KIRKON PALVELUKESKUS HeTa-projekti
SISÄLLYSLUETTELO YLEISTÄ 3 1. Nykytilan arviointi 3 1.1 Nykytilan tunnistetut ongelmat 4 1.2 Jäsenkato kasvussa 5 1.3 Tietohallinnon hoito 6 1.4 Nykytilan jatkuminen 7 2. Miten valtio ja kunta hoitavat näitä tehtäviä? 8 2.1 Valtiohallinnon palvelukeskustoiminta 8 2.2 Kuntien yhteistyö 10 3. Yksi kirkon oma palvelukeskus 11 3.1 Tavoitteet ja malli 11 3.2 Organisointi 13 4. Vaikutukset 14 4.1 Vaikutukset tehtäviin ja menettelytapoihin 14 4.2 Vaikutukset organisaatioon ja henkilöstöön 15 4.3 Vaikutukset seurakuntalaisiin 16 4.4 Vaikutukset työtehtäviin, työelämään ja aluekehitykseen 16 4.5 Vaikutukset talouteen 17 2
YLEISTÄ Seurakuntarakennetyöryhmä on pohtinut evankelisluterilaisen kirkon seurakuntarakenteiden uudistamista ja ehdottanut kehityksen pohjaksi seuraavat linjaukset; 1. hengelliseen elämään liittyvät perustoiminnat toteutetaan sekä pienissä toimivissa lähiyhteistöissä että laajempana yhteistyönä 2. seurakuntien taloudelliset ja hallinnolliset tukitoimet hoidetaan suurissa yksiköissä (Lähde: Muuttuvien yhteisöjen kirkko. Seurakuntarakennetyöryhmän mietintö, Suomen evankelisluterilaisen kirkon keskushallinto. Sarja C 2007:9, s 15-16). Kirkkohallituksen HeTa-projektissa (kirkon henkilöstö- ja taloushallinnon sekä niiden tietojärjestelmien kehittäminen 2010-luvulle) on päädytty esittämään oman palvelukeskuksen perustamista evankelis-luterilaiselle kirkolle. Kirkon palvelukeskuksen perustamisen tarkoituksena on luoda edellytykset seurakuntatalouksien palkanlaskentaan ja kirjanpitoon liittyvien tehtävien hoitamisesta suuremmissa yksiköissä yllä mainitun periaatteen 2 mukaisesti. Kirkollishallinnon henkilöstö- ja taloushallinnossa on tehtäviä, joita voidaan menestyksekkäästi hoitaa keskitetysti. Perustamalla Suomen evankelis-luterilaiselle kirkolle oma palvelukeskus, joka hoitaa sovittuja kirkon talousyksiköiden palkanlaskennan ja kirjanpidon tehtäviä, tuetaan seurakuntatalouksien perustehtävän paikallista toteutumista. Yhteiskunnassa nykyinen kehitys suuntautuu voimakkaasti talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävien hoidon keskittämiseen. Valtio on keskittänyt virastojensa tehtäviä palvelukeskuksiin ja keskittää parhaillaan palvelukeskuksia yhteen. Kuntapuolella siirrytään kirjanpidon ja palkanlaskennan sekä muiden palvelujen hoitamisessa suurempiin yhteistyökuvioihin vähenevien resurssien johdosta. Yrityksissä on jo aikaisemmin oivallettu ydintehtävän ja sitä tukevien tehtävien hoitamisen ero. Vastaava kehitys on mahdollinen myös evankelis-luterilaisessa kirkossa. 1. Nykytilan arviointi Seurakuntien välisiä tulevaisuuden yhteistyökuvioita pohditaan nykyään usein kuntien rakennekehityksen pohjalta. Seurakuntien välistä yhteistyötä kartoittavia selvityksiä on tehty ja niitä on tekeillä. Kartoitukset eivät kuitenkaan ole vielä tuottaneet laajasti tuloksia. Voimavaroja yhteistyökuvioiden rakentamiseksi ei aina tunnu löytyvän. Seurakunnat pelkäävät itsenäisyytensä menettämistä eivätkä herkästi ryhdy yhteistyöhön. Seurakuntien talouspuolella ollaan henkilöstön ikärakenne huomioon ottaen kilpajuoksutilanteessa. Vielä nyt on seurakunnissa osaajia, mutta tulevaisuudessa tilanne on täysin toinen. Kun seurakunnassa tullaan tilanteeseen, jossa eläkkeelle siirtymisten vuoksi olisi pian löydettävä yhteistyökumppani, sitä ei välttämättä löydykään. Jotkin seurakunnat ovat tosin ryhtyneet rakentamaan keskinäistä talousyhteistyötä keskittämällä taloudenhoitoon liittyviä toimintoja. Yhteistyökuviot etenevät kuitenkin hitaasti ja ovat varsin paikallisia; tilanne seurakunnittain ja alueittain vaihtelee suuresti. Talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä pitäisi keskittää ja järkeistää mahdollisimman nopeasti hyvissä ajoin, ettei jouduta hätäratkaisutilanteeseen. Ulkoistamisen mahdollisuutta on selvitetty useissa seurakunnissa. Usein sitä harkitaan vakavasti vasta silloin, kun tulossa on eläkkeelle siirtymiset. Ulkoistamisen esteitä 3
ovat yleensä olleet palvelun kalleus sekä se, että valmisteleviin töihin tarvitaan edelleen seurakunnissa taloushallinnon henkilökuntaa. Muita esteitä ovat pelko valvontamahdollisuuden pettämisestä menojen suhteen (kirjanpito), tai että on juuri hankittu uusi ohjelma, ei ole siirrytty sähköiseen laskujen kierrätykseen, ei ole saatavilla ulkopuolisen tahon palveluja tai että kirkon palkanlaskennan sopimusmääräysten osaajia ei ole. Esille on tullut myös näkemyksiä siitä, että ulkoistamista tulisi toteuttaa vain seurakuntien kesken; ulkopuolisen osaamista epäillään. 1.1 Nykytilan tunnistetut ongelmat Seurakuntien toimistohenkilöstön ikäjakauma on varsin haasteellinen. Kirkolla on noin 2 000 toimistotyöntekijää (2007). Heistä 35 % on 55 vuotta täyttäneitä ja 21 % 50 54-vuotiaita. Henkilöstön ikäjakauma ei ole poikkeuksellinen tämän päivän Suomessa, jossa suuret ikäluokat ovat siirtymässä eläkkeelle. Seurakuntien on kuitenkin huolehdittava henkilöstö- ja taloushallinnon tehtävien osaavasta hoidosta myös muuttuvassa tilanteessa. Nykyisin seurakunnissa on käytössä pääasiallisesti kaksi eri talousohjelmistoa ja pieni osa seurakunnista käyttää muitakin ohjelmia. Talousyhteistyön laajenemisen esteenä on usein seurakuntien eri talousohjelmat. Palkanlaskennan ja kirjanpidon keskittämisen edellytyksenä on, että seurakuntatalouksissa on samat talousohjelmat. Kirjanpito hoidetaan seurakunnissa pääsääntöisesti paikallisesti. Varsinkin pienemmissä seurakunnissa ongelmana on taloushenkilöstön vähyys usein tehtävässä on vain yksi henkilö. Töitä on tehtävä sisään ennen lomaa tai järjestettävä asia jotenkin muuten niin, että välttämättömät työtehtävät, palkanlaskenta ja laskut, tulevat hoidetuiksi ajallaan. Koulutukset ovat kalliita ja usein kaukana, joten niihin ei aina ole mahdollista osallistua eikä niihin ehditäkään työtehtävien vuoksi. Sairaslomasijaisia ei ole saatavilla. Suurissakin yksiköissä on sijaisuusongelmia. Tilanne on kokonaisuudessaan varsin haavoittuvainen. Palkanlaskentaosaamista oli (2007) noin 350 seurakunnassa, joissa lasketaan palkat itse. Osa seurakunnista on ulkoistanut työn esimerkiksi ohjelmatoimittajille. Koko kirkossa on noin 21 400 työntekijää (v. 2007, sis. kesätyöntekijät). Vakituisia palkansaajia on n. 13.700. Palkanlaskentaa osaavia henkilöitä on vielä riittävästi keskitetyn palkanlaskennan järjestämiseksi. Palkanlaskentaan viittaavilla nimikkeillä (palkkasihteeri, palkanlaskija, palkkakirjanpitäjä) on seurakunnissa töissä yli 70 henkilöä, ja lisää tämän alan osaavia on seurakunnissa esimerkiksi talouspäällikkönimikkeellä. Työn laadun yhtenä kriteerinä pidetään yleensä sitä, että työ on tehty voimassa olevien sääntöjen mukaisesti. Siten työn lopputulos hyödyntää asetettujen tavoitteiden seurantaa, todentamista ja analysointia. Luottamushenkilöiden näkökulmasta tämä on ehdoton edellytys talouden hoidossa. Tavoitteiden seurannan ja tulevaisuuden suunnittelun kannalta nämä seikat ovat ensisijaisen tärkeitä myös koko seurakunnan henkilöstölle. Henkilöstöhallinnossa työn laatukriteereinä voidaan pitää mm. palkkojen maksamista samojen sääntöjen mukaisesti oikein ja ajallaan sekä tasapuolisuutta työntekijöiden 4
kohtelemisessa. Kirjanpito on muotomäärätty tehtävä, jota ohjaavat samat lakeihin perustuvat säännökset ja kirkkohallituksen antamat ohjeet riippumatta siitä, minkä kokoisessa seurakunnassa kirjanpitoa hoidetaan. Kirjanpito kuuluu työnantajan velvoitteisiin ja kirkon on yhtenä yhteisöveronsaajana kiinnitettävä erityisesti huomiota talouden läpinäkyvyyteen. Yhteiskunnallisten velvoitteidensa täyttämiseksi kirkon on kirjanpitonsa kautta pystyttävä näyttämään ajantasaista ja luotettavaa tietoa verovarojen käytöstä. Seurakunnissa on kiinnitetty huomiota ns. vaarallisten työyhdistelmien olemassaoloon; esimerkkinä tilanne, jossa palkanlaskija laskee oman palkkansa. Tilanteita ei kaikilta osin voida välttää pienemmissä yksiköissä, joissa työntekijöitä on vähän. Sisäisen valvonnan ohjeistuksella voidaan työnkulkuihin sisällyttää varmuustekijöitä, esim. erilaisia hyväksymismenettelyjä, mutta käytännön jokapäiväisessä työssä niilläkään ei aukottomasti voida taata, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia olisi olemassa. 1.2 Jäsenkato kasvussa Suomen evankelisluterilaisesta kirkosta eroaa vuosittain enenevässä määrin jäseniä. Kirkkoon liittyneet ja kirkosta eronneet 60000 50000 Jäsenmäärä 40000 30000 20000 Liittyneet Eronneet Erotus 10000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Vuosi Lähde: Kirkon tilastollinen vuosikirja 2004, 2008 Syitä eroamisiin on monia. Elämän rakentaminen (opiskelu, työpaikan vaihdot) monine muuttoineen voi vaikuttaa siihen, ettei asuinpaikkakunnan seurakunta ehdi tulla tutuksi. Yksilöajattelu yhteisöllisyyden kustannuksella näkyy ihmisen irrallisuutena, myös seurakunnasta. Usein syy on puhtaasti taloudellinen, jolloin kirkosta eroaminen on talouden epävarmuustilan heijastuma. Kirkosta erotaan eniten suuremmissa kasvukeskuksissa. Mikäli kirkosta eroaminen jatkuu nykytahdilla (2008) noin 50 000 jäsentä/vuosi, niin 2019 jäävät verotulot n. 100 milj. euroa nykyistä alhaisemmiksi, eli n. 10 % tuloista 5
jää pois. Tässä hahmotelmassa ei ole otettu yhteisöveroa huomioon. Noin suuren jäsenmäärän menettäminen vuodessa on sama kuin että yksi suuri seurakunta häviäisi vuosittain. Voimakkaasti kasvava jäsenkato tuo kirkolle suuria haasteita, joihin on toden teolla paneuduttava. Tukitoimien keskittäminen on erityisen tärkeää tässä vaiheessa, jotta varsinaiseen ydintoimintaan ja sen tukemiseen voidaan suunnata mahdollisimman paljon voimavaroja. Mitä merkitsee vuoden 2007 tilastotietojen mukaan n. 100 milj. euron tulojen vähennys? Saman verran maksoi koko hautatoimi v. 2007, päiväkerho- ja varhaisnuorisotyö yhteensä, rippikoulu- ja nuorisotyö yhteensä tai pelkästään diakoniaan käytetty summa on tämän suuruinen. Näin suuri vähennys tuloissa merkitsee suoraan yhteiskunnallisesti tärkeiden tehtävien voimakas vähentäminen ja osan supistaminen. Kyseessä on kirkolle todellinen haaste. 1.3 Tietohallinnon hoito Suunnitellun palvelukeskuksen kattaman sovellusalueen hoitoon seurakuntiin on hankittu satoja palvelintietokoneita. Jokainen talousyksikkö on joutunut ratkaisemaan palvelinalustan toteutuksen tavalla tai toisella: Osalla sovellukset toimivat seurakuntien omilla palvelimilla, osalla usean seurakunnan muodostaman kimpan laitteisiin tukeutuen ja osalla ulkoistettuna palvelutoimittajien laitekapasiteettia hyödyntäen. Kaikkien edellä mainittujen palvelinten osalta tehdään jonkun toimesta varusohjelmiston tietoturvapäivitykset ja laitteistot varmistetaan kukin tahollaan. Sovelluksiin tulee korjauksia ja päivityksiä 2-3 kertaa vuodessa. Jonkun on ne asennettava ja huolehdittava järjestelmän palautuskelpoisista varmistuksista päivitysten yhteydessä. Tämä koskee kaikkia sovellusinstallaatioita. Valitettavasti kirkossa ei riitä tietotekniikka-ammattilaisia joka paikkaan edellä kuvattujen toimien tueksi vaan käytettävissä oleva ammattilaisten joukko on keskittynyt suhteellisesti hyvin pieneen määrään talousyksiköitä; muualla tehtäviä tekee hyvin kirjava joukko eri alojen ammattilaisia. Korjausta tähän saadaan perusteilla olevien IT-yhteistyöalueiden kautta. Myös itse sovellukset on jokainen talousyksikkö, kukin tahollaan, hankkinut käyttöönsä joko ostaen tai vuokraamalla ne. Sovelluksia varten on jouduttu hankkimaan tietokantalisenssi, josta itse sovelluksen tavoin maksetaan vuotuisia tukimaksuja joka seurakuntataloudessa erikseen. Jokaista sovellusasennusta varten tarvitaan joku, joka tuntee käytössä olevat sovellukset ja osaa hallinnoida niitä: perustaa ja ylläpitää käyttäjätietoja ja tilejä sekä tarvittaessa tehdä järjestelmään sovellusten välisten liittymien vaatimia asetuksia. Tyypillisesti teknisesti vaativammat työt on ostettu palveluna ja helpommat työt oman, asiaa varten erikseen koulutetun, henkilökunnan toimesta. Seurakuntien henkilökuntaa joudutaan kouluttamaan sovellusten käyttöön vuosittain asia unohtuu helposti kokonaiskustannuksia laskettaessa. Tyypillinen seurakunnan sovellusasennus pitää sisällään sovelluksia usealta toimittajalta. Sovellusten väliseen tiedonsiirtoon tarvittavat liittymät ovat usein maksullisia tuotteita, joista joudutaan hankintahinnan lisäksi maksamaan vuotuinen 6
ylläpitomaksu. Samat liittymät ja niiden vaatimat samat määrittelytyöt on ostettu ja teetetty useita kertoja vain sen vuoksi, että talousyksiköiden järjestelmät sijaitsevat hajallaan eri palvelimilla. Kaikki taloudenohjaukseen ja palkanlaskentaan liittyvät, kaikkia koskevat, muutokset tehdään jokaiseen järjestelmään erikseen. Myös tilastotietojen ilmoitus Kirkkohallitukselle tehdään jokaisesta seurakuntataloudesta erikseen. Kirkon palvelukeskukselle suunniteltujen sovellusten tietovolyymit eivät ole suuria. Kirkon kaikki talousyksiköt yhteenlaskienkin vastaa kooltaan keskisuurta organisaatiota ja edelleen toimintaa kehittämällä volyymeja voidaan pienentää hyvinkin merkittävästi. Teknisesti koko kirkon taloudenohjaukseen ja palkanlaskentaan liittyvä sovellustuotanto voidaan helposti keskittää yhteen toimipisteeseen ja yhteen yhteiseen tietokantaan. Vaikutukset tarvittavaan työn ja osaamisen määrään ovat merkittävät. 1.4 Nykytilan jatkuminen Myös nykytila kehittyy ajan myötä. Ainakin kuntien rakennemuutosten kautta tulee vielä seurakuntatalouksien yhdistymisiä. Kuitenkaan ei ole selvää, että ne vaikuttavat pienten seurakuntatalouksien määrään merkittävästi. Vuonna 2007 nk. pieniä seurakuntatalouksia, joiden jäsenmäärä oli alle 6000 jäsentä, oli 55 % kaikista seurakunnista. Vuoden 2009 alusta lukien pienten seurakuntatalouksien määrä oli 53 % kaikista seurakuntatalouksista. Kuntien rakennemuutokset eivät siis suoraan vähennä pienten yksiköiden suhteellista määrää. Sähköinen tiedonsiirto on leviämässä julkishallinnossa. Seurakunnista suuremmat yksiköt ovat siirtyneet sähköiseen tiedonsiirtoon taloushallinnossa. Keskisuurten tai pienten seurakuntatalouksien siirtyminen on luonnollisesti hitaampaa. Kuitenkin työn tehokkuuden näkökulmasta tämä on tärkeää ja voidaan olettaa että seurakuntataloudet ajan myötä siihen siirtyvät. Esteenä on usein järjestelmän kalleus, tiedon puute sekä työlääksi ja vaikeaksikin koettu siirtyminen. Laajempina yhteishankintoina (sis. koulutukset) tämäkin asia sujuisi helpommin, mutta siirtyminen on koko maan mittakaavassa hidasta. Kirkon vakituinen työntekijämäärä on 13.700, mikä vastaa Turun tai Tampereen kaupunkeja. Sekä Turussa että Tampereella on siirrytty keskitettyyn palkanlaskentaan ja kirjanpitoon. Kirkossa näitä tehtäviä hoitaa 328 yksikköä. Yhteistyön kehittäminen taloushallinnon puolella on työlästä ja hidastakin puhumattakaan siitä, että muodostetut yksiköt eivät välttämättä ole tarpeeksi suuria. Yksi mahdollisuus on, että nykyiset nk. yhteistyökimpat laajenevassa määrin kehittävät myös taloushallinnon yhteistyökuvioita. Nykyään yhteistyökimpat pohjautuvat lähes poikkeuksetta ITyhteistyöhön. Maassamme on jo esim. Mikkelin seudulla ja Kalajokilaaksossa kehitetty talouden operatiivisten töiden jakamista. Näiden kehittäminen kaikkiin seurakuntiin on mahdollista, mutta tällä hetkellä sattumanvaraista huomioiden eläkkeellesiirtymiset. Kuitenkin talousyhteistyön kehittäminen on tarpeellista myös nykyisten nk. vaarallisten työyhdistelmien välttämiseksi. 7
Nykytilan kehittymistä helpottaa kirkolliskokouksessa käsittelyssä ollut virkapaketti, mikä mahdollistaa yhden talouspäällikön/-johtajan hoitamaan useamman seurakunnan taloudesta vastaavan tehtäviä. Se tulee helpottamaan varsinkin pieniä seurakuntia tilanteessa, jossa taloudesta vastaava jää eläkkeelle ja useamman seurakunnan talousyhteistyöhän on tarvetta. Talouden negatiivinen kehittyminen ja jäsenkato johtavat väistämättä tällaiseen kehittymiseen. Tämänhetkinen taloustilanne heikentää tukitoimien kehittämisintoa ja -mahdollisuutta. Yhteisöverojen määrän pikainen väheneminen, paikkakunnan työttömyyden kasvu yhdistettynä seurakunnista eroamisiin aiheuttavat monin paikoin huolta. Keskustelu ja ennen kaikkea eläkeiän nostamisen pelko ovat omiaan lisäämään taloushenkilöstön jaksamiseen liittyviä negatiivisia oireita. 2. Miten valtio ja kunta hoitavat näitä tehtäviä? Julkisoikeudellisina yhteisöinä niin valtio, kunnat kun seurakunnatkin ovat samassa ongelmatilanteessa. Se, että valtio on yksi työnantaja vaikuttaa keskittämisen mahdollisuuksiin verratessa kuntiin. Toisaalta kunnilla ei ole samantyyppistä yhteiselintä kun seurakunnilla on kirkkohallitus. Perustuslain 76 :n mukaan kirkkolaissa säädetään evankelis-luterilaisen kirkon järjestysmuodosta ja hallinnosta. Kirkolla on siis itsellä oikeus ja velvollisuus huolehtia tehtävien hoidosta järkevällä tavalla. Korkein päättävä elin on kirkolliskokous. 2.1 Valtionhallinnon palvelukeskustoiminta Valtionhallinnossa on neljä talous- ja/tai henkilöstöhallinnon palveluita tarjoavaa palvelukeskusta; sisäasiainhallinnon, oikeushallinnon, puolustushallinnon, ja valtionkonttorin palvelukeskukset (Lähde: www.kiekuhanke.fi, 16.3.2009). Sisäasiainhallinnon palvelukeskus (Palke) on perustettu 1.7.2005 voimaan tulleella valtioneuvoston asetuksella. Palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa henkilöstö-, talous- ja puhelunvälitystukipalveluja sekä muita hallinnon tukipalveluja valtion virastoille ja laitoksille siten kuin palvelujen tuottamisesta on sovittu kyseessä olevien virastojen ja laitosten kanssa. Palvelutuotanto alkoi 1.1.2006. Päätoimipaikka sijaitsee Joensuussa ja pysyvä sivutoimipiste Kajaanissa. Palvelukeskusten tavoitteena on parantaa valtionhallinnon tuottavuutta tukipalveluissa sekä mahdollistaa asiakasvirastojen voimavarojen suuntaaminen hallinnonalansa ydintehtäviin (Lähde: www.palke.fi, 5.2.2009). Oikeushallinnon palvelukeskuksen (OPK) pysyvät toimipaikat sijaitsevat Hämeenlinnassa, Kuopiossa ja Turussa. Siirtymävaiheessa, vuosina 2007 2010, palvelukeskuksella on lisäksi toimipisteet Kouvolassa, Oulussa ja Vaasassa (Lähde: Oikeushallinnon palvelukeskuksen tulossopimus vuodelle 2008). Puolustushallinnon palvelukeskus (PHPK) on käynnistänyt toimintansa puolustusministeriön alaisena virastona 1.1.2008. Se perustettiin vuonna 2005 toimintansa käynnistäneen puolustusvoimien sisäisen talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen pohjalle Hämeenlinnaan. PHPK tuottaa henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja valtionhallinnon virastoille (Lähde: Puolustusministeriön tiedote 21.12.2007). 8
Valtiokonttorin palvelukeskuksen (VKPK) palvelukeskuksella on toimipaikat Porissa, Turussa, Vaasassa, Rovaniemellä ja Hämeenlinnassa, jossa sijaitsee myös päätoimipaikka. Helsingissä palvelukeskuksella on tilapäinen toimipiste. Palvelukeskuksen tuottamia palveluja ovat mm. ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra, maksatus, laskutus, myyntilaskujen käsittely, myyntireskontra, perintä ja tulojen käsittely, kirjanpito ja tilinpäätökset, käyttöomaisuuskirjanpito, henkilöstöhallinto-palvelut, rekrytointipalvelut ja palkkahallintopalvelut. Asiakkaita ovat muun muassa Ilmailuhallinto, maa- ja metsätalousministeriö, maaseutuvirasto, merenkulkulaitos, rautatievirasto, tiehallinto, tilastokeskus, valtiokonttori, valtiovarainministeriö (Lähde; www.valtionkonttori.fi, 16.3.2009). Valtiontalouden vuosille 2009 2012 annetun kehyspäätöksen mukaisesti valtionhallinnon neljä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta kootaan 1.1.2010 valtiovarainministeriön hallinnonalalle hallinnollisesti yhdeksi, useissa alueellisissa toimipisteissä toimivaksi virastoksi. Valtionhallinnolle hankitaan yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä, joka otetaan käyttöön asteittain. Tietojärjestelmä otetaan käyttöön ensimmäisissä virastoissa vuonna 2010. Tämän nk. Kiekutietojärjestelmähankkeen yhteydessä yhtenäistetään toimintatapoja, prosesseja ja tietorakenteita. Kaikki yllä mainitut palvelukeskukset vastaavat omasta palvelutuotannostaan, sen toimintatapojen yhtenäistämisestä sekä toiminnan kehittämisestä ennen yhteisen palvelukeskuksen perustamista. Palvelutuotannon yhtenäistämisen ja kehittämisen vastuu siirtyy 1.1.2010 jälkeen toimintansa aloittavan yhdistetyn palvelukeskuksen johdolle (Lähteet: www.kiekuhanke, 16.3.2009, www.om.fi/etusivu/ministerio/hallinnonala/oikeushallinnonpalvelukeskus, 5.2.2009). Myös yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalveluja hoitamaan on perustettu palvelukeskus, joka aloitti toimintansa syksyllä 2008. Palvelukeskuksen toiminta perustuu yliopistojen ja palvelukeskuksen välisiin sopimuksiin. Keskus toimii markkinaehtoisesti ja myy palvelujaan yliopistoille ja muille mahdollisille asiakkailleen. Palvelukeskus toimii virastona, jonka toiminta rahoitetaan valtion budjetista siirtymäkauden 2008-2010 ajan, jonka jälkeen se tarjoaa yliopistoille palveluja maksullisina. Yliopistojen palvelukeskus muuttuu 1.5.2010 alkaen osakeyhtiöksi. Yliopistojen palvelukeskus Certia tarjoaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen lisäksi asiakasyliopistoille moderneihin tietojärjestelmiin liittyviä asiantuntijapalveluja. Päätoimipaikka sijaitsee Vaasassa ja sivutoimipisteet Joensuussa ja pääkaupunkiseudulla. Tällä hetkellä 11 suomalaista yliopistoa on valinnut Certian kumppanikseen. Nämä yliopistot siirtyvät asiakkaiksi vuoteen 2010 mennessä, jolloin palvelukeskuksessa työskentelee noin 300 henkilöä (Lähde: www.certia.fi, 7.4.2009). 2.2 Kuntien yhteistyö Kunta voi järjestää palvelujensa tuottamisen monin eri tavoin. Usein palvelut on mielekkäintä ja taloudellisinta tuottaa yhteistoiminnassa muiden kuntien, yhteisöjen tai yritysten kanssa. Kuntayhtymiä on 228. Kyse on useamman kunnan pysyvästä yhteistyöstä jollakin tehtäväalueella. Kuntayhtymät perustetaan kuntien keskinäisellä perussopimuksella. Merkittävimpiä kuntayhtymiä ovat; 19 maakuntien liittoa, 19 sairaanhoitopiiriä, 65 9
kansanterveystyön kuntayhtymää, 13 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 60 koulutuskuntayhtymää. Osakeyhtiöt, osuuskunnat ja säätiöt soveltuvat liikelaitostyyppisen toiminnan harjoittamiseen. Kunnat ovat perustaneet esimerkiksi yhteisiä jätehuoltoyhtiöitä, yrityspalveluyhtiöitä ja matkailuyhtiöitä. Sopimusyhteistyötä tehdään paljon mm. jätehuollossa, vesihuollossa, pelastustoimessa, rakennustarkastuksessa, kuluttaja- ja velkaneuvonnassa sekä koulutoimessa. Jotkin sopimukset ovat lakisääteisiä, mm. pelastustoimien yhteistoimintasopimukset, sopimus aluehälytyskeskusten rakentamisesta ja ylläpidosta sekä terveyskeskuspalvelujen ostosopimukset. Ostopalvelusta on kyse silloin kun kunta ostaa palveluja toiselta kunnalta tai yritykseltä. Ostopalvelujen kilpailuttaminen ja laadunhallinta vaativat erityisosaamista, jota tukee mm. Kuntaliiton kilpailuttamisprojekti. Seutuyhteistyö on perinteisesti liittynyt elinkeinopolitiikkaan ja edunvalvontaan. Tulevaisuudessa kunnat saattavat järjestää asukkaidensa peruspalveluita seudullisesti sekä sopia yhteisesti maankäytön suunnittelusta, maapolitiikasta ja kunnallistekniikan rakentamisesta sekä tietoliikennejärjestelmistä ja ympäristönhoidosta. Seudullinen yhteistyö soveltuu myös terveydenhuollon lähipalvelujen, sosiaalitoimen ja sivistyspalvelujen järjestämiseen (Lähde; www.kunnat.net/kunnat ja kuntayhtymät/kuntien yhteistoiminta, 16.3.2009). Esimerkki useampaa kuntaa palvelevasta palvelukeskuksesta on Tuusulan, Mäntsälän, Järvenpään ja Nurmijärven yksikkö. Liiketoimintasuunnitelmassa vuoden 2008 alusta lukien on Tuusulan kunta vastannut palvelukeskuksen toiminnasta. Palvelukeskusta johtaa palvelukeskuspäällikön alaisuudessa neljä tiimiä (ostoreskontra-, myyntireskontra-, kirjanpito- ja maksuliikennetiimi). Henkilöstö on siirtynyt ns. vanhoina työntekijöinä palvelukeskukseen Tuusulan kunnan palvelukseen. Palvelusopimusluonnoksen mukaan lähettävä kunta vastaa kunnasta palvelukeskukseen siirtyneiden henkilöiden työllistymisestä siinä tapauksessa, että kunta irtisanoo sopimuksen palvelukeskuksen kanssa. Palvelukeskuksen toiminta rahoitetaan talouspalveluiden tuottamisesta syntyvien todellisten kustannusten mukaan prosesseittain ja tapahtumamäärittäin (myyntilaskut, ostolaskut, muistiotositteet, maksuliikennetapahtumat). Tietojärjestelmäkustannukset maksaa kukin kunta suoraan toimittajalle samoin kuin ohjelmakehityksen myötä tulevat lisäkustannukset (Lähde: www.mantsala.fi, 7.4.2009). 3. Yksi kirkon oma palvelukeskus Kirjanpitolakia noudatetaan kirkossa soveltuvin osin. Lisäksi seurakuntien kirjanpitoon liittyvää ohjeistusta annetaan kirkkohallituksesta. Kaikissa seurakunnissa on, koosta riippumatta, esimerkiksi samanlainen tasekaava. Palkkausjärjestelmä on keskitetty ja siihen liittyvät kysymykset neuvotellaan keskustasolla kirkkohallituksen työmarkkinaosaston toimesta, joka myös ohjeistaa seurakuntia. Niin seurakuntien kirjanpito kuin palkanlaskenta on näin ollen samojen sääntöjen ja ohjeiden alaista toimintaa, riippumatta siitä minkä kokoinen yksikkö on kyseessä tai missä se sijaitsee. 10
Näiden tehtävien hoitamiseen panostetaan nyt jokaisessa seurakuntataloudessa erikseen niin osaamisen kuin työvälineidenkin ylläpitämisen kautta. Suuri osa työntekijöistä hoitaa näitä tehtäviä muiden tehtävien lisäksi. Työtä voitaisiin tehostaa ja osaamista keskittää. Kirjanpito ja palkanlaskenta ovat työnantajan lakisääteisiä tehtäviä. Näiden hoidon laatuun on kiinnitettävä huomiota erityisesti siinä tilanteessa kun henkilökunta eläköityy ja uusia työntekijöitä rekrytoidaan. Useilla seurakunnilla on jo nyt vaikeuksia saada ammattitaitoista henkilökuntaa hoitamaan kaikkia talouteen, hallintoon ja muihin tukitoimiin liittyviä tehtäviä. Kirkon oman palvelukeskuksen kautta on mahdollista taata seurakuntatalouksien palkanlaskennan ja kirjanpidon tehtävien osaava hoito kirkon oman sisäisen palvelukeskuksen kautta. Palkanlaskennan ja kirjanpidon siirtäminen suurempiin yksiköihin mahdollistaisi seurakunnan taloushenkilöstön resurssien suuntaamisen varsinaiseen talouden suunnitteluun ja paikallista työpanosta vaativien muiden tukitoimien ohjaamiseen ja kehittämiseen. 3.1 Tavoitteet ja malli Kirkon oman palvelukeskuksen perustamisen tavoitteena on a) edesauttaa ns. kaksoisperiaatteen toteutumista siten, että taloushallinnon tukitoimet hoidetaan suuremmissa yksiköissä b) tukea talous- ja henkilöstövastaavien resurssien suuntaamista talouden ohjaustehtäviin c) turvata seurakuntien kirjanpidon ja palkanlaskennan hoito kaikissa tilanteissa d) tehostaa toimintaa yhtenäisten työprosessien kehittämisen ja yhden yhteisen tietojärjestelmän käytön kautta e) parantaa työhyvinvointia ennen kaikkea jaksamisen näkökulmasta f) ylläpitää ja kehittää tasapuolisesti toiminnan laatua Tässä mallissa kyse on uuden organisaation muodostamisesta sekä talous- ja palkkahallinnon palveluiden ja toimintojen kokoamisesta yhteen. Talous- ja palkkahallinnon prosessit yhtenäistetään. Palvelukeskuksella on yksi johtaja ja keskus sijoitetaan Kirkkohallituksen organisaatioon, eräänlaiseksi kirkon inhousetilitoimistoksi. Tässä inhouse -määritelmällä tarkoitetaan sitä, ettei palvelukeskus tarjoa palveluitaan kirkon ulkopuolelle. Yhden palvelukeskuksen henkilöstömäärän arvioidaan olevan noin 200 henkilöä, mikä jakaantuu siten, että taloushallinnon palveluihin sijoittuu hieman enemmän henkilökuntaa kuin palkanlaskentaan. Palvelukeskuksen henkilöstötarve on ajateltu katettavan rekrytoimalla seurakuntien nykyistä henkilöstöä. Koska kyse on koko kirkon näkökulmasta työvoimaresurssien uudelleen jakamisesta, ei palvelukeskusmalli lähtökohtaisesti johda irtisanomisiin. Kuitenkin on muistettava, että jokainen seurakunta itse määrittelee henkilöstötarpeensa ja jokainen työntekijä itse päättää mahdollisesta hakeutumisestaan palvelukeskuksen palvelukseen. Työntekijät on mahdollista palkata palvelukeskukseen nk. vanhoina työntekijöinä. Tilanteessa, jossa työt siirtyvät palvelukeskukseen, eikä henkilökunta hakeudu palvelukeskuksen palvelukseen, voi seurakunta joutua pohtimaan irtisanomisia. Yksi palvelukeskusmalli selkeyttää seurakuntien taloushenkilöstön tehtävänkuvauksia ja vaativuusmäärityksiä. 11
Siitä huolimatta että kyseessä on yksi organisaatio, palvelukeskus toimii useiden toimipisteiden kautta. Valmistelussa tähdätään n. 6 toimipisteeseen eri puolella maata. Lisäksi annetaan mahdollisuus alkuvaiheessa nk. virtuaaliseen työskentelyyn. Tärkeintä alkuvuosina ei ole se, että työntekijät saadaan fyysisesti saman katon alle, vaan osaamisen saaminen yhteen organisaatioon. Osaamisen kehittämisen sekä palvelutason ja -varmuuden turvaamiseksi tämä asettaa vaatimuksia työn johtamiselle. Työntekijöiden lopullinen keskittäminen perustettaviin toimipisteisiin on toteutettavissa joustavasti eläköitymisen kautta. Oletettavaa on, että suuremmista talousyksiköistä hakeutuu useita henkilöitä palvelukeskukseen. Vastaavasti pienissä seurakunnissa ei välttämättä ole yhtään henkilöä, joka voisi työtehtävien hoidon vuoksi siirtyä. Näissä pienissä seurakunnissa taloudesta vastaavalle jää kuitenkin paremmin aikaa keskittyä taloudenohjauksen tehtäviin sekä tukitoimien kehittämiseen. Jokaisessa seurakuntataloudessa on oltava taloudesta vastaava työntekijä. Keskeistä tässä kehittämisvaihtoehdossa on luoda sujuva toiminta- ja asiakkuudenhallintamalli seurakuntatalouksien ja palvelukeskuksen välille sekä siihen liittyvät selkeät ja yksinkertaiset prosessit. Keskeistä on myös toimipisteiden erikoistuminen olemassa olevaan ja kehitettävissä olevaan osaamiseen pohjautuen. Erikoistumisen tulee luonnollisesti tapahtua myös henkilötasolla, jotta todellista prosessien kehittymistä on mahdollista tapahtua. Työn tehostuminen edellyttää valitun toimintamallin ja parhaisiin käytänteisiin perustuvien prosessien noudattamista. Yhden palvelukeskuksen kehittämisvaihtoehdon tehokas työskentely edellyttää yhteistä tietojärjestelmäratkaisua, joka on käytössä kaikissa seurakuntatalouksissa ja palvelukeskuksen toimipisteissä. Tehokas palveluntuotanto edellyttää myös tiedonsiirron sähköistämistä seurakuntien, palvelukeskuksen ja muiden sidosryhmien välillä. Tämä kehittämisvaihtoehto on mahdollista toteuttaa vapaaehtoisuuteen perustuen, jolloin seurakunnat liittyvät siihen tarpeidensa ja kiinnostuksensa mukaan. Tämä etenemistapa on kuitenkin hyvin hidas ja epäsystemaattinen, eikä sisällä kaikkia hyötyjä. Mikäli yhden palvelukeskuksen malli halutaan saada todella toimivaksi alusta lähtien, niin sen asiakkaaksi tulisi kaikkien seurakuntatalouksien siirtyä. Palvelukeskus on taas puolestaan velvoitettu tietyntasoiseen, asiakaslähtöisesti toteutettuun palveluun heti käynnistymisestään lähtien. Tavoitteiden toteuttamiseksi ja kokonaiskirkon hyödyn näkökulmasta on välttämätöntä, että kaikki kirkon talousyksiköt ovat mukana siirtymäkauden jälkeen. Yksi palvelukeskus kehittämisvaihtoehto (Lähde; Suomen evankelis-luterilaisen kirkon taloushallinnon ja palkanlaskentapalveluiden kehittämisvaihtoehtojen arviointi Loppuraportti 27.11.2007 FCG MentorIT Oy, s. 8). 12
Yksi palvelukeskus malli vastaa kaikkiin tämän esityksen tavoitteisiin. Keskittämisen kautta turvataan kaikkien kirkollishallinnon yksiköiden kirjanpidon ja palkanlaskennan osaava hoito. Mallin mukaan työprosessit yhtenäistyvät pitkälti jo yhteisen tietojärjestelmän hankinnan kautta. Yksi yhteinen rajapinta varmistaa tasapuolisen kirjanpidon ja palkanlaskennan kehittämisen sekä laadun valvonnan. Nykyisen taloushenkilöstön jaksamista tuetaan vähentämällä näiden töiden osaalueiden paikallisen osaamisen tarpeita. Tärkeää on huomata, että palkanlaskentaan ja kirjanpitoon liittyvät tehtävät eivät kaikilta osin siirry palvelukeskukseen. Seurakuntatalous on edelleen työnantajayksikkö, jolle jäävät esimerkiksi työnantajavastuut, rekrytointi, oman budjetin valmistelu ja sen muutoksista päättäminen. Vain sellaiset osat kirjanpidosta ja palkanlaskennasta, jotka voidaan nytkin ulkoistaa seurakunnasta, voidaan siirtää kirkon palvelukeskuksen hoidettaviksi. 3.2 Organisointi Kirkon palvelukeskus on tarkoitus perustaa kirkkohallituksen yhteydessä toimivaksi erillisyksiköksi. Palvelukeskuksen johto sijaitsee jonkin toimipisteen yhteydessä. Merkittävässä roolissa tulee olemaan palvelukeskuksen työtä ohjaava johtokunta, johon kuuluu puheenjohtaja ja vähintään 6 ja enintään 10 jäsentä. Kullakin jäsenellä on henkilökohtainen varajäsen. Johtokunnan jäsenten tulee olla taloudenhoitoon perehtyneitä kirkon jäseniä. Jäsenistä vähintään kolmannes tulee nimittää seurakuntatalouksien talousjohdosta. Johtokunnan tärkein tehtävä on kehittää ja valvoa palvelukeskuksen toimintaa. Varsinaisen kirkkolakimuutosehdotuksen hyväksyminen johtaisi siihen, että kirkkohallituksen tehtäväksi siirrettäisiin seurakuntien, seurakuntayhtymien, hiippakuntien ja kirkon keskusrahaston kirjanpito ja palkanlaskenta sekä niihin liittyvä maksuliikenne. Kirkkohallitus siirtäisi toimivaltansa näissä tehtävissä sitä tarkoitusta varten asetettavalle johtokunnalle. Edelleen säädettäisiin, että kirkolliskokous vahvistaisi vuosittain palvelukeskuksen palveluiden hinnan. Kirkkojärjestyksessä tarkennettaisiin kirkkohallituksen hoitoon siirtyvät palvelut, jotka olisivat kirjanpito, ostolaskut, ostoreskontra, myyntilaskut, myyntireskontra, käyttöomaisuuskirjanpito, palkanlaskenta, matka- ja kululaskut sekä niihin liittyvä maksuliikenne. Tarkemmin näistä tehtävistä sovittaisiin palvelukeskuksen ja seurakuntatalouden välisessä palvelusopimuksessa. 4. Vaikutukset Palvelukeskuksen perustaminen ei vaikuta seurakuntien nykyiseen itsenäisyyteen. Jokainen seurakuntatalous on edelleen itsenäinen toimija, joka vastaa omasta taloudestaan, henkilöstöstään ja päätöksistään. Myös kirkon keskusrahasto on palvelukeskuksen asiakkaana muutoin itsenäinen toimija. Kirkkohallituksen tehtävänä on muun muassa edistää kirkon ja seurakuntien työtä ja ohjata seurakuntien taloudenhoitoa ja tilinpitoa (Kirkkohallituksen ohjesääntö 1 ). 13
Kirkkolain mukaan Seurakunta hoitaa itse asioitaan ja omaisuuttaan tämän lain ja kirkkojärjestyksen sekä kirkon taloudesta erikseen annettujen säädösten mukaan (KL 7:1 momentti 1). Periaatteellinen muutos nykytilanteeseen tulisi sitä kautta, että osa seurakuntien kirjanpitoon ja palkanlaskentaan liittyvistä tehtävistä ehdotetaan hoidettaviksi keskitetysti edellisessä kappaleessa selostetulla tavalla. 4.1 Vaikutukset tehtäviin ja menettelytapoihin Niin kirjanpito kuin palkanlaskenta ovat alan erityislainsäädännön ja kirkkohallituksen keskitetyn ohjeistuksen alaista toimintaa. Näihin liittyvät tehtävät ovat lakisääteisiä, aikamäärättyjä ja osittain määrämuotoisia. Itse tehtävien hoitaminen siirtyisi seurakunnasta palvelukeskukselle niiltä osin kun ne voidaan talousyksiköstä ulkoistaa. Työtavat seurakuntatalouksissa eroavat toisistaan johtuen esimerkiksi ohjelmistoista ja niiden laajuudesta, henkilöstön määrästä, työvälineiden hyödyntämisasteesta ja organisaation koosta. Tämän esityksen tavoitteena on varmistaa tehokkaiden, tarkoituksenmukaisten ja nykyaikaisten menettelytapojen käytön kaikissa seurakunnissa. Jo pelkästään kaikkien seurakuntien siirtyminen sähköiseen tiedonsiirtoon selkeyttää ja helpottaa työtehtävien hoitoa seurakunnissa sisäisestikin. Kirkon palvelukeskuksen perustamisella tulee olemaan vaikutuksia jokaiseen seurakuntatalouteen. Osa ennen seurakuntatalouksissa tehdystä työstä siirtyy seurakuntataloudesta pois. Työkuvat muuttuvat kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka hoitavat nykyisin näitä siirtyviä tehtäviä. Jokaisessa seurakunnassa on käytävä taloustoimistojen ja näitä tehtäviä hoitavien muiden yksiköiden (esimerkiksi hautaustoimen) työntekijöiden työkuvat lävitse. Työprosessit tulevat palvelukeskusmallissa yhtenäistymään nykyisestä. Kaikki ne työprosesseihin liittyvät osat, jotka hoidetaan palvelukeskuksessa, hoidetaan samojen prosessikuvausten mukaisesti. Seurakunnilta tämä edellyttää oikean tiedon antamista. Tämän aikaansaamiseksi on kiinnitettävä entistä tarkempaa huomiota päätöksentekoon ja sen huolelliseen valmisteluun. Maksimaalisen kokonaishyödyn aikaansaamiseksi on seurakunnissa käytävä lävitse palkanlaskentaan ja kirjanpitoon liittyvien tehtävien järkevät ja tarkoituksenmukaiset toimintatavat. 4.2 Vaikutukset organisaatioon ja henkilöstöön Pienissä yksiköissä, joissa usein yksi työntekijä (talouspäällikkö/taloudesta vastaava) hoitaa muun muassa kirjanpidon ja palkanlaskennan, työtehtävät tulisivat muuttumaan. Edelleen seurakunnassa olisi tehtävä kaikki kirjanpidon ja palkanlaskennan valmistelut ja huolehtia seurannasta. Tehtäviksi niiden töiden osalta, jotka siirtyisivät palvelukeskukseen jäisi tarkistus-, korjaus- ja hyväksymistehtävät. Työtehtävien uudelleenorganisointi selkeyttäisi talouspäällikön tehtäväkuvaa, mutta ei poistaisi työnantajan perusvastuuta, joista taloudesta vastaava näissä tehtävissä vastaa. Samalla pienen yksikön taloudesta vastaavalle jäisi paremmin aikaa hoitaa varsinaista tehtäväänsä, suunnittelua, analysointia ja työn ohjaamista. On erityisen tärkeää huomata, että pienissä yksiköissä tarvittaisiin edelleen taloudesta vastaavaa hoitamaan kaikkia muita tehtäviä. Niitä ei tule siirtää kirkkoherran vastuulle. Esimerkkejä niistä muista tehtävistä, jotka ovat taloudesta vastaavan 14
vastuulla, ovat hankinnat ja niihin liittyvät kilpailuttamiset, palkka-asiamiestehtävät, henkilöstö-hallinto muiden kuin hengellistä työtä tekevien osalta, kiinteistö- ja hautatoimi, metsänhoito, sijoitustoiminta, kustannuslaskenta, rahoitussuunnittelu, veroasiat, kirkkoneuvoston asioiden valmistelu niiltä osin kun kyseessä ei ole hengellinen toiminta ja niin edelleen. Usein pienen yksikön taloudesta vastaava hoitaa myös tietojärjestelmien pääkäyttäjätehtäviä ja kirkkoherranvirastoa. Kokonaisuutta tarkasteltaessa ei sovi unohtaa erityisesti pienten yksiköiden talousvastaavien ylitöiden määrää. Viime vuosina on erityisesti kiinnitetty huomiota siihen, että ylitöitä ei kirjata ylös, jolloin niitä ei pidetä vapaana tai niistä ei makseta korvausta. Talousvastaava on usein ristiriitaisessa tilanteessa kun tulot eivät riitä menoihin ja kun työaika ei riitä tehtävien hoitamiseen, niin ylitöitä ei veloiteta työnantajalta. Taloustoimistossa hoidetaan hyvin paljon lakisääteisiä tehtäviä, jotka on hoidettava ajallaan. Palvelukeskukseen siirrettävät tehtävät ovat vain osa kaikista tehtävistä ja kirkkoneuvoston on työnantajanäkökulmasta tarkasteltava työaika, jäljelle jäävät tehtävät ja selvitettävä ne tarpeelliset tehtävät, joita tähän saakka on ajan puutteen vuoksi jopa jäänyt hoitamatta. Keskisuuressa ja suuressa talousyksikössä, jossa työtehtävät ovat eriytetymmät, joidenkin työntekijöiden työ ulkoistetaan mahdollisesti kokonaan tai ainakin osittain. Näissä tapauksissa työnantajan on käytävä lävitse koko tehtäväkuva ja ratkaistava tilanne tarkoituksenmukaisesti. Palvelukeskus rekrytoi ensisijaisesti seurakunnista työntekijöitä hoitamaan seurakuntien palkanlaskennan ja kirjanpidon. Seurakunnista palvelukeskukseen hakeutuvat työntekijät on tarkoitus palkata nk. vanhoina työntekijöinä. Tämä voidaan toteuttaa erillisen TES:n avulla. Hakeutuminen palvelukeskuksen palvelukseen pohjautuu vapaaehtoisuuteen. Seurakunnissa muutos tulee aiheuttamaan palkanlaskennan ja kirjanpidon työprosessien läpikäymisen ja selkeyttämiseen ja tehtävänkuvien tarkistamisen. Koska muutos koskee enimmillään yli 300 talousyksikköä, on mahdottomuus arvioida voidaanko seurakunnista irrottaa palvelukeskukseen riittävästi henkilöstöä. Taloustoimistojen työn osittaisen keskittämisen ja työprosessien selkeyttämisen kautta vaikutus tulee näkymään myös työssä jaksamisena. Jatkuvien talouteen liittyvien uudistusten ja seurakuntarakenteeseen liittyvien muutosten aikana on ajankohtaista kiinnittää huomiota myös tähän seikkaan. Seurakuntien peruspalvelujen ja tukitoimien menestyksellinen hoitaminen vaatii organisaatiossa selkeitä, hyvin toimivia ja oikein mitoitettuja työkokonaisuuksia. Siirtyminen palvelukeskuksen palvelujen piiriin edellyttää sähköistä laskujen kierrätystä ja yleensäkin asioiden hoitamisen sähköisesti seurakunnan ja palvelukeskuksen välillä. Hyvin toimiva organisaatio tuottaa luotettavaa ja ajanmukaista tietoa palvelukeskukselle ajallaan, joka pystyy varmistamaan luotettavan kokonaistaloustiedon syntymisen asiakkailleen. 4.3 Vaikutukset seurakuntalaisiin Seurakuntatalouden kirjanpito ja palkanlaskenta ovat seurakunnan sisäisiä tehtäviä, jotka eivät liity seurakuntalaisten palvelujen saantiin. Kuitenkin järkevällä tavalla 15
hoidettu talous näkyy aina seurakuntalaisten palvelujen saannin laajuudessa. Keskittymällä paikallisesti kirkon ydintehtävään kaikilta osin parannetaan palvelun laatua. Keskittämällä koko kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtäviä tehostetaan seurakuntien voimavarojen käyttämistä varsinaiseen paikalliseen palveluun. Samalla varmistetaan talouden läpinäkyvyys tuottamalla tiedot luotettavasti ja tehokkaasti. Ajantasainen tieto luo aina toiminnalle varmuutta. Luottamushenkilöille, jotka edustavat myös palvelujen saajia, on ajantasainen ja oikea tieto välttämättömyys oikeiden päätösten tekemisen pohjaksi. Palvelukeskus tuottaa ajantasaista tietoa tukien siten seurakunnan talouden ja toiminnan suunnittelua, toimeenpanoa ja seurantaa. 4.4 Vaikutukset työllisyyteen, työelämään ja aluekehitykseen Kirkon toimistohenkilöstön ikäjakauma on huolestuttava. Vuosien 2007-2008 vaihteessa noin 56 % toimistohenkilöstöstä oli yli 50-vuotiaita. Lähivuosina toimistohenkilöstö alkaa eläköityä ja vauhti kiihtyy. Yhtenä syynä töiden keskittämiselle on huoli siitä, miten tulevaisuudessa pystytään hoitamaan seurakuntatalouksien lakisääteiset tehtävät. Palvelukeskukselle on tärkeää saada seurakunnista osaavaa henkilöstöä palvelukseensa. Ennen kaikkea kyseessä on osaavan henkilöstön palkkaaminen, joka tuntee seurakuntien toiminnan ja omaa näin olleen nk. hiljaista tietoa. Jotta henkilöstön hakeutuminen palvelukeskuksen palvelukseen helpottuisi, annetaan mahdollisuus työn tekemiselle nk. virtuaalisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että nykyisin seurakunnassa työskentelevän henkilöstön ei välttämättä tarvitse muuttaa paikkakuntaa työskennelläkseen palvelukeskuksessa. Palvelukeskusorganisaatio tulee olemaan hajautettu useaan toimipisteeseen eri puolilla maata. Tällä hetkellä tavoitteena on 6 toimipistettä eri puolilla maata. Tämän lisäksi on tarvittaessa mahdollisuus työskennellä edellä mainitulla tavalla, virtuaalisesti. Tällä tavalla varmistetaan myös alueellinen työssäkäyntimahdollisuus. Seurakuntiin jää taloudesta vastaava henkilöstö ja palkka- ja kirjanpitoa valmistelevia työntekijöitä seurakunnan tarpeen mukaan. 4.5 Vaikutukset talouteen Palvelukeskusmallin vaikutukset talouteen on havainnollistettu kolmella erikokoisella seurakuntataloudella, pieni seurakunta (alle 6000 jäsentä), keskikokoinen seurakunta (25.000 jäsentä) ja suuri seurakunta (yli 100.000 jäsentä). Pienten seurakuntien osalta palvelukeskusmalliin siirtyminen tuo mukanaan paremman, tasaisemman työn laadun, kouluttamistarpeen vähenemisen, IT-kehityksen ja ylläpidon poistumisen, sijaistamisen helpottumisen ja talouspäälliköllä jää aikaa olennaisiin työtehtäviin. Suhteessa pienet seurakunnat saavat suurimmat yksikkökustannussäästöt. Siirtymisen heikkoudet ovat ylimenokauden ongelmat ja se, ettei henkilömäärää haluta välttämättä vähentää, joten kokonaiskustannukset voivat kasvaa 16
hieman tai yksi talouspäällikkö voisi hoitaa useamman seurakunnan talouspäällikön tehtäviä. Henkilöstökustannukset ovat nykytilassa n. 30.000 euroa sivukuluineen, ITkustannukset n. 4.000 euroa ja yleiskustannukset n. 4.000 euroa, eli yhteensä n. 38.000 euroa. Palvelukeskuksen kustannukset kohdeprosesseista ovat keskimäärin noin 14.000 euroa vuodessa ja seurakuntaan jäävät kustannukset ovat n. 6.600 euroa, eli kokonaiskustannukset ovat yhteensä n. 20.600 euroa. Käyttökustannuksissa syntyy säästöjä n. 17.400 euroa (n. 46 %) vuodessa (huom. valtaosa jäävän taloushenkilöstön ajasta kohdentuu muille kuin kohdeprosesseille). Keskikokoisen seurakunnan siirtyessä palvelukeskuksen asiakkaaksi siirto tuo mukanaan paremman, tasaisemman laadun, kouluttamistarve vähenee, IT-kehitys- ja ylläpitokustannukset poistuvat, sijaistaminen helpottuu, talouspäällikön aikaa vapautuu olennaiseen ja yksikkökustannussäästöt ovat merkittävät. Kokonaissäästöpotentiaali on 25-30 %. Siirtymisen heikkoudet ovat ylimenokauden ongelmat, uusien tehtävien ja roolien määrittäminen ja oppiminen sekä henkilöstön eläköitymisen ja tehtävien siirtämisen yhteensovittamisen haasteet. Henkilöstökustannukset ovat nykytilassa n. 95.000 euroa, IT-kustannukset n. 20.000 euroa ja yleiskustannukset n. 20.000 euroa, eli yhteensä n. 135.000 euroa. Palvelukeskuksen kustannukset kohdeprosesseille ovat n. 70.000 euroa vuodessa ja seurakuntaan jäävät kustannukset ovat n. 25.000 euroa, eli kokonaiskustannukset ovat yhteensä 95.000 euroa. Käyttökustannuksissa syntyy säästöjä n. 40.000 euroa (n. 30 %) vuodessa. Suuren yksikön siirtyminen tuo mukanaan paremman, tasaisemman laadun, kouluttamistarpeen vähenemisen, IT-kehitys- ja ylläpitokustannusten poistumisen ja talousyksikön tehtävien keskittämisen olennaiseen. Yksikkökustannussäästöt ovat kohtuulliset. Kokonaissäästöpotentiaali on 30-35 %. Siirtyminen tuo mukanaan ylimenokauden ongelmat, uusien tehtävien ja roolien määrittämisen ja oppimisen sekä haasteet eläköitymisen ja tehtävien siirtämisen yhteensovittamisessa. Henkilöstökustannukset ovat nykytilassa n. 560.000 euroa, IT-kustannukset n. 80.000 euroa ja yleiskustannukset n. 70.000 euroa, eli yhteensä 710.000 euroa. Palvelukeskuksen kustannukset kohdeprosesseissa ovat n. 370.000 euroa ja seurakuntaan jäävät kustannukset ovat n. 90.000 euroa, eli kokonaiskustannukset ovat yhteensä 460.000 euroa. Käyttökustannuksissa syntyy säästöjä n. 250.000 euroa (n. 35%) vuodessa. (Lähde; HeTa:n palvelukeskus synergiaa vai sotkua? PriceWaterhouseCoopers, kirkolliskokous 4.5.2009). 17