TYYn suuri koulutuspäivä: tapahtumat, viestintä, kulttuuri

Transkriptio

1 TYYn suuri koulutuspäivä: tapahtumat, viestintä, kulttuuri Riina Lumme, Miika Tiainen Turun yliopiston ylioppilaskunta

2 Tervetuloa! Mitä? Tapahtumien suunnittelu, järjestäminen ja viestintä Miksi? Tietoa, ideoita, kontakteja Kuka? Kierros: Nimi Järjestö Pesti

3 TYY ja opiskelijakulttuuri

4 Opiskelijakulttuuri? Opiskelijoiden tekemiä tapahtumia ja kulttuuria Sitsikulttuuri, vuosijuhlakulttuuri, perinteiset tapahtumat Tekijöinä TYY yhteistyökumppaneineen Järjestöt Opiskelijat

5 Opiskelijakulttuurisektori TYYn traditiotapahtumat Fastlaskiainen, vappu, TYYlikäs avaus, vuosijuhlat Opiskelijakulttuurin näkyminen kaupungissa Kulttuuriedunvalvonta ja järjestöjen tukeminen Opiskelijakulttuurivastaava ja tapahtumatuottajat

6 Tänä vuonna Toimintasuunnitelma 2016: Juhlavuodet 95-juhlavuoden suunnittelu päivitetään Ylioppilaan laulukirja Tapahtumaviikot? Vuosijuhlaopas

7 TYYn tapahtumia 2016 Fastlaskiainen 9.2. Ylioppilaskuntien yhdistyminen Aprillirock TYYlikäs vappu Avajaiskarnevaalit ja TYYlikäs avaus syyskuun alussa Porthaninpäivä Vuosijuhlat Itsenäisyyspäivän kulkue 6.12.

8 TYY ja järjestöt

9 148 järjestöä Aine- ja tiedekuntajärjestöt Harrastejärjestöt Osakunnat Muut järjestöt Järjestöt tuottavat valtaosan TYYn opiskelijakulttuurista!

10 Mitä TYY tarjoaa? Tilat (Turku-sali, TYYn sauna, TYKYn kappeli) Lainattavat tavarat (videotykki, TYYma jne.) Avustukset Projekti- ja erillisavustukset uuteen toimintaan Myös muille ryhmille kuin järjestöille! Näkyvyyttä Tapahtumakalenteri Nettisivut ja uutiskirje (tapahtumakalenterin kautta)

11 Mitä TYY haluaa? Järjestöilmoitus ja toiminta-avustushakemus Opiskelijakulttuuriyhteistyö (tapahtumat ja juhlaviikot) Tiedotusapu: Jäsenten ohjaaminen TYYn tapahtumiin ja tiedon äärelle Muu apu: Jakotehtävät, lipunmyynti tapahtumissa

12 Tapahtuman suunnittelu

13 Yhdistyksen tapahtumat Toimintasuunnitelma Perinteiset tapahtumat Dokumentointi! Uudistaminen sallittua Uudet tapahtumat Vuosikello Miten tapahtumat ajoittuvat toisiinsa nähden? Miten tapahtumat sopivat muuhun aikatauluun?

14 Erilaisia tapahtumakonsepteja Sitsit Baaribileet Vuosijuhlat Ekskursio Seminaari / paneeli Peli-ilta, viininmaistelu Urheilutapahtuma Rastikierros

15 Tapahtumakonsepti Konseptin määrittely Mikä? Kenelle? Miksi kiinnostaa? Kuka tekee? Milloin? Miten? Mistä rahoitus? Yhteistyötä? Huomioitavaa Monipuolisuus: Mitä uutta? Onko kaikille jotain? Avoimuus ja saavutettavuus Henkilöresurssit: Kuka tekee? Ehtiikö? Talouspuoli: Onko budjetissa vai pitääkö kattaa kulut?

16 Tapahtuman suunnittelu Mitä tarvitaan? Päivämäärä, tila, ilmoittautuminen, markkinointisuunnitelma ja -materiaalit Kuka tekee? Hallitus, vapaaehtoiset, yhteistyötahot Mistä aloitetaan? Budjetti, tilat ja luvat, tekijät Viestintä

17 Tapahtumaviestintä

18 Markkinointisuunnitelma Mitä? Missä? Milloin? Materiaalit hyvissä ajoin Haalarimerkit 3-4 vko ennen Julisteet 3-4 vko ennen, painossa 2-5 pvä Mahd. ennakkoliput 1-2 vko ennen Markkinointikanavat Facebook ja yhdistyksen nettisivut TYYn tapahtumakalenteri ja nettisivut Sähköpostikutsut, lehdistötiedotteet

19 Toteutus Yhtenäinen graafinen ilme Selkeä kuvaus ja ohjeistus Mitä? Milloin? Missä? Miksi? Missä ilmoittaudutaan? Miten peruutetaan, jos voi? Mitä maksaa? Ilmoittautuminen Netissä esim. Google Forms Auki n. 4 vko ennen, kiinni n. 1 vko ennen

20 TYYn tarjoamat viestintäpalvelut, osa 1 TYYn tapahtumakalenteri Tiedottajan kanssa yhteistyössä voit mainostaa tapahtumaasi muualla tyy.fi-sivustolla, tyyali-sähköpostilistalle lähetettävässä uutiskirjeessä ja TYYn sosiaalisen median kanavissa Näistä yhteys tiedottajaan viim. 1,5 viikkoa ennen tapahtumaa (tyy-tiedottaja@utu.fi) suurimmista tapahtumista mahdollista laatia myös tiedote medialle

21 TYYn tarjoamat viestintäpalvelut, osa 2 TYYn uutiskirje Lähetetään tyyali-sähköpostilistalle kerran viikossa Tavoittaa 4000 opiskelijaa Jos haluat tietoa uutiskirjeeseen, laita viestiä tyy-tiedottaja@utu.fi Järjestön oma tyy.fi-esittelysivu Päivitetään samoilla tunnuksilla kuin tapahtumakalenteria Jos tunnukset hävinneet, laita viestiä tyy-jarjestosihteeri@utu.fi Tylkkärin infopalsta Maksutta järjestöjen käytössä, aineistot (max. 400 merkkiä) lähetettävä julkaisua edeltävänä maanantaina klo 12 mennessä osoitteeseen infopalsta@utu.fi Tylkkärin käyttöön kannattaa tarjota myös juttuideoita

22 Muista myös viestintä englanniksi! Turun yliopistossa on tuhansia opiskelijoita, joiden opiskelukieli on englanti TYY lähettää kv-opiskelijoille myös englanninkielisen uutiskirjeen, lisäksi tyy.fi/en-sivuilla paljon tarjontaa Tee tapahtumastasi tiivistelmä myös englanniksi Tarvittaessa kysy neuvoa TYYn kv-asiantuntijalta tai tiedottajalta siihen, miten tavoittaa kansainväliset opiskelijat tehokkaimmin

23 Viestintäkoulutukset TYYltä voi tilata viestintäkoulutuksia. Vuonna 2016 järjestöt voivat tilata TYYltä seuraavia 1,5 tunnin viestintäkoulutuksia: Vaikuta verkkotekstillä Järjestö sosiaalisessa mediassa Tiedota iskevästi

24 TYYn tapahtumakalenteri

25 Tapahtumakalenterin käyttö Materiaalit tiedottajalle: Järjestöjen omien tunnusten kautta:

26 Vinkkejä Kirjoita napakasti Mitä, missä, milloin, mitä maksaa Innosta Miksi? Kenelle? Vältä Kysymysketjut Epäselvä ilmaisu Huomioi Alkoholiluvat Erilaiset osallistujat

27 Muut tapahtumakalenterit Pidä mielessä myös muut Turun tapahtumakalenterit, esim. (päivitetään intrasta, ks. ohjeet) menovinkit.ts.fi opiskelijankaupunki.fi/tapahtumat

28 Tapahtumien järjestämisestä

29 Muistilista TO DO lista, ostoslista ja aikataulu (sekä järjestäminen että tapahtumapäivä) Vastuualueet, vapaaehtoiset Tilavaraukset, mahd. luvat Budjetti ja toteutuma Markkinointisuunnitelma Koonti ja kiittäminen!

30 Tilat Sitsit yms. Osakuntasali, TYYn sauna ( T-talo, Mäkitupalaisyhdistys Kirkkotie, Parkki, Tivoli Vegas, Apollo, Showroom Muita?

31 Tilat 2 Vuosijuhlatilat VPK-talo, Virastotalo Hus Lindman, Svenska Klubben Logomo, Caribia Muuta Yliopisto: luentosalit, päärakennuksen aula Turku-sali Unica, Monttu, Kåren, Gadolinia

32 Luvat ja turvallisuus Ilmoitus yleisötilaisuudesta (suuret ulkoilmatapahtumat) poliisi.fi (25 ) Tilapäinen anniskelulupa avi.fi Maankäyttölupa ja meluilmoitus kaupunki (yleensä ilmainen) Musiikit Ensiapu Joku AINA autolla! Turun Teosto + Gramex = Tapahtumalupa SPR + selvitys kaupungille

33 Tapahtumien järjestämien yhdenvertaisena Kaikille yhdenvertainen mahdollisuus osallistua tapahtumaan Selkeä ja ajoissa toteutettu viestintä Tilojen koko, tarjoilussa huomioitu allergiat yms. Hinta, onko mahdollista järjestää ilmaiseksi? Alkoholittomuus, onko mahdollista ilman viinaa? Estä syrjintä Vaikuta koko ilmapiiriin Lue lisää TYYn yhdenvertaisuusohjelmasta

34 Ympäristöystävälliset tapahtumat Vältä kertakäyttöastioita TYYma Kierrätä, huolehdi jätehuollosta (TSJ) Mitoita tarjoilut oikein ennakkoilmoittautuminen Suosi lähituotantoa ja Reilun kaupan tuotteita Tee itse säästää myös rahaa

35 Rahoitus Pääsymaksut Lippuhintojen määrittely kulujen mukaan Eri hinnat opiskelijoille ja alkoholittomille? Sponsorit Rahaa / tuotteita mainostilaa tms. näkyvyyttä vastaan Kenen vastuulla? Kontaktit, jäsenten osallistaminen Soittelu, sähköpostitarjoukset, muistuttelu Kysy ajoissa, muista laskuttaa!

36 Rahoitus 2 TYYn avustukset Toiminta-avustus vuosittain Projekti- ja erillisavustukset Rahastot ja avustukset Esim. SKR, TaiKe, Turun kaupunki Mesenaatti.me ym. yhteisörahoitus Ennakkotilaukset, kannatuskortit

37 Yhteistyötä? Ainejärjestöt + harrastusjärjestöt Ekskursiot, lajikokeilut Ainejärjestöt keskenään Poikkitieteelliset sitsit, yhteiset bileet TYYn kautta Tapahtumaviikot, rastikierrokset

38 Harjoitus Järjestön X sitsit kärsivät osallistujakadosta ja tuottavat tappiota. Miten sitseille saadaan lisää kävijöitä? Tapahtumien mainokset hukkuvat Facebookin viestimäärään. Miten niistä viestitään uudella tavalla? Jäsenistö kokee järjestön tapahtumat pienen sisäpiirin jutuiksi. Miten tehdä tapahtumista avoimempia ja yhdenvertaisempia?

39 Palaute Hyvää, huonoa? Kaipaatko lisätietoa jostakin? Kokonaispalaute puheenjohtajien kautta

40 Yhteystietoja Laura Aaltonen, hallituksen opiskelijakulttuuri- ja järjestövastaava Hannu Aaltonen, tiedottaja (tapahtumakalenteri yms. mainostus!)