Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa. 4 tärkeintä vaihetta

Samankaltaiset tiedostot
Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa. 4 tärkeintä vaihetta

Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmä

Tehoa toimintaan. ValueFramelta toiminnanohjaus, projektinhallinta ja asiakkuudenhallinta pilvipalveluna. Ohjaa toimintaasi

ValueFrame. Asiakkuudenhallinnan ABC

Kuinka kasvattaa yrityksen tuottavuutta jopa +400%

Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmä

INTEGRAATIOLLA TEHOT IRTI DYNAMICS CRM -JÄRJESTELMÄSTÄ. Asiakastiedon Microsoft Dynamics CRM integraatio

Muistitko soittaa asiakkaallesi?

Varmista asiakastyytyväisyytesi. ValueFramelta tilitoimistojen oma toiminnanohjaus- ja asiakaspalvelujärjestelmä pilvipalveluna. Suuntaa menestykseen

TALOUSHALLINTO, JOKA YMMÄRTÄÄ PROJEKTILIIKETOIMINTAA

Projektin palikat hallintaan! Tehokkaan projektinhallinnan opas. Idea Suunnittelu Käynnistäminen Toteutus Tulos

Business Oulu. Teollisuus-Forum Wisetime Oy:n esittely

TOIMIJAREKISTERIN TOTEUTUKSEN JA YLLÄPIDON HANKINTA - HANKINNAN YKSI- LÖINTI HUOM!

ValueFrame. Tilitoimiston toiminnanohjaus

Visma Netvisor. Kaikki mitä pk-yritys tarvitsee liiketoiminnan ohjaamiseen. RAPORTOINTI Asiakashallinta Myynnin seuranta Myynnin ennusteet

Tikli-projektin avausseminaari

Kansainvälisten myyntiliidien määrä nousuun LinkedIn-markkinoinnilla CASE AAC Global

TIETOTEKNIIKAN HYÖDYNTÄMINEN OSANA LIIKETOIMINTAPROSESSEJA: Toiminnan raportointi ja seuranta, tapahtuneisiin poikkeamiin nopea reagointi.

Canon Essential Business Builder Program. Avain yrityksesi menestykseen

RATKAISU REAALIAIKAISEEN TIEDONSIIRTOON NIINIPLUS PROJEKTIPANKKI INTEGRAATION - PIKAOPAS

10 SYYTÄ VALITA VISMA JÄRJESTELMÄTOIMITTAJAKSI

Merlin Systems Oy. Kommunikaatiokartoitus päätöksenteon pohjaksi. Riku Pyrrö, Merlin Systems Oy

TALOUSHALLINTOJÄRJESTELMÄN YHTEISKÄYTTÖ TILITOIMISTON KANSSA

Asiakkaan menestystarina. Alquity. sai kattavan käsityksen myyntiputkesta, järjestelmälliset seurantatoiminnot ja kohdennetun sähköpostimarkkinoinnin

Talouden johtaminen verkkokauppaliiketoiminnassa

ProOffice -kasvukonsepti. Siirrä asiakkaasi sähköiseen taloushallintoon

UUSI HILKKA KOTIHOIDON JA -PALVELUN DIGITALISOINTI

Mistä on kyse ja mitä hyötyä ne tuovat?

VISMA TEHOSTAA LIIKETOIMINTAA

VISMA Severa. Käyttöönotto, koulutukset ja kehittäminen

Severa 3 ominaisuudet

Loikkaa turvallisesti pilveen

järjestelmän hankintaan

REDOFLOW. Kokonaisvaltainen toiminnanohjauksen ja tiedonhallinnan ratkaisu pkyrityksille. Redoflow on kehitetty alusta asti pkyritysten

VARAUSJÄRJESTELMÄ 2.8

ADE Oy Hämeen valtatie TURKU. Tuotekonfigurointi. ADE Oy Ly Tunnus:

Nopeat kokeilut kaupunkialueen opastamisen tehostamiseen, tarjousten pisteytys

Kauppa se on joka kannattaa

Henkilöstöhallinto haltuun

Maanrakennusalan arki rallattamaan MaaRaksan avulla!

KÄYTTÖTAPAUSLUETTELO. Valitse Yammer sosiaaliseksi työtilaksi, niin yhteistyö, innovaatio ja sitoutuminen sujuvat itsestään.

Tehokasta palkanlaskentaa

Järjestelmäarkkitehtuuri (TK081702) Lähtökohta. Integroinnin tavoitteet

Markkinointiautomaation haltuunotto toi lisää liidejä CASE DNA BUSINESS

Viisi vinkkiä tasokkaaseen tiedolla johtamiseen ja parempaan asiakasymmärrykseen

Liikkuva työ pilotin julkinen raportti

kellokortti.fi Tehokkuutta työajanseurantaan

ERP auttaa kustannustehokkuuteen 2009

Voimakkaasti kasvava markkinoinnin edelläkävijä TOIMITUSJOHTAJA JYRKI VAITTINEN NASDAQ, 18/03/2019

Hyvät eväät ETEENPÄIN

Pikaopas. Mobiilituntikirjausten hyödyntäminen palkanmaksussa

Mitä Visma Severan toimintoja haluaisit käyttää puhelimella?

Sähköisen markkinoinnin viisi kultaista sääntöä eurooppalaisten operaattoreiden silmin

Visma Liikkuvan työn ratkaisut: Työnohjaus. Moderni työkalu työn hallintaan

Palvelukuvaus 1.0 Monipuoliset maksutavat verkkokauppaan Joustavat tilitykset ja raportointi

Vaatimusmäärittely Ohjelma-ajanvälitys komponentti

- Kuntakentän tehostamisen asiantuntija -

Pienyrityksille. Automatisoitu Taloushallinto

Korkeakoulujen kirjastojärjestelmien uusiminen - tilannekatsaus

Visma Severa & ValueFrame. Asiantuntijayritysten toiminnanohjaus

Myynnin automaation kehityskäyrä

Myynnin automaation kehityskäyrä

Kaikki säästöt saavutettu? Valmistaudu toisinajattelemaan yrityksesi ratkaisut. Taru Keronen, Area.fi

Copyright

Netvisor Resurssinhallinta

Projektin suunnittelu 71A00300

Case: Nuori hyvinvointipalveluyritys

YHDISTYKSEN VIESTINTÄ

DIGITAALINEN LIIKETOIMINTA JA ASIAKASKOKEMUS FRESHUP,

Ohjeistus maailman asiakasystävällisimpään myyntiin. Oskari Lammi

8 tapaa hyödyntää sosiaalista mediaa

Meedio on luotu helpottamaan yrittäjän elämää.

TIKON TIEKARTTA. Tavoitteista tuloksiin! Taloushallinnon kumppani 1

REDOFLOW YKSI RATKAISU, JOLLA JOHDAT KOKO LIIKETOIMINTAASI

Matkailutoimialan aamu Design Hill, Halikko Riikka Niemelä

1. Toimivan IT-ympäristön rakentaminen

OPAS KASVUYRITTÄJÄN HANKINTOIHIN KÄÄNNÄ SIVUA

Kaaviot havainnollistavat myös mahdolliset muutokset liiketoiminnassa, jolloin niihin pystytään reagoimaan ennenkuin on liian myöhäistä.

Markkinoinnin ja myynnin pelikenttä meni uusiksi. Miten virität joukkueen ja pelivälineet palvelemaan asiakasta? Anne Puntari, DiVa 11.5.

Teollisuuden digitalisaatio ja johdon ymmärrys kyvykkyyksistä

Laatu syntyy tekemällä

ROHKEASTI KASVUUN YRITYSTEN KEHITTÄMISPALVELVELUT APUNA? TYÖ- JA ELINKEINOMINISTERIÖ Anna-Liisa Heikkinen

ecome Markkinoiden kehittynein julkaisujärjestelmä

WEBINAARIN ISÄNNÄT. Jarno Wuorisalo Cuutio.fi. Petri Mertanen Superanalytics.fi. Tomi Grönfors Brandfors.com

Modul-Fleet KALUSTONHALLINNAN OPTIMOINTIIN. I can help! Ordered 3 items. Can t serve last client. Running late!

Bishop tekee sähköisestä viestinnästä tehokasta, mitattavaa ja yksinkertaista

MITÄ ON GEMBA-WALK? Janne Metsolahti Työnjohtaja YIT Infra Oy

Yhteisöllisen toimintatavan jalkauttaminen!

Meidän visiomme......sinun tulevaisuutesi

60% 10% 1. MIKSI IHMEESSÄ VERKKOASIAKASPALVELUUN KANNATTAA PANOSTAA? Ole läsnä ja tavoitettavissa. Suomalaisista noin 90 % käyttää nettiä viikoittain.

konsultointia parhaasta päästä TYÖMME ON ETSIÄ SÄÄSTÖJÄ. HALUATKO SINÄ SÄÄSTÖJÄ.

Työ on. muuttunut. Digitalisoimme työajanhallinnan.

Reaaliaikainen ja liiketoimintalähtöinen talouden ennustaminen

TYÖKALUJA & VINKKEJÄ YHDISTYSTEN VIESTINTÄÄN Eija Eloranta

Liidit haltuun ja hallintaan. Automatic. Inbound liidi on ostopäätöksen tehnyt ostaja.

Sanna Nupponen-Nymalm Sodexo Oy

Onnistunut ohjelmistoprojekti

MV- WELDING OY. Kohti täydellistä tiedon maailmaa

Paketoidut toiminnanohjausratkaisut projektiorganisaatioille. Jan Malmström Mepco Oy

Kilpailija-analyysi - markkinatilanne

Transkriptio:

Näin onnistut CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihdossa 4 tärkeintä vaihetta

Suunnitteletko CRM- tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa? Toiminnanohjausjärjestelmän tai CRM:n kartoituksen, hankinnan ja käyttöönoton voi hyvin tehdä itsenäisesti. Järjestelmien tarjoajilla on kartoitus- ja käyttöönottovaiheissa tarjottavanaan erilaisia palveluita, mutta on silti hyvä ymmärtää, millaisia vaiheita järjestelmän hankinta ja käyttöönotto sisältävät. Tässä oppaassa kerromme, mitä toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksessa, vaihdossa ja käyttöönotossa tulee ottaa huomioon ja minkälaisia vaiheita prosessissa on. Jos haluat tietää lisää toiminnanohjausjärjestelmän tai CRM:än vaihtamiseen liittyvistä asioista, konsultoimme myös mielellämme aiheesta. Yhteystietomme löydät oppaan viimeiseltä sivulta. Taimer Oy 2

Sisällysluettelo Suunnitteletko CRM- tai toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa? 2 Nykyajan CRM-ohjelmalta vaaditaan paljon enemmän kuin vain asiakkuuksien hallintaa 4 1 Miksi yritykset vaihtavat CRM:ää tai toiminnanohjausjärjestelmää? 5 2 Mitä toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksessa ja valinnassa pitää ottaa huomioon? Vaihe 1: Tarpeiden kartoittaminen ja prosessin luonti 8 9 Vaihe 2: Vertaile järjestelmien ominaisuuksia ja valitse ohjelma koekäyttöön 11 Vaihe 3: Järjestelmän valinta ja päätös käyttöönotosta 13 3 Toiminnanohjausjärjestelmän sujuva käyttöönotto Vaihe 1: Aikataulutus ja vastuuhenkilöt Vaihe 2: Ohjelman asettaminen käyttöönottokuntoon Vaihe 3: Datan keruu ja tiedonsiirto Vaihe 4: Sisäinen viestintä ja koulutukset 14 15 15 16 16 4 Käytön jalkauttaminen ja jatkuva kehitys Kokeile Taimeria ilmaiseksi 30 päivää 17 18

Nykyajan CRM-ohjelmalta vaaditaan paljon enemmän kuin vain asiakkuuksien hallintaa Tänä päivänä yritysten CRM:ltä odotetaan paljon muutakin kuin asiakkuuksien ja myynnin hallintaa. Markkinoinnin ja myynnin automaatioiden ohjelmistot ovat yleistyneet merkittävästi, ja CRM:ltä vaaditaan yhteispeliä niiden kanssa. CRM-järjestelmässä pitää pystyä jäsentelemään asiakkaiden yhteystietoja ja luomaan postituslistoja, jotka voidaan sitten kätevästi siirtää vaikka markkinoinnin automaatioohjelmaan. Parhaimmassa tapauksessa järjestelmät keskustelevat keskenään, jolloin päällekkäistä informaatiota ei pääse syntymään. Markkinoinnin ja asiakastietojen ylläpidon lisäksi CRM-järjestelmältä odotetaan paljon muutakin. Monet yritykset tarvitsevat liiketoimintansa ohjaukseen projektinhallinnan työkalua, jolle ne voivat hallita projekteja, niiden kannattavuutta ja etenkin resursoida tekemistään hallitusti. Kentällä liikkuvat työntekijät puolestaan tarvitsevat näppärän järjestelmän, jolla he voivat vaikka mobiililaitteella kirjata työtunteja olemassa oleville projekteille, luoda uuden projektin tai luoda maksupostin myydystä tuotteesta tai palvelusta. Varsinkin PK-sektorin asiakkaille laskutus ja koko laskureskontran hallinta, mukaan lukien kulu- ja matkalaskut, ovat todella tärkeä kokonaisuus. Tämän päivän moderneissa CRM-järjestelmissä pitää olla mukana laskutusreskontran hallinta, joka yhdistyy taloushallinto-ohjelmiin ja sitä kautta kirjanpitoon. Kattava CRM-järjestelmä voi tarjota kaikki nämä ominaisuudet yhdessä kokonaisuudessa tuoden kokonaisuuteen mukaan vielä tehtävien jaon sekä viestinnän tiimien ja projektien sisällä sekä asiakkaiden kanssa. Parhaassa tapauksessa CRM-järjestelmä toimii koko liiketoiminnan hermokeskuksena ja emolevynä, jonka kautta voidaan hallita kaikkea. Informaatio eri toiminnallisuuksien välillä liikkuu aina markkinoinnista laskutukseen asti. Näin ollen voidaan todeta, että nykyajan moderni SaaS-palveluna toimivaa CRM:ää voidaan ajatella menneisyyden CRM:n ja ERP:n yhdistelmänä, mutta se on paljon ketterämpi. SaaS-pohjainen CRM kasvaa yleensä yrityksen tarpeiden kasvaessa ja on kustannuksiltaan paljon edullisempi kuin perinteiset, massiiviset CRM- ja ERP-ratkaisut. Luotettavan SaaS-palveluna toimivan CRM-ohjelmiston ja -järjestelmän avulla asiakas saa mahdollisuuden kasvaa ja tehostaa liiketoimintaansa. 4

1. Miksi yritykset vaihtavat CRM:ää CRM:n tai toiminnanohjausjärjestelmän tehtävä on tukea yrityksen liiketoimintaa niin, että työn tekeminen ja liiketoiminnan hallinta on mahdollisimman sujuvaa, tehokasta ja helppoa. Aina nämä tavoitteet eivät kuitenkaan toteudu, ja silloin on syytä pysähtyä miettimään käytössä olevien järjestelmien toimivuutta yhdessä ja yksinään. Voisiko asiat tehdä järkevämmin ja tehokkaammin? Vaikka vaihtoprosessi vaatii aina oman panostuksensa, omaan tarpeeseen paremmin sopiva ja liiketoiminnan tehostamista tukeva järjestelmä maksaa itsensä nopeasti takaisin. 5

9 syytä harkita toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Käytössä oleva järjestelmä tai järjestelmät eivät tue yrityksen toimintaa kaikilta osin eikä sen kehittäminen ole mahdollista. Yritys haluaa tehostaa toimintaansa ja nykyinen järjestelmä ei tarjoa riittävästi mahdollisuuksia siihen. Raportointiin ja liiketoiminnan analysointiin tarvittavia työkaluja ei ole riittävästi ja reaaliaikaisen informaation saaminen nopeasti on aikaa vievää. Yritys kasvaa eikä aiempi järjestelmä enää vastaa uusia vaatimuksia tai kehity yrityksen tahdissa. Yrityksen liiketoimintaprosessit muuttuvat ja järjestelmät eivät tue muutosta kuten uusien liiketoimintojen avautuessa. Yrityksellä on useita eri ohjelmistoja, joita henkilöt joutuvat käyttämään eri asioihin, ja niiden tiedot eivät päivity keskenään. Toimintaa halutaan tehostaa myynnin ja tuotannon osalta. Halutaan saada parempi reaaliaikainen raportointi ja läpinäkyvyys koko liiketoiminnan tekemisestä. Yritys yhdistyy toisen yrityksen kanssa, joilla on eri järjestelmät, ja kyseeseen tulee useamman y-tunnuksen hallitseminen yhden järjestelmän kautta. 6

Laaja-alainen järjestelmä on tehokkain Yrityksillä on usein 5 10 eri järjestelmää, joita he käyttävät omassa liiketoiminnassaan. Ongelmana on se, että nämä järjestelmät ja niiden informaatio eivät integroidu keskenään, mikä aiheuttaa tehottomuutta eikä ainakaan edesauta liiketoiminnan läpinäkyvyyttä. Nykypäivänä pitkälle viety CRM tai toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on tuotu modernilla tavalla laaja joukko toiminnallisuuksia yhden kokonaisuuden piiriin, kykenee korvaamaan monta eri järjestelmää ja luomaan poikkeuksellista tehokkuutta organisaatioon. Toiminnanohjausjärjestelmältä odotetaan laaja-alaisuutta: se palvelee yritystä lukuisien ominaisuuksiensa ja integraatioidensa avulla monipuolisesti. Toiminnanohjausjärjestelmän olisi syytä kyetä hoitamaan esimerkiksi: CRM myyntiputken hallinta projektien ja niiden kulujen hallinta tehtävien, resurssien ja työajan hallinta tarjousten tekeminen ja versioiden hallinta digitaalisesti laskutus ja integrointi taloushallintoon kulu- ja matkalaskujen hallinta sisäinen ja ulkoinen viestintä, tehtävien hallinta ja dokumenttien ja sopimusten hallinta liittäminen myynnin ja markkinoinnin automaatioon, pankkeihin ja palkanmaksuun Järjestelmältä odotetaan tuotemyynnin, jatkuvien palveluiden myynnin ja projektimyynnin kyvykkyyksiä. Kaikki tämä ei ole liikaa vaadittu. Mitä useampaa toimintoa samalla järjestelmällä voidaan hallita, sitä helpompaa, kustannustehokkaampaa ja selkeämpää yrityksen arki on. 7

2. Mitä toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksessa ja valinnassa pitää ottaa huomioon CRM- ja ERP-markkinoilla on satoja ratkaisuja, joista monet ovat hyvin toimialakohtaisia tarjoten syvällistä toimialalle suunnattua toiminnallisuutta. Ne eivät kuitenkaan välttämättä tarjoa kokonaisvaltaista liiketoiminnan kaikkien osa-alueiden kattavaa kokonaisuutta. Markkinoilla on ainoastaan muutamia toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka voivat tarjota kaikki tarvittavat ominaisuudet kokonaisvaltaiseen toiminnanohjaukseen eli toisin sanoen kaikki yrityksen hallinnassa tarpeelliset toiminnot yhden ohjelman kautta. Toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa kannattaa miettiä sekä nykyhetkeä että tulevaisuutta. Järjestelmän tulee tukea tätä hetkeä parhaalla mahdollisella tavalla, mutta sen täytyy myös mahdollistaa liiketoiminnan kehitys ja kasvu pystymällä tukemaan toimintaa vielä 5 vuoden päästä. Tämän vuoksi moderni SaaS CRM tai ERP on yleensä oikea ratkaisu. Kartoituksessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen liiketoiminnan kehittymiseen ja tehostamiseen liittyvät tarpeet ja huomioida myös muutokset, joita voi myöhemmin tulla. Järjestelmän on hyvä olla sellainen, että siihen on mahdollista integroida tarpeiden muuttuessa uusia tarpeellisia ominaisuuksia. Toiminnallisuuksia olisi myös hyvä pystyä ottamaan vaiheittain käyttöön liiketoiminnan tai henkilöstömäärän kasvaessa. 8

Vaihe 1: Tarpeiden kartoittaminen ja prosessin luonti Jotta yritys voi löytää itselleen sopivan toiminnanohjausjärjestelmän, huolellinen tarpeiden kartoitus on ratkaisevan tärkeää. Ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa on syytä käydä läpi yrityksen tarpeet nyt ja tulevaisuudessa. Tarpeiden lisäksi tulee avata myös sisäiset prosessit, sillä siitä on apua toiminnanohjausjärjestelmän kartoituksessa. Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto- tai hankintaprosessiin kannattaa aina nimetä yksi vastuuhenkilö. Tarpeiden ja prosessien avaamiseen on hyvä ottaa mukaan myös yrityksen avainhenkilöt, joilla on paras tieto omalta toiminta-alueeltaan ja siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmän tulisi vastata heidän tarpeisiinsa. Johto vaatimukset ja tarpeet raporttien, analyysien ja seurannan suhteen Myynti myynnin vaatimukset, tarpeet ja vaiheet myyntiputken eteneminen liidistä tarjoukseksi ja kaupaksi Projektinjohto sujuvaan projektinhallintaan liittyvät vaatimukset ja tarpeet Konsultointi ja palvelutiimit konsultoinnin ja asiakastyön tai kenttätyön vaatimusten täyttäminen Talous ja laskutus laskutukseen, talouteen sekä kirjanpito ohjelmaan liittyvät vaatimukset ja tarpeet. 9

Ennen järjestelmän vaihtoa tai hankintaa kartoittamisessa kannattaa käyttää apuna seuraavia kysymyksiä: 1. Nimetkää vastuuhenkilö järjestelmän kartoitukselle ja käyttöönotolle. 2. Avatkaa työryhmän kesken yrityksen omat prosessit tai selkeyttäkää ne. 3. Käykää läpi toiminnanohjausjärjestelmän vaatimukset ja tarpeet. 4. Määritelkää yrityksenne tulevaisuuden kasvunäkymät ja tavoitteet. 1. Mitä tavoitteita yrityksellämme on? 2. Mitä haasteita nykyisissä järjestelmissä on tavoitteisiimme peilaten? 3. Mihin ongelmiin tai haasteisiin ohjelman tulee vastata? 4. Mitä rajapintoja ja muita ohjelmia on syytä ottaa kokonaisuuden tarkasteluun? 5. Miksi olemme vaihtamassa ohjelmaa? 6. Mitä hyvää ja huonoa vanhassa järjestelmässä on? 7. Mitä haluamme saavuttaa uudella järjestelmällä? 8. Mikä liiketoiminnan osa-alue tulee saada sujuvammaksi tai tehokkaammaksi? 9. Mikä on kokonaistavoite hankkeelle? Järjestelmän toimittaja tai sen kumppanit voi myös auttaa kartoitusvaiheessa ja kertoa esimerkiksi, mikä heidän toimittamistaan versioista sopii parhaiten yrityksen tarpeisiin. 10

Vaihe 2: Vertaile järjestelmien ominaisuuksia ja valitse ohjelma koekäyttöön Järjestelmien vertailu Seuraava vaihe on kartoittaa järjestelmät, jotka vastaavat parhaiten yrityksen vaatimuksia. Vertaile järjestelmien ominaisuuksia tekemänne vaatimusmäärittelyn pohjalta, niin huomio kiinnittyy teille olennaisiin asioihin. Tutustu järjestelmään sen toimittajan tarjoamien materiaalien, kuten oppaiden, videoiden, ohjeiden ja referenssien, kautta. Kun prosessit on avattu ja tarpeet kirjattu ylös, on helppoa lähteä kartoittamaan järjestelmiä, jotka parhaiten vastaavat yrityksen sisäisiin prosesseihin. Järjestelmän tarjoajilta kannattaa myös kysyä tukea ja apua prosessien synkronoinnista järjestelmän kanssa. 11

Koekäyttö Valitse muutama järjestelmä, jota lähdet testaamaan. Järjestelmien koekäyttöajat vaihtelevat jonkin verran: lyhimmillään koekäyttö voi kestää yhden viikon, toisilla taas kuukauden. Kokoa yrityksen sisältä tiimi ohjelman testaukseen ja kartoitukseen. Tässäkin vaiheessa on tärkeää nimetä vielä erikseen vastuuhenkilö. Resursoi vastuuhenkilölle ja tiimille riittävästi aikaa ohjelman selvittämiseen ja testaukseen, sillä kunnon perehtyminen järjestelmään koekäyttövaiheessa säästää aikaa käyttöönottovaiheessa. Näin varmistetaan myös oikean päätöksen tekeminen ja vältytään ikäviltä yllätyksiltä jälkikäteen. Järjestelmän koekäyttö suositellaan tehtäväksi oikeilla tiedoilla, asiakkailla ja projekteilla seuraavista syistä: Oikeita tietoja käytettäessä saa parhaan käsityksen siitä, miten järjestelmä toimii käytännössä. Koekäytön kautta tulee esiin kysymyksiä, joita voi esittää järjestelmän tarjoajalle. Näin saadaan enemmän irti koekäytöstä. Käyttöönottovaiheessa syötetyt tiedot löytyvät jo järjestelmästä, jolloin käyttöönotto onnistuu nopeammin. Järjestelmän toimittajalta tai sen kumppanilta olisi saatava tarvittaessa tukea koekäyttövaiheessa, ja usein käytettävissä on monia eri viestintäkanavia. Apua olisi hyvä saada puhelimitse, sähköpostitse tai chatin kautta, ja tarvittaessa konsultatiivisesti tapaamisessa. 12

Vaihe 3: Järjestelmän valinta ja päätös käyttöönotosta Koekäytön jälkeen yrityksellä tulisi olla selkeä kuva järjestelmästä sekä sen tarjoamista ominaisuuksista ja sitä kautta myös mahdollisuuksista kehittää sen avulla omaa liiketoimintaa ja parantaa toiminnanohjausta. Kun järjestelmän valinta on tehty, tulee järjestelmän käyttöönottoon resursoida aikaa ja valita vastuuhenkilö, joka tulee hoitamaan siihen liittyvät toimenpiteet sekä sisäisen viestinnän. Ohjelman tarjoajalta kannattaa myös kysyä palveluja käyttöönottoon, jos omat resurssit ovat pienet tai aika rajallinen. Järjestelmän virallisessa käyttöönotossa on muutama vaihe, jotka tulee ottaa huomioon. Ne on kerrottu osiossa 3. 13

3. Toiminnanohjausjärjestelmän sujuva käyttöönotto Kun sopivan toiminnanohjausjärjestelmän valinta on tehty yrityksen vaatimusten, tarpeen ja prosessien avaamisen sekä koekäytön pohjalta, päästään käyttöönottovaiheeseen. Jo koekäytössä ollut järjestelmä tulee laittaa kuntoon niin, että se voidaan ottaa virallisesti käyttöön koko henkilökunnalle. Käyttöönottoaikatauluun vaikuttaa useampi asia: mm. yrityksen koko, siirrettävän datan määrä, sisäis-ten prosessien monimuotoisuus ja järjestelmän käyttökoulutusten aikataulu. Ostopäätöksestä lasket-tuna järjestelmä on yleensä käyttöönottovalmis noin kahden viikon ja muutaman kuukauden välillä. Jos yrityksessä ei ole aikaisemmin ollut käytössä CRM:ää tai toiminnanohjausjärjestelmää, kannattaa järjestelmä ottaa vaihe vaiheelta käyttöön. Pienissä erissä uudet asiat on helpompi omaksua. 14

Vaihe 1: Aikataulutus ja vastuuhenkilöt Vaihe 2: Ohjelman asettaminen käyttöönottokuntoon Realistinen aikataulutus ja vastuuhenkilöiden nimeäminen ovat käyttöönoton kannalta erittäin tärkeitä asioita. Vastuuhenkilöt auttavat muuta henkilökuntaa käytön opettelussa ja mahdollisissa ongelmatilanteissa sekä välittävät tarvittaessa palautetta ja toiveita järjestelmän tarjoajalle. Yrityksessä on hyvä asettaa tavoiteaika sille, milloin järjestelmä on kokonaisvaltaisesti käytössä. Järjestelmän tarjoaja auttaa ja neuvoo aikataulutuksen suhteen. Yrityksen sisällä vastuuta voi pilkkoa jakamalla vastuualueita tietyille vastuuhenkilöille. Yksi selkeä vastuualue voi olla uuteen järjestelmään siirrettävän datan kerääminen vanhoista järjestelmistä. Toinen voi olla taloushallintoon liittyvät rajapinnat ja kolmas esimerkiksi asetukset. Asetukset Ennen käyttöönottoa järjestelmän asetukset pitää laittaa kuntoon ja aktivoida halutut ominaisuudet sekä rajapinnat. Käyttäjien syöttäminen järjestelmään ja oikeuksien luonti Kaikille yrityksen työntekijöille luodaan tunnukset järjestelmään ja valitaan kullekin tarvittavat oikeudet. Oikeuksia on eritasoisia, ja yrityksessä voidaan itse päättää, millaiset oikeudet käyttäjille annetaan. Asiakas- ja projektitietojen siirtäminen Nyt on hyvä hetki käydä läpi vuosien varrella vanhaan järjestelmään lisätyt asiakas- ja yhteystiedot. Älä turhaan siirrä vanhaa dataa uuteen ohjelmaan! 15

Vaihe 3: Datan keruu ja tiedonsiirto Vaihe 4: Sisäinen viestintä ja koulutukset Asiakas- ja projektitiedot tuodaan vanhasta järjestelmästä tai tiedostoista uuden järjestelmän tuontipohjiin, jotka ovat yleensä Excel-pohjaisia. Järjestelmän toimittajalta saa tähän tarvittaessa ohjeita. Datan tuonti järjestelmään onnistuu yleensä yksinkertaisesti eikä tietojen käsin lisäämistä tarvita. Tarvittaessa toimittaja tai kumppani voi auttaa tässä tietojen migraatiossa. Järjestelmän käyttöönotossa tarvitaan selkeää sisäistä viestintää, jotta kaikki sujuu suunnitelmien ja aikataulun mukaan. Kun aikataulu on tiedossa, siitä on hyvä viestiä henkilöstölle, samoin kuin tulevista koulutuksista ja muista uuteen järjestelmään liittyvistä käytännöistä. Koulutukset ovat tärkeä osa uuden järjestelmän käyttöönottoa. Koulutuksia voi järjestää sisäisesti, mutta myös palveluntarjoajat tarjoavat yleensä omia koulutuksiaan käyttöönottoon. Näitä palveluita kannattaa ehdottomasti hyödyntää, sillä koulutusten avulla käyttöönotto saadaan onnistumaan sujuvammin ja kustannustehokkaammin. Mikäli toimittaja on luonut hyvää materiaalia käyttöönottovaiheesta ja ohjelman käyttöön liittyvistä ominaisuuksista, se helpottaa ja nopeuttaa käyttöönottoa. Samalla se edistää ohjelman tehokasta käyttöä yrityksessä sekä pienentää käyttöönottoon liittyviä kustannuksia. Materiaalia kannattaa tarjota koko henkilöstön saataville. 16

4. Käytön jalkauttaminen ja jatkuva kehitys Nyt kaikki kartoitukseen ja käyttöönottoon liittyvät vaiheet on käyty läpi. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kehittäminen ei lopu järjestelmän käyttöönottoon. Käytön myötä tapahtuvan jatkuvan kehityksen myötä järjestelmästä voidaan saada yhä enemmän irti. Muutamia ehdotuksia kehittämistä varten: Kun uusi järjestelmä on otettu käyttöön, on hyvä välillä pitää sisäisiä välikatsauksia. Onko ilmennyt jotain, mitä käyttöönottovaiheessa ei vielä osattu huomioida? Muutoksia voi ja kannattaa tehdä, jos niihin on tarvetta. Käytön kautta esille voi tulla uusia näkökulmia, ja järjestelmän käyttöä kannattaa kehittää aina tarpeen mukaan. Uusia ominaisuuksia voi ottaa käyttöön vaihe vaiheelta, kun aiemmat asiat ovat hyvin hallinnassa. Henkilöstöä kannattaa kouluttaa myöhemminkin tehokkaampaan ohjelman käyttöön. Järjestelmiin tulee jatkuvasti uusia ominaisuuksia, joita on hyvä seurata. Järjestelmästään voi oppia paljon uutta tutustumalla erilaisiin artikkeleihin ja videoihin, käyttämällä järjestelmän omaa chat-palvelua tai osallistumalla webinaareihin. Omaan järjestelmään kannattaa kaiken kaikkiaan suhtautua uteliaisuudella ja tutkia rohkeasti sen kaikkia toimintoja ja ominaisuuksia. Ohjelma ei siitä mene rikki, mutta yritykselle voi löytyä uusia, hyödyllisiä tapoja tehdä toiminnoistaan entistä yksinkertaisempia ja tehokkaampia. Mitä niistä voisi ja tulisi ottaa käyttöön yrityksessänne? Helppo tapa pysyä ajan tasalla oman järjestelmän päivityksistä ja uusista ominaisuuksista on asiakastiedotteen tai uutiskirjeen tilaaminen. 17

Kaikki yrityksen hallintatyökalut yhdessä paketissa Kokeile Taimeria 30 päivää ilmaiseksi! sales@taimer.com +358 20 7348 471 www.taimer.com/fi Esimerkillisen moderni suomalainen SaaS-pohjainen CRM- ja toiminnanohjausjärjestelmä Taimer kokoaa yrityksen tarvitsemat työkalut yhdeksi helppokäyttöiseksi ohjelmistoksi. Projektien, asiakkuuksien, myynnin, laskutuksen, sisäisen ja ulkoisen viestinnän ja työajan hallinta onnistuu mutkattomasti kaikilla laitteilla, paikasta riippumatta. Erilaisten integraatioiden avulla kokonaisuus laajenee entistäkin kattavammaksi. Aloita ilmainen kokeilu Tutustu Taimeriin ja sen tuomiin hyötyihin tarkemmin nettisivuillamme ja kokeile haluamaasi versiota ilmaiseksi. Ota kokeiluaikana yhteyttä joko suoraan Taimeriin tai kumppaneihimme.