytännön asiat Luvat (katso esim: http://www.visithelsinki.fi/fi/ammattilainen/tapah tumajarjestajat/tapahtumajarjestajanohjeet/tapahtumajarjestajan-ohjeet) Sammutuskalusto ja ensiapu Sähköturvallisuus Järjestyksenvalvojat Onko tarpeeksi vessoja? Pitääkö tilata bajamajoja? Roskat (ja siivouksen organisointi) 12
Ohjelma / sisältö Kohderyhmä: mitä osallistuja haluaa? Mikä sopii tapahtuman luonteeseen? Mitä resursseja on käytössä: raha, aika, työvoima jne. Perinteet Selvitä aiemmilta tapahtumavastaavilta? Uudista rohkeasti 13
Tarjoilu Muista huomioida erikoisruokavaliot, allergiat ja alkoholittomat! Suunnittele menut ja juomat jo budjettia tehdessäsi 14
Koristelu Koska aina on kivempaa kun on nättiä ja laitettua! Koristelu luo tunnelmaa, ihmiset kyllä huomaa kun on panostettu Fiilistele esim. Pinterestissä 15
WAU-elementit 16
Viestintä Tee tarkka viestintäsuunnitelma (milloin, mitä sisältöä, missä kanavassa, kuka tuottaa) Kenet haluat tavoittaa? Mitä kanavia sinun kannattaa käyttää? Visuaalisuus: apuna esim. CC0-kuvapankit (pexels, unsplash yms.) ja www.canva.com Aloita ajoissa, viesti paljon Don t be boring Innostu ja anna sen näkyä myös viestinnässä 17
Viestintä Koko tiimi (ja kaikkien äidit) mukaan tykkäilemään kaikista postauksista Voitko käyttää rahaa mainontaa? Muutamalla eurolla pääset jo pitkälle. Muista myös: www.facebook.com/hyyntapahtumat/ 18
Painotuotteet Julisteet, ohjelmat, haalarimerkit jne. Printtaatko itse? Varaa tarpeeksi aikaa tuotantoon Onko tiimissä ketään, joka osaisi taittaa? 19
Työvoima Tarvitaan erityisesti tapahtumapäivänä (mutta hyvä miettiä jo ajoissa!) Kenet saat houkuteltua mukaan ja millä porkkanoilla? Voitko käyttää myös ulkopuolisia apureita? https://www.facebook.com/groups/530050 157143490/ 20
Aikataulutus Suunnitteluvaihe (projektin käynnistys, resursointi, ideointi ja käytännön organisointi) = 80 % työajasta Itse tapahtuma = 10 % työajasta Jälkityöt = 10 % työajasta Huolehdi, että kaikki tiimin jäsenet tietävät mitä tekevät ja milloin tekevät 21
Aikataulutus Tee tapahtumalle käsikirjoitus, eli minuuttiaikataulu siitä milloin tapahtuu, mitä tapahtuu ja kuka on vastuussa Jos kaikki ei mene suunnitelmien mukaan, älä hätäänny vaan improvisoi Esimerkkinä HYY148 vuosijuhlan käsikirjoitus täällä: http://bit.ly/2cl6xaq 22
Jälkityöt Laskut yms. Kiitokset: osallistujat, esiintyjät, sponsorit, tapahtumatiimi Palautteen keruu ja purkaminen? Vastaukset mahdollisiin kysymyksiin (esim. löytötavarat) 23
Tarvitsetko tukea tai apua? Tapahtumista vastaava HYYn hallituksen jäsen Julius Uusinarkaus (julius.uusinarkaus@hyy.fi) Järjestöistä vastaava HYYn hallituksen jäsen Jane Kärnä (jane.karna@hyy.fi) HYYn tuottaja Arttu Lehtinen (arttu.lehtinen@hyy.fi) 24
KIITOS! elina.ae.nieminen@gmail.com 25