Visma Fivaldi Visma.net AutoInvoice e-lasku ja suoramaksu

Transkriptio

1 Visma Fivaldi Visma.net AutoInvoice e-lasku ja suoramaksu

2 2 Sisällys 1 Yleistä Käyttöoikeuksien määrittely Palvelunhallinta / Apuohjelmat Laskuttajailmoitukset Laskuttajan tiedot (Yrityksen perustiedot) AutoInvoice e-laskun laskutusaiheet (Laskujen välitys) Finvoice välittäjät/välitystavat AutoInvoice e-laskujen tiedot Laskuttajailmoituksen luonti, selailu ja xml-aineiston tallennus Toimet kiinteistöhallinnassa ennen AutoInvoice e-laskutuksen käyttöönottoa Saapuvat vastaanottoilmoitukset Yleistä Vastaanottoilmoitukset AutoInvoice e-lasku -välitystavalla Vastaanottoilmoituksien selailu ja manuaalinen kohdistus sekä xml-aineiston tallennus Kohdistus päivittää automaattisesti henkilörekisterin tietoja Yritysrekisteri (Tilaustenkäsittely/sopimuslaskutus) Laskutus uusilla maksutavoilla ja aineistojen lähetys pankkiin Tavoitteiden ajo Tilaustenkäsittely ja sopimuslaskutus WebLaskutus... 44

3 1 Yleistä AutoInvoice e-lasku on kuluttajaverkkolaskujen välitystapa. Välitystapa otetaan käyttöön Fivaldi AutoInvoice palvelut -työkalulla joko AutoInvoice-rekisteröitymisen yhteydessä tai myöhemmin rekisteröinnin jälkeen tilaamalla e-lasku-palvelu. AutoInvoice palvelut -työkalu tekee välitystavan tarvitsemat asetukset Fivaldiin. E-laskun käyttöönoton jälkeen Fivaldin Laskujen välityksen perustiedoissa näkyy kaksi AutoInvoice välitystapaa. AutoInvoice välitystapaa käytetään lähetettäessä verkkolaskuja yritysasiakkaille ja se luodaan aina AutoInvoice-rekisteröinnin yhteydessä. Kuluttajalaskutuksessa käytettävä välitystapa AutoInvoice e-lasku luodaan, kun e-lasku-palvelu otetaan käyttöön AutoInvoice palvelut -työkalulla. AutoInvoice-rekisteröinti tehdään Fivaldissa kohdassa Laskujen välitys Perustiedot Perustiedot Rekisteröidy AutoInvoice-palveluun. Mikäli pankkiverkkoa ei ole vielä avattu, tulee se avata AutoInvoice-tilillä rekisteröitymisen jälkeen. Pankkiverkon avaaminen voi kestää noin viikon. E-lasku operaattorin vaihtaminen vanhasta operaattorista AutoInvoiceen on mahdollista, kun AutoInvoice palvelut -sovelluksessa on valittuna painike Haluan vaihtaa e-lasku operaattoriksi AutoInvoicen ja lähettää muutosilmoitukset pankkiin. Operaattorin vaihtaminen AutoInvoice palvelut -sovelluksen kautta lähettää vanhalle operaattorille CHANGE-laskuttajailmoituksen ja vaihtaa Fivaldissa normaalien maksulajien, henkilörekisterin ja yritysrekisterin välitystavan AutoInvoice e-lasku -välitystavaksi. Operaattorinvaihdoksen vaatimukset löytyvät sovelluksen ohjeista. AutoInvoice-rekisteröinnin ohjeistus on toteutettu suoraan AutoInvoice palvelut -sovellukseen. Ohjeet avautuvat sivulla näkyvän kysymysmerkki-painikkeen takaa. E-lasku AutoInvoice e-lasku on kuluttaja-asiakkaiden verkkolasku ja se toimitetaan kuluttajan verkkopankkiin. Halutessaan asiakas voi hyväksyä jokaisen laskun erikseen tai merkitä laskun automaattisesti veloitettavaksi tililtään. Suoramaksu Kuluttaja-asiakkaita, joilla ei ole verkkopankkia käytössään, palvellaan suoramaksulla. Suoramaksussa asiakas saa laskuttajalta tiedon laskusta postitse, ja pankki maksaa suoramaksun asiakkaan tililtä eräpäivänä. Asiakkaan kannalta suoramaksu vastaa palvelutasoltaan ja toiminallisuudeltaan jo käytöstä poistunutta suoraveloitusta. Suoramaksu tilataan pankin asiakaspalvelusta. Finvoice verkkolasku Yritysasiakkaille lähetettävää sähköistä laskua kutsutaan verkkolaskuksi Visma Software Oy 3

4 Laskuttajailmoitus ja vastaanottoilmoitus Kuluttajalaskutuksen tärkeimpiä osia ovat laskuttajailmoitus ja vastaanottoilmoitus. Laskuttajailmoituksella kerrotaan kuluttaja-asiakkaalle se, että yrityksesi tarjoaa e-laskua. Maksaja näkee tiedon omassa verkkopankissaan ja voi sitä kautta tehdä e-laskutilauksen yritykseltäsi. Tästä tilauksesta pankki muodostaa vastaanottoilmoituksen, jonka laskuttaja noutaa pankkiyhteydellä. Tässä ohjeessa käsitellään Visma.net AutoInvoice e-laskun ja suoramaksun käyttöönotto sekä em. palveluiden muutostoimet Visma Fivaldi - järjestelmän kannalta Visma Software Oy 4

5 2 Käyttöoikeuksien määrittely Pääkäyttäjän tulee tarkistaa, että seuraavat käyttöoikeudet on aktivoitu tarvittaville käyttäjille / yrityksille. 2.1 Palvelunhallinta / Apuohjelmat Laskujen välitys tarvittavat käyttöoikeudet Laskujen välitys apuohjelmaan määritellään halutuille käyttäjille kaikkiin tarvittaviin laskuttajayrityksiin Viestijono käyttöoikeudet Viestijono - apuohjelmaan määritellään halutuille käyttäjille kaikkiin tarvittaviin laskuttajayrityksiin Mikäli jokin sovellus puuttuu Fivaldi sopimuksestanne, otattehan yhteyttä fivaldimyynti@visma.com Visma Software Oy 5

6 3 Laskuttajailmoitukset Laskuttajailmoituksella laskuttaja ilmoittaa omat tietonsa julkaistavaksi kuluttajien verkkopankeissa. Lähetä AutoInvoice e-lasku välitystavan ilmoitukset laskuttajailmoitus-painikkeella. AutoInvoice lähettää laskuttajailmoitukset edelleen pankeille. Mahdolliset pankkien virheilmoitukset näkyvät Fivaldin laskujen välityksessä laskuttajailmoitusruudulla 2-3 päivän kuluessa lähettämisestä. 3.1 Laskuttajan tiedot (Yrityksen perustiedot) Tarkista, että laskuttajayrityksen nimi, osoitetiedot, kotipaikka, y-tunnus ja sähköpostiosoite on tallennettu oikein yrityksen perustietoihin. HUOM: laskuttajayrityksen postiosoitteen tulee olla oikein (Postiosoite - kentässä tulee olla postinumero sekä kaupunki muodossa Kaupunki, jotta laskuttajailmoituksen aineisto muodostuu osoitetietojen osalta oikein.) Myös yrityksen kotisivujen osoite siirtyy laskuttajailmoitukseen, mikäli sellainen on tallennettu Yritys-välilehdelle. Tarkista, että kaikki AutoInvoice e-laskuihin liittyvät pankkitilit on tallennettu pankkitiedot ruudulla. Tarkista, että halutuilla pankkitileillä on ruksi kohdassa Laskulle ja/tai KH tulos. = näkyy laskulla (laskuttajailmoitus tehdään oletuksena näille tileille kun luodaan ilmoitusta) Visma Software Oy 6

7 HUOM: Jos laskuttajailmoitukseen tulee uusi pankkitili, perusta aina uusi tili! Älä korvaa tietoja vanhan tilinumeron päälle. Vanhan, ei käytössä olevan tilinumeron kohdalta poistetaan valinta kohdasta Laskulle ja/tai KH tulos, jonka jälkeen se ei enää näy uusilla laskuilla. Tilinumeromuutoksen jälkeen on lähetettävä laskuttajailmoituksen muutos eli change-sanoma. Ohjeet kohdassa Visma Software Oy 7

8 3.2 AutoInvoice e-laskun laskutusaiheet (Laskujen välitys) Avaa Laskujen välitys / ylävalikosta Laskujen välitys -> Perustiedot -> Perustietojen kaikkien välilehtien Yritys listalla näkyy se laskuttajayritys jonka tietoja juuri käsitellään Voit valita listalta toisen yrityksen tiedot ja muokata niitä saman ruudun kautta. Kun yritystä vaihdetaan, kaikki perustietojen 4 välilehteä käsittelevät aina samaa yritystä yhtä aikaa. Laskutusaiheen tunnus Laskuttajan laskutusaiheen identifioiva tunnus, jonka perusteella vastaanottaja valitsee oikean laskutusaiheen. Lähettäjä määrittelee itse laskutusaiheelle yksilöivän tunnuksen. Tunnuksen pituus saa olla maksimissaan 35 merkkiä ja samaa tunnusta ei voi antaa kuin yhdelle laskutusaiheelle per laskuttajayritys. Laskutusaiheen tunnus mahdollistaa laskun automaattisen maksamisen ja sen on oltava sama kuin laskusanomalla annettava vastaava tieto. = Muutokset tunnukseen (tai poisto) jälkikäteen on estetty jos laskuttajailmoitus on lähetetty tai onnistunut. Suositeltavaa on käyttää tunnuksena numeroa yksi 1. Laskun aiheen nimi Lähettäjän määrittelemää laskutusaiheen tunnusta vastaava teksti, esimerkiksi Vastike, vuokra, käyttökorvaus. Laskun aihe on selväkielinen tieto, jonka perusteella kuluttaja osaa valita oikean laskunaiheen tehdessään e-laskun vastaanottoilmoitusta verkkopankissa. Laskun aiheen nimen pituus saa olla maksimissaan 35 merkkiä Visma Software Oy 8

9 Kopioi laskutusaihe muille yrityksille toiminto Halutessasi voit kopioida saman laskutusaiheen myös muille yrityksille. Kopiointi ruudulla Valitse kaikki / poista kaikki valinnat Ensimmäinen klikkaus valitsee kaikki yritykset / toinen klikkaus poistaa kaikki valinnat. Voit valita tarvittavat yritykset myös yksi kerrallaan Visma Software Oy 9

10 Kopioi Kopioi - toiminto tekee kopioinnin kerralla kaikkiin valittuihin yrityksiin. Jos kopioitava tunnus löytyy jo yhdestäkin valitusta yrityksestä, kopiointi on estetty ja ohjelma ilmoittaa, että Laskutusaiheen tunnus löytyy jo yrityksistä X. Et voi kopioida samaa tunnusta ko. yrityksille. Tällöin kuittaa ilmoitus ja poista ko. yrityksistä valinta ja tee kopiointi uudelleen. Kun kopiointi on onnistunut, ko. laskutusaiheen tunnus ja sen nimet on perustettu valittuihin yrityksiin Visma Software Oy 10

11 3.3 Finvoice välittäjät/välitystavat Finvoicen välittäjät - ruutu AutoInvoice e-lasku -välitystapaa käytettäessä oletustunnustyyppi on Muu tunnus ja Lähettäjän muu tunnus -kenttään luodaan yrityksen y-tunnuksen pohjalta ovt-tunnus Visma Software Oy 11

12 Välitystavat ruutu Perusta laskuttajayritykselle uusi välitystapa, jos AutoInvoice-rekisteröinti ei ole sitä luonut: Selite AutoInvoice e-lasku / tyyppi = AutoInvoice e-lasku Laskupohja jätetään tyhjäksi Lähettäjän välittäjä = AutoInvoice e-lasku Kun laskuttajailmoitukset on lähetetty, välitystavan tyypin muuttaminen jälkikäteen on estetty Jos AutoInvoice e-laskun laskutusaiheita on useampia, pitää jokaiselle laskutusaiheelle perustaa oma välitystapa! Tällöin myös välitystavan selite kannattaa nimetä tarkemmin ko. laskutusaiheen mukaan. Kun AutoInvoice e-lasku välitystapa on perustettu, jatka painamalla alhaalla näkyvää E- laskujen tiedot painiketta. 3.4 AutoInvoice e-laskujen tiedot Huomioitavaa: Jos joitakin tämän ruudun tietoja muutetaan jälkikäteen, ja pankkiin on jo lähetetty edellisillä tiedoilla laskuttajailmoitus, tulee pankkiin lähettää jälleen uusi laskuttajailmoitus (CHANGE). AutoInvoice e-lasku operaattorin vaihtaminen toiminto Visma Software Oy 12

13 Laskuttajailmoituksen muutosilmoitus tehdään tällä toiminnolla vain silloin, kun nykyinen AutoInvoice e- laskusopimus vaihdetaan toiselle palveluntarjoajalle. Katso tässä tapauksessa ohjeesta kohta -> Laskuttajailmoituksen muutos / Laskuttajailmoituksen muutos silloin kun e-laskuoperaattori vaihtuu. Muiden kenttien tarkennukset alla: Laskun aiheen nimi Valitse listalta laskun aiheen nimi (pakollinen tieto!). Jos ko. välitystavalle on tehty yksikin laskuttajailmoitus (tilat lähetetty tai onnistunut), laskun aiheen valinnan muuttaminen tai tyhjentäminen jälkikäteen on estetty. Ilman erityistä syytä (esim. operaattorin vaihtotilanne), samaa laskutusaihetta ei tule valita kuin yhdellä E-lasku välitystavalle. Jos laskutusaiheita on useita, jokaiselle on tehtävä oma välitystapa ja sen kautta E-laskujen tiedot Laskuttajan tarjoamat palvelut E-laskujen tiedot ruudulla valitaan tarjotaanko asiakkaille E-lasku - palvelun lisäksi myös suoramaksua. Mahdollistamalla sekä e-laskun että suoramaksun, takaat saman palvelutason myös asiakkaillesi joilla ei ole verkkopankki käytössään (vrt. entinen suoraveloitus) Visma Software Oy 13

14 Mahdollista suoramaksu Suoramaksu on verkkopankittoman maksajan e-lasku. Jos täppää ei valita => laskuttaja tarjoaa vain e-laskuvaihtoehtoa (aineistossa koodi 00). Jos täppä laitetaan kohtaan Mahdollista suoramaksu => laskuttaja tarjoaa sekä e-laskua että suoramaksua (aineistossa koodi 01) Maksajan yksilöintitieto 1-2 Yksilöintitieto, jonka lähettäjä pyytää vastaanottajaa täyttämään, jotta järjestelmä osaa kohdistaa saapuneen osoiteilmoituksen oikeaan asiakkaaseen ja oikeaan laskuun. Yksi pyydettävä tunnistetieto on pakollinen ja tunnistetietoja voi olla korkeintaan kaksi. Maksajan yksilöintitiedon tekstin pituus maksimissaan saa olla 70 merkkiä. Maksajan yksilöintitiedon tyyppi 1 ) Yksilöintitiedon tyyppi 1 on pakollinen ja tämä on aina laskun viitenumero. Tätä tietoa ei voi muuttaa käyttäjän toimesta. Maksajan yksilöintitiedon tyyppi 2) (<- ei pakollinen) Vapaaehtoisen yksilöintitiedon vaihtoehdot: 01 Laskun viitenumero (<- käytössä jo tiedolla 1) 02 Kansainvälinen viite 03 Hetu 04 Y-tunnus 05 Puhelinnumero kotimaisessa muodossa 06 Puhelinnumero kansainvälisessä muodossa 07 Tunniste IBAN-tarkistuksella 08 Muu numeerinen tunniste 09 Muu aakkosnumeerinen tunniste 99 Muu tunniste Visma Software Oy 14

15 Ohje vastaanottajalle Laskuttajan antama ohje asiakkaalle. FKL:n ohjeessa suositellaan kerrottavan esimerkiksi e-laskuun siirtymiseen tarvittava aika laskuttajalla tai erityisvaatimuksia koskien asiakkaan antamia yksilöintitietoja. Sallittu maksimipituus tekstille on 420 merkkiä. Ohje on hyvä antaa kaikilla kolmella kielellä (suomi, ruotsi ja englanti), jotta palveluntarjoaja voi näyttää tiedot asiakkaan omalla palvelukielellä. Ohje on annettava vähintään suomenkielisenä (<- pakollinen tieto) Älä käytä rivinvaihtoa kirjoittaessa tekstiä, vaan syötä kaikki teksti putkeen. (Osa pankeista hylkää aineiston jos rivinvaihtoja käytetty. Ohjelmaan tulossa myöhemmin muutos, joka estää automaattisesti rivinvaihtojen käyttämisen.) Mikäli laskuttajayrityksellä ei ole tarvetta antaa erillistä ohjetta vastaanottajille, tallenna ainakin osioon Ohje vastaanottajalle (FIN) esimerkiksi pelkkä väliviiva (-) merkki. Ilmoitussanomaan siirtyy tällöin ko. pakollinen elementti ja sanoma ei hylkäänny tämän vuoksi Visma Software Oy 15

16 3.5 Laskuttajailmoituksen luonti, selailu ja xml-aineiston tallennus Luo laskuttajailmoitus (Uusi) Uusi laskuttajailmoitus (SI SenderInfo ADD) Lähettäjän (laskuttaja) ensimmäinen ilmoitus on aina uuden ilmoituksen luonti (ADD). Fivaldissa tämä tarkoittaa, että jos on useita E-lasku tyyppisiä välitystapoja (=useita eri laskunaiheita tai vanhoja suoraveloitussopimuksia), jokaisen ensimmäinen laskuttajailmoitus on uusi (ADD). Eli laskuttajayritys lähettää niin monta uutta laskuttajailmoitusta kuin on eri välitystapoja E-lasku tyyppisenä. Laskuttajailmoitus toimitetaan verkkopankin käyttäjien näkyville Finvoicen yleisissä ehdoissa kerrottujen aikataulujen mukaisesti. Jos lähettäjä tarjoaa suoramaksupalvelua tiedot ovat myös näiden asiakkaiden käytettävissä. Laskuttajailmoituksen luonti valitulle välitystavalle (AutoInvoice- e-lasku) aloitetaan painamalla Laskuttajailmoitukset - painiketta halutun välitystavan kohdalla Visma Software Oy 16

17 Luo laskuttajailmoitus toiminnolla luodaan uusi laskuttajailmoitus (tai myöhemmin muutos aiempaan laskuttajailmoitukseen samalle välittäjälle/pankille). Valitse pankit, joihin haluat lähettää laskuttajailmoituksen Jos erityistä muuta syytä ei ole, laskuttajailmoitus lähetetään yleisesti ottaen kaikkiin pankkeihin kerralla (kaikki pankit on valittu oletuksena, voit tarvittaessa poistaa ruksin pankilta jolloin ilmoitusta ei lähetetä ko. pankkiin). Laskuttajan pankkitilit - Normaalisti laskuttajailmoituksessa ilmoitetaan kaikki laskuttajan tilinumerot jotka esiintyvät laskullakin. - Kuluttaja saa e-laskun tilauskehotuksen maksaessaan paperilaskua, jos hänen näppäilemänsä tilinumero on ilmoitettu laskuttajailmoituksessa. - Ilmoituksen luontiruudulle tuodaan yrityksen perustiedoista kaikki laskuttajan pankkitilit. - Valintaruksi tuodaan oletuksena vain niille pankkitilileille joille yrityksen perustiedoissa on määritelty parametri Laskulle tai KH tulos (=pankkitili näkyy laskulla). - Käyttäjä voi tässä vapaasti vielä muuttaa valintoja. - Jos pankkitilille ei ole tässä valittu ruksia, ko. pankkitilin tietoa ei ilmoiteta laskuttajailmoituksella Visma Software Oy 17

18 E-laskusopimus tehty toisessa järjestelmässä? Tämä parametri ruksataan vain tilanteessa, jossa laskuttajayritys on tehnyt jo aiemmin toisessa laskutusjärjestelmässä laskuttajailmoituksen (ADD) ja haluaa nyt tehdä muutosilmoituksen (CHANGE) nykyisen palveluntarjoajan laskuttajailmoitukseen. Jos muutoksia ei ole tapahtunut, laskuttajailmoitusta ei tarvitse uudelleen tehdä. Luo ilmoitukset painikkeen jälkeen ohjelma palaa laskuttajailmoitusten selailunäkymään Selailu - näkymässä voi katsella jo lähetettyjä ilmoituksia ko. E-lasku välitystavan osalta. Toiminto: ADD CHANGE DELETE = uusi laskuttajailmoitus = muutos laskuttajailmoitukseen = laskuttajailmoitus poistettu (<- ei toistaiseksi tuettu Fivaldissa) Visma Software Oy 18

19 ( i ) -painikkeesta avautuu ko. Finvoice sanoman laskuttajailmoituksen kuva - Lähettäjän viite sanomalle = ko. E-lasku välitystavan sisäinen ID Fivaldissa esim: fv_ ( <- ei käyttäjän määriteltävissä) Laskuttajailmoitusaineiston tallentaminen xml-tiedostona omalle koneelle Siirry AutoInvoice-tilille Kuluttajalaskutus-välilehdelle Klikkaa halutun laskuttajailmoituksen kohdalta Lataa-linkkiä ja tallenna aineisto Visma Software Oy 19

20 3.5.2 Laskuttajailmoituksen lähettäminen pankkiin AutoInvoice e-lasku välitystavalla luodut laskuttajailmoitukset siirtyvät automaattisesti Fivaldi - viestijonoon ja nousevat seuraavan uuteen siirtoon lähetettäväksi AutoInvoicelle, joka toimittaa ilmoitukset pankkiin. Viestijonossa olevien laskuttajailmoitusten lähetys voidaan perua tunnin sisällä sanoman luonnista. Jokaisen pankkiryhmän osalta muodostuu oma sanoma. Laskuttajailmoitukset Fivaldin viestijono-sovelluksessa Laskuttajailmoituksen palautesanomat pankeilta näkyvät välitystavan laskuttajailmoitukset ruudulla. Laskuttajailmoituksen lähettämisessä mahdolliset hylkäämisen syyt kuluttajalaskutuksessa (AutoInvoice e- lasku) ovat mm. seuraavat: "ERROR: MESSAGE PARTYID DOES NOT MATCH COMPANY OVT" o Laskuttajailmoitukselta puuttuu OVT-tunnus. o Tarkista, että AutoInvoice e-lasku välitystavalle on syötetty OVT-tunnus. (Katso tämän ohjeen kohta 3.3 Finvoice välittäjät.) "ERROR: COMPANY BANK CONNECTION NOT ACTIVE" o Pankkiverkkoyhteyttä ei ole aktivoitu. o Aktivoi pankkiverkko AutoInvoice-tililtäsi "ERROR: XML FILE IS NOT SCHEMA VALID: Element 'SellerOrganisationNames': This element is not expected. Expected is ( SellerPartyIdentifier )." Visma Software Oy 20

21 o XML tiedostossa on jokin rakennevirhe. Sanomasta puuttuu jokin tieto. o Ota yhteyttä Fivaldi-tukeen => jatkoselvitys tuotekehityksen kanssa. "ERROR: INVALID MessageTypeCode SENDERINFOINVALID" o Epävalidi sanomatyyppi. o Ota yhteyttä Fivaldiin-tukeen => jatkoselvitys tuotekehityksen kanssa. Fivaldin Laskujen välityksen lisäksi hylkääntyneiden laskuttajailmoitusten virheilmoituksia on myös AutoInvoicetilillä: Laskuttajailmoitus on jo olemassa / Samoilla tunnistetiedoilla löytyy jo laskuttajailmoitus o Virheviesti tarkoittaa, että kyseisestä pankista löytyy jo laskuttajailmoitus samoilla tiedoilla. Sama laskuttaja voi lähettää useammankin laskuttajailmoituksen, mutta niissä tulee olla uniikki laskutusaiheen koodi. o Näillä tiedoilla löytyy jo laskuttajailmoitus, joten sinun ei tarvitse lähettää sitä uudelleen. o Mikäli haluat lähettää toisen laskuttajailmoituksen, jolla veloitetaan esim. eri palvelusta, se tulee lähettää eri laskutusaiheen koodilla. Laskuttajailmoitusta ei voida kohdistaa o Virheviesti tarkoittaa, että lähetettyä CHANGE sanomaa ei voida kohdistaa pankissa, sillä muutettavaa laskuttajailmoitusta ei löydy tai pankissa olevassa sanomassa on eri tiedot (esim. laskutusaiheen koodi). o Mikäli muutettavaa laskuttajailmoitusta ei löydy, tulisi lähettää uusi laskuttajailmoitus eli ADD sanoma tähän pankkiin. o Mikäli olet lähettänyt muutosilmoituksen väärällä tiedoilla (esim. laskutusaiheenkoodi), korjaa sanoma tältä osin ja lähetä se uudelleen. Muutettavaa laskuttajailmoitusta ei löydy o Virheviesti tarkoittaa, että lähetettyä CHANGE sanomaa ei voida kohdistaa pankissa, sillä muutettavaa laskuttajailmoitusta ei löydy. o CHANGE sanoman sijaan sinun tulisi lähettää ADD sanoma tähän pankkiin. Poistettavaa laskuttajailmoitusta ei löydy o Virheviestin mukaan laskuttajailmoitusta ei löydy pankista. o DELETE sanomaa ei tarvitse lähettää tähän pankkiin. Creditor not found / Velkojaa ei löydy o Myyjää ei löydy o Tämän virheviestin kohdalla auttaa yleensä laskuttajailmoituksen uudelleen lähettäminen. o Jos uudelleenlähetys ei auta, ota yhteyttä Fivaldiin-tukeen => jatkoselvitys tuotekehityksen kanssa Visma Software Oy 21

22 3.5.3 Laskuttajailmoituksen muutos (nykyisen AutoInvoice elasku -välitystavan ilmoitukseen) Laskuttajailmoituksen muutos (SI SenderInfo CHANGE) A. Kun nykyisen palveluntarjoajan laskuttajailmoitukseen tehdään muutos Tietojen muuttuessa laskuttajan tulee tehdä muutos lähettämällä Change-tyypin sanoma sen välitystavan kautta, jolla on viimeksi lähetetty laskuttajailmoitus. CHANGE-sanomalla on lähetettävä kaikki säilytettävät tiedot (muuttuneet sekä muuttumattomat tiedot). CHANGE -sanoman tiedot korvaavat aiemmin lähetetyt tiedot. Jos muutettavaa tai poistettavaa ilmoitusta ei löydy, sanoma hylätään. Change -koodilla muutetaan laskuttajailmoitusta esim. laskuttajan tilinumeroita. Laskujen välitys / Perustiedot: Siirry Välitystavat ruudulla sen välitystavan kohdalle jonka muutosilmoitusta ollaan lähettämässä. Paina Laskuttajailmoitukset painiketta. Laskuttajailmoitusten selailuruudulla näkyvät nyt ko. välitystavan kaikki aiemmat laskuttajailmoitukset (ensimmäiset ilmoitukset per pankki ovat aina toiminnolla ADD ja seuraavat CHANGE ) Visma Software Oy 22

23 Paina Luo laskuttajailmoitus painiketta Visma Software Oy 23

24 Valitse pankit (normaalisti kaikki) ja laskuttajan voimassa olevat pankkitilit (tilit jotka näytetään laskulla). E-laskusopimus tehty toisessa järjestelmässä? Tämä parametri ruksataan vain tilanteessa kun laskuttajayritys on tehnyt jo edellisessä järjestelmässään laskuttajailmoituksen (ADD) ja haluaa nyt tehdä muutoksen (CHANGE) nykyisen palveluntarjoajan laskuttajailmoitukseen. HUOM: Change-ilmoitus tulee tehdä, jotta saapuvat vastaanottajailmoitukset kohdistuvat Fivaldissa oikeaan yritykseen. (Ohjelma tarkistaa, että Fivaldissa on tehty laskuttajailmoitus + että SenderInfoIdentifier elementin tiedot vastaavat toisiaan.) Visma Software Oy 24

25 Kun valinnat on tehty -> paina Luo ilmoitukset painiketta. Ohjelma palaa ilmoitusten selailuruudulle, ja nyt muutosilmoitukset näkyvät toiminnolla CHANGE Visma Software Oy 25

26 Laskuttajailmoituksen sanoman kuvan saa ruudulle ( i ) painikkeesta: Laskuttajailmoitusten muutosilmoitukset nousevat automaattisesti viestijonoon lähetettäväksi Visma Software Oy 26

27 3.5.4 Laskuttajailmoituksen muutos (kun palveluntarjoaja vaihtuu) B. Laskuttajailmoituksen muutos silloin kun E-lasku palveluntarjoaja vaihtuu Laskuttajan vaihtaessa palveluntarjoajaa, on muutosilmoitus (CHANGE) tehtävä vanhan palveluntarjoajan kautta. (Esim. isännöintialalla edellinen isännöitsijätoimisto tekee CHANGE ilmoituksen, kun As Oy vaihtaa isännöitsijätoimistoa.) CHANGE-sanomalla on lähetettävä kaikki säilytettävät tiedot (muuttuneet sekä muuttumattomat tiedot). CHANGE-sanoman tiedot korvaavat aiemmin lähetetyt tiedot. Tarkistettavat asiat ennen operaattorin vaihdon toimenpidettä (uusi välittäjä on pankki): Yrityksen perustiedoissa on uuden pankkitilin tiedot (valitse Finvoice -tunnuksen valintaruksi uudelle sopimuspankille vasta, kun laskuttajailmoitus on lähetetty onnistuneesti vanhan palveluntarjoajan kautta). Uusi pankkitili on liitetty Fivaldi - pankkiyhteyden sopimukseen ja sille on määritelty, että Lähtevät Finvoice laskut on sallittu tältä tililtä. Laskujen välityksen perustiedoissa on perustettu uuden pankin välittäjätiedot ja sille on valittu Fivaldi pankkiyhteystiliksi ko. pankkitili. Jos uusi osoite on OVT, valitse oletustunnustyypiksi OVT ja tallenna OVT yrityksen perustietoihin. Pankkioperaattorilla verkkolaskuosoite voi olla myös IBAN-pohjainen. Uusi E-lasku tyyppinen välitystapa on perustettu välitystavat välilehdelle (laskujen välityksen perustiedot). Lähettäjän välittäjä on uusi sopimuspankki ja E-laskun tiedot on annettu oikein uudelle välitystavalle. Uudella välitystavalla tulee olla sama laskutusaihe kuin aiemmallakin! Visma Software Oy 27

28 Siirry välitystavat ruudulla, aiemman välittäjän (AutoInvoice e-lasku) välitystavan kohdalle ja paina E-laskujen tiedot painiketta. E-laskujen tiedot- ruudulla paina E-lasku operaattorin vaihtaminen painiketta. Valitse uusi välitystapa listalta se E-lasku välitystapa joka on perustettu uuden sopimuspankin tiedoilla. Uudella välitystavalla tulee olla sama laskutusaihe kuin aiemmalla välitystavalla (yrityksen siirtotilanteissa pyydä laskuttajailmoitus edelliseltä toimijalta, pankista tai verkkolaskuoperaattorilta). Pankkiryhmien viimeisimmät laskuttajailmoitukset näyttää vanhan välitystavan viimeisimmät onnistuneet laskuttajailmoitukset. Paina Lähetä muutosilmoitukset painiketta. Ruudun alaosaan ilmestyy tieto E-lasku operaattori vaihdettu onnistuneesti!. Poistu Sulje-painikkeella Visma Software Oy 28

29 Operaattorin vaihdon muutosilmoitukset näkyvät nyt vanhan välittäjän laskuttajailmoitusten selailussa (= lähetetty vanhan välittäjän kautta). ( i ) painikkeesta voi tarkastella sanoman kuvaa: Visma Software Oy 29

30 Aineistot nousevat automaattisesti Fivaldi viestijonoon ja seuraavaan uuteen siirtoon. Operaattorin muutosilmoituksen sanomassa ilmoitetaan lähettäjän vanhat sekä uudet verkkolaskuosoitetiedot xml-elementeissä <InvoiceSenderAddress> ja <NewInvoiceSenderAddress>. E-lasku operaattorin muutostoiminto muuttaa automaattisesti myös asiakkaan, sopimuksen tai henkilörekisterin välitystavan (vain jos yritysrekisteristä, sopimukselta tai henkilörekisteristä löytyy aiempi välitystapa, tämä korvataan uudella välitystavalla). Kun operaattorin muutosilmoitus on tehty vanhaan pankkiin, seuraavat mahdolliset muutosilmoitukset tehdään uudelle välitystavalle normaalisti Luo laskuttajailmoitus painikkeen kautta (katso laskuttajailmoituksen muutos ). Tällaisen välitystavan seuraava mahdollinen laskuttajailmoitus on aina muutosilmoitus (CHAN- GE) vaikka välitystavan näkymässä ei olekaan vielä ADD ilmoituksia Visma Software Oy 30

31 3.5.5 Laskuttajailmoituksen poisto Laskuttajailmoituksen poisto (SI SenderInfo DELETE) Laskuttajailmoituksen poistosanoman luontia ei toistaiseksi ole tuettu AutoInvoice e-lasku välitystavalla Visma Software Oy 31

32 3.6 Toimet kiinteistöhallinnassa ennen AutoInvoice e-laskutuksen käyttöönottoa Maksulajit Niillä normaaleilla maksulajeilla, joita halutaan käyttää e-laskulla ja suoramaksulla, tulee olla valittuna AutoInvoice e-lasku -välitystapa. Jos yhtiö rekisteröidään AutoInvoiceen AutoInvoice palvelut -työkalulla ja siinä on valittu Aseta E-lasku kaikille maksulajeille -valinta, AutoInvoice e-lasku -välitystapa asetetaan maksulajeille automaattisesti rekisteröinnin yhteydessä Visma Software Oy 32

33 4 Saapuvat vastaanottoilmoitukset Vastaanottoilmoitukset (RI ReceiverInfo) Uusi vastaanottoilmoitus ADD Vastaanottoilmoituksen muutos CHANGE Vastaanottoilmoituksen poisto DELETE 4.1 Yleistä Kun asiakas tilaa verkkopankistansa e-laskun, lähettää pankki tilauksesta vastaanottoilmoituksen (RI sanoma). Vastaanottoilmoitukset noudetaan Fivaldiin automaattisella siirtoajolla. Sama toimintamalli pätee myös tilanteissa, joissa asiakas, jolla ei ole verkkopankkia, tilaa pankista suoramaksun. Molemmat pankkisanomat käsitellään Fivaldi - käyttäjän kannalta samalla lailla. Kun aineisto saapuu, se jaellaan automaattisen siirtoajon toimesta oikeaan yritykseen ja pyritään kohdistamaan oikeaan asiakkaaseen / sopimukseen. Vastaanottoilmoituksen tietojen perusteella tiedetään, onko asiakas siirtynyt e-laskuun vai suoramaksupalveluun (00=E-lasku, 01=Suoramaksu) ja asiakkaan laskutustapa muutetaan valitun tavan mukaiseksi. 4.2 Vastaanottoilmoitukset AutoInvoice e-lasku -välitystavalla AutoInvoice e-lasku välitystavalla vastaanottoilmoitukset noudetaan Fivaldin Laskujen välitys - sovellukseen automaattisella siirtoajolla. 4.3 Vastaanottoilmoituksien selailu ja manuaalinen kohdistus sekä xmlaineiston tallennus Fivaldiin noudettujen vastaanottoilmoitusten selailu tapahtuu Laskujen välitys apuohjelman vastaanottoilmoitukset-välilehdellä. Vastaanottoilmoitusaineiston tallentaminen xml-tiedostona omalle koneelle tehdään AutoInvoice-tililtä Kuluttajalaskutus-välilehdellä klikkaamalla halutun vastaanottoilmoituksen kohdalla Lataa-linkkiä ja tallentamalla aineisto. Laskujen välityksen Vastaanottoilmoitukset-välilehden näkymän tiedot ja valinnat: Visma Software Oy 33

34 Luontiaika välillä (PP.KK.VVVV) Rajaa vain halutun päivämäärävälin ehdotukset (pankkisanomassa ilmoitettu luontiaika: <ReceiverInfoTimeStamp>) Tila Kohdistumaton Rajaa vain ne sanomat joita ei ole vielä kohdistettu asiakkaaseen/sopimukseen = automaattinen kohdistus on jostain syystä epäonnistunut (kohdistus voidaan tehdä tarvittaessa käsin Kohdista toiminnolla) Kohdistumattomilla sanomilla kohdistusrekisterin tunnus ja kohdistustunniste ovat tyhjät Kohdistettu Rajaa vain ne sanomat jotka on jo kohdistettu asiakkaaseen/sopimukseen, joko automaattisesti tai manuaalisen kohdistuksen kautta Tällaisilla sanomilla näkyy kohdistusrekisterin tunnus ja kohdistustunniste Kiinteistöhallinnan (K) kohdistustunniste on henkilörekisterin henkilönumero Yritysrekisterin (Y) kohdistustunniste on ko. asiakkaan yritysnumero Sopimuslaskutuksen (S) kohdistustunniste on sopimuslaskutuksen sopimusnumero Visma Software Oy 34

35 Sanomassa kohdistus tapahtuu laskun viitenumeron perusteella ko. sopimukseen ja asiakkaaseen. Jos kyseessä on tilaustenkäsittelyn kautta tehdyn laskun viitenumero, kohdistus tapahtuu vain ko. asiakkaaseen (yritysrekisteri). Poistettu Rajaa vain poistetut sanomat Poistettu tilaan siirtyy automaattisesti pankin lähettämät konversiosanomat tilanteessa jossa asiakkaan oma ilmoitus on saapunut aiemmin Jos jokin saapunut vastaanottoilmoitussanoma on turha, poiston voi tehdä myös käyttäjän toimesta P (Poista) painikkeella: Poiston syy on pakollinen tieto (tallentuu vain tietokantaan, josta Visman toimesta voidaan myöhemmin tarvittaessa etsiä kyseinen infotieto). Hae Käynnistää haun edellä valituilla rajauksilla i painike RI-sanoman kuva -ominaisuus ei ole toistaiseksi käytössä AutoInvoice e-lasku välitystavalla. Kohdista Silloin kun vastaanottoilmoitus ei ole kohdistunut mihinkään rekisteriin automaattisesti (=kohdistusrekisteri ja kohdistustunniste ovat tyhjät), voidaan sanoma kohdistaa tarvittaessa manuaalisesti. Valitse ensin ko. rekisteri ja sen jälkeen nuolialas painikkeesta pääset ko. rekisteriin hakuun. Kun oikea asiakas on valittu, lopuksi paina Kohdista Visma Software Oy 35

36 Manuaalisessa kohdistuksessa voidaan tyypiksi valita vain yksi rekisteri. Jos asiakkaalla on sopimus sopimuslaskutus -sovelluksessa, valitse tyypiksi Sopimuslaskutus. Tällöin aineisto kohdistetaan kerralla valittuun sopimukseen sekä ko. asiakkaan tietoihin yritysrekisteriin. Jos asiakkaalla ei ole sopimusta, kohdista sanoma yritysrekisteriin. KH-henkilö valinta kohdistaa vastaanottoilmoituksen kiinteistöhallinnan henkilörekisteriin Visma Software Oy 36

37 4.4 Kohdistus päivittää automaattisesti henkilörekisterin tietoja Laskuttaja lähettää jatkossa asiakkaalleen vastaanottoilmoituksen mukaisesti joko e-laskun tai suoramaksun. Kohdistunut vastaanottoilmoitus lisää e-laskun tiedot kiinteistöhallinnan henkilörekisteriin. Myös suoramaksuvalinta päivittyy Visma Software Oy 37

38 4.5 Yritysrekisteri (Tilaustenkäsittely/sopimuslaskutus) A ) Laskuttaja lähettää maksajalle laskun AutoInvoice e-lasku välitystavalla pankkiin Asiakkaan oletusvälitystapa kohdassa on se välitystapa, johon sanoma on kohdistunut - Jos asiakas on valinnut verkkolaskun, suoramaksu valintaa ei aktivoida. - Laskut lähtevät jatkossa sähköisenä aineistona pankkiin valitun välitystavan kautta Vastaanottajan verkkolaskuosoite ja vastaanottajan välittäjän tunnus - Asiakkaan verkkolaskuosoitetiedot tuodaan automaattisesti yritysrekisteriin vastaanottoilmoituksen tiedoista Visma Software Oy 38

39 B ) Suoramaksun tapauksessa laskuttaja lähettää maksajalle laskun tulostuspalvelulla ja pankkiin suoramaksu aineistona Asiakkaan oletusvälitystapa kohdassa on se välitystapa, johon sanoma on kohdistunut - Jos asiakas on valinnut Suoramaksun, myös suoramaksu täppä on aktiivisena. - Lisäksi laskuttajan on mahdollista valita välitystapa (tulostuspalvelu), jolla suoramaksulasku halutaan asiakkaalle lähettää. Suoramaksulomake-mallin mukainen lasku lähtee jatkossa asiakkaalle valitulla tulostustavalla - Laskun teko muodostaa automaattisesti myös Finvoice - aineiston joka lähetetään pankkiin. Vastaanottajan verkkolaskuosoite ja vastaanottajan välittäjän tunnus - Asiakkaan verkkolaskuosoitetiedot tuodaan automaattisesti yritysrekisteriin vastaanottoilmoituksen tiedoista. Tulostustapa = listalla näkyvät välitystavat, joiden tyyppi on tulostuspalvelu (= lasku lähtee automaattisesti Viestijonoon ja sitä kautta Ipost-tulostuspalvelun kautta asiakkaalle kirjepostina) Visma Software Oy 39

40 Ipost-välitystapa perustetaan Laskujen välitys ohjelman perustiedoissa, välitystavat ruudulla: Visma Software Oy 40

41 4.5.1 Sopimuslaskutus / Sopimustiedot - Edellä mainittujen yritysrekisteritietojen lisäksi, asiakkaan sopimukselle päivitetään uusi välitystapa Visma Software Oy 41

42 5 Laskutus uusilla maksutavoilla ja aineistojen lähetys pankkiin Tavoitteiden ajo tehdään kuten aiemminkin. E-lasku asiakkaille (henkilö- ja yritysrekisteri) syntyy Finvoiceaineisto Laskujen välitys -ohjelmaan, josta se nousee AutoInvoice e-lasku -välitystavalla automaattisesti viestijonoon. Suoramaksu-asiakkaiden laskuista muodostuu automaattisesti myös Finvoice-aineisto Laskujen välitykseen / Fivaldi viestijonoon (AutoInvoice e-lasku). Lisäksi asiakkaan kappaleeksi tulostuu uusi Suoramaksulaskulomake, joka toimitetaan asiakkaalle (esim. ipost-palvelulla). 5.1 Tavoitteiden ajo E-lasku- sekä suoramaksuaineistot muodostetaan tavoitteiden ajossa omalla valinnallaan Visma Software Oy 42

43 Suoramaksuista tulee lähettää ennakkoilmoitukset. E-laskuja ei oletusarvoisesti tulosteta. Tavoitteiden ajo muodostaa pankkiin lähetettävän laskuaineiston Fivaldi viestijonoon AutoInvoice e-lasku-välitystavalla. 5.2 Tilaustenkäsittely ja sopimuslaskutus Laskutus tehdään normaalisti, suoramaksuista tulee lähettää ennakkoilmoitukset. E-laskuja ei oletusarvoisesti tulosteta. Laskutus muodostaa lähetettävän laskuaineiston AutoInvoice e-lasku -välitystavalla Fivaldi viestijonoon, josta se lähtee vastaanottajille automaattisesti siirtoajon avulla Visma Software Oy 43

44 AutoInvoice e-lasku -välitystavalla automaattinen siirtoajo lähettää viestijonossa näkyvät laskut AutoInvoice-tilin kautta vastaanottajan verkkopankkiin. 5.3 WebLaskutus WebLaskutuksessa asiakkaan välitystavaksi tulee yritysrekisterissä asiakkaalla oleva välitystapa. Välitystapakenttä näkyy Laskuta-painikkeen painalluksen jälkeen avautuvassa viestiruudussa. Laskutus muodostaa lähetettävän laskuaineiston AutoInvoice e-lasku -välitystavalla Fivaldi viestijonoon, josta se lähtee vastaanottajan verkkopankkiin automaattisesti siirtoajon avulla Visma Software Oy 44