Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta.

Transkriptio

1

2 2 Käsikirjan paperiversiota ei enää ylläpidetä ohjeen päivämäärän jälkeen. Viimeisimmät versiot ohjeista löydät ohjelman Help-ruudulta. Tähdellä (*) merkityt otsikot ovat pakollisia tietoja. Sisällys 1 Yleistä Yhteydet muihin sovelluksiin Käyttöönoton työjärjestys / Pääkäyttäjän toimenpiteet Yrityksen alustus Tilikartta... 5 Tilikartta*... 5 Seurantakohteet Yrityksen perustiedot (Rekisterit)... 6 Tilikausien avaus * ja hallinta... 6 Pankkitiedot *... 6 Alv-määritykset Kirjanpito / Tositelajien määritys * Myynnin perustiedot... 8 Tilaukset... 8 Asiakirjat... 9 Myyjät Laskutus Laskujen tiliöinti * Perintä Laskujen välitys (Apuohjelmat) Finvoice Sähköposti Tulostus Tulostuspalvelu E-lasku Autoinvoice Laskut rahoitukseen Yritysrekisteri (Rekisterit) Perustiedot Lisätiedot Laskujen välitys Poistetun asiakkaan aktivointi Tiedot jotka voidaan käsitellä Yritysekä rekisterien että Web-sovellusten kautta... 25

3 2.8 Tuoterekisteri (Rekisterit) Tuotteiden tiliöinnit per tiliöintiryhmä * Katelaskenta ja omakustannushinta Mallituotteet weblaskutukseen Tuoteryhmät Poistetuttujen tuotteiden aktivointi Tiedot jotka voidaan käsitellä sekä rekisterien että Web-sovellusten kautta Palvelunhallinta / käyttöoikeuksien määrittely * Web-sovellukset Laskun oletusmyyjä halutaan tuoda automaattisesti käyttäjätunnuksen perusteella? Mahdollinen rekisteröityminen Autoinvoice palveluun Raporttitulostin Liitteiden lisääminen WebLaskuille Palvelunhallinta / käyttöoikeudet arkistointiin Arkiston pääkäyttäjän toimenpiteet Visma Software Oy 3

4 1 Yleistä 1.1 Yhteydet muihin sovelluksiin - Arkistointi - Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus - Autoinvoice-palvelu - Kausiveroilmoitus - Kirjanpidon selailu - Kirjanpito - Laskujen välitys - Myyntireskontra (+ myynnin perustiedot) - Palvelunhallinta - Pankkiyhteys - Raporttitulostin - Tilikartta - Tuoterekisteri - Viestijono - Yrityksen alustus - Yrityksen perustiedot - Yritysrekisteri WebLaskutuksessa ei ole yhteyttä seuraaviin Visma Fivaldi sovelluksiin (kuten Tilaustenkäsittelyssä on) - Alennukset/hinnoittelu - Asiakaskohtaiset hinnat - Lähetysseuranta - Ostotilaukset - Työmaarekisteri - Varastonhallinta - XML-laskuaineiston muodostus / sisäänluku Visma Software Oy 4

5 2 Käyttöönoton työjärjestys / Pääkäyttäjän toimenpiteet Jos weblaskutus käyttäjällä ei ole käyttöoikeutta sovellusruuduille tai alla lueteltuihin toimintoihin, tulee kirjanpitäjän tai muun vastaavan pääkäyttäjän tehdä alla lueteltuja toimenpiteitä ennen kuin weblaskutus aloitetaan. Tähdellä (*) merkityt otsikot ovat pakollisia tietoja. 2.1 Yrityksen alustus Yritys tulee olla alustettu ja/tai alla mainitut perustiedot perustettu ko. Fivaldi yritykseen 2.2 Tilikartta Tilikartta* - Yrityksellä pitää olla luotu tilikartta (joko oma tai kytkös tilikartan pääyritykseen) Seurantakohteet - Perusta mahdolliset seurantakohdetasot (1-4) sekä niiden laskentakohteet ja merkitse ne tositesyötön sekä myynnin käyttöön - Seurantakohdetasot on mahdollista määritellä myös pakollisiksi jolloin ohjelma tarkistaa jos seurantakohde puuttuu laskuriviltä -> tällöin ohjelma ilmoittaa laskunteon yhteydessä Laskutus ei onnistu. Seurantakohde x määritelty pakolliseksi ja puuttuu riviltä x Jos seurantakohteiden tuominen laskuriveille halutaan automatisoida, katso alla oleva marssijärjestys ja tee märitykset valitun toimintatavan mukaisesti. Marssijärjestys seurantakohteiden automaattisessa tuonnissa laskun tuoteriveille (1 = vahvin, 5 = heikoin): 1.) Kustannuspaikka tuodaan ja viedään kirjanpitoon AINA tuotteen tiliöinnin perusteella JOS myynnin perustietojen Laskutus - välilehden parametri Rivien seurantakohteiden arvot aina tiliöintikoodin perusteella on ruksattu. Vaikka tietoa muuttaisi laskulla, kirjanpitoon viedään aina tuotteen tiliöinnin määritykset. 2.) Asiakkaan myyjän kustannuspaikka tuodaan jos myynnin perustietojen Tilaukset - välilehden parametri Oletusmyyjä yritykseltä on aktivoitu 3.) Käyttäjätunnukseen sidotun (palvelunhallinnan sidokset) myyjän kustannuspaikka tuodaan 4.) Oletuskustannuspaikat tuodaan laskun Asiakkaalta (voidaan määritellä myös Web - Yritysrekisterissä) 5.) Oletuskustannuspaikat tuodaan tuotteen tiliöinniltä (kts. myynnin perustiedot / laskujen tiliöinti välilehti) Visma Software Oy 5

6 2.3 Yrityksen perustiedot (Rekisterit) Tilikausien avaus * ja hallinta - Huom. tilikaudet tulee avata ennen Weblaskujen tekoa jotta laskut voidaan viedä automaattisesti oikeilla aikajaksoilla arkistoon! Pankkitiedot * - Laskulla näkyvien pankkitilitietojen perustaminen ja määritysten tarkistus - Nimi tilisiirroille kentässä annettu tieto on se mikä näytetään laskulla pankkitilin nimenä - Tarkista, että pankkitilillä on ruksi kohdassa Laskulle (= määrittelee sen mitkä pankkitilit tulostetaan laskulle näkyviin, max 4 kpl) Alv-määritykset - Alv-parametrien ohjaustiedot ja niiden ylläpito tarvittaessa (oletukset tuodaan tilikartta-aineiston tai tilikartan pääyrityksen tietojen perusteella) Valuutat, Maksuehdot, Toimitustavat, Toimitusehdot ja Yksiköt - nämä tiedot voidaan lisätä ja ylläpitää sekä rekisterien että Web-sovellusten kautta (eli ovat muokattavissa myös Web-käyttäjän oikeuksilla) Toimitusehdot - Jos yritys käyttää laskuilla Toimitusehtoja, tarkista kuitenkin, että ruudulta löytyy vähintään yksi malli. Tämä siitä syystä että sisäisen numeroinnin juoksutus alkaa toimimaan vasta kun ensimmäinen toimitusehto on rekisterien kautta tallennettu. Sen jälkeen web-käyttäjä pääsee tallentamaan lisää toimitusehtoja normaalisti Visma Software Oy 6

7 2.4 Kirjanpito / Tositelajien määritys * - Weblaskuille tulee perustaa oma tositelaji - Tositelajin numeroksi annetaan aina numero 7 silloin kun kyseessä on Weblaskutuksen tositelaji - Tositenumerosarjan muoto tulee olla kuukausittainen ja ruksi kohdassa Tositelajin numero tositteen alkuun - Tositelaji voidaan luoda yritykseen jota käytetään alustuksessa, tai suoraan laskuttajayritykseen. - Uusi tositelaji valitaan käyttöön kun WebLaskutus ruutu avataan ja Autoinvoice rekisteröintiin liittyvä infoikkuna on kuitattu. Laskunumeron muodostuminen kun laskun numero on esimerkiksi : 7 = kirjanpidon Weblaskutus tositelajille määritelty tositelajin numero 15 = vuosiluku = laskun kausi (esimerkissä elokuu) = kyseisen kauden juokseva laskunumero, numerosarjan pituus määritellään tositelajilla (oletus on 5), esimerkissä kauden sisällä voi olla siis laskua. Laskunumeron pituudesta huomioitavaa Oletuksena ohjelma tarjoaa tositelajin numeron pituudeksi 5. Tällöin weblaskujen laskunumeron pituudeksi muodostuu yhteensä 10 merkkiä (kuten yllä mainitussa esimerkissä). Numeron pituutta ei ainakaan ilman pakottavaa tarvetta tule muuttaa suuremmaksi kuin 5. Tämä siitä syystä, että joissakin raporteissa laskunumerokenttään mahtuu näkyviin vain 10 merkkiä pitkä laskun numero (mm. osa myyntireskontran raporteista.) Visma Software Oy 7

8 2.5 Myynnin perustiedot - Alla mainituilla myynnin perustietojen parametreilla ja toiminnoilla on yhteys weblaskutukseen - Tee tarvittavat muokkaukset ennen weblaskutuksen aloitusta tai tarpeen mukaan Tilaukset - Jos parametri Oletusmyyjä yritykseltä on aktivoitu ja yritysrekisterissä asiakkaan taakse on valittu myyjä, tulee myyjä automaattisesti laskulle asiakkaan tiedoista. (Jos asiakkaan taakse ei ole myyjää valittu, tuodaan laskun oletusmyyjäksi käyttäjätunnukselle palvelunhallinnassa mahdollisesti sidottu oletusmyyjä. Muussa tapauksessa myyjä valitaan laskukohtaisesti tarpeen mukaan.) - Laskua tehdessä, toimitusosoitteen nimi1/nimi2 tiedon automaattiseen tuomiseen (=kopioidaan asiakkaan nimi1/nimi2) voidaan vaikuttaa parametrilla Toimitusosoitteeseen asiakkaan nimi - Yritys alv-velvollinen: Poista ruksi mikäli yritys EI ole alv-velvollinen. Tällöin laskulta jätetään veroerittely - osio kokonaan pois. Tässäkin tapauksessa on tuotteille kuitenkin tehtävä oma tiliöinti ja sille verokanta ei verokäsittelyä Visma Software Oy 8

9 Asiakirjat Piilota tuotekoodi laskulta - Jos tuotekoodi halutaan piilottaa laskulta, aktivoi parametri Piilota tuotekoodi Tuoterivien kirjasinkoko laskulla - Oletuksena on fonttikoko 9. Voit muuttaa kokoa tarvittaessa. Vältä kuitenkin suurempaa fonttikokoa ainakin silloin jos tuotekoodit, tuotenimet tai tuotteiden yksiköt ovat pitkiä. Laskulla tiedot saattavat silloin jakaantua kahdelle riville liian suuren fonttikoon vuoksi. - Vinkki jos käytössä pitkiä yksiköitä: Yksikölle varattu tila on laskulla rajallinen. Riippuen eri määrityksistä, mutta yleisesti ottaen 4 merkkiä mahtuu samalla riville. Sitä pidemmät yksiköt katkaistaan laskulla usealle riville. Tähän voidaan vaikuttaa mm. pienentämällä tuoterivien fonttikokoa laskulla esim. kokoon 8. A-hinnassa desimaaleja - Laskutuksessa tuotteiden yksikköhinta voidaan antaa maksimissaan kuuden desimaalin tarkkuudella. Se kuinka monen desimaalin tarkkuudella a-hinta näkyy laskulla (oletus 2 maksimi 6), määritellään kohdassa á-hinnassa desimaaleja. Laskussa näytetään viivakoodi ja/tai kehykset - Parametreilla Laskulla näytetään viivakoodi ja kehykset voidaan vaikuttaa tulostetaanko lasku viivakoodilla vai ilman, sekä halutaanko tilisiirroton lasku tulostaa ilman kehysraameja Muokattavat tekstit - Muokkaa tarvittaessa halutun laskupohjan Loppu1 ja Loppu2 tekstit sekä muut mahdolliset muokattavat kentät (esim. viitteemme ja tilauksenne kentän otsikot) Visma Software Oy 9

10 Visma Software Oy 10

11 Myyjät - Perusta myyjien nimitiedot sekä mahdollinen myyjän seurantakohdetaso ja sen arvo - Myyjän nimitieto näkyy laskulla kohdassa Myyjä - Huom. mahdolliset myyjät joita ei enää haluta näkyvän aktiivisten listalla, merkataan Ei käytössä ruksilla. (Toista henkilöä ei tule tallentaa toisen henkilön päälle, koska kaikki myynnin historia siirtyisi tällöin uuden henkilön nimiin.) Visma Software Oy 11

12 Laskutus - Mikäli on tarve tehdä myös nollasummaisia laskuja, aktivoi parametri Nollasummalaskut sallittu - Laskutuksessa yksikköhinta kentässä käsitellään aina tuotteen verotonta myyntihintaa. Laskulla voidaan näyttää kuitenkin myös verollinen a-hinta -> tämä määritellään aktivoimalla parametri Riville myös verollinen a-hinta. Vinkki: jos myös verollinen a-hinta näytetään laskulla, muuta Asiakirjat ruudulla tuoterivien kirjasinkoko 9 -> 8. (Laskulle mahtuvien tietojen tila on rajallinen, pienemmällä fonttikoolla varmistetaan, että tiedot näkyvät yhdellä rivillä myös silloin kun laskurivillä näytetään enemmän tietoja kuin oletusmäärityksissä.) - Parametri Laskulle lisätieto alennuksista : Jos tämä on aktivoitu, ohjelma näyttää laskulla infona kaikkien rivien summan yhteensä ilman alennuksia sekä kaikkien rivien alennusten summan yhteensä. Summat näytetään laskun valuutassa. - Viitenumeron muoto on oletuksena laskun numero, määritystä voi muuttaa tarvittaessa - Seuraavat tiedot voidaan piilottaa laskulta poistamalla kyseinen ruksi: Laskuun toimituspäivä? Laskuun toimitustapa? Laskuun toimitusehto? Laskuun toimitusosoite? Laskuun yrityksen nimi? (laskun vasen ylänurkka) Laskuun yrityksen osoite? (laskun vasen ylänurkka) - Katso myös parametri Rivien seurantakohteiden arvot aina tiliöintikoodin perusteella (= Kustannuspaikka tuodaan ja viedään kirjanpitoon AINA tuotteen tiliöinnin perusteella JOS myynnin perustietojen parametri ( Rivien seurantakohteiden arvot aina tiliöintikoodin perusteella ) on ruksattu. Vaikka tietoa muuttaisi laskulla, kirjanpitoon viedään aina tuotteen tiliöinnin määritykset.) Visma Software Oy 12

13 Visma Software Oy 13

14 Laskujen tiliöinti * - Lisää tarvittavat tiliöintiryhmät ja tuotteiden tiliöinnit sekä niiden mahdolliset seurantakohteiden arvot - Tiliöinnit sekä tiliöintiryhmät ovat pakollisia tietoja. Nämä kirjanpidolliset tiedot ovat sovelluskäyttäjän vastuulla, webkäyttäjä ei pääse muokkaamaan tuotteen tiliöintejä. Myyntitili * - Tuotteen tiliöinnin kirjanpidon tili (ei voida muokata web-käyttäjän toimesta) - Myyntili on pakollinen tieto ja se tuodaan laskutukseen automaattisesti tiliöinnin ja tuotteille annettujen ohjaustietojen perusteella - Myyntitilien määrittely ja ylläpito on kirjanpitäjän tai vastaavan sovelluskäyttäjän vastuulla - Jos tuotteelta puuttuu tiliöinti tai kyseisen tiliöinnin tiedot ovat puutteelliset, tuotteen lisäys laskulle on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Tuotetta X ei voida lisätä laskulle, tuotteen tiliöinti virheellinen (Kirjanpidon tili ja/tai verokanta puuttuu). Verokanta * - Tuotteen tiliöinnin verokannan selite (verokantamäärityksiä ei voida muokata web-käyttäjän toimesta) - Verokanta on pakollinen tieto ja se tuodaan laskutukseen automaattisesti tiliöinnin ja tuotteille annettujen ohjaustietojen perusteella - Silloinkin jos kyseessä olisi ei verokäsittelyä menettely, tulee tätä varten perustaa oma tiliöinti joka valitaan tuotteen tiliöinnille (pakollinen mm. Finvoice verkkolaskuaineistojen validoinnin vuoksi) - Tiliöintien määrittely ja ylläpito on kirjanpitäjän tai vastaavan sovelluskäyttäjän vastuulla - Jos tuotteelta puuttuu tiliöinti tai kyseisen tiliöinnin tiedot ovat puutteelliset, tuotteen lisäys laskulle on estetty ja ohjelma ilmoittaa: Tuotetta X ei voida lisätä laskulle, tuotteen tiliöinti virheellinen (Kirjanpidon tili ja/tai verokanta puuttuu). Tiliöintiryhmäkohtaiset määritykset - Lisää mahdollinen Tiliöintiryhmäkohtainen vakioteksti laskutulosteelle -> klikkaa tiliöintiryhmän selitteen edessä näkyvää ( i ) painiketta. Tekstille varatun tilan maksimi merkkimäärää on 500 merkkiä. Tarkista syötetyn tekstin tallentuminen avaamalla ( i ) painikkeesta näkymä uudelleen. Mikäli annettu teksti jäi näkyviin ruutunäkymään, tällöin se mahtuu myös laskulle näkyviin. Muussa tapauksessa teksti ei tallennu ruutunäkymään. Kun vakioteksti on myynnin perustiedoissa tallennettu, se tulostuu kaikille ko. tiliöintiryhmän laskuille. Laskulla kyseinen teksti tulostuu tuoterivien jälkeen ennen veroerittelyosiota. - Mikäli tiliöintiryhmälle on määritelty, että laskulla näytetään CNkoodit ja/tai Alkumaa, ne näytetään laskulla rivikohtaisesti ja Finvoice aineiston elementeissä: <RowFreeText>CN </RowFreeText> <RowFreeText>Alkuperämaa: IT</RowFreeText> Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus - Myynti EU - tiliöintiryhmälle on suotavaa laittaa pakolliseksi laskun asiakkaan Y-tunnus (Vatkoodi) - EU-tavara, EU-palvelu ja Kolmikantakauppaan liittyvät tiliöinnit tulee tarkistaa, että valinnat Alv yhteenvetoilmoituksen osalta on oikein, ja kyseiset tiliöinnit löytyvät oikeiden tuotteiden kohdalta kohdasta EU-myynti. - Arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen piiriin kuuluville EU myynnin asiakkaille tulee tallentaa jo yritysrekisterissä Vatkoodi joka sisältää maatunnuksen, sekä laskutusosoitteelle tulee tallentaa oikea maa Visma Software Oy 14

15 Vinkki: katso kohta Oletustiliöinti Mahdollistaa tuotteiden oletustiliöintien määrittelyn per tiliöintiryhmä. Tämä helpottaa työtä uusien tuotteiden perustamisessa kun oletustiliöinnit saadaan tuotteille automaattisesti myös ilman tuotteiden kopiointia. (Jos olet vasta nyt perustanut uusia tiliöintejä ruudun vasemman yläkulman listaan, käy kerran päävalikossa asti jotta nämä aktivoituvat näkyviin tiliöintiryhmien valintalistalle kohtaan oletustiliöinti.) Kun tiliöintiryhmän oletustiliöinti on tallennettu, tuoterekisterin Perusta uusi tuote - toiminto tuo automaattisesti tuotteelle tiliöintikoodin per ko. tiliöintiryhmä. Vaikka tuotteet olisi perustettu tuoterekisteriin kokonaan ilman tiliöintejä, voi oletustiliöinnit lisätä jälkikäteenkin. Siirry halutun tiliöintiryhmän selitteen kohdalle ja valitse sille oletustiliöinti. Oletustiliöinnin kohdalla ollessa hiiren oikealla saat esiin kohdan Päivitä tuotteen tiliöintiryhmälle tiliöintitieto (jos tyhjä). Myyntilaskujen kaudet - Myyntilaskujen kausien hallinta on sovelluskäyttäjän toimenpide - Kun kausi on suljettu, myyntilaskujen teko kyseiselle kaudelle on estetty Visma Software Oy 15

16 Perintä - määrittele laskuilla näkyvä mahdollinen viivästyskorkoprosentti ( Vuosittainen viivekorko ) Visma Software Oy 16

17 2.6 Laskujen välitys (Apuohjelmat) - Laskujen välitystavat perustetaan Laskujen välityksen perustiedoissa sovelluskäyttäjän oikeuksilla - Weblaskutuksessa tapahtuvan laskun tulostuksessa on tuettu vain Tilisiirroton ja Tilisiirrollinen laskupohja (ei ns. ulkomaan laskupohjaa joka on käytännössä sama kuin tilisiirroton) - Jos välitystapoja ei ole perustettu, käyttäjä tulostaa ja toimittaa PDF - laskun itse valitsemallaan tavalla Välitystapa tuodaan laskulle seuraavassa järjestyksessä (1 = vahvin sääntö) 1.) Asiakkaan välitystapa 2.) Yrityksen oletus (määritellään laskujen välityksen perustiedoissa) 3.) Ei välitystapaa (tyhjä), lasku toimitetaan käyttäjän toimesta Laskujen välitystavan tyyppi voi olla jokin seuraavista: Finvoice - Yritysten välinen verkkolaskutus - Aineistot voidaan toimittaa automaattisesti Fivaldi - pankkiyhteydellä tai ulkoisena aineistona Laskujen välityksen kautta - Lähetykseen välittyvä PDF tuloste on välitystavalle valittu laskupohja tai toissijaisesti myynnin perustietojen Asiakirjat ruudulla määritelty yrityksen oletuslaskupohja Välitystavan selitteen esimerkki Nordea tai esim. OP (=laskuttajan operaattori) - asiakkaan verkkolaskuosoite haetaan aina yritysrekisterin kentästä Asiakkaan verkkolaskuosoite - asiakkaan operaattorin tunnus haetaan aina yritysrekisterin kentästä Verkkolaskuoperaattorin tunnus Visma Software Oy 17

18 Huom. Tilanne jossa Weblaskutus otetaan käyttöön Fivaldi Tilaustenkäsittelyn rinnalle tai korvaamaan sen (eli Fivaldi Tilaustenkäsittely on ollut aiemmin käytössä ja nyt otetaan käyttöön WebLaskutus) Mikäli Laskujen välityksessä ja sovelluspuolen Yritysrekisterissä on ollut käytössä ns. vanha tapa toimia jossa Finvoice välitystavan selite on aina kaksiosainen esimerkiksi OP Nordea on huomioitava seuraavia asioita: Tässä vanhassa toimintatavassa asiakkaan operaattorin tunnus haetaan aina laskujen välityksen perustiedoista ja asiakkaan verkkolaskuosoite taas sen mukaan mikä valinta ( radionappi ) on määritelty sovelluspuolen Yritysrekisterissä käyttöön. Tällaisten asiakkaiden kohdalla, Web Yritysrekisterissä ei näy asiakkaan operaattorin tunnusta eikä myöskään verkkolaskuosoitetta vaikka ne sovelluspuolen Yritysrekisterissä näkyisivätkin. Tämä ei estä Finvoice laskujen tekoa, koska asiakkaan verkkolaskuosoitetiedot haetaan joka tapauksessa oikein vanhasta Yritysrekisteristä. Nämä tiedot eivät vain ole näkyvissä webruudulla ja voi aiheuttaa tästä syystä epäselvyyttä. Mikäli mahdollista, suosittelemme siirtymään ns. uuteen tapaan joka oli kuvattu edellä Visma Software Oy 18

19 Sähköposti Tulostus Tulostuspalvelu - Lasku lähtee viestijonon kautta asiakkaalle tallennettuun sähköpostiin, voit seurata lähetyksen tilaa Viestijono apuohjelmasta a.) sähköpostiosoite haetaan ensisijaisesti asiakkaan Laskujen sähköpostiosoite - kentästä b.) ja toissijaisesti asiakkaan Sähköpostiosoite kentästä - lähetykseen välittyvä PDF tuloste on välitystavalle valittu laskupohja (tilisiirrollinen tai tilisiirroton) - Lasku tulostetaan ja toimitetaan vastaanottajalle käyttäjän valitsemalla tavalla (tämä voidaan tehdä myös ilman välitystapaa) - Tulostus tyyppistä välitystapaa tarvitaan kuitenkin tilanteessa jossa laskuaineistot lähetetään Finvoice aineistona rahoitukseen, mutta asiakkaan kappale toimitetaan PDF-tulosteena - Tulostus-välitystapaa voidaan hyödyntää myös silloin jos laskuja ei haluta tulostaa yksitellen. PDF laskujen tulostus voidaan tehdä eri laskupohjille, ja tulostaa massana Laskujen välitys ruudun kautta (<- tämä vaatii Laskujen välityksen käyttöoikeudet) - Lasku lähtee viestijonon kautta tulostuspalveluun. Voit seurata lähetyksen tilaa Viestijono apuohjelmasta. - Lähetykseen välittyvä PDF tuloste on välitystavalle valittu laskupohja (tilisiirrollinen tai tilisiirroton) E-lasku - Kuluttajan e-laskut/suoramaksut lähetetään Fivaldi - pankkiyhteydellä eteenpäin - (saatavilla tarvittaessa erillinen ohje elasku/suoramaksut kuluttajille) Autoinvoice - Laskut lähetetään Fivaldi Viestijonon kautta Autoinvoice palveluun joka toimittaa laskun vastaanottajalle aineiston/sopimustietojen perusteella - Asiakas saa laskun Finvoice verkkolaskuna tai kirjeitse tulostuspalvelun kautta - Lähetykseen välittyvä PDF tuloste on välitystavalle valittu laskupohja tai toissijaisesti myynnin perustietojen Asiakirjat ruudulla määritelty yrityksen oletuslaskupohja - Asiakkaan verkkolaskuosoite haetaan aina yritysrekisterin kentästä Asiakkaan verkkolaskuosoite - Asiakkaan operaattorin tunnus haetaan aina yritysrekisterin kentästä Verkkolaskuoperaattorin tunnus Lähetysten tarkastelu laskutuksen jälkeen: - Fivaldi Viestijonossa näkyy tila Lähetyksessä kunnes siirto tehty ja tilaksi muuttuu Onnistunut. Mikäli Fivaldi ei ole pystynyt toimittamaan laskua eteenpäin, näkyy tilana Epäonnistunut Visma Software Oy 19

20 Rekisteröityminen Autoinvoiceen voidaan tehdä Laskujen välitys apuohjelman kautta (sovelluskäyttäjän oikeuksilla) tai WebLaskutus käyttäjän toimesta MIKÄLI käyttäjällä on oikeus rekisteröityä Autoinvoiceen (= pääkäyttäjä on määritellyt palvelunhallinnassa käyttöoikeuden web-sovellukseen Autoinvoice palvelu ). Jos laskutuskäyttäjällä on rekisteröintioikeus ja rekisteröintiä ei ole vielä tehty, WebLaskutus ruudulle siirryttäessä, ohjelma avaa ensimmäiseksi ruudun jonka kautta rekisteröityminen voidaan suorittaa. Katso tarkempi ohjeistus WebLaskutus - käsikirjan kohdasta Rekisteröityminen Autoinvoice palveluun. Laskut rahoitukseen Laskuaineistot rahoitukseen / Autoinvoice välitystapa Jos kyseessä on välitystapa Autoinvoice ja laskujen välityksen perustiedoissa on otettu käyttöön Rahoitusyhtiö käytössä parametri, jokaisesta laskusta lähtee automaattisesti Viestijonoon / Autoinvoice palveluun sekä asiakkaan että rahoitusyhtiön laskuaineisto. Jos jotakin laskua ei haluta lähettää rahoitukseen, lasku voidaan muodostaa esim. ilman välitystapaa. Laskuaineistot rahoitukseen (muut välitystavat paitsi Autoinvoice) Jos laskulla on välitystapa ja laskujen välityksen perustiedoissa on otettu käyttöön Rahoitusyhtiö käytössä parametri, jokaisesta laskusta muodostuu automaattisesti laskujen välitykseen sekä asiakkaan kappale että rahoitusyhtiön laskuaineisto. Rahoitusaineistojen lähetys Fivaldi pankkiyhteyteen on tehtävä erikseen halutuille laskuille (eivät nouse automaattisesti Fivaldi pankkiyhteyteen, vaikka asiakkaan laskukappaleen Finvoice lähetykset olisi näin määritelty). Rahoitusyhtiön Finvoice - aineistossa siirtyy asiakkaan aineistoon verrattuna seuraavat lisätiedot: <SellersBuyerIdentifier>Fivaldin asiakasnumero</sellersbuyeridentifier> <FactoringAgreementDetails> <FactoringAgreementIdentifier>Rahoitussopimuksen numero</factoringagreementidentifier> <TransmissionListIdentifier>Siirtoluettelonumero</TransmissionListIdentifier> </FactoringAgreementDetails> Huom. koska Weblaskutus ei sisällä erälaskutusominaisuutta, rahoitusaineistoissa jokainen lasku saa oman siirtoluettelonumeronsa. (Tilaustenkäsittelyn erälaskutus mahdollistaa laskutuksen massana, jolloin kaikki saman aineiston laskut saavat saman siirtoluettelonumeron.) Visma Software Oy 20

21 2.7 Yritysrekisteri (Rekisterit) Perustiedot Yritysryhmät - Perusta mahdolliset yritysryhmät ja niiden mahdolliset segmentit yritysrekisterin perustiedoissa Perustiedot Yritystunnuksen valinta - Kun uusia asiakkaita luodaan yritysrekisteriin, ohjelma tarjoaa seuraavan vapaan yritystunnuksen uudelle asiakkaalle. Tästä syystä on suositeltavaa käyttää ohjelman oletusta Aina seuraava tunnus. Tällöin ohjelma tarjoaa automaattisesti uudeksi asiakasnumeroksi aina Viimeisin tunnus - kentän seuraavan numeron. Oletussarjan 1000 tilalle voidaan halutessa muuttaa jokin muukin sarja josta uusien asiakasnumeroiden juoksutus aloitetaan. Yrityssuhteet HUOM! - Uusien yritysten käyttöönotto on estetty WebLaskutuksessa jos yritysrekisterin perustietoihin on määritelty pääyritykseksi jokin muu yritys kuin laskuttajayritys itse ja laskuja ei ole vielä tallennettu - Yhteiset yritysrekisterit ominaisuus on tarkoitettu ensisijaisesti Kiinteistöhallinnan ympäristöjen käyttöön (esim. kun kaikki yhtiöt käyttävät samaa toimittajarekisteriä) - Yhteiset yritysrekisterit - ominaisuuttaa ei ole suositeltavaa käyttää laskutusta tekevissä yrityksissä, koska ominaisuudessa ei ole tukea Laskujen välitykseen eikä WebLaskutukseen - Uusia yrityksiä varten tehty käyttöönottoesto koskee seuraavia WebLaskutukseen liittyviä Web-sovelluksia: WebLaskutus, Laskulistaus, Yrityksen perustiedot, Yritysrekisteri ja Tuoterekisteri - Jos Weblaskutus halutaan ottaa käyttöön, yrityssuhde on purettava ja muutettava laskuttajayrityksen omaksi yritysrekisteriksi Visma Software Oy 21

22 Lisätiedot Luottokielto - Asiakashaku ruudulla näkyy infona X merkintä jos asiakas on merkattu luottokieltoon. - Mm. Yritysluettelo-raportilla voit tulostaa luottokieltoon merkatuista asiakkaista erillisen listan. - Webkäyttäjä ei voi tätä parametria itse määritellä eikä sillä ole toiminallisuutta Weblaskutuksessa (kuten on Tilaustenkäsittelyssä). Viivästyskorko - Laskulla näkyvä viivästyskorkoprosentti on mahdollista määritellä asiakaskohtaisesti. Jos asiakaskohtaista arvoa ei ole annettu, ohjelma hakee tiedon myynnin perustiedoista Visma Software Oy 22

23 - Koronesto ja Karhuesto parametrit on mahdollista määritellä myös Web-sovellukset Yritysrekisterin kautta Web-käyttäjän oikeuksilla. Laskujen välitys - Kuluttajan elaskuihin liittyvän välitystavan suoramaksu ja sen mahdollinen tulostustapa <- voidaan määritellä vain rekisterien kautta (ei näy web puolen yritysrekisterissä). E-lasku välitystapaa on mahdollista kuitenkin käyttää jos tiedot on oikein tässä määritelty. - Huom. jos asiakkaan verkkolaskuosoitetietoja perustetaan ison yritysrekisterin kautta, tallenna tiedot aina niin, että kohta Muu tunnus on valittu ja kenttään annettu asiakkaan verkkolaskuosoite sekä asiakkaan välittäjän tunnus kenttään Vastaanottajan välittäjän tunnus. (Webyritysrekisterissä laskujen välitystapojen osalta näkyy ainoastaan kentät: välitystapa, asiakkaan verkkolaskuosoite ja asiakkaan välittäjän tunnus) Visma Software Oy 23

24 Vinkki: Ostajan asiakastunnukseksi (BuyerPartyIdentifier) Joskus Finvoice - laskun vastaanottajalla voi olla erikoistarve saada laskuaineiston BuyerPartyIdentifier elementissä muu tieto kuin Y-tunnus. Tämä voidaan määritellä asiakaskohtaisesti sovelluskäyttäjän oikeuksilla yritysrekisterin laskujen välitys ruudulla. Tällöin Finvoice - aineistoon siirtyy Y-tunnuksen tilalle käyttäjän valitsema tieto seuraavista vaihtoehdoista (olettaen että kyseinen tieto on asiakkaalle tallennettu): OVT-tunnus, Yritystunnus (= yritysrekisterin asiakasnumero), Asiakkaan verkkolaskuosoite. Tämä parametri ei vaikuta rahoitusyhtiölle menevään aineistoon, vaan niissä siirtyy aina ostajan y-tunnus elementissä <BuyerPartyIdentifier>. Aineistoon rivikohtainen tilauksen päivä - Parametri koskee ko. asiakkaalle lähetettävää Finvoice laskuaineistoa. Valinta on oletusarvoisesti aina valittuna asiakkaan takana. Mikäli ruksia ei ole käyttäjän toimesta poistettu, Finvoice - aineistoon viedään tuoterivikohtaisesti Laskunpäivä elementtiin: <RowIdentifierDate Format="CCYYMMDD"> </RowIdentifierDate> (Tilaustenkäsittelyn vastaava toiminto vie aineistoon tilauspäivän) Visma Software Oy 24

25 Poistetun asiakkaan aktivointi - Sovelluskäyttäjä voi palauttaa poistetun asiakkaan takaisin aktiiviseksi sovelluspuolen yritysrekisterin Hae/näytä poistetut yritykset -> Palauta yritys toiminnolla Tiedot jotka voidaan käsitellä Yritysekä rekisterien että Web-sovellusten kautta - Kuvaan mustalla kehyksellä merkittyjen kenttien tiedot näkyvät myös Web-sovelluksessa Yritysrekisteri. Nämä tiedot voidaan lisätä sekä rekisterien että Web-sovellusten kautta (eli ovat muokattavissa myös Web-käyttäjän oikeuksilla). Punaisella kehyksellä merkatuista kentistä lisätietoa alla. Maa - Asiakashaku ruudulla näkyy toistaiseksi vain asiakaskohtainen maatieto ja tätä tietoa ei voida lisätä Web-käyttäjän oikeuksilla - Mikäli on tarvetta aina nähdä maatieto myös asiakashaussa, tulee asiakaskohtainen maa tallentaa tätä kautta (Web-käyttäjä pääsee tallentamaan vain osoitekohtaiset maatiedot) Kontaktipäivä - Asiakkaan kontaktipäivä näkyy Asiakashaku ruudulla, mutta tätä tietoa ei voida toistaiseksi muokata Web-käyttäjän oikeuksilla - Kontaktipäiväksi muodostuu automaattisesti asiakkaan luontihetken päivämäärä Visma Software Oy 25

26 2.8 Tuoterekisteri (Rekisterit) Tuotetyyppi = Perustuotteet - Huom. Ainoastaan tuotetyyppi Perustuotteet on tuettu WebLaskutuksessa Tuotteiden tiliöinnit per tiliöintiryhmä * - Tuotteiden tiliöintien määrittely ja ylläpito on sovelluskäyttäjän vastuulla. Tiliöinnillä tulee aina olla verokanta ja kirjanpidon tili, muussa tapauksessa tuotetta ei voida lisätä laskuriville. Huomioitavaa ja raporttivinkkejä: - Jos jokin tarvittava tiliöintiryhmä puuttuu tai tiliöintikoodin takana on puutteellisia tietoja, kyseisen tuotteen lisäys laskulle on estetty. WebLaskutus ilmoittaa silloin Tuotetta X ei voida lisätä laskulle, tuotteen tiliöinti virheellinen (Kirjanpidon tili ja/tai verokanta puuttuu). Vinkki: Voit tarkastella esim. tiliöintiryhmäkohtaisesti tuotteen takaa mahdollisesti puuttuvia tiliöintimäärityksiä raportilla: - Raporttitulostin -> Tuoterekisteri: Tuotteiden tiliöinnit, tilit ja kustannuspaikat. - Jos taas halutaan tarkastella olemassa olevien tiliöintikoodien määrityksiä, katso: Raporttitulostin - > Tilaustenkäsittely: Tiliöintikoodi ja tilit. Katelaskenta ja omakustannushinta - Omakustannushinnan muokkaus WebTuoterekisterissä on mahdollista vain silloin kun tuotteen Katelaskenta koodiksi on määritelty rekisterien kautta Tuotteelle annettu veroton omakustannushinta (= katelaskennan peruste on omakustannushintakentän arvo). - Jos omakustannushintoja halutaan syöttää Web-käyttäjän oikeuksilla, valitse tällaisille tuotteille katelaskenta kohtaan Tuotteelle annettu veroton omakustannushinta. - (Myös silloin jos katelaskenta on jätetty tyhjäksi, webkäyttäjä voi syöttää omakustannushintoja, mutta näitä ei silloin huomioida esim. raportilla: Kate/myyjä/asiakas/lasku.) - Kaikissa muissa katelaskennan laskentakaavoissa omakustannushinnan syöttäminen Web-tuoterekisterissä on estetty (summa näkyy kuitenkin ruudulla jos se on sovelluspuolen Tuoterekisterissä määritelty) Mallituotteet weblaskutukseen - Tuoterekisterissä on parametri Mallituote webissä. Sovelluskäyttäjä voi määritellä tarvittavat mallituotteet joita webkäyttäjä voi käyttää pohjana uusien tuotteiden perustamisessa. Ohje mallituotteen tekoon: WebLaskutus - käyttäjä näkee Lisää uusi tuote toiminnossa ainoastaan mallituotteen tuotekoodin sekä tuotenimen. Tästä syystä, ainakin tuotenimen pitää olla selkeästi nimetty jotta webkäyttäjä osaa valita oikean verokantaisen tuotteen tehdessään uusia tuotteita mallituotteiden pohjalta. Tuotteilla tulee olla oikea tiliöinti jokaisessa tarvittavassa tiliöintiryhmässä. Nämä voidaan lisätä myös myynnin perustietojen kautta jos vain yksi tili per tiliöintiryhmä. Muussa tapauksessa tuotteet on käytävä läpi tuotekohtaisesti. Tiliöintejä ei voi muokata webtuoterekisterissä, eli nämä ovat sovelluskäyttäjän vastuulla olevia toimenpiteitä Visma Software Oy 26

27 Tuoteryhmät - perusta mahdolliset tuoteryhmät - mikäli yritys tekee Intrastat vienti-ilmoituksia, huomioi myös kentät tuoteryhmän CN-koodi ja CN-tavarankuvaus - (Tuoteryhmän poisto (Tietue_Poista) on estetty, mikäli se on tallennettu yhdellekin tuotteelle) CN-nimike - jos yritys tulostaa Intrastat vienti-ilmoituksia Fivaldista, CN-nimike on pakollinen tieto - raportille tuotteen tavaranimike haetaan seuraavassa järjestyksessä: 1.) tuotteelle on erikseen annettu CN-nimike 2.) tuote kuuluu tuoteryhmään jonka taakse on määritelty CN-koodi (tuoteryhmien käsittely vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) CN-Tavarankuvaus - jos yritys tulostaa Intrastat vienti-ilmoituksia Fivaldista, CN-tavarankuvaus on pakollinen tieto - raportille tuotteen CN-tavarankuvaus haetaan seuraavassa järjestyksessä: 1.) tuotteen nimi = tavarankuvaus mikäli tuotteelle tallennettu erikseen myös CN-nimike 2.) tuotteelle ei ole tallennettu erikseen CN-nimikettä ja tuote kuuluu tuoteryhmään jonka taakse on määritelty CN-tavarankuvas (tuoteryhmien käsittely vaatii sovelluskäyttäjän oikeudet) Visma Software Oy 27

28 Poistetuttujen tuotteiden aktivointi - Mahdollisten poistettujen tuotteiden takaisin käyttöön aktivointi voidaan tehdä sovelluskäyttäjän oikeuksilla. (Tuoterekisterin Hae poistetut > Palauta aktiiviseksi toiminto.) Tiedot jotka voidaan käsitellä sekä rekisterien että Web-sovellusten kautta - Kuvaan merkittyjen kenttien tiedot näkyvät myös Web-sovelluksessa Tuoterekisteri. Nämä tiedot voidaan lisätä sekä rekisterien että Web-sovellusten kautta (eli ovat muokattavissa myös Web-käyttäjän oikeuksilla) - (Toimittajatiedot, Hinnastokalenteri ja Lisätietoryhmät välilehden tiedoilla ei ole yhteksiä Web Tuoterekisteriin) Visma Software Oy 28

29 2.9 Palvelunhallinta / käyttöoikeuksien määrittely * - Pääkäyttäjä määrittelee weblaskutukseen liittyvät käyttöoikeudet halutuille käyttäjille ja/tai käyttäjäryhmille Web-sovellukset Laskulistaus Tuoterekisteri WebLaskutus + raportit Lasku ja Tilisiirroton lasku Yrityksen perustiedot Yritysrekisteri Laskun oletusmyyjä halutaan tuoda automaattisesti käyttäjätunnuksen perusteella? - Jos myyjätietoa ei haluta tuoda asiakkaan perusteella, se voidaan tuoda laskulle myös käyttäjätunnuksen perusteella (voidaan valita toki myös laskukohtaisesti). - Mikäli myyjätieto tuodaan käyttäjätunnuksen perusteella, siirry kyseisen käyttäjätunnuksen kohdalle ja tarkista että keskellä ruutua näkyy oikea laskuttajayritys. Paina Sidokset ja valitse Myyjä - listalta kyseisen käyttäjätunnuksen myyjätunnus. Kuittaa Ok:lla Visma Software Oy 29

30 Mahdollinen rekisteröityminen Autoinvoice palveluun - Rekisteröityminen Autoinvoice palveluun voidaan tehdä Laskujen välitys apuohjelman kautta (sovelluskäyttäjän oikeuksilla) tai WebLaskutus käyttäjän toimesta MIKÄLI käyttäjälle on määritelty oikeus rekisteröinnin tekemiseen. Jos rekisteröityminen tehdään weblaskuttajan toimesta, määrittele käyttäjälle oikeus web-sovellukseen Autoinvoice palvelut. Raporttitulostin - Lisää käyttöoikeuksiin myös raporttitulostinoikeudet ja halutut raportit sovelluskohtaisesti, mikäli käyttäjän on tarve tulostaa raportteja. (Jos tunnukselle on tilattu myös raporttitulostinoikeus, voit määritellä minkä tahansa sovelluksen raportteja kyseiselle käyttäjälle.) Seuraavassa muutamia raporttivinkkejä weblaskutukseen liittyen: Yritysrekisteri - Asiakkaan myyjää voidaan hyödyntää raporttitulostimessa. Yritysrekisterin raporteista: Osoitetarrat, Yritysluettelo ja Yritysrekisteri löytyy rajaus: Myyjä joka mahdollistaa tietojen tulostuksen vain halutun myyjän asiakkaiden osalta (edellyttäen että myyjä on asiakkaiden taakse tallennettu). Tilaustenkäsittely - Alla mainituissa Tilaustenkäsittelyn raporteissa on yhteys WebLaskutukseen (muut tilaustenkäsittelyn raportit koskevat vain tilaustenkäsittelyn tuottamia tilauksia/laskuja): Visma Software Oy 30

31 Asiakkaiden ostot seurantakohteittain Intrastat vienti-ilmoitus (<- yhteys WebLaskutukseen tulossa) Kate/myyjä/asiakas/lasku (<- yhteys WebLaskutukseen tulossa) Kate tuoteryhmittäin ja tuotteittain (<- yhteys WebLaskutukseen tulossa) Lasku Myyjä-/suorittajatilasto kuukausittain Myynti asiakasryhmittäin Myynti asiakasryhmittäin / laskut Myynti asiakkaittain ja kuukausittain Myynti asiakkaittain tuotteet Myynti asiakkaittain tuotteittain ja kuukausittain Myynti myyjittäin Myynti myyjittäin tai suorittajit./tuoteryhmä/tuote veroton Myynti seurantakohteittain ja kuukausittain Myynti tuoteryhmittäin ja tuotteittain Myynti tuoteryhmittäin/tuotteittain määrät kuukausittain Myynti vuosittain / kuukausittain Tilisiirroton lasku Tiliöintikoodi ja tilit Voit tarkistaa vielä annettujen käyttöoikeuksien oikeellisuuden kirjautumalla sisään kyseisellä tunnuksella. Luovuta tämän jälkeen käyttäjätunnus ja salasana weblaskutus käyttäjälle. Weblaskutus käyttäjän käsikirja on erillinen dokumentti Visma Software Oy 31

32 2.10 Liitteiden lisääminen WebLaskuille - Arkistoinnin käyttöoikeudet mahdollistavat liitteiden lisäämisen laskuille ja niiden yhdistämisen laskun PDF-tulostuksiin - Jos laskun välitystapatyyppi on Autoinvoice, Autoinvoice e-lasku, Tulospalvelu tai Sähköposti, laskun liitteet siirtyvät myös viestijonoon ja sitä kautta lähetyksiin. - Huom. Laskun liitteiden automaattinen lähetys ei koske tässä versiossa Finvoice/E-lasku tyyppisiä verkkolaskuja. Palvelunhallinta / käyttöoikeudet arkistointiin - WebLaskutuksen Liitetoiminnot - painike on näkyvissä vain silloin kun Web-käyttäjällä on käyttöoikeudet myös Arkistointiin. - Määrittele Arkistoinnin käyttöoikeudet (vähintään käyttö/muutos/lisäys/poisto) halutuille käyttäjille ja/tai käyttäjäryhmille. Lisäksi arkiston pääkäyttäjän tulee tehdä seuraavat toimenpiteet: Arkiston pääkäyttäjän toimenpiteet A.) Arkistointi -> Perustiedot -> Perustiedot -> Määrittele arkistointiasetukset Ota käyttöön arkistomallista kohta 17 WebLaskutus ja määrittele mistä kaudesta alkaen WebLaskutus otetaan käyttöön. - Tämän jälkeen Web-käyttäjä voi lisätä laskulle liitteitä ja saa oikeudet automaattisesti omiin lisäämiinsä liitteisiin - Mikäli WebLaskutus käyttäjä ei ole arkiston pääkäyttäjä ja halutaan, että hän näkee liitteet (omat sekä muiden lisäämät) laskutuksen jälkeen, tulee antaa oikeus arkiston Myyntilaskut aineistoon -> Visma Software Oy 32

33 B.) Arkistointi -> Perustiedot -> Aineistot - siirry Myyntilaskut aineiston kohdalle ja valitse oikealta Vaihda tallennuskohdetta - klikkaa Oikeudet kohdasta Määritä oikeudet - määrittele käyttöoikeusruksit (vähintään Dokumenttien käsittely ja dokumenttien lukuoikeus) tarvittaville käyttäjille ja/tai ryhmille - (tämä toimenpide tarvitaan vain käyttäjille joilla ei ole arkistoon pääkäyttäjäoikeuksia) Visma Software Oy 33