How to analyze your IT needs

Transkriptio

1 Tervetuloa työpajaan How to analyze your IT needs PlugIT puolivuotisseminaari Työpaja B B. Vaatimusmäärittelyn menetelmät (how to analyze your IT needs): Toimintalähtöinen menetelmä Kotihoito - palveluverkoston tiedon tarpeiden selvittämisessä Neuvola - yhden palvelukokonaisuuden rajapintojen tunnistamisessa Pakkanen - palvelutoimintaa tukevan sovelluksen uudistamisessa Vaatimusmäärittelyn menetelmät 2 Tausta ja tarve menetelmäkehitykselle vaatimusmäärittelymenetelmän kehittäminen hyödyksi: sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille ja sitä kautta heidän asiakkailleen tietohallinnolle ja tietojärjestelmien kehittäjille ohjelmistotaloille tieteelliselle yhteisölle Menetelmää tarvitaan kehittämisprojekteissa nykytilan kuvaamiseen tarpeiden tunnistamiseen kehityskohteiden löytämiseen tavoitetilan kuvaamiseen ratkaisukeinojen löytämiseen ja valintaan esitutkimus analyysi Vaatimusmäärittely Ohjelmistotuotanto toteutus testaus suunnittelu käyttöönotto ja ylläpito Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 4 Tausta ja tarve menetelmäkehitykselle Menetelmäkehityksen lähtökohdat Selvittämisen kohteena voi olla: palveluverkoston hahmottaminen tiedon tarpeet verkostossa integraatiotarpeet/saumakohdat palveluverkostossa tai -ketjussa tiedonkulun rajapinnat ei-tekniset toimijat liput ja laput, vihkot, ilmoitustaulut tekniset käytettävät tietolähteet (tietokannat) perusjärjestelmät päätelaitteet Toiminnat toimintakokonaisuus yksittäiset teot toimintaketjut (prosessit) Teot tiedon haku lupa tietoon löytäminen tiedon hyödyntäminen tiedon käsittely Tiedot tietokokonaisuus tiedon sirpaleet tiedonkulku Tiedon tarve tiedon sijainti tiedon saatavuus tiedon rakenne tiedon käyttö tiedon muuttaminen Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 6 1

2 Käy ttötapaus 1 Käy ttötapaus 2 Menetelmäkehityksen lähtökohdat toimintalähtöisyyden tarve toimintaa tukemaan tiedonkäsittelyn automatisointi (ohjelmistot) toiminnan kehittämisen menetelmät toiminnan teoria, työtoiminnan malli, prosessikuvaukset tietojärjestelmien kehittämisen malli, tietomalli ohjelmistotuotannon menetelmät käyttötapaukset (skenaariot) käsitemallit (esim. luokkakaaviot) Haaste: etsitään polku toiminnasta ohjelmistovaatimuksiin VAATIMUKSET Ohjelmistovaatimusten löytäminen toimintakokonaisuudesta Vaatimusmäärittelyn menetelmät Ohjelmistotalo Ratkaisuna 3-vaiheinen toimintalähtöinen vaatimusmäärittely Kohdeorganisaatio/alue 1. Tiedon tarpeet - toimintakokonaisuus - tietojärjestelmän kehittäminen Yhteistyö 2. Tiedon hallinta tietojärjestelmäkokonaisuus - prosessit, arkkitehtuuri 3. Ohjelmiston vaatimusmäärittely -käyttötapauskuvaus käyttöönotto ohjelmistot Kohdeorganisaatio/alue Toiminnan kehittäminen -tehtäväkuvaus työn muutoksia Tavoitteena kuvaus Palvelutoiminnan tai -ketjun nykytila karkealla tasolla, kokonaiskuvana, joka sisältää tuotettavat palvelut, yksittäiset toiminnat/prosessit, niiden muodostamat toimintaketjut, organisaatiot ja niiden väliset rajat. Nykytilasta tunnistetut tärkeimmät kehittämiskohteet, jotka voivat olla yksittäisten toimintakokonaisuuksien sisäisiä tai niiden välisiä, ja jotka voivat liittyä mihin tahansa toiminnan ja sen kontekstin osatekijään. Tavoitetila, johon on mahdollista päästä työtapoja, ohjelmistoja, koulutusta ym. kehittämällä Vaatimusmäärittelyn menetelmät 10 Tavoitteena kuvaus Nykytila, kehittämiskohteet, tavoitetila Tavoitetilasta nähdään, tarvitaanko työnmuutoksia jatketaan kehittämiskohteiden kuvaamista toimintojen muutoskuvauksiksi ohjelmistouudistuksia jatketaan kehittämiskohteiden kuvaamista ohjelmistojen vaatimuksiksi. Toimintakokonaisuudesta tietojärjestelmätarpeisiin ja ohjelmistovaatimuksiin tarvitaan työkalu toiminnan kokonaisuuden hahmottamiseen kehittämiskohteiden tunnistamiseen tiedon kulun (tietojärjestelmän) kuvaamiseen toiminnan tarkempiin kuvauksiin (prosessikuvaukseen) ohjelmistotarpeiden osoittamiseen toimintakokonaisuudessa valitaan työtoiminnan malli josta mahdollisuus jatkaa käyttötapauskuvauksiin (ohjelmistovaatimukset) Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 12 2

3 Tekijä Toiminnan teoriaan perustuva työtoiminnan malli Toimintatapa, Suhteet muihin kehityshistorian vaiheet toimintoihin, välittäjinä Yhteinen toimija: ryhmä, verkottumisen tiimi, Ristiriidat keinot toimiyhteisö Kommunikoinnin ja koordinaation keinot: Työnjako, säännöt, Yksittäinen ym. teko Tekijät: subjektit Ajatusmalli, keräämisen malli, jäsentämismalli, kuvaamismalli Työtoiminnan malli mahdollistaa toimintalähtöisyyden varmistamisen yleiskuvan luomisen tarkastelun kohdentamisen toiminnan verkoston mallintamisen toimintaketjujen tarkastelun Työn välineet, keinot, tiedot, taidot.. Työn kohde muutos Lopputulos, tavoite Työ - prosessi: Teon keinot: henkiset, välineet, rakenteet, ym. Menetelmän testaaminen PlugIT:ssa kotihoito neuvola Pakkanen Kohde muuttuu: Tulos Yksilöllisen teon osatekijät Toimintakokonaisuuden osatekijät Korpela, Mursu, Vaatimusmäärittelyn menetelmät 14 Palveluverkoston tiedon tarpeet - kotihoito Case kotihoito How to analyze your IT needs Palveluverkoston tiedon tarpeet Kotihoito tarkoittaa kotisairaanhoitoa ja kotipalvelua tukipalveluineen (ateria, siivous, turva, vaatehuolto, kuljetuspalvelut & kylvetys) Harmaa alue paljon toimijoita eri ammattilaisia useita organisaatioita (lait ja asetukset vaikuttaa) vähän tietotekniikan hyödyntämistä (vrt. muu th) Vaatimusmäärittelyn menetelmät 16 Kohteena: harmaa alue Menetelmä toimintalähtöisten vaatimusten löytämiseen harmaalta alueelta Tiedon tarpeiden kerääminen, sijoittelu ja kuvaaminen Tavoitteena mahdollistaa Työtoiminnan kehittäminen Tietojärjestelmien kehittäminen Ohjelmistotarpeiden tunnistaminen Ohjelmistovaatimusten kuvaaminen Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 18 3

4 Kotihoidon toteutus Tii mi? Yk sityis yyde n s uoja FAX Asi aka s? Ko tisa ira an - Fy siote ra pe utti Oma ine n ho ita ja Si ivo oja Kod in ho ita ja Lä äkä ri Turva pa lve lu Hoito - ja palvelus uu nn itel ma Tiedon tarpeiden kerääminen Kirjallisuus, Internet (tietoa hankkeista ->Tietovarasto) Menetelmien valinta toimintalähtöisyys käyttäjälähtöisyys osallistava haastattelut, kyselylomakkeet ja havainnointi ajatusmallin valinta malli runko kehys Keräämisen hahmottamismalli Työn, tietojärjestelmien ja ohjelmiston rinnakkainkehittämisessä tutkittavat elementit (ActAD, Activity Analysis and Development) prosessi: kohde ja tulos (process: object, goal and outcome) kollektiivinen toimija (collective actor) kommunikoinnin ja yhteistyön välineet (means of coordination and communication) verkottumisen keinot (means of network) tekijät (actors) teon keinot, välineet (means of work) ristiriidat (problems and challenges) Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 20 Tiedon tarpeiden luokittelu ja sijoittaminen Tiedon tarpeiden kuvaaminen Kerätyille elementeille: Ryhmittely samankaltaisille Yhdistetään toisiinsa liittyvät Liitetään kokonaisuuteen Kokoonpanot ja osiin jakaminen Yleistäminen ja erikoistaminen Tunnistetaan samankaltaisuudet ja/tai toistuvuudet (patterns) Tärkeää ymmärrettävyys kohdealueen toimijat tarkastus, työn kehittäminen ohjelmistosuunnittelijat ja toteuttajat mukana suunnittelu- ja toteutusvaiheessa Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 22 Kotihoidon tiedon tarpeet -projekti Tavoite kotihoidon palveluketjun ja sen tiedontarpeiden selvittäminen kuvata kotihoitoon liittyvien - toimijoiden - prosessien - laitteiden - organisaatioiden ja - tietojärjestelmien väliset yhteydet Miten edettiin teoriaan tutustuminen kirjallisuus kotihoidosta tehtyihin - tutkimuksiin, selvityksiin ja - projekteihin perehtyminen erilaisia kokeiluja toimintojen sijoittamisesta malliin teemahaastattelut kotihoidon toimijoiden työpaja - seinätaulu - Kotihoidon toiminnat ja tiedot -dokumentti Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 24 4

5 Aiheeseen tutustuminen ja suunnittelu apteekki pankki Suomen laki KYS Kokeiluja Kuopion kaupungin sos. ja terv. keskus SAS teoriapohjan vahvistaminen lähestymistapojen soveltuvuuden tarkastelu yhteistyön rakentaminen käsitteiden määrittely menetelmien kartoitus ja arviointi päätökset - käytettävästä menetelmästä - rajauksista - aineiston hankinnasta kauppa yksityinen kotipalvelu, siivous tms. seurakunnat, SPR, ystäväpalvelu, yhdistykset tms. KELA s ii v o o ja m o p p i l ä ä k e a v u s t a j a t i e t o s u o j a collective actor coordination actors instruments kotihoito Asiakas Asiakas kotona hyvinvoiva l ä ä k ä r i k o d i n h o i t a j a P e g a s o s p ä i v y s t ä j ä Tapaturmavirasto laboratorio Turva-apu esim. yöpäivystys v anhainkoti kuljetuspalvelu Vaatimusmäärittelyn menetelmät 25 kotihoitoprosessin ympärillä olevia organisaatioita, joista voi tulla toimijoita, välineitä Haastatteluteemat Kotihoito prosessina (kohde ja tavoite) ketkä asiakkaita, kuinka tulevat, annettavat palvelut, tavoite, miten se ilmaistaan Tieto työn välineenä mistä tarvittava tieto saadaan, onko käytössä tietotekniikkaa Toimijat keitä työskentelee, ketä muita asiakkaan luona käy, miten eri toimijoiden välillä viestitään Yhteistyön ja kommunikaation välineet miten toimijat saadaan tietoisiksi tavoitteista, miten työnjako suoritetaan, yhteiset säännöt ja toimintatavat Anja Mursun väitöskirja 27 Haastatteluteemat Kotihoidon määrittely 1a. Lopputulos: Mitä palveluita kotihoidossa tuotamme? 2a. Kohde ja prosessi: Mitkä ovat ne edellytykset ja resurssit, joita tarvitsemme kotihoidon palvelujen tuottamiseen raaka-aineet? Miten tuotamme palvelut näistä lähtökohdista? 3a. Toimijat: Keitä me olemme? Keitä tarvitaan kotihoidon palvelujen tuottamiseen? 4a. Työvälineet: Millaisia konkreettisia työvälineitä tarvitsemme? Entä tietoa, taitoja.. 5a. Yhteistyön ja kommunikaation välineet: Mitä sääntöjä, millaista työnjakoa, kommunikointia ja tiedonvaihtoa tarvitaan, jotta jokaisen kotihoidossa työskentelevän toiminta hyödyttää yhteistä prosessia? 6a. Ryhmä, tiimi: Kun kaikki kotihoidon toimijat yhdistetään, millaisen ryhmän muodostamme? Tiiviin, päivittäin yhdessä työskentelevän; hierarkkisen organisaation; löyhästi yhteistyötä tekevän (näemme harvoin toisiamme)... 7a. Toiminnan tila: Yhteenveto kotihoidon toiminnasta, talon tapa/tyyli toimia. Kotihoidon verkosto 1b. Tulos: Kuka tarvitsee kotihoitoa ja mihin? 2b. Kohde: Keneltä saamme kotihoidon edellytyksenä olevat resurssit, raakaaineet ja miten he ne tuottavat? 3b. Tekijät: Mistä kotihoidon työntekijät tulevat? Kuka meidät kasvattaa, kouluttaa ja miten? 4b. Työkalut: Keneltä saamme työssämme tarvittavat välineet? Miten he ne hankkivat/tuottavat? 5b. Yhteistyön ja kommunikaation välineet: Kuka asettaa työmme säännöt ja miten? Mistä saan työssäni tarvitsemat kommunikointivälineet? 28 Haastateltavien valinta lainsäädäntö HALLINTO TARVEKAR- TIIMIT TOITUS KSH/KH kotipalvelun ohjaaja kodinhoitaja lähihoitaja sosiaalityöntekijä sairaanhoitaja perushoitaja lääkäri osastonhoitaja kuntohoitaja (apuväline) hoivayritysten edustajat 2 asiakas järjestelmän pääkäyttäjä 2 atk-pääsuunnittelija OMAIS HUOLENPITO ARVIOINTI- KÄYNTI SAIRAAN- KOTI KUNTOUTUS ATERIA- YKSITYISEN TUOTTAMA KOTI TURVA- OHJAUS- JA APU- NEUVONTA- VÄLINEIDEN TYÖ JÄRJESTÄ- MINEN KODIN MUUTOSTÖIDEN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS INTER- VALLI KOTIUTUS SAIRAALA ERIKOIS- SAIR. TK-KÄYNTI KULJETUSPAL VELU SAS- TYÖRYHMÄ - ASUMINEN Vaatimusmäärittelyn menetelmät 29 KOTONA TAPAHTUVA HOIVA 30 5

6 HOPASU ARVIOINTI- KÄYNTI KOT I- SAIRAAN- KOTI Tiimi? Yksityisyyden suoja FA X Asiakas? Kotisairaanhoitaja F ysioterapeutti Omainen Siivooja Kodinhoitaja Lääkäri Turv apalvelu Hoito- ja palv elusuunnitelma Kotihoidon toteutus Kollektiivinen toimija Yhteistoiminnan ja kommunikaation välineet Tekijät, toimijat Työn keinot, välineet Työprosessi: Työn kohde ja tulos 31 Haastattelujen purku Arviointikäynti Edeltäviä/vaikuttavia toimintoja Strategiat -> resurssit, hallinto, aluejako, työnjako (toimivaltuudet + toimipaikkakoulutus) tieto resursseista, alustava tarpeen määrittely tieto asiakkaan tarpeista + Edeltäviä/vaikuttavia tuloista, koulutustilaisuudet, yhteiset palaverit, isot INFOt, tiimipalaverit, kpo:n tiedotteet toimintoja Kollektiivinen toimija: suunnittelutiimi Yhteistyö: toimijoiden välinen keskustelu, OHJAA: tieto tavoitteesta (tyhjä hopasu), yhteiset kokemukset (kpo, ksh) -> rutiini ja yhteinen kieli, RAJOITTAA: Kollektiivinen toimija: tietosuoja, asiakkaan suostumus tietojen luovutukseen, vaitiolovelvollisuus, asenteet Yhteistyö: Toimijat: asiakas, kpo ja/tai ksh, +omahoitaja (omainen/edunvalvoja), (puhelinyhteydessä sairaalaan esim. lääkäri, sos. työntekijä) Toimijat: Välineet: alustava tarvekartoitus (asiakkaan taloudelliset resurssit?) neuvottelu ja keskustelu, havainnointi (asiakas + ympäristö), asiakkaan toimintakyvyn kartoitus, Välineet: (kokeilu, muistitesti, nousemistesti, esim. mikrouunin käyttö, RAVA-indeksi?), tyhjä hopasu, asiakkaalla sairaalan paperit (lääkelista, hoitotyönlähete sairaalasta mukaan, lääkärinlähete), kannettava/mobiililaite (tietojärjestelmä/s-posti), Toiminta: Toiminta: Arviointikäynti Kohde: Asiakkaan tilanne+tarve (hoidollinen, taloudellinen) Kohde: Tavoite: Toimintasuunnitelma (päätetään ketä (sis. ja ostopalv.) käy ja monestiko/jatkuvuus? mitä tekevät), avuntarve, perustiedot, tulotiedot Tavoite: Tuotos: Hopasu, laskutukseen vaikuttavat tiedot (esim. käyntikerrat, -> kkmaksut/kertamaksut, tuloselvitys -> laskun suuruus, tarkastus kerran vuodessa, tietojärjestelmässä)??minne hopasu?? asiakkaan kotona kansiossa, kpo:lla ja ksh:lla (hoito- ja Seuraavia toimintoja: palvelujärjestelmässä, tulevaisuudessa tietojärjestelmässä), kp-taukotupa/tiimitila, Turvapalveluyrityksellä paperit kansiossaan, sos.työntekijä näkee järjestelmästä Seuraavia toimintoja: toteutus/toteutus vastaamaan suunniteltua (kotipalvelu (päivittäinen perushoito, puhtaus, siisteys, asiointi, lääkkeenjako, apteekkipalvelu), kotisairaanhoito, tukipalvelut (ateria, päivähoito, turvapuhelin, sauna, kauppapalvelu, siivous, etuudet esim. hoitotuki), apuväline/muutostyö-palvelu) arviointi, pärjääminen, laitoshoidon lykkääminen Suunnitelman tarkastus ja muutos/päivitys: Omahoitaja kerran kuukaudessa, Hopasu-lomakkeen mukaan 3 kk välein, kpo kerran vuodessa, ja aina tarvittaessa. Kotihoidon toimijoiden työpaja haastattelujen pohjalta syntynyt kuva tunnistettujen toimintojen kuvaukset niiden väliset yhteydet, seinätaulu tähänastisten tulosten tarkistus oltiinko ymmärretty oikein puuttuiko jotain tarkennukset osallistujia kotipalvelusta kotisairaanhoidosta järjestelmän pääkäyttäjä hoivayrityksestä kuntoutusyksiköstä projektitiimi Miten jatketaan Prosessit ja arkkitehtuuri toisessa vaiheessa tarkennetaan tiedon keruuta kahden keskeisen toiminnon kotipalvelun ja kotisairaanhoidon osalta zoom in tarkennetaan prosessien kuvausta toukokuussa 2004 prosessit ja arkkitehtuuri -dokumentti Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 34 Tilaus Kpo Asiak as Omahoit. Arviointia menetelmästä Tark istaa perustiedot ARVIOINTI- KÄYNTI SAIRAAN- KOTI Kotiutus Kirjaa t iedot Tark ist aa sairaus- ja lääk ity st iedot Kirjaa t ie dot K artoitt aa tarpeet & toiveet Kirjaa tarpeet & toiveet Kertoo tiedot Näy tt ää epikriisin ja reseptit Avunt arve aamutoimissa Lisää k äy nnin listalleen Ksh Pegasos harmaan alueen kuva saatiin selvemmäksi tunnistettiin keskeiset toiminnot muodostui hyvä yleiskuva toiminnasta selvitettiin yhteistyön ja kommunikaation välineet esiin nousi kehityskohteita mietittävää kuvauksen tason tarkkuuden löytäminen rajaus ja kohdentaminen runsaasti toimintoja ja toimijoita yleistettävyys Allek irjoittaa HOPASUn Vaatimusmäärittelyn menetelmät 36 6

7 Kotihoito jatkuu iltapäivällä Kiitos! C. Ohjelmistotarpeista tuotteiksi (kontekstina kotihoito) projektin tulokset Kotihoidon toiminnat ja tiedot tunnistetut kehityskohteet esim. organisaatioiden väliset siirtymät ja paperiversiot ohjelmistojen tarjoamat mahdollisuudet teknologian kehittyminen tuo mahdollisuuksia toimittajien ratkaisuja Yhteystiedot: PlugIT: Vaatimusmäärittelyn menetelmät Vaatimusmäärittelyn menetelmät 38 7