Perheystävällisyyden alkukartoitus

Transkriptio

1 Perheystävällisyyden alkukartoitus 1. Taustatiedot Tämän dokumentin tarkoituksena on toimia pohjana työpaikan perheystävällisyyden alkukartoituksen tekemiselle ja ohjata kehittämissuunnitelman laatimista. 1. Alkukartoitus on toteutettu [tiimin/henkilön] toimesta x.x.201x-x.x.201x välisenä aikana. 2. Dokumentin aineistona on käytetty strategiat, suunnitelmat, ohjeistukset, raportit, kyselyt, jne. 3. Perheystävällisyyden kehittämisessä mukana ovat organisaatiomme seuraavat yksiköt/osastot: [perustiedot: yksikön nimi, henkilöstömäärä, sijainti, jne.] 4. [tähän lisäksi kaavio/kuva koko yrityksen organisaatiorakenteesta, josta selviää miten yksiköt sijoittuvat kokonaisuuteen]

2 2. Alkukartoituksen perustana olevat dokumentit ja ohjeistukset Tausta: Organisaatio esittelee tässä kaikki ne dokumentit ja ohjeistukset, jotka ovat olennaisia perheystävällisyyden nykytilan tunnistamisessa. Oletuksena on se, että tietoja ja ohjeistuksia löytyy eri dokumenteista. Dokumenttien ja ohjeistusten läpikäynnin tavoitteena on tunnistaa puuttuvia tietoja ja ohjeistuksia, joista voi muodostaa tavoitteita Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelmaan. Organisaatio voi muokata kehittämissuunnitelman toteutuksen omaan rakenteeseensa ja aikatauluunsa sopivaksi. Dokumenteista kerrotaan esim. 1) Milloin ne on laadittu/hyväksytty, 2) Missä ne ovat saatavilla, 3) Miten tietoja/ohjeistuksia on viestitty esimiehille ja henkilöstölle jne. a. Työaikoja koskevat ohjeistukset/käytännöt Työvuorosuunnittelun käytännöt, mm. vuorotyön jaksot ja henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet työvuoroihin Työaikaseurannan toteutus, ylitöiden/saldojen pitämisen käytännöt Etätyöskentelyn toteuttamisen käytännöt ja periaatteet Työajan liukumien ja joustojen käyttö yksikössä/organisaatiossa Osa-aikatyön/lyhennetyn työajan toteuttaminen käytännössä b. Perhevapaisiin ja perhesyistä tehtäviin järjestelyihin liittyvät ohjeistukset/käytännöt Palkalliset/palkattomat vapaat Miten on ohjeistettu yhteydenpito perhevapaan aikana? Millainen ohjeistus on perhevapaalta palaamiseen? Onko paluun yhteydessä perehdytystä? Mahdollisuudet siirtyä eri tehtäviin tai työaikoihin perhetilanteen vuoksi (esim. osittainen hoitovapaa/osa-aikatyö, erittäin vastuullisesta tehtävästä siirtyminen sovituksi määräajaksi toiseen tehtävään ym.)? Esimiesten tukeminen henkilöstöä koskevien työn ja perheen yhteensovittamisen kysymysten ratkaisemisessa c. Rekrytointi ja perehdytys Rekrytoinnin haastattelukysymykset (miten perheystävällisyys näkyy rekrytoinnissa: mitä kysytään/ei kysytä?) Onko käytössä anonyymi (sukupuolineutraali) työhakemus? Perehdyttämisen ohjeistus (miten perheystävällisyys näkyy perehdyttämisessä): mitä uudelle työntekijälle kerrotaan, mistä tarvittavat tiedot löytyvät, kuka on vastuussa perehdyttämisestä ym.) d. Kehitys- ja palautekeskustelu Miten perheystävällisyys otetaan huomioon kehitys- ja palautekeskusteluissa? o Kuinka hyvin oma työnteko ja yksityiselämä/perhe-elämä ovat tasapainossa? o Miten esimies voi tukea tasapainon saavuttamista: Millä keinoilla konkreettisesti? Millä aikataululla? e. Muut perheystävälliset käytännöt Esim. muistamiset perhetapahtumien yhteydessä Työpaikan tilaisuudet, joissa perheenjäseniä voi olla paikalla (esim. perhepäivät, avoimet ovet ym.)

3 3. Mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut Tausta: Tämä osio voi olla myös osa edellistä kokoanisuutta (dokumentit ja ohjeistukset). Organisaatio esittelee tässä osiossa kaikki ne mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut, joita se jo tällä hetkellä seuraa osana hyvää henkilöstöjohtamista ja perheystävällisyyden toteuttamista. Läpikäynnin tavoitteena on tunnistaa puuttuvia mittareita ja nostaa niiden käyttö osaksi Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelman laatimista ja kehittämistyön tavoitteita. a. Työhyvinvointiin liittyvät mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut: Koettu työhyvinvointi/työtyytyväisyys/ilmapiiri (aiempien kyselyjen pohjalta) Lähtövaihtuvuus (irtisanoutumisten syyt; kuinka paljon vaihtuvuudesta selittyy perhesyillä?) Sairauspoissaolot (kesto, jakautuminen, yksikkökohtaiset vaihtelut ym.): oma sairaus vs. lapsen sairastuminen? Kehityskeskustelujen määrä ja laatu: kuinka usein kehityskeskusteluja käydään, perheen ja työn yhteensovituksen kysymykset osana kehityskeskusteluja ja työyhteisön kehittämispalavereja/palautekeskusteluja ym., em. keskusteluista koottujen tietojen dokumentointi b. Välittömästi perheystävällisyyteen liittyvät mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut: Perhevapaiden käyttö: vapaiden pituudet ja jakautuminen (naiset/miehet) Kokoaikaiset vs. osa-aikaiset työntekijät (sis. lyhennettyä työaikaa tekevät), sukupuolijakauma Vakinaiset vs. määräaikaiset työntekijät: määräaikaisuuksien ketjut, sukupuolijakauma Työaikojen jakautuminen (kokoaika-, osa-aikatyöt) Etätyön käyttöaste Liukumat/saldot ja niiden käyttö, tunnusluvut (keskiarvo, minimi - maksimi, (miehet vs. naiset, henkilöstö vs. esimiehet jne.) c. Tasa-arvon toteutumiseen liittyvät mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut: Perhevapaiden käytön sukupuolijakautuma (erityisesti pitkien yli 3kk osalta) Pienten lasten vanhempien mahdollisuudet siirtyä osa-aikatyöhön (halukkuus/ toteutumat) Naisten/miesten uralla eteneminen: sijoittuminen (mm. paikat johtoryhmässä, esimiesasema ym.), koulutusmahdollisuudet, palkkatasa-arvo

4 4. Henkilöstön näkemys perheystävällisyydestä Tausta: Organisaation tunnistaa tavalla tai toisella henkilöstön näkemyksen perheystävällisyyden nykytilasta. Nykytilan tunnistamisessa voidaan käyttää esimerkiksi: a. Perheystävällisyys-henkilöstökyselyä, b. fokusryhmä-haastatteluja ja/tai c. täydentäviä henkilöhaastatteluja. Henkilöstön näkemyksen selvittämisessä tavoitteena on tunnistaa todellisia tarpeita, haasteita tai keinoja, joita voidaan koota osaksi Perheystävällisyyden kehittämissuunnitelmaa. a. Esimerkki perheystävällisyys-henkilöstökyselystä Työn ja perheen yhteensovittamisen tilaa selvittävä kysely toteutettiin koko henkilöstölle x.x.-x.x.201x välisenä aikana. Kyselyyn vastasi xx / xx:sta, jollon vastausprosentti oli x %. [Henkilöstö otti kantaa seuraaviin väittämiin asteikolla: 1 = Täysin eri mieltä, 5 = Täysin samaa mieltä] 1. Minun on mahdollista vaikuttaa työaikoihini / työvuorojärjestelyihin 2. Joudun useasti työskentelemään työaikani ulkopuolella saadakseni työni tehtyä 3. Minulla on tarvittaessa mahdollisuus tehdä etätöitä. 4. Minun on helppo olla tilapäisesti pois töistä hoitaakseni omia asioitani tai perheeni asioita 5. Minun on helppo ottaa puheeksi työaikaa koskevia tai muita toiveitani esimieheni kanssa 6. Johto ja esimieheni suhtautuvat myönteisesti työntekijöiden perhe-elämään ja työn ja muun elämän yhdistämisen vaatimuksiin 7. Työpaikallani on henkilöstöresursointi oikealla tasolla suhteessa työmäärään 8. Lapseni tai muun lähiomaisen äkillisestä sairaudesta aiheutuviin työntekijän poissaoloihin suhtaudutaan työpaikallani ymmärtäväisesti 9. Työpaikallani on riittävän selkeät ohjeistukset ja pelisäännöt työn ja perheen yhteen sovittamisesta 10. Yksikössäni on mahdollista tehdä lyhennettyä työaikaa tai osa-aikaista työaikaa perhesyistä 11. Esimieheni kohtelee työntekijöitä tasapuolisesti koskien lomia ja muita vapaita 12. Työn joustojen tai esim. perhevapaiden käyttö ei heikennä työntekijän urakehitystä työpaikallani 13. Läheiseni sanovat, että uhraan työlleni liikaa 14. Pitkälle perhevapaalle jääminen on hoitunut työpaikallani sujuvasti Yhteenveto/Tulokset 15. Miten tyytyväinen olet kaiken kaikkiaan juuri nyt mahdollisuuksistasi yhdistää työ ja perhe-elämä? [Asteikolla: 1 = Hyvin tyytymätön, 10 = Hyvin tyytyväinen] Keskiarvo 16. Minkälaisia tarpeita ja kehittämisehdotuksia sinulla on työajan, vapaiden tai töiden järjestelyjen suhteen työpaikallasi? Miten työpaikka voisi jatkossa paremmin tukea perheystävällisyyttä? [Avoin kysymys] Avovastausten yhteenveto

5 b. Esimerkki Fokusryhmän-haastattelurungosta Esimerkkikysymykset täydennetään myöhemmin c. Esimerkki täydentävistä henkilöstöhaastatteluista Esimerkkikysymykset täydennetään myöhemmin 5. Perheystävällisyyden tila: yhteenveto VAHVUUDET KEHITTÄMISEN ALUEET