HANKETOIMINNAN LAADUNVARMISTUSOHJE

Transkriptio

1 HANKETOIMINNAN LAADUNVARMISTUSOHJE VERSIO 2.0 PÄIVITETTY JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

2 Sisällys Hanketoiminnan tueksi!... 3 Käsitteet Jyväskylän yliopiston hanketoiminnan laatuvaatimukset Hanketoiminnan laadunvarmistus Hankesalkun laadunvarmistus Yksittäisen hankkeen laadunvarmistus Valintavaihe Suunnitteluvaihe Toteutusvaihe Päättämisvaihe Lopuksi (29)

3 Hanketoiminnan tueksi! Hanketoiminnan laadunvarmistusohje on Jyväskylän yliopiston hanketoiminnan käsikirja. Sitä noudatetaan Jyväskylän yliopiston ulkopuolelta rahoitetussa toiminnassa nk. täydentävän rahoituksen hankkeissa. Ohjeen kohderyhmä on tiedekuntien, laitosten ja erillis sekä palvelulaitosten täydentävän rahoituksen kanssa tekemisissä oleva henkilöstö. Erityisesti ohje koskee hankkeita, joissa Jyväskylän yliopiston hankebudjetti on yli (sisältää myös omarahoitusosuuden ja arvonlisäveron (ALV)). Laitoksia sekä erillis ja palvelulaitoksia kutsutaan jäljempänä yksiköiksi. Ohjeen tavoite on tukea hankkeiden hakijoita ja toteuttajia sekä laitosten ja tiedekuntien vastuullisia henkilöitä hanketoiminnan pitkäjänteisessä kehittämisessä sekä tarjota työkaluja ja käytänteitä niin yksittäisten hankkeiden kuin hankesalkun hallintaan. Osa ohjeen laadunvarmistuskäytänteistä on pakollisia, osa suositeltavia. Ohje rakentuu hankkeen elinkaariajattelulle. Yksittäisen hankkeen elinkaari jaetaan neljään vaiheeseen: hankkeen 1) valinta, 2) suunnittelu, 3) toteutus ja 4) päättäminen. Yliopiston taloudellisen vastuun kasvaessa hanketoiminnan kokonaisuus tulee aikaisempaa yksityiskohtaisemman tarkastelun kohteeksi. Yliopistossa tulee seurata hankkeiden taloudellista tulosta sekä hankkeiden yhteyttä strategioihin ja tavoitteisiin. Jyväskylän yliopiston hanketoiminnan laadunvarmistusohjeen ensimmäinen versio syntyi vuonna 2010 yliopiston rehtorin asettamassa Projektitoiminnan laadun kehittämisprojektissa. Tässä ohjeessa termi projekti on korvattu kauttaaltaan sanalla hanke. Kuitenkin vakiintunut tehtävänimike projektipäällikkö on edelleen käytössä, samoin projektinavauslomake. 3 (29)

4 Käsitteet Hanke (aikaisemmin projekti) on kestoltaan rajattu, suunniteltu tutkimus tai kehityskokonaisuus. Sillä on budjetti, tavoitteet, seurantajärjestelmä ja määritellyt vastuut. Hankkeen valinta on yksittäisen hankkeen elinkaaren ensimmäinen vaihe. Valintaprosessissa laitokset ja yksiköt päättävät, mitkä hankeideat tai yhteistyötarjoukset arvioidaan niin hyviksi, että ne valitaan seuraavaan eli suunnitteluvaiheeseen, jolloin valmisteluun kohdistetaan yliopiston resursseja vähintään henkilöstön työaikaa rahoitushakemuksen laatimiseksi. Hankkeen suunnittelu alkaa sen jälkeen, kun hankeidea arvioidaan toteuttamisen arvoiseksi. Suunnitteluvaiheen tuloksena voi syntyä myös tutkimussuunnitelma tai tarjous. Rahoitushakemuksen lisäksi tai sen sijasta hankkeen suunnitteluvaiheen tuloksena voi syntyä myös muita asiakirjoja, jotka toimitetaan rahoittajille ja tallennetaan asianhallintajärjestelmä WebDynastyyn. Suunnitteluvaiheen tuloksena syntyviä asiakirjoja voivat olla hankesuunnitelma, tutkimussuunnitelma ja tarjous. Rahoitushakemus kirjoitetaan hankehakuihin rahoittajan lomakkeelle. Sen liitteeksi tulee mm. tutkimussuunnitelma tai hankesuunnitelma. jossa kuvataan yksityiskohtaisesti hankkeen sisältö ja toteutus. Tarjouskilpailuissa laaditaan tarjous, ja sen liitteenä voi olla esimerkiksi hankesuunnitelma. Hankkeen toteutus alkaa, kun hanke on saanut myönteisen rahoituspäätöksen mahdollisten rahoitusneuvottelujen jälkeen. Toteutusvaiheen alussa suositellaan laadunvarmistuskäytänteenä hankkeen asettamista. Asettamisessa sovitaan vastuiden jakamisesta ja hankkeen hallintakäytännöstä. Toteutusvaihe päättyy, kun hanke rahoituspäätöksen mukaan päättyy. Hankkeen päättäminen alkaa jo toteutusvaiheen loppupuolella ja päättyy, kun kaikki päättämisvaiheen tehtävät on suoritettu, mikä yleensä kestää kauemmin kuin sopimuksen mukainen hankkeen kesto. Hankkeen asettaminen on hankkeen vastuullisen johtajan ja hanketta toteuttavan yksikön johtajan keskustelu hankkeen toimintatavoista ja vastuista. Tarvittaessa keskustelussa voi olla mukana sisäisen palvelukeskuksen tai hallintokeskuksen edustajia. Keskustelun tuloksena täytetään asettamislomake, mikä on suositeltava laadunvarmistuskäytäntö. Hankkeen hallinta tarkoittaa yksittäisen hankkeen toteutusvaiheen aikaista ohjausta ja johtamista rahoituspäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeen hallinta sisältää useita prosesseja, esimerkiksi hankkeen laajuuden, aikataulun, talouden, resurssien, riskien, laadun, hankintojen ja viestinnän hallinnan. Hankesalkku on hankeideoiden sekä suunnittelu, toteutus ja päättämisvaiheessa olevien hankkeiden kokonaisuus. Hankesalkkua voi tarkastella koko yliopiston, tiedekunnan tai laitoksen tasolla. Hakemussalkku tarkoittaa suunnitteluvaiheessa olevia hankkeita sekä hankkeita, joista ovat olemassa tallennetut rahoitushakemukset. Toteutusvaiheen salkku sisältää nimensä mukaisesti hankkeet, jotka ovat saaneet myönteisen rahoituspäätöksen ja joiden toteutus on käynnistetty, mutta jotka eivät ole vielä aikataulun mukaan päättyneet. Päätösvaiheen hankkeet kuuluvat toteutussalkkuun. Hankeideat ja yhteistyötarjoukset muodostavat, jos niin halutaan ymmärtää, hankeideasalkun. Hankesalkun hallintaan kuuluvat hankkeiden valintapäätökset ja niiden riskienhallinta, hankkeiden talouden hallinta, sekä hankesalkun katselmoinnit ja hankkeiden päättämistoimien valvonta. Hankesalkun katselmointi tarkoittaa hankesalkun arviointia määräajoin. Salkkua voidaan arvioida yliopiston tai yksikön tasolla. Hankesalkun katselmointi on keskeinen salkunhallinnan laadunvarmistuskäytänne. Hanketoiminta on Jyväskylän yliopiston hankkeiden ja hankesalkun hoitamisen sekä niiden hallinnoinnin kokonaisuus. 4 (29)

5 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) on organisaation asiakirjoihin liittyvien tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja säilyttämisen ohjeisto. Jyväskylän yliopiston AMS:aa ylläpitää yliopiston kirjaamo ja arkisto. Hanketoiminnassa AMS:n oleellinen osa on hankeasiakirjojen säilyttämisvastuiden ja aikojen sekä säilyttämismuotojen ohjeistus. Laadunvarmistus merkitsee keinoja, joilla laatuvaatimukset voidaan täyttää. Riski on tekijä, joka voi saada aikaan haitallisen tapahtuman. Riskejä pohdittaessa arvioidaan niiden toteutumistodennäköisyyttä ja vakavuutta. Riskianalyysi tarkoittaa riskien arviointia. (Laadunvarmistusohjeen liite 2). Ohjausryhmä seuraa hankkeen etenemistä ja tarvittaessa päättää muutoksista, joita hankkeen kuluessa joudutaan tekemään. Rondo on ostolaskujen ja muistiotositteiden sähköinen hyväksymisjärjestelmä. SAP on Jyväskylän yliopiston taloushallinnon järjestelmä, johon sisältyvät mm. hankehallinnon talousseuranta, yliopiston budjetointi sekä hankkeiden kustannusten ja tuottojen suunnittelu, laskutus ja kirjanpito. Sole TM on sovellus, jolla koko Jyväskylän yliopiston henkilökunta kohdentaa työaikansa kustannuslaskentaa ja hankkeiden kustannusten osoittamista varten. Täydentävä rahoitus on valtion rahoituksen ulkopuolinen rahoitus. Täydentävästä rahoituksesta merkittävä osa on kansallisesti kilpailtua tutkimusrahoitusta, jolla on erityinen merkitys laadun ja vaikuttavuuden vahvistamisessa. WebDynasty on Jyväskylän yliopiston asianhallintajärjestelmä. Yksikkö tässä ohjeessa tarkoittaa tiedekuntaa, ainelaitosta, erillislaitosta tai palvelulaitosta. 5 (29)

6 1 Jyväskylän yliopiston hanketoiminnan laatuvaatimukset Jyväskylän yliopiston hanketoiminnassa tulee korostua yliopiston strategian mukainen tavoitteellisuus ja hankkeiden tuloksellisuus. Jyväskylän yliopiston (jäljempänä yliopiston ) hanketoiminnan laatuvaatimukset ovat seuraavat: Hanke on yliopiston strategian ja yksiköiden asettamien tutkimus, koulutus, aluekehitys tai kansainvälistymistavoitteiden mukainen. Yliopiston sisäiset järjestelyt kannustavat henkilökuntaa yliopiston strategian ja tavoitteiden mukaisten hankkeiden suunnitteluun ja toteuttamiseen. Hankkeiden toteuttamiseen ja hallinnointiin on riittävä osaaminen hanketoiminnan kaikilla tasoilla (tiedekunta, laitos, sisäinen palvelukeskus, hallintokeskus) hankkeen elinkaaren ajan. Yliopiston hankesalkku on riittävän laaja, sen rahoitusrakenne on tasapainossa, ja yksikössä on varauduttu yksittäisten hanketyyppien aiheuttamiin maksuvalmiushaasteisiin. Hankkeen aikataulu ja budjetti on laadittu realistisesti. Hankkeen rahoitusrakenne tunnetaan, ja rahoitussuunnitelma toteutuu. Hankesuunnitelmaan kirjatut tavoitteet, tulokset ja tuotokset toteutuvat. Rahoittajat, yhteistyökumppanit, hyödynsaajat ja yliopiston hankehenkilöstö (sisäisten palvelukeskusten henkilöstö, tukipalveluhenkilöstö ja hankkeesta palkan saavat henkilöt) ovat tyytyväisiä hankkeen johtamiseen ja saavutettuihin tuloksiin. Hanke on hyvin dokumentoitu. Hanke tuottaa toteuttavalle yksikölle ja yliopistolle kestäviä hyötyjä. 2 Hanketoiminnan laadunvarmistus Jyväskylän yliopiston hanketoiminnan laatua varmistetaan seuraavin toimin: Hankkeen elinkaari, hankkeen hallinnan prosessit ja vastuut on määritelty. Hankkeille on määritelty pakolliset ja suositellut laadunvarmistuskäytänteet sekä kehitetty työkaluja hankkeiden tulosten ja johtamisen arviointiin. Hankkeiden dokumentaatio ja asiakirjojen arkistointikäytänteet on määritelty ja niitä noudatetaan. Huomioon otetaan myös rahoittajien edellyttämä dokumentointikäytäntö. Hanketoiminnan johtamiskulttuuria sekä asiantuntija ja tukipalveluja kehitetään muun muassa yksittäisten hankkeiden arviointien ja hankesalkun katselmointien avulla. Hanketoiminnan laadunvarmistus kuuluu sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastuksen tehtäväkenttään. Laadunvarmistuskäytänteet jalkautetaan koulutuksen ja ohjauksen avulla. Hankesalkkua katselmoidaan säännöllisesti yliopiston ja tiedekunnan, tarvittaessa ainelaitosten tai erillis ja palvelulaitosten tasolla 6 (29)

7 3 Hankesalkun laadunvarmistus Hankesalkkua voidaan tarkastella koko yliopiston ja tiedekunnan sekä tarvittaessa ainelaitoksen, erillislaitoksen tai palvelulaitoksen tasolla. Jokaisella tasolla hankesalkku koostuu elinkaaren eri vaiheessa olevien hankkeiden kokonaisuudesta. Hankesalkun laadunvarmistuksen tavoitteena on varmistaa, että toteutettavat hankkeet tukevat yliopiston ja sen yksiköiden strategioita ja tavoitteita, täydentävän rahoituksen määrä on riittävä, ja sen koostumus on riittävän monipuolinen, yksikössä on varauduttu yksittäisten hanketyyppien, esimerkiksi rakennerahastohankkeiden maksuvalmiushaasteisiin ts. hankkeiden kustannukset katetaan määräerissä jälkikäteen toteutuneitten, tukikelpoisten kustannusten perusteella, hankkeiden riskit hallitaan, mikä parantaa myös taloudellista tuotosta ja toteutettavat hankkeet onnistuvat, mikä varmistaa sidosryhmien tyytyväisyyden kautta täydentävän rahoituksen riittävyyden. Hankesalkun hallinta sisältää hankkeiden valintapäätökset, hankkeiden asettamispäätökset, hankesalkun katselmoinnit ja päättämistoimien valvonnan. Hakemussalkkuun ja toteutusvaiheen salkkuun kohdistuvaa katselmointia lukuun ottamatta hankesalkun muut laadunvarmistustoimet on kuvattu luvussa 4, sillä ne ovat yksittäisen hankkeen laadunvarmistuskeinoja, mutta ovat tavoitteidensa kautta osa myös hankesalkun laadunvarmistusta. (Kuva 1). Kuva 1. Hankesalkun laadunvarmistus yksittäisen hankkeen elinkaaren vaiheiden mukaan ryhmiteltynä Valintavaiheen läpäisseet hankkeet kuuluvat hakemussalkkuun yksittäinen hanke: Hankeidean arvioinnilla pyritään varmistamaan rahoituksen saatavuus, hankkeen tarve sekä osaamisen ja resurssien saatavuus. Hakemussalkku yksittäinen hanke: Riskianalyysillä ja keskeisten asiakirjojen tallentamisella parannetaan riskien hallintaa ja suunnitelmien laatua. Päättämisvaiheessa olevat hankkeet kuuluvat toteutussalkkuun yksittäinen hanke: Tarkistuslistoilla pyritään varmistamaan, että kaikki päättämisvaiheen tehtävät tulevat tehdyiksi. Toteutusvaiheen salkku yksittäinen hanke: Asettamisella varmistetaan, että hankkeen hallintaprosessit on kattavasti suunniteltu ja vastuista on sovittu, mikä parantaa hankkeen johtamisen ja tulosten laatua sekä riskien hallintaa. Seuraavassa taulukossa (Taulukko 1) on kuvattu hankesalkun laadunvarmistuskäytänteet, vastuut ja dokumentointi. Taulukon alla on laadunvarmistuskäytänteen yksityiskohtaisempi kuvaus. 7 (29)

8 Taulukko 1. Hankesalkun laadunvarmistuskäytännön kuvaus, vastuut ja dokumentointi Laadunvarmistuskäytäntö Vastuut Dokumentaatio Hankesalkun katselmointi Dekaani Laitosjohtaja Hankesalkun katselmointiraportti (Liite 9) Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Hankesalkun katselmointi: Yliopiston ja sen yksiköiden suositellaan ottavan käyttöön hankesalkun säännöllisin väliajoin tapahtuvan katselmoinnin. Katselmoinnissa tarkastellaan hankkeiden kokonaisuutta esimerkiksi seuraavista näkökulmista: Hankkeiden taloudellinen tulos ja täydentävän rahoituksen riittävyys Hankesalkun yhteys yliopiston strategioihin ja lakisääteisiin tehtäviin Hankesalkun tasapaino Riskit Laatu Tulosten hyödyntäminen ja oppiminen Katselmoinnin ajankohta kannattaa sovittaa yhteen esimerkiksi johdon katselmuksen tai toimintakertomuksen kanssa. Yliopiston yksiköitä suositellaan kehittämään hankesalkun katselmointiin tarkoituksenmukainen ajallinen kierto ja toteutustapa. Dekaani tai laitosjohtaja kokoaa katselmointeja varten sopivan joukon avainhenkilöitä. Liitteessä 8 kuvattu hankesalkun katselmointilomake on tarkoitettu esimerkiksi, mitä hankesalkussa voidaan arvioida. 4 Yksittäisen hankkeen laadunvarmistus Yksittäisen hankkeen elinkaari muodostuu valinta, suunnittelu, toteutus ja päättämisvaiheesta. Elinkaaren kussakin vaiheessa laadunvarmistuksella on omat tavoitteensa. Valintavaiheen laadunvarmistuksen tavoitteena on kohdistaa resurssit strategisesti yliopiston ja sen hanketta toteuttavan yksikön toimintaan sopivien täydentävän rahoituksen hankkeiden suunnitteluun. Suunnitteluvaiheen laadunvarmistuksen tavoitteena on hakea täydentävää rahoitusta yliopiston strategioita ja tavoitteita toteuttaviin hankkeisiin, joihin ei sisälly suuria ja hallitsemattomia riskejä ja parantaa rahoitushakemusten laatua ja siten hakemusten läpimenomahdollisuutta sekä toteutusvaiheen hallittavuutta. Hankkeen toteutusvaiheen laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa määritellyt tavoitteet ja aikaansaada odotetut tulokset, pysyä aikataulussa, pysyä kustannus ja rahoitussuunnitelmassa, kehittää yliopiston henkilöstön osaamista ja saada aikaan kestäviä hyötyjä sekä tyytyväisyys hankkeen hallintoprosesseihin mukaan luettuna reaaliaikainen hankkeen talouden seuranta. Päättämisvaiheen laadunvarmistuksen tavoitteena on varmistaa hankeasiakirjojen asianmukainen dokumentoiminen, 8 (29)

9 hankkeiden mahdollisen loppurahoituksen saaminen esim. rahoittajan hyväksyttyä loppuraportin, hankkeista oppiminen ja hanketoiminnan laadun kehittäminen. Yksittäisen hankkeen pakolliset ja suositeltavat laadunvarmistuskäytänteet on esitetty kuvassa 2. Kuva 2. Jyväskylän yliopiston hankkeiden laadunvarmistuskäytänteet hankkeen elinkaaren eri vaiheissa 1. Valintavaihe Hankeidean arviointi (Liite 1) on suositeltava laadunvarmistuskäytäntö. 2. Suunnitteluvaihe Riskianalyysi (Liite 2) on pakollinen laadunvarmistuskäytäntö (yli euron hankkeissa). Rahoitushakemus ja rahoituspäätös tallennetaan aina WebDynastyyn. 4. Päättämisvaihe Projektin päättymisilmoituslomakkeen täyttäminen (Liite 5) (aloittamisilmoituksen jälkeen) on pakollinen laadunvarmistuskäytäntö. Arkistointiohjeen (Liite 7) noudattaminen on pakollinen laadunvarmistuskäytäntö. 3. Toteutusvaihe Hankkeen asettaminen (Liite 3) on suositeltava laadunvarmistuskäytäntö. Projektinavauslomakkeen (Liite 4) täyttäminen on pakollinen laadunvarmistuskäytäntö. Pakollisten ja suositeltavien laadunvarmistuskäytänteiden lisäksi yksittäisen hankkeen laadunvarmistuksen lomakkeet sisältävät sidosryhmäpalautekyselyn (Liite 8) ja hankkeen itsearvioinnin (Liite 6). Arvioinnin tavoitteena on hanketoiminnan jatkuva kehittäminen. 4.1 Valintavaihe Hankkeiden valintavaiheessa yksiköt arvioivat, mitkä hankeideat tai yhteistyötarjoukset valitaan seuraavaan eli suunnitteluvaiheeseen. Valintavaihe koskee yksittäistä täydentävän rahoituksen hanketta, mutta se on myös olennainen osa hankesalkun johtamista. Seuraavassa taulukossa (Taulukko 2) on valintavaiheen laadunvarmistuskäytänteiden yhteenveto, ja taulukon alapuolella on kuvaus laadunvarmistuskäytänteen sisällöstä. 9 (29)

10 Taulukko 2. Hankkeen valintavaiheen laadunvarmistuskäytännön kuvaus, vastuut ja dokumentointi Laadunvarmistuskäytäntö Vastuut Dokumentaatio Hankeidean arviointi ja päätös suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä (suositeltava käytänne) Laitoksen johtaja hankeidean valmistelleen henkilön kanssa arvioi hankeidean. Laitosjohtaja päättää suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä. Sisäinen palvelukeskus tallentaa hankeidean arvioinnin asianhallintajärjestelmään. Hankeidean arviointilomake (Liite 1) Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Hankeidean arviointi: Ideaa arvioitaessa tarkastellaan, sopiiko hankeidea tai yhteistyötarjous strategisesti yliopiston ja yksikön toimintaan. Samalla arvioidaan resurssien riittävyys, rahoituksen saatavuus ja tarve hankkeen toteuttamiselle. Hankeidean arviointilomakkeen (Liite 1) läpikäyminen hankeideoiden ja yhteistyötarjouksen arvioimiseksi on suositeltava laadunvarmistuskäytäntö. Arviointiin osallistuvat laitoksen johtaja ja idean esittäjä (esimerkiksi tutkija tai tutkijaryhmä). Sisäinen palvelukeskus avustaa mahdollisten rahoitusvaihtoehtojen tunnistamisessa ja arvioimisessa sekä hankkeen talousasioiden suunnittelussa. Päätös suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä: Arvioinnissa päätetään, siirrytäänkö hankkeen suunnitteluvaiheeseen ja täydentävän rahoituksen hakemiseen. 4.2 Suunnitteluvaihe Mikäli hankkeen valintavaiheessa hankeidea arvioidaan toteuttamisen arvoiseksi, hankkeen elinkaaressa alkaa toinen vaihe eli hankkeen suunnittelu. Suunnitteluvaiheen aikana ennen rahoitushakemuksen jättämistä rahoittajalle arvioidaan hankkeen riskit. Suunnitteluvaihe aikataulutetaan niin, että rahoitushakemus valmistuu hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä valmisteluavun ja yliopiston päätöksenteon varmistamiseksi. Suunnitteluvaihe päättyy, kun rahoittaja on tehnyt päätöksensä. Riskianalyysi on pakollinen laadunvarmistuskäytäntö ja koskee rahoittajasta ja hankkeen luonteesta riippumatta kaikkia hankkeita, joissa Jyväskylän yliopiston hankebudjetti on yli (sisältää myös omarahoitusosuuden ja arvonlisäveron (ALV)). Suunnitteluvaiheen tavoitteena on myös ennakoida hankkeen taloudellinen kulku: kustannusten oikea kohdistaminen, tulojen saannin varmistaminen ja kirjaaminen, jolla on vaikutusta yliopiston maksuvalmiuteen, arvonlisäverojen oikea käsittely, laskutusmenettelyt ja hankkeeseen liittyvät talousseurannat ja tarvittavat raportit. Seuraavassa taulukossa (Taulukko 3) on yhteenveto suunnitteluvaiheen laadunvarmistuskäytännöistä, ja taulukon alapuolella on kuvaus niiden sisällöstä. 10 (29)

11 Taulukko 3. Hankkeen suunnitteluvaiheen laadunvarmistuskäytäntöjen kuvaus, vastuut ja dokumentointi Laadunvarmistuskäytäntö Vastuut Dokumentaatio Riskianalyysi (pakollinen) Rahoituksen hakeminen ohjeiden mukaisesti ja hakemuksen tallentaminen asianhallintajärjestelmään (pakollinen) Rahoituspäätös Hankkeen vastuullinen johtaja ja laitosjohtaja analysoivat riskit yhteistyössä sisäisen palvelukeskuksen henkilöstön kanssa. Hankkeen vastuullinen johtaja laatii rahoitushakemuksen. Rahoitushakemus allekirjoitetaan asiakirjan Rehtorin delegointipäätös tutkimus, koulutus ja kehittämishankkeisiin sekä muuhun ulkopuolisen kanssa tapahtuvaan yhteistoimintaan liittyvien sopimusten allekirjoittamisesta asiakirjan mukaisesti. Sisäinen palvelukeskus tallentaa rahoitushakemuksen asianhallintajärjestelmään. Kirjaamo tallentaa rahoituspäätöksen asianhallintajärjestelmään ja lähettää tiedon saapuneesta rahoituspäätöksestä sisäiseen palvelukeskukseen ja hallintokeskukseen. Riskianalyysilomake (Liite 2) Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Riskianalyysi: Riskianalyysilomakkeen (Liite 2) keskeisenä lähtökohtana ovat luvussa 1 kuvatut Jyväskylän yliopiston hanketoiminnan laatuvaatimukset. Oleellisimpia riskejä ovat resurssiriskit. On selvitettävä, millaista osaamispääomaa hankkeeseen on sidottavissa, miten hanke sopii aikataulullisesti yksikön hankesalkkuun ja millainen on yhteistyökumppaneiden sitoutumisen aste. Erittäin tärkeä osa riskinanalyysiä on hankebudjetin ja kassavirtojen arviointi. Oleellinen osa riskianalyysiä on myös hankkeen kriittisimpien kohtien tunnistaminen ja sen suunnitteleminen, miten riskit hallitaan. Rahoitushakemus: Rahoitushakemuksen laadinnassa ja hankesuunnittelussa noudatetaan rahoittajan ja Jyväskylän yliopiston hankeohjeistusta. Yksikön johtajan tulee varmistaa, että kustannusarvio on realistinen ja suunnitellut kustannukset ovat hyväksyttäviä. Rahoitussuunnitelmaa tulee analysoida erityisesti yliopiston omarahoituksen ja kassavirtojen ajoittumisen näkökulmasta. Täydentävä rahoitus on pyrittävä saamaan mahdollisimman etupainotteiseksi yliopiston maksuvalmiuden varmistamiseksi. 11 (29)

12 4.3 Toteutusvaihe Hanke tulee toteuttaa rahoittajan hyväksymän suunnitelman mukaisesti ja hankkeen toteutuksessa tulee noudattaa rahoittajan rahoituspäätöstä ja ohjeita. Hankkeen toteutumista on seurattava ja arvioitava ja sen mahdolliset muutostarpeet on tunnistettava. Suunnitelmasta poikkeamisiin on reagoitava. Toteutusvaihe voi alkaa kun hanke on saanut myönteisen rahoituspäätöksen, sille on perustettu projekti Jyväskylän yliopiston taloushallinnon järjestelmässä (SAP), ja hankkeelle on annettu projektinumero. Toteutusvaiheen alussa suositellaan hankkeen asettamista. Toteutusvaihe päättyy, kun hanke rahoituspäätöksen mukaan päättyy. Yksittäisen hankkeen laatua voidaan havainnollistaa kuvan (4.3 Kuva 3) avulla. Kuva täydentää ja täsmentää luvussa yksi kuvattuja hanketoiminnan laatuvaatimuksia Kuva 3. Yksittäisen hankkeen laadun muodostuminen Sisällöllisten tavoitteiden toteutumi Laatu = Yliopiston henkilöstön osaaminen kasvaa, ja yliopisto saa kestäviä hyötyjä + Hankkeen hallintaprosessit: Laajuuden hallinta Ajanhallinta Kustannusten hallinta Henkilöresurssien hallinta Riskien hallinta Laadunhallinta Hankintojen hallinta Viestinnän hallinta Aikataulun toteutuminen Budjetin toteutuminen Luvussa 4.4 kuvatut arviointikyselyt, jotka ovat tämän ohjeen liitteet 5 ja 7, heijastavat edellä kuvattua laatuajattelua. Kyselylomakkeet ovat työkaluja, joilla yksittäisen hankkeen laatua voidaan arvioida. Hankkeen toteutusvaiheen laadunvarmistuskäytännöt, vastuut ja dokumentointi on kuvattu seuraavassa taulukossa (Taulukko 4. ). Sen alapuolella on laadunvarmistuskäytäntöjen yksityiskohtaisempi kuvaus. 12 (29)

13 Taulukko 4. Hankkeen toteutusvaiheen laadunvarmistuskäytäntöjen kuvaus, vastuut ja dokumentointi Laadunvarmistuskäytäntö Vastuut Dokumentaatio Projektinavauslomakkeen täyttäminen (pakollinen) Projektimuutokset Hankkeen asettaminen (suositeltava laadunvarmistuskäytänne) Projektinavauslomakkeen täyttää sisäisen palvelukeskuksen hankeasioita hoitava henkilö asianhallintajärjestelmässä ja lähettää asianhallintajärjestelmässä viestin tekemästään projektin avauksesta osoitteeseen Hallintokeskus perustaa projektin taloushallinnon järjestelmässä (SAP), täydentää projektinavauslomakkeelle projektin numerotiedot ja lähettää viestin projektin avauksesta (WebDynasty) sisäisen palvelukeskuksen hankeasioita hoitavalle henkilölle sekä kirjaamoon. Sisäisen palvelukeskuksen hankeasioita hoitava henkilö lähettää muutoksista viestin tai WebDynasty). Projektimuutosilmoituksia ovat mm. toteutusaikataulun muutos, automaattipidätyksen lisäys ja projektin rakenneosan esim. investointiosan lisäys. Laitoksen johtaja asettaa hankkeen. Laitoksen johtaja ja hankkeen vastuullinen johtaja allekirjoittavat asettamislomakkeen. Sisäinen palvelukeskus tallentaa asettamislomakkeen asianhallintajärjestelmään. Projektinavauslomake (Liite 4) Taloushallinnon järjestelmä SAP Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Taloushallinnon järjestelmä SAP Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Asettamislomake (Liite 3) Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Projektinavauslomakkeen täyttäminen: Kun hanke on päätetty toteuttaa, se liitetään osaksi yliopiston taloushallintojärjestelmää perustamalla projekti SAP järjestelmään. Tässä vaiheessa kootaan hankkeen rahoitustiedot ja muut tiedot, jotka yliopisto edelleen raportoi tilinpäätöksessään tai muussa viranomaisraportoinnissaan. Hankkeen kustannus ja tuottosuunnitelma (budjetti) ja suunnitellut laskutusaikataulut tallennetaan. 13 (29)

14 Hankkeen asettaminen: Hankkeen asettamisen tarkoituksena on varmistaa, että hankkeen toteuttamisessa jo alusta alkaen huolehditaan, että vastuut ovat selvillä ja saatetaan sovitut hallinnointikäytänteet kaikkien osapuolien tietoon. Hanke asetetaan täyttämällä asettamislomake. Hankkeen asettaminen on suositeltava laadunvarmistuskäytänne. Vaikka hanketta ei asetettaisikaan, asettamislomakkeessa kuvatuista vastuista tulee sopia hankkeen alussa ja niistä tulee huolehtia hankkeen toteutuksen aikana. Hanke tulee toteuttaa hankesuunnitelman mukaisesti ja rahoittajan rahoituspäätöstä ja ohjeita noudattaen. Hankkeen toteutusta seurataan ja arvioidaan, tunnistetaan muutostarpeita ja niihin reagoidaan. Sovittavia asioita ovat ainakin seuraavat: Hankkeessa työskentelevien kiinnittäminen hankkeeseen: Sovitaan, kuka huolehtii käytännössä henkilöstön palkkauksesta ja työajan kohdentamisesta hankkeelle. Aikataulun suunnittelu hankkeen toteutuksen aikana, toteutumisen seuranta ja tarvittavista muutoksista päättäminen: Hankkeen toteutuksen aikana tavallisesti täytyy täsmentää aikataulua ja mahdollisesti suunnitella se uudelleen. Hankkeen toteutuksen aikana tulee seurata aikataulusuunnitelman toteutumista, tunnistaa muutostarpeita ja päättää tarvittavista muutoksista. Sovitaan, miten vastuu jaetaan näissä asioissa. Hankkeen sisällöllisen edistymisen seuranta ja väliraportointi: Hankkeen aikana seurataan sisällöllistä etenemisestä ja verrataan sitä hankesuunnitelmaan. Seurantajärjestelmä perustuu rahoittajan ohjeisiin, mutta niiden rinnalle voidaan kehittää hanke tai yksikkökohtainen oma järjestelmä. Sovitaan kuka vastaa näistä asioista käytännössä. Hankkeen ohjausryhmän ja muiden hankkeeseen liittyvien ryhmien työskentelytavoista ja vastuista sopiminen: Yleensä hankkeeseen asetetaan ohjausryhmä, joka valvoo hanketta ja päättää hankkeen asioista. Ohjausryhmän vastuista, tehtävistä ja toimintatavoista sovitaan. Samoin sovitaan myös muista hankkeen sisäisen organisoinnin kysymyksistä ja määritellään hankkeen vastuullisen tutkijan, projektipäällikön, projektikoordinaattorin tai muun hanketta käytännössä koordinoivan henkilön vastuut. Hankkeen talouden seuranta ja raportointi: Hankkeen kustannusten tulee olla budjetoituina vuositasolla kustannuslajeittain. Hankkeen taloutta seurataan taloushallinnon järjestelmän, SAPin kautta. Talouden seurannan perustana on, että kullekin hankkeelle avataan oma projektinumero, jolle kirjataan kaikki erilliskustannukset. Työaika kohdennetaan Sole TM:ssä, matkakustannukset SAPjärjestelmässä sekä ostolaskut ja hankinnat Rondossa. Sisäisten palvelukeskusten taloushenkilöstö on koulutettu taloushallinnon järjestelmien käyttöön. Sisäisten palvelukeskusten taloushenkilöstö huolehtii laskujen tiliöinnistä, laskuttamisesta ja hankkeiden raporttien ottamisesta sekä maksatusten hakemisesta hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeeseen palkattujen henkilöiden tulee kirjata oma työaikansa työajankohdentamisjärjestelmään (Sole TM). Palkkakustannusten raportointi perustuu kattavaan työajan kohdentamiseen (hankkeelle tehty työ ja muu työ). Kaikki hankkeelle työskentelevät kohdentavat toteutuneen työaikansa kuukausittain tunnin tarkkuudella niille päiville, joina ovat työskennelleet hankkeelle. Myös muu työ kirjataan kuukausittain. Työaika kohdennetaan viimeistään seuraavan kuukauden 3. päivään mennessä. Normaali päivittäinen työaika on 7.25 t. Toteutuksenaikainen riskien arviointi ja päätökset tarvittavista riskienhallintatoimista: Hankkeen toimintaympäristö ja tilanteet elävät hankkeen toteutuksena aikana. Myös hankkeen aikana tulee arvioida riskejä ja löytää keinoja niiden hallitsemiseksi. Toimintatavoista ja vastuista sovitaan. Hankkeen sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu ja toteutus: Sovitaan viestinnän sisällöistä, kohderyhmistä, viestintäkanavista ja keinoista sekä viestintävastuista. Aina tulee pitää huolta siitä, että viestinnässä noudatetaan rahoittajan ohjeita. Hankkeesta rahoitettavien hankintojen suunnittelu ja toteutus: Hankinnoissa tulee noudattaa rahoittajan ja Jyväskylän yliopiston ohjeita. Hankintojen vastuista sovitaan. 14 (29)

15 Hankkeen tulosten ja johtamisen laatua koskevan tiedon kerääminen: Raportoinnin ja arvioinnin sujuvuuden kannalta on välttämätöntä, että jo toteutusvaiheen alusta alkaen on selvää, mitä tietoa on kerättävä, miten tieto kerätään ja kuka sen kerää. Samoin on selvennettävä ja sovittava siitä, miten hankkeen laatua arvioidaan. Eri hankkeissa laatu voi tarkoittaa eri asioita. Kun tutkimushankkeissa keskeistä on julkaisujen määrä ja tieteellisten tulosten laatu, asiakkaille tehdyissä kehittämishankkeissa keskeistä on asiakastyytyväisyys. Kaikissa tapauksissa laatu tarkoittaa vähintään hankeprosessin laatua. Näistä asioista on keskusteltava jo hankkeen alussa. Samoin on sovittava, tehdäänkö hankkeessa arviointi tai sidosryhmäkysely. Hankkeen toteuttamisvaiheen alussa sovitaan myös dokumentoinnista, jossa on noudatettava rahoittajan vaatimuksia. Lisäksi yliopiston arkistonmuodostussuunnitelma ja tämän ohjeen liite 7 osoittavat, mitä asiakirjoja hanketta toteuttavan yksikön on säilytettävä ja mitä säilytetään keskitetysti. Useat hankeasiakirjat on dokumentoitava joko pysyvästi tai määräajaksi. Kunkin hanketyypin arkistointivaatimukset on katsottava arkistonmuodostussuunnitelmasta. 4.4 Päättämisvaihe Hankkeen päättämisvaihe alkaa jo toteutusvaiheen aikana ja päättyy, kun kaikki tehtävät on suoritettu, mikä yleensä kestää kauemmin kuin hankkeen sopimuksen mukainen kesto. Hankkeen päättämisvaiheen laadunvarmistuskäytännöt, vastuut ja dokumentointi on kuvattu seuraavassa taulukossa (Taulukko 5). Sen alapuolella on laadunvarmistuskäytäntöjen yksityiskohtaisempi kuvaus. Taulukko 5. Hankkeen päättämisvaiheen laadunvarmistuskäytännön kuvaus, vastuut ja dokumentointi Laadunvarmistuskäytäntö Vastuut Dokumentaatio Loppuraportointi (Pakollinen, jos rahoittaja vaatii. Muutoin jätetään hankkeen vastuullisen johtajan päätettäväksi.) Hankkeen päättäminen Projektin päättymisilmoituslomakkeen täyttäminen (pakollinen) Hankkeen vastuullinen johtaja Projektin päättymisilmoitus kirjanpitoon lomakkeen täyttää sisäisen palvelukeskuksen hankeasioita hoitava henkilö asianhallintajärjestelmässä ja lähettää asianhallinta järjestelmässä viestin tekemästään projektin päättymisestä osoitteeseen dynprojekti@jyu.fi. Hallintokeskus päättää projektin taloushallinnon järjestelmässä (SAP), täydentää Projektin päättymisilmoitus kirjanpitoon lomakkeelle projektin päättymistiedot ja lähettää viestin projektin päättämisestä (Web Dynasty) sisäisen palvelukeskuksen hankeasioita hoitavalle Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty Projektin päättymisilmoitus kirjanpitoon lomake (Liite 5) Taloushallinnon järjestelmä SAP Asianhallintajärjestelmä Web Dynasty 15 (29)

16 Dokumenttien arkistointi (pakollinen) Hankkeen arviointi (suositeltava) henkilölle sekä kirjaamoon. Sisäisen palvelukeskuksen hankehallintoa hoitava henkilö Hankkeen vastuullinen johtaja tai laitosjohtaja Arkistointiohjeen mukaisesti Sidosryhmäpalaute (Liite 8) Hankkeen arviointilomake (Liite 6) Yhteenveto (asianhallintajärjestelmä WebDynasty) Loppuraportointi: Loppuraportoinnissa noudatetaan ensisijaisesti rahoittajan ohjeita. Mikäli rahoittajalla ei ole omaa loppuraportointipohjaa eikä selkeää ohjetta, raportoinnista päättää vastuullinen johtaja. Loppuraportoinnin vaatimukset tulee varmistaa jo toteutusvaiheen alussa, jotta loppuraportissa tarvittava tieto saadaan kerättyä hankkeen aikana. Hankkeen päättäminen talousjärjestelmässä: Hanke tulee päättää myös taloushallinnon järjestelmissä. Mikäli hankkeen todellinen päättymisaika poikkeaa projektia avattaessa annetusta päivämäärästä, tulee tieto päivittää vastaavalla menettelyllä kuin projekti on perustettu. Päättämällä hankkeet myös järjestelmissä saadaan tukea yliopiston hankesalkun ylläpitämiseen ja hakuvaiheen rahoituskanavien suunnitteluun. Dokumenttien arkistointi: Asiakirjat, joita ei ole toimitettu toteutusvaiheessa kirjaamoon, lähetetään sinne, samoin koko hankkeen aikainen dokumenttien kokoelma. Lisäksi arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti dokumentit pidetään arkistoituina myös hankkeen toteuttaneessa yksikössä (Liite 7). Hankkeen arviointi: Harkintansa mukaan laitosjohtaja tai hankkeen vastuullinen johtaja voi päättää sidosryhmäkyselystä (Liite 8) tai hankkeen arvioinnista (Liite 6). Hankkeen arviointikysely on yliopiston henkilöstölle ja sidosryhmäkysely yliopiston ulkopuolisille tahoille suunnattu hankkeen laadun arvioimista ja laadun kehittämistä palveleva työkalu. Arvioinnin lähtökohtana ovat yliopiston hanketoiminnan laatuvaatimukset (luku 1) ja käsitys yksittäisen hankkeen laadusta (Taulukko 5). Hankeorganisaation purkaminen ja tulosten hyödyntäminen yliopiston toiminnassa: Hankkeessa toimineet henkilöt vapautetaan hanketehtävistään. Hankkeen tulokset hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla. Hyödyntäminen voi tarkoittaa tieteellisiä julkaisuja, raportteja, hankkeen tulosten kaupallistamista, hankkeessa käynnistetyn toiminnan vakiinnuttamista, jatkohankkeita, hankkeen tulosten muuta levittämistä tai niistä tiedottamista. Lopuksi Hanketoiminnan laadunvarmistusohje on ollut käytössä vuoden 2010 keväästä saakka. Sen käytöstä saatua kokemusta on hyödynnetty ohjeen päivittämisessä nykyiseksi versioksi (2.0). Hanketoimijoilta tulevia kommentteja otetaan huomioon myös tulevissa versioissa. Hankekulttuurin ja hankesalkun hallinnan kehittäminen edellyttävät, että asiat koetaan yliopiston kaikilla organisaatiotasoilla tärkeiksi. Yliopistotasolla voidaan luoda hanketoiminnan minimikehykset. Laadukas hankehallinto ja salkunhallinta edellyttävät yksiköiltä omatoimisuutta minimitasoa korkeampien omien käytänteiden luomiseen. 16 (29)

17 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 1 Hankeidean arviointi (suositeltava) Hankeidean tai yhteistyötarjouksen työnimi: 1. Hanke on sisällöllisesti sopusoinnussa Jyväskylän yliopiston ja yksikön strategian kanssa. Kyllä Ei Kommentteja 2. Hankkeen toteuttamiseen on saatavissa riittävästi resursseja ja osaamista. 3. Hanke sopii taloudellisesti ja ajallisesti yksikön hankesalkkuun. 4. Hankeidealle on todennäköisesti löydettävissä rahoitusta ja ajatellusta rahoitusohjelmasta voidaan rahoittaa suunniteltua toimintaa. 5. Toimintaympäristössä on näköpiirissä tekijöitä, jotka tekevät hankkeen tarpeettomaksi. (Yliopiston ja hankkeen muiden toteuttajien sisäistä sekä hankkeen ulkoista toimintaympäristöä on analysoitu.) Johtopäätös hankeidean tai yhteistyötarjouksen analyysistä on seuraava: Hankkeen suunnittelua jatketaan ja hankkeelle haetaan rahoitusta. Hankesuunnittelun jatkamisesta päätetään myöhemmin. Hankkeen suunnitteluun ei käytetä enää laitoksen tai yliopiston resursseja. Ratkaisu (rasti yhteen) Kommentit Päiväys Allekirjoitukset Laitoksen johtaja Nimenselvennys Hankkeen vastuullinen johtaja Nimenselvennys 17 (29)

18 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 2 Hankekohtainen riskianalyysi (pakollinen) Hankkeen nimi ja lyhenne Hankkeen vastuullinen johtaja Hankkeen rahoittaja(t) Ohjelma, johon hanke liittyy Hankkeen kesto (päivämäärät) Hankkeen koordinaattori (jos muu kuin Jyväskylän yliopisto) Onko hankeidea Jyväskylän yliopiston ja sen yksikön strategian ja tavoitteiden mukainen? Kyllä Ei SUOMEN AKATEMIAN PROFESSORIN TAI TUTKIJAN TEHTÄVÄÄN RAHOITUSTA HAKEVAT TÄYTTÄVÄT VAIN KOHDAN Tärkeimmät sidosryhmät (esim. yhteistyökumppanit tai partnerit) Täysin Jossain määrin Ei lainkaan ovat mukana hankkeen suunnittelussa ovat sitoutuneet hankkeeseen aiesopimuksella, rahoitussopimuksella tai muulla vastaavalla tavalla 2. Resurssien (henkilöt, laitteet, tilat) realistisuus hankkeen aikana Täysin Jossain määrin Ei lainkaan Hanke sopii aikataulullisesti laitoksen muihin toimintoihin, hankkeisiin ja työsuunnitelmiin. Hankkeen aikataulu, resurssit ja rahoitus ovat riittävät suhteessa tavoitteisiin. 3. Talous Täysin Jossain määrin Ei lainkaan Maksuaikataulu on huomioitu Kyllä Ei Kustannusarvio on tarkastettu Kuka kustannusarvion on tarkastanut? Hankkeen arvioidut kokonaiskustannukset ovat 18 (29)

19 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 2 Näistä päärahoittaja maksaa % omarahoitus on % muut rahoittajat maksavat % yleiskustannus on 4. Organisointi ja henkilöt Täysin Jossain määrin Hankkeella on selkeä henkilöstösuunnitelma (keiden työpanosta tarvitaan ja kuinka paljon) Laitoksen rooli, esim. partnerina tai koordinaattorina on hankkeessa sopiva. Ei lainkaan Substanssivastuuhenkilö Varahenkilö Hankehallinnon ja talouden yhteyshenkilö Varahenkilö 5. Hankkeen johtaminen ja laadunvarmistus Kyllä Ei Hankkeessa noudatetaan hanketoiminnan laadunvarmistusohjetta. Hankinnat on suunniteltu yliopiston hankintaohjeiden mukaisesti. Jos hankkeessa ei ole hankintoja, jätä tyhjäksi. Tavoitteet on mahdollista saavuttaa suunnitellussa ajassa. 6. Hankkeen merkittävimmät riskit ja niiden hallinta Jos vastauksesi kohdissa 1 5 oli Jossain määrin, Ei lainkaan tai Ei, käsittele riski alla olevassa taulukossa. Riskejä ovat esim. taloudelliset riskit, henkilö, tietoturva, tietosuoja, kumppanuus ja onnettomuusriskit. Riski 1 Kuvaa tässä riski, sen toteutumisen todennäköisyys (asteikolla pieni, keskisuuri, suuri) ja toimet riskin toteutuessa. Riski 2 Riski 3 Riski 4 19 (29)

20 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 2 Laitos sitoutuu hankkeeseen Kyllä Ei Päiväys Allekirjoitukset Laitoksen johtaja Nimenselvennys Hankkeen vastuullinen johtaja Nimenselvennys 20 (29)

21 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 3 Hankkeen asettamislomake (suositeltava) Hankkeen nimi ja lyhenne: Hankkeen kesto: Projektinumero: Diaarinumero: Hankkeessa työskentelevien kiinnittäminen hankkeeseen Hankkeen aikataulun suunnittelu hankkeen toteutuksen aikana, toteutumisen valvonta ja tarvittavista muutoksista päättäminen Hankkeen sisällöllisen edistymisen seuranta ja raportointi Hankkeen ohjausryhmän ja projektiryhmän työskentelytavoista sopiminen Hankkeen talouden seuranta ja raportointi Käytännön toteutus (vastuullisen henkilön nimi ja tarvittaessa lyhyt kuvaus toteutustavasta) Toteutuksenaikainen riskien arviointi ja päätökset tarvittavista riskienhallintatoimista Hankkeen sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu ja toteutus Hankkeesta rahoitettavien hankintojen suunnittelu ja toteutus Hankkeen tulosten ja johtamisen laatua koskevan arviointitiedon kerääminen Allekirjoitukset Laitoksen johtaja Hankkeen vastuullinen johtaja Jakelu: Lomakkeessa nimeltä mainitut Sisäinen palvelukeskus 21 (29)

22 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 4 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO PROJEKTINAVAUSLOMAKE Palvelukeskus täyttää: Projektin nimi (virallinen nimi rahoituspäätöksestä) max.40 merkkiä Projektin nimilyhenne (jos on) Rahoittajan antama koodi/diaarinumero (max.20 merkkiä) Projektin vastuullinen johtaja/projektipäällikkö Jyväskylän yliopistossa (Sukunimi Etunimi) Projektin alkupäivämäärä loppupäivämäärä (pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv). Tulosyksikkö Kustannuspaikka Toimintoalue Valitse Rahoituslähde = projektilaji Valitse Rahoitusohjelma Valitse Projektin rahoittaja(t) Rahoittaja 1 Valitse Rahoittaja 1 nimi % Rahoittaja 2 Valitse Rahoittaja 2 nimi % Rahoittaja 3 Valitse Rahoittaja 3 nimi % Rahoittaja 4 Valitse Rahoittaja 4 nimi % Rahoittaja 5 Valitse Rahoittaja 5 nimi % Omarahoitusta: Kyllä Prosenttia kokonaisrahoituksesta % Ei Onko vähennysoikeus maksetuista alv:sta? Kyllä Rahoittaja korvaa alv:t? Kyllä Ei Yleiskustannuspidätys Ei Automaattipidätys Valitse Ei pidätystä lainkaan Manuaalinen pidätys muistiotositteella Yhteystiedot Palvelukeskuksen taloushenkilö E mail (Tietojen antajan nimi, jos eri) E mail Puh. Puh. Lisätietoja: 22 (29)

23 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 4 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO PROJEKTINAVAUSLOMAKE Hallintokeskus täyttää: Projektin tunnus Toteutusosa (=menoja, työaikakirjauksia) Investointiosa Rahoitusosa (=tuloja) Rahoittajan nimi 23 (29)

24 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 5 JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO PROJEKTIN PÄÄTTYMISILMOITUS KIRJANPITOON Palvelukeskus täyttää: Projektin nimi (virallinen nimi rahoituspäätöksestä) max.40 merkkiä Projektin tunnus (10 merkkiä) Projektin vastuullinen johtaja/projektipäällikkö Jyväskylän yliopistossa (Sukunimi Etunimi) Projektin loppupäivämäärä (pp.kk.vvvv), kuukauden viimeinen päivä Projekti on loppuun laskutettu ja kustannukset kohdennettu. Yhteystiedot Palvelukeskuksen taloushenkilö E mail Puh. (Tietojen antajan nimi, jos eri) E mail Puh. Hallintokeskus täyttää: Projektin tunnus Projekti päätetty kausi/vuosi Lisätietoja: 24 (29)

25 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 6 Hankkeen arviointilomake (suositeltava) Hankkeen nimi ja lyhenne: Projektinumero: Vastaajan nimi: Asema hankkeessa: Täysin Lähes täysin Väite pitää paikkansa Kohtalaisen hyvin Ei juurikaan Hanke oli yliopiston ja yksikön strategian mukainen Yliopiston sisäiset järjestelyt kannustivat hankkeen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Hankkeen toteutuksessa ja hallinnoinnissa oli riittävä osaaminen hanketoiminnan kaikilla tasoilla hankkeen koko keston ajan. Hanke on hyvin dokumentoitu Hankkeen budjetti oli realistinen Hankkeen rahoitusrakenne toteutui Hanke pysyi aikataulussa Hankkeen tavoitteet, odotetut tulokset ja tuotokset toteutuivat. Osaamiseni karttui merkittävästi hankkeessa Hanke tuottaa yksikölle ja yliopistolle kestäviä hyötyjä Olen tyytyväinen hankkeen johtamiseen Ei lainkaan Lisäkommentteja: 25 (29)

26 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 7 Asiakirjojen arkistointi (pakollinen) Asiakirjojen arkistoimisessa noudatetaan Jyväskylän yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa Merkittävimmät säilytettävät asiakirjat ovat (*:llä merkityt toimitetaan ajantasaisesti kirjaamoon) Rahoitushakemus ja hankesuunnitelma * rahoituspäätös tai hankesopimus ohjeineen * rahoituspäätöksen tai hankesopimuksen muuttamiseen liittyvät hakemukset ja päätökset muut hankkeeseen liittyvät oleelliset päätökset ja niiden liitedokumentit kaikki sopimukset * hankinta ja kilpailuttamisasiakirjat, kuten hankintapäätös, sopimukset, tilaukset, tilausvahvistus, tarjoukset ja niihin saadut vastaukset kustannusselvitykset ja maksatushakemukset sekä rahoittajalle tehdyt erilliset selvitykset rahoittajalta saadut erityisohjeet ja määräykset merkittävä kirjeenvaihto rahoittajan kanssa keskeiset muistiot ja ohjausryhmän kokouksien pöytäkirjat hankkeen raportit, kuten väli ja loppuraportit tilintarkastusraportit * työsopimukset On tärkeää että merkittävät hankeasiakirjat ovat kootusti ja reaaliaikaisesti saatavilla. Hankkeen päätyttyä koko dokumentaatio toimitetaan kirjaamoon. Asiakirjoja säilytetään myös hankkeen toteuttaneessa yksikössä arkistonmuodostussuunnitelman määräämän ajan. 26 (29)

27 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 8 Sidosryhmäkysely (suositeltava) Pyydämme hankkeen (hankkeen nimi) sidosryhmien edustajana teitä ystävällisesti vastaamaan palautteeseen (päiväys) mennessä. Palaute toimitetaan lomakkeen lopussa olevaan osoitteeseen. Palautteenne on tärkeä yhteistyön ja Jyväskylän yliopiston hankehallinnon kehittämiseksi. Vastaajan nimi: Asema: Yritys tai yhteisö: Rooli hankkeessa: 1. Miten hankesuunnitelman tavoitteet mielestänne toteutuivat? 1 Ei lainkaan 2 Heikosti 3 Tyydyttävästi 4 Hyvin 5 Erinomaisesti 6 En osaa sanoa 2. Miten omat odotuksenne (jotka eivät välttämättä ole luettavissa hankesuunnitelmasta) ovat toteutuneet? 1 Ei lainkaan 2 Heikosti 3 Tyydyttävästi 4 Hyvin 5 Erinomaisesti 6 En osaa sanoa 3. Arvioikaa hankkeen tehokkuutta, vaikuttavuutta ja kestäviä hyötyjä Täysin Väite pitää paikkansa Lähes täysin En osaa sanoa Ei juurikaan Ei lainlainkaan Hanke edistää sillä haettuja pitkän aikavälin tavoitteita. Hankkeen tarkoitus toteutui Resurssit käytettiin tehokkaasti tuotosten aikaansaamiseksi Hankkeella oli merkittävä kehittävä vaikutus Hanke aikaansai kestäviä hyötyjä Hankkeen tuotokset ovat laadukkaita Lisäkommentteja: 27 (29)

28 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 8 Sidosryhmäkysely (suositeltava) 4. Arvioikaa hankkeen johtamista ja hallinnointia. Hyvä Erinomainen Kohtalainen Heikko Erittäin heikko Sisäinen viestintä Raportointi ohjausryhmälle Muu sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Hankkeen suunnittelu Hankkeen sisältökysymykset Resurssien hallinta Riskien hallinta Kustannusten hallinta Aikataulun hallinta Laadun hallinta Lisäkommentteja: 5. Arvioikaa hankkeen johtaminen kouluarvosanalla 4 10: 6. Arvioikaa hankkeen hallinnointi kouluarvosanalla 4 10: Kiitos palautteestanne! Palaute toimitetaan osoitteeseen: Nimi Osoite Postilokero tai katuosoite Postinumero Postitoimipaikka 28 (29)

29 LIITTEET Jyväskylän yliopisto Liite 9 Hankesalkun katselmointi (malli katselmoitavista asioista) Yksikön nimi: Katselmointiin osallistuneet henkilöt: Katselmointi koskee aikaväliä: Katselmoinnin päiväys: Hankkeiden taloudellinen tulos ja täydentävän rahoituksen riittävyys Mikä on ulkopuolisen rahoituksen määrä ja osuus tuloksesta? Onko ulkopuolista rahoitusta saatu riittävästi? Mikä on yliopiston omavastuun osuus hankesalkun rahoituksesta? Mikä on eri rahoittajien osuus hankesalkun rahoituksesta? Minkä rahoittajien osuutta tulee lisätä? Hankesalkun yhteys Jyväskylän yliopiston, tiedekunnan tai laitoksen strategioihin ja tavoitteisiin Miten hyvin yksittäiset hankkeet toteuttavat yliopiston ja laitoksen tai yksikön strategioita ja linjauksia (tutkimus, aluekehitys, kansainvälistyminen jne.)? Hankesalkun tasapaino Onko hankkeita sopivasti eri vaiheissa? Onko valintavaiheessa liian vähän tai liian paljon hankkeita? Onko toteutusvaiheessa liian vähän tai liian paljon hankkeita? Onko eri rahoittajilta hankkeita hakemussalkussa sopivasti? Onko eri rahoittajilta hankkeita sopivasti toteutusvaiheen salkussa? Pitäisikö jonkin rahoittajan hankkeita lisätä tai vähentää hankesalkussa? Miten hankesalkun sisältö toteuttaa yliopiston tehtäviä (tutkimus, koulutus ja yhteiskunnallinen vuorovaikutus)? Mitä hanketyyppejä (esimerkiksi perustutkimus, soveltava tutkimus, opetuksen kehittäminen, kansainvälinen liikkuvuus, aluekehityshankkeet, asiantuntijapalvelut ulkopuolisille asiakkaille) tiedekunta tai laitos haluaa lisää hankesalkkuunsa? Miten edustava hankesalkku on tyypiltään? hankesalkussa ovat edustettuina ne hanketyypit, joita siellä kuuluisi olla? Riskit Sisältääkö hankesalkku suuria ja todennäköisiä riskejä? Mitkä hankkeet ovat riskipitoisimpia? Mitä riskien hallitsemiseksi voidaan tehdä? Laatu Ovatko hanketoiminnan laatuvaatimukset täyttyneet (Hanketoiminnan laadunvarmistusohje, luku 1)? Mitä hankkeiden laadusta voidaan sanoa sidosryhmäkyselyiden ja sisäisten arviointikyselyiden pohjalta? Missä on onnistuttu ja missä epäonnistettu? Miten arvioinnin tuloksia aiotaan käyttää toiminnan kehittämisessä? Tulosten hyödyntäminen ja oppiminen Miten tuloksia voidaan hyödyntää kaupallisesti tai markkinoinnissa? Mitä hankehallinnoinnista on opittu? Miten laitoksen, yksikön tai yliopiston hanketoimintaa voidaan kehittää? 29 (29)